Endelig rapport etter undersøkelse av Sør-Fron kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Sør-Fron kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Kommunevegen 1, 2647 Sør-Fron Tidsrom for undersøkelsen: 7. - 8. november 2017 Kontaktperson i kommunen: Klara Eline Holen Stensli Fra Kartverket: Hege Kvernberg Dahl John Thomas Aalstad, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert
Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: 2 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Ved grensejustering mangler avtale mellom partene, verdivurdering og partsliste i protokollen. Kommunen har mangelfull føring av bygningsopplysninger. Det ble gitt følgende merknad ved dette tilsynet. Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Utarbeidet dato: 15. november 2017 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen John Thomas Aalstad ledet tilsynet i Sør-Fron kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 6 6. Gjennomføring... 7 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Sør-Fron kommune i perioden 7. 8. november 2017. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av 15 av kommunene har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. De 5 siste kommunene er trukket ut blant de som har hatt tilsyn i perioden 2013-2015 Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Sør-Fron kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn. Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 28. juni 2017. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende 3 avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 33, matrikkelforskriften 27. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav d, har krav til at det skal foreligge erklæring fra landmåler om at grunnboka er undersøkt. Det skal også fremkomme at partene er spurt om det foreligger bruksretter og servitutter som er berørt av forretningen. Matrikkelforskriften 27 første ledd bokstav e, har krav til at landmåleren har informert partene om hvorvidt vedkommende er personlig eller økonomisk knyttet til noen av partene. Matrikkelforskriften 27 andre ledd, bokstav a har bestemmelser om at rekvirenten må ha hjemmel til å kreve oppmålingsforretning. Dersom rekvirenten er et foretak må signaturen samsvare med det som er registrert i Enhetsregisteret. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon. Dette ble bekreftet i intervjuene. Under oppmålingsforretningen dokumenteres det ikke fra landmåler at grunnboka er undersøkt. Landmåler skal orientere om habilitet under oppmålingsforretningen, dette er ikke dokumentert i protokollen. I en av de utlånte sakene mangler det underskrift av fester på rekvisisjon av oppmålingsforretning. Det foreligger heller ingen fullmakt fra fester. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet.
6 AVVIK 2 Ved grensejustering mangler avtale mellom partene, verdivurdering og partsliste i protokollen. Avvik fra: Matrikkelloven 16 og 33, jf. matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav a og d, fjerde ledd. Matrikkelforskriften 38 b varsling og oppmøte. Kommentar: Etter matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav a skal dokumentasjon omfatte skriftlig samtykke fra partene om grensejustering. Kommunen skal også etter matrikkelforskriften 34 bokstav d foreta en verdivurdering for involverte matrikkelenheter. Etter fjerde ledd skal arealets verdi ikke overskride folketrygdens grunnbeløp. Matrikkelforskriften 38 bokstav b stiller krav om dokumentasjon av varsling og oppmøte. Avviket bygger på følgende observasjon: I de utlånte saker som gjelder grensejustering finner vi ingen skriftlig avtale og det foreligger ikke dokumentasjon av verdi som inngår i justeringen. Protokollen inneholder heller ingen partsliste. Dette ble også bekreftet under intervjuene. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 3 Kommunen har mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 første ledd, bokstav b. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 3 første ledd, bokstav b lister opp hvilke opplysninger som skal registreres, blant annet energikilder og oppvarming, samt bygningens bruttoareal. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at disse feltene gjennomgående ikke føres i dag. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet 5. Merknad Det ble levert en merknad under dette tilsynet: MERKNAD 1 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Kommentar: Innføring av skriftlige rutiner vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling. Mangel på slike rutiner kan ved nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik.
Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven har få skriftlige rutiner. 7 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 7. november 2017 ble 3 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 8. november 2017 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 8 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 06.06.2017 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart for Sør-Fron kommune 7. Saksmapper for 2 oppmålingsforretninger og 3 grensejusteringssaker 8. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 9. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 10. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 11. Rapporter fra matrikkelen om midlertidige forretninger og ikke fullførte oppmålingsforretninger
9 VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Sør-Fron kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Jan Reinert Rasmussen Rådmann X X X Konrad Trettengen Tekniske sjef X X X Klara Eline Holen Stensli Håvard Haugen Landmåler og fører matrikkelen X X X Byggesak, fører bygningsinformasjon i matrikkelen Håvard Haugen kunne ikke delta p.g.a. sykdom. Fra Kartverket deltok Hege Kvernberg Dahl og John Thomas Aalstad, med sistnevnte som tilsynsleder.