Veiledning til elektronisk søknad Sjøfartsdirektoratet har utviklet et nytt system for elektroniske søknader og elektronisk innrapportering. Målsetning er å tilby brukere enklere, raskere og mer effektiv løsning. Om denne veiledningen Formålet med denne veiledningen er å gi en innføring i bruk av elektroniske skjemaer ved søknad om personlige sertifikater. Vi har prøvd å utforme skjemaet slik at navn på feltene skal være selvforklarende i tillegg til at det er hjelpefunksjoner i selve skjemaet. Hvem kan sende elektronisk søknad om personlig sertifikat? Elektronisk skjema ved søknad om personlige sertifikater kan brukes av alle personer med norsk fødselsnummer eller D-nummer. Hva kreves av utstyr? For å kunne bruke elektronisk søknadskjema, trenger du en datamaskin med oppkobling til Internett. Du bør også ha installert et program som kan vise PDF-filer på PC-en din. Hvis du trenger slikt program, kan du laste ned PDF-leseren her: http://get.adobe.com/no/reader/ Hvilke sertifikater kan man søke om elektronisk? Elektronisk skjema kan brukes ved søknad om alle norske sertifikater ved førstegangssøknad, fornyelse og duplikat. Oppbygging av skjema Alle skjermbildene i skjemaet er delt i tre deler. - Til venstre finner du navigasjonsfeltet som viser hvor du befinner deg i søknaden. - I midten finner du selve skjemaet. Det er her du legger inn alle opplysninger. - Feltet til høyre viser hjelpetekster som du får fram ved å trykke på de små runde knappene merket «?». Hvordan betaler jeg for sertifikatet? Det er lagt opp til en egen betalingsløsning som du kommer til ved slutten av søknadsprosessen. Når en har trykket på send inn søknad så får en tilgang til en nettbasert betalingsløsning - her kan du betale med kort eller hente ut KID-nr/konto (hvis du vil betale i nettbank eller formidle den videre til rederiet). Når du søker elektronisk skal du betale sertifikatet med kredittkort eller betalingsinformasjon (KID-nr og kontonummer til Sjøfartsdirektoratet). Link til betalingsside får du når du har trykket send inn søknad, eller ved å gå inn på https://portal.sjofartsdir.no/ og velger «Søknad og betalingsoversikt». Tjenesten forutsetter at du er logget på i altinn. Dersom du ønsker at andre skal betale for deg (eks. rederi) må du oppgi arkivreferansen i Altinn, slik at den som skal betale kan hente frem søknaden som skal betales på https://portal.sjofartsdir.no/. På samme siden «Betalingshistorikk» vil du også finne info om betalte søknader.
Fordeler med å bruke elektronisk søknadsskjema - Du får et skreddersydd skjema med veiledning og hjelpetekster for det du skal søke om. - Det er mindre risiko for feil, da skjema skal være oversiktlig med forklaringer som kan hentes fram og en rekke opplysninger blir kontrollert før man sender inn søknaden. - En del av informasjon i skjema er preutfylt via oppslag i eksterne registre som Folkeregisteret og Sjøfartsdirektoratets fagsystem. - Man får raskere saksbehandling - Betaling gjøres online med kredittkort eller betalingsinformasjon Komme i gang Skjema for søknad om personlig sertifikat i elektronisk versjon er tilgjengelig gjennom skjemaportalen Altinn. Du finner link til skjemaet på nettsidene til Sjøfartsdirektoratet www.sdir.no (alternativ 1) eller under «Skjema og tjenester» i Altinn www.altinn.no (alternativ 2). Alternativ 1 - fra www.sdir.no Ved å klikke på linken «Søknad om personlig sertifikat» kommer du til påloggingssiden i Altinn. Alternativ 2 fra www.altinn.no Logge på Altinn gir flere muligheter å velge mellom når du skal logge deg på. Du finner informasjon om innlogging i Altinn ved å trykke på spørsmåltegnene til høyre på siden.
Hjelp finner du her Har du fulgt linken til skjemaet «Søknad om personlig sertifikat», får du opp skjemaet etter at du har logget deg inn i Altinn. Har du gått inn fra forsiden til Altinn får du opp din meldingsboks. Etter påloggingen får du opp bildet hvor du kan velge hvem du representerer nå. Bildet ser slik ut: Skal du søke om personlig sertifikat, velger du ditt navn.
Opplysninger På denne siden skal du legge inn eller forandre dine personlige opplysninger. Informasjonen på denne siden er allerede fylt ut med opplysninger som er registrert om deg i Folkeregisteret. Hjelpetekst: Alle feltene merket med * er obligatoriske. Du får ikke sende inn skjemaet før du har fylt ut alle feltene som er merket *. Systemet gjør en automatisk sjekk av personlige opplysninger registrert i Folkeregisteret. Feltene til venstre viser «sidene» i skjemaet. Du kan se hvor langt du har komt i utfyllingen av skjemaet. Du kan også «bla» tilbake i skjemaet med å klikke på feltene. Skriv inn epost og telefonnummer vi kan nå deg på.
Adresse legg inn adresse som sertifikatet skal sendes til På den siden vises adressen som er registert i Folkeregisteret. Hvis du ønsker å få tilsendt sertifikatet/svaret på søknaden til en annen adresse må du oppgi en leveringsadresse. Opplysningen om adressen blir hentet automatisk fra Folkeregisteret. For å endre adressen må du ta kontakt med Folkeregisteret. Du kan registrere en annen adresse for utsendelse av sertifikatet/svaret på søknaden.
