Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon Akershus idrettskrets Protokoll fra styremøte 08/18 tirsdag, 6. november 2018 Til stede: Vidar Bøe (til og med sak 54), Turid Williksen, Jon Syversen, Kjell Kvifte, Torgrim Bilstad, Bjørn Tangnes, og Anita Hokholt Engh. Forfall: Adm.: Nordis Vik Olausson og Siri Barfod. Runar Sveen. A: DISKUSJONSSAK Ingen B: BESLUTNINGSSAKER Sak 53/18 Godkjenne protokoll Protokoll 07/18 godkjennes. Sak 54/18 Moderniseringsprosessen Det vises til utsendt høringsnotat «fremtidig organisering av norsk idrett», datert 26. oktober 2018 med høringsfrist 9. desember i år. AIK har invitert alle idrettslag og idrettsråd til tre høringsmøter, og NIF har invitert til et dialogmøte 5.11. Målet med dialogmøtet er: «Hjelpe ledelsen for høringsinstansene (IK og SF) til å forstå høringsforslaget, diskutere med gode kollegaer i andre org ledd, og møte idrettslagene for så å kunne kjøre enda bedre høringsrunder.» Styret bør ha en første diskusjon på hovedpunktene i selve dokumentet samt drøfte gjennomføringen av høringsmøtene. I agendaen er det planlagt en presentasjon fra
AIKs side. Deretter må temaer løftes til diskusjon. Det er naturlig å berøre følgende hovedtemaer: Bakgrunn og prosess hittil Felles forslag uavhengig av fremtidig organisering Forslag til organisering, med særlig vekt på: - Sonemodell i idrettsråd - 11 Fellesidrettslige regioner, (tidligere idrettskretser) - Stimulere til utstrakt administrativt samarbeid mellom særforbund gjennom særforbundsallianser. - Særforbundene regionalt (særkretser regioner) Forslag til tidslinje Det vises også til siste side i forslaget som inneholder en sjekkliste for hva vi bør svare på i høringen. Momenter fra diskusjonen: - Det lages en presentasjon - Turid orienterte fra dialogmøtet på Ullevål 5.11. - Fylkeskommunens bidrag - må ikke ta risiko med denne - Saken kommer brått på, kort tid - Må få frem oppgavene, og deretter organisere - Ta vare på det som fungerer - Erstatte styrer med politiske utvalg? o Hvordan få samspillet med idrettsråd til å fungere o Blir frivilligheten borte? Styret i Akershus idrettskrets avgir ikke uttalelse om dokumentet før styremøtet 4.12. og møtene med organisasjonen er avholdt. Innspill til høringsmøtene legges til grunn for videre prosess. I tillegg legges det opp til en oppsummering med styret 20.11. i etterkant av høringsmøte nr. 2 forutsatt at dette passer for styreleder og 1.nestleder. Sak 55/18 Forslag på kandidater til Idrettsstyret og komiteer Unntatt offentlighet Viser til epost av 16.10.18 fra valgkomiteen. Det er vedlagt oversikt over hvem i styret og komiteer i NIF som ønsker gjenvalg. Det er åpent for innstilling av kandidater, og frist er 10. desember. Styret bør drøfte aktuelle kandidater som ønskes foreslått i de aktuelle vervene. Saken må ikke nødvendigvis ferdigstilles på dette styremøtet, men en evt. prosess bør igangsettes.
