ORGANISASJONPLAN BI Athletics [Type here] Side 1 av 32 [Type here]
Tilknyttede særidrettsforbund og kretser Norges Idrettsforbund Norges studentidrettsforbund Oslo Idrettskrets Norges Amerikanske Idretters Forbund Norges Bandyforbund Norges Basketballforbund Norges Fotballforbund Norges Håndballforbund Norges Seilforbund Norges Volleyballforbund Side 1 av 31
Innholdsfortegnelse Tilknyttede særidrettsforbund og kretser... 1 Innholdsfortegnelse... 2 Organisasjonskart... 3 Årsmøte... 4 Kjønnsfordeling... 5 Hovedstyret... 6 Lovpålagte oppgaver for Hovedstyret... 6 Andre viktige oppgaver... 6 Styreleder... 6 Nestleder... 6 Hovedstyrets arbeid... 7 Utvalg og komitéer... 8 Valgkomité... 8 Kontrollkomité... 8 Administrasjon... 9 Administrasjonens arbeidsoppgaver... 9 Administrasjonens stillinger er... 9 Gruppestyrer... 10 Sammensetning... 10 Standard roller... 10 Valg av styremedlemmer til gruppestyrene... 10 Styrefordeler... 11 Rollebeskrivelser... 11 Strategi 2018-2013... 14 Visjon... 14 Kjerneverdier... 14 Strategiske... 14 Kritiske suksessfaktorer... 14 Side 2 av 31
Organisasjonskart Årsmøte Valgkomité Kontrollkomité Hovedstyre Administrasjon Gruppestyre: Amerikansk Fotball Basketball Cageball Cheerleading Dans Fotball Golf Håndball Innebandy Lacrosse Langrenn Pole Fitness Roing Seiling Sjakk Squash Tennis Volleyball Side 3 av 31
Årsmøte Årsmøtet er idrettslagets høyeste organ, og blir holdt hvert år i mars. Årsmøtets oppgaver er nærmere beskrevet i Lov for BI Athletics. For å ha stemmerett og være valgbar må en person vært medlem av BI Athletics i minst en måned og ha betalt kontingent. Årsmøtet legger grunnlaget for idrettslagets drift og Hovedstyrets arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme hva idrettslaget skal gjøre og hvordan det skal drives bør delta på årsmøtet. Les mer i Lov for BI Athletics og lovnorm for idrettslag. Side 4 av 31
Kjønnsfordeling Det skal ved valg av mer enn tre personer velges minst to personer fra hvert kjønn. Ved grupper som kun består av ett kjønn gjelder ikke kravet til kjønnsfordeling. I grupper med stor skjevhet i kjønnsfordelingen i medlemsmassen, skal kjønnsfordelingen i gruppestyret som et minimum være i henhold til kjønnsfordelingen i gruppen. Side 5 av 31
Hovedstyret Hovedstyret er idrettslagets øverste organ mellom årsmøtene. Noen saker kan ikke behandles av Hovedstyret, men må behandles av årsmøtet. Det gjelder saker som går fram av «Årsmøtes oppgaver» ( 15), og saker som er av ekstraordinær karakter eller vesentlig omfang i forhold til idrettslagets størrelse og drift. Dersom Hovedstyret er i tvil bør saken opp på årsmøtet. Lovpålagte oppgaver for Hovedstyret - Sette i verk regelverk og vedtak besluttet av årsmøtet og overordnet organisasjonsledd - Kontrollere at idrettslagets midler blir brukt og forvaltet på en forsiktig måte i samsvar med vedtak fattet på årsmøtet eller av overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisasjon av regnskap- og budsjettfunksjon og har forsvarlig økonomistyring - Etter behov oppnevne komitéer, utvalg og personer for spesielle oppgaver og utarbeide utarbeide mandat/instruks for deres funksjon - Representere idrettslaget utad - Oppnevne ansvarlig for politiattester om nødvendig Andre viktige oppgaver - Planlegge og ivareta foreningens totale drift, her under - og strategiarbeid, budsjett og regnskap - Sørge for at idrettens retningslinjer for aktiviteten i idrettslaget blir fulgt - Følge opp Administrasjonen og deres handlingsplan - Oppnevne minst to personer som i felleskap skal disponere idrettslagets bankkonto, og sørge for at de er dekket av underslagsforsikring - Lage årsrapport for Hovedstyret til årsmøtet - Følge opp oppdatering av interne retningslinjer og verktøy for gruppestyrene Styreleder - Mål- og strategiarbeidet i idrettslaget - Er sammen med administrasjonen foreningens ansikt utad, og representant i møter og forhandlinger - Innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene - Leverer samordnet rapportering (idrettsregistrering og søknad om momskompensasjon) Nestleder - Er styreleders stedfortreder - Deltar på alle styremøter i likhet med andre styremedlemmer Side 6 av 31
