Møteinnkalling Kontrollutvalget Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, 250 Tidspunkt: 15.01.2019 kl. 14:00 Eventuelle forfall meldes til Hans-Olaf Lunder, telefon 98 20 48 70. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud LEDER AP Hallstein Flesland NESTL H Kjersti Marie Stensrud MEDL SV Ingunn Ulfsten MEDL KRF Hulda Tronstad MEDL V Oslo, 8. januar 2019 Terje Granerud Leder
Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 1/2019 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 15. januar 2019 PS 2/2019 Valg av sekretariatsordning PS 3/2019 Plan for forvaltningsrevisjon 2019 AFK PS 4/2019 Oppfølging av kontrollutvalgets egne vedtak fattet i 2018 PS 5/2019 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 15. januar 2019 Godkjenning av protokoll fra møte 30.10.2018
Saker til behandling PS 1/2019 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 15. januar 2019
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 04.01.2019 2019/2-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 15.01.2019 1/2019 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 15. januar 2019 Sekretariatslederens forslag til vedtak Informasjonen tas til etterretning. Saksredegjørelse 1. Foreløpig innberetning utbetaling av godgjøring for tapt arbeidsfortjeneste. Brev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon ligger vedlagt. Fylkesrådmannen Knut Sletta kommer og orienterer. 2. Orientering etter virksomhetsbesøk vedlegg 2 Rapport etter virksomhetsbesøk ved Nes videregående skole Oslo, 4. januar 2019 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Foreløpig innberetning - godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste 2 Virksomhetsbesøk Nes videregående kole
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 07.01.2019 2019/8-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 15.01.2019 2/2019 Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat er part i saken og er derfor etter forvaltningsloven 6, 1. ledd bokstav a ikke habil til å gjennomføre saksutredning i saken. Østfold kontrollutvalgssekretariat har derfor utarbeidet felles saksfremlegg og innstilling på oppdrag fra kontrollutvalgslederne i Akershus og Østfold. Valg av sekretariatsordning Oslo, 7. januar 2019 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Østfold kontrollutvalgssekretariats felles saksfremlegg og innstilling på valg av sekretariatsordning.
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/77 Dokumentnr.: 98 Løpenr.: 256250/2018 Klassering: 030 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Valg av sekretariatsordning Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget gir følgende innstilling til fellesnemda: 1. Fellesnemda slutter seg til en sekretariatsordning for kontrollutvalget med ansatte sekretær. 2. Fellesnemda anmoder Viken prosjektkontor om å si opp gjeldende avtaler om sekretariatsordning med Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat og kontrollutvalgssekretariatet i Buskerud med virkning fra 01.01.2020 3. Fellesnemda ber om at det tas initiativ til at dagens ansatte i Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat videreføres i Viken fylkeskommune. Fredrikstad, 21.12.2018 Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Sak 19/18, den 30.05 2018, i kontrollutvalget Østfold fylkeskommune. Sak 26/18, den 11.06 2018 i kontrollutvalget Akershus fylkeskommune. Saksopplysninger Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat er part i saken og er derfor etter forvaltningsloven 6, 1. ledd bokstav a ikke habil til å gjennomføre saksutredning i saken. Østfold kontrollutvalgssekretariat har derfor utarbeidet felles saksfremlegg og innstilling på oppdrag fra kontrollutvalgslederne i Akershus og Østfold. Fylkeskommunene Akershus, Buskerud og Østfold er vedtatt slått sammen til Viken fylkeskommune fra 01.01.2020. I den forbindelse må det velges sekretariatsordning for kontrollutvalget i den nye fylkeskommunen Viken. Fylkestingene i de tre fylkene har delegert til fellesnemda å ta stilling til sekretariatsordning. Fellesnemda fatter vedtak på bakgrunn av innstilling fra de tre kontrollutvalgene.
