TROMSØ-OMRÅ DETS REGIONRÅ D

TROMSØ-OMRÅ DETS REGIONRÅ D Saksbehandler: Arkivsaksnr: Yngve Voktor Møtedato: 09.11.12 Møtetidspunkt: 10.00 Saksnr: Utvalg Tromsø-områdets regionråd 037/12: INNKALLING OG DAGSORDEN Forslag til vedtak: Innkalling og dagsorden til møte i regionrådet legges fram for godkjenning, slik den er sendt ut. 1

TROMSØ-OMRÅ DETS REGIONRÅ D Saksbehandler: Arkivsaksnr: Yngve Voktor Møtedato: 09.11.12 Møtetidspunkt: 10.00 Saksnr: Utvalg Tromsø-områdets regionråd 038/12: PROTOKOLL Forslag til vedtak: Protokoll fra regionrådsmøte,6.9.12 legges fram for godkjenning, slik den er sendt ut. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Protokoll, start. PROTOKOLL Utvalg: Regionrådet Møtested: Balsfjord kommune, rådhuset Møtedato: 06.09.12 Klokkeslett: 10.30 15.00 Tilstede på møtet: Balsfjord kommune: Varaordfører Kjell- Sverre Myrvold (SP), Eva Synnøve Solstad (H), vara for Ole-Johan Rødvei. Karlsøy kommune: Ordfører Hanny Ditlefsen (RRR), Odd Harald Johansen (AP), vara for Laila B. Johansen og Gunn Hansen (KP), vara for varaordfører Frank Harry Pettersen. Tromsø kommune: Ordfører Jens Johan Hjort (H). Fra administrasjonen: Hogne Eidissen, rådmann i Balsfjord, Jan-Hugo Sørensen, rådmann i Karlsøy. Forfall: 2

Balsfjord kommune: Karlsøy kommune: Tromsø kommune: Ole-Johan Rødvei (H), og Gunda Johansen (AP). Frank Harry Pettersen (FrP) og Laila B. Johansen (AP). Anni Skogman (FrP) og Kristin Røymo (AP), for Magnar Nilsen. Gjester: Kyrre Didriksen, Salten regionråd og Mona Pedersen, styreleder i Ishavskysten friluftsråd. Rett utskrift bekreftes, Tromsø 07.09.12, Yngve Voktor Daglig leder og sekretær Møtet ble ledet av nestleder Hanny Ditlefsen, ordfører i Karlsøy. Regionrådets leder, Ole-Johan Rødvei var på tjenestereise til Oslo. Saksliste: Sak 027/12: Innkalling og dagsorden Etter forslag fra rådmann Hogne Eidissen ble sak 030/12 Regnskap 2011 og budsjett 2012 og sak 031/12 Forslag til budsjett 2013 flyttet til møtets fortsettelse etter lunsj. Enstemmig vedtatt Innkalling Enstemmig vedtatt. Sak 028/12: Protokoll, møte 11.05.12. Enstemmig vedtatt. Sak 029/12: Troms fylkeskommune Regional planstrategi høring Behandling: Ordfører, Jens Johan Hjort (H) var tydelig på at det blir feil at bare ordførerne skriver under på høringsbrevet, da den enkelte kommune også har sin egen kommunale planstrategi og vil eller har sjansen til å levere eget høringsbrev/innspill. Tromsø kommune har også en egen planstrategi etter bestemmelsene i plan og bygningsloven. Han foreslo derfor at regionrådets høringsbrev/innspill til planstrategien sendes på vegne av regionrådet. Hogne Eidissen, understreket, og bekreftet at Balsfjord har en egen planstrategi etter bestemmelsene i plan og bygningsloven. 3

Jan-Hugo Sørensen bekreftet også at Karlsøy kommune har en kommunal planstrategi etter bestemmelsene i plan og bygningsloven Jan Hugo Sørensen ønsker at man i høringsbrevet presiserer at regionrådet ønsker et fylkeskommunalt fokus på rekrutteringen i den tradisjonelle fiskerinæringen på lik linje som det fokus fylkeskommunen har hatt når det gjelder landbruksnæringen. Som han sa det: Fiskerinæringen trenger mer fylkeskommunal oppmerksomhet. Ordfører Hanny Ditlefsen (RRR) fulgte opp med å bekrefte rekrutteringsproblemene en har i den tradisjonelle fiskerinæringen, noe en også har merket i Karlsøy kommune. Vedtak: 1. Regionrådet vedtar det fremlagte høringsutkastet med de endringer som er fremkommet. 2. Høringsutkastet etter omarbeiding sendes regionrådets medlemmer til godkjenning. Enstemmig vedtatt Sak 032/12: Regionrådets arbeidsform Saken ble innledet ved Kyrre Didriksen, Salten regionråd. Didriksen fortalte om organisering, erfaringer gjort og om driften av Salten regionråd. Organisert etter kml. 27. Etablert i 1989. Salten regionråd har et driftsbudsjett på kr. 2,6 millioner. Bodø kommune bidrar med kr. 29,36 per innbygger mens de andre 8 kommunene bidrar med kr. 39,36 per innbygger. Regionrådet består av 2 politiske medlemmer fra hver av de ni medlemskommunene, ordfører og en politiker fra opposisjonen. Rådmennene har tale og forslagsrett. Når det gjelder regionrådets Arbeidsutvalg, så er ikke alle kommunene representert i utvalget. Under paraplyen, Salten regionråd har man organisert og formalisert en rekke regionale og interkommunale samarbeidsprosjekter, hvorav Salten friluftsråd er et av dem. Andre interkommunale samarbeidsprosjekter er Salten kultursamarbeid, prosjektet Felles ansvar, et prosjekt som skal snu unge lovbrytere i tide, Sunnhet i Salten Partnerskap Salten, Salten strategier. Når det gjelder Salten friluftsråd, så finansieres dette gjennom kommunale tilskudd. Tilskuddet ligger i gjennomsnitt på kr. 9,50 per innbygger og midler fra Nordland fylkeskommune. Ellers finansieres prosjekter med prosjektmidler som det søkes spesielt om. Didriksen presiserte at hos dem skal/er friluftsrådet medlemskommunenes redskap. For mer informasjon, se vedlegg. 4

