SAKSDOKUMENT Møteinnkalling Plan og byggekomite har møte den 23.01.2007 kl. 13.00 i møterom Formannskapssalen Eventuelle forfall meldes til tlf. 78455193. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/07 03/3254Unntatt off. Ofl 6.2 SAGA SKOLE OG GRENDEHUS - TILDELING KONTRAKT TOTALENTREPRISE Alta rådhus, politisk sekretariat, 23. januar 2007. Otto Erik Aas /sign. leder Torunn Gallavara sekretær Alta kommune - 9510 ALTA Tlf. 78 45 50 00
SAGA SKOLE OG GRENDEHUS - TILDELING KONTRAKT TOTALENTREPRISE Saksbehandler: Johan Fredrik Nilsen Arkiv: 614 A2 Arkivsaksnr.: 03/3254 Unntatt off. Ofl 6.2 Saksnr.: Utvalg Møtedato 8/03 Plan og byggekomite 17.12.2003 19/05 Plan og byggekomite 10.11.2005 176/05 Formannskapet 07.12.2005 98/05 Kommunestyret 12.12.2005 2/06 Plan og byggekomite 19.01.2006 10/06 Plan og byggekomite 22.06.2006 13/06 Plan og byggekomite 14.07.2006 12/06 Plan og byggekomite 14.07.2006 14/06 Plan og byggekomite 02.11.2006 1/07 Formannskapet 17.01.2007 1/07 Plan og byggekomite 23.01.2007 20/07 Formannskapet 24.01.2007 1/07 Kommunestyret 29.01.2007 1/07 Plan og byggekomite 23.01.2007 Innstilling: Plan og byggekomiteen vedtar å tildele kontrakt for bygging av Saga skole og Grendehus til Byggmester Bengt Andersen AS for en kontraktssum på kr. 75.000.000,- eks mva. Tilbudene fra Skanska Norge AS og entreprenør T. Johansen Drift AS avvises med henvisning til Forskrift om off. anskaffelser 8-10 (1d). Dette med bakgrunn av at tilbudene inneholder uklarheter som medfører at det er tvil om hvordan tilbudene skal vurderes i forhold til øvrige tilbud. Plan og byggekomites behandling den 02.11.2006: Behandling: Forslag fremmet i møtet: Tillegg v/administrasjon v/johan Fredrik Nilsen: Plan- og byggekomiteen gir administrasjonen fullmakt til å inngå kontrakt med valgte entreprenører i henhold til ovennevnte tildelingskriterier. Innstillinga med tillegg vedtatt enstemmig. Plan og byggekomites vedtak den 02.11.2006: Plan og byggekomiteen vedtar å endre vekting av tildelingskriteriene kvalitet, byggetid og pris for totalentreprisen Saga skole og grendehus. Side 2 av 10
Tildelingskriteriene vektlegges som følger: Kvalitet 25% Byggetid 25% Pris 50% Plan- og byggekomiteen gir administrasjonen fullmakt til å inngå kontrakt med valgte entreprenører i henhold til ovennevnte tildelingskriterier. Formannskapets behandling den 17.01.2007: Behandling: Møtet ble lukket i henhold til Kommunelovens 31-3- Rådmannen orienterte om prosjektet. Saken tas til behandling i ekstraordinært formannskapsmøte onsdag 24.1.2007 Formannskapets vedtak den 17.01.2007: Vedlegg: 1. Tilbudsprotokoll 2. Tilbudsbrev Skanska Norge AS 3. Tilbudsbrev Byggmester Bengt Andersen AS 4. Tilbudsbrev T. Johansen Drift AS 5. Tilbudsbrev H. Nilsen AS Andre saksdok.: Bakgrunn: Kommunestyret behandlet bygging av Saga skole og Grendehus i sak 98/05 den 12.12.05, men følgende vedtak: 1. Kommunestyret godkjenner det fremlagte romprogram og skisseforslag for Saga barneskole. Naturskoledelen tas ut av prosjektet og det utarbeides en enklere uteskolefunksjon. Kostnadsestimatet settes til kr. 70,5 mill og innarbeides i økonomiplan i hht. oppstartstidspunktet Side 3 av 10
