Veileder for innplassering i Nye Drammen Kommune vedtatt desember 2018 Innhold Hensikt... 1 Rettslig utgangspunkt... 2 Medvirkning og drøfting... 2 Overordnet beskrivelse... 2 Prosess for forberedelse av ny organisering... 3 Beskrive ny organisasjon... 3 Beskrive utgangspunktet... 3 Bemanning... 3 Bemanningskontroll... 4 Ny arbeidsavtale... 5 Hensikt Hensikten med denne veileder er på et overordnet nivå å beskrive prosessen steg for steg ved innplassering av ansatte og den etterfølgende virksomhetsoverdragelse i forbindelse med sammenslåingen av kommunene Nedre Eiker, Drammen og Svelvik til Nye Drammen kommune. Begrepet innplassering benyttes innen de områder der det er overtallige som følge av ny organisering ved sammenslåingen. På de områder der ny organisering enten er uendret i forhold til eksisterende organisering eller der endringene for den enkelte vurderes å ligge innenfor styringsretten ansatte overføres derfor direkte til ny organisasjon. Arbeidet gjennomføres i samsvar med kommunens forpliktelser etter arbeidsmiljøloven (aml.), forvaltningsloven (fvl.), Hovedavtalen for KS, Hovedtariffavtalen for KS og andre regler, samt føringer som fremgår av den Politiske Plattformen og Omstillingsavtale (Drammen, Nedre Eiker, Svelvik), vedtatt av Fellesnemnda 14. desember 2017. Det vises videre til KS sin FoU Arbeidsrettslige spørsmål som oppstår ved kommunesammenslåinger De politiske ønsker er konkretisert i den politiske plattformen og der beskrives det «at ingen vil bli sagt opp som konsekvens av at det etableres en ny kommune. Innplassering forutsettes å skje med utgangspunkt i den nye kommunes behov, i tillegg til at det tilstrebes løsninger som er tilpasset den enkelte medarbeiders kompetanse og ønsker. «Dette tolkes dithen at alle skal få tilbud om arbeidsforhold i den nye kommunen. Veilederen skal bidra til at medbestemmelse og medvirkning ivaretas i arbeidet med kommunesammenslåingen, og således videreføre intensjonen i omstillingsavtalen. Videre skal veilederen presisere de generelle prinsippene ved omstilling og bidra til å sikre likebehandling og enhetlig praksis ved innplassering av ansatte i Nye Drammen. Veilederen skal i tillegg bidra til å presisere hva som er omstillingsprosess i forkant av sammenslåingen, og hva som er den formelle virksomhetsoverdragelse.
Rettslig utgangspunkt Nye Drammen vil gjennomføre endringer i organisasjonen og de ansattes stillinger på en god og forsvarlig måte innenfor arbeidsgivers styringsrett eventuelt med saklig grunn for endringsoppsigelse jf. aml 15-7. Arbeidsgiver vil tilstrebe frivillige løsninger så langt det er mulig. Det rettslige utgangspunktet for prosessen er at kommunesammenslåingen er en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljølovens kapittel 16. Arbeidsforholdene overføres derfor slik de foreligger i de tre kommunene og selskapene fra 1. januar 2020, jf. aml. 16.2 og Hovedtariffavtalen for KS 3.4. Medvirkning og drøfting En viktig faktor i innplassering av ansatte handler om hvordan medarbeiderne ivaretas i de ulike fasene av omstillingsprosessen. Innledningsvis er det viktig å avklare rett tillitsvalgte som skal inviteres til drøfting i htt. HA del B, 1-4-1, jfr. 3-1 C. Tillitsvalgte avgjør seg imellom hvem som er rett tillitsvalgt. Både i Hovedavtalen og i KS advokatenes veiledning brukes begrepet «berørte parter». Å avklare hvem som er rett tillitsvalgt i de ulike deler av organisasjonen er et viktig prinsipp å følge. Tillitsvalgt for de berørte ansatte på det aktuelle nivået, informeres og inviteres til drøfting. Overordnet beskrivelse Fase 1: Frem mot sommeren 2019 gjennomføres det et forberedende arbeid der ny organisasjon beskrives; eksisterende organisasjoner kartlegges og ansatte innplasseres. I fase 1 gjennomføres organiseringen i henhold til prosess for omstilling som er beskrevet under. Mange vil oppleve at den nye organiseringen innen deres område er uendret i forhold til dagens organisering. På alle disse områder vil det ikke gjennomføres kartlegging og innplassering, og arbeidsforholdet videreføres over i ny organisasjon. Det kan likevel være behov for visse endringer innenfor styringsretten som kan berøre den enkelte ansatte. Fase 2: Høsten 2019 vil alle ansatte motta brev med informasjon om sammenslåingen av de tre kommunene. I brevet vil det blant annet være informasjon om den ansattes mulighet for å reservere seg mot overføring til ny organisasjon samt frister for tilbakemelding om dette. Sammenslåingen av de tre kommuner til en kommune trer i kraft 1.1.2020.
