HÆGEBOSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 01/18 Tid: 05.02.18, kl. 09.00 12.00. Sted: Kommunestyresalen. Tilstede: Kirsten Svensson, leder Alf Magne Skeime, nestleder Kjell Rune Klungland, medlem Forfall: Andre til stede: Ordfører Margrethe Handeland Administrasjonen v/ Ivan Sagebakken, Alf Vatne, Malin Stokkeland, Anne Marie Telhaug, Malin Stokkeland, Atle Eikeland Kommunerevisjonen Vest v/ Sebastien Miraglia Hille, Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE Kl. 10.00 ORIENTERINGER v/ rådmann Tema 1: Avvikssystem innen Helse- og sosial Tema 2: Rutiner knyttet til medikamenthåndtering SAK 01/18 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 23.10.17 SAK 02/18 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON MOBBING I SKOLENE I HÆGEBOSTAD SAK 03/18 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL DRØFTING/BESTILLING, UTSATT FRA 23.10.17 SAK 04/18 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2018 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Interimrevisjon Nytt fra sekretær: Videre arbeid i kontrollutvalget: EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. Underskrift Kirsten Svensson Leder Utskrift til: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann, revisor.
ORIENTERINGER v/ rådmann Tema 1: Avvikssystem innen Helse- og sosial Tema 2: Rutiner knyttet til medikamenthåndtering Tema 1: Avvikssystem innen Helse- og sosial. Avvikssystem innen Helse- og sosial ble kort presentert, herunder generelt avvikssystem, pasientrelatert avvikssystem og avvikssystem i forhold til sykehusene. Opplæring av ansatte ble også kommentert. Tema 2: Rutiner knyttet til medikamenthåndtering. Kvalitetssystem med 5-6 rutiner, bl.a. for håndtering av A og B preparater Medikamenthåndtering: Typer avvik og antall avvik ble kommentert. Forbedringer vurderes, bl.a. elektronisk loggføring av adgang til medisinrom. Øvrige tema/spørsmål - Strømforsyningssikkerhet, jf. beboere/pasienter. Rådmann orienterte om rutiner - Varmestue med aggregat - Hjemmebesøk hos pasienter - Varmebehov ivaretas på tilfredsstillende måte Største bekymring er kommunikasjonssvikt som følge av strømsvikt Satellitt-telefoner benyttes for kritiske tjenester Ifølge rådmann er det god kontroll og gode rutiner. SAK 01/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 23.10.17 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 23.10.17 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 23.10.17 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 23.10.17 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 23.10.17 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2
SAK 02/18 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON MOBBING I BARNESKOLENE I HÆGEBOSTAD KOMMUNE Forvaltningsrevisor presenterte rapporten. Administrasjonen kommenterte rapporten og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret er tilfreds med at barneskolenes oppfølging av varsling om mobbing synes å oppfølge kravene i lov og retningslinjer. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefaling i rapporten for å forbedre arbeidet mot mobbing. 3. Kommunestyret ber om at rådmannen innen 1. juli 2018 gir en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan anbefalingen i rapporten er fulgt opp. Vedlegg: Rapport fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS datert 18. januar 2018 Saksopplysninger: Generelt: Forvaltningsrevisjon er et verktøy som kommunestyret og kontrollutvalget skal bruke for å sikre at kommunen drives på en måte som ivaretar innbyggernes behov og rettigheter best mulig. Forvaltningsrevisjon er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget. Gjennom forvaltningsrevisjon undersøker kontrollutvalget om kommunen etterlever regelverk, når fastsatte mål, og om ressursene forvaltes på en effektiv måte. Denne rapporten dreier seg om i hvilken grad barneskolene følger opp varsling om mobbing. Fokus på å bidra til forbedring er svært viktig for kontrollutvalget og en håper at rapporten kan være et bidrag til skolenes videre arbeid mot mobbing. Bakgrunn: Dette prosjektet er prioritert i Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 som er vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalget bestilte prosjektet 12. desember 2016, mens problemstillingen ble fastslått i møte i februar 2017. Rapporten har på vanlig måte vært på høring hos kommunen. Rådmannen har ingen spesielle merknader. Rapport legges med dette frem for behandling i kontrollutvalget. Det er kommunestyret som fatter endelig vedtak i saken etter innstilling fra kontrollutvalget. 3