2. Saga skole gjennomføres som en totalentreprise og plan- og byggekomiteen ber om at prosjektet planlegges for oppstart høsten 2006. På bakgrunn av dette ble det senhøstes 2006 utlyst en åpen anbudskonkurranse for totalentreprise på bygging av skolen. Totalt 8 firmaer var påmeldt konkurransen og fikk tilsendt tilbudsgrunnlag. Ved tilbudsfristens utløp, 5. januar 2007,var det mottatt 4 tilbud hvor følgende ble protokollert: Tilbyder Tilbudssum inkl. mva 1 Skanska Norge AS 87.592.781,- 2 Byggm. Bengt Andersen 93.750.000,- 3 T. Johansen Drift AS 105.460.000,- 4 Harald Nilsen AS 102.427.250,- Høring/merknader: Vurdering: De mottatte tilbud er vurdert ut fra konkurransegrunnlaget som følger Kvalifikasjonsvurdering Tilbydernes kvalifikasjoner etter vurdert i hht. følgende dokumentasjon krevet i tilbudsgrunnlaget. Foretakets økonomiske og finansielle situasjon Faglige kvalifikasjoner Erfaring Teknisk personell og utstyr Rettslige forhold For tilbyder nr. 1 Skanska Norge AS og tilbyder nr. 4 H. Nilsen AS Entreprenørforretning er det intet spesielt å bemerke. Side 4 av 10
For tilbyder nr. 2 Byggmester Bengt Andersen AS og tilbyder nr. 3 T. Johansen Drift AS er det bemerket at disse tidligere ikke har hatt prosjekter av samme størrelse. Byggmester Bengt Andersen AS har i dag ansvar for på-/ til-/og ombygging av Gakori skole, et prosjekt som opplyses å være av samme type og ha vanskelighetsgrad mye likt. Og hvor prosjektet gjennomføres som en delte entreprise hvor Byggmester Bengt Andersen har ansvar for koordinering og fremdrift. Entreprenøren har og dokumentert erfaring fra andre prosjekt, dog av mindre omfang. Når det gjelder tilbyder nr. 3 T. Johansen Drift AS er dette et firma som etter en omorganisering er videreført fra T. Johansen Entreprenør AS. T.J. Drift AS har i hovedsak samme faglige ledelse og arbeidstokk som tidligere og har gjennom vedlagte referanseliste dokumentert lang erfaring fra flere tilsvarende prosjekt På bakgrunn av mottatt dokumentasjon om tilbydernes kvalifikasjoner finner vi at samtlige tilbydere er kvalifisert for å delta i konkurransen. Tilbudet På grunnlag av de mottatte tilbud er fremlagt dokumentasjon gjennomgått med tanke på å avklare eventuelle forbehold og uklarheter. På grunnlag av denne gjennomgang er følgende registrert: Tilbyder nr. 1 Skanska Norge AS I konkurransegrunnlaget er det forutsatt at tilbudets priser skal være fast og ikke gjenstand for prisregulering forutsatt at kontrakt er inngått innen 90 dager fra tilbudets dato. Entreprenøren har tatt forbehold om prisregulering av kontraktssummen i hht SSB`s byggekostnadsindeks for kontor og forretningseiendommer pr 15.12.06. Videre kreves det, på grunn av at det er varslet en betydelig prisstigning på flere typer byggevarer, regulering av uforutsett prisstigning på bygevarer som ikke fanges opp av SSB`s indeks. I seg selv vil dette kunne være en avvisningsgrunn. Imidlertid tilbys et fast tillegg for justering av lønns- og prisstigning på kr. 4.379.625,- inkl. mva, og vi velger derav å innkalkulere dette tilbud inn i den tilbudte fastpris. I tilbudet er det ikke medtatt kostnader for radonsikring noe som tilbyder nr. 2 Byggmester Bengt Andersen AS har imidlertid medtatt dette i sitt tilbud. For at tilbudene skal være sammenlignbare med øvrige tilbud må det således gjøres et tillegg for dette. I tilbudsbrevet Side 5 av 10
fra Skanska er det opplyst at radonsikring i form av radonsperre i grunn tilbys for kr. 560.000,- eks mva. På denne bakgrunn kan vi derfor gjøre følgende beregning: Tilbudssum eks. mva kr. 70.074.225,- Tillegg for: (Pris opplyst i tilbudsbrev) Radonsikring kr. 560.000,- Fast prisstigning kr. 3.503.700,- Korrigert tilbudssum kr. 74.137.925,- I tilbudsbrevet er det medtatt følgende setning: Det vises for øvrig til vedlegg for oversikt over tilbudets innhold. Slik vi forstår dette er det en presisering av at også vedleggene er med på å angi hva som skal inngå i det totale innhold i tilbudet. På generelt grunnlag er det vår oppfatning at det er tvil om hvordan en slik henvisning i tilbudsbrevet skal forstås, isolert dett vil kunne være en avvisningsgrunn. I vår sak må imidlertid den nevnte uttalelse forstås