Forvaltning av skoleskyss i grunnskolen

Forvaltning av skoleskyss i grunnskolen Sør-Trøndelag fylkeskommune Mai 2007

Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Sør-Trøndelag fylkeskommunes kontrollutvalg i perioden mars 2007 - mai 2007. Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt- Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, 25.05.07 Arve Gausen /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Anna Ølnes /s/ Prosjektmedarbeider 3 - forvaltning av grunnskoleskyss -

Sammendrag I plan for forvaltningsrevisjon 2006 for Sør-Trøndelag fylkeskommune som ble vedtatt i fylkestinget ble skoleskyss prioritert. Revisjon Midt-Norge IKS fikk i brev av 08.12.2006 bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjektet. Utforming av problemstillinger har skjedd i dialog med kontrollutvalgets sekretariat. Problemstilling for undersøkelsen har vært som følgende: 1. Organiserer fylkeskommunen skoleskyssordningen i grunnskolen i samråd med kommunene? 2. Er det gjennomført tiltak for midtskyss jfr. FT-sak 57/06 - Rasjonell skoleskyss? 3. Følger fylkeskommunen opp budsjettet til skoleskyss i grunnskolen i samsvar med økonomirutinene? Konklusjon på problemstilling 1 er at STFK organiserer skoleskyssordningen i grunnskolen i samråd med kommunene. Kommunene synes i hovedsak at organiseringen av skoleskyssen i grunnskolen fungerer bra. I dag er det transportselskapene som administrerer skoleskyssen. Revisor ser at STFK kan ha et behov for en tettere administrativ oppfølging av administrasjon av skoleskyssen, enn det som gjøres i dag. Følgende momenter taler for at fylkeskommunen bør vurdere en sterkere koordinatorrolle av skoleskyssen i grunnskolen. Disse er: sikre at Kommunene tildeler skoleskyssen etter lov og regelverk, samordne skoleskyssen knyttet til pedagogiske utfordringer i kommunene og behov for skoleskyss i videregående skole, samordne og gjennomføre en effektiv skoleskyss i STFK. I en kommune beskrives det at eldre busser som kjører skoleskyss ikke har setebelte installert. Det er viktig at STFK vurderer sikkerhetsproblematikk i forbindelse med organisering av skoleskyssen. Konklusjon på problemstilling 2 er at det er satt i gang tiltak i samsvar med FT-sak 57/06 og at ansvaret for midtskyss overføres til kommunene. STFK har sendt ut brev til kommune med informasjon om endring av ansvaret for midtskyss, samt at det er gjennomført møter med kommuner om dette. Dette er i samsvar med fylkestingets vedtak 57/06. STFK starter nå arbeidet med å fatte enkeltvedtak og oversende disse til kommunene. Noen kommuner sier de er prinsipielt uenig i endringen av ansvaret for midtskyss. Regelverket for midtskyss er uklart, utdannings- og forskningsdepartementet har i brev om begrepet midtskyss klargjort dette nærmere. Det er Fylkesmannen som har avgjørelsesmyndighet i klagesaker for skoleskyss i grunnskolen, revisor kan ikke vurdere dette nærmere. Revisor ser behovet for at STFK må styrke koordineringen/samordningen av skoleskyssen, grunnet endring av ansvaret for midtskyss kan føre til at kommunene vil få andre behov for skoleskyss enn det de har i dag. Dette grunnes også i de pedagogiske utfordringene kommunene har i kunnskapsløftet ved gjennomføring av skoledagen. Konklusjon på problemstilling 3 er at enhet for regional utvikling (Regut) har hatt mangler i den administrative økonomirapporteringen mellom fagteamene og leder regional utvikling. Regnskapet viser en økning i merforbruket for grunnskoleskyss i perioden 2004-2006. Grunnskoleskyssen er en del av tjenesteområdet til kollektivtransport og viser et merforbruk i regnskapet 2005-2006. Det er viktig at den nye faggruppen for samferdsel fokuserer på løsninger for - forvaltning av grunnskoleskyss - 4

å redusere merforbruket. Rapporteringen for kollektivtransporten til fylkestinget er i samsvar med retningslinjene. Daværende leder for Regut har savnet gode rapporter fra rapporteringsmodulen i regnskapet. Det er viktig at det gis opplæring i å bruke rapporteringsmodulen til de nye faggruppene som har budsjettansvar og at disse prioriterer denne opplæringen. I følge regnskapstjenesten blir det gjennomført intern opplæring i STFK for bruk av rapporteringsmodulen i 2007. Revisor ber STFK sikre en tilfredsstillende økonomirapportering mellom de nye faggruppene og rådmannen. Rapporteringen kan blant annet ha fokus på avvik mellom regnskap og budsjett og gjennomføres hver måned i regnskapsåret. Dette kan bedre økonomistyringen innen de nye faggruppene. Revisor ser av regnskapsrapporter hentet ut den 17.04.07 at budsjettet for tjenesteområdet kollektivtransporten og for tjeneste grunnskoleskyssen ikke er lagt inn. For å korrigere avvik på regnskap - budsjett er det viktig at rapportene som hentes ut viser avvik så tidlig som mulig i regnskapsåret. Budsjettet bør legges inn i januar for alle tjenesteområder og tjenester for å gi gode rapporter for økonomistyring i enhetene. Fagleder påpeker i sitt høringssvar at dette er et unntak, og at tidligere år har budsjettet vært lagt inn i regnskapssystemet i fra januar. Revisor anbefaler Sør-Trøndelag fylkeskommune følgende: Å styrke den administrative - koordinerende rollen for oppfølging og samordning av grunnskoleskyssen i STFK Å sikre at økonomirapporteringen mellom de nye faggruppene og rådmannen er tilfredsstillende Sikre at budsjettet for faggruppenes tjenesteområder og tjenester blir lagt inn i regnskapet fra januar, noe som gir tilfredsstillende økonomirapporter. 5 - forvaltning av grunnskoleskyss -

Innholdsfortegnelse SAMMENDRAG... 4 1. INNLEDNING OG BAKGRUNN FOR UNDERSØKELSEN... 7 1.1 Bakgrunn... 7 1.2 Skoleskyss... 7 1.3 Organisering av skoleskyssen i STFK... 8 2. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER... 8 2.1 Problemstilling... 8 2.2 Avgrensing... 9 2.3 Revisjonskriterier... 9 2.4 Gjennomføring og metode... 9 3. ORGANISERING AV SKOLESKYSSORDNINGEN I STFK... 10 3.1 Datainnsamling... 10 3.2 Revisors vurderinger... 13 4. MIDTSKYSS - OPPFØLGING AV FT-SAK 57/06... 14 4.1 Datainnsamling... 14 4.2 Revisors vurderinger... 16 5. ØKONOMIRUTINER FOR GRUNNSKOLESKYSS I STFK... 16 5.1 Datainnsamling... 16 5.2 Revisors vurderinger... 19 6. HØRING... 20 7. KONKLUSJON OG ANBEFALINGER... 20 VEDLEGG 1... 23 VEDLEGG 2... 24 - forvaltning av grunnskoleskyss - 6

