Håndbok i innbyggerdialog

Like dokumenter
SKISSEPROSJEKT OG REGULERING AV NASJONALT MINNESTED VED UTØYAKAIA. Mari MagnusMagnus- prosjektleder Hole kommunestyre

Saksframlegg Referanse

Arbeid med tiltak for budsjettbalanse Klinikk Psykisk helsevern og rus - Oppfølging av sak 90/2015

RISØR KOMMUNE Enhet for plan- og byggesak

Endringsoppgave: Intern struktur med fleksibel bruk av ressurser

Rammeverk for tverrsektoriell tjenesteutvikling. ST 1.1 og ST 1.2 Enhetlig tverrsektoriell tilnærming

Boligpolitikk og planer i Vegårshei - Hvorfor? - Hvordan? - Hva har vi oppnådd? Ole Petter Skjævestad Rådmann Vegårshei kommune

Samarbeidsprosjekt mellom: Lindesnes, Søgne, Marnardal, Audnedal, Songdalen og Hovedundervisningssykehjemmet

HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET

Ligger mulighetene i kommuneplanen?

Arbeidsøkt 6. Samhandle med lokalsamfunnet

Pakkeforløp psykisk helse og rus styrker brukerstemmen!

Larvik kommune. Innbyggermedvirkning. Hvordan legge til rette for økt deltakelse og innflytelse i planprosesser.

Saksframlegg. Søknad om dispensasjon for stablesteinsmurer utenfor reg. byggegrense - GB 31/22 - Oftenesheia 16

HANDLINGSPLAN MOT MOBBING, DISKRIMINERING, VOLD OG RASISME

Anne Berit Fuglestad Elektroniske arbeidsark i Excel

Samarbeidsavtale om Aktivitetsvenn i XX kommune

UngtKlima Ungdom i fokus i Hurdals klimaarbeid

Trondheim kommunerevisjon Rapport 7/2017-N Forundersøkelse Overvik og Være

Helse- og omsorgstjenester i endring - velferdsteknologi i morgendagens omsorg. Une Tangen, rådgiver KS Forskning, innovasjon og digitalisering

PED1002/1 Kunnskap, læring og pedagogisk arbeid

VERDENSDAGEN FOR PSYKISK HELSE 2019 PEDAGOGISK OPPLEGG BARNEHAGE OG BARNESKOLE TRINN

Del 1 Hvorfor fokusere på denne prosesslinjen? 9/20/2012. Innhold. 1. Hvorfor fokusere på denne prosesslinjen?

Skoleåret 2016/2017.

Tidsbruk i styrer. Hovedfunn. Undersøkelse av 32 av de største norske børsnoterte selskapene. Av Ketil Gjerstad og Børge Kristoffersen

Fylkestingets komitemøte 08. desember 2015 Anne Karin Torp Adolfsen fylkesråd

Målet med denne markedsanalysen er å se på hvor kundene kommer fra og i hvilken grad de genererer ytterligere trafikk i området.

AMCAR ble stiftet i Har direktemedlemmer ( indirekte) AMCAR har pr. i dag 118 tilsluttede landsdekkende og lokale klubber.

BRUKERUNDERSØKELSEN 2017 Svarprosent: 90%

BRUKERUNDERSØKELSEN 2015 Svarprosent: 47%

Rullering av kommuneplanens samfunnsdel PLAN FOR INFORMASJON OG MEDVIRKNING I KOMMUNEPLANRULLERINGEN

Tilleggsinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Dynamisk arbeidsdokument for styret, komiteer og ledelse med utgangspunkt i langtidsplanen vedtatt på Tinget 2016

SAMLET SAKSFRAMSTILLING

Lokalsamfunnsmodellen Kort historikk:

Sykkel-VM Bergen brannvesen Systematisk planlegging og gjennomføring. Kjell Ove Christophersen

BRUKERUNDERSØKELSEN 2016 Svarprosent: 59%

Samhandle med lokalsamfunnet

BPA Kommunens kriterier og praksis for å tilby Brukerstyrt Personlig Assistanse

Deltakende budsjett i Fredrikstad kommune

Helhetlig vannforvaltning

Omsorgsplan Innføring av velferdsteknologiske

Klage fra Ski kommune på avvisning av klage vedrørende Politidirektoratets beslutning om lokal struktur i Øst politidistrikt.