Revisjonen vil presentere rapporten i møtet. Saksutredningen tar utgangspunkt i rapportens sammendragsdel. For nærmere beskrivelse av temaet vises det til selve rapporten. Problemstillinger: Forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært gjennomført med følgende problemstilling: I hvilken grad følger barneskolene opp varsling om mobbing? Resultatet av undersøkelsen: Funnene i undersøkelsen er detaljert beskrevet i rapporten. Beskrivelsen av funnene her i saksutredningen er utdrag hentet fra rapportens sammendragsdel. «Barneskolenes oppfølging av varsling om mobbing synes å oppfylle de kravene som fremgår av både oppll. 9a og retningslinjene fra Utdanningsdirektoratet. Skolene har etablert et tilstrekkelig system for å organisere arbeidet på dette området. Varsling om mobbing følges opp ved å foreta en individuell vurdering av den enkelte elevs psykososiale miljø. Deretter arbeider skolene aktivt for å rette opp avvik, og forsøker å sette inn tilpasset tiltak inntil den enkelte elev ikke lenger opplever krenkende adferd eller mobbing. Det er ikke funnet tilfeller hvor varsling om mobbing ble ignorert eller avvist av skolene, og det er heller ikke registrert at noen sak ble påklaget til overordnede etater. Skolenes arbeid for å følge opp varsling om mobbing vurderes dermed som tilfredsstillende». Videre sier revisjonen følgende om forbedringspotensialet: «Selv om skolenes praksis er i samsvar med gjeldende krav, mener revisjonen at deres system for elevenes psykososiale miljø kan videre utbedres. Etter revisjonens vurdering kunne det tydeligere fremgå av skolenes rutiner at den enkelte elevs subjektive opplevelse av å bli mobbet skal være det avgjørende kriteriet i skolens vurdering av om retten etter oppll. 9a er oppfylt eller brutt. Ved å skriftlig fastsette et kriterium for å avgjøre kontroversielle saker, vil dette i tillegg kunne bidra til å øke tilliten til skolens saksbehandling, og synliggjøre hvilken sak som kan påklages til overordnede etater». Revisors anbefalinger: På bakgrunn av sin gjennomgang, kommer revisjonen med følgende anbefaling: «Revisjonen anbefaler skolene å tydelig oppgi i deres rutiner at elevenes egen subjektive opplevelse av å bli mobbet utgjør det avgjørende kriteriet for alle vurderinger vedrørende retten til et godt psykososialt miljø». Vurdering: Som nevnt tidligere i saken er et viktig formål med forvaltningsrevisjon å bidra til forbedringer. Denne rapporten viser at barneskolenes oppfølging av varsling om mobbing synes å oppfylle lovens krav, men at det også er rom for forbedringer. Jeg råder kontrollutvalget til å anbefale kommunestyret å be rådmannen følge opp revisjonens anbefaling i rapporten. Det bør i settes en frist for tilbakemelding til kontrollutvalget og evt. kommunestyret. 4
Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret er tilfreds med at barneskolenes oppfølging av varsling om mobbing synes å oppfølge kravene i lov og retningslinjer. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefaling i rapporten for å forbedre arbeidet mot mobbing. 3. Kommunestyret ber om at rådmannen innen 1. juli 2018 gir en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan anbefalingen i rapporten er fulgt opp. SAK 03/18 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL I 2018 DRØFTING/BESTILLING, UTSATT FRA 23.10.17 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Saken utsettes. Kontrollutvalgets behandling 23.10.17: Utvalget drøftet saken. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Saken utsettes til neste møte. Vedlegg: Saksopplysninger: Selskapskontroll. Kommunestyret behandlet Plan for selskapskontroll 2016 2019 i møte den 29.09.16 og fattet følgende vedtak: Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Hægebostad kommune 2016 2019 der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: 1. Tingvatn fornminnepark og besøkssenter IKS 2. Snartemo Quality Products AS 3. DDV Drift 4. DDV Strategi 5
Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Selskapskontroll er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget og er et viktig virkemiddel for å sikre at selskapene underlegges folkevalgt styring og kontroll. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll. I tillegg kan det gjennomføres frivillig forvaltningsrevisjon i selskapene. Problemstillinger ved en normal eierskapskontroll kan være: - Har kommunen etablert tydelige føringer for selskapene sine? Har kommunen en eierskapsmelding? - Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de etterlevd? - Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Tema for eventuell forvaltningsrevisjon i selskaper kan være: - Måloppnåelse - Offentlige anskaffelser - Habilitet - Etikk og samfunnsansvar - Arbeidsmiljø - Økonomisk drift - Annet Tingvatn fornminnepark og besøkssenter IKS ble prioritert øverst i plan for selskapskontroll. På bakgrunn av at det var ledige ressurser i revisjonen til å gjennomføre selskapskontroll i fjor høst, ble det foretatt bestilling av selskapskontroll i Tingvatn fornminnepark og besøkssenter IKS. Rapport fra denne selskapskontrollen ble lagt frem for kontrollutvalget på møte den 04.05.17. Forvaltningsrevisjon. Kommunestyret behandlet Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 i møte den 29.09.16 og fattet følgende vedtak: Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Hægebostad kommune 2016-2019» der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjekt Tema/sektor Aktuelt for forvaltningsrevisjon 1. 18 Undervisning Mobbing i skolen 2. 11 Notus Bruk og oppfølging av Notus (turnus) 3. 8 Likebehandling Vurdere om ansatte gis lik behandling 6
av ansatte ved tildeling av ulike goder 4. 23 Plan og drift Vurdere kommunens praksis i forhold til retningslinjene for beregning av selvkost 5. 17 Pleie og omsorg Oppfølging av avviksmeldinger ved omsorgstjenestene Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. Gjennomføring av prosjekter. Når det gjelder selskapskontroll er noen av de foreslåtte selskaper eid sammen med øvrige kommuner. Flere av selskapene er også relativt nyetablerte. Det antas at kontroll av disse selskapene vil være fornuftig å gjennomføre i samarbeid med øvrige eierkommuner. De to øverst prioriterte selskapene er «lokale» selskaper. Når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon, ble prosjektet «Mobbing i skolen» bestilt for gjennomføring i møte den 12.12.16. Rapport forventes fremlagt på første møte i 2018. Dersom foreslått budsjett for kontroll og tilsyn 2018 vedtas som foreslått, innebærer det 100 timer til gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i 2018. Vurderinger: Kontrollutvalget inviteres til å drøfte hvilke prosjekter som bør prioriteres for 2018. Etter prioritering og bestilling av konkrete prosjekter, vil det for forvaltningsrevisjonsprosjekter bli utarbeidet en prosjektplan som blant annet omhandler hvilke problemstillinger prosjektet tar sikte på å besvare. Utarbeidelse av problemstillinger skjer i samarbeid mellom kontrollutvalget og kommunerevisjonen. Prosjektplanen skal godkjennes av kontrollutvalget før selve prosjektet kan påbegynnes. Også når det gjelder selskapskontroller, kan det være aktuelt for kontrollutvalget å komme med føringer for gjennomføringen dersom utvalget har særskilte områder som ønskes undersøkt. Saken legges frem for utvalget til drøfting og eventuell bestilling. Forslag til vedtak: 7
SAK 04/18 ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2018 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Forslag til årsplan for kontrollutvalget 2018 vedtas. Vedlegg: Forslag til årsplan for kontrollutvalget 2018 Bakgrunn: Det fremlegges forslag til årsplan for 2018. Datoer og saker er foreløpige. Forslag til vedtak: Forslag til årsplan for kontrollutvalget 2018 vedtas. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Planlegging og Interimrevisjon er sluttført. Deretter har revisor hatt muntlig kontakt med rådmann + notat til rådmann der følgende ble tatt opp: - IK/arbeidsdeling likvider - Lønn/etterkontroll - Avstemming sykepenger/etterkontroll - Månedsrapportering fra enhetene/ikke felles krav til rapportering - Fakturering av barnehage og SFO/etterkontroll Nytt fra sekretær: Videre arbeid i kontrollutvalget: Orienteringer i juni-møtet: Oppfølging selvkost, arbeidstidsordninger/opparbeidelse og uttak av plusstimer, generelt og i turnus. Rutiner/praksis, evt. oppfølging etter selskapskontroll Demens nye krav fra 2020 vurdere bestilling av orientering i neste møte. EVENTUELT REFERATER 8