1. Innledning og bakgrunn for undersøkelsen 1.1 Bakgrunn I plan for forvaltningsrevisjon 2006 for Sør-Trøndelag fylkeskommune som ble vedtatt i fylkestingets sak 28/06 ble skoleskyss prioritert. Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune vedtok i sak 53/2006 å iverksette bestilling av et forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot skoleskyss. Målsettinger ble beskrevet i saken og var: På bakgrunn av fremlagt foranalyse innen skoleskyssområdet iverksettes forvaltningsrevisjonsprosjekt. Undersøkelsen skal vurdere om skoleskyssordningen forvaltes i tråd med gjeldende lovverk og fylkeskommunens retningslinjer, med spesiell fokus på fylkeskommunens samarbeid med kommuner og ruteselskap. Revisjon Midt-Norge anmodes om å gjennomføre prosjektet innen en tidsramme på 250 timer. 1.2 Skoleskyss Rundskriv N-4/85 endringer i reglene om skoleskyss i grunnskolen - samferdselsdepartementet fastslo at grunnskoleloven fra 13. juni 1969 4 ble endret, noe som innebærer at fylkeskommunen i hovedsak overtar ansvaret for skyss av elever i grunnskolen. Bakgrunnen for dette er innføringen av det nye inntektssystemet for fylkeskommunene og kommunene fra 1. januar 1986. Siktemålet med ansvarsoverføringen på skoleskyssen er at man herigjennom skal legge forholdene til rette for en samordning av skyssen i grunnskolen, videregående skoler og ordinære personruter ved at alt samles på fylkeskommunens hånd. Endringen i grunnskoleloven innebærer ingen forandring med hensyn til hvilke elever som har rett på skoleskyss mellom hjem og skole. Ettersom siktemålet med ansvarsoverføringen er å få til en best mulig samordning av de ulike transportbehov, forutsetter ordningen et best mulig samarbeid mellom skolemyndigheter i kommune og fylkeskommune. Transporten av skoleelevene dekkes opp av den tilskuddsavtale fylkeskommunen inngår med ruteselskapet. Kommunen har et finansielt delansvar og må dekke elevenes utgifter til reise og utstyre elevene med nødvendig legitimasjon for rett til reise. Hvis det i løpet av året skjer endringer i behovet for skoleskyss ved at elever flytter, sykdom, etc. er dette fylkeskommunens ansvar. Departementet mener likevel det er hensiktsmessig at kommunene overlates ansvaret for å foreta de nødvendige justeringer i dette. I dagens opplæringslov kapittel 7 finner vi regler som fastsetter elevenes rettigheter til skoleskyss. Alle grunnskoleelever som bor mer enn fire kilometer fra skolen, har rett til gratis skoleskyss. Elever i 1. klasse har rett til skoleskyss dersom de bor mer enn to kilometer fra skolen. Uavhengig av avstanden mellom hjem og skole har dessuten elever med særlig farlig skolevei eller vanskelig skolevei og elever som har behov for båttransport, rett til fri skoleskyss. Det samme er tilfelle for elever med funksjonshemming eller midlertidig sykdom eller skade som gjør at de trenger skyss til skolen. Regler for ansvarsfordeling av skoleskyssen finner vi i opplæringslovens 13-4. Hovedregelen er at fylkeskommunen er ansvarlig for skoleskyssen. Kommunen betaler refusjon etter persontakst for elevene som skysses. Kommunen har imidlertid det fulle ansvaret for skyss av elever som har rett til skyss pga særlige farlig eller vanskelig skolevei, og kommunene skal oppfylle retten til reisefølge og tilsyn etter 7-4. Fra 1. januar 2003 har kommunen dessuten ansvaret for skyss av førskolebarn med rett til spesialpedagogisk hjelp. Andre ledd i 13-4 fastslår at fylkeskommunen skal organisere skoleskyssen i samråd med kommunen. Dette innebærer også en plikt for kommunen til å ta med skyssorganiseringa når skolerute og timeplan blir fastsatt. Departementet har rett til å gripe inn dersom kommunen eller fylkeskommunen ikke blir enige om skyssopplegget. 7 - forvaltning av grunnskoleskyss -

I henhold til friskoleloven 3-7 har elever som går i private grunnskoler rett til skyss etter de samme regler som gjelder for elever i offentlige grunnskoler. Kostnadsfordelingen mellom kommune og fylkeskommunen er også den samme. 1.3 Organisering av skoleskyssen i STFK Organisering STFK har organisert grunnskoleskyssen som en egen tjeneste i tjenesteområdet til kollektivtransporten. Det er samferdselsteamet som har ansvaret for å gjennomføre grunnskoleskyssen i STFK. Samferdselsteamet er underlagt ansvarsområdet til Regional utvikling. Regional utvikling med leder har budsjettansvaret for tjenestene innen kollektivtransporten. Regional utvikling har vært underlagt regionaldirektør, i skrivende stund er denne stillingen ikke besatt, slik at de nå rapporterer administrativt til fylkesrådmannen. Regional utvikling har ansvar for næringsutvikling, regional planlegging og ressursforvaltning, samferdsel, energi og infrastruktur, kulturminner, idrett, lokalsamfunn og areal og kulturformidling. I desember 2003 ble enhet for regional utvikling opprettet. I enhetene ble det dannet flere team. Det ble organisert et eget samferdselsteam med nesten de samme oppgavene som tidligere men med færre folk. Fra og med 01.01.2004 ble en del arbeidsoppgaver overført til Trondheim kommune i forbindelse med forsøksordningen. Disse oppgavene omhandlet grunnskoleskyss i Trondheim kommune, transporttjenesten for funksjonshemmede og rutekonsesjoner/tilskudd. En i samferdselsteamet ble ansatt i Trondheim kommune i forsøksperioden. Forsøksordningen avsluttes 31.12.2007 og oppgavene blir igjen lagt til STFK. Fra 01.05.2007 blir samferdselsteamet organisert som en faggruppe med egen faggruppleder. I STFKs høringssvar ble vi muntlig informert om at tidligere enhet for regional utvikling består nå av 4 faggrupper som ledes av hver sin faggruppeleder. I tillegg er det en administrasjonsgruppe som ledes av en administrasjonsleder. I følge muntlig orientering fra fylkesrådmannen og leder for faggruppe for samferdsel har hver av disse lederne fag-, personal- og budsjettansvar for respektive gruppe, og rapporterer til direktøren for regional utvikling (fylkesrådmannsgruppen). Ny innkjøpsorganisering for kollektivtransporten ble behandlet i FT-sak 107/06, Fylkestinget ber om at det arbeides med etablering av en regional organisasjon for å styrke samhandling innenfor informasjon, ruteplanlegging, produktutvikling, billetteringssystem, takstsystem og markedsføring. Fylkesrådmannen bes arbeide aktivt for å få Nord-Trøndelag fylkeskommune og Trondheim kommune inn som partnere for å etablere en variant av regionalt innkjøpsselskap. I saken ble det vedtatt at: Siden det ikke er avklart om transportforsøket i Trondheim skal videreføres, og hvem som skal ha ansvaret for kollektivtransporten i Trondheim, ber fylkeskommunen om at dagens konsesjoner for kollektivtransporten i Trondheim prolongeres med ett år. Det er av sentral betydning at Sør-Trøndelag fylkeskommune kan se kollektivtransporten i hele fylket i sammenheng. Når forholdene rundt transportforsøket i Trondheim har falt på plass, og en eventuell tilbakeføring av kollektivtransportdelen til fylkeskommunen er avklart, må det derfor være avtalemessig mulig umiddelbart å reforhandle alle avtaler for kollektivtransporten i sin helhet. I påvente av denne avklaring, bes fylkesrådmannen etablere et team for innkjøp og utvikling av Kollektivtransporten direkte underlagt fylkesrådmannen. 2. Problemstillinger og revisjonskriterier 2.1 Problemstilling Problemstilling i undersøkelsen har vært: Problemstilling 1: Organiserer fylkeskommunen skoleskyssordningen i grunnskolen i samråd med kommunene? - forvaltning av grunnskoleskyss - 8

