Sluttrapport etter undersøkelse av Lindesnes kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Lindesnes kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Rådhusveien 9 4520 Lindesnes Tidsrom for undersøkelsen: 18. - 19. oktober 2017 Kontaktperson i kommunen: Thomas Haraldsen Fra Kartverket: Knut Holter Hege Kvernberg Dahl Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater: Kartverket avdekket følgende 2 avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Kommunen har mangelfull føring av bygningsopplysninger.
2 Statens kartverk kom med følgende merknader under undersøkelsen: Kommunen informerer ikke eier, fester eller tiltakshaver om at skilt med adressenummer skal være satt opp før bygning tas i bruk. Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er ikke formalisert. Utarbeidet dato: 6. november 2017 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter ledet tilsynet i Lindesnes kommune
Innhold 3 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 6 6. Gjennomføring... 7 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Lindesnes kommune i perioden 18. - 19.oktober 2017. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 426 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av 15 av kommunene har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. De 5 siste kommunene er trukket ut blant de som har hatt tilsyn i perioden 2013-2015 Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Lindesnes kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn. Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 28. juni 2017. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende to avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkellovens 24 tredje ledd, matrikkelforskriften 27 andre ledd bokstav a og matrikkelforskriften 27 første ledd bokstav e. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 27 andre ledd, bokstav a, har bestemmelser om at rekvirenten må ha hjemmel til å kreve oppmålingsforretning. Dersom rekvirenten er et foretak må signaturen samsvare med det som er registrert i Enhetsregisteret. Matrikkelbrevet er etter matrikkelloven og forvaltningsloven selve underretningen om vedtaket. Kommunen skal utstede matrikkelbrev som nevnt i matrikkelloven 24 tredje ledd, og dette skal arkiveres på saken. Matrikkelloven 27 første ledd bokstav e, går ut på at landmåleren skal dokumentere om partene har hatt noe å innvende mot landmålerens habilitet. Dvs. om landmåleren er personlig eller økonomisk knyttet til noen av partene. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en av de utlånte sakene er det underskrift fra en representant for et firma. Representanten for firmaet har ikke signaturrett. I den andre saken er firmaattesten riktig, men den mangler i dokumentasjonen. Etter matrikkelføring av fullført oppmålingsforretning blir matrikkelbrev sendt ut til partene, men ikke arkivert sammen med saksdokumentene i kommunenes arkiv. I tre av de utlånte sakene var det ikke krysset av for at habilitet var avklart. Habilitetsspørsmålet var muntlig tatt opp med partene, men dette fremgikk ikke av dokumentasjonen. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet.
6 AVVIK 2 Kommunen har mangelfull føring av bygningsopplysninger Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 første ledd, bokstav b. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 3 første ledd, bokstav b lister opp hvilke opplysninger som skal registreres, herunder blant annet energikilder og oppvarming, samt bruttoareal. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at disse feltene gjennomgående ikke føres i dag. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. 5. Merknad Det ble levert to merknader under dette tilsynet. MERKNAD 1 Kommunen informerer ikke eier, fester eller tiltakshaver om at skilt med adressenummer skal være satt opp før bygning tas i bruk. Kommentar: Matrikkelforskriften 57 andre ledd sier at eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal fungere etter sin hensikt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunen ikke informerer eier, fester eller tiltakshaver om at adressenummerskilt skal være satt opp før bygning eller bygningsdel tas i bruk. Dette ble bekreftet i oppsummeringsmøtet. MERKNAD 2 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Kommentar: Innføring av formelle rutiner vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling. Mangel på slike rutiner kan ved nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik.
Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven har få skriftlige rutiner. 7 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 18. oktober 2017 ble 8 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 19. oktober 2017 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 8 Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 06.06.2017 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart, og delegasjonsreglement for Lindesnes kommune 6. Saksmapper for tre grensejusteringssakr og to fradelingssaker 7. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 8. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og om etterslep ved føring av bygg 9. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 10. Rapport fra jordskifteretten over saker de 2 siste år 11. Rapport fra matrikkelen om restanser på midlertidige forretninger og om matrikulering med utsatt oppmålingsforretning
VEDLEGG 2 9 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Lindesnes kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Rune Stokke Rådmann X X X Ove Torland Teknisk sjef X X X Kjersti Skiple Verdal Enhetsleder X X X Vidar Mønsås Landmåler X X Axel Ekberg Landmåler X Linda Bekkevik Matrikkelføring deleingssaker X X X Thomas Haraldsen Matrikkelføring X X X Bjørg Reme Johannessen Matrikkelføring bygg X X X Fra Kartverket deltok Knut Holter og Hege Kvernberg Dahl, med førstnevnte som tilsynsleder.