Debatt: Rådmann Jan Hugo Sørensen åpnet med å skissere kort hvordan man i dag arbeider i Tromsøområdets regionråd. Han presiserte viktigheten av å ha et fast sekretariat med en daglig leder samt et rådmannsutvalg. Gjennom et fast sekretariat kan man sikre en kontinuitet i arbeidet. Sørensen var også klar på at for å kunne øke kvaliteten på saksforberedelse kan dette blant annet gjøres med at man får et bedre samarbeid med rådmannsutvalget. Videre presiserte Sørensen at daglig leder må og kan innhente fagkompetanse i saker der det er nødvendig, noe som kan gjøres gjennom å bruke rådmannsutvalget. Andre momenter som Jan Hugo Sørensen mente en må ta på alvor er, forfall til regionrådsmøter. Vi må jobbe for å gjøre det mer attraktivt å møte i regionrådsmøter. Hvordan kan dette gjøres? Sørensen foreslo å ha fokus på følgende områder: Vise rådet utad gjennom markedsføring, hjemmesider og media Skape et godt omdømme av regionrådet Justering av vedtekter (må meldes inn til årsmøtet) Lage en oversikt over interkommunale samarbeidsprosjekter (bør fremskaffes) Varaordfører, Kjell Sverre Myrvold, var opptatt av at regionrådet må følge med i debatter og politikk og ikke minst uttrykke sine meninger i saker som er med på legge retning samfunnsdebatten, på områder som samferdsel, infrastruktur med mer. Han stilte også spørsmål om ikke regionrådet bør ta en rolle i forhold til interkommunale samarbeidsprosjekter. I det legger han at regionrådet bør se på om rådet bør ha et overordnet ansvar i interkommunale samarbeidsprosjekter der et er naturlig og formålstjenlig. Dette fordrer imidlertid en oversikt over de interkommunale samarbeidsprosjekter som i dag eksisterer. Myrvold var også opptatt av at det settes av nok tid til å debattere neste års agenda. Videre ønsker han at det settes av mer tid til de gode diskusjonene. Ordfører Hanny Ditlefsen mener at regionrådet skal mene noe om petroleumssatsingen i nord og hva denne kan ha og si for Tromsø-området og regionen. Videre etterlyste hun en mer ryddig prosess i forhold til den usikkerheten som har segmentert seg rundt spørsmålet om Tromsø kommunes fremtidige medlemskap i Ishavskysten friluftsråd. Rådmann Hogne Eidissen, var klar på at forutsigbarhet er viktig og det må etterstrebes dette i regionrådet. Videre ønsket han at regionrådet skal prioritere seg selv. Videre opplyste han at rådmannsutvalget ønsker at sekretariatet blir plassert i Tromsø kommunes rådhus, noe som han opplyste at Limstrand skal se på en slik mulighet. Dette for at daglig leder skal komme inn i et miljø. Videre uttrykket Eidissen glede over at man har dette interkommunale samarbeidet, han sågar ønsket velkommen flere interkommunale samarbeider, som han sa; jeg ser bare muligheter med interkommunalt samarbeid. Etter dette ordskiftet la møtets leder, ordfører Hanny Ditlefsen frem forslag til vedtak frem for votering. Votering: 5

Forslag til vedtak slik det foreligger i tre punkt ble vedtatt, enstemmig. Sak 033/12: SAKSFORBEREDELSEN TIL REGIONRÅDSMØTER Denne saken ble behørig diskutert under sak 032/12, og på den måten sett i sammenheng med regionrådets arbeidsform. Møtets leder la derfor forslag til vedtak i med de to punktene frem for votering. Votering: Forlag til vedtak, enstemmig vedtatt. Sak 034/12: OPPFØLGING AV REGIONRÅDETS VEDTAK OG SAKER Denne saken ble også sett i sammenheng med de to foregående sakene, 032/12 og 033/12Det vises til innledningen ved rådmann Jan Hugo Sørensen samt debatt under sak 032/12, Regionrådets arbeidsform. Rådmannsutvalget la i saksfremlegget frem følgende anbefaling: Sekretariatet følger opp vedtak og sørger for at disse sendes den enkelte ordfører. Ordfører har ansvaret for at saker som trenger politisk behandling i den enkelte kommune blir satt på sakskartet i de respektive kommuner. Rådmenn og kommunaldirektører får kopi av sak Møtets leder la derfor forslag til vedtak frem for votering. Votering: Forslag til vedtak, enstemmig vedtatt Sak 035/12: ISHAVSKYSTEN FRILUFTSRÅD Denne saken var diskutert i rådmannsutvalget, 23. august 2012. Årsaken til dette var at den nye styrelederen i Ishavskysten friluftsråd hadde signalisert et nært forestående eiermøte. Møtedato er nå satt til 13. september 2012. I regionrådets møte innledet rådmann, Hogne Eidissen, med en etterfølgende debatt og meningsutveksling. Friluftsrådets nyvalgte styreleder Mona Pedersen fra Karlsøy kommune var invitert til å være til stede under behandlingen. Debatt: Regionrådet diskuterte saken. Sak 030/12 REGNSKAP 2011 OG BUDSJETT 2012 6