Problemstilling 2: Er det gjennomført tiltak for midtskyss jfr. FT-sak 57/06 - Rasjonell skoleskyss? Problemstilling 3: Følger fylkeskommunen opp budsjettet til skoleskyss i grunnskolen i samsvar med økonomirutinene? 2.2 Avgrensing Vi har i prosjektet valgt ut tre området som omhandler STFK organisering av skoleskyssen i samråd med kommuner, om vedtak for midtskyss er fulgt opp og oppfølging av budsjettet til skoleskyss grunnskolen. KOSTRA - veileder for rapportering regnskapsåret 2007, beskriver at skoleskyss utgiftsføres på funksjonene 730 - Bilruter, 731 - Fylkesveiferjer og 732 Båtruter. Dette betyr at utgifter til skoleskyss føres i sammenheng med utgifter til ordinær rutetrafikk. Dette medfører at statistikken i KOSTRA ikke gir spesifikk informasjon om utgifter til skoleskyss i grunnskolen. I utarbeidelsen av skoleskyssreglement og veileder for grunnskolen har STFK hatt et samarbeid med andre fylkeskommuner. Blant annet fylkene Buskerud, Telemark, og Vestfold som har et felles skoleskyssreglement, og Nord-Trøndelag. Disse er brukt som grunnlag for utarbeidelsen av skoleskyssreglementet i (FT-sak 17/06). I utarbeidelsen av skoleskyssreglementet og veileder for videregående skole har Nord - og Sør-Trøndelag utarbeidet et felles skyssreglement (FT-sak 22/06). Reglementene er ikke vurdert nærmere i prosjektet. 2.3 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er målestokken som benyttes for å besvare problemstillingene i forvaltningsrevisjonsprosjektet. Revisjonskriteriene hentes fra såkalte autoritative kilder. Et eksempel på slike kilder kan være lovtekster og forskrifter, eller politiske vedtak, eksempelvis fra fylkestinget. Sør-Trøndelag fylkeskommunes forvaltning av skoleskyss i grunnskolen måles mot krav slik de er definert i lover, forskrifter, vedtekter og vedtak i fylkestinget. Problemstilling 1 Her hentes kriteriene fra opplæringsloven og Rundskriv N-4/85 - skoleskyss i grunnskolen som sier at STFK skal organisere skoleskyssen i samråd med kommunene. Hensikten med dette er å samordne skoleskyssen i grunnskolen, videregående skole og ordinære personruter ved at alt samles på fylkeskommunens hånd. Problemstilling 2 Her hentes kriteriene fra fylkestingets vedtak 57/2006 Rasjonell skoleskyss hvor det ble vedtatt: Fylkestinget tar orienteringen om rasjonalitet i skoleskyssen til etterretning og ber om at det iverksettes tiltak for å realisere besparelser ved ikke lenger å dekke merkostnadene knyttet til midtskyss. I tillegg vises det til fylkestingets skyssereglement med veileder for elever i grunnskolen som beskriver ansvaret for midtskyss. Det er innhentet et brev fra utdannings- og forskningsdepartementet til fylkesmannen i Rogaland som omhandler midtskyss. Problemstilling 3 Her hentes kriteriene fra fylkestingets budsjettvedtak 2006 som sier noe om rapportering til politisk nivå og vi ser på den interne budsjettoppfølgingen av tjenesten grunnskoleskyss er i samsvar med god budsjettstyring. Vi har for hver problemstilling operasjonalisert ovennevnte vurderingskriterier. 2.4 Gjennomføring og metode Vi har i prosjektet gjennomført samtaler/intervju med konstituert leder regional utvikling og nøkkelpersoner i samferdselsteamet for å innhente data som belyser kriteriene i prosjektet. Vi har 9 - forvaltning av grunnskoleskyss -

videre hatt samtaler/intervju med seks utvalgte kommuner og fire transportselskap for å få informasjon om samarbeidet fungerer hensiktsmessig. Vi har innhentet dokumentasjon på endringer av midtskyss i STFK og har sett på budsjettoppfølging av grunnskoleskyss i kollektivtransporten. Vi har også gjennomført en dokumentanalyse av saker som er behandlet i Fylkestinget for kollektivtransport som omhandler problemstilling 1, 2 og 3. 3. Organisering av skoleskyssordningen i STFK 3.1 Datainnsamling 3.1.1 Revisjonskriterier Lov om grunnskoler og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) 13-4 Ansvaret for skoleskyss Fylkeskommunen skal organisere skoleskyssen i samråd med kommunen. Dersom kommunen og fylkeskommunen ikkje blir samde om korleis skoleskyssen skal organiserast og finansierast, kan departementet gi pålegg. Kommunen er ansvarlig for skyss av grunnskoleelevar og vaksne som har rett til skyss på grunn av særleg farleg eller vanskeleg skoleveg. Kommunen er ansvarleg for å oppfylle retten til skyss av førskolebarn etter 7-6. Kommunen skal oppfylle retten til reisefølge og tilsyn for førskolebarn, grunnskoleelevar og vaksne. Ellers er fylkeskommunen ansvarleg for skyss, reisefølgje og tilsyn etter reglene i kapitel 7. Kommunane betalar refusjon etter persontakst for grunnskoleelevar og vaksne som blir skyssa av fylkeskommunen. Skyssreglement med veileder for elever i grunnskolen vedtatt i FT-sak 38/06 og gjelder fra skoleåret 2006/2007 I organisering av skoleskyssen vil revisor i problemstillingen legge vekt på kommunens samarbeid med rutebilselskapet om behovet for skoleskyss samt at kommunene benytter seg av det vedtatte skyssreglementet til STFK for tildeling av skoleskyss. Samferdselsdepartementets rundskriv N-4/85 - endringer i reglene om skoleskyss i grunnskolen Endringene i grunnskolelovens 4 innebærer at fylkeskommunen i hovedsak overtar ansvaret for skyss av elever i grunnskolen. Siktemålet med ansvarsoverføringene på skoleskyssområdet er at man herigjennom skal legge forholdene til rette for en samordning av skyssen i grunnskolen, videregående skole og ordinære personruter ved at alt samles på fylkeskommunens hånd. Kommunen skal ha finansielt medansvar for skoleskyssen idet kommunen skal dekke vanlig billett på angjeldende strekning for sine elever. Revisor vil belyse følgende kriterier nærmere i problemstillingen: Fylkeskommunen skal organisere skoleskyssen i grunnskolen i samråd med kommunene. Grunnskolens tildeling av skoleskyss er i samsvar med skyssreglementet til STFK Behovet for skoleskyss i grunnskolen formidles til transportselskapene. Skoleskyssen for grunnskolen, videregående skole og persontrafikk er samordnet. 3.1.2 Data Fylkeskommunen skal organisere skoleskyssen i grunnskolen i samråd med kommunene STFK anskaffer vanlig passasjertrafikk, grunnskoleskyss og videregående skyss samt behov for underleverandører samlet fra det enkelte rutebilselskap. Det er rutebilselskapene som har det økonomiske ansvaret for tjenesten. Konsesjon for rutetransporten tildeles etter yrkestransportloven. Fylkestinget har valgt å ikke konkurranseutsette rutetjenesten i STFK. Det er inngått en kvalitetsavtale mellom STFK og busselskapene i Sør-Trøndelag som regulerer avtaleforholdet. Kvalitetsavtalen ble inngått 01.01.2001. Det skal inngås nye avtaler som gjelder fra - forvaltning av grunnskoleskyss - 10