Sak 56/18 Hederstegn AIK AIKs oppnevnte komité legger frem sin innstilling til Idrettsprisen og Hedersprisen. Komiteen jobber videre med ytterligere kandidater. Frist innen 13.11. Sak 57/18 Årets ildsjel Viser til vedlagte finalister oversendt fra NIF. AIKs oppnevnte komité legger frem sin innstilling. Gunne Gustavsen, Fjellhammer IL er årets fylkesvinner i Akershus. Sak 58/18 AIKs middag med æresmedlemmer og tillitsvalgte 4.12. AIK har en tradisjon for å invitere tillitsvalgte og æresmedlemmer til en hyggelig middag etter årets siste styremøte. Styret bør diskutere detaljer om arrangementet. Invitasjoner, spesielle gjester, meny og evt. underholdning. Det er reservert plass på Doktorgården i Lillestrøm (som i fjor). Administrasjonen tilrettelegger for årets arrangement i tråd med styrets signaler. Sak 59/18 Vurdere ny bankforbindelse Det vises til utsatt sak fra forrige styremøte. Administrasjonen forslår at AIK lar tema omkring konsernkontosystem utgå inntil videre. Der er det flere forhold som bør ses på dersom det en gang skal være aktuelt. Det viktigste nå er å ivareta de tekniske kravene til å fortsatt kunne benytte en viktig fellesfunksjon i NIF-systemet Idrettens Regnskapskontor (IRK). Det er ikke ønskelig å bytte bankforbindelse, men dette dreier seg om tekniske krav til integrasjon. Betingelser i de ulike bankene vil variere. I dagens situasjon er innskuddsrentene lave, og p.t. har Lillestrømbanken 1% rente og DNB 0,5% på såkalte høyrentekonti. I dagens situasjon innebærer dette en differanse i renteinntekter på ca. kr. 50 000. Dette er ikke uvesentlig, men det aller viktigste er om kravene til
teknisk tilrettelegging fungerer. Se vedlagte notat fra Idrettens Regnskapskontor. AIK innehar i dag ikke egen kompetanse til å overta regnskapsføring og den rolle IRK har. Fra administrasjonen side er IRK en særdeles god partner som bidrar til å legge til rette for god økonomistyring og meget god arbeidsflyt i regnskap, fakturering og videreutvikling i tråd med teknologiske muligheter. Det er uvisst om den tekniske løsningen dagens bankforbindelse kan tilby vil fungere, men den bør testes. Dette må gjøres via IRK. Dersom dette ikke fungerer tilfredsstillende må AIK søke videre for å finne en teknisk løsning. Anbefalingen blir derved at Akershus idrettskrets ber Idrettens Regnskapskontor foreta en test av integrasjonen med løsningen dagens bankforbindelse tilbyr via Nets. Det iverksettes en snarlig test av integrasjon med dagens bankforbindelse for å legge til rette for nytt regnskapssystem. Videre fremdrift dersom dette skulle vise seg å ikke fungere vil være en ny behandling i styret. Sak 60/18 Idrettsgallaen Vedlagt finner dere invitasjon til Idrettsgalla 2019. NIF minner samtidig om Rogaland idrettskrets sitt 100-årsjubileum som arrangeres 4. og 5. januar i forbindelse med Idrettsgallaen. Informasjon om jubileet finnes her: https://www.idrettsgalla.no/info/vertsbyen-stavanger/ De siste årene har styret i AIK deltatt, og årets deltagelse bør diskuteres på dette møtet for avklaring av kostnader/finansiering, reise og klargjøring av hvem som evt. kan og vil delta. Tidligere år (unntatt i 2017) har NIF invitert og dekket kostnadene for styreleder og organisasjonssjef. Det ser ut til at den praksisen er forlatt. AIK har ikke et spesifikt budsjett for deltagelse på Idrettsgallaen. Økonomien har vært vurdert ut fra en totalsituasjon hvert enkelt år. Kostnader per person er ca. 4 000, medregnet billetter, hotell én natt og fly fra Gardermoen. Et alternativ er nattoget, men det ser ikke ut til å være lavere pris enn Norwegian p.t. Dersom en skal delta på arrangement 4. januar i tillegg, vil det være behov for å ha to hotelldøgn. Det er også Landsmøte for ungdomsutvalg fra fredag til søndag. Det er ikke avklart endelig vedrørende de økonomiske rammer for dette, men foreløpig antydet en egenandel på kr 500. Det er forventet reisestøtte til deltagere fra ungdomsutvalgene. Administrasjonen undersøker nærmere, samt avklarer ungdomsutvalgets ønsker. Avgjørelse om antall deltagere kan tas i desembermøtet. Det er avsatt noe midler til ungdomsutvalget for reiser og deltagelser på seminarer.