Fauske kommune Tilvisningsavtale Forespørsel Side 1 av 9 Utskriftsdato: Forespørsel. Fauske kommune Tilvisningsavtale

Etablering av nye studieprogram terminering av studieprogram

FORSTUDIE UTVIDELSE AV NAV VÆRNES NORD

DEN DIGITALE KOMMUNE. Harald Huse. Prosjektleder. Hvordan få konkrete gevinster?

Midt-Troms regionråd

Veileder for kommunale vigsler i Eidskog Kommune

Å sikre barn og unge gode muligheter for deltakelse og innflytelse er et av Mandal kommunes viktige mål i Kommuneplan for Mandal

Nesseby kommune. Arbeidet med kommunereformen våren 2016 Folkemøte 30.mars 2016

Rehabilitering døgnpost Stord

Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret

STRATEGIPLAN

Medvirkning med virkning? Innbyggermedvirkning i den kommunale beslutningsprosessen. Mars 2013

Dyrøy kommune. Møteinnkalling. Utvalg: Eldrerådet Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 10:00

28. mai Helsevakten. - kommunesamarbeid. Nina Tangnæs Grønvold, rådmann kst.

Da vi har uttalerett i ovennevnte sak ønsker vi å komme med våre anmerkninger.

Klage fra Flatanger kommune over Politidirektoratets avgjørelse av 13. januar 2017 om endringer i Trøndelag politidistrikts lokale struktur

PROTOKOLL. Andre: Sektorsjef Audun Amdahl, to-leder Ragnhild Bakken, rådgiver Jostein Skundberg og møtesekretær Mildrid Einbu.

Ifs ETISKE RETNINGSLINJER

Søknad om organisert ferdsel med hundespann i Blåfjella/Skjækerfjella- Låarte/Skækerre nasjonalpark - Klagebehandling

Oslo kommune Bydel Østensjø Bydelsadministrasjonen. Møteinnkalling 7/11

MØTEINNKALLING FAST UTVALG FOR PLANSAKER SAKLISTE 10/08 08/86 GODKJENNING AV PROTOKOLL FAST UTVALG FOR PLANSAKER 13. MARS 2008

Utvalg Møtedato Saksnummer Hovedutvalg næring, natur og miljø /18 Kommunestyret /18

Sammen om mestring. Veileder i lokalt psykisk helsearbeid og rusarbeid for voksne. Seniorrådgiver Tore Sørensen, Helsedirektoratet

Forslag til Kommunedelplan omsorg , blir lagt ut på høring med disse endringene:

Klimavennlig bylogistikk i Drammen forprosjekt

Råd i krevende personalsaker

Tillatelse til utvidet overtidsarbeid Link arkitektur, team Bergen

SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 1/09

Utvalg: Møtedato: Utvalgssak: Teknisk utvalg /16

Referat AMU 31. januar 2017

I brev med varsel om pålegg av fikk dere frist til for å komme med kommentarer. Vi har ikke mottatt kommentarer fra dere.

Høring - NOU 2003: 3 Merverdiavgiften og kommunene - Konkurransevridninger mellom kommuner og private

Arbeidsøkt 10. Samhandle med lokalsamfunnet

Evaluering av nasjonal- og flerregional behandlingstjenester 2013

PROTOKOLL. Lillehammer kommune Fagutvalg for helse og omsorg. Utvalg: Fagutvalg for helse og omsorg Møtedato: Tid: 08:30-15:00

Tillatelse til etablering av avkjørsel og opprensking av båtoppsett Kleppstad havn - Vågan kommune - Nordland fylke

Tillit som drivkraft for regional utvikling. Parallell 3 ByRegionsamling Haugesund, kl 15:05 16:05

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Malvik kommune

Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent.

Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer. Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer

Byggesak, kart og oppmåling Namsos. 13/1/12 Kattmarka - Pålegg om riving/opprydding og ileggelse av tvangsmulkt

Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Ark / Saksbehandler Telefon Deres dato Deres ref. Nina Skjegstad

Oppfølgingsmøte, nærdemokratiske ordninger

Vedtekter vedtatt av årsmøte

ARBEID MED INTENSJONSAVTALE

Protokoll fra styremøte i NAL (6/2014)

MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET

1 KS-1253B DOC Godkjenningsbevis for sikkerhetsstyring Rederi - Utvidet (versjon )

EØS-tillegget til De Europeiske Fellesskaps Tidende

Skog-2016 Rennebu

Lokalsamfunnsutvikling i Vegårshei. - Oppnådd og planlagt utvikling

SAKSFREMLEGG. Saksbehandler: Oddvar Kristian Konst LOKALITET STORE KVALFJORD MIDLERTIDIG FORBUD MOT TILTAK.