Ved fylkessammenslåing skal kontrollutvalget avgi innstilling til fellesnemda om valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i den nye fylkeskommunen jfr. Inndelingslova 26 femte ledd: Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. Om sekretariat for kontrollutvalget Fylkestinget skal ifølge forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 20, sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal være uavhengig av fylkeskommunens administrasjon og underlagt kontrollutvalgets instruksjonsmyndighet. Det finnes i praksis tre ulike måter å tilfredsstille kravet til et uavhengig sekretariat. 1. Egen ansatt kontrollutvalgssekretær underlagt kontrollutvalgets myndighet. 2. Interkommunalt samarbeid om sekretariat for kontrollutvalget. 3. Konkurranseutsetting av tjenesten. Dagens sekretariatsordning. Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat (AØKS) Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat (AØKS) er et samarbeid etablert med hjemmel i kommunelovens kap. 12 "Internt tilsyn og kontroll. Revisjon". Samarbeidet ble opprettet 01.01.2005 etter vedtak i fylkestingene i Akershus og Østfold. Det er opprettet i henhold til kommuneloven 27, og er en del av Akershus og Østfold fylkeskommuners virksomhet. Samarbeidet er ikke et eget rettssubjekt. Formålet med AØKS er på vegne av kontrollutgavene i Akershus og Østfold å sørge for å løse sekretariatsoppgaver pålagt i kommuneloven, forskrift om kontrollutvalg og andre bestemmelser på vegne av fylkestingene i Akershus og Østfold. AØKS blir drevet i egenregi, og utgiftene blir fordelt forholdsmessig mellom fylkeskommunene. Det har siden starten i 2005 vært bevilget like store budsjettrammer fra fylkeskommunene til driften av kontrollutvalgssekretariatet. Dette var en fordeling som ble lagt til grunn ved etableringen av samarbeidet. I 2017 bevilget Akershus og Østfold fylkeskommuner kr 942 000 hver til driften av Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat. Denne rammen skal dekke alle oppgavene som er tilknyttet sekretariatets virksomhet. I 2017 har Akershus og Østfold fylkeskommuner brukt kr 1 249 890 på AØKS. Besparelsen i forhold til budsjett er hvert år tilbakeført fylkeskommunen. I henhold til vedtektene for samarbeidet har styret på vegne av fylkestingene myndighet til å treffe avgjørelser som angår sekretariatets drift og organisering. Styret har ikke arbeidsgiveransvaret for de ansatte i AØKS. De ansatte har ansettelsesforhold enten i Akershus eller Østfold fylkeskommune, og arbeidsgiveransvaret tilligger fylkeskommunene, på lik linje som for øvrige ansatte i disse fylkeskommunene. Siden de ansatte i sekretariatet har ansettelse i Akershus og Østfold fylkeskommuner, er de omfattet av de samme rettighetene og bestemmelsene som gjelder for alle berørte ansatte i Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner, ved opprettelsen av Viken fylkeskommune. Kontrollutvalgssekretariatet har 1,5 stillingshjemler med kontorplasseringer i Akershus og Østfold fylkeskommuner. Stillingene er besatt med en sekretariatsleder i hel stilling. En halv rådgiverstilling er holdt vakant. Buskerud fylkeskommune KUBIS Kontrollutvalgssekretariatet i Buskerud og omegn IS (KUBIS) har 17 eiere, herav 16 kommuner og Buskerud fylkeskommune. Det ble fra 01.01.2005 inngått samarbeid om et felles sekretariat for å betjene kontrollutvalg i fylkeskommunen og 16 kommuner. Det er fastsatt egne vedtekter for sekretariatet, som ledes av et styre. Styret velges av og blant medlemmene i kontrollutvalgene i
