Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50.

Møteinnkalling Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: 03.11.2015, kl 19:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 27/10-2015 Arild Olsen leder Side 1

Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 50/15 Referatsaker PS 51/15 Godkjenning av protokoll fra møte 27.10.2015 PS 52/15 Ny tråkkemaskin - delfinansiering/samarbeid med Svalbard Turn PS 53/15 Rapport om finansforvaltning pr. 2. tertial 2015 PS 54/15 Rapport pr. 2. tertial 2015 - Informasjon fra lokalstyreleder og administrasjonssjef Side 2

PS 50/15 Referatsaker RS 28/15 Mulige konsekvenser ved avvikling av kulldriften i Lunckefjell. PS 51/15 Godkjenning av protokoll fra møte 27.10.2015 Side 3

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2015/578-2-151 Roger Zahl Ødegård 20.10.2015 Ny tråkkemaskin - delfinansiering/samarbeid med Svalbard Turn Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 31/15 03.11.2015 Lokalstyret 52/15 03.11.2015 Anbefaling: Lokalstyret vedtar å bidra med innbyttesummen fra salg av tråkkemaskin, ca kr 0,5 mill. i et samarbeidsprosjekt mellom Svalbard Turn og Longyearbyen lokalstyre om kjøp av ny tråkkemaskin kostnadsberegnet til ca. kr 2,0 mill. Restfinansieringen vil være Svalbard Turns ansvar og det forutsettes at maskinen eies og driftes av Longyearbyen lokalstyre. Saksopplysninger: Svalbard Turn har invitert til et nytt samarbeid om anskaffelse av ny tråkkemaskin med bedre kapasitet og kraft til å ivareta idrettslagets behov knyttet til gjennomføringen av Svalbard Skimaraton. Innkjøp av tråkkemaskin har hittil vært et samarbeidsprosjekt mellom Svalbard Turn og Longyearbyen lokalstyre v/kultur og idrett. Tråkkemaskinen som vi eier er ca. fem år gammel og er mye brukt. Normal levetid er ca. ti år, men pga. snøens beskaffenhet og hard/mye bruk er det imidlertid ønskelig å bytte maskinen i en større og kraftigere modell. Løypekjøring i byen og Endalen, samt preparering av alpinbakken er primæroppgavene. Ved arrangementene Skimaraton (Svalbard Turn) og Gruveløpet (Store Norske) er tråkkemaskin av avgjørende betydning. Servicekostnadene på nåværende maskin er økende og driftssikkerheten antakelig svakere enn ønskelig. Det forutsettes at driftskostnader for ny maskin dekkes innenfor rammene for Kultur og idrett som i dag. Vurdering: Nyanskaffelse vurderes som viktig for å sikre stabil drift og gjennomføringsevne allerede kommende sesong. Det er derfor ønskelig å kunne samarbeide med Svalbard Turn om nyanskaffelsen ved at idrettslaget går til anskaffelse av maskin kostnadsberegnet til ca. kr 2,0 mill. Finansieringen er tenkt ved at Svalbard Turn skaffer til veie ca. kr 1,5 mill. og LL bidrar med innbyttebeløpet for nåværende maskin, ca. kr 0,5 mill. En forutsetning er at Longyearbyen lokalstyre står som eier og ansvarlig for driften av løypemaskinen slik som i dag. På grunn av leveringstid/frakt før skipningssesongens slutt er det nødvendig med politisk vedtak snarest mulig og senest i AU og i lokalstyret 3.11.2015. Side 4

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/111-21-250 Marit Virkesdal 18.10.2015 Rapport om finansforvaltning pr. 2. tertial 2015 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 34/15 03.11.2015 Lokalstyret 53/15 03.11.2015 Anbefaling: Finansforvaltningsrapport pr 31.08.15 tas til orientering. Saksopplysninger: Finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre (se vedlegg) ble vedtatt av lokalstyret i juni 2011. Finansreglementet bygger på Forskrift om kommuners finansforvaltning. I sak 4/14 i lokalstyrets møte 11.2.14 godkjente lokalstyret at finansreglementets punkt 6.1 og 6.2 kan avvikes, slik at innskudd i hovedbankforbindelse og innskudd i andre banker kan være hhv 300 mill. kr og 40 mill kr. Finansreglementet sier bl.a. at administrasjonssjefen i fbm tertialrapportering, samt ved årets utgang, skal legge fram en rapport for lokalstyret som viser status for lokalstyrets finansforvaltning. Finansforvaltningsreglementet åpner ikke for kjøp av valuta. Det betyr at når LL betaler fakturaer i utenlandsk valuta, blir prisen i norske kroner bestemt av kursen på betalingstidspunktet. Det skjer stadig noe i markedene som gjør at kursene endrer seg, og det er ikke mulig å si om det er rett eller galt å kjøpe valuta. Et argument for å kjøpe valuta kan være at vi i størst mulig grad ønsker å sikre oss sluttsummen på prosjekter som (for oss) har et stort økonomisk omfang. Administrasjonssjefen har drøftet evt valutakjøp med AU. AU er kjent med at valutakurser påvirker totalkostnaden på enkelte drifts-/investeringsprosjekter, men ønsker å holde fast på dagens finansreglement, dvs at administrasjonssjefen ikke har anledning til å kjøpe valuta. Dette forholder administrasjonssjefen seg til. Siden informasjon fra rentemøtet i Norges Bank 23.september var kjent da denne saken ble skrevet, er dette hensyntatt i vedlagte rapport. Vedlegg: 1 Finansforvaltningsrapport pr. 31.8.15 2 Finansreglement Side 5

Finansforvaltningsrapport 31. august 2015 side 0 Side 6

Finansforvaltningsrapport pr. 31.08.15 I hht Finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre skal det i forbindelse med tertialrapportering og ved årets utgang legges fram rapporter for lokalstyret som viser status for finansforvaltningen. Longyearbyen lokalstyre har ny organisasjonsform fra 1.1.14, det finnes derfor ikke sammenlignbare opplysninger for tidligere perioder i enkelte av diagrammene. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler til driftsformål. Innskudd i Sparebanken Nord-Norge (SNN), Longyearbyen lokalstyre sin hovedbankforbindelse (beløp i millioner kroner): Hovedbankavtalen med Sparebank1 Nord-Norge trådte i kraft 1.2.12 og varer til 1.4.2016 med opsjon på ytterligere 2 år. SNN er varslet om at Longyearbyen lokalstyre ønsker å ta ut opsjonen. Finansreglementet tillater at inntil 300 mill kr er plassert hos hovedbankforbindelsen. side 1 Side 7

Longyearbyen lokalstyre sine innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: Kommentar: Finansreglementet tillater at et enkelt innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen er på maks 40 mill kr. Longyearbyen lokalstyre har avsluttet kundeforholdet i flere av plasseringsbankene i løpet av 2015 og overført midlene til hovedbankforbindelsen (SNN). Pr 2.tertial 2015 har vi kun innskudd i Åfjord sparebank og Stadsbygd sparebank, i tillegg til Sparebanken Nord-Norge (SNN). Samlet innskudd i hovedbankforbindelse og plasseringsbanker: side 2 Side 8

Kommentar: Hovedårsaken til den kraftige nedgangen i samlet innskudd fra 31.08.14 til 31.08.15 er at LL i Svalbardbudsjettet 2014 mottok 71,5 mill til renseanlegget ved energiverket, i tillegg til ordinært rammetilskudd, totalt 193,4mill kr. I Svalbardbudsjettet 2015 mottok LL kr 142,1 mill i ordinært rammetilskudd, og ingen ytterligere finansiering av renseanlegget, da det var fullfinansiert i 2014. Imidlertid har vi hatt utgifter til renseanlegget på 50,8 mill fra september 2014 til august 2015, som finansieres av tilskudd mottatt i perioden 2012-2014. Rapportering angående plassering av likviditet: 31.08.2014 31.12.2014 30.04.2015 31.08.2015 Genelt for alle innskudd: Max 25 % av ledig likviditet er plassert med tidsbinding JA JA JA JA Hovedbankforbindelse (Sparebanken Nord-Norge)*: Bankinnskudd i hovedbankforbindelsen er 300 mill kr JA JA JA JA Rating av hovedbankforbindelse er BBB eller bedre JA JA JA JA Totale innskudd er 2 % av bankens forvaltningskapital JA JA JA JA Plassering i banker utenom hovedbankforbindelsen: Tidsbinding på innskudd er 12 måneder JA JA JA JA Lengste tidsbinding på innskudd 32dager 32dager 32dager 32dager Største innskudd med tidsbinding 20 mill 20,3 mill 20,4 mill 20,4 mill Et enkelt innskudd, med eller uten tidsbinding, er 40 mill kr. JA JA JA JA Rating av bankforbindelsen er BBB eller bedre JA JA JA JA Totale innskudd er 2 % av bankens forvaltningskapital JA JA JA JA Mål for tilfredsstillende avkastning på innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: 3 md nibor **: 1,72 1,53 1,47 1,16 Rentesatsen på bankinnskuddene ligger i intervallet 2,17-2,82 1,61-2,63 1,92-2,57 1,56-2,20 * Hovedbankavtalen med Sparebank1 Nord-Norge trådte i kraft 1.2.12 og varer til 1.4.2016 med opsjon på ytterligere 2 år. SNN er varslet om at Longyearbyen lokalstyre ønsker å ta ut opsjonen. ** Opplysningen er hentet hos Oslo Børs, http://www.oslobors.no/oslo-boers/statistikk/nibor Kommentarer knyttet til sammensetning, rentebetingelser/ avkastning, vesentlige markedsendringer og endring i risikoeksponering: I følge «Bankrapporten 2015» utarbeidet av Sparebank 1 Markets er bankenes Issuer-rating slik: side 3 Side 9

Bank: År: 2014 2013 2012 2011 Sparebank 1 Nord-Norge A+ A+ A A+ Sparebank 1 SMN A+ A A A Sparebanken Hedmark A+ A+ A+ A+ Sparebanken Sør A A- A A- Sparebanken Øst A- A- A- A- Stadsbygd Sparebank A- BBB BBB BBB Åfjord Sparebank BBB+ BBB+ BBB BBB Fana Sparebank A- A- A- A- Likviditeten er plassert i hht finansreglementets regler. Avkastningen er tilfredsstillende sett i forhold til finansreglementets mål. Administrasjonssjefens vurdering er at det er ingen vesentlige markedsendringer eller endringer i risikoeksponering å melde om. Forvaltning av låneporteføljen og øvrige finansieringsavtaler. Opptak av lån siden forrige rapportering: Ingen Refinansierte / sammenslåtte lån i perioden: Ingen Endring i risikoeksponering: Ingen endring å melde Gjenværende rentebinding: Er på 4,81 år, se vedlagte oversikt over lån. Dette er innenfor finansreglementets bestemmelser. Rentebetingelser: 37% av total lånegjeld har fast rente, 63% har flytende rente, se vedlagte oversikt over lån. Dette er innenfor finansreglementets regler. Total lånegjeld 31.08.15 er 128,3 mill kr. 160,0 140,0 120,0 100,0 80,0 60,0 40,0 20,0 0,0 Lån med flytende rente Lån med fast rente side 4 Side 10

Lån pr. 31.08.15 fordelt på formål (beløp i mill. kr): Figuren viser at lån på totalt 78,9 mill er knyttet til låneformål som skal være selvfinansierende (avløp 1,3 mill kr og renovasjon 7,2 mill kr) / bør være selvfinansierende, dvs ledlys (0,5 mill kr), fjernvarme (38,1 mill kr), havn (21 mill kr), energiverket (unntatt lån i fbm tiltak i hht tilstandsanalysen) (5,8 mill kr), og vann (5 mill kr). Lån til kulturhuset (23,8 mill kr) betjenes av korkpenger, og finansieres slik sett ikke av lokalstyrets generelle økonomi. Lån knyttet til energiverket (tilstandsanalyse) (10,1 mill kr), brann (0,6 mill kr), IKT skole (0,2 mill), veier og nærmiljø (6 mill kr), fundamenter boliger (1,5 mill kr), kjøp av boliger (5,3 mill kr) og næringsbygget (1,9 mill kr) finansieres via Longyearbyen lokalstyre. Det er altså 20% (25,6 mill) av totalt lånebeløp som belastes «kommunekassen». Tabellen «Oversikt over lån» lenger bak gir opplysninger om rentesats, utløp av rentebindingsperiode, lånenes løpetid, og når lånene er nedbetalt. side 5 Side 11