Hovedstyrets arbeid Hovedstyret har 7 faste møter i året, men kan møtes for ekstraordinære styremøter om nødvendig. Møtene blir i hovedsak holdt på Handelshøyskolen BI i Oslo. Sakspapirer deles gjennom Google Sheets i forkant. Med Google Sheets får styremedlemmene tid til å lese gjennom dokumentene og kommentere hvor nødvendig, og Hovedstyret kan bruke kortere tid ved å fokusere på kommentarer i dokumentet. Hovedstyret er vedtaksdyktig når et flertall av medlemmene er tilstede. Vedtak fattes med et alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er styreleders stemme avgjørende. Styremedlemmene plikter å respektere styrevedtak, selv om det er fattet mot vedkommens egen stemme. Styremøte kan holdes digitalt eller per telefon om nødvendig. Det skal føres protokoll fra alle styremøter. Styremedlemmene skal avklare habilitet i saker som behandles og inhabilitet skal alltid protokollføres. Side 7 av 31
Utvalg og komitéer Mandater og oppgaver for utvalg/komitéer som er lovpålagte går frem av Lov for BI Athletics. Valgkomité Valgkomitéen har en viktig rolle for å sikre drift av idrettslaget gjennom å finne personer med rett kompetanse til Hovedstyret, Administrasjonen og andre valgte verv/roller. Valgkomitéen plikter - å diskutere mulige endringer i Hovedstyrets sammensetning med Hovedstyret - å holde seg informert om, og disktuere med, medlemmene av ulike kandidater for styreoppdrag, og på den måten få innsikt i om personen har kunnskap, tid og interesse for oppdraget - for årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, levere skriftlig innstilling av kandidater som legges fram på årsmøtet - under årsmøtet presentere valgkomitéens innstillinger Kontrollkomité Kontrollkomitéen skal bestå av minst to medlemmer. Kontrollkomiteens oppgave er å føre økonomisk kontroll i foreningen, samt å bistå i spørs vedrørende lover eller andre tvister der foreningen behøver assistanse fra en nøytral part. Side 8 av 31
Administrasjon Administrasjonens arbeidsoppgaver - Iverksette foreningens strategi - Følge opp gruppestyrer og medlemmer - Daglig drift og ledelse - Representere idrettslaget utad Administrasjonens stillinger er - Leder - Nestleder/økonomiansvarlig - Informasjonsansvarlig - Markedsansvarlig - Idrettskoordinator - Prosjektansvarlig Side 9 av 31
Gruppestyrer BI Athletics er et fleridrettslag med grupper har egne gruppestyrer. Gruppestyrene er ansvarlig for driften av idrettsgruppene, og rapporterer direkte til Administrasjonen. Gruppestyrene skal protokollføre alle styremøter og gjøre de tilgjengelig for Administrasjonen og Hovedstyret. Administrasjonen leder gjennom studieåret månedlige idrettsledermøter. Møtene har som å dele kunnskap og erfaring, diskutere aktuelle saker og informere om aktivitet. Det er viktig at alle ledere deltar og bidrar aktivt på møtene. Gruppestyrene kan sende inn saker de ønsker behandlet til Hovedstyret, enten direkte eller gjennom Administrasjonen. Sammensetning Gruppestyret skal bestå av minst tre medlemmer: leder, nestleder/økonomiansvarlig og informasjonsansvarlig. Disse stillingene er et minstekrav til gruppestyret og skal alltid være besatt. For grupper med kjønnsdelte lag skal nestleder være en egen rolle, og leder og nestleder skal alltid være forskjellig kjønn. Alle roller i gruppestyrene skal være godkjent av administrasjonen. Gruppestyret skal alltid bestå av minst 80% aktive studenter. Standard roller - Leder - Nestleder/økonomiansvarlig (nestleder er egen rolle ved kjønnsdelte lag) - Informasjonsansvarlig - Medlemsansvarlig - Idrettsansvarlig (kan todeles i breddeidrett og konkurranseidrett) - Driftsansvarlig - Sosialansvarlig - Prosjektansvarlig Valg av styremedlemmer til gruppestyrene Gruppestyrene skal normalt sitte et år av gangen, før man foretar et nytt valg, i tillegg inkluderes en måned med overlapp mellom gammelt og nytt styre. Sommeridrettene sin vervperiode gjelder et regnskapsår av gangen, altså 1.1.x 1.2.x+1. Et nytt gruppestyre skal her være på plass før vervperioden er over. Administrasjonen anbefaler å gjennomføre valg eller søknadsprosesser før eksamensperioden setter inn i november for neste års vervperiode. Vinteridrettene sin vervperiode gjelder et skoleår av gangen, altså 1.6.x 1.7.x+1. Her også inkluderes en ekstra måned for overlapp mellom gammelt og nytt styre. Nytt gruppestyre skal være på plass før sommerferien starter. Side 10 av 31