kommunen. Leder av kontrollutvalgene i Buskerud fylkeskommune og Drammen kommune har faste plasser i styret. KUBIS er et interkommunalt samarbeid med tre medarbeidere. Buskerud fylkeskommune betalte kr 365 000,- i 2017 for sine sekretariatstjenester. Dagens ressurser kan videreføres i et kontrollutvalgssekretariat for fremtidige Viken fylkeskommune. Viken fylkeskommunes forpliktelser overfor ansatte i AØKS og KUBIS ved virksomhetsoverdragelsen De ansatte i AØKS har ansettelsesforhold enten i Akershus eller Østfold fylkeskommune og er omfattet av det vedtatte omstillingsdokumentet som gjelder for alle berørte ansatte i Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner ved opprettelsen av Viken fylkeskommune. I følge omstillingsdokumentet er etableringen av Viken fylkeskommune å regne som en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljølovens regler, jf. arbeidsmiljøloven kapittel 16. Kapittel 16 omhandler arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelser. Arbeidsforholdene til de ansatte i AØKS vil automatisk bli overført til Viken fylkeskommune. Arbeidstakernes rettigheter og plikter følger med. Dette betyr at begge stillinger i Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat skal sikres ansettelse og relevante arbeidsoppgaver i Viken fylkeskommune i tråd med de overordnede bestemmelsene som gjelder ved dannelsen av denne fylkeskommunen. Det vedtatte omstillingsdokumentet, arbeidsmiljøloven, hovedavtalen og øvrige bestemmelser skal være styrende for ivaretakelsen av samtlige ansatte i forbindelse med virksomhetsoverdragelsen som skal skje. Ved dannelsen av Viken fylkeskommune må AØKS oppløses. Vedtektene for samarbeidet har bestemmelser om at oppløsning må vedtas av styret, og vedtaket om oppløsning må godkjennes av begge fylkesting. Oppsigelsen får virkning fra 01.05. og oppsigelsen må være levert til styret senest med ett års varsel. Dette har liten praktisk betydning da samtlige ansatte skal ha ansettelsesforhold i den nye fylkeskommunen. Når det gjelder de ansatte i KUBIS, er det disse vedtektene som gjelder: 10 Arbeidstakere i sekretariatet vil tilsettes i Buskerud fylkeskommune, men styret for KUBIS utøver arbeidsgiverfunksjonen. Administrasjonen i Buskerud fylkeskommune har ingen instruksjons- eller bestemmelsesmyndighet ovenfor de ansatte i KUBIS. Styret har fullmakt til å inngå avtale som regulerer de oppgaver og det ansvar som ligger i arbeidsgiverfunksjonen. Buskerud fylkeskommune må si opp selskapsavtalen med KUBIS. I henhold til vedtektene må fylkeskommunen gi ett års skriftlig varsel, på grunnlag av vedtak i fylkestinget, om oppsigelse av sitt deltakerforhold i selskapet. Buskerud fylkeskommune er fra 1. januar 2020 ikke lenger en egen juridisk enhet som kan ha eierskap i KUBIS. Fremtidig organisering av sekretariatsordningen for Viken fylkeskommune Viken fylkeskommune blir landets største fylkeskommune sett i forhold til antall innbyggere, antall ansatte og årsbudsjett. Kontroll- og tilsynvirksomheten i fylkeskommunen har en viktig oppgave med å påse at felleskapets verdier blir forvaltet og brukt som forutsatt. Kontrollorganene er den ressursen fylkeskommunens politiske ledelse har til disposisjon i arbeidet med å påse og sikre at de midlene fylkeskommunen har til rådighet blir forvaltet på en forsvarlig og god måte. AØKS er i denne sammenheng det utøvende sekretariatet for politisk nivå. Viken fylkeskommune ved fellesnemnda skal ta stilling til om den skal ha kontrollutvalgssekretariat innenfor egen fylkeskommune ved egne ansatte sekretær (i praksis slik som ordningen er i Akershus og Østfold), om den ønsker å være deleier i et interkommunalt selskap og bli en betydelig eier blant mange andre mindre eiere, eller om den ønsker å kjøpe sekretariatstjenestene i det private markedet. Når det gjelder etableringen av Viken fylkeskommune er det tre forhold som skiller den fra andre etableringer av nye fylkeskommuner: - Viken blir i særklasse landets største fylkeskommune med 1,2 mill. innbyggere.