Momenter fra diskusjonen: - Tilrettelegger for Ungdomsutvalget. Ønskelig å ha med en ansvarlig fra adm. for å følge opp i tråd med invitasjonen. - Styremedlemmer deltar innenfor en totalramme på kr 12 000, og det beregnes en egenandel på kostnader utover det. - Administrasjonen bestiller flybilletter og melder på deltagere fra AIK. Deltagelse på Idrettsgallaen 2019 følges opp i tråd med styrets signaler. Det legges til rette for å delta med en fra administrasjonen for å følge opp ungdomsutvalget, ettersom noen av deltakerne er mindreårige. Styremedlemmer deltar innenfor en totalramme på kr 12 000, og overskytende kostnad dekkes gjennom egenandel fra styremedlemmene. Sak 61/18 Forespørsel fra Lier idrettsråd om uttalelse til skianlegg Se vedlegg, forespørsel fra Lier idrettsråd om støtte til et helårs skianlegg i Leirdalen i Lier. Anlegget vil bli et interkommunalt anlegg i samarbeid med Asker og Røyken kommuner. Det er også vedlagt uttalelse fra både Oslo & Akershus Skiskytterkrets og anleggsutvalget i Buskerud idrettskrets. Anlegget støttes fra de to ovennevnte. Leder av Oslo & Akershus Skiskytterkrets betegner anleggssituasjonen som prekær i vestregionen (Asker/ Bærum). I en samtale med daglig leder for Asker idrettsråd bekreftes det at dette vil være et viktig anlegg for idretten i Asker, de har vært involvert i prosessen og de støtter planene for anlegget. Dette er et anlegg for både ski og skiskyting. Akershus idrettskrets støtter planene for et interkommunalt skianlegg i Lier. Sak 62/18 Evaluering av Idrettsrådsseminaret AIKs idrettsrådsseminar ble avholdt 19.-20. oktober. Det var deltagelse fra 17 av 22 idrettsråd. Deltagerne har fått tilsendt en evaluering, og resultatet følger vedlagt. Flertallet er positive til både tema og gjennomføringen. I tillegg til det faglige gir seminaret en anledning til å bli bedre kjent med idrettsrådene og deres hverdag. Styrets bør også foreta en egen evaluering i møtet.
Styret tar evalueringen til etterretning. Sak 63/18 Opptak av idrettslag Nedre Romerike Dressurklubb søker om medlemskap i NIF og underliggende organisasjonsledd. AIK har innhentet uttalelse til søknaden fra Norges Ryttersportforbund og Nittedal idrettsråd. Norges Rytterforbund har oversendt søknaden videre til Oslo og Akershus rytterkrets og bedt om en høringsuttalelse fra særkretsen. Særkretsens svar til søknaden er: «Vi er positive til at de får starte, under forutsetning av at det blir gjennomført aktiviteter i klubben, så det ikke blir en sovende klubb». Administrasjonen bekreftet at idrettsrådet har anbefalt søknaden. Nedre Romerike Ryttersportsklubb tas opp som medlem i NIF og underliggende organisasjonsledd. C: ORIENTERINGSSAKER a) Ny konsulent ungdomsidrett presenterer seg (kl. 17) b) Møte i Ungdomsutvalget 11.10. vedlagt c) Interimsstyremøte i Viken 23.10. Turid orienterte (sender ut referatet) d) Presentasjon åpen time NIF 26.10. vedlagt e) Aktiv på Dagtid dialogmøte i Østfold 31.10. Torgrim orienterte f) Møte i kontrollkomiteen 1.11. Runar orienterte g) Informasjon om årets lønnsoppgjør, ettersendes per epost. h) Oppfølging av idrettslag. Runar orienterte i) Askur Islandshestforening, det bekreftes at Asker idrettsråd har anbefalt søknaden og at idrettslaget er tatt opp.