11. november Studieledernettverket

ANMELDT KRIMINALITET OG STRAFFESAKSBEHANDLING Innlandet politidistrikt

Nettverk fjord- og kystkommuner (NFKK) c/o KS Bedrift Postboks 1378 Vika 0114 OSLO

REVIDERT RAMMETILLATELSE PÅ GRUNNLAG AV KLAGE Svar på klage på rammetillatelse etter forvaltningsloven 33 annet ledd

LEIRFJORD KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Leif-Ove O. Olsen Arkiv: U43 Arkivsaksnr.: 16/663-6 Klageadgang: Nei

Transkript:

Håndbok i innbyggerdialog

Et demokrati er mye mer enn at vi går til valgurnene. Noe av det viktigste er hva vi gjør mellom valgene - hvordan vi gir og utfører tjenester og hvordan vi inviterer og legger til rette for medvirkning. Innbyggerne i Fredrikstad er den viktigste ressursen vi har. Om det er enkeltmennesker, frivillige lag og foreninger, næringsliv eller andre aktører er de alle en del av grunnmuren i kommunen. De innehar opplevelse av hverdag, erfaring og viktig kunnskap. Denne ressursen trenger vi for å gjøre Fredrikstad kommune enda bedre i årene som kommer. Vi er en foregangskommune når det gjelder medvirkning og innbyggerdialog. Vi har i over 20 år utviklet verktøy og metoder som gir oss et godt fundament for å bli stadig bedre. Denne metodeboken er ett av dem. Her er det sjekklister, metoder og annen informasjon. Trengs det mer informasjon finner dere dette som vedlegg til boka. Det er enstemmig politisk bestemt at alle som arbeider med planer og utbygging i Fredrikstad kommune skal bruke boka for å øke innbyggernes innflytelse i lokalsamfunnene og i utvikling av byen. Bruk den godt! Jon-Ivar Nygård Ordfører 2

Hvorfor innbyggerdialog? Nordmenn har stor tro på egne beslutninger. Dette fører til at det stilles høye krav til tilpasning av, og muligheter for, å påvirke den kommunale servicen og planleggingen. Det finnes innbyggere i Norge som ønsker å delta i samfunnsutviklingen, men kun på visse vilkår. Innbyggerdialog er en måte å imøtekomme disse vilkårene på, men også en mulighet for å skape større forståelse for de demokratiske prosessene. Dette bidrar til økt tillit, engasjement og ansvarsfølelse hos innbyggerne. Politikerne får et bredere beslutningsgrunnlag, noe som gjør det enklere å veie ulike interesser opp mot hverandre, og ta et større ansvar for helheten. VISSTE DU? 31 prosent av ungdom mellom 16 og 30 år har vært politisk aktive? 3

Innbyggerdialog som en del av kommunens beslutningsgrunnlag I Norge har man gjennom plan- og bygningsloven sørget for at medvirkning skal være en del av all arealplanlegging, speisielt med hensyn til barn og unge. Det er viktig å bruke innbyggernes ressurser og kunnskap til å gjøre alle planer enda bedre. Det kan nok innimellom føles tungvint, men det er ingen tvil om at vi klarer å møte de demokratiske rettighetene bedre, og at gjennomføringen av planer blir bedre, i samarbeid med innbyggerne. Bestemme Gjøre 4 3 2 Mene 1 Vite 4

5

Grunnleggende tilnærming Det finnes ingen form for påvirkning og deltagelse som passer i alle prosesser. En forutsetning for å starte en innbyggerdialogprosess er at man kan svare ja på følgende spørsmål: Er det mulig å påvirke saken? Er det mulig å påvirke beslutningstakerne? 1 2 3 4 Når man åpner for innspill, forplikter man seg også til å gjøre noe med dem. Det betyr ikke at alle innspillene imøtekommes, men at man har et reelt ønske om å ta innspillene på alvor. For å få til en langsiktig og bærekraftig medvirkningsprosess kreves det bred forankring, både i egen organisasjon og blant innbyggerne. Alle skal ha mulighet til å delta i den demokratiske prosessen. For å nå mennesker i alle samfunnslag er det viktig at det jobbes med oppsøkende virksomhet. VISSTE DU? Når du søker jobb er det viktig å ha med frivillig arbeid på CV-en din. Det er uansett et pluss at søkeren har arbeidet med frivillig arbeid og det har ingen betydning hvilken bransje dette gjøres i. Direktør for trainee og talentutvikling i Storebrand, Anne Røren Andreassen 5 Uansett hvordan prosessen ser ut, hva slags innspill man har samlet inn eller hvor høy graden av deltagelse er, er det nødvendig å gi tilbakemelding til deltagerne. 6