- I Viken er det sammenslåing av tre fylkeskommuner (øvrige sammenslåinger omfatter to fylkeskommuner). - Styresettet skal endres fra formannskapsmodellen i alle de tre nåværende fylkeskommunene til parlamentarisme i Viken. Ved fremtidig organisering av sekretariatsordningen for kontrollutvalget i Viken fylkeskommune, er det naturlig å sammenligne med hvordan landets største kommune har organisert sekretariatet. Oslo kommune er landets største kommune, og Viken fylkeskommune vil bli landets største fylkeskommune. Oslo kommune har parlamentarisk styreform, slik det er bestemt at også Viken fylkeskommune skal ha. Oslo kommune har egne ansatte kontrollutvalgssekretariat. Det samme har Rogaland fylkeskommune, Bergen kommune, Hordaland fylkeskommune, Sogn og Fjordene fylkeskommune, Møre og Romsdal fylkeskommune, Trondheim kommune og Nordland fylkeskommune. Vurdering Den kunnskapen og kompetansen som dagens sekretariat besitter om fylkeskommunenes arbeid og organisasjoner vil være svært verdifull ved fylkessammenslåingen. Som sekretariat for to av fylkeskommunene besitter AØKS betydelig kompetanse og erfaring om fylkeskommunal forvaltning. AØKS har 1,5 stiling til sekretariat av Akershus og Østfold fylkeskommuner, mens KUBIS har benyttet 375 000,- til sekretariat for kontrollutvalget av Buskerud fylkeskommune. AØKS ansatte har gjennom sekretariatstjenesten mange års kunnskap om to av de tre fylkeskommunene, noe som utgjør en betydelig andel av den nye fylkeskommunen. En fylkeskommune er en folkestyrt virksomhet som forvalter felleskapets midler. For å sikre en forsvarlig og god bruk av de midlene en fylkeskommune har til rådighet, bør kontroll- og tilsynsmyndigheten ha tilstrekkelige ressurser til å gjennomføre nødvendig kontroll og tilsyn med forvaltningen. Et kontrollutvalg med tilstrekkelige økonomiske rammer gis dessuten mulighet til å være et aktivt utvalg. Det har mulighet til å få bestilt kontroller på vesentlige virksomhetsområder og områder hvor det er vurdert å være risiko. Et slikt kontrollutvalg vil ha mulighet til et sterkere engasjement, være mer synlig i sin rolle og kan gjøre nødvendige bestillinger på områder hvor det er påkrevet. Dette krever at det er betydelige ressurser også i sekretariatet. I en så stor omstilling som etableringen av Viken fylkeskommune er, er det viktig at det stilles nok ressurser til rådighet til kontroll- og tilsyn. Inntil videre synes det naturlig at de økonomiske ressursene som nå er stilt til disposisjon fra Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner til kontrollutvalgets sekretariat bør videreføres i Viken fylkeskommune. Når det blir avklart hvor omfattende tjenester den nye fylkeskommunen skal yte, kan bevilgningene til sekretariatet tilpasses det endelige omfanget av oppgaver fylkeskommunen skal ha ansvaret for. Om det ikke blir tilført nye oppgaver av større omfang til de nye fylkeskommunene, bør det etter en tid være mulig å utføre en forsvarlig saksbehandling av Viken fylkeskommune med en budsjettramme tilnærmet den som Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat har til disposisjon nå. Det er ulik organisering av kontrollutvalgssekretariatene i kommuner og fylkeskommuner. Det er hovedsakelig de største kommunene, slik som Oslo og Trondheim, Bergen og noen fylkeskommuner som er etablert med egne sekretærer. Begrunnelsen for å ha egne ansatte i kontrollutvalgssekretariat antas å være ønsket om å ha en utøvende sekretær med nærhet til kontrollutvalg, og politisk ledelse. I et interkommunalt kontrollutvalgssekretariat vil Viken fylkeskommune bli en dominerende stor eier blant andre mindre eiere. Hvilke andre eiere og hvor mange det eventuelt vil være, er avhengig av hvem som inngår som eiere i selskapet. I dag utføres sekretariatstjenestene for kontrollutvalget i Buskerud av KUBIS. Dette samarbeidet har i tillegg til fylkeskommunen 16 kommuner i Buskerud. Dersom et interkommunalt selskap er den ordningen som blir valgt for Viken fylkeskommune, bør det vurderes å opprette et nytt selskap. Det synes unaturlig at fylkeskommunen har en sekretariatsordning der øvrige eiere hovedsakelig er kommuner i Buskerud, mens kommuner i Akershus og Østfold er deltakere i andre interkommunale selskaper. Et annet forhold ved IS-ordningen er at det ved endringer i deltakere eller endringer i