Rådmann Hogne Eidissen la frem et forslag til anbefalte at regnskap 2011 legges frem som en årsmelding og ses i sammenheng med budsjettet for 2012i regionrådets novembermøte. Eidissen vil bistå i arbeidet. Når det gjelder budsjettet for 2012, kom Eidissen med anbefalinger i forholdt til fordelingen av de ulike budsjettpostene. Varaordfører Kjell-Sverre Myrvold støtter rådmannens forslag til prosess og løsninger. Ordfører Jens Johan Hjort synes forslaget fra Hogne Eidissen hørtes ryddig ut og gikk for det. Møteleder, ordfører Hanny Ditlefsen la så frem forlaget fra Hogne Eidissen frem for votering. Forslag: Regionrådet tar rådmannen i Balsfjord sitt forslag om utsettelse av saken til novembermøte og utsetter saken til regionrådets novembermøte. 1. Regnskap 2011 legges frem i novembermøte og godkjennes i samsvar med fremlagt forslag. 2. Budsjett 2012 legges frem i novembermøte og fremlegges i samsvar med fremlagt forslag. Votering: Enstemmig vedtatt. Sak 031/12: FORSLAG TIL REGIONRÅDETS BUDSJETT FOR 2013 Det var enighet om i regionrådet om at det må legges frem et budsjettforslag for 2013 som viser en nøktern drift men med økt aktivitet. Møteleder, ordfører Hanny Ditlefsen la så frem følgende forslag til vedtak frem for votering. Forslag til vedtak: Regionrådets budsjett for 2013 legges frem til behandling i novembermøte. Leders forslag til vedtak, enstemmig vedtatt. Sak 036/12: EVENTUELT Ingen saker innmeldt under dette punktet. Møtet avsluttet kl. 15.00. Neste regionrådsmøte finner sted i Tromsø, 9. november 2012. Sted og klokkeslett vil bli kunngjort i god tid forut for møtet. 7

TROMSØ-OMRÅ DETS REGIONRÅ D Saksbehandler: Arkivsaksnr: Yngve Voktor Møtedato: 09.11.12 Møtetidspunkt: 10.00 Saksnr: Utvalg Tromsø-områdets regionråd 039/12: INTERNT BYTTE I OVERORDNET SAMARBEIDSORGAN (OSO) Forslag til vedtak: Regionrådet sier seg enig i at dette interne byttet mellom kommunaldirektør Eva T. Olsen og kommuneoverlege Trond Bratland kan skje. Saksutredning: Kommuneoverlege i Tromsø og leder av OSO, Trond Brattland opplyser i en epost til leder av regionrådets sekretariat at det på grunn av intern arbeidsfordeling i Tromsø kommunes administrasjon er nødvendig med en endring av i den interne organiseringen mellom Tromsø kommunes faste medlem og varamedlem i OSO. I dag er kommunaldirektør Eva T. Olsen valgt som fast medlem mens kommuneoverlege Trond Brattland er varamedlem. I regionrådsmøte 6. desember 2011, sak på Hansnes ble følgende medlemmer til OSO valgt. Fra Tromsø kommune: Medlem: Kommunaldirektør, Eva T. Olsen. Varamedlem: Kommuneoverlege, Trond Brattland Fra Balsfjord og Karlsøy: Medlem: Karin Friborg Berger kommunalsjef Balsfjord kommune Varamedlem: Alf Lorentzen Helse- og sosialsjef Karlsøy kommune Enstemmig, valgt. Trond Brattland opplyser at det internt i OSO ikke vil være noe problem med å godkjenne et slikt bytte mellom Eva T. Olsen og Trond Brattland. 8