Planlegging INNBYGGERDIALOG SJEKKLISTE A. Plan- og beslutningsprosess 1. Hvilke saker vil ha nytte av innbyggeres medvirkning? Visjoner og framtidsvyer Lovfestet medvirkning Investeringer og utvikling Innsparinger og effektiviseringer 2. Beskriv nytten med dialogen (tekst) Ja/nei Kommunikasjon - når, hvor, hvordan? Her beskriver man kommunikasjonsplanen, del 1, med fokus på forståelse og forankring av innbyggerdialogen i kommunen. 3. Når skal medvirkning skje? For å finne behov, ideer og prioriteringer: Om alternativer Om beslutninger I gjennomføringsfasen I evalueringsarbeidet Ja/nei 4. Hvor stor innflytelsesgrad gis innbyggerne? Informasjon Innspill Gjøre (f.eks. referansegrupper) Medbestemmelse Ja/nei Sjekklisten kan brukes i forbindelse med planleggingsarbeid, budjettprosess og i forberedende saksbehandling. 7

B. Dialogprosessen 5. Hvilke målgrupper berøres Alle innbyggere Innenfor et geografisk område En utvalgt målgruppe (f.eks. unge, personer med nedsatt funksjonsevne) 6. Hvilken metode er best egnet for dialogen? Matchmaking Deltagende budsjett Miljø- og trygghetsvandringer Future City Game Elektronisk innbyggerinitiativ Stormøte Web/sosiale medier Høringer Annet Ja/nei C. Tilbakemelding, evaluering og tilbakerapportering Ja/nei 7. Bedøm ressursene for dialogen / De tause stemmene 8. Beskriv forventet resultat av dialogprosessen i form av deltakelse og engasjement Kommunikasjon - når, hvor, hvordan? Kommunikasjonsplanen del 2 har fokus på organisasjonen. Avhengig av om målgruppen er bred eller begrenset berøres virksomheten i ulik grad. Berørte virksomheter bør vite begrunnelsen for beslutningen, hvordan målgruppen har blitt utvalgt og forventet resultat. Kommunikasjonsplanen del 3 bør beskrive hvordan tilbakemelding til deltagerne i målgruppene skal skje, hvordan evaluering skal gjøres, og hvordan det skal rapporteres tilbake til de berørte virksomheter. 9. Tilbakemelding, utredning, evaluering og rapportering av effekt 8

9

Hvilke målgrupper berøres? Hvilke målgrupper finnes og hvor skal man ha størst fokus? Dette er spørsmål man må stille seg når man planlegger. Gjennom analyse av målgruppene får man fram hvilke målgrupper som er mest berørte men minst aktive, høyt berørt og veldig aktive, lite berørt og lite aktive, samt hvem som er lavt berørt men veldig aktive. Dette tydeliggjør hvor man behøver å legge størst fokus for å få de riktige personene delaktige. I arbeidet med analysen av målgruppene er det viktig å tenke på hvordan vi skaper like forutsetninger for å få gutter/jenter/menn/kvinner til å delta i prosessen. I noen tilfeller har vi erfart stor suksess med å nå fram til ett kjønn, men ikke det andre. Sterkt berørt Lite berørt 1. PRIORITET 4. PRIORITET Veldig aktiv 2. PRIORITET 3. PRIORITET Lite aktiv Hvordan kan vi skape gode forutsetninger for å nå ut til begge kjønn på like vilkår? Når/hvor/hvordan inviteres målgruppen? For å nå et representativt utvalg i målgruppen er det viktig ikke bare komme med en innbydelse, men også arbeide oppsøkende! 10

Kommunikasjon og markedsføring Når man arbeider med medvirkningsprosesser er kommunikasjon og informasjon en grunnleggende forutsetning for å lykkes. En gjennomarbeidet kommunikasjonsplan er en støtte gjennom hele prosessen. I kommunikasjonsprosessen benytter vi oss av innflytelsestrappen (se side 13). Trappen er et verktøy for å fastslå hvilken grad av innflytelse politikerne ønsker at innbyggerne tar, og tydeliggjør for innbyggerne hvilken grad av innflytelse de får. Hensikten med trappen er å tydeliggjøre forventingene til dialogen for alle parter, for å unngå forventningssprik.