selskapsavtalen må gjennom en behandling hos alle deltakernes kommunestyre/fylkesting. Det kan gjøre behandlingen tungrodd og tidkrevende. Ved vurderingen av kostnad til sekretariatet, må det tas hensyn til at den nye fylkeskommunen uansett vil ha arbeidsgiveransvaret for de ansatte i Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat i samsvar med vedtatt omstillingsdokument. Disse ansatte er omfattet av omstillingsdokumentet og har automatisk krav på en stilling i Viken fylkeskommune. Dersom Viken fylkeskommune velger en sekretariatsordning hvor de ansatte i AØKS ikke blir valgt, skal de ansatte i Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat ivaretas og tilbys relevante oppgaver i Viken fylkeskommune, i tråd med vedtatt omstillingsdokument og lovverk som gjelder ved slike omstillinger. Dette betyr at det er en økonomisk fordelaktig løsning at de fast ansatte sekretariatet i Akershus og Østfold beholder sine stillinger og arbeidsoppgaver. Fylkestingene i Akershus og Østfold har bidratt til etablering av et sterkt kontroll- og tilsynsorgan (kontrollutvalg, sekretariat og revisjon). Dette har gjort det mulig for organet å føre en god kontroll med fylkeskommunenes forvaltning på vegne av fylkestingene. AØKS har i alle år vært oppfattet å være et godt kontrollutvalgssekretariat for Akershus og Østfold fylkeskommuner. Tilbakemeldingene fra eierne er at samarbeidet mellom de to fylkene om felles sekretariatsordning har fungert godt.
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 07.01.2019 2013/10-24 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 15.01.2019 3/2019 Plan for forvaltningsrevisjon 2019 Sekretariatslederens forslag til innstilling Plan for forvaltningsrevisjon 2019 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget vedtar kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2019. 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i den fremlagte plan for forvaltningsrevisjon. Bakgrunn for saken Kommuneloven med tilhørende forskrift om kontrollutvalg krever at det minst en gang i valgperioden og senest året etter at fylkestinget er konstituert, skal utarbeides en plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av fylkestinget selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planen, jf 10 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Planen skal baseres på en overordnet analyse av fylkeskommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Fakta Kontrollutvalget har valgt å få utarbeidet to planer for forvaltningsrevisjon, hver av to års varighet, for inneværende valgperiode. Planene bygger på overordnede analyser av fylkeskommunen, den siste er utarbeidet i 2018.
AØF har på bakgrunn av den fremlagte analysen og innspill fra kontrollutvalget først utarbeidet et utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2019. I forrige valgperiode ønsket kontrollutvalget å dele planperioden i to, hver periode av to års varighet. Dette viste seg å gi gode og nyttige planer basert på oppdaterte behov og god fleksibilitet. Det viste seg ved den nye valgperiodens begynnelse at behandlingstiden for det nyvalgte kontrollutvalget ble veldig knapp. Viken fylkeskommune skal fra 2020 bestå av det som i dag er fylkene Akershus, Buskerud og Østfold. Prosjektene må ta hensyn til de store endringene som regionreformen medfører. Derfor vil planen kun gjelde for 2019. Fylkesrådmannen har hatt både overordnet analyse 2018 og utkast til plan for forvaltningsrevisjon til uttalelse og har kommet med sine kommentarer til begge. Fylkesrådmannen har tidligere påpekt blant annet betydningen av best egnet tidspunkt og hensiktsmessig innretning av prosjektene for å sikre høy nytteverdi. Behandling av saken Det er en god prosess i tre steg som har ført fram til den fremlagte planen for forvaltningsrevisjon 2019. Først ble det utarbeidet en overordnet analyse med risiko- og vesentlighetsvurderinger. I dette arbeidet er opplysninger og synspunkter hentet inn både fra administrasjonen og fra politikere før