Forestående finansierings-/refinansieringsbehov: Allerede vedtatte låneopptak for 2015, til sammen kr 40 798 000 fordeler seg slik: Vedtak i Fagområde Prosjekt Prosjektnavn Vedtak pr 2.tertial 2015 opprinnelig budsjett Endring Avløp 6151 Oppgradering avløp Sjøskrenten -700 000-700 000 0 Eiendom 6070 Nytt fyrhus H320-3 800 000 0-3 800 000 Eiendom 6071 Utbedring rørkasse U261 - Blåmyra -800 000-800 000 0 Eiendom 6073 Lagerbygg Sjøområdet -3 600 000 0-3 600 000 Eiendom 6077 Rørkasser under skolen -2 000 000-2 000 000 0 Eiendom 6079 Heis Energiverket -2 000 000-2 000 000 0 Eiendom 6085 Utbedring fundamenter boliger -1 000 000-1 000 000 0 Energiverket 6081 Slagg- og askedeponi -500 000-500 000 0 Energiverket 6083 Fjernavlesning el. -79 000 0-79 000 Fjernvarme 6072 SD-anlegg fjernvarme -150 000 0-150 000 Fjernvarme 6074 Fjernvarme vannbehandlingsanlegg 0-150 000 150 000 Fjernvarme 6076 Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd. -9 378 000-6 500 000-2 878 000 Fjernvarme 6089 RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper 0-3 800 000 3 800 000 Havn 6006 Kaidekke og kulvert Bykaia 0-2 250 000 2 250 000 Havn 6009 Los-båt -721 000 0-721 000 Havn 6012 Flytekai - skisseprosjekt -3 728 000 0-3 728 000 Havn 6013 Havnebygg - prosjektering -175 000-500 000 325 000 Havn 6014 Havnelager - prosjektering -500 000-500 000 0 Havn 6015 Forlengelse av turistkaia -1 700 000-1 700 000 0 Ikt 6301 Ikt-investeringer skolen -300 000-300 000 0 Renovasjon 6005 HP Avfall - Restavfallscontainere -300 000-300 000 0 Renovasjon 6041 HP avfall: Sigevannsrensing -1 266 000 0-1 266 000 Vann 6090 HP Vann - Nylegging inntaksledning -467 000 0-467 000 Vann 6091 HP Vann - Dosing elveløp mv -1 900 000-1 900 000 0 Vann 6092 HP Vann - Manganfilter -250 000-250 000 0 Vann HP Vann - ledning Energiverket (opprinnelig 6099 planlagt til Bykaia) -2 400 000-2 400 000 0 Vann 6100 HP Vann - ledning Haugen -500 000-500 000 0 Vann 6150 Oppgradering vannledning Sjøskrenten -700 000-700 000 0 Vei og nærmiljø 6028 Tiltak i hht trafikksikkerhetsplan -684 000-684 000 0 Vei og nærmiljø 6032 Nærmiljløanlegg: belysning sentrum -1 200 000-1 200 000 0 Totalt -40 798 000-30 634 000-10 164 000 Av erfaring vet vi at det i løpet av året vil bli endringer i lånebehovet. LL avventer derfor å ta opp lån til november/desember når grunnlaget er sikrere. side 6 Side 12

OVERSIKT OVER LÅN 31.08.2014 31.12.2014 30.04.2015 31.08.2015 Lån nr Långiver Lånetype/rente Avdragstid (år) Nedbetalt Rentesats Mill NOK Lånets andel År igjen Rentesats Mill NOK Lånets andel År igjen Rentesats Mill NOK Lånets andel År igjen Rentesats Mill NOK Lånets andel 904 Kommunalbanken Serielån flytende 10 21.12.2023 2,25 % 3,3 3,4 % 2,25 % 3,1 2,3 % 2,00 % 3,1 2,3 % 1,75 % 3,0 2,3 % 908 Kommunekreditt Serielån flytende 13 02.02.2022 2,46 % 10,0 10,2 % 2,38 % 9,7 7,1 % 2,12 % 9,1 6,8 % 2,08 % 8,8 6,9 % 909 Kommunekreditt Serielån flytende 20 18.06.2031 2,85 % 25,3 25,8 % 2,85 % 24,5 17,9 % 2,55 % 24,5 18,4 % 2,55 % 23,8 18,6 % 905 Kommunalbanken Serielån flytende 10 08.03.2022 2,25 % 27,1 27,6 % 2,25 % 27,1 19,8 % 2,00 % 25,3 19,0 % 1,75 % 23,5 18,3 % 911 Kommunekreditt Serielån flytende 35 05.06.2049 2,80 % 1,5 1,5 % 2,25 % 4,1 3,0 % 2,55 % 4,1 3,1 % 2,55 % 4,1 3,2 % 914 Kommunekreditt Serielån flytende 20 30.12.2034 2,25 % 2,2 1,6 % 2,00 % 2,2 1,6 % 2,00 % 2,1 1,6 % 916 Kommunalbanken Serielån flytende 25 22.12.2039 2,15 % 10,5 7,7 % 1,90 % 10,5 7,9 % 1,65 % 10,3 8,0 % 917 Kommunalbanken Serielån flytende 6 22.12.2020 2,25 % 0,4 0,3 % 2,00 % 0,4 0,3 % 1,75 % 0,4 0,3 % 918 Kommunalbanken Serielån flytende 12 22.12.2026 2,15 % 0,4 0,3 % 1,90 % 0,4 0,3 % 1,65 % 0,4 0,3 % 902 Kommunalbanken Serielån flytende 11,5 07.06.2020 4,37 % 5,1 5,2 % 0,33 4,37 % 5,1 3,7 % 0,00 2,00 % 4,7 3,5 % 1,75 % 4,2 3,3 % Sum m/flytende rente (minimum 25% av totale lån) 72,3 73,6 % 87,1 63,5 % 84,3 63,2 % 80,6 62,8 % 906 Kommunekreditt Serielån fastrente 13 30.06.2022 4,45 % 7,0 7,1 % 2,33 4,45 % 6,5 4,7 % 2,00 4,45 % 6,5 4,9 % 1,66 4,45 % 6,1 4,8 % 1,33 907 Kommunekreditt Serielån fastrente 13 30.06.2022 4,45 % 10,1 10,3 % 2,83 4,45 % 9,5 6,9 % 2,50 4,45 % 9,5 7,1 % 2,17 4,45 % 8,8 6,9 % 1,83 903 Kommunalbanken Serielån fastrente 30 01.11.2041 4,01 % 5,5 5,6 % 4,17 4,01 % 5,4 3,9 % 3,84 4,01 % 5,3 4,0 % 3,50 4,01 % 5,3 4,1 % 3,17 910 Kommunekreditt Serielån fastrente 10 01.10.2024 2,80 % 3,3 3,4 % 4,05 % 15,7 11,5 % 9,84 4,05 % 14,9 11,2 % 9,50 4,05 % 14,9 11,6 % 9,17 912 Kommunekreditt Serielån fastrente 20 30.12.2034 1,70 % 5,9 4,3 % 5,00 1,70 % 5,9 4,4 % 4,66 1,70 % 5,7 4,4 % 4,33 913 Kommunekreditt Serielån fastrente 20 30.12.2034 1,70 % 5,5 4,0 % 5,00 1,70 % 5,5 4,1 % 4,66 1,70 % 5,4 4,2 % 4,33 915 Kommunalbanken Serielån fastrente 20 19.12.2034 1,54 % 1,5 1,1 % 3,00 1,54 % 1,5 1,1 % 2,66 1,54 % 1,5 1,2 % 2,33 Sum m/fastrente (min. 25% og max 50% av totale lån) 25,9 26,4 % 2,68 50,0 36,5 % 5,47 49,1 36,8 % 5,06 47,7 37,2 % 4,81 Finansiell leasing 0,0 0 0,0 0 0,0 0 0,0 0 År igjen Sum langsiktig gjeld Størs te enkeltlån i mill. kr. (max 50% av samlet lån) Antall lån Bekreftelse på at 50 % av lån med fast rente har fornyelse /forfall i løpet av neste 12 md Bekreftelse på at den totale låneporteføljens ve ktede renteløpetid er 3 år Bekreftelse på at lån med fastrente har en gj.snittlig gjenværende rentebinding på 2-6 år Dagens flytende lånerente Anslått fastrente, ved binding på hhv 2, 5, 7 og 10 år 98,2 100 % 0,71 137,1 100 % 1,99 133,4 100 % 1,86 128,3 100 % 1,79 27,10 27,6 % 27,10 19,8 % 25,30 19,0 % 23,80 18,6 % 10 17 17 17 JA JA JA JA JA, 0,71 år 2,0 Ja 1,9 Ja 1,8 Ja JA, 2,51 år JA, 4,96 år JA, 5,06 år JA, 4,81 år 2,25 % 2,25 % 2%/2,55% 1,65%/2,55% 2,15 % /2,41 % /2,63 % /2,92 % 1,91 % /2,06 % /2,27 % /2,51 % 1,72 % /2,12 % /2,32 % /2,48 % 1,25 % /1,77 % /2,11 % /2,46 % side 7 Side 13

Felles rapportområder for likviditet og gjeld inkludert forventet utvikling i markedet fram til neste rapporteringstidspunkt: Alle plasseringer og lån er i NOK, og i norske banker. Våre bankforbindelser har fått oversendt lokalstyrets finansreglement. Beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet: For likviditet: Ingen avvik. For lån: Ingen avvik. Utvikling i Norges bank sin styringsrente: Norges Bank sin styringsrente er renten bankene får på innskudd i Norges Bank (foliorenten). Endringer i Norges Banks foliorente vil normalt påvirke bankenes innskudds- og utlånsrenter. Pr 1.tertial 2015 var styringsrenten 1,25%. På rentemøtet 17.juni ble renten satt ned til 1%, og på rentemøtet 23.september ble styringsrenten ytterligere redusert, til 0,75%. Rentenedgangen i juni ble begrunnet med at utviklingen i norsk økonomi hadde vært litt svakere enn ventet og at utsiktene fremover var noe svekket. Arbeidsledigheten hadde som ventet tiltatt og lønnsveksten i 2015 lå da an til å bli lavere enn lagt til grunn i mars. Produksjonsveksten hadde avtatt og bedriftene forventet at veksten skulle forbli svak det kommende halvåret, i tillegg til at det lenger frem i tid så ut til at oljeinvesteringene ville falle mindre enn tidligere anslått. Veksten i konsumprisindeksen var pr 17.juni 2,5%. Det ble presisert at kronesvekkelsen i 2014 ville bidra til å holde prisveksten oppe den nærmeste tiden. Det var forventet at prisveksten ville bli dempet som følge av nedgangen i lønnsveksten og av at virkningene av en svakere krone etter hvert skulle fases ut. Boligprisene hadde da steget mindre enn ventet, men husholdningens gjeldsvekst holdt seg oppe. Det ble allerede 17.juni antydet av styringsrenten kunne bli satt ytterligere ned i løpet av høsten, og 23.september ble det vedtatt å sette den ned til 0,75%. side 8 Side 14

Etter rentemøtet 23.september ble følgende pressemelding sendt ut: Norges Banks hovedstyre har besluttet å sette ned styringsrenten med 0,25 prosentenheter til 0,75 prosent. Vekstutsiktene for norsk økonomi er svekket, og vi venter at inflasjonen etter hvert vil avta. Styringsrenten settes derfor ned nå, sier sentralbanksjef Øystein Olsen. Fallet i oljeprisen gjennom sommeren gjør at veksten i norsk økonomi trolig vil holde seg lav lenger enn tidligere lagt til grunn. Oljeinvesteringene ventes å falle mer enn anslått i juni, og lavere etterspørsel etter varer og tjenester fra petroleumsnæringen vil redusere aktiviteten i andre deler av økonomien. På den andre siden bidrar en svakere krone til økt lønnsomhet for eksportbedrifter og importkonkurrerende virksomheter. Arbeidsledigheten vil trolig fortsette å øke noe. Veksten i boligprisene har samlet sett vært litt høyere enn anslått, men det er store regionale forskjeller. Husholdningenes gjeld fortsetter å vokse raskere enn inntektene. Svekkelsen av kronen har løftet veksten i konsumprisene. Lav lønnsvekst holder kostnadsveksten nede, og etter hvert som virkningene av en svakere krone fases ut, vil prisveksten avta. Slik vi nå vurderer utsiktene for norsk økonomi, kan styringsrenten bli satt ytterligere ned i løpet av det nærmeste året, sier sentralbanksjef Øystein Olsen. Hovedstyrets vurdering i Pengepolitisk rapport med vurdering av finansiell stabilitet 3/15 opplyses å være følgende: «Hovedstyret drøftet pengepolitikken på møtene 9. og 23. september 2015. Utgangspunktet for diskusjonen var analysen som ble publisert i Pengepolitisk rapport 2/15. Hovedstyret besluttet i juni å redusere styringsrenten med 0,25 prosentenheter til 1 prosent. Analysen i rapporten tilsa en styringsrente på i overkant av ¾ prosent det nærmeste året. Deretter tilsa prognosen at styringsrenten ville øke gradvis. Med en slik utvikling i styringsrenten var det utsikter til at prisveksten ville holde seg i underkant av 2,5 prosent i starten av prognoseperioden for deretter å bli liggende rundt 2 prosent de neste årene. Kapasitetsutnyttingen var ventet å avta den nærmeste tiden, men tilta mot et mer normalt nivå mot slutten av prognoseperioden. Veksten i verdensøkonomien er fortsatt moderat. Fremover er det utsikter til at veksten hos Norges handelspartnere tar seg noe opp, men mindre enn tidligere antatt. Usikkerheten knyttet til utviklingen i Kina og andre fremvoksende økonomier har økt. Veksten i konsumprisene er svært lav hos de fleste av våre handelspartnere, mens kjerneinflasjonen er høyere. Den brede nedgangen i råvareprisene i sommer vil bidra til å holde veksten i konsumprisene lav. Styringsrentene er fortsatt nær null i mange land. Prisingen i markedet tyder på at den ventede renteoppgangen hos handelspartnerne vil komme senere og mer gradvis enn tidligere ventet. Også de lange rentene ute har falt siden juni. I tillegg til å holde styringsrentene lave, kjøper flere sentralbanker verdipapirer for å stimulere økonomien og øke prisveksten. Oljeprisen har falt gjennom sommeren, og har den siste tiden vært noe under 50 dollar per fat. Fallet i oljeprisen henger sammen med økte oljelagre og fortsatt tilbudsoverskudd. Samtidig kan en ytterligere oppbremsing i fremvoksende økonomier dempe veksten i side 9 Side 15