01.01.2008. I tillegg inngås en egen avtale hvert driftsår med busselskapene som regulerer antall ruteproduksjon og vognkilometer, inntekter, kostnader og tilskudd. Det skal og foretas en avregning i januar etter driftsåret som regulerer endringer på pris for diesel og avtalte skoleskyssinntekter, samt revisorbekreftede kostnader knyttet til ferje- / bompenger. Det er rutebilselskapene som samordnet rutetjenestene for skoleskyss i videregående skole og grunnskole samt passasjertrafikk. Behovet for skoleskyss i grunnskolen og videregående skole sendes fra den enkelte kommune og videregående skole til rutebilselskapene og samordnes der. STFK har startet forhandlinger med rutebilselskapene om nye avtaler som skal gjelde fra 01.01.08. Dette arbeidet er ikke ferdig enda. Det kan være behov for en tettere oppfølging mot rutebilselskapene, hvis enkelte rutetjenester konkurranseutsettes. Daglig drift av skoleskyssen består i å godkjenne drosjeskyss med bakgrunn i legeattest samt trafikksikkerhetsskyss. Saksbehandlerne godkjenner også foreldreskyss, dvs. elever som har legeattest kan få skyssen utført av foreldrene. Grunnskolens tildeling av skoleskyss er samsvar med skyssreglementet til STFK STFK sender ut både retningslinjer, veiledere og infoskriv angående skoleskyss til kommunene og grunnskolene. De ser likevel at disse ikke benyttes hos alle saksbehandlere som veileder og tildeler skoleskyssen. STFK sier: Det kan være at dokumentasjonen arkiveres i postmottaket i kommunene eller at dokumentasjonen arkiveres hos rektor i skolen, slik at informasjonen ikke når saksbehandler. Konsekvensen av at kommunene ikke bruker informasjon som sendes ut, kan være at det ikke blir: Lik saksbehandling for tildeling av skoleskyss og at noen elever får skoleskyss som ikke har krav på det. De fleste kommunene i undersøkelsen har mottatt vedtatte reglementet for skoleskyss i grunnskolen med unntak av en kommune. Kommunene som har mottatt reglementet har videresendt disse til skolene i kommunen som tildeler skoleskyssen. Kommunen som ikke har mottatt reglementet opplyser at: Det er mulig at kommunen har mottatt dette, men jeg har ikke fått disse. Det kan skyldes at vi har en intern svikt i rutinene mellom postmottaket og skolekontoret. Det har hendt at vi har fått sett infoskriv fra STFK hos rutebilselskapene som jeg i kommunen ikke har mottatt. Da har jeg tatt kopi av disse. Vi har mottatt infoskriv om hvordan drosjekjøring skal tildeles og gjennomføres vedrørende fakturering og attestering. Transportselskapenes hovedinntrykk er at skolene tildeler elevene skoleskyss etter de retningslinjer som er vedtatt i STFK. Transportselskapene har mottatt retningslinjer for skoleskyss med veileder for tildeling av skoleskyss. Deres oppfatning er at disse og er sendt ut til kommunene. De er mer usikker på om alle rektorene i kommunene har mottatt reglementene. Hvis det er tvil om elever har rett til skoleskyss, tar kommunene ofte kontakt med transportselskapene, de ber kommunene kontakte STFK for å avklare dette. Noen transportselskap sier at: Vi ser at skolene i noen tilfeller kan ha mer pedagogiske begrunnelser for skoleskyss og samordning av dette enn det tildelingsreglementet gir adgang til. Dette vil fra vår side avklares med STFK før kjøring startes. 11 - forvaltning av grunnskoleskyss -

Behovet for skoleskyss i grunnskolen formidles til transportselskapene Det er ulik praksis i kommunene om hvordan behovet for skoleskyss formidles til transportselskapene. Noen kommuner har en skolefaglig ansvarlig som har ansvaret for å samordne og sende behovet for skoleskyss til transportselskapene. Ved endringer av behov for skoleskyss i skoleåret sender skolene disse direkte til transportselskapene. I noen kommuner er det den enkelte skole som sender lister over behov for skoleskyss til transportselskapene og med kopi til skolefaglig ansvarlig. Listene oversendes transportselskapene før skoleslutt. Andre kommuner har ikke en skolefaglig ansvarlig og det er skolene selv som har ansvaret for å oversende behovet for skoleskyss til transportselskapene. Det bekreftes at kontakten om skoleskyssen med transportselskapene har fungert tilfredsstillende for kommunene i undersøkelsen. Det arrangeres møter ved behov og det tas direkte kontakt hvis det er daglige spørsmål som dukker opp ved daglig drift av skoleskjøringen. Transportselskapene mottar meldinger om behov for skoleskyss i skoleåret 2007/2008 innen utgangen av skoleåret 2006/2007 fra kommunene. Transportselskapene gjennomfører informasjonsmøter / telefonkontakt med kommunene, hvor start og sluttid for skoleskyssen samordnes. I møter diskuteres utfordringer i den daglige drift av skoleskyssen. Samordning av skoleskyssen fungerer hensiktsmessig ifølge transportselskapene. Skoleskyssen for grunnskolen, videregående skole og persontrafikk er samordnet Transportselskapene samordner rutetilbudet til grunnskole, videregående skole og persontransport så godt som det lar seg gjøre. Transportselskapene sier: Ved skolestart hentes elever som skal samme vei i samme skolerute uavhengig om de er i grunnskole eller videregående skole. Det er utfordringer ved avslutningen av skoledagen grunnet grunnskole og videregående skole har ulik sluttid. Det kjøres ulike ruter for å betjene hjemreisen til elevene. Alle ruter i ordinær trafikk er åpen for persontrafikk, med noen unntak for skoleruter som fylles med elever alene. Disse rutene kunngjøres ikke i ruteheftet. Transportselskap sier: I utkanter kan skoletransporten være eneste rute som kjøres og da vil denne transporten være tilgjengelig for persontrafikk. Et rutebilselskap har skoleskysstransport både i Nord- og Sør-Trøndelag. Det er stor forskjell på hvordan skoleskyssen håndteres administrativt i de to fylkene. I Sør-Trøndelag har selskapet all administrasjon og oppfølging av skoleskysstransport. I Nord-Trøndelag har selskapet tilnærmet ingen administrasjon av skolekjøringen i forhold til innhenting av skysslister, utdeling av skolekort og takstberegning/oppgjør - NTFK utfører denne jobben selv. Andre kommentarer til samordning av skoleskyssen Noen kommuner har utfordringer som går på at skoleskyssen til en viss grad virker styrende på det pedagogiske innholdet i skolen. En kommune sier: Dette er ikke pedagogiske skal - krav, men kan - krav i lovverket for grunnskolen. Dette medfører at kommunen ikke klarer å følge opp nye pedagogiske krav i grunnskolen i samme grad grunnet STFK samordning av grunnskoleskyss, videregående skoleskyss og persontrafikk. - forvaltning av grunnskoleskyss - 12