kontrollutvalget kom med sine innspill. Dernest ble utkast til plan for forvaltningsrevisjon utarbeidet. Utkastet ble grundig diskutert i kontrollutvalget før den endelige planen for forvaltningsrevisjon ble utarbeidet. Oversikt over utvalgte prosjekter Tabellen under viser de 7 prosjektskisser. Maksimalt fire av disse skal gjennomføres i 2019. De tre gjenstående prosjektene settes opp i reserve, i det tilfellet at enkelte av de prioriterte prosjektene ikke blir gjennomført. Ved behandlingen av utkast til forvaltningsrevisjon, valgte kontrollutvalget ut følgende prosjektskisser for gjennomføring i perioden: 1. Gjennomgang av saksgang og utbetalinger knyttet til fylkeskommunens bevilgninger til Hyop AS 2. Håndteringa av fraværssystemer i de videregående skolene 3. Innføring av personvernlovgivningen GDPR 4. Tannhelsetilbudet til «Gruppe C» - pasienters rettigheter Reserveprosjekter 5. Mobbing: Aktivitetsplaner og aktivitetsplikt, samt tilhørende dokumentasjon 6. Trafikksikkerhet på skoleveiene i Akershus 7. Kontroll og styring i store samferdselsprosjekter
Sekretariatslederens vurderinger og anbefalinger Fylkesrevisjonens forslag til plan for forvaltningsrevisjon tar utgangspunkt i overordnede analyser av Akershus fylkeskommunes virksomhet og gir kontrollutvalget et godt utgangspunkt for å identifisere hvor det er behov for forvaltningsrevisjon innenfor fylkeskommunens virksomhet. I kombinasjon med kontrollutvalgets grundige behandling og brede drøftinger burde gjennomføringen av den fremlagte planen kunne gi verdifulle tilbakemeldinger til fylkesrådmannen og fylkestinget. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner gir anledning til å delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Det synes fordelaktig at en slik delegering blir gitt av fylkestinget. Oslo, 7. januar 2019 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Plan for forvaltningsrevisjon 2019
november 2018 Plan for forvaltningsrevisjon 2019 Akershus fylkeskommune
Plan for forvaltningsrevisjon 2019 Akershus fylkeskommune Innhold 1. Innledning... 3 2. Prioriterte områder i 2019... 7 2
Plan for forvaltningsrevisjon 2019 Akershus fylkeskommune 1. Innledning I henhold til bestemmelser i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner er det krav om at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i løpet av valgperioden. Planen skal basere seg på en overordnet analyse av fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av fylkestinget, og den skal utarbeides senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert. Arbeidet med identifisering og utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter er viktig for at forvaltningsrevisjonsprosjektene skal ha høy nytteverdi for fylkeskommunen, og for at begrensede ressurser blir brukt til å vurdere de rette områdene. Dette dokumentet redegjør for en del prosjekter og problemstillinger som det er aktuelt å se nærmere på. I henhold til vedtak i kontrollutvalgets møte 30.01.2018, sak 4/2018 Overordnet analyse 2018 - Akershus fylkeskommune, fikk Akershus og Østfold fylkesrevisjon oppdraget med å utarbeide overordnet analyse for Akershus fylkeskommune 2018. Ved behandling av overordnet analyse 2018 (sak 31/2018, møte 30.10.2018), bestilte kontrollutvalget et utkast til plan for forvaltningsrevisjon for 2018-2019 hos Akershus og Østfold fylkesrevisjon til behandling i kontrollutvalgets møte 04.12.2018. Dette møtet har blitt avlyst, men kontrollutvalgets medlemmer har gitt sin tilslutning til at utkastet til plan som har blitt sendt dem blir å anse som endelig plan for forvaltningsrevisjon for 2019. Fylkestinget kan behandle planen i sitt møte 11.02.19. I samsvar med 10 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har overordnet analyse blitt lagt til grunn for planen for forvaltningsrevisjon. Bestemmelser i lov og forskrift Forvaltningsrevisjon er definert i lov om kommuner og fylkeskommuner 77 nr. 4 som følger: 77. Kontrollutvalget 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). I samme lov 78 nr. 2 er det lovfestet at revisjonsarbeidet i kommuner og fylkeskommuner skal omfatte regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. I forskrift av 15.06.2004 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fremkommer bl.a. følgende bestemmelser om forvaltningsrevisjon: 3