TROMSØ-OMRÅ DETS REGIONRÅ D Saksbehandler: Arkivsaksnr: Yngve Voktor Møtedato: 09.11.12 Møtetidspunkt: 10.00 Saksnr: Utvalg Tromsø-områdets regionråd 040/12 KOMMUNALE DØGNPLASSER ØYEBLIKKELIG HJELP Forslag til vedtak: 1. Tromsø-områdets regionråd anbefaler at det opprettes et felles utredningsprosjekt for Balsfjord, Karlsøy og Tromsø. Prosjektet ledes og eies av Tromsø kommune. 2. Tromsø-området regionråd ber administrasjonen i den enkelte kommune om å legge frem sak om slikt prosjekt til politisk behandling, snarest. Saksutredning: Gjennom Samhandlingsreformen er kommunene fra 1.januar 2012, gitt ansvaret for å sørge for sine innbyggeres behov for helsetjenester, uavhengig av om tjenestene skal leveres av kommunal omsorgstjeneste eller av statlige sykehus. Tanken er at dette ansvaret skal gi kommunene et motiv til å satse på forebyggende helsevern, og dermed spare kostnader ved sykehusinnleggelse. Ved å samordne ansvaret for helsetjenester, sosialomsorg og eldreomsorg i kommunene, er det et mål å få realisert synergier og en helhetlig tenkning hvor tilbudet overfor den enkelte innbygger settes inn på et tidligst mulig tidspunkt. Reformen har også i seg et forebyggende element. Karlsøy kommune ved rådmannen meldte denne saken, KOMMUNALE DØGNPLASSER ØYEBLIKKELIG HJELP, inn for rådmannsutvalgets møte 18.10.12, sak 012/12. Bakgrunnen for at rådmannen i Karlsøy ønsket dette temaet på dagsordenen var at i siste møte i Overordnet samarbeidsorgan (OSO) diskuterte representantene fra Tromsø og Karlsøy om dette er et tema som regionrådet bør sette på dagsorden. Alle 3 kommunene i regionen har jo antydet interkommunalt samarbeid om dette, så da er det nærliggende å tenke at regionrådet bør behandle saken. 9

Til møtet i rådmannsutvalget var kommuneoverlege Trond Brattland også leder av OSO, invitert. Rådmannsutvalget konkluderte med at dette er en så viktig sak for kommunene og at denne bør settes på regionrådets dagsorden. Forankring: I lov om kommunale helse- og omsorgstjenester har kommunene fått krav om å etablere et tilbud for akutt heldøgns omsorg. Dette kravet gjelder fra 1.1.2016 men fases gradvis inn gjennom tildeling av midler fram til denne dato. Helsedirektoratet har utarbeidet veiledningsmateriell for disse plassene. Status Kommunene er nå i en søknadsprosess der kommunene kan søke midler for etablering av slike sengeplasser. Systemet er lagt opp slik at kommunene får halvparten av midlene fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD), via Helsedirektoratet og den andre halvparten fra RHF-ene. Totalt kan en få inntil 4330 kr pr døgn pr plass. Før kommunene kan søke om disse midlene må det foreligge en avtale mellom regionens sykehus og den respektive kommune. Overordnet samarbeidsorgan har hatt et eget utvalg som har sett på hvordan dette kan håndteres i kommunene. I henhold til denne veilederen skal Tromsø få tilskudd til 2914 liggedøgn noe som utgjør ca. 8 senger, Balsfjord får tilskudd til 316 liggedøgn, utgjør ca. 1 seng og Karlsøy får tilskudd til 139 liggedøgn, dette utgjør mindre enn 1 seng. For å sikre robusthet i dette tilbudet er det anbefalt kommunesamarbeid. På administrativt nivå er Karlsøy og Tromsø er enige om å etablere akutt heldøgns omsorgstjenester, herunder akutte sengeplasser som et felles tilbud. Balsfjord vurderer å etablere sammen med Storfjord og Lyngen. Statens Helsetilsyn anbefaler at man utreder hvilken målgruppe dette tilbudet skal være for, før man planlegger selve etableringen. 10

Hva koster en døgnplass «OSO har gjort noen beregninger på kostnader for kommunale døgnplasser, øyeblikkelig hjelp. Et ekspertutvalg (KSU) har sagt følgende: "For å sikre en effektiv drift med rasjonalitet og lønnsomhet vedr. kompetansebehov og turnusplanlegging, viser erfaringer fra pågående tiltak at det er hensiktsmessig å ha virksomheter med min. 10-14 plasser." Karlsøy Helse- og sosialsjefen opplyser at det økonomiske tilskudd til Karlsøy er beregnet etter 139 liggedøgn som gir et statlig tilskudd på kr. 604.000,-. Dette utgjør 38 % av kostnadene for å drive en seng. Det betyr at full drift av en seng er beregnet å koste 1,6 mill. Ut fra kravene i statens veileder vil drift av en enkelt seng koste minst 2,5 mill. Videre opplyser helse- og sosialsjefen at med en samling av flere senger i en avdeling vil enhetsprisen reduseres bli sterkt redusert, noe som og vil være gjennomførbart ut fra å få tak i kompetent personell. Men, dette krever for de fleste kommuner, et interkommunalt samarbeid. Statlige krav. Disse sengene for akutt heldøgns omsorg vil være en del av kommunens helse- og omsorgstjenester, og kravet til forsvarlighet vil gjelde. Helsedirektoratet har utarbeidet et veiledningsmateriell som gir føringer på hvordan man bør tenke seg dette tilbudet organisert. I dette veiledningsmateriellet angis/ forutsettes det tilstedeværelse av sykepleier 24 timer i døgnet og tilstrekkelig tilgang til legetjeneste. Helsedirektoratets veiledningsmateriell er angitt å skulle revideres jevnlig. Helse- og omsorgssjefen i Karlsøy opplyser at det mildest talt eksisterer en stor forvirring til hvordan en skal tolke de statlige pålegg som pålegges kommunene på området akutt heldøgns omsorg, når det gjelder implementeringen av tilbudet. Prosjekt: Tromsø kommune ønsker å igangsette et utredningsprosjekt på dette området. Prosjektet vil søke om statlige samhandlingsmidler til å gjennomføre denne utredningen, våren 2013. Dersom en får en 11