oljeetterspørselen. Prisene på leveranser fram i tid reflekterer forventninger om en viss oppgang i oljeprisen, men til et lavere nivå enn prisene tydet på i juni. Kronen har svekket seg markert siden juni og er svakere enn lagt til grunn i forrige rapport. Svekkelsen må ses i sammenheng med oljeprisfallet og lavere rentedifferanse mot utlandet. Veksten i norsk økonomi har så langt vært om lag som ventet i juni. Kontaktene i Norges Banks regionale nettverk meldte i august om fortsatt svak produksjonsvekst. Oljeprisfallet gjennom sommeren kan bidra til at veksten i norsk økonomi holder seg lav lenger enn tidligere antatt. Oljeinvesteringene vil trolig falle mer enn anslått i juni, og lavere etterspørsel etter varer og tjenester fra petroleumsnæringen vil redusere aktiviteten i bedrifter med leveranser til denne næringen. Det gir ringvirkninger til fastlandsøkonomien for øvrig og kan bidra til å holde lønnsveksten nede i årene som kommer. Lavere lønnsvekst vil kunne dempe etterspørselen etter varer og tjenester, men også bedre norske bedrifters lønnsomhet og konkurranseevne. En svakere krone øker også lønnsomheten for eksportbedrifter og importkonkurrerende virksomheter. Arbeidsledigheten har som ventet tiltatt noe. Mens den registrerte ledigheten har økt i tråd med anslagene fra juni, har ledigheten målt ved AKU steget mer. I regioner med nær tilknytning til oljevirksomheten har ledigheten tiltatt, mens den så langt har vært stabil i landet for øvrig. Omstillingen i norsk økonomi som følge av oljeprisfallet gjør at arbeidsledigheten trolig vil fortsette å øke noe. Veksten i konsumprisene justert for avgiftsendringer og uten energivarer (KPI-JAE) er nær 3 prosent. Prisene på både norskproduserte varer og tjenester og importerte konsumvarer har steget mer enn lagt til grunn i juni. Kronen har svekket seg mye og over lengre tid, og valutakursgjennomslaget ser ut til å ha vært større enn ventet. Svekkelsen av kronen siden forrige rapport vil trolig bidra til å løfte prisveksten ytterligere den nærmeste tiden. Veksten i boligprisene har variert gjennom sommeren og det er store regionale forskjeller i prisutviklingen. Samlet har veksten i boligprisene vært noe høyere enn anslått i juni. Husholdningenes gjeld fortsetter å vokse noe raskere enn inntektene. Etter at styringsrenten ble satt ned i juni, har bankene redusert sine utlånsrenter litt mer enn lagt til grunn i forrige rapport. Hovedstyret merker seg at analysene i denne rapporten viser svakere vekstutsikter for norsk økonomi enn i juni. Lav lønnsvekst holder kostnadsveksten nede, og etter hvert som virkningene av en svakere krone fases ut, ventes det at prisveksten avtar. Analysene innebærer en styringsrente som avtar til i overkant av ½ prosent i 2016. Mot slutten av prognoseperioden anslås styringsrenten å øke til nær 1 prosent. Med en slik bane for styringsrenten tilsier analysene at prisveksten på kort sikt blir værende nær 3 prosent før den gradvis avtar til om lag 2 prosent mot slutten av prognoseperioden. Kronekursen anslås å styrke seg noe, men holde seg svakere enn tidligere anslått gjennom hele prognoseperioden. Kapasitetsutnyttingen i fastlandsøkonomien ventes å fortsette å avta fram mot utgangen av neste år. Deretter anslås kapasitetsutnyttingen å øke noe, blant annet som følge av lave renter og bedret konkurranseevne. I drøftingen av pengepolitikken la hovedstyret vekt på at fallet i oljeprisen vil dempe veksten i norsk økonomi fremover. En svakere krone løfter prisveksten på kort sikt. Lenger fram er det utsikter til lavere inflasjon. Sammen med hensynet til å holde kapasitetsutnyttingen oppe, tilsier det en lavere styringsrente. På den andre siden innebærer enda lavere renter en risiko side 10 Side 16

for at veksten i eiendomspriser og gjeld skyter fart. Etter en samlet vurdering av utsiktene og risikobildet mener hovedstyret at styringsrenten nå bør settes ned. Hovedstyret vedtok på sitt møte 23. september å redusere styringsrenten med 0,25 prosentenheter til 0,75 prosent. Slik hovedstyret nå vurderer utsiktene, kan styringsrenten bli satt ytterligere ned i løpet av det nærmeste året. Administrasjonssjefens vurderinger av konsekvenser av forventet utvikling i markedet frem til neste rapporteringstidspunkt: Ut fra teksten ovenfor antar administrasjonssjefen at det er ikke er usannsynlig at styringsrenten vil bli ytterligere satt ned i løpet av kommende år. Vurdering av hva en generell endring i rentekurven på 1%-poeng vil føre til i økte renteutgifter på lån og i økte renteinntekter på likviditet: Pr. 31.08.15 har Longyearbyen lokalstyre 128,3 mill kr i lån (herav 47,7 mill med fastrente) og 162,6 mill kr i innskudd. En renteendring kan føre til endringer både i lånerenten (for de lånene som har flytende rente) og i innskuddsrenten, noe som skulle tilsi at en renteendring side 11 Side 17

samlet sett har forholdsvis begrenset påvirkning på Longyearbyen lokalstyre sin totaløkonomi. Valutausikkerhet: Finansforvaltningsreglementet åpner ikke for kjøp av valuta. Det betyr at når LL betaler fakturaer i utenlandsk valuta, blir prisen i norske kroner bestemt av kursen på betalingstidspunktet. Det skjer stadig noe i markedene som gjør at kursene endrer seg, og det er ikke mulig å si om det er rett eller galt å kjøpe valuta. Et argument for å kjøpe valuta kan være at vi i størst mulig grad ønsker å sikre oss sluttsummen på prosjekter som (for oss) har et stort økonomisk omfang. Administrasjonssjefen har drøftet evt valutakjøp med AU. AU er kjent med at valutakurser påvirker totalkostnaden på enkelte drifts-/investeringsprosjekter, men ønsker å holde fast på dagens finansreglement, dvs at administrasjonssjefen ikke har anledning til å kjøpe valuta. Dette forholder administrasjonssjefen seg til. side 12 Side 18

Reglement for finansforvaltning Vedtatt av Lokalstyret i sak 31/2011, i møte 14.06.2011 Side 19 1

Innhold 1. Reglementets virkeområde... 3 1.1 Hensikten med reglementet... 3 1.2 Hvem reglementet gjelder for... 3 2. Hjemmel og gyldighet... 3 2.1 Hjemmel... 3 2.2 Gyldighet... 3 3. Forvaltningstyper... 3 4. Formålet med lokalstyrets finansforvaltning... 4 5. Generelle rammer og begrensninger... 4 6. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål... 5 6.1 Hovedbankforbindelse... 5 6.2. Innskudd i annen bank enn hovedbankforbindelsen... 5 6.3. Rapportering... 5 7. Forvaltning av lokalstyrets låneportefølje og øvrige finansieringsavtaler... 6 7.1. Vedtak om opptak av lån... 6 7.2. Valg av låneinstrumenter... 6 7.3. Tidspunkt for låneopptak... 6 7.4. Konkurrerende tilbud og valg av leverandør.... 6 7.5. Låneforvaltning og valg av rentebetingelser.... 6 7.6. Rapportering... 7 8. Forvaltning av lokalstyrets langsiktige finansielle aktiva... 7 9. Markedsendringer, konstatering av avvik og vurdering og kvalitetssikring av finansiell risiko... 8 9.1 Markedsendringer... 8 9.2 Konstatering av avvik... 8 9.3 Risikovurderinger... 8 9.4 Kvalitetssikring... 8 10. Vedlegg.... 9 10.1 41 i Lov om Svalbard.... 9 10.2 52 i Kommuneloven.... 9 10.3 Rapportmal: Forvaltning av ledig likviditet og andre midler til driftsformål.... 10 10.4 Rapportmal: Status på gjeldsforvaltningen Bydrift KF.... 12 10.5 Rapportmal: Felles rapportområder for likviditet og lån... 14 10.6 Definisjoner på ord og uttrykk og lenker... 16 Side 20 2

1. Reglementets virkeområde 1.1 Hensikten med reglementet Reglementet skal gi målsettinger, strategier, rammer og begrensninger for lokalstyrets finansforvaltning (likviditet og gjeld), samt beskrive rapporteringsrutiner. Underliggende fullmakter/instrukser/rutiner skal hjemles i reglementet. Reglementet definerer akseptable avkastnings- og risikonivåer for plassering og forvaltning av likvide midler og midler beregnet for driftsformål, opptak av lån/gjeldsforvaltning og plassering og forvaltning av langsiktige finansielle aktiva. 1.2 Hvem reglementet gjelder for Reglementet gjelder for Longyearbyen lokalstyre med foretakene Bydrift KF, Oppvektsforetak KF og Kultur- og fritidsforetak KF, heretter omtalt som Longyearbyen lokalstyre. Administrasjonssjefen / daglig leder i foretaket forestår den løpende finansforvaltningen på vegne av lokalstyret / foretakene. 2. Hjemmel og gyldighet 2.1 Hjemmel Dette reglementet er utarbeidet på bakgrunn av: Svalbardloven 41. Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992, 52 Finansforvaltning. Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning fastsatt av KRD 9. juni 2009 (FOR 2009-06-09 nr 635). http://lovdata.no/for/sf/kr/kr-20090609-0635.html 2.2 Gyldighet Reglementet trer i kraft 15.06.2011. Finansreglementet skal vedtas minst én gang i hver valgperiode (lokalstyreperiode). Dette reglementet erstatter alle tidligere regler og instrukser som lokalstyret eller annet politisk organ har vedtatt for Longyearbyen lokalstyre sin finansforvaltning. 3. Forvaltningstyper Finansreglementet vedtar målsettinger, strategier, rammer, begrensninger og rapporteringsrutiner for: Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål, jfr kapittel 6. Forvaltning av låneportefølje og øvrige finansieringsavtaler (leasing), jfr kapittel 7. Forvaltning av langsiktig finansielle aktiva, jfr. kapittel 8. 3 Side 21