Begrunnelsen for dette er at gruppestyrene skal kunne holdes ansvarlig for en sesong av gangen i sin idrett. Videre kommer det forslag til andre verv i gruppestyret samt hvordan man kan/bør fordele arbeidsoppgavene til de ulike vervene. Ved utvidelse eller nedleggelse av en stilling, skal dette rådføres med sittende administrasjon. Styrefordeler Styremedlemmer av gruppestyrene er sentrale for et veldrevet BIA. Som takk for innsatsen får styremedlemmer derfor følgende goder: - Gratis styregenser - Styresamling/teambuilding to ganger i året etter fastsatte satser - Halv pris på sosiale arrangementer Rollebeskrivelser Leder Leder har det øverste ansvaret for den daglige driften av idrettsgruppen. Leder skal sørge for at gruppen utarbeider egne med utgangspunkt i vedtatt stratetgi for BIA, og lage en handlingsplan for hvordan disse ene skal nås. Hovedoppgaven til lederen er å strukturere og delegere ansvarsområder innad i gruppestyret, samt gå foran som et godt eksempel for både medlemmer og de andre i gruppestyret. I tillegg står leder for hoveddelen av kommunikasjon mellom Administrasjonen og gruppen. Obligatoriske arbeidsoppgaver: - Delta på årsmøte - Arrangere årsmøte for sin gruppe - Skrive årsrapport sin gruppe - Delta på idrettsledermøte (ILM) - Arrangere styremøter for gruppestyret - Skrive semesterrapport - Utarbeide aktivitetsplan for sin gruppe og påse at denne blir fulgt For grupper med kjønnsdelte lag er leder også ansvarlig for sitt kjønns lag. Nestleder For grupper med kjønnsdelte lag, er nestleder en egen rolle. Nestleder skal bistå leder med den daglige driften, og ellers hjelpe til der det trengs. Vedkommende vil derfor jobbe tett med Leder, og inneha en del av de samme arbeidsoppgavene noe som blant annet vil innebære planlegging og delegering. Arbeidsmengde varierer mye, og det er derfor naturlig at nestleder også bistår andre i gruppestyret. Nestleder er også ansvarlig for sitt kjønns lag. Side 11 av 31
Økonomiansvarlig For grupper uten kjønnsdelte lag er økonomiansvarlig også nestleder. Økonomiansvarlig har ansvaret for å ha kontroll på gruppens økonomi, og skal sørge for en planlegging og fordeling av gruppens midler gjennom året i henhold til vedtatt budsjett. Obligatoriske arbeidsoppgaver: - Utarbeide budsjetter i henhold til gjeldende frister - Påse at aktivitetsbudsjetter for alle større aktiviteter blir utarbeidet av den ansvarlige for aktiviteten - Søke om støtte fra BI Athletics - Godkjenne faktura og refusjoner i 24SevenOffice - Ta imot innbetalinger via godkjente betalingsløsninger Informasjonsansvarlig Informasjonsansvarlig er ansvarlig for intern og ekstern kommunikasjon for idrettsgruppen. Det er viktig at medlemmer og eksterne interessenter er godt informert om hva som skjer i gruppen, arrangementer og andre begivenheter både i egen gruppe og generelt i BIA. Som informasjonsansvarlig er man ansvarlig for stander og profilering av gruppen, og må påse at retningslinjene for kommunikasjon og profilering alltid blir fulgt. Obligatoriske arbeidsoppgaver: - Informasjonsposter/oppdateringer til gruppen og administrasjonen - Sørge for aktiv bruk av sosiale medier for sin gruppe - Ta over BIA-snappen ved arrangementer som gir en god eksponering for gruppen - Stand og aktiviteter på rekrutteringsdagen - Skrive referater fra styremøter Medlemsansvarlig Medlemsansvarlig har hovedansvaret for oppdatering av gruppens medlemsregister og lisenssystemer i KlubbAdmin, og bistå medlemsansvarlig i Administrasjonen med å kreve inn utestående fakturaer hos gruppens medlemmer i tråd med klubbens rutiner. Obligatoriske oppgaver - Føre medlemslister - Sørge for at gruppens medlemmer har betalt medlemskontingent og andre særavgifter Idrettsansvarlig Idrettsansvarlig har hovedansvaret for den idrettslige delen i gruppestyret. Det vil si at man skal ha full oversikt over halltider, trening/kamper og hva man delta på gjennom semesteret. I tillegg er det svært viktig for idrettsansvarlig å ha en god dialog med idrettsansvarlig i administrasjonen. Side 12 av 31