tildeling av disse midlene kan prosjektet være ferdig gjennomført innen våren 2014 og tilbudet som omfatter akutt heldøgns omsorg kan etableres i løpet av 2015. Det må dog bemerkes at et slikt prosjekt kan medføre kostnader for den enkelte kommune. Disse kostnadene må innarbeides i økonomiplan for 2014. Selve utredningen vil beskrive hvordan et slikt tilbud kan etableres i Tromsø og samtidig gi tjenester til pasienter fra nabokommunene. Anbefaling På denne bakgrunn anbefaler administrasjonen i Balsfjord, Karlsøy og Tromsø at det igangsettes et utredningsprosjekt som forespeilet. Prosjektet vil være et samarbeidsprosjekt mellom, Balsfjord kommune, Balsfjord kommune, UNN og Tromsø kommune. Prosjektet ledes og eies av Tromsø kommune. Midler til prosjektleder kan søkes gjennom samhandlingsmidlene med søknadsfrist våren 2013. 12

TROMSØ-OMRÅ DETS REGIONRÅ D Saksbehandler: Arkivsaksnr: Yngve Voktor Møtedato: 09.11.12 Møtetidspunkt: 10.00 Saksnr: Utvalg Tromsø-områdets regionråd 041/12: OLJE- OG GASS I NORD Forslag til vedtak: Tromsø-områdets regionråd tar orienteringen fra Aker Solutions ASA og Dong Energy til orientering. Saksbehandling Regionrådet har de to siste årene hatt fokus på utviklingen av olje- og gassnæringen i nord. Dette har skjedd gjennom besøk fra Lofoten- og Vesterålens petroleumsforening (LoVe) og besøk fra næringslivet i Tromsø-regionens prosjekt Petro Point Arctic, et prosjekt finansiert gjennom RDA mider. Videre har også regionrådets Infrastrukturutvalg hatt fokus på olje-gass utviklingen i nord, og ikke minst på hva vil denne «nye» næringen i nord ha for innvirkning på lokalsamfunnene og ikke minst hvordan kan regionrådet være med på å legge til rette for en sunn og bærekraftig utvikling av denne næringen i regionen/området. Et viktig begrep i så måte er bolyst. Regionrådets infrastrukturutvalg mener at kommunene i Tromsø-området i fremtiden vil ha mulighet til å tiltrekke seg nye næringsetableringer og arbeidsplasser samt innbyggere gjennom å ha fokus på bolyst, noe som også bekreftes av næringslivsorganisasjoner. Regionrådet og kommunene kan sammen med fylkeskommunen være tilretteleggere for å skape bolyst gjennom å: Legge til rette for en positiv stedsutvikling som tiltrekker innbyggere til å bo og virke i regionen/området Legge til rette for at Tromsø-området blir en attraktiv bo- og arbeidsmarkedsregion 13

Styrke kommunenes muligheter til etablering av næringsvirksomhet ved å satse på moderne og effektive kommunikasjoner og infrastruktur Regionrådets infrastrukturutvalg mener at det er viktig at regionrådet har fokus på bl.a annet, bolyst og kompetanse. Dette kan kanskje gjøres gjennom å samarbeide og bruke de ressurser som finnes i det regionale partnerskapet, som ble etablert av fylkeskommunen, ved vedtak i fylkestinget i 2009. Partnerskapet er: Fylkesrådet i Troms De fire regionrådene Ungdommens fylkesråd Innovasjon Norge Fylkesmannen i Troms Universitetet i Troms Høyskolen i Harstad Sametinget NHO Troms LO Troms En fellesrepresentant fra flåtesiden i fiskerinæringen, ved Fiskarlaget Nord En fellesrepresentant fra bondeorganisasjonene i landbruksnæringa, ved Troms bondelag. I denne tenkningen er det viktig med et utstrakt samspill mellom by og distrikt. Infrastrukturutvalget. 14

TROMSØ-OMRÅ DETS REGIONRÅ D Saksbehandler: Arkivsaksnr: Yngve Voktor Møtedato: 09.11.12 Møtetidspunkt: 10.00 Saksnr: Utvalg Tromsø-områdets regionråd 042/12: REGNSKAP 2011, FORSLAG TIL BUDSJETT 2012 SAMT FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2013 Forslag til vedtak: 1. Regionrådets driftsregnskap for 2011 legges frem for godkjenning. 2. Regionrådets budsjett for 2012 legges frem for godkjenning. 3. Rådmannsutvalgets forslag til budsjett for 2013 legges frem for godkjenning Saksutredning: Regionrådets regnskap for 2011 legges frem for godkjenning for regionrådet som det foreligger. Regnskapet for 2010 ble godkjent av siste regionrådsmøtet, den 29.03.11. Budsjettet for 2012 er noe justert i forhold til de erfaringer som er gjort i perioden fra 04.06.10 til 12.09.12, samt frem til konstitusjonsmøtet 10.01.12. Budsjettet ble lagt frem første gang på regionrådsmøtet den 10.01.12. Budsjettet ble lagt frem første gang på regionrådsmøtet den 10.03.12. I forbindelse med fremleggingen av budsjett for 2012, sak 004/12 Forslag til budsjett for 2012 ble det fra Tromsø kommunes representant, varaordfører Anni Skogman (FrP) reist spørsmål i forbindelse med størrelsen på beløpene fra Balsfjord og Karlsøy kommune, sett i lys av Tromsø kommunes bidrag til drift av regionrådet. Da dette ikke kunne oppklares godt nok i møtet, ble saken foreslått utsatt til marsmøtet. Forslag fra varaordfører Anni Skogman (FrP), fikk enstemmig tilslutning. 15