4. Formålet med lokalstyrets finansforvaltning Finansforvaltningen har som overordnet formål å sikre en rimelig avkastning samt stabile og lave netto finansieringskostnader innenfor definerte risikorammer. Longyearbyen lokalstyres finansforvaltning skal drives slik at virksomheten har høy likviditet og lav finansiell risiko. I avveiningen mellom økt avkastning og redusert risiko skal redusert risiko velges. Dette søkes oppnådd gjennom følgende delmål: Longyearbyen lokalstyre skal til en hver tid ha likviditet (inkludert evt kassakreditt) til å dekke løpende forpliktelser. Overskuddslikviditet skal over tid gi en god og konkurransedyktig avkastning innenfor definerte krav til likviditet og risiko, hensyntatt tidsperspektiv på plasseringene. Lånte midler skal over tid gi lavest mulig totalkostnad innenfor definerte krav til refinansieringsrisiko og renterisiko, hensyntatt behov for forutsigbarhet i lånekostnader. 5. Generelle rammer og begrensninger Lokalstyret skal i hht kommunelovens 52 selv, gjennom fastsettelse av finansreglement, ta stilling til hva som er tilfredsstillende avkastning og vesentlig finansiell risiko. Reglementet skal baseres på Longyearbyen lokalstyres egen kunnskap om finansforvaltning. Lokalstyret skal ta stilling til prinsipielle spørsmål om finansforvaltningen. Det påligger administrasjonssjefen en selvstendig plikt til å utrede og legge frem saker for lokalstyret som anses som prinsipielle. Administrasjonssjefen skal fortløpende vurdere egnetheten av reglementets forskjellige rammer og begrensninger, og om disse på en klar og tydelig måte sikrer at finansforvaltningen utøves forsvarlig i forhold til de risikoer Longyearbyen lokalstyre er eksponert for. Det tilligger administrasjonssjefen å inngå avtaler i samsvar med dette reglementet. Det tilligger administrasjonssjefen, med hjemmel i dette finansreglement, å utarbeide nødvendige fullmakter/instrukser/rutiner for de enkelte forvaltningstyper som er i overensstemmelse med lokalstyrets føringer. Administrasjonssjefen skal sørge for at fullmakter/instrukser/rutiner til enhver tid er à jour. Finansielle instrumenter og/eller produkter som ikke er eksplisitt tillatt brukt gjennom dette reglementet, kan ikke benyttes i Longyearbyen lokalstyres finansforvaltning. Administrasjonssjefen har fullmakt til å inngå bankavtale for å ivareta det løpende behov for banktjenester. Det kan, etter vedtak i lokalstyret, inngås avtale om kassakreditt. Longyearbyen lokalstyre skal kun benytte norske banker, og alle plasseringer og låneopptak skal være i norske kroner. First Securities AS sin ratingmodell legges til grunn ved kredittvurdering av bankene. Longyearbyen lokalstyre skal påse at samarbeidende forvaltere er informert om Longyearbyen lokalstyres forvaltningsrammer Side 22 4

6. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Med ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål menes midler som er tenkt brukt til å dekke Longyearbyen lokalstyres løpende betalingsforpliktelser. Slike midler vil i hovedsak være: løpende inntekter som skal dekke løpende utgifter, en andel av / alle midler på disposisjonsfond og ubundne investeringsfond, ubrukte øremerkede drifts- /investeringstilskudd, midler på selvkostfond, midler på bundne fond, ubrukte lånemidler. Slike midler plasseres i bank, jfr. punktene nedenfor. 6.1 Hovedbankforbindelse Innskudd i hovedbankforbindelsen skal max være 100 mill kr. Ved valg av hovedbankforbindelse stilles det krav om minimum kredittrating BBB. Longyearbyen lokalstyres samlede innskudd i banken skal ikke overstige 2 % av bankens forvaltningskapital. Mål for tilfredsstillende avkastning: rentevilkår i hht bankavtale. 6.2. Innskudd i annen bank enn hovedbankforbindelsen I tillegg til plassering i hovedbankforbindelsen, kan ledig likviditet og midler beregnet for driftsformål plasseres som innskudd i annen bank enn hovedbankforbindelsen etter følgende retningslinjer: Inntil 25 % av ledig likviditet kan plasseres med tidsbinding på inntil 12 måneder. Innskuddet i en bank, med eller uten tidsbinding, kan ikke utgjøre mer enn 20 mill kr. Banker med rating BBB eller bedre kan brukes. Longyearbyen lokalstyres samlede innskudd i en bank skal ikke overstige 2 % av bankens forvaltningskapital Mål for tilfredsstillende avkastning på årsbasis: årsgjennomsnittlig 3 mnd nominell NIBOR-rente. 6.3. Rapportering Administrasjonssjefen / daglig leder i foretaket skal i forbindelse med tertialrapportering og ved årets utgang legge frem rapporter for lokalstyret/styret i foretaket som viser status for forvaltningen av ledig likviditet og midler beregnet for driftsformål. Rapportene tar utgangspunkt i vedlagte rapportmal. Rapporten skal også omtale følgende: kommentarer knyttet til sammensetning, rentebetingelser/ avkastning, vesentlige markedsendringer og endring i risikoeksponering. aktuelle markedsrenter og egne rentevilkår beskrivelse/vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet. Side 23 5

7. Forvaltning av lokalstyrets låneportefølje og øvrige finansieringsavtaler 7.1. Vedtak om opptak av lån Lokalstyret fatter selv vedtak om opptak av lån. Vedtaket skal minimum angi låneformål, lånebeløp og nedbetalingstid. Med utgangspunkt i lokalstyrets vedtak har administrasjonssjefen / daglig leder i foretaket fullmakt til å gjennomføre låneopptak, herunder godkjenne avdragsvilkår og rentebetingelser og evt rentebindingsperiode i hele lånets løpetid. Forvaltning av lokalstyrets innlån skal foregå etter de retningslinjer som framgår av dette reglementet, og i tråd med bestemmelsene i Kommunelovens 50 om låneopptak. 7.2. Valg av låneinstrumenter Lån tas opp i norske kroner og som direkte lån i banker. Finansiell leasing kan benyttes. 7.3. Tidspunkt for låneopptak Låneopptakene skal vurderes opp mot likviditetsbehov, vedtatt investeringsbudsjett, forventninger til fremtidig renteutvikling og generelle markedsforhold. 7.4. Konkurrerende tilbud og valg av leverandør. Låneopptak / finansiell leasing skal søkes gjennomført til markedets gunstigste betingelser. Det skal innhentes minst 2 konkurrerende tilbud. Under ellers like forhold vil det være formålstjenlig at lokalstyret fordeler låneopptakene / inngår avtaler om finansiell leasing mellom flere leverandører. 7.5. Låneforvaltning og valg av rentebetingelser. Et enkelt lån skal ikke være på mer enn 50 % av lokalstyrets samlete låneportefølje. Låneporteføljen skal bestå av et lite antall lån. Refinansiering og sammenslåing av lån skal vurderes. Minimum 25 % av låneporteføljen skal ha flytende rente (rentebindig kortere enn ett år), og minimum 25 % skal ha fast rente. Inntil 50 % av låneporteføljen kan ha fast rente. Maksimal rentebindingsperiode er 10 år. Maksimalt 50 % av låneporteføljen som har fast rente skal komme opp til fornyelse/forfall i løpet av neste 12 måneders periode. Renteutviklingen skal jevnlig overvåkes for å vurdere rentebinding. Mål for tilfredsstillende sammensatt rentebetingelser: den totale låneporteføljens vektede renteløpetid skal være max 3 år. For lån med fastrente skal gjennomsnittlig gjenværende rentebinding være mellom 1 og 6 år. Longyearbyen lokalstyre velger å ikke ta i bruk framtidige renteavtaler (FRA) og rentebytteavtaler (SWAP). Side 24 6

7.6. Rapportering Administrasjonssjefen / daglig leder i foretaket skal i forbindelse med tertialrapportering og ved årets utgang legge frem rapporter for lokalstyret/styret i foretaket på status for gjeldsforvaltningen for siste løpende kalenderår. Rapportene tar utgangspunkt i vedlagte rapportmal. Det skal som et minimum rapporteres om følgende: opptak av nye lån (inkl avtaler om finansiell leasing) refinansiering og sammenslåing av lån oversikt over lånetype (serie/annuitet), rentevilkår og låneinstitusjon aktuelle markedsrenter låneformål beskrivelse av forventet utvikling i markedet fram til neste rapporteringstidspunkt og hvilke konsekvenser administrasjonssjefen / daglig leder trekker av dette. kommentarer knyttet til endring i risikoeksponering, gjenværende rentebinding og rentebetingelser i forhold til lokalstyrets/foretakets økonomiske situasjon og situasjonen i lånemarkedet, samt forestående finansierings-/refinansieringsbehov. beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet. 8. Forvaltning av lokalstyrets langsiktige finansielle aktiva Med langsiktige finansielle aktiva menes midler som lokalstyret har avsatt og bestemt for varig eie (beslutning om varig eie kan omgjøres, men lokalstyret skal bli gjort kjent med konsekvensene av omgjøring). Longyearbyen lokalstyre har pr dato ikke langsiktige finansielle aktiva. Dersom lokalstyret på et fremtidig tidspunkt har til hensikt å etablere forvaltning av langsiktige finansielle aktiva, vil dette finansreglementet bli oppjustert med nødvendige og tilstrekkelige rammer og retningslinjer for slik forvaltning. Det endrede finansreglementet vil bli behandlet av lokalstyret før oppstart av forvaltning av langsiktige finansielle aktiva. Side 25 7

9. Markedsendringer, konstatering av avvik og vurdering og kvalitetssikring av finansiell risiko 9.1 Markedsendringer Dersom det skjer vesentlige endringer på grunn av utviklingen i markedet, enten med hensyn på risiko eller avkastning, bør administrasjonssjefen / daglig leder i foretaket rapportere til lokalstyret/foretakets styre uten ugrunnet opphold. 9.2 Konstatering av avvik Ved konstatering av avvik mellom faktisk finansforvaltning og finansreglementets rammer, skal slikt avvik umiddelbart lukkes. Avviket slik det har fremstått, og eventuelt økonomisk konsekvens av avviket dersom dette er større enn 0,5 mill NOK, skal uten ugrunnet opphold rapporteres til lokalstyret / styret i foretaket sammen med forslag til rutineendringer som vil redusere sannsynligheten for slikt avvik i fremtiden, samt eventuelle endringer i finansreglementet. Dersom den konstaterte økonomiske konsekvens av avviket er mindre vesentlig kan slik rapportering vente til neste ordinære finansrapportering til lokalstyret / styret i foretaket. 9.3 Risikovurderinger Det skal til hver rapportering til lokalstyret / styret for foretaket gjøres en vurdering av hva en generell endring i rentekurven på 1 %-poeng vil føre til i økte renteutgifter på lån og i økte renteinntekter på likviditet. 9.4 Kvalitetssikring Finansforskriften pålegger lokalstyret å la uavhengig kompetanse vurdere om finansreglementet legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler og reglene i finansforskriften. I tillegg skal uavhengig kompetanse vurdere rutinene for vurdering og håndtering av finansiell risiko, og rutiner for å avdekke avvik fra finansreglementet. Administrasjonssjefen pålegges ansvar for at slike eksterne vurderinger innhentes. Den eksterne vurderingen legges fram for lokalstyret. Kvalitetssikring av finansreglementet skal finne sted ved hver endring av reglementet, og før lokalstyret vedtar nytt, endret finansreglement. I den sammenheng skal det også rapporteres på utført kvalitetssikring av rutinene. Side 26 8

10. Vedlegg. 10.1 41 i Lov om Svalbard. 41. Kommuneloven kapittel 9 om gjeldsforpliktelser m.m. får tilsvarende anvendelse for Longyearbyen lokalstyre så langt det passer. Kommuneloven kapittel 9 omhandler bl.a. låneopptak og finansforvaltning. 10.2 52 i Kommuneloven. 52. Finansforvaltning. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal selv gi regler for kommunens eller fylkeskommunens finansforvaltning. 2. Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om disposisjoner som innebærer finansiell risiko. 3. Kommuner og fylkeskommuner skal forvalte sine midler slik at tilfredsstillende avkastning kan oppnås, uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko, og under hensyn til at kommunen og fylkeskommunen skal ha midler til å dekke sine betalingsforpliktelser ved forfall. Side 27 9

10.3 Rapportmal: Forvaltning av ledig likviditet og andre midler til driftsformål. Plassering i bank: Innskudd hos Sparebank1 Nord- Norge (hovedbankforbindelse) -Longyearbyen lokalstyre -Bydrift KF -Oppvekstforetaket KF -Kultur- og fritidsforetaket KF Sum 31.12.2010 30.4.2011 31.8.2011 31.12.2011 Mill NOK % Mill NOK % Mill NOK % Mill NOK % Longyearbyen lokalstyre med foretak har i tillegg innskudd i: XXX bank -Longyearbyen lokalstyre -Oppvekstforetaket KF -Bydrift -Kultur- og fritidsforetaket KF XXX bank -Longyearbyen lokalstyre -Oppvekstforetaket KF -Bydrift -Kultur- og fritidsforetaket KF Sum alle innskuddskonti: -Longyearbyen lokalstyre -Bydrift KF -Oppvekstforetaket KF -Kultur- og fritidsforetaket KF Sum Sum kortsiktig likviditet 100 % 100 % 100 % 100 % Side 28 10