Flere kommuner har ønsket å ha en egen kontaktperson i STFK for å avklare prinsipielle spørsmål vedrørende gjennomføring og tildeling av skoleskyss som i tillegg hadde samordnet skoleskyssen med transportselskapene, i og med at det er STFK som har ansvaret for anskaffelsen av rutetrafikken. En kommune stiller spørsmål ved om bussene som benyttes til skoleskyssen har den sikkerhet som kreves, ved at belte er installert i alle seter. I de nyeste bussene er dette installert mens de gamle bussene mangler belte. Kommunen sier: Vi får meldinger om at mange av bussene som brukes til skolekjøring ikke har belte installert. Dette er et viktig område i vår kommune som har såpass lange transportavstander med til dels krevende veistrekninger. Utforkjøring hos oss vil kunne få fatale konsekvenser med mange bratte skrenter. I 2006 ble det startet et prosjekt i STFK med å innføre skyssvedtak på nettet for alle elever ved videregående skoler i Trondheim. Avstanden måles ved hjelp av GIS. Når elevene har akseptert skoleplass ved førsteinntaket blir det sendt ut et regneark til hver enkelte skole i Trondheim med oversikt over elever som bor minst 6 km fra skolen. Det blir sendt ut et nytt regneark etter andreinntaket. Skolene utsteder skyssbevis på bakgrunn av regnearkene fra enhet for regional utvikling. STFK sier: Dette sikrer at vi får en felles praksis for tildeling av skoleskyss og en kontroll over hvor mange som får tildelt skoleskyss. Vi vurderer dette som et hensiktsmessig system for å tildele skoleskyss til elevene i videregående skole. GIS - systemet kan ikke beregne adresser som ikke er gateadresser. Det betyr at STFKs GIS - konsulent har en stor jobb med en finne ut gårds- og bruksnummer for elever som kun har stedsadresse. Systemet beregner ikke avstand for elever i grunnskolen. 3.2 Revisors vurderinger Det er STFK som har ansvaret for å samordne skoleskyssen i grunnskolen. Dette gjøres ved at STFK anskaffer skoleskyssen fra rutebilselskapene basert på en kvalitetsavtale for perioden og en egen avtale for hvert driftsår. STFK kjøper administrativ tjeneste av rutebilselskapene som selv samordner skolekjøring fra grunnskole og videregående skole i kommunen. Rutene er åpen for persontrafikk. Kommunen synes at ordningen fungerer i hovedsak hensiktsmessig. Det er revisors inntrykk at samordningen ved anskaffelse og administrasjon av skolekjøringen er i samsvar med opplæringsloven og fungerer i hovedsak hensiktsmessig i dag. Det er likevel flere momenter som taler for at STFK bør har en sterkere administrativ koordinator rolle for samordning av rutetilbudet. Et moment er å sikre at saksbehandlingen ved tildeling av skoleskyss utføres i samsvar med retningslinjene. I dag tildeler kommunene skoleskyss til elever ved busstransport, dette er basert i all hovedsak på tildelingsreglementet for skoleskyss vedtatt av STFK. Både kommuner og transportselskap opplyser at noen av skolene ikke benytter seg av retningslinjene. Det er viktig for STFK å sikre at samme reglene for tildeling av skoleskyss anvendes likt av alle skolene i hele fylket, for å sikre at de som har krav på skoleskyss får dette. Det vil være viktig å gi kommunene en opplæring i bruk av tildelingsreglementet med veileder for skoleskyss og diskutere prinsipielle spørsmål vedrørende tildeling av skoleskyss i grunnskolen i disse møtene. Et annet moment er at det kan være et behov for at STFK å koordinere behovene for skoleskyss fra kommunene, for å samordne en kostnadseffektiv skoleskyss med pedagogiske krav og forutsetninger til kommunene. Dette må samordnes med STFKs behov for skyss i videregående skole for å gjennomføre en effektiv skoleskyssordning. Koordinators rolle kan ses i sammenheng med mulighet for GIS måling mellom hjem og skole for å sikre at tildelingen av skoleskyss er i samsvar med lov og retningslinjer. Revisor ser at dette vil kreve 13 - forvaltning av grunnskoleskyss -

ressurser fra STFK og må sees i sammenheng med en ny vurdering av dagens kontrakter med rutebilselskapene, hvor det i dag er lagt inn ressurser for å administrere skoleskyssen. Transportselskapene er i kontrakten pålagt en effektivisering av tjenesten på 0,75 % året. Det kan være viktig at STFK koordinerer dette selv, slik at skoleskyssen utføres mest mulig kostnadseffektivt. Revisor ser at fylkestinget har behandlet spørsmål anskaffelsesform i forbindelse med saken om organisering av ny innkjøpsorganisasjon for kollektivtransporten i Sør-Trøndelag som er beskrevet i kapitel 1.3.Behovet for at STFK skal administrere rutetilbudet forsterkes om anbud velges ved anskaffelse av rutetrafikken. Det er STFK som har ansvaret for skolekjøringen og det kan etter revisors oppfatning være viktig med en tettere oppfølging fra STFK i administrasjonen av skoleskyssen grunnet de ovennevnte momentene. I dag er det transportselskapene som administrerer skoleskyssen. 4. Midtskyss - oppfølging av FT-sak 57/06 4.1 Datainnsamling 4.1.1 Revisjonskriterier FT-sak 57/06 Rasjonell skoleskyss? Oppfølging av fylkestingssak 49/05 I saken beskrives det at kostnaden ved midtskyssen i fylket er antakelig på 2-3 mill kr. Dette er avhengig av hvilken tilpasning kommuner velger for å dekke merkostnadene ved midtskyss. Vedtak Fylkestinget tar orienteringen om rasjonalitet i skoleskyssen til etterretning og ber om at det iverksettes tiltak for å realisere besparelser ved ikke lengre å dekke merkostnadene knyttet til midtskyss. FT-sak 38/06 Fylkeskommunens skyssreglement med veileder - gjelder for grunnskolene i Sør- Trøndelag og gjøres gjeldende fra og med skoleåret 2006/2007. I Veileder til skyssreglement - beskrives: Begrepet midtskyss er skyss utenom skolens ordinære start og sluttider, og som medfører ekstra kostnader. Dersom en skoleeier legger opp til slik skoleskyss, dekker ikke fylkeskommunen merkostnader knyttet til skyssen. Revisor vil i problemstillingen belyse STFK tiltak og prosess for å overføre ansvaret for midtskyss til kommunene, som er en oppfølging av FT-sak 57/06. Utdannings og forskningsdepartement har i brev om begrepet "midtskyss" uttalt følgende til Fylkesmannen i Rogaland den 15.06.04: Midtskyss er beskrevet i rundskriv N-1/90 som "skyss mellom skole og heim midt på dagen og utenom vanlig tid for skolestart og slutt" Rundskrivet var utarbeidet som veiledning til tidligere lovgivning enn dagens opplæringslov. Ved vedtakelse av ny opplæringslov er det opplæringslovens regler om skyss som gjelder. Opplæringsloven bruker ikke begrepet "midtskyss". Begrepet har intet selvstendig juridisk innhold, men er kun en beskrivelse av en skyss som foregår enten midt på dagen eller utenom vanlig tid for skolestart og skoleslutt. En bør derfor utvise forsiktighet ved bruken av begrepet. I brevet vises det til at det kan være ventetid før undervisningen tar til og etter at undervisningen er slutt jfr opplæringsloven 7-4. Det er imidlertid i forarbeidene lagt vekt på at det skal være minst mulig ventetid før og etter skoletid. Dersom elever/foreldre mener at ventetiden er uakseptabel lang, må de klage på dette til den myndighet som er klageinstans for vedtaket om skoleskyss. I de tilfeller der klagen fører frem og - forvaltning av grunnskoleskyss - 14