Obligatoriske arbeidsoppgaver: - Utarbeide trenings- og konkurranseplan for sesongen - Jobbe sammen med idrettskoordinator i administrasjonen - Ha oversikt over utøvere og velge ut lag - Sette treningstider og skaffe hall-/banetid hvis aktuelt - Melde på lag til konkurranser - Følge opp lagene, og sørge for at det legges til rette for trening og konkurranse - Idrettsansvarlig er en stilling som man etter behov kan dele opp i to stillinger: breddeidrett og konkurranseidrett. Det kan også lages varianter av denne stillinger som f.eks utstyrsansvarlig. Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig har ansvar for prosjekter innad i gruppen. Personen som får tildelt denne rollen har ansvar for dugnader og kurs, men også ansvar for å holde en oversikt over klær og drakter. Vedkommende vil også ha ansvaret for å sørge for at alle rekker felles fristene for bestillinger. Videre er Prosjektansvarlig ansvarlig for stand og eventuelle konkurranser. Obligatoriske arbeidsoppgaver: - Holde oversikt over hva medlemmene trenger av klær, utstyr og drakter. - Arrangere sportslige arrangementer. - Samarbeide med sosialansvarlig. Sosialansvarlig Sosialansvarlig har ansvaret for et godt sosialt miljø i gruppen, og skal jobbe for små og store sosiale arrangementer. Obligatoriske arbeidsoppgaver: - Planlegge og gjennomføre sosiale arrangementer, gjerne i sammenheng med sportslige aktiviteter i egen eller andres grupper. - Føre gode aktivitetsbudsjetter for alle arrangementer, og skrive evalueringer av arrangementene i etterkant Side 13 av 31
Strategi 2018-2013 Vedtatt på årsmøte 20.03.2018 Visjon BI Athletics skal tilby et velfungerende breddeidrettstilbud for studenter i Oslo, med base i Nydalen. Studentidretten skal være et lavterskeltilbud og bidra til en åpen, inkluderende og mangfoldig arena. Gjennom idretten skal studentene få en aktiv og minnerik studietid. Kjerneverdier - Samlet organisasjon - Sunn idrett, ingen doping - Nulltoleranse for mobbing - Konkurranseidrett og lavterskelstilbud Strategiske - Jobbe for NIFs aktivitets- og organisasjonsverdier - Være den beste og mest effektivt drevne studentidrettsforeningen - Tilby et bredt og variert idrettstilbud - Legge til rette for økt aktivitet - Være en pådriver for større idrettsarrangementer - Være en attraktiv samarbeidspartner for lokalt næringsliv og lokale idrettslag Kritiske suksessfaktorer Jobbe for NIFs aktivitets- og organisasjonsverdier Aktivitetsverdier: Idrettsglede, fellesskap, helse, ærlighet - Fokus på idrett, mestring og trivsel - Sosiale tiltak for å fremme fellesskap og gi medlemmene en god arena for å danne nye bekjentskaper. - Fremme fysisk og psykisk helsegevinst gjennom idrett. - Skal ha akkreditering som et Rent idrettslag (antidoping) - Fair play Organisasjonsverdier: frivillighet, demokrati, lojalitet, likeverd - Gi gruppestyrene gode rammebetingelser for en effektivt og veldrevet idrettsforening - Velorganisert idrettsledermøte (ILM) hvor gruppestyrene inkluderes tidlig i prosesser og er med å påvirke den daglige driften - God informasjonsflyt - Rekruttering skal baseres på sportslige holdninger Side 14 av 31
Være den beste og mest effektivt drevne studentidrettsforeningen i Norge - Enkel og god dokumentasjon som er lett tilgjengelig for gruppestyrene - Rutiner og systemer med fokus på effektiv drift - Fasilitere informasjon- og kunnskapsutveksling mellom gruppestyrene Et bredt og variert idrettstilbud - I løpet av 5 år skal vi ha et idrettstilbud for 2.000 studenter på BI. 1.600 innen utgangen av 2020. - Redusere avviste søkere med 50% - Grupper med mange søkere skal få midler til å utvide tilbudet - Fokus på grupper med lavterskelstilbud uten medlemsbegrensninger - Økt satsing på konkurranseidrett - Mer ressurser på økt kvalitet på trening og til deltakelse i nasjonale og internasjonale mesterskap - Klare prestasjons i grupper som satser - Økt lavterskelstilbud - Aktiviteter og kurs som tilbud til alle studenter og som naturlig rekrutteringsplattform til foreningen - Opprette nybegynnerlag hvor naturlig - Medlemmer på satsingslag bistår i trening av nybegynnerlag - Get active with BI Athletics - et studentidrettsarrangement rettet mot internasjonale studenter hvor de vil kunne prøve forskjellige idretter tidlig i semesteret. Legge til rette for økt aktivitet - Utlånsordning av utstyr for å redusere kostnaden og terskelen for å prøve nye idretter. Spesielt fokus på å inkludere innvekslingsstudenter - Gode økonomiske rammer for gruppene - Aktivt søke midler fra tilskuddsordninger. Gode rutiner for å søke og følge opp. - Jobbe for mer halltid Være en pådriver for større idrettsarrangementer - Nordisk mesterskap for handelshøyskoler annethvert år (2019, 2021 og 2023) - Kampen om Hovedstaden i samarbeid med andre studentidrettsforeninger i Oslo - Være arrangør av studentmesterskap og/eller studentcup i idretter hvor det er aktuelt. Være pådriver for at andre studentidrettslag også arrangerer SM/SC med om å løfte studentidretten i hele landet. Side 15 av 31
Være en attraktiv samarbeidspartner for lokalt næringsliv og lokale idrettslag - Være et samlet studentidrettslag med tydelig idrettslig profil - Et tett samarbeid med lokale idrettslag. En naturlig introduksjonsarena til idretten i Oslo for tilflyttere, og som rekrutteringsplattform til idretten. - Være en profesjonell og langsiktig samarbeidspartner Side 16 av 31
Handlingsplan Administrasjonen 2019 Felles BIA skal være den beste og mest effektivt drevne studentidrettsforeningen: - Administrasjonen skal være synlig, tilgjengelig og kommunisere godt med gruppestyrene. - Vi skal engasjere og motivere medlemmene til å ta verv i foreningen, slik at vi alltid har fulltallige gruppestyrer. - Vi skal undersøke muligheten for å finne enklere betalingsløsninger. - BI Athletics skal ha en tydeligere organisasjonsstruktur og rollefordeling. - Våre medlemmer og gruppestyrer skal ta i bruk eksterne kurs, og Administrasjonen skal ta med gruppestyremedlemmer på kurs tilknyttet deres rolle/ansvarsområde. - Alle med verv i BI Athletics skal benytte seg av riktig arbeidsverktøy. Dokumenter og annen informasjon tilknyttet foreningen skal være lagret på Google Drive. - Vi skal innarbeide profesjonelle rutiner for overlapp, som skal benyttes av gruppestyrene ved skifte av gruppestyremedlemmer. BIA skal tilby et bredt og variert idrettstilbud: - Vi skal tilby studentene et variert tilbud innenfor både lavterskel og konkurranseidrett. - Vi skal ha et større fokus på innvekslingsstudenter, og implementere arrangementer som «get active with BI Athletics» - BI Athletics skal samarbeide med SBIO sine enheter. - Informasjon om konkurranser gjennom en ekstern aktivitetsplan skal være synlig i våre kanaler. BIA skal legge til rette for økt aktivitet: - Vi skal jobbe for flere og bedre treningstider, herunder inngå flere avtaler med idrettsanlegg. - Vi skal engasjere flere faglig dyktige trenere. - Vi skal tilrettelegge for deltakelse i konkurranser. - Vi skal holde egenandelen for deltakelse på både sosiale og idrettslige arrangementer lav. BIA skal planlegge større idrettsarrangement: På kort sikt/ i 2019: - Idrettsgalla - Veldedighetsarrangement - «Aktiv som student» eller lignende - en dag med eksterne forelesere - Kick-off Side 17 av 31
På lang sikt/ vi begynner arbeidet: - IOL - Idrettsgruppenes Olympiske Leker - Kampen Om Hovedstaden - Arrangere SL/SM - Idrettsarrangement med andre studentidrettslag og bedriftsidrettslag BIA skal være en attraktiv samarbeidspartner for næringsliv og idrettslag: - Vi skal markedsføre oss som et idrettslag, herunder jobbe med et sporty image og være en sunn og god reklameplakat. - Det skal utarbeides en standardisert samarbeidspakke som vi kan presentere eventuelle sponsorer og samarbeidspartnere. - Vi skal samarbeide med andre lokale idrettslag om konkurranser, utstyr, treningstider og trenere. På sikt skal vi ekspandere til større, internasjonale bedrifter. Side 18 av 31
Egne Medlemmene av administrasjonen har satt egne for året. Disse ene skal være rettledende for arbeidet de skal utføre, og utgjøre viktige for 2019. Forklaringsnøkkel: * Målet skal kunne oppnås ila. noen måneder ** Målet skal kunne oppnås ila. året Side 19 av 31