Rapportering ang plasseringer: Hovedbankforbindelse: Bekreftelse på at bankinnskudd i hovedbankforbindelsen er 100 mill kr Rating av hovedbankforbindelse, skal være BBB eller bedre Totale innskudd er 2 % av bankens forvaltningskapital 31.12.10 1.5.11 1.9.11 31.12.11 Plassering i banker utenom hovedbankforbindelsen: Bekreftelse på at max 25 % av ledig likviditet er plassert med tidsbinding Bekreftelse på at tidsbinding på innskudd er 12 måneder Bekreftelse på at et enkelt innskudd, med eller uten tidsbinding, er 20 mill kr. Lengste tidsbinding på innskudd Største innskudd med tidsbinding Rating av bankforbindelsen skal være BBB eller bedre Totale innskudd er 2 % av bankens forvaltningskapital Mål for tilfredsstillende avkastning: 3 md nibor: 2,51 Avkastning på innskudd for: Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF Oppvekstforetaket KF Kultur- og fritidsforetaket KF Kommentarer knyttet til sammensetning, rentebetingelser/ avkastning, vesentlige markedsendringer og endring i risikoeksponering: Opplysning om 3-måneders nibor-rente er hentet hos Norges bank: http://www.norges-bank.no/no/prisstabilitet/rentestatistikk/#nibor 3 md-nibor-satsen 31.12.10 er årsgjennomsnittet for 2010. 11 Side 29

10.4 Rapportmal: Status på gjeldsforvaltningen Bydrift KF. Lån nr Långiver Lånetype/rente 31.12.10 31.12.2010 1.5.2011 1.9.2011 31.12.2011 Avdragstid (år) Mill NOK Lånets andel 2521 Sparebank1 Annuitet flytende 5 3,0 2,5 % 2522 Sparebank1 Annuitet flytende 9 5,8 4,8 % 2514 Kommunalbanken Serielån flytende 12 8,5 7,0 % 2519 Kommunalbanken Serielån flytende 10 2,5 2,1 % 2518 Kommunalbanken Serielån flytende 20 22,0 18,2 % 2517 Kommunekreditt Serielån flytende 13 15,0 12,4 % 2520 Kommunekreditt Serielån flytende 20 30,5 25,2 % Sum m/flytende rente (minimum 25% av totale lån) 87,2 72,2 % År igjen Mill NOK Lånets andel År igjen Mill NOK Lånets andel År igjen Rentesats Rentesats Rentesats Rentesats Mill NOK Lånets andel År igjen 2513 Kommunalbanken Serielån fastrente 11,5 4,37 % 8,9 7,3 % 4,0 2515 Kommunekreditt Serielån fastrente 13 4,50 % 10,3 8,5 % 6,0 2516 Kommunekreditt Serielån fastrente 13 4,45 % 14,5 12,0 % 6,5 Sum m/fastrente (min. 25% og max 50% av totale lån) 33,6 27,8 % 5,7 Finansiell leasing 0,0 0 Sum langsiktig gjeld 120,8 100 % 1,6 Største enkeltlån i mill. kr. (max 50% av samlet lån) 30,5 25,2 % Antall lån 10 Bekreftelse på at 50 % av lån med fast rente har fornyelse / forfall i løpet av neste 12 md Bekreftelse på at den totale låneporteføljens vektede renteløpetid er 3 år Bekreftelse på at lån med fastrente har en gjennomsnittlig gjenværende rentebinding på 1-6 år Dagens flytende lånerente xx % Mulig fastrente, ved binding på hhv 2, 5, 7 og 10 år xx % / xx % / xx % / xx % 12 Side 30

Oversikt over låneformål Bydrift KF 31.12.10. Formål / lån nr: 2521 2522 2514 2519 2518 2517 2520 2513 2515 2516 Sum Lån som bør være selvfinansierende: Fjernvarme 5,8 8,5 7,0 15,0 8,9 10,3 7,7 63,2 Energiverket 9,4 9,4 Renovasjon 3,1 6,8 9,9 Avløp 0,3 0,3 Vann 1,2 1,2 Havn 2,5 2,5 Næringsbygget 3,0 3,0 Lån som finansieres med korkpenger: Kulturhus 30,5 30,5 Øvrige lån: Brann 1,0 1,0 SUM 3,0 5,8 8,5 2,5 22,0 15,0 30,5 8,9 10,3 14,5 121,0 Opptak av lån i perioden: Refinansierte / sammenslåtte lån i perioden: Kommentarer knyttet til endring i risikoeksponering, gjenværende rentebinding og rentebetingelser i forhold til lokalstyrets/foretaket økonomiske situasjon og situasjonen i lånemarkedet, samt forestående finansierings-/refinansieringsbehov: 13 Side 31

10.5 Rapportmal: Felles rapportområder for likviditet og lån. Bekreftelse på at alle plasseringer og lån er i NOK, og i norske banker: JA. Bekreftelse på at samarbeidende forvaltere er informert om Longyearbyen lokalstyres forvaltningsrammer og etiske retningslinjer: Beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet: For likviditet: For lån: Informasjon om aktuelle markedsrenter: Norges banks sin styringsrente: Dato: 30.10.08 18.12.08 5.2.09 25.03.09 6.0.09 17.6.09 28.10.09 16.12.09 5.5.10 Sats: 4,75 % 3,00 % 2,50 % 2,00 % 1,50 % 1,25 % 1,50 % 1,75 % 2,0 % Norges Bank sin styringsrente er renten bankene får på innskudd i Norges Bank (foliorenten). Endringer i Norges Banks foliorente vil normalt påvirke bankenes innskudds- og utlånsrenter. I 2010 er renten endret bare en gang, 5. mai. Figuren under viser styringsrenten i prosent de siste to årene og anslag fremover fra siste Pengepolitisk rapport: 14 Side 32

Beskrivelse av forventet utvikling i markedet fram til neste rapporteringstidspunkt og hvilke konsekvenser administrasjonssjefen trekker av dette: Vurdering av hva en generell endring i rentekurven på 1 %-poeng vil føre til i økte renteutgifter på lån og i økte renteinntekter på likviditet: Side 33 15

10.6 Definisjoner på ord og uttrykk og lenker Aktiva Eiendeler i balanseregnskapet, for eksempel bankinnskudd, aksjer, fond, eiendom, inventar Finansiell leasing En leieavtale som overfører til leietaker det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll knyttet til en eiendel uten at eiendomsretten overføres. En leieavtale som ikke er en finansiell leasingavtale omtales som operasjonell leasingavtale. Finansielle aktiva For eksempel bankinnskudd, aksjer, obligasjoner, pengemarkedsfond. First Securities Følgende er hentet fra nettsidene til firmaet: http://www.first.no/ : First Securities er et av Norges ledende finansforetak, og kjennetegnes av et svært anerkjent analyse- og rådgivningsmiljø. First Securities har i en årrekke hatt et av bransjens best rangerte og renomerte analyseteam. Vårt kjerneteam har jobbet sammen siden midten av 90-tallet og består av ledende eksperter innenfor sine fagområder. Alle våre råd og tjenester tar utgangspunkt i et felles markedssyn. Dette synet bygger på inngående bransjekunnskap, lang erfaring og en akademisk og analytisk tilnærming. First Securities er organisert som et konsern med datterselskaper. Felles for alle deler av organisasjonen er at de i sin produktutforming og rådgivning benytter seg av selskapets unike analysekompetanse. Høsten 2010 var det 230 ansatte i First Securities. First Securities er fra november 2010 heleid av Swedbank AB. Bankrapporten 2010 som beskriver kredittscoring av norske banker 2009 har vi mottatt fra Sparebanken Nord-Norge, Svalbard. Framtidige renteavtaler (FRA) Forward Rate Agreement. Avtale mellom to parter om å låse rentesatsen på et fremtidig innlån eller utlån for en gitt periode. Likviditet Likviditet betyr betalingsevne og er et økonomisk uttrykk for evnen til å kjøpe. Likviditet kan lett omsettes til kontanter. NIBOR (Norwegian Inter Bank Offered Rate) Pengemarkedsrenten NIBOR eller pengemarkedsrenten er renten på lån bankene i mellom. Tilbud og etterspørsel i pengemarkedet bestemmer pengemarkedsrentene. NOK Norske kroner Side 34 16

Rating av banker. AAA Banken har ekstrem sterk kapasitet til å oppfylle sine finansielle forpliktelser. AA Banken har veldig sterk kapasitet til å oppfylle sine finansielle forpliktelser. A Banken har sterk kapasitet til å oppfylle sine finansielle forpliktelser, men er litt mer utsatt for endringer i omstendigheter og økonomiske forhold enn AA / AAA-banker BBB Banken har tilstrekkelig kapasitet til å oppfylle sine finansielle forpliktelser, men negative økonomiske betingelser eller endrede omstendighet kan føre til at banken får noe mindre kapasitet til å oppfylle sine finansielle forpliktelser. BB / B Banker med disse ratingene anses å ha spekulative egenskaper. BB angir minste / CCC / grad av spekulativ egenskap, CC den høyeste grad av spekulativ egenskap. CC Definisjonene er hentet fra Standard & Poor's (S&P) definisjoner: http://www.bankersalmanac.com/addcon/infobank/credit_ratings/standardandpoors.aspx Rentebytteavtaler (SWAP). Avtale mellom to parter om å bytte framtidige rentebetalinger knyttet til en bestemt hovedstol. Selve hovedstolen blir normalt ikke vekslet. Slike avtaler gjør det i prinsippet mulig å skille valget av rentebinding fra valget av låneinstrument. Rentekurve Oppstår når en sammenligner renter for ulike tidshorisonter. Kurven danner utgangspunkt for prising av rentepapirer og bankrenter og påvirkes av forhold som forventninger, risiko knyttet til ulike tidshorisonter samt tilbud og etterspørsel i rentemarkedets ulike tidshorisonter. Renterisiko Risikoen for at verdien på plasseringer i rentebærende verdipapirer endrer seg når renten endrer seg. Går renten opp, går verdien av plasseringer i rentebærende verdipapirer ned og motsatt. Det er også renterisiko knyttet til kommunens innlån. Endringer i markedsrenten påvirker rentekostnader, og for eksempel også innløsningsverdi på opptatte fastrentelån. Lenker: Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning http://www.lovdata.no/for/sf/kr/xr-20090609-0635.html KS veileder til god finansforvaltning i kommunesektoren http://www.ks.no/tema/okonomi/nasjonalokonomi/finansforvaltning-i-kommunesektoren/ Norges Bank: definisjon av div ord og uttrykk http://www.norges-bank.no/templates/article 11598.aspx Finansdepartementet De etiske retningslinjer for SPU Statens Pensjonsfond Utland: http://www.regjeringen.no/nb/dep/fin/tema/statens_pensjonsfond/ansvarlige-investeringer/etiskeretningslinjer-for-statens-pensjo.html?id=434894 Finanstilsynet http://www.finanstilsynet.no/ Finansnæringens Fellesorganisasjon http://www.fno.no/ Side 35 17

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2015/358-3-210 Marit Virkesdal 18.10.2015 Rapport pr. 2. tertial 2015 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 35/15 03.11.2015 Lokalstyret 54/15 03.11.2015 Anbefaling: Rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet, nøkkeltall vedr personalforvaltning, informasjon om kvalitetsstyring og beredskap og rapportene om driftsregnskapet, driftsprosjekter og investeringsprosjekter pr 31.08.15 tas til orientering. Premisser for avleggelse av regnskapet for 2015 for renter på korkpengefond og velferdshytter vedtas. Lokalstyret vedtar å bruke 9 mill kr av korkpengefondet til ekstraordinær nedbetaling av på kulturhuslånet. Budsjettkorrigeringer vedtas som foreslått i tertialrapporten. Lokalstyret vedtar å ta opp kr. 11.241.000 i lån til finansiering av tiltak i hht tilstandsanalysen for energiverket. Lånet avdras over 20 år. Administrasjonssjefen får fullmakt til å godkjenne avdragsvilkår og rentebetingelser og evt. rentebindingsperiode, i hele lånets løpetid. Budsjett 2015 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Vedlagte tertialrapport inneholder: Rapport om måloppnåelse pr 31.8.15 i hht handlingsprogrammet 2015 2018 Nøkkeltall vedr personalforvaltningen Kvalitetsstyring og beredskap Økonomisk rapport pr. 31.8.15 for driftsregnskapet, de største driftsprosjektene samt investeringsprosjekter Forslag til budsjettendringer I lokalsamfunnsplan 2013 2023, vedtatt av lokalstyret 10.12.13, er 8 satsingsområder med tilhørende delmål for planperioden beskrevet. I «Handlingsprogram og økonomiplan 2015 2018, Budsjett 2015» vedtatt av lokalstyret 9.12.14 er det vedtatt tiltak for 2015 2018 som skal gjennomføres for å nå de enkelte delmålene. I vedlagte tertialrapport rapporteres status på tiltakene. Nøkkeltall vedr personalforvaltningen gir informasjon om årsverk, sykefraværsprosent og turnover. Avsnittet om kvalitetsstyring og beredskap gir informasjon om status for disse områdene. I hht Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner 10 skal administrasjonssjefen gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i økonomien sett i forhold til årsbudsjettet. Rapporteringen skal skje med jevne mellomrom og minimum to ganger i året. Lokalstyret får rapporter utarbeidet med utgangspunkt i regnskapstall pr. 30.4. og 31.8. Tall pr 31.12. danner grunnlaget for årsregnskapet. Også her kommenteres forholdet mellom regnskap og budsjett. Side 36