Vedtak: Budsjettbehandlingen av regionrådets budsjett for 2012 utsettes til regionrådets marsmøte. Forslag til budsjett for 2012 og regnskap for 2011 ble lagt frem med justeringer på regionrådsmøtet den 29. mars 2012 og 11. mai 2012. Regionrådet ønsket imidlertid at det skulle legges frem et driftsregnskap for 2011. Saken ble derfor utsatt til regionrådets maimøte. På grunn av tidsnød ble saken utsatt til septembermøtet. Regnskap 2011 og budsjett 2012 ble besluttet utsatt til regionrådets novembermøte. Videre saksbehandling: Regnskap 2011 og forslag til budsjett for 2012 var oppe til behandling i rådmannsutvalget i møte, den 23. august 2012 og i møte den 18. oktober 2012. På siste møte ble følgende vedtak fattet, enstemmig. Vedtak: 1. Regnskap 2011, med noter legges, samt budsjett 2012 legges frem til behandling i regionrådets møte, fredag 9. november 2012. 2. Rådmannsutvalgets forslag til budsjett for 2013 legges frem for behandling i regionrådets møte, fredag 9. november 2012. Rådmannsutvalget legger med dette frem regnskap 2011, forslag til budsjett 2012 og forslag budsjett 2013, frem for behandling i regionrådet. Vedlagt: Driftsregnskap 2011, budsjett 2012 og forslag til budsjett 2013. 16

TROMSØ-OMRÅ DETS REGIONRÅ D Saksbehandler: Arkivsaksnr: Yngve Voktor Møtedato: 09.11.12 Møtetidspunkt: 10.00 Saksnr: Utvalg Tromsø-områdets regionråd 043/12: GJENNOMGANG AV REGIONRÅDETS ORGANISERING OG VEDTEKTER Forslag til vedtak: 1. Tromsø-områdets regionråd ser behovet for en gjennomgang av dagens organisasjonsmodell for regionrådet, før man ser på eventuelle nye vedtekter. 2. Regionrådet ber deltakerkommunene Balsfjord, Karlsøy og Tromsø å vurdere behovet for ny organisasjonsmodell for regionrådet. 3. Regionrådet ber om at det settes ned et utvalg som sammen med administrasjonen i de tre kommunene får i oppgave å foreta en utredning av ulike organisasjonsmodeller, samt legge frem forslaget for regionrådet. Saksutredning: Etter at Tromsø-kommune gikk over til et parlamentarisk system er dagens vedtekter på flere punkter ikke fyldes gjørende for hvem som skal ha sete i regionrådet. Etter vedtektenes 1. Deltakende kommuner er det ordførere, varaordførere og en politiker utpekt av hver av de tre kommunestyrene. Tromsø kommunes byråd har signalisert at politikere fra byrådet ønsker plass i regionrådet. For at medlemmer fra byrådet skal kunne ta sete i regionrådet må dagens vedtekter endres. Endringer av vedtektene reguleres av dagens vedtekter av 8 UTVIDELSE/UTTREDEN. I 8. I paragrafens 3. ledd heter det: Endring av disse vedtektene som gjelder deltakere, formål, plassering av sekretariat, sammensetting av arbeidsutvalg og antall medlemmer i regionrådet skal vedtas av alle kommunestyrene. Etter 7 ÅRSMØTE så skal årsmøtet behandle vedtekter, jfr. kulepunkt fire. Arbeidsutvalgets sammensetting og mandat reguleres av 4 ARBEIDSUTVALG. 17