Tilbakemelding I planleggingsfasen er det viktig å utrede hvordan resultatet av dialogen skal viderebringes til deltagerne, og hvordan resultatene skal implementeres i planleggingsarbeidet. Å gi tilbakemeldinger til dem som har deltatt er avgjørende for om innbyggerne skal føle at de blir tatt på alvor og derfor også viktig for kommunens omdømme. Å få vite hva som ble resultatet av dialogen, er helt avgjørende for om man ønsker å delta en annen gang. Erfaringer viser at innbyggere har forståelse for at ikke alle forslagene kan bli helt som de ønsker seg eller foreslår. Personer som har vært tidlig med i prosessen er oftere mer forståelsesfulle for beslutninger som avviker fra opprinnelig ønske. Det er viktig, ikke bare å få tilbakemelding om avgjørelsene, men også om hvordan politikerne har vurdert forslaget. Tilbakemelding kan skje på forskjellige måter. Det vanligste er at resultatet legges ut på hjemmesiden eller at det sendes mail/brev til de som har deltatt. Det er viktig at man ved oppstarten av prosessen informerer deltagerne om hvordan man vil gi tilbakemelding.

Gjennomføring METODER FOR INNBYGGERDIALOG Bestemme Gjøre 4 3 2 Mene 1 Vite På dette trinnet arbeider vi med metoder som gir innbyggerne medbestemmelse innenfor en gitt ramme. Metoden er Deltagende budsjettering. På dette trinnet arbeider vi med metoder som gjør innbyggerne delaktige i utviklingen/ ferdigstillingen av ideer. F.eks Miljø- og trygghetsvandringer. På dette trinnet inviterer vi innbyggere inn til dialog og meningsutveksling. Metodene er Matchmaking og ikke minst Lokalsamfunnsmodellen. På dette trinnet arbeider vi med å gi innbyggerne økte muligheter til å delta og øke forståelse gjennom god informasjon. Her bruker vi nettsider, sosiale medier og folkemøter. 13

1 Vite 14

Informasjon Informasjon er grunnleggende for kunnskap. Kunnskap muliggjør delaktighet og innflytelse. Dette er forutsetningen for å kunne mene noe, gjøre noe eller for å kunne prioritere og ta en beslutning. Informasjon er basisen det første trappetrinnet. Å spre informasjon er vanskelig. Å nå ut til allerede engasjerte grupper er sjelden et stort problem, det som er vanskelig er å nå de som burde engasjere seg. Skal informasjonsspredningen være vellykket, er det viktig å tilpasse mediet til målgruppen og sørge for mulighet for dialog med spørsmål og ytterligere informasjon ved behov. Å benytte seg av allerede innarbeidede møteplasser, som tilstedeværelse på skoler, gater/torg, kjøpesenter og andre offentlige arenaer er viktig. Det blir satt pris på og kan innlede til dialog. Det personlige møtet og de direkte samtalene krever tid og engasjement fra dem som inviterer inn. Det kan også gi en verdi for initiativtakeren som ved å by på sin tid, kan få gode og viktige innspill fra innbyggere. 1 Vite 15

16

2 Mene 17

Elektronisk innbyggerinitiativ I Fredrikstad har man tatt i bruk metoden «Min sak». Dette er en ny nasjonal metode der alle innbyggere i hele landet kan fremme en sak for Bystyret. En må ha en konkret problemstilling eller krav, saken må ikke ha vært behandlet politisk tidligere og må ha minimum 300 underskrifter. Det er ordføreren som avgjør om saken er innenfor de lovpålagte rammene og sender saken til ordinær saksbehandling. Initiativet fremmes elektronisk. NETTSIDER FOR LOKALSAMFUNN Kommunen har egne nettsider for lokalsamfunn. Der finner en også oversikt over alle lag og foreninger i Fredrikstad. Her kan innbyggere orientere seg som hva som skjer der man bor, finne informasjon om foreninger og engasjere seg i sitt nærmiljø. Nettsidene er en plattform for dialog mellom lokalsamfunn, innbyggere, lag og foreninger og kommunen. Modellen som Fredrikstad benytter for økt deltagelse og medvirkning vil bli ytterligere styrket gjennom et digitalt medium. Nettsidene er knyttet opp mot blant annet Facebook. Nettsidene vil videreutvikles med ønske om effektiv kommunikasjon mellom lokalsamfunn, innbyggere, lag og foreninger og kommunen. Her finner en også lokaler til leie, innspillside, samt aktiviteter og tilskuddsordningene kommunen har. Disse sidene er en viktig del av informasjonsplattformen til kommunen. 2 Mene 1 Vite 18