slik at dette er en henvisning til de ulike vedlegg for å få fastsatt innholdet i tilbudet. I vedleggene til tilbudet har tilbyder vedlagt en egen ytelsesspesifikasjon som altså vil måte inngå som en del av tilbudet. I denne ytelsesspesifikasjonen fremkommer bl.a følgende Kostnader for Al-Tel sender ikke medtatt Kostnader for telefonutstyr/apparater er ikke medtatt Kostnader for bygningsmessige hjelpearbeider for el-anlegg er ikke medtatt For øvrig er det uklarheter på en rekke punkt om hvorvidt ytelser er inkludert eller ikke. Slik vi forstår dette, har således Skanska ikke oppfylt minstekravene til kontraktsgrunnlaget ved at man ikke har tilbudt å levere i tråd med forespørselen. Dette vil kunne være en avvisningsgrunn. Oppdraggiver har imidlertid forsøkt å angi en pris for de poster som Skanska ikke har medtatt. For at man overhode skal kunne få et sammenligningsgrunnlag, må man imidlertid, ut i fra en saklig og forsvarlig vurdering, foreta et skjønnsmessig tillegg for de poster som ikke er medtatt. Kostnader anslått av administrasjon er som følger: Al-Tel sender kr. 4.500,- Telefonanlegg kr. 150.000,- Byggn.m. hjelpearb el-arb kr. 750.000,- Sum eks. mva kr. 904.500,- Side 6 av 10
Videre er det tatt forbehold om at effekten på hovedtavle er begrenset til 1000 Amp. Dette kan ikke vurderes på grunn av at dimensjonerende effektbehov ikke er kjent. På bakgrunn av ovenstående er det imidlertid svært vanskelig å vurdere hvorledes tilbudet skal vurderes i forhold til øvrige tilbud, og særlig sett hen til at tilbyder nr 2, Byggmester Bengt Andersen AS som kostnadsmessig, etter at det er gjort de postnødvendige tillegg for Skanska, vil ligge på samme nivå. Når det er sagt, så er også den skjønnsmessige vurderingen av de enkelte posttillegg, heftet med så stor usikkerhet at oppdraggiver har kommet frem til at det kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbud at tilbudet derfor blir å måtte avvises med henvisning til forskrift om offentlige anskaffelser del II 8.10 (1d) Alta kommune er innforstått med at tildelingen skal foretas ut i fra tre tildelingskriterier, hvorav pris er gitt en vekt på 50 %. Siden pris er gitt stor vekt, og tilbyderne Skanska og Byggmester Bengt Andersen AS vil ha noenlunde samme utteling på de øvrige kriteriene, er det oppdragsgivers oppfatning at det må være Skanskas risiko at man ikke har levert et fullstendig tilbud som gjør oppdraggiver i stand til å vurdere dem i forhold til de øvrige konkurrenter. Tilbyder nr. 2 Byggmester Bengt Andersen Tilbyder har ingen forbehold og tilbyr leveranse i hht. tilbudsforespørselen. Teknisk kvalitet: Tilbyder har tilbudt et prosjekt med produkter og løsninger med god kvalitet og i hht forespørsel Tilbudssum eks. mva. kr. 75.000.000,- Byggetid: 595 kalenderdager etter inngått kontrakt Tilbyder nr. 3: T. Johansen Drift AS Tilbyder har levert et tilbud med en rekke forbehold og presiseringer. Tilbudssum eks mva. kr. 84.368.000,- Side 7 av 10
I konkurransegrunnlaget er det forutsatt at tilbudets priser skal være fast og ikke gjenstand for prisregulering forutsatt at kontrakt er inngått innen 90 dager fra tilbudets dato. Entreprenøren har tatt forbehold om prisregulering av kontraktssummen i hht SSB`s totalindeks for boligblokk pr. 15.01.07. For å få et sammenligningsgrunnlag har administrasjonen her foretatt en vurdering av den sannsynlige prisstigning i prosjektet ut fra en forventet prisstigning på 3 4 % pr år. Dersom en legger til grunn ca. 3,5 % pr. år vil dette gi en prisstigning på ca. kr 2.500.000,- eks. mva Konkurransegrunnlaget forutsetter at det skal monteres radonsikring etter behov. Ytelsen skal prissettes og prisen skal fremkomme slik