2015/358-3 Side 2 av 3 Årets driftsbudsjett vedtas av lokalstyret på enhetsnivå og som nettobevilgninger. Nettobevilgninger (også omtalt som netto budsjettramme) er budsjetterte kostnader minus budsjetterte inntekter. I hht det administrative delegasjonsreglementet har enhetslederne det økonomiske ansvaret innen egen enhet. Enhetsledernes anvendelse av vedtatt budsjett skal være i samsvar med Longyearbyen lokalstyres mål, vedtak og intensjoner. Tiltak som binder opp senere års budsjetter faller utenfor fullmakten. Økonomisk innebærer dette bl.a. at enhetslederne kan disponere evt merinntekter eller mindrekostnader i driftsbudsjettet. Samtidig betyr det at enhetslederne må bestrebe seg på å holde netto budsjettramme om det skulle oppstå uforutsette økninger i kostnadene eller svikt i inntektene i løpet av året. For investeringsprosjekter kan enhetslederne disponere vedtatt investeringsbudsjett innenfor brutto budsjettramme (som tilsvarer prosjektets forventede kostnad i år) for det enkelte investeringsprosjekt. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner 10 og 11 omtaler budsjettendringer: Dersom det er rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik (gjelder både mer- og mindreforbruk) mellom regnskap og budsjett, skal det foreslå nødvendige tiltak for å lukke avviket. Dette kan være justering av økonomiske rammer (budsjettendringer) eller justering av mengden eller innholdet i tjenesten / prosjektet. Budsjettendringer vedtas på samme nivå som budsjettet er vedtatt. Det betyr at for driftsbudsjettet gjøres korrigeringene i fht enhetens netto budsjettramme. For investeringsprosjekter gjøres korrigeringene i fht det enkelte prosjekt sin brutto budsjettramme Dokumentet «Handlingsprogram og økonomiplan 2015 2018, Budsjett 2015» gir informasjon om årets drifts- og investeringsbudsjett. Det dokumentet, sammen med budsjettkorrigeringssaker som er fremmet for lokalstyret tidligere i år, danner grunnlaget for økonomisk rapport pr. 31.8.15. Hendelse oppstått etter rapporteringstidspunktet: Lokalstyret varsles med dette om en alvorlig hendelse som har oppstått etter rapporteringstidspunktet og som sannsynligvis påvirker regnskapsresultatet pr. 31.12.15: Prosjekt 1442: Lekkasje kjel energiverket 15.10.15 Torsdag 15.10.2015 ble kjele 2 stengt ned på bakgrunn av mistanke om lekkasje i kjelen. Når kjelen var kald nok for inspeksjon ble det klart at det var hull i kjeleveggen i området der UREA-lansene er plassert. BWE fikk i oppdrag å sveise igjen de hullene som ble funnet, og Longyear Energiverk (LE) kalte inn Force til å gjøre NDT (dvs. kvalitetskontroll av sveisearbeid) på disse sveisene. (Force var allerede i Longyearbyen pga NDT på kjele 1 i prosjekt TA6200) Deretter skulle kjelen trykkprøves. Allerede ved 4-5 bar vistes det tydelige tegning til flere hull i kjelen i sammen område. Normalt skal kjelen tåle 70 bar over en halv time. LE avklarte videre arbeid med BWE. Det var nå klart for alle involverte parter at det er større skader innvendig i kjele 2 enn tidligere antatt. BWE kan ikke gi noen garantier for at reparasjonsarbeidet vil holde. Force ble kontaktet og forespurt om mulighet for å endre flybilletter til søndag for å bistå med NDT på nye reparasjoner. Det reparasjonsarbeidet som nå er gjennomført er kun midlertidig for å opprettholde normal drift ved LE og for å hindre mye ekstra dieselkjøring. Når kjele 1 er operativ fra slutten av november 2015, må LE kartlegge hvor mye av kjeleveggen i dette området som må skiftes ut. Det forventes at dette blir en vesentlig kostnad, men det er ikke mulig på nåværende tidspunkt å estimere kostnader annet enn at det vil være snakk om millioner. Premisser for avleggelse av regnskapet for 2015. Longyearbyen lokalstyre følger kommunalt regnskapsregelverk ved avleggelse av regnskapet. På to områder, korkpengeordningen og velferdshytter, har lokalstyret de siste årene gitt utfyllende bestemmelser. Disse bestemmelsene foreslås også lagt til grunn for avleggelse av regnskapet for 2015: Korkpengefondet godskrives med renteinntekter fra bankkonti som gjelder korkpenger. Side 37

2015/358-3 Side 3 av 3 Longyearbyen lokalstyre har 3 velferdshytter. 1.1.10 ble det innført betaling for bruk av hyttene, i den hensikt at inntektene skulle brukes på hyttene. Ubrukte inntekter pr. 31.12.15 avsettes derfor til disposisjonsfond øremerket velferdshyttene. Vedlegg: 1 Tertialrapport pr. 31.08.2015 2 Tertialrapport 2. tertial 2015 - Nytt renseanlegg ved Longyear energiverk Side 38

Side 1 av 68 Deres referanse: Vår referanse: 2015/358-4-210 Saksbehandler: Elin Dolmseth Dato: 19.10.2015 Deres referanse: Vår referanse: 2015/358-1-210 Saksbehandler: Marit Virkesdal Dato: 22.05.2015 Tertialrapport: Måloppnåelse, driftsforhold og økonomi 31. august 2015. Side 39

Side 2 av 68 Rapport om måloppnåelse pr 31.08.15 i hht handlingsprogrammet 2015-2018 1. Vi vil ha et levende lokaldemokrati Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer pr 30.04.15 Kommentarer pr. 31.8.15 Opprettholde demokratisk tilgjengelighet for befolkningen Sikre lokalstyrets ombudsrolle også for internasjonale borgere Sikre tydelighet og åpenhet i politiske prosesser Bli hørt i beslutninger som får konsekvenser for Longyearbyens innbyggere Lokalstyreleder 2015-2018 Lokalstyreleder fortsetter tydeligheten med både å ha fokus på mer offentlighet i dokumentasjonsflyt og være tilgjengelig både i praksis med besøk hos bedrifter i byen hver uke, samt på sosiale medier. Den nye organiseringen fungerer også slik at man har bedre oversikt over hvem som har politiske roller og hvilke i byen. Lokalstyreleder 2015-2018 Arbeid videreført som sist, ingen spesifikke tiltak gjennomført siste del av 2014. Lokalstyreleder 2015-2018 Videreføre fokus på mer offentlighet og gi media god innføring i beslutninger og begrunnelser både politisk og administrativt fra LL. Samt sikre god informasjon i Lokalstyremøtene, som også anvendes til å informere politisk om prosesser relevant for byen både av lokalstyreleder, inviterte forelesere og administrasjon. Lokalstyreleder 2015-2018 Her har arbeidet og innsatsen vært videreført med samme intensitet som tidligere. Presentasjon av situasjonen i Longyearbyen i forbindelse med Store Norske har Lokalstyreleder fortsetter tydeligheten med både å ha fokus på mer offentlighet i dokumentasjonsflyt og være tilgjengelig både i praksis med besøk hos bedrifter i byen hver uke, samt på sosiale medier. Den nye organiseringen fungerer også slik at man har bedre oversikt over hvem som har politiske roller og hvilke i byen. Arbeid videreført som sist, ingen spesifikke større tiltak gjennomført siste del av 2015. Oppslag i media gir positiv omtale av det multikulturelle samfunnet. Det er også tatt opp enkeltsaker med justisdepartementet som omhandler internasjonale borgere. Videreføre fokus på mer offentlighet og gi media god innføring i beslutninger og begrunnelser både politisk og administrativt fra LL. Samt sikre god informasjon i lokalstyremøtene, som også anvendes til å informere politisk om prosesser relevant for byen både av lokalstyreleder, inviterte forelesere og administrasjon. Her har arbeidet og innsatsen vært videreført med samme intensitet som tidligere. Presentasjon av situasjonen i Longyearbyen i forbindelse med Store Norske har vært gitt til utallige media Side 40

Side 3 av 68 Synliggjøre Longyearbyens kompetanse og potensiale Være referansegruppe på arktiske spørsmål og problemstillinger vært gitt til utallige media og departement og Storting, samt organisasjoner og andre relevante parter. Dette er den saken første del av året i år som ville gi heftigste konsekvenser for innbyggerne og har dermed fått et intensivt fokus gjennom utallige møter og foredrag, presentasjoner og medieinnspill, både intervju og leserinnlegg, kronikker mm. Lokalstyreleder 2015-2018 Fokuset fra forrige punkt har kontinuerlig hatt dette som fast innhold. Det har vært jobbet i tillegg til beskrevet ovenfor målrettet ovenfor NHO Troms og Svalbard, ovenfor ND og andre, og i alle tilfeller har næringslivet og aktører lokalt vært både tatt med på råd og presentert sin kompetanse og sitt potensial direkte i møter. Lokalstyreleder 2015-2018 Her har det vært gitt foredrag til mange nasjonale og internasjonale fora med dette som tema, blant annet The Economist sitt Arctic Issues som ble avholdt i Oslo. og ovenfor sentrale myndigheter, samt innspill relatert til våre søknader og behov i forbindelse med statsbudsjettet som fremlegges 7. oktober. Fokuset fra forrige punkt har kontinuerlig hatt dette som fast innhold. Det har vært jobbet i tillegg til beskrevet ovenfor målrettet nå særlig ovenfor potensielle næringsinvestorer særlig i forbindelse med potensialet havneutviklingen kan skape både lokalt, regionalt, nasjonale og også internasjonalt. Vi har også hatt flere ministre på besøk, samtlige departementsråder mfl som har fått presentert våre muligheter og behov for å sikre kompetanse og potensiale også i fremtiden. Her har det vært gitt foredrag til mange nasjonale og internasjonale fora med dette som tema, særlig ovenfor media har dette vært aktualisert siste periode. Jobbe for økt valgdeltakelse Alle partier 2015 LL har sørget for meget god informasjon om valg, både systemer og datoer på nett og sosiale media. Delta i prøveordning med stemmerett for ungdom Lokalstyreleder 2015 Her er det søkt og innvilget deltakelse også i år. Det jobbes også med aktiv deltakelse ovenfor de unge, lokalstyreleder har også invitert til konkurranse blant de unge for å sikre deltakelse ved valget etter Satt i gang konkurranse for deltakelse for ungdommen som er med i prøveordning også i dette valget i Longyearbyen. Sørget for meget god informasjon om valg, både systemer og datoer på nett og sosiale media. Side 41

Side 4 av 68 Gjennomgang av innbyggerundersøkelsen at vi ble innvilget dette også i 2015. Lokalstyreleder 2015 Det har vært presentert i sosiale medier, gitt intervju og allmøte med dette som tema. Det har vært presentert i sosiale medier, gitt intervju og allmøte med dette som tema. Ingen flere spesifikke tiltak siste periode, men funn er inkorporert i presentasjoner, foredrag og intervjuer. 2. Vi vil ha et allsidig arbeids- og næringsliv som tar medansvar for utvikling av lokalsamfunnet Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer pr 30.04.15 Kommentarer pr 31.8.15 Fortsatt støtte reiselivet, masterplan 2025 og destinasjon Svalbard. Promotere strategisk næringsplan og støtte næringslivet Lokalstyreleder 2015 2018 Lokalstyreleder har holdt foredrag, invitert reiselivet aktivt med på møter med ministre, departement og andre næringsutøvere. Reiselivet er også invitert til LL møter for å redegjøre for sitt arbeid og lokalstyreleder har jevnlige møter med representanter for næringen for å holde seg oppdatert på prosessene og dialogen er meget god. Lokalstyreleder 2015 2018 Lokalstyreleder har holdt foredrag, invitert næringslivet aktivt med på møter med ministre, departement og andre næringsutøvere. Næringslivet er også invitert til LL møter for å redegjøre for sitt arbeid og lokalstyreleder har jevnlige møter med representanter for næringen for å holde seg oppdatert på prosessene og dialogen er meget god. Lokalstyreleder har holdt foredrag, invitert reiselivet aktivt med på møter med ministre, departement og andre næringsutøvere. Reiselivet er også invitert til LL-møter for å redegjøre for sitt arbeid. 2. juni la lokalstyreleder frem saken til LL som vedtok å formelt støtte prosessen. Lokalstyreleder har videreført arbeidet med å holde foredrag, invitert næringslivet aktivt med på møter med ministre, departement og andre næringsutøvere. Næringslivet er også invitert til LL-møter for å redegjøre for sitt arbeid og lokalstyreleder har jevnlige møter med representanter for næringen for å holde seg oppdatert på prosessene og dialogen er meget god. Grunnet situasjonen i Store Norske er dette arbeidet intensivert siste tiden og møteintensiteten har økt både i Side 42