Tips! Matchmaking-metoden er bra om man vil møtes og ha en dialog mellom to ulike parter og komme til et felles løsningsforslag. Hvert tema på matchmakingen bør ikke strekke seg lenger enn en halv dag. Ha ikke for store samtalegrupper og sett av tid til lære-å-kjenne-hverandreøvelser for å få en så avslappet atmosfære som mulig. Uten mat og drikke duger matchmakingen ikke! MATCHMAKING Matchmaking er opprinnelig en metode for å skape møteplasser mellom politikere, administrasjon og ungdommer. Vi har brukt metoden for å skape møteplasser for dialog mellom grupper som vanligvis ikke møtes. Man tar utgangspunkt i noen gitte problemstillinger og lar deltagerne diskutere seg fram til ulike løsninger. Matchmaking er en enkel og kostnadseffektiv metode som er lett å tilpasse til alle målgrupper og tema. I Fredrikstad har vi blant annet brukt metoden i utviklingen av Folkehelseplanen, hvor en hadde ungdom og eldre som grupper. 2 Mene 1 Vite 19

MATCHMAKING TRINN FOR TRINN 1 2 3 4 5 6 7 Identifiser målgrupper og formuler en tydelig problemstilling som skal diskuteres. Tydelige avgrensninger jo mer detaljert problemstillingen er jo bedre blir resultatet. Tenk igjennom hvilke politikere og/eller ansatte som skal delta. Book tid og sted og send ut invitasjoner i god tid bruk også tid på å invitere til deltagelse ved å oppsøke målgruppen. Sats på en bra gruppeleder/konferansier. Det er viktig å ha en person som fenger, veileder og engasjerer deltagerne. Når man håndterer sammensatte problemstillinger som antas å være konfliktfylte vil det være gunstig å la en utenforstående (ekstern part) være gruppeleder/konferansier. Ha ett tydelig mål for dagen. Både for arbeidsgruppen og for deltagerne. Bli enig med deltagerne om hvordan man skal synliggjøre resultatet fra matchmakingen. 2 Mene 1 Vite 20

21

LOKALSAMFUNNSMODELL Lokalsamfunnsordningen i Fredrikstad ble opprettet i 1999. Gjennom alle disse årene har ordningen medført mye innbyggerdialog mellom kommune og innbyggere. De valgte representantene er med på å bidra til kommunikasjonen mellom innbyggere, planarbeid, politikere og eksterne aktører. Det har medført til en enklere, bedre og riktigere kommunikasjonslinje og bindeledd mellom innbyggere og kommune. Kommunen er delt inn i 21 geografiske områder, hvor barneskolene er grunnlaget for den georgrafiske inndelingen. Det gjør at områdene varierer i størrelse og i antall innbyggere. Utvalget består ofte av lag og foreninger, idrettslaget, skolen, velforeninger og ildsjeler. De er fast høringspartner i reguleringsplaner og andre planer i kommunen, som berører de forskjellige områdene. I hvert lokalsamfunn er det utarbeidet en stedsanalyse som omhandler kultur og historie. Lokalsamfunnsorganiseringen i Fredrikstad er unik og ett av de viktigste verktøyene vi har innen innbyggerdialog og medvirkning. Hvert lokalsamfunn velger et utvalg som har ansvaret. Lokalsamfunnsmodellen har vært i utvikling og i endring for å kunne møte morgendagens utfordringer og utviklingsbehov. Se gjerne på nettsidene: www.fredrikstad.kommune.no/lokalsamfunn-foreninger/lokalsamfunn 2 Mene 1 Vite 22

Ordningen er under evaluering i forhold til at Fredrikstad står overfor ganske store utfordringer innen levekår, integrering og sosiokulturelle forskjeller. Dette fører til at vi må se på om vi skal dreie mye av dagens vektlegging på arealplanlegging til mer sosiokulturelle problemstillinger som levekårsforskjeller, sosial ulikhet i helse og boligutfordringer. 2 Mene 1 Vite 23