Sertifikat- velg hva du vil søke om Du må velge om du vil søke om nytt sertifikat, fornyelse av sertifikatet eller et duplikat. Ut fra valgene du gjør, blir det opprettet et skreddersydd skjema for det du skal søke om. Vi skal se på et eksempel hvor du har valgt å søke om nytt sertifikat. Etter at du har valgt førstegangssøknad, må du velge hvilket sertifikat skal du søke om, se eksempler på skjermbilder under.
Kvalifikasjoner Skjermbildet på denne siden viser dine sertifikater som er registrert i Sjøfartsdirektoratets fagsystem. Disse opplysningene er bare til informasjon. Skjermbildet på denne siden viser dine sertifikater som er registrert i Sjøfartsdirektoratets fagsystem.
Kvalifikasjonskrav På denne siden vises kvalifikasjonskrav for det sertifikatet du har valgt på side «sertifikat». Kvalifikasjonskravene vil forandre seg ut fra hvilket sertifikat du har valgt. Øverste tabellen viser obligatoriske krav til sertifikatet, som må være registrert fra før av eller skal ettersendes i posten. Hvis i kolonnen «registrert» står «nei», det betyr at kvalifikasjonen er ikke registret i Sjøfartsdirketoratets system og må ettersendes. vedlegg skal v re attestert «rett kopi». Det er oppgitt flere alternativer for dokumentasjon av kvalifikasjonskrav. Du må velge et av dem. Denne kolonnen viser om kvalifikasjonen er registeret i Sjøfartsdirektoratets fagsystemet. Du trenger ikke å ettersende dokumentasjon, hvis det står «ja» i kolonnen.
Passfoto. Bildet skal være best mulig egnet til å identifisere deg, og der må tilfredstille visse krav til utforming og kvalitet. Bildet skal: - vise hele hodet og toppen av skuldrene - være i klart og med god kontrast - være tatt rett forfra og mot en lys bakgrunn. «Velg passfoto fra vedlegg»: - Når du velger «Bla gjennom», åpner det seg at vindu som lar deg velge en fil på datamaskinen din. Finn den filen som skal lastes opp. Trykk deretter på «Åpne» -knappen og filnavnet legges i feltet til venstre for knappen «Bla gjennom». - Du må velge «Legge til» for at filen skal bli lagt til i feltet.
Tilleggsinformasjon og varsling til mobilnummer elle e-postadresse Et av alternative må velges. Dersom «Passfoto fra vedlegg» er valgt, må et vedlegg velges.
Oppsummering
Når alle opplysningene er fylt ut, kommer du til siden «Oppsummering». Denne siden viser alle opplysningene du har lagt inn i skjemaet. Nederst til høyre i midtfeltet finner du knappen «Kontroller skjema». Når du trykker på denne knappen, utføres det en maskinell kontroll av utfylling i forhold til regelverk. Enkeltet felt som inneholder ren tekst f.eks. leveringsadresse, tilleggsinformasjon kan ikke kontrolleres maskinelt. Eventuelle feil som oppdages i kontrollen, må korrigeres før du kan gå videre. Etter eveantuelle feil er korrigert, går du til «Oppsummering» og velger «Kontroller skjema» på nytt. Når du trykker på denne, utføres det en maskinell kontroll av utfylling i forhold til regelverk. Enkeltet felt som inneholder ren tekst f.eks. leveringsadresse, tilleggsinformasjon kan ikke kontrolleres maskinelt.
Hvis alt ser ut til å være i orden er det bare å trykke på knappen «Videre til innsending» Hvis alt ser ut til å være i orden er det bare å trykke på knappen «Videre til innsending» For å sende inn skjema, trykk på knappen «Send inn» Betaling Når du søker på nettet, betaler du gebyret samtidig som du registrerer søknaden.
Søknaden er gebyrlagt. Du kan betale på nettet ved å følge linken «Betaling av gebyr» Alle søknader får et referansenummer. Du finner søknaden ved å oppgi referansenummer på betalingssiden. Det er viktig å påføre referansenummeret til søknaden på alle vedlegg som skal ettersendes pr post.
Betaling Denne siden inneholder oversikt over søknader og betalinger. Dersom du skal betale søknaden for andre kan du søke denne opp ved å oppgi referansenummeret og trykke «Hent». Du kan velge å betale flere søknader samtidig ved å krysse av i kolonnen «Velg». Velg deretter «Betal» Du kan finne søknaden ved oppgi referansenummeret Ved å trykke opp detaljer om søknaden vil du finne informasjon om søknaden og betalingen. Det er også mulig å trekke søknaden på samme side, og du vil da få kreditert beløp dersom du har betalt søknaden. Du kan velge å betale søknaden med kredittkort eller betalingsinformasjon. Når du har valgt dette velger du «Fullfør». Dersom det er noen andre som skal betale søknaden for deg må du oppgi arkivreferansen til søknaden.
Etter du har betalt søknaden på nettet kommer du tilbake til Søknad- og betalingsoversikt. Du kan til enhver tid betale, sjekke statusen på søknaden eller trekke søknader på siden «Søknadsog betalingsoversikt». På siden «Søknads- og betalingsoversikt» finner du linken til skjema «Send inn tilleggsinformasjon». Dette skjema skal brukes hvis du vil sende tilleggsinformasjon til en søknad som er allerede registrert i fagsystemet til Sjøfartsdirektoratet.