Side 5 av 68 Longyearbyen, Tromsø og Oslo særlig. Gjennomføre havneplan, havn som knutepunkt for all maritim aktivitet i høyarktis. Understøtte utvikling av Gruve 3- museet Understøtte Store Norske som hjørnesteinsbedrift og som en norsk aktør innenfor bergverk og mineralnæringen (kompetanse og utøver). Lokalstyreleder 2015 2018 Det jobbes intenst med havneutvikling og formidling av både innhold, verdi og nødvendighet av havneutvikling ovenfor både kystverket, ND, JD, MD og andre relevante sentrale aktører, samt at havneutviklingen er med i alle presentasjoner og relasjoner som utvikles for å sikre fremtidige investorer og kvalitet i alle ledd i arbeidet. Meget godt samarbeid med administrasjonen gjør dette arbeidet både konstruktivt og innholdsmessig godt. Lokalstyreleder 2015 2018 Lokalstyreleder jobber videre med både potensielle investorer og sentrale myndigheter for finansiering og formidling av verdien av dette for samfunnet, innbyggerne, historien vår og ikke minst å sikre et mer stabild og helårlig reiseliv. Lokalstyreleder 2015 2018 Her har arbeidet og innsatsen vært videreført med samme intensitet som tidligere. Presentasjon av situasjonen i Longyearbyen i forbindelse med Store Norske har vært gitt til utallige media og departement og Storting, samt organisasjoner og andre relevante parter. Dette er den saken første del av året i år som ville gi heftigste konsekvenser for Det har også denne perioden blitt jobbet intenst med havneutvikling og formidling av både innhold, verdi og nødvendighet av havneutvikling ovenfor både kystverket, ND, JD, MD og andre relevante sentrale aktører, samt at havneutviklingen er med i alle presentasjoner og relasjoner som utvikles for å sikre fremtidige investorer og kvalitet i alle ledd i arbeidet. Meget godt samarbeid med administrasjonen gjør dette arbeidet både konstruktivt og innholdsmessig godt. Både investorer, fagmiljø, bedrifter og andre interessenter har vært kontaktet og dialogen er god. Da Store Norske har valgt å legge dette alene ut på et kommersielt marked på korttidsavtaler uten å ta i bruk det potensiale som et museum kunne gitt, og den finansiering, samt arbeidsplasser for fremtiden, dette kunne medført, har lokalstyreleder ikke kunnet sikre denne utviklingen med samme nivå som tidligere. Her har arbeidet og innsatsen vært videreført med samme intensitet som tidligere. Presentasjon av situasjonen i Longyearbyen i forbindelse med Store Norske har vært gitt til utallige media og departement og Storting, samt organisasjoner og andre relevante parter. Dette er den saken første del av året i år som ville gi heftigste konsekvenser for Side 43

Side 6 av 68 Holde avgifter og gebyr på et nivå som innbyggere og næringsliv kan håndtere Balansere velferdstilbudet i forhold til dagens skattenivå Lokalstyreleder / administrasjonssjef Lokalstyreleder / administrasjonssjef innbyggerne og har dermed fått et intensivt fokus gjennom utallige møter og foredrag, presentasjoner og medieinnspill, både intervju og leserinnlegg, kronikker mm. 2015 2018 Vi har fokus på kostnadseffektiv drift av alle selvkostområder og andre gebyrbelagte tjenester. 2015 2018 Dette vurderes hver gang vi vurderer nye tjenester til våre innbyggere. innbyggerne og har dermed fått et intensivt fokus gjennom utallige møter og foredrag, presentasjoner og medieinnspill, både intervju og leserinnlegg, kronikker mm. Vi har fokus på kostnadseffektiv drift av alle selvkostområder og andre gebyrbelagte tjenester. Dette vurderes hver gang vi vurderer nye tjenester til våre innbyggere. Sikre hensiktsmessig arealutnyttelse innenfor Longyearbyen lokalstyre sitt arealplanområde gjennom revidering av arealplan. Bidra til samhandling mellom offentlige etater i Longyearbyen. Lokalstyreleder / administrasjonssjef Lokalstyreleder / administrasjonssjef 2015 2018 Arbeidet med revisjon av planen er godt i gang. Det har blitt avholdt informasjonsmøte og arbeidsmøte/innspillmøte med god deltakelse. 2015-2018 Formelle og uformelle møter gjennomføres. Ny arealplan under utarbeidelse. Dialog med Sysselmannen om detaljeringsnivå. Det er avhold flere informasjonsmøter og workshops med god deltakelse. Første utkast er snart klar for å legges ut på offentlig ettersyn. Formelle og uformelle møter gjennomføres. 3. Vi vil ha en miljøbevisst lokalbefolkning som har god tilgang til Longyearbyens nærområder og Svalbards natur Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer pr 30.04.15 Kommentarer pr. 31.8.15 Etterstrebe balansert kunnskap i Lokalstyreleder / miljødebatten administrasjonssjefen 2015-2018 Videreført arbeidet som før og ikke minst hatt et meget godt forberedt møte med Klima- og miljøministeren sammen med representanter for byen vår. I tillegg jobbes det ovenfor og sammen med Sysselmannsetaten om dette jevnlig. Videreført arbeidet som før og ikke minst hatt et meget godt forberedt møte med Klima- og miljøministeren sammen med representanter for byen vår. I tillegg jobbes det ovenfor og sammen med Sysselmannsetaten om dette jevnlig. Side 44

Side 7 av 68 Fortsette samarbeidet med Sysselmannen og Store Norske i forhold til å holde Longyearbyen ren og ryddig. Longyearbyen lokalstyre fortsetter ordningen med sommerjobb for ungdom Bidra til at barn og unge ser verdien i, og bruker naturen på en sikker måte, bl.a. gjennom Camp Svalbard Administrasjonssjefen 2015-2018 Svalbard miljøvernfond har gitt midler til fortsatt søppelamnesti samt til å ta imot søppel fra søppeltokt. Kurs/informasjon om farlig avfall er avholdt. Sommerjobb for ungdom er under planlegging. Administrasjonssjefen 2015-2018 Camp Svalbard vinter er gjennomført i april. Ut og kjør. Barnehagedagen med uteaktiviteter i mars. Skidag for alle elever i april. Aktiviteter rundt solformørkelsen. Administrasjonssjefen 2015-2018 Vi har fått godkjent egen miljøsertifisør. Bidra til økt miljøfokus i egen organisasjon Etablere kultursti Administrasjonssjefen 2015-2018 Dette arbeidet er ikke startet. Ikke startet. Det er gjennomført ryddeaksjon med ungdommer. Vi innhenter stadig nye scootervrak og oppdaterer nettside vår i forhold til håndtering av avfall. Møte med ny grunneier, Næring- og fiskeridept, gjennomført. Camp Svalbard sommer gjennomføres. Reinjakt i skole og barnehage. Uteaktiviteter og ekskursjoner. Flere bedrifter er sertifisert og resertifisert. 4. Vi vil at Longyearbyen skal være et trygt og attraktivt tettsted Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer pr 30.04.15 Kommentarer pr. 31.8.15 Vedlikeholde beredskapsplan Administrasjonssjef 2015-2018 Kontinuerlig Kontinuerlig Årlig beredskapsøvelse i egen Administrasjonssjef 2015 - Planlegges høsten 2015 Gjennomføres i november 2015 organisasjon 2018 Bidra til å videreføre det gode Administrasjonssjef 2015 - Forebyggende forum er aktivisert. Arbeidet videreføres. samarbeidet med sysselmannen og UNN avd Longyearbyen om forebyggende arbeid for barn og unge 2018 Dialog med sysselmannen om ungdomskontakt. Helsesøstertilbud i både barnehage og skole. Gjennomføre igangsatt prosess i Sjøområdet Administrasjonssjef 2015 Prosess godt i gang, det er nå kun noen få enheter vi følger opp videre. Vi er nå inne i siste fase i oppfølgingsprosessen. Oppfølging av avfallsplan Administrasjonssjef 2015 2018 Prosess rundt ny renovasjonsordning igangsatt. Avklart i strategikonferansen videre forløp. Administrasjonen starter nå prosjektering av valgte løsning. Side 45

Side 8 av 68 5. Vi vil ha et godt og robust offentlig tjenestetilbud Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer pr 30.04.15 Kommentarer pr. 31.8.15 Statlig støtte til å etablere økonomisk buffer til tiltak innen skole-/barnehage- tjenester som følge av stor uforutsigbarhet i barnetallet Statlig støtte til vedlikehold av veier: arktisk klima tærer mye på veier, broer, stikkrenner, kulverter o.l. Gruve7-veien er i tillegg demning for vannkilden Statlig støtte til finansiering av vedlikeholdsplan og tiltak i hht tilstandsanalysen ved energiverket Iverksette tiltak for å redusere skader som følge av tilstanden på vann- og avløpsrør på Sjøskrenten Politisk behandling av hovedplan vei Gjennomføre tiltak i hht Lokalstyreleder/ Administrasjonssjefen Lokalstyreleder/ Administrasjonssjefen Lokalstyreleder/ Administrasjonssjefen 2015-2018 2015-2018 2015-2018 I 2015 har barnetallet sunket, og behovet for buffer er dermed redusert. Tatt med i søknad til Polaravdelingen for budsjett 2016-2019 Tatt med i søknad til Polaravdelingen for budsjett 2016-2019 Administrasjonssjefen 2015 Planlegger utskifting av frostsikring sommeren 2015 tilstandsanalyse for fjernvarme Revidere hovedplan vann Administrasjonssjefen 2015 Gjennomfører tiltak for å finne ut nivå på revisjonen. Selve revisjonen gjennomføres høsten 2015/16 Ny ledning for å sikre vannleveransen til Energiverket Bruke forskningsparkens kompetanse. Stabilt barnetall. Tatt med i søknad til Polaravdelingen for budsjett 2016-2019 Tatt med i søknad til Polaravdelingen for budsjett 2016-2019 Utskifting gjennomført i henhold til plan Lokalstyreleder/ Administrasjonssjefen 2015 Vedtatt våren 2015. Tiltak tas med inn i budsjettbehandling for 2016. Administrasjonssjefen 2015 Tiltak igangsatt og ligger før plan. Gjennomført iht. plan, videre arbeid i 2016 Tiltak under gjennomføring, men etter plan. Administrasjonssjefen 2015 Planlegges gjennomført sommeren 2015 Administrasjonssjefen 2015 2018 Vi har kontinuerlig kontakt med fagmiljøene ved UNIS, NTNU etc innen mange fagområder. Gjennomført. Vi har kontinuerlig kontakt med fagmiljøene ved UNIS, NTNU etc innen mange fagområder. Evaluering av kvalitet og tilbud Administrasjonssjefen 2015 Evalueringsrapport ferdigstilt i april. Sak i lokalstyret i september for Side 46

Side 9 av 68 innen videregående opplæring Følge opp utviklingsarbeid og kvalitet i skolen Videreføre to årlige opptak i barnehagene Styrke barnevernet med barnevernspedagog-stilling i 2 år. Delta i KS-prosjekt «Gode skoleeiere for Nord-Norge Administrasjonssjefen 2015-2018 Utviklingsdialog gjennomført med skolens ledelse i april. De nasjonale prosjektene «Kompetanse for mangfold» og «Ungdomstrinn i utvikling» er godt i gang i barnehager og skole. Administrasjonssjefen 2015 2018 Søknadsprosess gjennomført med frist 15.april for første opptak. Administrasjonssjefen 2015-2016 Barnevernspedagog tilsatt fra 1.8.2015. Lokalstyret/ Administrasjonssjefen 2015 Samling gjennomført i Tromsø i februar og OKU orientert. oppretting av adhockomite. Skolens ledelse har laget utviklingsplan som ble presentert for OKU i august. «Ungdomstrinn i utvikling» videreføres med satsing på lesing og regning for alle trinn. Erfaringene fra "Kompetanse for mangfold" videreføres med utvikling av gode rutiner for mottak av utenlandske barn og foresatte. Det skal også fokuseres på utenlandske barn og språk. Videreføres. To barnevernspedagoger vil være på plass fra 1.10.2015. Prosjektet er avsluttet med kvalitetssystem for skoleeier som resultat. 6. Vi vil ha infrastruktur- og logistikkløsninger som gir et framtidsrettet samfunn Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer pr 30.04.15 Kommentarer pr. 31.8.15 Øke fokus på teknologiutvikling i og for Arktis Lokalstyreleder / Administrasjonssjef 2015-2018 Dette er et viktig felt og vi utvikler vår egen aktivitet i et mer teknologisk perspektiv, dog vil alltid energiverket i dagens tilstand være en utfordring her. Men renseverket er beste tilgjengelige teknologi tilknyttet dette som det er i dag. Teknologiutvikling er ellers tematisert på alle møter vi har, da det er viktig for bærebjelkene som kan utvikle samfunnet videre. Promoteringen av SARI prosjektet er Dette er et viktig felt og vi utvikler vår egen aktivitet i et mer teknologisk perspektiv, dog vil alltid energiverket i dagens tilstand være en utfordring her. Men renseverket er beste tilgjengelige teknologi tilknyttet dette som det er i dag. Teknologiutvikling er ellers tematisert på alle møter vi har, da det er viktig for bærebjelkene som kan utvikle samfunnet videre. Promoteringen av SARI prosjektet er Side 47