24

3 Gjøre 25

Tips! Husk å ta bilder og å dokumentere vandringen. Sørg for ansvarsfordeling av utfordringene. Hvem gjør hva, når og hvordan. Besvar alle innspill, et nei er bedre enn ingenting. Tilpass vandringen til målgruppen. MILJØ- OG TRYGGHETSVANDRINGER Miljø- og trygghetsvandringer (MOT) har vært gjennomført i Fredrikstad i flere år. En miljø- og trygghetsvandring skjer i samarbeid med de som bor og er aktive i et avgrenset geografisk område. Sammen med de ansvarlige beslutningstakere fra kommunen, velforeninger og andre myndigheter, ser man på nærmiljøet med et miljø- og trygghetsperspektiv og foreslår forbedringer. Hensikten med vandringene er å få til en diskusjon om hva som kan gjøres bedre, hvem som har ansvaret for gjennomføring av tiltakene og hva de som bor der selv kan bidra med for å forbedre sitt nærmiljø. Vandringene fører ofte til konkrete diskusjoner mellom de som er med. MOT kan brukes innen flere områder, ikke bare i kartlegging av trafikk og sikkerhet. Den kan anvendes som en tankeprosess i forhold til de aller fleste områder. Metoden er lett å overføre til andre problemstillinger som skoleareal, omsorgsboliger, kartlegging av problemområder og for eksempel turstier. Det er kun en selv som begrenser anvendelsesmetoden. 3 Gjøre 2 Mene 1 Vite 26

MAT&PRAT Dette er en metode som bygger på at folk som allerede kjenner hverandre møtes. Gjennom en god dialog om tid, sted og hvilket tema kommunen ønsker å få innspill på, skapes det trygge rammer. Denne metoden er særlig viktig for de gruppene vi kaller «De tause stemmene». Det er viktig at vi med innbyggerdialog legger til rette for at de ulike gruppene føler de blir ivaretatt og at de føler de kan bidra. «De tause stemmene» er barn, uorganiserte ungdom, innvandrerkvinner og eldre. Alle disse gruppene er veldig viktige i planarbeid, uansett hvilke planer som står på agendaen: kommuneplan, skolebruksplan, folkehelse osv. «De tause stemmene» har ofte ulike kunnskaper og erfaringer. Ta den tiden som trengs til å skape trygghet og ha høy takhøyde for meningene. Som andre metoder er det viktig å sette rammene for hva en ønsker å diskutere, hva målet i planen er og hvilke temaer som er relevante. 3 Gjøre 2 Mene 1 Vite 27

28

Tips! Bruk mye tid og ressurser på informasjonen. Glem ikke å skape engasjement, også i den berørte virksomheten. Tilbakemelding, tilbakemelding, tilbakemelding! MAT&PRAT TRINN FOR TRINN: 1 2 3 4 5 6 Presenter et tema og gi deltagerne en konkret bestilling på hva de skal diskutere. Bruk store ark, lapper, tusj og farger. Gi dem spillerom. Ingen ideer er feil. Det serveres god mat og drikke mens gruppen arbeider. Stram men enkel struktur med klare utfordringer eller konkrete spørsmål. Diskuter ett tema om gangen. Sorter de innkommende forslagene uten å endre på dem. 3 Gjøre 2 Mene 7 Viktig med tilbakemeldinger til deltagerne. 1 Vite 29

30

4 Bestemme 31

DELTAGENDE BUDSJETT Metoden deltagende budsjett kommer opprinnelig fra Brasil, der den ble brukt for å motvirke korrupsjon og øke tilliten til politikere. Metoden har spredd seg til Europa og benyttes stadig mer i de nordiske landene. Fredrikstad kommune er den første og eneste kommune i Norge som har tatt den i bruk. Det finnes ulike måter å anvende metoden på. Nedenfor følger noen eksempler. Felles for eksemplene er at innbyggerne får en direkte eller rådgivende innflytelse over en gitt pengesum, eller innspill til et avgrenset budsjettområde. Når man inviterer innbyggere inn i prosessen hvor de har direkte avgjørelsesmyndighet, er det viktig at deres avgjørelse ikke overprøves. Bestemme 4 3 A B C Gjennom å invitere innbyggere og be om deres synspunkter i forhold til prioriteringer, inntekter og utgifter kan man få økt forståelse og aksept for nedskjæringer. Innbyggere inviteres til å komme med synspunkter i forhold til prioriteringer. Dette blant annet for å gjøre budsjettarbeidet forståelig og vise kompleksiteten i beslutningsprosessen, både på kort og lang sikt. Innbyggere inviteres til å komme med egne forslag ut fra en gitt økonomisk ramme. Innbyggere/gruppe av innbyggere (f.eks et lokalsamfunn) kan gis mulighet til å ta en beslutning i forhold til utarbeidede forslag. Gjøre 2 Mene 1 Vite 32