Leder, Carina Kortsiktig * Å være en god støtte og pådriver for arbeidet i hele Administrasjonen. Å få medlemmene i Administrasjonen til å trives, motivere dem til å gjøre en god jobb samt unngå situasjoner der de føler seg frustrerte eller alene om oppgaver. Jevnlige sosiale arrangementer kun for Administrasjonen. Ukentlige administrasjonsmøter med ryddig innkalling på forhånd. Jevn informasjonsflyt og tidlig oppdatering om saker. Lav terskel for kontakt og god toveis dialog hele veien. Tilbakemeldinger på oppfølgingsmøter. Kortsiktig Ha en god dialog med gruppestyrelederne. Et bedre forhold til gruppenes ledere vil kunne bidra til en bedre kommunikasjonsflyt ned til det enkelte medlemmet, og dermed forenkle samarbeidet med gruppene. Ta med lederne på middag en gang i starten av hvert semester, invitere til dialog på ILM og være tilgjengelig og imøtekommende. Arrangere workshop med alle lederne minst en gang per semester. Tilbakemeldinger på ILM og på oppfølgingsmøter. Kortsiktig Ha en tett kontakt med gruppestyrene. Øke tilhørighet og motivasjonen i gruppestyrene for å få dem til å yte sitt beste. Tidligere oppdage eventuelle problemer og finne raske løsninger gjennom samarbeid. Ha individuelle møter med hvert gruppestyre minst en gang hvert semester, uavhengig av enkeltsaker som tas opp. Tilbakemeldinger på. Langsiktig Utarbeide et overlappsdokument til hver gruppe. ** Å unngå at nye gruppestyremedlemmer ikke vet hva som forventes av dem. Sikre at alle har tilgang til nødvendig verktøy for å gjøre en god jobb. Samarbeide med nåværende gruppestyremedlemmer og følge opp hva hver enkelt gjør og behøver for å gjøre jobben. Filene lastes opp i Drive før høsten 2019. Side 20 av 31
Langsiktig Svare på alle eposter etter maksimalt en virkedag. Alle skal være trygge på at de vil få raske svar på mail, om dette så er at saken tas videre. Samtidig er hensikten å understreke at det ikke tar noe lengre tid å få svar på mail enn om jeg kontaktes i andre kanaler. Alltid sjekke mail flere ganger om dagen, og ha innboksen installert både på PC og mobil. Synlig i innboksen. Langsiktig Delta på flere samlinger i regi av idrett og studentvelferd. Synliggjøre BI Athletics og engasjere til samarbeid. Aktivt se etter arenaer hvor det vil være naturlig at BI Athletics tar mer plass, og utnytte dette. Påmeldinger. Side 21 av 31
Økonomiansvarlig, Jakob Kortsiktig * Lære gruppemedlemmer i BI Athletics at kommunikasjon foregår via mail, og ikke andre kanaler slik som Facebook. Samle kommunikasjon og infoflyt på én kanal. Informere Ledere på Idrettsledermøter (ILM), informere Økonomiansvarlige på ekstern workshop for dem. Ikke bli kontaktet på Facebook, og bare på SMS og telefon om det haster veldig. Kortsiktig Holde kurs for Økonomiansvarlige om prosessen rundt søknad om internstøtte. Profesjonalisere og konkretisere støttesøknaden fra gruppestyrenes Økonomiansvarlig. Dette gjør så jeg ikke får dårlige og unødvendige støttesøknader. Opplæring på ekstern kurs for Økonomiansvarlige 25.02-27.02 Sammenligne gamle og nye støttesøknader, og se om det har blitt forbedring. Følge opp Økonomiansvarlige når de sender inn støttesøknader, og forklare og lære om det er feil jeg ønsker endret. Kortsiktig Holde kurs om budsjettering. Få Økonomiansvarlige til å få en overordnet forståelse for økonomien til BI Athletics. Lære Økonomiansvarlige hvordan de skal ta innbetalinger fra medlemmer i gruppen deres. Dette vil gjøre at økonomien til BI Athletics blir sunnere. Opplæring på ekstern kurs for Økonomiansvarlige 25.02-27.02 Mindre uventet avvik fra budsjettene til gruppene. Forhøre meg med Økonomiansvarlige etter at kurset er holdt, og forsikre meg om at de har forstått budsjettering. Kan es ved at de kan forklare meg hvordan budsjettet er satt opp, og hvordan økonomien til BI Athletics fungerer. Langsiktig ** Opprettholde effektiviteten i betaling av fakturaer og refusjoner. Ha en rask og effektiv utbetaling av fakturaer og refusjoner. Ikke ha noen fakturaer eller refusjoner som forfaller. Sende fakturaer og refusjoner til regnskapet med en gang jeg mottar de på mail. Bokføre så raskt som mulig. Ingen purringer av fakturaer. Gode tilbakemeldinger fra Økonomiansvarlige i gruppestyrene. Side 22 av 31