Side 10 av 68 Sikre trygg leveranse av energi tilpasset samfunnets behov Tydeliggjøre Longyearbyen som arktisk kunnskapsarena Understøtte utvikling av forskning, utdanning og kompetanse Lokalstyreleder / administrasjonssjef 2015-2018 Lokalstyreleder 2015-2018 Lokalstyreleder 2015-2018 særlig viktig her. Prosjekter knyttet til vedlikeholdsplanen og tilstandsanalyse er godt i gang i forhold til produksjon sommeren 2015. Lokalstyreleder har holdt foredrag både nasjonalt og internasjonalt, invitert næringslivet aktivt med på møter med ministre, departement og andre relevant for kunnskapsutvikling her, særlig universitetene på fastlandet og UNIS, NITO og andre aktører. Det er også gitt flere intervju og skrevet flere kronikker om tema. I tillegg jobbes det sammen med kunnskapssektoren for å kunne vurdere etablering av et arktisk ingeniørstudie i Longyearbyen. Det har også vært initiert kontakt med private aktører som vil være relevant for en fremtid i henhold til dette fokuset og som kan tenke seg å investere/bidra/etablere seg i nord ut fra dette fokuset. Lokalstyreleder har holdt foredrag, invitert næringslivet aktivt med på møter med ministre, departement og andre relevant for kunnskapsutvikling her, særlig universitetene på fastlandet og UNIS, NITO og andre særlig viktig her og siste periode har arbeidet intensivert grunnet situasjonen i Store Norske. Det sees også på hvorvidt teknologi i større utstrekning kan bli en del av utdanningsfremtiden her gjennom ingeniørutdanning i regi av UNIS, Norges arktiske universitet og NTNU blant annet. Tiltak i vedlikeholdsplanen gjennomført som planlagt i sommer. Prosjektene fortsetter ut over høsten. Arbeidet fra forrige periode er videreført og særlig med tanke på fremtiden hvor dette nok vil bli ennå viktigere for utviklingen av Longyearbyen. Arbeidet videreført. Det er også lagt opp til reell utvikling relatert til UNIS i havneutviklingen vår, samtidig har vi lagt til rette for utvikling av campus. Begge deler uvurderlig for sektoren. Side 48

Side 11 av 68 Sikre rammevilkår for samfunnsdrift og utvikling, bl.a. sikre regularitet i flytrafikken til Tromsø-regionen Være pådriver for at staten starter å utrede ny energibærer for Longyearbyen (erstatning for dagens kullkraftverk) Understøtte arbeidet med Longyearbyens energiframtid i et miljøperspektiv, inkludert CO2, gass og alternative energikilder Ferdigprosjektere flytekai, havnebygg og lager/verksted Lokalstyreleder 2015-2018 Lokalstyreleder / administrasjonssjef 2015-2018 aktører. Ingen egne tiltak gjennomført første del av 2015. Men vi ser resultater av tidligere innsats da det bygges nytt på flyplassen i Tromsø. Lokalstyreleder er også i dialog med flyselskap og reiseliv der de har bedre kontakter inn til selskap. Behovet for ny energibærer nevnes i alle relevante møter og skrives inn i alle passende dokumenter. Lokalstyreleder 2015-2018 Ingen egne tiltak i 2015, men temaet belyses i alle presentasjoner og er med i framtidsscenarioet som vi holder opp for å vise hvordan vi skal finne en god vei til et sterkt og robust familiesamfunn her også i fremtiden. Administrasjonssjef 2015 Prosjektering godt i gang, alternativsvurdering oversendes Polaravdelingen i mai. Ingen egne tiltak gjennomført første del av 2015 men temaet tas opp i alle relevante fora, særlig i kontakt med både norske og utenlandske flyselskap. Behovet for ny energibærer nevnes i alle relevante møter og skrives inn i alle passende dokumenter. Ingen egne tiltak da prosjektet ikke har fått finansiering videre i skrivende stund og det er vanskelig å jobbe med dette fra LL sin side da Gasnova og andre avkrevde et ansvar det ikke er mulig for LL å ta på seg. Prosjektet oversendt som planlagt til polaravdelingen og samferdselsdepartementet. Videre behandling i statsbudsjett 2016. Prosjektet er også presentert fra lokalstyreleder og et samlet LL som det viktigste prosjektet å satse på umiddelbart nå som situasjonen i Store Norske dramatisk har forverret seg. Dermed er det både tatt med i egen søknad og lokalstyreleder har hatt møter med flere regjeringsmedlemmer og stortingsmedlemmer for å sikre et positivt utfall, forhåpentligvis, av denne søknaden i statsbudsjett 7.10. Side 49

Side 12 av 68 7. Vi vil ha et levende idretts-, kultur- og fritidstilbud Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer pr 30.04.15 Kommentarer pr. 31.8.15 Følge opp frisklivprosjektet Administrasjonssjefen 2015-2018 Aktiviteter igangsatt for våren. Prosjektet avsluttes sommeren 2015. Prosjektet er avsluttet og rapport foreligger. Videreføre det gode samarbeidet med Svalbard turn og frivilligheten i Longyearbyen Administrasjonssjefen 2015-2018 Samarbeidet fortsetter. Samarbeidet fortsetter. Videreføre idretts- kultur- og fritidstilbudet i Longyearbyen som vår «helse- og omsorgssektor» Administrasjonssjefen 2015-2018 Samarbeider med «Aktiv i friluft». Bredt tilbud av kulturaktiviteter, bibliotek og kino. Stor tilgjengelighet til svømmehall og treningsrom. Alpinbakken og skøytebanen er i drift. Videreføre fritidstilbudet til unge Administrasjonssjefen 2015-2018 Ungdomsklubb og ungdomshus har faste åpningstider og bemanning. Camp Svalbard, Ut og kjør, UKM er gjennomført. Samarbeidet fortsetter. Ungdomsklubben har hatt sommerferie. Tilbudet er startet opp igjen. 8. Vi vil sikre at Longyearbyen lokalstyre er en effektiv, kompetent og framtidsrettet organisasjon Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer pr 30.04.15 Kommentarer pr. 31.8.15 Bruke Kostra-tall ifm utvikling av Longyearbyen lokalstyre sin organisasjon Administrasjonssjefen 2015-2018 Kostra-tall for 2014 kvalitetssikres etter sommeren slik at de kan brukes i budsjett 2016. Arbeidet med å kvalitetssikre kostratall er startet. Jobbe videre med flytting av bibliotek og utvikling av nytt servicetorg Administrasjonssjefen 2015-2016 Alternativsvurdering gjennomført og presentert for lokalstyret, avventer videre prosjektering. Strategikonferansen valgte alternativ, prosjektering gjennomføres i høst. Side 50

Side 13 av 68 Jobbe videre med informasjon til utenlandske innbyggere om Longyearbyen lokalstyre sitt tjenestetilbud Administrasjonssjefen 2015 2018 Ikke påbegynt Revidert informasjonsmateriell i samarbeid med sysselmannen. Gjennomføre SNU 1 tjenestegjennomgang ihht prosjektplan. Etablere en felles bedriftskultur, inkl. felles etiske retningslinjer Administrasjonssjefen 2015 Tids- og milepælsplan følges. Rapport avlevert, fortsatt oppfølging. Administrasjonssjefen 2015 Etiske retningslinjer planlegges ferdigstilt 3. kvartal 2015. Oppstart i 2016 i forbindelse med folkevalgtprogrammet Side 51

Side 14 av 68 Nøkkeltall vedrørende personalforvaltningen: Antall årsverk Budsjetterte årsverk Antall ansatte personer Sykefraværs- %: 30.04.14 160 163,4 215 5,8 % 31.08.14 160,4 163,4 220 5,6% 31.12.14 161 163,4 220 5,4% 30.04.15 161 162,85 221 4,7% 31.08.15 161 162,85 220 4,6% Turnover i Longyearbyen lokalstyre 2009: 28 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca 14 %. 2010: 31 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca 16 %. 2011: 23 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca 11,5 %. 2012: 38 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca 18 %. 2013: 31 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca 15%. 2014: 30 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca 14%. Pr 31.08.15 har administrasjonssjefen mottatt 18 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på 8%. Kvalitetsstyring og beredskap: A. Kvalitetsstyring. Dokumentstyring Vi har implementert TQM som kvalitetsstyringssystem i Longyearbyen lokalstyre og er i sluttfasen av å legge inn styrende dokumenter. Oppvekstsektoren er pr. d.d. de som har kommet lengst i prosessen, og skolen kan pekes på et eksempel til etterfølgelse. Under er oversikt over status pr. enhet. Alle enhetene skal være ferdig med dokumentimplementering innen utgangen av 2015. Sektor for oppvekst og kultur Skolen Ferdig, klar for revisjon og risikovurdering i 2016 Barnehagene Ferdig, klar for revisjon og risikovurdering i 2016 Enhet for barn og unge: PPT Barne- og familietjenesten Ferdig, klar for revisjon og risikovurdering i 2016 Ferdig, klar for revisjon og risikovurdering i 2016 Ferdig, klar for revisjon og risikovurdering i 2016 Ferdig, klar for revisjon og risikovurdering i 2016 Side 52

Side 15 av 68 Ung i LYB Kultur: Svalbardhallen Kulturskolen Kulturhuset Galleriet Biblioteket Teknisk sektor Energiverket Havn Brann Tekniske tjenester Felles Personal og organisasjon: Lønn Infotorg Arkiv Personal og HMS Økonomi og IKT: Innkjøp IKT Regnskap / økonomi Ferdig, klar for revisjon og risikovurdering i 2016 Ferdig, klar for revisjon og risikovurdering i 2016 Påbegynt, ferdigstilles innen 18/12. Revideres og risikovurderes i 2016. Ferdig, klar for revisjon og risikovurdering i 2016 Ferdig, klar for revisjon og risikovurdering i 2016 Påbegynt, ferdigstilles innen 18/12. Revideres og risikovurderes i 2016. Påbegynt, ferdigstilles innen 18/12. Revideres og risikovurderes i 2016. Påbegynt, ferdigstilles innen 18/12. Revideres og risikovurderes i 2016. Påbegynt, ferdigstilles innen 18/12. Revideres og risikovurderes i 2016. Påbegynt, ferdigstilles innen 18/12. Revideres og risikovurderes i 2016. Påbegynt, ferdigstilles innen 18/12. Revideres og risikovurderes i 2016. Påbegynt, ferdigstilles innen 18/12. Revideres og risikovurderes i 2016. Ferdig, klar for revisjon og risikovurdering i 2016 Påbegynt, ferdigstilles innen 18/12. Revideres og risikovurderes i 2016. Påbegynt, ferdigstilles innen 18/12. Revideres og risikovurderes i 2016. Påbegynt, ferdigstilles innen 18/12. Revideres og risikovurderes i 2016. Eiendom Ferdig, klar for revisjon og risikovurdering i 2016 Stab: Politisk sekretær Arealplanlegger Kvalitet og beredskap Byggesak Jurist Påbegynt, ferdigstilles innen 18/12. Revideres og risikovurderes i 2016. Påbegynt, ferdigstilles innen 18/12. Revideres og risikovurderes i 2016. Påbegynt, ferdigstilles innen 18/12. Revideres og risikovurderes i 2016. Påbegynt, ferdigstilles innen 18/12. Revideres og risikovurderes i 2016. Side 53

Side 16 av 68 Avviksregistrering. 2015 er det første året hvor Longyearbyen lokalstyre gjennomfører elektronisk avviksregistrering. Det er rapportert totalt 36 hendelser. Skolen og energiverket rapporterte, ikke uventet, inn flest hendelser. 9 hendelser er rapportert inn som røde hendelser. 14 av hendelsene har gått ut på tidsfrist for behandling. Dette kan henge sammen med at det er 10 måneder siden opplæringen innen dette ble gitt. Kvalitetsrådgiveren vil gjennomføre opplæring med de ansvarlige som ikke har lukket sine hendelser. Antall registrerte avvik skal opp og tiltak for dette er planlagt igangsatt rundt årsskifte. B. Beredskap. Beredskapsplan og ROS analyse fra 2014 gjelder. Disse vil være gjenstand for revisjon i 2016. Side 54