eleven får medhold i at ventetiden er uakseptabel lang, er det fylkeskommunen som har ansvaret for å organisere skoleskyssen. Kommunen skal betale vanlig persontakst per reisedag i skoleåret. Dette følger av reglene om ansvaret for skoleskyssen etter 13-4. Departementet forutsetter at kommunen og fylkeskommunen samarbeider om organisering av skyssen. Jf. Opplæringsloven 13-4 andre ledd. Fylkesmannen kan gi pålegg, jfr. Opplæringsloven 13-4 andre ledd og rundskriv F-37-02. Revisor vil belyse følgende kriterier nærmere i problemstillingen: STFK har satt i gang tiltak for å overføre ansvaret for midtskyss til kommunene. 4.1.2 Data STFK har satt i gang tiltak for å overføre ansvaret for midtskyss til kommunene. STFK har sendt ut brev til kommunene med informasjon om endringen av midtskyss, det gjennomføres møter med kommunene for å diskutere endringen av ansvaret for midtskyss og resultatet av dette. STFK skal starte arbeidet med å fatte vedtak angående midtskyss for hver kommune, som beskriver kommunens ansvar for midtskyss. Vedtaket sendes kommunene og vil gjelde for skoleåret 2007-2008. I møtene med kommunene, er erfaringen at noen kommuner er uenige i endringen av ansvaret for midtskyss. Kommunene argumenterer blant annet mot endringen med at: Kommunene har fått statlige pålegg i kunnskapsløftet om gjennomføring av skoledagen som omhandler skoledagens lengde og alternative læringsarenaer som vanskeliggjør endringen av ansvaret for midtskyss. Det er Fylkesmannen i Sør-Trøndelag som har avgjørelsesmyndighet i klagesaker for skoleskyss i grunnskolen. STFK mener de har lagt vekt på å ha et godt samarbeid med kommunene vedrørende gjennomføring av skoleskyssen. De er avhengig av et godt samarbeid for å koordinere oppstart og hjemkjøring av elever i grunnskolen og videregående skole til en effektiv skoleskyss til lavest mulig kostnad. STFK mener de har hatt en god dialog med rutebilselskapene, for å få gode tilbud til kommunene for anskaffelse av midtskyss. Det STFK reduserer tilskuddet for midtskyssen til rutebilselskapene, får kommunene i tilbud fra transportør for å utføre midtskyss i egen kommune. Kostnadene for kommunene i Sør-Trøndelag vil variere fra kr 0-400 000 for overføring av ansvaret for midtskyss. STFK sier de bevisst har lagt beløpet lavt slik at overgangen gjennomføres i størst mulig grad basert på en samarbeidstanke om skoleskyssen. STFK prognose i skrivende stund er at det kan spares kr 1-2 mill på endringen av ansvaret for midtskyss. Hordaland og Rogaland fylkeskommune har i dag endret ansvaret for midtskyss og vedtatt at kommunene selv skal ha ansvaret for midtskyss. Flere fylkeskommuner har vedtatt den samme endringen i sine retningslinjer for grunnskoleskyss, men har ikke pålagt kommunene å dekke disse kostnadene. Kommunenes kommentarer til endring av ansvaret for midtskyss To av kommunene har ikke midtskyss, en av kommunene sier at de gir de yngste elevene: En leketime mens de venter på felles skoleskyss ved skolens slutt. 15 - forvaltning av grunnskoleskyss -

Leketimen er et gratis tilbud fra kommunen til elever og foreldre. Elevene er veldig fornøyd med leketimen, alle elever som har anledning deltar. Kommunen mener at foreldrene og er fornøyd med denne ordningen. Den andre kommunen har i dag felles skyss ved oppstart og ved avslutning av skoledagen for alle elevene. Dette betyr at de minste elevene i dag har 6 timers skoledag. De minste elvene får flere hele dager fri i løpet av skoleåret slik at årtimetallet stemmer med retningslinjene. Kommunen mener at læringseffekten reduseres ved lange skoledager for de minste elevene. Flere av kommunene har sagt at de er prinsipielt uenige i at de skal ha det økonomiske ansvaret for midtskyss. De vil ta opp dette med STFK. En kommune mener at materiell og mannskap i transportselskapene nå blir utnyttet maksimalt. Hvis kommunen ikke skal ha midtskyss og skal hente/kjøre heim flere elever samtidig, må det kjøpes inn flere busser og tilsettes flere personer ved transportselskapet som fordyrer den ordinære skoleskyssen. Flere kommuner nevner også at opplæringsloven ikke har noe begrep som heter midtskyss. Dette medfører at de er uenig i at de skal ha ansvar for dette. Kommunene er og av den oppfatning at de må ha tilpasset skyss når skoledagen starter og slutter for elevene i grunnskolen. 4.2 Revisors vurderinger Revisor mener at STFK har satt i gang tiltak for å overføre ansvaret til kommunen for midtskyss. Brev er sendt ut til kommuner og møter er gjennomført og gjennomføres i skrivende stund. Det gjenstår å fatte vedtak som oversendes kommunene. STFK antar at de kan spare ca 1-2 mill ved endring av ansvaret. STFK sier de har gjort dette i samarbeid med kommunene og er utført i skrivende stund i samsvar med fylkestingets vedtak. Revisor ser viktigheten av at enkeltvedtak blir fattet og oversendt kommunene slik at disse får virkning for skoleåret 2007/2008. Det diskuteres i kommunene revisor har vært i kontakt med om en prinsipiell avklaring rundt endringen av ansvaret for midtskyss. Regelverket for midtskyss er uklart, utdannings- og forskningsdepartementets har i brev om begrepet midtskyss klargjort dette nærmere. Revisor kan ikke vurdere det prinsipielle rundt midtskyss. Det vil være Fylkesmannen i Sør-Trøndelag som har avgjørelsesmyndighet i klagesaker for skoleskyss i grunnskolen. Revisor ser av brevet fra utdannings- og forskningsdepartementet at begrepet midtskyss ikke er et juridisk begrep og er kun en beskrivelse av skyss utenom vanlig skolestart og skoleslutt. Brevet legger vekt på at det skal være minst mulig ventetid før og etter ordinær skoletid. En effekt av endringen av ansvaret for midtskyss kan være at kommunene velger å endre starttidspunkt og ha lengre skoledager for elevene. Dette kan få den konsekvens at transportselskapene må kjøre flere ruter ved oppstart og slutt. STFK må undersøke effekten av dette nærmer og i samarbeid med kommunene. Kommunens pedagogiske utfordringer for gjennomføring av skoledagen kan medføre et endret behov for skoleskyss. Disse forholdene tilsier at det er behov for at STFK involverer seg i arbeidet med å finne gode skoleskyssordninger. 5. Økonomirutiner for grunnskoleskyss i STFK 5.1 Datainnsamling 5.1.1 Revisjonskriterier Regelen for økonomiske delegasjonsreglementet for 2007 vedtatt i strategiplan 2007-2010 i fylkestinget i sak 76/06: Det forutsettes at strategiplanen, med det som vil ligge i det endelige budsjettvedtaket, skal utgjøre fylkeskommunenes økonomiske delegasjonsreglement. Det vises i denne sammenheng spesielt til inndelingen i tjenesteområder. Det innebærer at fylkestinget fatter vedtak på netto driftsutgift for - forvaltning av grunnskoleskyss - 16