Langsiktig Være arrangør og planlegger av idrettsgalla/nyttårsball innen 1 år. Arrangere et stort arrangement for medlemmene av BI Athletics, som skal hedre og vise medlemmene i BI Athletics av de settes pris på. Ha en ryddig og strukturert planleggingsprosess. Samarbeide med alle i BI Athletics Administrasjonen, og hjelpe alle rollene med litt om det trengs. Gjennomføre en idrettsgalla/nyttårsbord. Invitere medlemmer av BI Athletics minst 2 måneder før arrangementet skal gjennomføres. Side 23 av 31
Prosjektansvarlig, Maia Kortsiktig * Kortsiktig Få på plass like drakter for alle idrettene Vise utad at vi er et samlet idrettslag Prate med alle idrettene for å finne ut av hva de mangler/trenger Se hvordan vi ligger an om 4 mnd Kortsiktig Prate med Lasse om reklame på drakt ol. Bli en mer attraktiv samarbeidspartner Få til et møte med han i næmeste fremtid Langsiktig ** Skape bedre bestillingsrutiner Gjøre det lettere for medlemmene Kommer til å bli bedre med en gang vi får på plass en annen betalingsmetode. Ved hjelp at et spørreskjema kan man finne ut om betalingsrutiner er bra, og hva som kan bli gjort bedre. Side 24 av 31
Langsiktig Få på plass BI Athletics merch Bli mer synlig overfor potensielle samarbeidspartnere og fremtidige medlemmer. Finne ut av hva våre nåværende medlemmer ønsker å bestille. Se hvordan vi ligger an om 4 mnd Side 25 av 31
Koordinator, Lea Kortsiktig * Få alle medlemmer av alle idrettene til å fullføre REN idrett Forbedre image / rykte Sette en frist og melde ifra til lederne om at det er svært viktig, informere på ILM, samt sende mail og poste i facebookgruppe Lage et skjema på Excel med oversikt over alle medlemmer (fullt navn) fra alle idrettene Kortsiktig Sette i gang et samarbeid med en ekstern i forbindelse med langrenn Engasjere flere for langrenn på BI / øke interessen Har sendt mail til skiforbundet og Nydalen skiklubb Se om et samarbeid tiltrekker x antall flere medlemmer Kortsiktig Kontakte NIH / SIO / andre aktører for et eventuelt samarbeid Større treningsarena, samt gunstigere treningstider og nærmere treningslokaler Sende mail til NIH og komme med et forslag til samarbeid i tillegg til å være åpen for deres forslag slik at det blir best for begge parter Flere idretter blir tilfreds med treningslokalets tilgjengelighet Langsiktig ** Gjøre research på eksterne konkurranser / idrettsarrangementer Engasjere flere medlemmer til å aktivt delta opparbeide teamfølelse Være oppdatert på sosiale medier ang. idrettsarrangement i Oslo Se om det øker interessen for deltakelse / oppmøte Langsiktig Få inn flere nivåer blant idrettene Gjøre idrettene mer tilrettelagt for nybegynnere Få større og flere treningslokaler Gjøre det mer lav terskel å bli medlem av BI Athletics, det er for alle! Side 26 av 31
Medlemsansvarlig, Sondre Kortsiktig * Være synlig og tilgjengelig for medlemmer Bidra til å nå overordnet om å bli bedre og best. Delta på treninger/kamper, være tilgjengelig på kontoret. Være innom trening til alle grupper en gang i semesteret. Kortsiktig mplementere gode informasjonsrutiner Klare å holde overordnede frister. Gjøre informasjon tilgjengelig for medlemmer tidsnok i forhold til når fristen er. Om frister blir overholdt. Kortsiktig plementere bruk av spørreskjema for å generere medlemslister. Forenkle prosessen og engasjere medlemsansvarlige mere i prosessen. Tilpasse spørreskjema individuelt for hvert utvalg. Tidsbruk Langsiktig ** bbe med en løsning for kontinuerlig påmelding. Oppnå overordnet for BIA om å tilby bedre breddetilbud. Sammarbeide med økonomiansvarlig i forhold til hvordan vi skal gjøre det med fakturering. Gjennomført/ikke gjennomført Langsiktig tvikle rollen som medlemsansvarlig i en ny retning. Bidra med flere arbeidsoppgaver i administrasjonen. Være en medlemsansvarlig for medlemmene. Ta tak i flere oppgaver. Se hva som er medlemsansvarliges oppgaver når året er omme. Side 27 av 31