Referatsaker: a) Opptak av lag: Bekkestua Fekting (tilhørighet Bærum IR) 29.10.2018 Leder: Gisle Bjugn Oslofjorden Seilklubb (tilhørighet Bærum IR) 29.10.2018 Leder: Anette Govenius Melsom Myhre b) Nedlagt/utmeldt: Nedre Romerike Trekkhundklubb 23.10.2018 Hemnes Jeger og Fiskerforening 23.10.2018 c) Endring av IK-tilhørighet: Ullensaker Cricket klubb endret tilhørighet til Oslo IK 30.10.2018 Navnendring til: Vestli Cricket klubb Representasjon AIK- Styret 2018 2018 Sted Dato Representert av: Januar: Idrettsgalla og idrettsgallaseminar Hamar 06.01.18 Vidar, Jon, Isabel, Torgrim, Glenn Skedsmo idrettsråd frafall i idretten 18.01.18 Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe Norges idrettsforbund informasjonsmøte 24.01.18 Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe Februar Akershus og Oslo Bueskytterkrets kretsting 28.02.18 Torgrim Bilstad Mars: Diskusjonsmøte Sørum Rotary og IL 05.03.18 Jon Syversen, Vidar Bøe Rælingen idrettsråd årsmøte 06.03.18 Isabel Bergseter Nes idrettsråd årsmøte 07.03.18 Glenn Due-Sørensen Norges Motorsportforbund Region Øst 08.03.18 Kjell Kvifte Vestby idrettsråd årsmøte 12.03.18 Torgrim Bilstad Bærum idrettsråd årsmøte 14.03.18 Vidar Bøe NIF kretsledermøte 16.03.18 Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe Nittedal idrettsråd årsmøte 20.03.18 Vidar Bøe Nannestad idrettsråd årsmøte 21.03.18 Jon Syversen Enebakk idrettsråd årsmøte 22.03.18 Kjell Kvifte
April: Ås idrettsråd 04.04.18 Torgrim Bilstad Oppegård idrettsråd årsmøte 05.04.18 Anne-Kristine Linnestad Ski idrettsråd årsmøte 10.04.18 Kjell Kvifte Ullensaker idrettsråd årsmøte 11.04.18 Jon Syversen Asker idrettsråd - årsmøte 16.04.18 Jon Syversen Skedsmo idrettsråd årsmøte 17.04.18 Jon Syversen Østfold idrettskrets kretsting 17.04.18 Vidar Bøe, Torgrim Bilstad Akershus skytterkrets 19.04.18 Torgrim Bilstad Buskerud idrettskrets kretsting 21.04.18 Vidar Bøe, Torgrim Bilstad Møteplass Folkehelse 2018 27.04.18 Vidar Bøe Mai: Sørum idrettsråd årsmøte 08.05.18 Isabel Bergseter Ski idrettsråd årsmøte (2. g.) 08.05.18 Kjell Kvifte Akershus og Oslo Skøytekrets - kretsting 14.05.18 Vidar Bøe Hurdal Idrettsråd årsmøte 23.05.18 Vidar Bøe NIFs ledermøte 25.-26.05 Nordisk Vik Olausson, Vidar Bøe NHF Region Øst regionsting 25.-26.05 Jon Syversen Nesodden idrettsråd - årsmøte 28.05.18 Kjell Kvifte Aurskog-Høland idrettsråd - årsmøte 28.05.18 Vidar Bøe Juni: Vivil Leken 2018 03.06.18 Isabel Bergerseter Fet idrettsråd årsmøte 20.06.18 Torgrim Bilstad Gjerdrum idrettsråd - årsmøte 21.06.18 Jon Syversen Juli: August: September Akershus fylkeskommune samling for 12.09.18 Vidar Bøe samarbeidsorganene i Program for folkehelse Frivillighetsprisen Kolbotn IL utdeling 24.09.18 Torgrim Bilstad Oktober: Seminar for idrettslagene i Fet, Skedsmo og Sørum 13.10.18 Nordis Vik Olausson Vidar Bøe Hvordan samarbeide om å høyne innbyggernes 31.10.18 Bjørn Tangnes aktivitetsnivå gjennom "Aktive Lokalsamfunn" Østfold IK Aktiv på dagtid - dialogmøte 31.10.18 Torgrim Bilstad Adm.