Tromsø kommune har foretatt en gjennomgang av dagens vedtekter samt sett på bakgrunnen for etableringen av Tromsø-områdets regionråd. På bakgrunn av denne har juridisk rådgiver Nina Wihuri ved byrådsleders kontor har foretatt en gjennomgang av dette, se nedenfor. Juridisk rådgiver, Nina Wihuri, byrådsleders kontor Utfordringene i forhold til Regionrådet baserer seg på to forhold; grunnlaget for opprettelsen og eventuelle vedtekters utforming. Slik grunnlaget for samarbeidet forstås nå, baserer rådet seg på en form for avtale mellom kommunene. Dette uten at det inngått noen formell samarbeidsavtale, men hvor det er opprettet egne vedtekter for samarbeidet uten at disse er hjemlet. Det fremstår derfor som uklart hvorvidt man har ment dette som et rent avtalerettslig samarbeid, eller som et interkommunalt samarbeid i henhold til kommuneloven 27. De ulike organiseringene vil kunne ha betydning i forhold til hvordan man kan organisere strukturene og arbeidet i rådet. En ren avtalerettslig variant innebærer at de ulike kommunene selv må føre regnskap over sine kostnader i samarbeidet, og at rådet som sådan ikke har noen formell vedtaksmyndighet eller arbeidsgivermyndighet. Ved en samarbeidsmodell etter kommuneloven kan imidlertid rådet være en egen organisatorisk enhet, som har eget styre og som kan tillegges avgjørelsesmyndighet i en begrenset krets sakstyper. Dette betyr også at rådet som sådan kan ha arbeidsgiveransvar og har ansvar for eget budsjett og regnskap. Det at det ansatt en daglig leder for rådet som er direkte underlagt Tromsø kommune som arbeidsgiver, kan tale for at man har sett dette som et rent avtalerettslig samarbeid. Av årsmeldingen for 2011 fremgår det imidlertid at Regionrådet fører eget budsjett og regnskap som godkjennes av rådet selv. Dette reiser igjen en tvil i forhold til hvordan man faktisk vurderer rådets myndighet. Man har forsøkt å finne vedtaket vedrørende opprettelsen av regionrådet i arkivet, uten å lykkes. Det antas imidlertid at man som utgangspunkt har tenkt dette som et rent avtalerettslig samarbeidsorgan. Dette da vedtektene ikke har de innholdsmessige krav som kommuneloven stiller. Hjemmelsgrunnlag Før man nå kan gå i gang med å justere vedtektene må man imidlertid ha en klar struktur og hjemmel for disse, det må derfor tas en beslutning i forhold til hvilken løsning man ønsker å gå for i forhold til opprettelsesgrunnlag. Her har man, slik saken vurderes her, i utgangspunktet tre alternativer: 18

1) En ren samarbeidsavtale: Dette vil være en arena for drøfting av felles problemstillinger uten at man har myndighet til endelige beslutninger 2) Interkommunalt samarbeid iht kommuneloven 27: Oppnevning av et selvstendig organ med eget styre, driftsansvar og overført myndighet fra deltakerkommunene. 3) Opprettelse av et IKS: Dette vil ha omtrent samme struktur og myndighetsområdet som en opprettelse med hjemmel i kommuneloven 27, men vil da opprette et eget selskap som selvstendig rettssubjekt. Nærmere halvparten av regionrådene i landet i dag har kommuneloven som lovgrunnlag, men ca 10 % benytter interkommunale selskaper. Vedtekter Dersom man går for en løsning med en samarbeidsavtale har man ikke behov for vedtekter for ordningen, kun en avtale om og retningslinjer for samarbeidet mellom de aktuelle kommuner. Ved opprettelse av et IKS vil man i stedet måtte inngå en selskapsavtale. Ved en løsning med interkommunalt samarbeid i henhold til kommuneloven må man imidlertid ha en gjennomgang av de foreliggende vedtektene. Ved en slik ordning ligger det muligheter for å formelt overføre myndighet og beslutningskompetanse, samt at rådet selv har ansettelsesmyndighet. Videre bør vedtektene utfylle nærmere: Sammensetning og oppnevning av medlemmer i rådet endringer her i forhold til parlamentarisk styringsform i Tromsø kommune? Innskudd fra deltakerkommunene og kostnadsfordelingen Hva myndigheten til rådet består i eventuell myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser Budsjettprosedyrer Vilkår for uttredelse og oppløsning av samarbeidet og kostnadsfordeling ved dette Plassering og hjemling av det administrative rådet («rådmannsutvalget») For øvrig kan det opplyses om at godt og vel halvparten av regionrådene på landsbasis kun har ett politisk organ i organiseringen av rådet. De fleste av de øvrige har imidlertid to politiske styringsnivåer, enten gjennom et «råd» og et bredere sammensatt «ting», eller et styre og et representantskap i IKS ene. Dette er også et punkt som kan drøftes videre ved vurderingen av sammensetningen og vedtektsendringen i dette regionrådet. Med dette legger rådmannsutvalget frem saken til behandling i Tromsø-områdets regionråd s møte fredag 9. november 2012. 19

Jan-Hugo Sørensen Leder av rådmannsutvalget 20

TROMSØ-OMRÅ DETS REGIONRÅ D Saksbehandler: Arkivsaksnr: Yngve Voktor Møtedato: 09.11.12 Møtetidspunkt: 10.00 Saksnr: Utvalg Tromsø-områdets regionråd 044/12: LONGYEARBYEN LOKALSTYRE SØKER OM FORTSATT OBSERVATØRSTATUS Forslag til vedtak: 1. Tromsø-områdets regionråd tar Longyearbyen lokalstyres vedtak i saken til etterretning. 2. Tromsø-områdets regionråd ber Longyearbyen lokalstyre presisere nærmere om årsaken til at lokalstyret fortsatt ønsker observatørstatus i regionrådet. Saksutredning: Ideen om å utvide regionrådet med Longyearbyen lokalstyre kom på banen under fylkesmannens januarmøte i 2011. Ideen ble da diskutert med daværende leder Kjell Mork. Resultatet av dette ble at man inviterte lokalstyret til å overvære regionrådets møte i Malangen, 28.-29. mars 2011, hvor man da også hadde satt en eventuell utvidelse av regionrådet til også å omfatte Longyearbyen lokalstyre på sakskartet. Dette etter en administrativ og politisk dialog mellom regionrådet politiske og administrative ledelse regionrådet og lokalstyre. I regionrådsmøtet, sak 018/11 Utvidelse av regionrådet Longyearbyen lokalstyre, ble følgende vedtak fattet: Vedtak: 1. Tromsø-områdets regionråd imøteser en søknad fra Longyearbyen lokalråd. Regionrådet presiserer viktigheten av å ha en god kontakt med Svalbard, noe som kan oppnås gjennom at Longyearbyen lokalråd blir fullverdig medlem. 2. En søknad må etter regionrådets vedtekter, 8 UTVIDELSE/UTTREDEN, 1.te ledd, behandles i det alle regionrådets kommunestyrer, etter at det har oppnådd 2/3 flertall i regionrådet. 21