hvert tjenesteområde, og med de føringer som ligger i den tilhørende tekst i dokumentet. Dette innebærer at fylkesrådmannen har omdisponeringsadgang innenfor tjenesteområdet for å kunne se til at fylkestingets intensjoner og fylkeskommunens interesser ivaretas. Dersom han er i tvil om hva fylkestinget kan ha ment, forelegges saken fylkesutvalget. Omdisponering mellom tjenesteområder og disponering av endringer i frie inntekter ligger til fylkestinget hvis ikke annet fastlegges i vedtaket. Fylkesrådmannen har omdisponering innenfor tjenesteområdene når det skjer for å oppfylle fylkestingets vedtatte mål og intensjoner. Mindre avvik fra dette kan godkjennes av fylkesutvalget. Årshjulet Årshjulet med definerte aktiviteter beskriver de sentrale styringsrutinene for fylkestinget. Disse rutinene etablerer forutsetninger for kommunikasjonen mellom fylkestinget og fylkesrådmannen og organisasjonen for øvrig. Fylkesrådmannens oppfølging av enhetene Fylkeskommunen har et felles økonomi- og regnskapssystem for sin virksomhet. Budsjettall legges inn i økonomisystemet slik at påløpte utgifter skal kunne sammenholdes med budsjettmidlene som står til disposisjon. Budsjettallene legges inn i økonomisystemet sentralt av plan- og styringsavdelingen i fylkeshuset for den enkelte enhet. Sør-Trøndelag fylkeskommune er organisert etter en tonivåmodell. Det vil si at beslutnings- og rapporteringslinjer går direkte fra den enkelte enhet til fylkesrådmannen. Utgifter til grunnskoleskyssen er en tjeneste som ligger under tjenesteområdet til kollektivtransporten. Fylkestinget vedtar budsjettet for tjenesteområdet kollektivtransporten og administrasjonen gir tilbakerapportering og forklaringer på avvik på budsjettvedtaket. Operasjonaliserte kriterier vil være: Utvikling av budsjett og regnskap for regnskapsåret 2004-2006 for grunnskoleskyssen. Fylkesrådmannens oppfølging av budsjettet til regional utvikling med fokus på kollektivtransporten generelt og grunnskoleskyssen spesielt samt rapportering til politisk nivå. Regional utvikling må ha en intern oppfølging av utgifter til skoleskyss i grunnskolen. 5.1.2 Data Utvikling av budsjett og regnskap for regnskapsåret 2004-2006 for grunnskoleskyssen Tabellen 1 viser nettodriftsutgift og budsjettet til tjenesten skoleskyss i grunnskolen i STFK i perioden 2004-2006. ÅR 2004 2005 2006 Netto driftsutgift 6 330 372 6 868 081 7 560 689 Økning i totale utgifter i regnskapet 537 709 692 608 Revidert budsjett 5 748 794 4 515 722 4 584 000 Merforbruk 581 578 2 352 359 2 976 689 Tabellen viser at utgifter til skoleskyss i grunnskolen hadde et merforbruk fra 0.5 mill til 2,9 mill i perioden 2004 til 2006. Økningen i regnskapet fra 2004 til 2005 er på 537 081, økningen på regnskapet fra 2005 til 2006 er på 692 608. Fylkesrådmannens oppfølging av budsjettet til regional utvikling med fokus på kollektivtransporten generelt og grunnskoleskyssen spesielt samt rapportering til politisk nivå. Regional utvikling og de andre enhetene i STFK rapporterer til fylkesrådmannen 2 ganger i året. Halvårsrapporten og årsrapporten er en fullstendig BMS - rapport hvor enhetene rapporterer på samtlige måleindikatorer i styringskortene (rapportering på styringsperspektivet økonomi omfatter noe mer enn avvik mellom budsjett og regnskap). I tillegg lager enheten en mer fullstendig rapport på 17 - forvaltning av grunnskoleskyss -

økonomisituasjonen i egen enhet. Når fylkesrådmannen legger frem den samlede rapporten for politikerne er denne ordnet etter tjenester (4 forskjellige styringskort). I tillegg er det en mer utførlig økonomirapportering på den totale virksomheten. Rapporten til politikerne utarbeides av Plan- og styringsavdelingen med utgangspunkt i enhetenes rapporter. I tillegg til BMS - rapportene framlegges det en avviksrapport for politikerne på økonomi (budsjett / regnskap) to ganger i året. I 2006 ble dette planlagt 30. april med behandling i Fylkesutvalget i juni og per 30. september med behandling i Fylkesutvalget den 14. november. Denne rapporten utarbeides av Plan- og styringsavdelingen. Enhetene trekkes inn i arbeidet dersom det er avvik som må forklares. Enhetene er pålagt å informere og forklare eventuelle avvik til fylkesrådmannen så snart slike avvik oppstår. Tabell 2: Årsrapport 2005 behandlet i FT - sak 16/06 Tjenester Regnskap 2004 Regnskap 2005 Budsjett 2005 Avvik kollektivtransport 155 855 158 873 142 834-16 039 Administrative kommentarer: Kollektivtransporten hadde i 2005 et merforbruk på 16 mill kr. Herav 7 mill kr overført merforbruk fra 2004. Hvorvidt det er hensiktsmessig å overføre merforbruk til neste år for de tjenestene som har store ubalanseproblemer kan diskuteres. Merforbruket for grunnskoler er på 2,3 millioner. Prinsippene for overføring må imidlertid stå fast, og det må vurderes hva som er årsak til merforbruket. Dersom det skyldes uforutsette forhold som enheten ikke kan påvirke bør mer/ mindreforbruk strykes. Tabell 3: Virksomhetsrapport 1. halvår 2006-01.01-30.06.06 FT - sak 78/06 Tjenester Regnskap 2006 Budsjett 2006 Avvik kollektivtransport 99 795 81 228-18 567 Administrative kommentarer: I juni 2006 ble det rapportert om et forventet merforbruk for kollektivtransporten, noe som utløste en ekstrabevilgning på 7,8 mill kr. Det innebærer at prognosen for 2006 er i balanse i forhold til budsjett 2006, men det vil fremdeles være et akkumulert underskudd på i underkant av 5 mill kr. Tabell 4: Årsrapport 2006 behandlet i FT-sak 28/07 Tjenester Regnskap 2005 Regnskap 2006 Budsjett 2006 Avvik kollektivtransport 158 873 167 707 162 667-5 040 Administrative kommentarer: For kollektivtransporten ble det i juni 2006 rapportert om et forventet merforbruk, noe som utløste en ekstrabevilgning på 7,8 mill kr. Det innebærer at forbruket i 2006 er i balanse i forhold til budsjett, men det er fremdeles et akkumulert merforbruk på i underkant 5 mill kr. Det nevnes i årsrapporten 2006 at enhet for regional utvikling har organisasjonsmessige utfordringer for blant annet lederutvikling og organisering av ledelse, arbeidsverktøy og fysisk arbeidsmiljø samt kontorstøtte og administrative rutiner. Fylkesrådmannen orienterte fylkesutvalget muntlig om virksomhetsrapporter i juni og november 2006. Regional utviklings interne oppfølging av utgifter til skoleskyss i grunnskolen og kollektivtransporten Det er leder regional utvikling som har budsjettansvaret for enheten. Det rapporterer til politisk nivå to ganger i året. De følger opp regnskapet internt hver måned hvor rapporter hentes fra rapportmodulen i regnskapssystemet. Regional utvikling sier: Vi har mye å gå på for å få gode data fra rapportene i rapportmodulen. Vi har ny rapportgenerator, men den er ikke tilpasset vårt behov. - forvaltning av grunnskoleskyss - 18