at det er mulighet for fradrag dersom slik sikring ikke er nødvendig. For at tilbudene skal være sammenlignbare med øvrige tilbud må det således gjøres et tillegg for dette. I tilbudsbrevet fra T. Johansen Drift AS er det opplyst kostnader for radonsikring i form av enhetspris. Basert på et areal på ca. 3700 m² vil dette gi en kostnad på ca. 900.000,- eks. mva. Videre er det i tilbudets spesifikasjon opplyst at Al-tel sender og telefonanlegg ikke er medtatt. Kostnadene for dette anslås samlet til kr. 154.500,- eks mva. Avslutningsvis er det i tilbudets spesifikasjon opplyst at bygningsmessige hjelpearbeider for elektrotekniske installasjoner ikke er medtatt. Dette beregnes overslagsvis til å utgjøre ca. 10 % av el- entreprisen som i dette tilfelle er på kr. 6.800.000,- eks mva. Ikke priset (Kostnad anslåtte av adm.) Prisstigning kr. 2.500.000,- Radonsikring kr. 900.000,- Byggesaksgebyr kr. 25.000,- Al-Tel sender kr. 4.500,- Telefonanlegg kr. 150.000,- Byggn.m. hjelpearb el.ainst kr. 680.000,- Sum eks mva. kr. 4.295.500,- Videre er det tatt forbehold om at effekten på hovedtavle er begrenset til 1000 Amp. Dette kan ikke vurderes på grunn av at dimensjonerende effektbehov ikke er kjent. Dette er en skjønnsmessige vurderingen av de enkelte posttillegg, heftet med så stor usikkerhet at oppdraggiver har kommet frem til at det kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbud at tilbudet derfor blir å måtte avvises med henvisning til forskrift om offentlige anskaffelser del II 8.10 (1d) Side 8 av 10
Tilbyder nr. 4: Harald Nilsen AS Tilbyder har ingen forbehold og tilbyr leveranse i hht. tilbudsforespørselen. Teknisk kvalitet: Tilbyder har tilbudt et prosjekt med produkter og løsninger med god kvalitet og i hht forespørsel Tilbudssum eks. mva. kr. 81.941.800,- Byggetid: Kontraktsinngåelse 01.02.07 Oppstart på tomta 15.05.07 Ferdigstillelse bygning 01.04.09 Ferdigstillelse utomhus 15.07.09 Basert på en beregning av 30 kalenderdager pr. mnd gir dette ca. 555 kalenderdager Byggetid I den videre vurdering er kun tilbudene fra Byggmester Bengt Andersen AS og H. Nilsen AS medtatt. Når det gjelder byggetiden har Harald Nilsen AS har i sitt tilbud forutsatt oppstart 01.05.07. Sammenlignet med tilbudt byggetid fra Byggmester Bengt Andersen AS vil det i praksis si at prosjektet ferdigstilles til samme tid. Administrasjonen anser derav at tilbudt byggetid er likeverdig. Teknisk kvalitet Tilbyder nr. 2 Byggmester Bengt Andersen AS og tilbyder nr. 4 Harald Nilsen AS har ingen forbehold og tilbyr således begge kvalitet i hht. forespørsel. Harald Nilsen AS har gjennom en bred dokumentasjon dokumentert hvilke komponenter og overflater som er valgt. Byggmester Bengt Andersen AS har derimot levert lite spesifikasjoner på valg av overflater og materialer, med unntak av spesifikasjon av tekniske anlegg, og må derav oppfattes slik at han vil levere i samsvar med forespørselen. Ut fra dette vurderes tilbudene å være kvalitetsmessig likeverdig. Side 9 av 10
Konklusjon På bakgrunn av ovenstående vurdering skal tilbudene fra tilbyder nr. 1 Skanska Norge AS, og tilbyder nr. 3 T. Johansen Drift AS avvises med henvisning til forskrift om offentlige anskaffelser del II 8.10 (1d) Tilbud fra tilbyder nr. 2 Byggmester Bengt Andersen AS og tilbyder nr. 4 Harald Nilsen AS vurderes videre ut fra følgende tildelingskriterier opplyst i konkurransegrunnlaget: Kvalitet 25% Byggetid 25% Pris 50% Kvalitet og byggetid vurderes for begge tilbydere å være tilnærmet like, og ut fra dette vil tilbudspris være utslagsgivende. Prisdifferanse mellom laveste og nest laveste tilbud er her på kr. 6.951.800,- eks mva., en forskjell på ca. 9 %. Side 10 av 10