Prosessen for forberedelser til ny organisering i fase 1 gjennomføres først for ledernivå 2, deretter ledernivå 3 og deretter den resterende organisasjon. Prosess for forberedelse av ny organisering Forberedelsen av den nye organiseringen består av 3 hoved steg, supplert med løpende medvirkning og drøfting etter behov. Beskrive ny organisasjon Delprosjekt A1.1 beskriver den nye organisasjonen, herunder bemanningsplan og kompetanseplan for hvert område. Ledernivå 2 og 3 konkretiseres først og deretter resterende organisasjon. Arbeidet skal være ferdigstilt påsken 2019. Ledernivåer beskrives tidligere og vil bli drøftet etter hvert som forslagene er klare. Leveranser: Organisasjonskart Bemanningsplan Stillingsanalyse med beskrivelse av kompetansebehov, herunder egenskaper / kompetanseplan Beskrive utgangspunktet Kommunene utarbeider et faktagrunnlag som beskriver bemanningen i dagens organisasjoner. Faktagrunnlaget skal inneholde informasjon om antall årsverk, antall ansatte, stillingstyper, stillingsandeler, ubesatte stillinger, midlertidige ansatte i henhold til mal som drøftes separat. Dette faktagrunnlaget vil også fungere som informasjon inn i utarbeidelsen av bemanningsplanene. Det gjennomføres individuelle kartleggingssamtaler med ansatte, der faktagrunnlaget kvalitetssikres og kompetanse og øvrige forhold kartlegges. Det tas utgangspunkt i maler som er drøftet separat. Kartleggingssamtalene begrenses til å omfatte de ansatte som blir berørt av organisasjonsendringer som følge av sammenslåingen. Det gjøres dog oppmerksom på at de områder som ikke berøres i første omgang (før 2020) kan være gjenstand for endring på et senere tidspunkt. Skoler og barnehager er definert som slike områder. Tilsvarende kan bli tilfelle innen helse og omsorg sektoren. Beskrivelsen av ny organisasjon og beskrivelsen av utgangspunktet gjennomføres i parallell. Bemanning Bemanning av den nye organisasjonen vil for en stor andel sitt vedkommende gjøres ved direkte overføring.
For ansattgrupper der omorganiseringen kan medføre overtallighet vil bemanningen primært gjøres ved innplassering av ansatte fra Nedre Eiker, Drammen og Svelvik. Ved eventuelt særskilt behov suppleres det med ekstern rekruttering. Kriterier for innplassering: Det er de samme kriterier for alle nivåer. For lederstillinger skal det utarbeides stillingsanalyser der kompetanse (kunnskap, ferdigheter og egenskaper) beskrives. Ved avgjørelsen om hvem som skal innplasseres, skal det foretas en individuell og konkret helhetsvurdering av hver enkelt medarbeider. I helhetsvurderingen skal følgende legges til grunn i nevnte rekkefølge: - Den ansattes relevante kvalifikasjoner (formal- og realkompetanse) - Sosialt vektige grunner - Ansiennitet, dvs sammenhengende tjenestetid, avgjør under ellers like vilkår jf Hovedtariffavtalen 3-3 Saklige begrunnede utvalgskretser skal beskrives for stillingsnivåer - eventuelt for enkelt stillinger dersom det ikke er hensiktsmessig å gruppere stillinger på et gitt nivå. Utvalgskretsene skal drøftes. Alle ansatte får informasjon via informasjonsskriv og/eller fellesmøter om den nye organisasjonen og stillingene. Felles oppdatert informasjon publiseres på de respektive intranett. De ansatte som vil kunne få endringer i arbeidsforholdet som er utover endringer som gjøres innenfor styringsretten; gjøres kjent med den planlagte overordnede utvelgelses- og innplasseringsprosessen. Individuell informasjon til ansatte som vil kunne få vesentlige endringer i arbeidsforholdet gis i kartleggingssamtaler og i drøftingsmøte jf. aml 15-1. Før innplassering besluttes endelig avholdes det individuelle drøftelsesmøter med de ansatte som ikke frivillig går med på innplasseringen / den vesentlige endringen i arbeidsforholdet jf. aml. 15-1. I møtet gjennomgår arbeidsgiver som minimum: - Grunnlaget for sammenslåingen og organiseringen med organisasjonskart - Hvordan arbeidstaker er vurdert etter kriteriene og den foreløpige innplasseringen / vurderingen sammenliknet med andre - Ulempene for arbeidstaker, og om det er aktuelt med annet passende arbeid. Den ansatte bes gi tilbakemelding på disse punktene og om det er andre forhold som har betydning for innplasseringen. Ansatte som man kommer til enighet med, orienteres om foreløpig innplassering. Bemanningskontroll Innplassering er planlagt gjennomført ved utgangen av 3. kvartal 2019. I 4. kvartal 2019 må endringene i den samlede bemanning minimeres for å sikre god oversikt over ansatte som skal virksomhetsoverdragelse. Nyrekrutteringer skal kun skje etter behandling i omstillingsutvalget, med unntak av visse fagstillinger.
Definerte overtallige i innplasseringsprosessen skal vurderes før eksterne rekrutteringer kan igangsettes. Ny arbeidsavtale Alle ansatte skal få ny arbeidsavtale. Fremtidig leder er ansvarlig for å utarbeide den nye arbeidsavtalen.