I regionrådsmøte, 16. september 2011, oppsummerte lokalstyrets leder, Kjell Mork sin observatørstatus med følgende ord. Vi har mange sektorer som vi kan og ønsker å samarbeide på. Jeg vil anbefale for det nye lokalstyret å sende søknad om opptak i Tromsø-områdets regionråd. Longyearbyen lokalstyre ved leder Christin Kristoffersen har etter 16. september 2011 vært invitert som observatør for lokalstyret i regionrådsmøtene i perioden frem til i dag. Longyearbyen lokalstyre har i 2012 behandlet en mulig søknad om deltakelse i Tromsøområdets regionråd i to instanser, i henholdsvis Administrasjonsutvalget og i Lokalstyret, henholdsvis 11.09.12 og 25.09.12. Behandling i Longyearbyen lokalstyre: Lokalstyrets vedtak, sak 86/12: Longyearbyen lokalstyre søker ikke Tromsø-områdets regionråd om deltakelse i regionrådet, men ber om fortsatt observatørstatus. Administrasjonsutvalgets vedtak, sak 80/12: Longyearbyen lokalstyre søker ikke Tromsø-områdets regionråd om deltakelse i regionrådet, men ber om fortsatt observatørstatus. Administrasjonssjefens anbefaling: 1. Longyearbyen lokalstyre søker tromsø-områdets regionråd om deltakelse i regionrådet 2. Kostnader ved deltakelse blir å innarbeide i budsjett 2013 og økonomiplan for 2013-2016 22

TROMSØ-OMRÅ DETS REGIONRÅ D Saksbehandler: Arkivsaksnr: Yngve Voktor Møtedato: 09.11.12 Møtetidspunkt: 10.00 Saksnr: Utvalg Tromsø-områdets regionråd 045/12: NYE DRIV STUDENTHUS Forslag til vedtak: Tromsø-områdets regionråd tar orienteringen om Det nye driv til orientering. Saksutredning: Prosjektet tok i september kontakt med varaordfører Kjell-Sverre Myrvold i Balsfjord med den hensikt å presentere prosjektet i regionrådet s møte 7. september 2012 på Storsteinnes. På grunn av saksmengden var det ikke plass til presentasjon av prosjektet. Regionrådets leder og nestleder ser imidlertid prosjektet så viktig at man derfor har satt informasjon om prosjektet på sakskartet i denne omgang. I og med at Mack har flyttet sin produksjon til Balsfjord kommune, Nordkjosbotn er man nå i gang med å etablere nytt studenthus i lokalene til Mack i Tromsø, «Nye Driv». Bakgrunnen for prosjektet er at studentene i Tromsø har behov for et mer fleksibelt hus med økte arealer og større scener. I prosjektbeskrivelsen heter det i prosjektets visjon: Studenthuset Driv og studentene ved Universitetet i Tromsø har en ambisjon om å bygge opp Nord- Norges beste studenthus.. Videre i prosjektvisjonen heter det: Et studenthus har stor betydning for rekruttering av studenter til byen og for å beholde studentene i Tromsø gjennom studietiden. Ved å beholde studenthuset i sentrum av Tromsø vil studentene fortsatt bidra til aktivitet og levende bysamfunn. Tilslutt: Prosjektet skriver: Studentsamskipnaden og Universitetet i Tromsø vil sikre god og forsvarlig drift av det nye studenthuset. 23

TROMSØ-OMRÅ DETS REGIONRÅ D Saksbehandler: Arkivsaksnr: Yngve Voktor Møtedato: 09.11.12 Møtetidspunkt: 10.00 Saksnr: Utvalg Tromsø-områdets regionråd 046/12: EVENTUELT Saker meldt inn til dette punktet er: 1. Etter forespørsel fra vararepresentant Hanne Larsen (SP), Karlsøy kommune vedrørende lærermangel ved skolen på Rebbenesøy vil Tromsø kommune ved byråd for Utdanning, Anna Amdal Fyhn gi en orientering. 2. Regional skredsikringsinfo orientering Yngve Voktor 3. Bompengeselskap/kontor for Troms ordfører Hanny Ditlefsen 4. Diverse høringer: Tromsø kommunes planstrategi. Høringsfrist 15.11.12 Behandling: Den enkelte kommune. Karlsøy kommunes planstrategi. - Høringsfrist 28.11.12 Den enkelte kommune? Ny skolestruktur i Tromsø. - Høringsfrist 21.12.12 Felles høringsinnspill. Legges frem 14. desember Forslag til vesentlige vannforvaltningsspørsmål i vannregion Troms. - Høringsfrist 12.01.13 Den enkelte kommune eller felles innspill? Legges frem 14. desember? 24