Enheten rapporterer to ganger til fylkesrådmannen som tilsvarer halvårsrapporteringen. Enheten har i tillegg hatt en regionaldirektør som har fulgt opp enheten spesielt. Regionaldirektør har sluttet i sin stilling. Plan og styring følger opp området for regional utvikling og er sentral i dette arbeidet. Revisor ser av rapporter som er tatt ut den 17.04.07 for tjenesteområdet kollektivtransporten, at budsjettet ikke er lagt inn for tjenesten. Differansen mellom regnskapstallene for 2004 og 2005 er på kr 537.709. Differansen mellom regnskapstallene for 2005 og 2006 er på kr 692.608. Det har vært en jevn økning hvor hovedvekten av utgiftene gjelder drosjeskyss i følge samferdselsteamet. Det hender at samferdselsteamet får spørsmål om hvordan utgiftene til drosjekjøring utvikler seg. De har et eget regneark som viser oversikt over alle kommunene og utgifter til drosje og foreldrekjøring for hver måned i skoleåret. Denne informasjonen rapporteres tilbake både skriftlig og muntlig. Det er ikke noe fast system på rapporteringen. Det savnes en bredere diskusjon hvor avvik mellom regnskap og budsjett er tema. Det er viktig å huske at utgifter til skolekjøring er en lovpålagt oppgave. Slik at utgiftene til tjenesten må dekkes uavhengig om budsjettet brukes opp. STFK har innført en ny rapporteringsmodul i WEB som heter EDB - rapport. Der kan enhetene som har budsjettansvar ta ut rapporter for sine ansvarsområder. Rapportmodulen i WEB var ny i fjor og det gjennomføres intern opplæring i bruk av den. Opplæringen er ikke gjennomført i alle enhetene og det vil gjennomføres nye kurs i løpet av 2007. Regnskapstjenesten hjelper alle enheter som ber om dette og som ikke får til å ta ut rapporter for sine tjenesteområder i rapportmodulen. I rapportmodulen er det ferdig definerte rapporter for hvert ansvarsområde, overordnet og detaljrapport. I tillegg kan spesialtilpassede rapporter lages hvis dette er ønskelig for tjenesteområdene. Rapportene kan deles inn i: Regnskaps- og budsjettinfo som viser totale utgifter for ansvar og tjenester sammenlignet med opprinnelig budsjett for hver måned og for flere måneder. Månedsrapport som viser regnskapstall, revidert budsjett og opprinnelig budsjett for ansvar samt oppdelt på tjenestenivå med en oppdeling på sum art. Det kan i tillegg tas ut rapporter for alle bilag og bilagskontroll ut fra kontonummer. Drillrapporter hvor enhetene kan ta ut totalutgifter og søke helt ned til regnskapsdetaljer. 5.2 Revisors vurderinger Regnskapet viser en økning for grunnskoleskyss i grunnskolen fra 2004 til 2005 på 0,5 mill og fra 2005 til 2006 på 0,7 mill. Budsjettet viser et merforbruk fra 0,5 mill i 2004 til 2,9 mill i 2005. Det er en negativ utvikling for grunnskoleskyssen som gjør at den nye faggruppen for samferdsel bør fokusere på å finne løsninger for å redusere gapet mellom regnskapsførte utgifter og budsjettet. Det rapporteres til fylkestinget for kollektivtransporten i årsrapporten 2005 og 2006 og virksomhetsrapporten 1. halvår 2006 og det gis forklaringer på avvik. Dette er i samsvar med STFKs økonomiske delegasjonsreglement. Grunnskoleskyssen er en del av tjenesteområdet til kollektivtransporten. Vi ser av tabell 2, 3, og 4 at kollektivtransporten har et merforbruk som er redusert fra årsrapport 2005 på 16 mill til 5 mill i årsrapport 2006. Merforbruket i perioden viser positiv utvikling for kollektivtransporten. Det er likevel viktig at STFK ser på løsninger for å redusere merforbruket for tjenesteområdet. Vi ser av regional utviklings interne oppfølging av tjenesten grunnskoleskyss og tjenesteområdet kollektivtransport, at budsjettet følges opp internt månedlig. Regional utvikling sier de har problemer med å ta ut gode rapporter fra den nye rapportmodulen. Revisor ser av rapporteringsmodulen at det kan hentes ut rapporter som viser avvik på regnskap og budsjett for ansvarsområde, tjenesteområde 19 - forvaltning av grunnskoleskyss -

og tjeneste. Dette skal i utgangspunktet være tilstrekkelig for å gjennomføre god budsjettstyring. Det er viktig at det gis opplæring til de nye faggruppelederne slik at de bruker økonomirapporter i rapporteringsmodulen til aktiv økonomistyring. Faggruppen (leder) kan i tillegg få laget rapporter i samarbeid med regnskapstjenesten slik at man unngår å lage egne regneark med oversikt over utgifter til de ulike tjenestene. Det er viktig at den nye faggruppen gjennomfører rapporteringer som omhandler regnskap og budsjett og som følger opp avvik. Disse må tilpasses den nye administrative organiseringen fra 01.05.07. De nye faggruppene kan i interne møter gå gjennom status økonomi og budsjett, noe som vil styrke både fagleders og ansattes fokus på økonomistyring. Revisor ser at budsjettet for 2007 ikke er lagt inn per 17.04.07 for kollektivtransporten og for tjenestene der. Dette vanskeliggjør den interne månedlige budsjettoppfølging av tjenesteområdet og tjenestene. Det er viktig at budsjettet legges inn i regnskapssystemet slik at enheten kan ta ut gode rapporter som viser avvik på budsjett / regnskap fra januar. Dette gir mulighet til å korrigere kurs hvis rapportene viser et merforbruk på tjenesteområde og tjeneste. For å korrigere kurs er det viktig at enhetene får rapporter som viser avvikene så tidlig som mulig i regnskapsåret. For at rapportene skal være et best mulig styringsredskap for enhetene, bør budsjettet legges inn i regnskapssystemet fra januar for alle tjenesteområder i STFK. Fagleder påpeker i sitt høringssvar at budsjettet ikke er lagt inn er et unntak, tidligere år har budsjettet vært lagt inn i regnskapssystemet i januar. 6. Høring Høringsutkast ble sendt Sør-Trøndelag fylkeskommune den 30.04.07 med svarfrist 21.05.07. Høringsvar ble mottatt i brevs form den 22.05.2007. Høringsbrevet er skrevet av Odd Moldestad som er fagleder - samferdsel og underskrevet av økonomidirektør Harald Hegle og er datert 21.05.2007. Høringssvarene er beskrevet fullstendig i vedlegg 1. Et moment i høringssvaret er: Når det gjelder delproblemstilling 3. som i hovedsak er knyttet til økonomistyring og interne rapporteringsrutiner i Regut for dette saksfeltet,er rapportens beskrivelse noe unyansert. Dersom det er ønskelig å rette opp dette, bes dere ta kontakt med undertegnende. Revisor har tatt kontakt med faglig leder samferdsel og økonomidirektør og fått muntlig informasjon om følgende forhold som er unyansert i rapporten: Det er en ny administrativ organisering fra 01.05.07 som innebærer at enhet for regional utvikling består av 4 faggrupper som ledes av hver sin faggruppeleder. Hver av disse lederne har fag-, personal- og budsjettansvar for respektive gruppe, og rapporterer til direktøren for regional utvikling (fylkesrådmannsgruppen). Det er ingen enhetsleder i Regional utvikling. Fagleder påpeker at det er kun et unntak at budsjettet ikke er lagt inn i regnskapssystemet, tidligere år har budsjettet vært lagt inn i regnskapssystemet i januar. Revisor har endret delproblemstilling 3 slik at den er i samsvar med høringssvaret. 7. Konklusjon og anbefalinger Problemstillingene i forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært om STFK organiserer skoleskyssordningen i grunnskolen i samråd med kommunene, er det gjennomført tiltak for midtskyss jfr FT-sak 57/06 og om STFK følger opp budsjettet til skoleskyss i grunnskolen i samsvar med økonomirutinene. Konklusjon på problemstilling 1 er at STFK organiserer skoleskyssordningen i grunnskolen i samråd med kommunene. - forvaltning av grunnskoleskyss - 20