DELTAGENDE BUDSJETT TRINN FOR TRINN: 1 2 3 4 5 Tenk igjennom innenfor hvilket område Deltagende budsjett skal anvendes hva skal deltagerne være med å bestemme over og hvor stor er den økonomiske rammen? Hvem skal inviteres en spesiell målgruppe, eller alle? Hvordan skal metoden gjennomføres ved hjelp av et digitalt verktøy, gjennom fysiske møter eller både og? Vær tydelig med formålet og formidle dette til deltagerne så alle er innforstått med hva prosessen går ut på. Arbeid aktivt med å nå målgruppen. Planlegg hvordan resultatet av prosessen skal formidles, både innenfor organisasjonen og ut til innbyggerne. Bestemme 4 3 Gjøre 2 Mene 1 Vite 33

Evaluering Hver gjennomført innbyggerdialog bør evalueres. Evalueringen bør omfatte både resultatet og selve prosessen. Allerede i planleggingsfasen bør man bestemme hvordan evalueringen skal gjennomføres. Mål og måleindikatorer bør fastsettes for å kunne følge med på om man har nådd det ønskelige resultatet. Det er viktig å involvere både innbyggere, politikere og administrasjonen i evalueringen, for å få deres synspunkter på resultatet og prosessen. Med utgangspunkt i evalueringen ligger det muligheter for forbedringer før man setter i gang en ny innbyggerdialog. INVOLVERE DELTAGERNE I EVALUERINGEN Deltagerens evaluering av prosessen er et viktig bidrag til den endelige evalueringsrapporten. Opplevde deltagerne at prosessen ble håndtert profesjonelt? Opplevde deltagerne at deres synspunkter ble møtt med respekt? Opplevde deltagerne at de fikk mulighet til å legge fram sine synspunkter og meninger? Var det en bra metode å bruke for medvirkningen?

SPØRSMÅL Å STILLE SEG SELV NÅR MAN ANALYSERER DELTAGEREVALUERINGEN Finnes det forskjeller mellom gutter, jenter, menn eller kvinners opplevelser av innbyggerdialogen? Har gutter, jenter, menn eller kvinner blitt tilbudt de samme mulighetene til å delta? Blir gutter, jenter, menn eller kvinners synspunkter hensynstatt i like høy grad i beslutningsunderlaget? HVA SKAL EVALUERINGEN INNEHOLDE? Dialogens hensikt og mål Hva var grunnen til at man valgte å gjennomføre en dialog? Hvorfor valgte man denne metoden? Oppdaget man noen skjulte ønsker eller forhåpninger underveis i prosessen? Ble formålet eller målsetningen endret under prosessens gang, og i så fall hvorfor og hvordan? Har hensikten blitt oppnådd? Graden av innflytelse Hvilket nivå av innflytelse ble tildelt deltagerne? Ble ønsket nivå oppnådd? Var det tildelte nivået riktig? 35

Metoder og verktøy Hvilke metoder og verktøy ble brukt? Hvorfor ble disse valgt? Var det riktig valg i forhold til formålet? Hva fungerte bra/mindre bra? Hvem deltok? Hvilke grupper forsøkte man å nå? Ble gruppene nådd? Var det riktig målgruppe(r)? Hvor mange deltok? Demografisk analyse av deltagerne (sosioøkonomisk status, utdanning, alder, kjønn m.m.) Ressurser og innsatser Husk å dokumentere: Direkte utgifter for innbyggerdialogprosessen (f.eks. tidsbruk for ansatte, møteutgifter, utgifter til transport, kommunikasjon, konsulentstøtte/verktøy) Indirekte utgifter (f.eks. deltagernes tid, tiden til de frivillige)

Etterord Fredrikstad kommune har i over 20 år utviklet flere og bedre former for medvirkning og innbyggerdialog. Det er viktig at det hele tiden utvikles i tråd med samfunnsutviklingen, den teknologiske utviklingen og de kravene som stilles fra nasjonale og internasjonale myndigheter. Et demokrati må ikke stagnere, da er det ikke lenger et demokrati. Derfor er det viktig at de ansatte som jobber med, for og mot innbyggerne bruker tid og kreativitet på å finne de gode metodene man trenger i de arbeidsoppgavene en har. Medvirkning er morsomt, krevende, interessant,+ og noe av det viktigste vi gjør i en kommune. Å ha en liten bok som gir råd, tips og informasjon gjør det enklere for kommunen å være god på de prosessene kommunen har innen plan, utvikling og annet. Bruk boka for det den er verdt og ta gjerne kontakt hvis det skulle være noe dere lurer på. Camilla S. Eidsvold Demokratiutvikler, Fredrikstad kommune