Informasjonsansvarlig, Camilla Kortsiktig * Mer informasjon på engelsk Få med innvekslingsstudenter og internasjonale studenter Skrive mail, arrangementer osv. på engelsk være flink til å poste i exchange studentgruppa Alt som postes på instagram og facebook skal være på engelsk, i tillegg til mailkorrespondanse med internasjonale studenter. Kortsiktig Referat skal sendes ut dagen etter hvert ILM Alle får den informasjonen de skal ha, selv om de ikke har vært tilstede Sende ut referat dagen etter hvert ILM Sende referat innen 24 timer etter ILM. Kortsiktig Legge ut alle relevante arrangementer på Facebook og samle inn bilder fra idrettslagene slik at jeg kan poste innlegg aktivt på instagram. For å vise at vi har et bra miljø, rekruttere nye medlemmer, eksisterende medlemmer skal få den informasjonen de trenger Legge ut når folk vinner kamper osv, når det er arrangementer I løpet av 2 måneder skal jeg ha lagt ut en post av alle idrettsutvalgene. Være flink til å poste når det er spesielle arrangementer Kortsiktig Påse at all informasjon er oppdatert til enhver tid. Fremstår som et mer helhetlig idrettslag Følge opp Ferdig når alt er oppdatert Kortsiktig Samle inn passord til Instagrammen til alle utvalgene (følge opp langrenn spesielt) For å ha oversikt ved bytte av gruppestyrer, kan fjerne instagramposter som går i mot våre interne retningslinjer raskt. Følge opp langrenn spesielt for å sikre at ikke utvalget forsvinner Purre på de utvalgene som ikke har sendt inn passord aktivt. Når jeg har alle passordene Kortsiktig Rekruttere en arrangementskomite Som kan hjelpe til med arrangementer i løpet av året, som SL i Trondheim og idrettsgalla Prøve å rekruttere en fra hvert gruppestyre i alle utvalgene Ferdig når jeg har rekruttert en arrangementskomite Side 28 av 31
Langsiktig ** Ha tettere dialog med informasjonsansvarlige, samle til møte/møter Høre hva deres er, sikre at de får riktig og viktig informasjon, de kan sende bilder osv. Sende ut mail angående dette Få til minst et møte, ha jevnlig kontakt på mail, lage en facebookgruppe Langsiktig Jobbe sammen med Lea i forhold til en aktivitetsplan med kamper, sosiale arrangementer osv, som kan ligge på hjemmesiden Bedre samhold, kan komme på kamper, lettere å ha oversikt over sosiale arrangementer Lea har bedt alle utvalgene sende inn aktivitetsplan innen 31. januar, deretter skal vi lage en aktivitetsplan Når aktivitetsplanen er ferdig Side 29 av 31
Markedsansvarlig, Lasse Kortsiktig Inngå idrettsspesifikke avtale med relevante sponsorer. Sikre idrettene støtte, slik at økonomien for den enkelte idrett slipper å tynges av utstyrskostnader. Ta kontakt med markedsansvarlige i idretter for samarbeid med å finne potensielle partnere. At 2-5 idretter har egne sponsorer som støtter oppunder enten økonomisk/med utstyr. Kortsiktig Standardisere pakkeløsninger for sponsorer. Gjøre bedriftssamarbeid lettere ved å ha en oppsatt plan for hva vi kan tilby eventuelle samarbeidspartnere med tanke på genser-design og draktsdesign. Utarbeide standardiserte løsninger for gensere og treningsklær med prosjektansvarlig Ha 1-2 pakkeløsninger klare til bruk innen 01.04.2019 Kortsiktig Opprette kontakt og inngå avtaler med bedrifter i matindustrien, for faste avtaler for arrangementer organisert av BI Athletics Vite hvilke partnere som kan være interessert i samarbeid med BIA, slik at en kan åpne en kommunikasjonskanal og få på plass en avtale. Ta kontakt med relevante bedrifter over epost/telefon. At fremtidige arrangementer (Årsmøte, ILM) har en fast samarbeidspartner som forsørger alt av mat og drikke. Side 30 av 31
Langsiktig Sikre 2-5 samarbeidspartnere med økonomisk støtte. Gi BI Athletics økonomisk støtte gjennom bedrifter, mellom 100 000 og 500 000 kr. Starte koordinasjon mellom økonomiansvarlig og leder for å spesifisere hvilke bedrifter som kan være egnede for samarbeid. Ha minst 2 kontrakter innen 10.08.2019 Langsiktig Samle informasjon om hvilke avtaler som trengs for å kunne organisere større arrangementer, som f.eks. Kampen om Hovedstaden eller Idrettsgalla. Ha en liste over samarbeidspartnere klar til å kunne kontaktes når tiden kommer for å arrangere et event. Søke etter potensielle partnere på andre events, samt å samle informasjon fra andre idretter Å ha en liste over mulige partnere klar til til 01.06.2019. Side 31 av 31