Plan for forvaltningsrevisjon 2019 Akershus fylkeskommune 9. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 11. Rapporter om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Om overordnet analyse I henhold til 10 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner og vedtak i kontrollutvalget skal en overordnet analyse legges til grunn for plan for forvaltningsrevisjon. Formålet med overordnet analyse er å innhente informasjon om fylkeskommunens virksomhet slik at kontrollutvalget settes i stand til å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorene og virksomhetene ut i fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. I arbeidet med den overordnede analysen som ble ferdigstilt i oktober 2018, har informasjon blitt innhentet gjennom dokumentanalyser og revisjonens kjennskap til fylkeskommunens virksomhet. Av dokumentgrunnlaget har det viktigste vært årsregnskap og årsrapport, økonomiplan, samt relevante politiske saker og lovverk. Erfaringer fra regnskapsrevisjon og 4
Plan for forvaltningsrevisjon 2019 Akershus fylkeskommune tidligere gjennomførte forvaltningsrevisjoner er vurdert. Det er innhentet innspill vedrørende aktuelle risikoforhold fra fylkesrådmannens ledergruppe. Risiko- og vesentlighetsvurderinger ligger til grunn for vurderingene i den overordnede analysen. En risiko for fylkeskommunen kan innebære en mulighet for tap eller at fylkeskommunen ikke når sine mål. Risikoen avhenger både av konsekvensen av et risikoforhold og sannsynligheten for at det inntreffer. Når det gjelder vesentlighetsvurderinger, kan disse få ulike utfall avhengig av hvilket perspektiv disse har brukernes, medarbeidernes, det økonomiske, politiske, samfunnsmessige eller relatert til medieinteresse/aktualitet. Det vises for øvrig til overordnet analyse datert oktober 2018. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjonsprosjekter Akershus og Østfold fylkesrevisjon er tillagt revisjonsansvaret for Akershus fylkeskommune. Kontrollutvalget vil konkretisere forvaltningsrevisjonsprosjekter og effektuere bestillinger til fylkesrevisjonen med utgangspunkt i plan for forvaltningsrevisjon. Gjennomføring og levering av forvaltningsrevisjonsprosjekter skal skje i henhold til bestillingene. Ressursbruk og leveringstid per forvaltningsrevisjonsprosjekt vil avhenge av kompleksitet og omfang. I henhold til 78 i lov om kommuner og fylkeskommuner avlegger Akershus og Østfold fylkesrevisjon forvaltningsrevisjonsrapporter til kontrollutvalget etter gjennomførte forvaltningsrevisjoner. Metoder for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Problemstillingene med tilhørende revisjonskriterier legger føringer for hvilke metoder som blir benyttet i forvaltningsrevisjonsprosjektene. I standarden for forvaltningsrevisjon anbefales det at det benyttes flere metoder og/eller ulike kilder i datainnsamlingen. Noen aktuelle metoder for innsamling av data er: Dokumentanalyser Testing av systemer og rutiner Intervjuer Spørreundersøkelser Analyse av tallmateriale, for eksempel regnskapsdata Casestudier Valg av metode i prosjektene omtales nærmere i prosjektplanene. Prosjektplanene legges fram for kontrollutvalget til behandling i forkant av eller i oppstarten av arbeidet med det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektet. Regionreformen Viken fylkeskommune skal fra 2020 bestå av det som i dag er fylkene Akershus, Buskerud og Østfold. Prosjektene må ta hensyn til de store endringene som regionreformen medfører. Derfor vil analysen kun gjelde for 2019. Det er også en utfordring å finne risikoer som er relevante og nyttige for forvaltningsrevisjon, med tanke på at Akershus fylkeskommune 5
Plan for forvaltningsrevisjon 2019 Akershus fylkeskommune opphører å eksistere i sin nåværende form fra og med 2020. I tiden fram til 01.01.2020 vil fylkeskommunen være i en omstillingsprosess samtidig som den skal forestå løpende drift av sine oppgaver. Høring Fylkesrådmannen har hatt utkastet til plan for forvaltningsrevisjon 2019 til gjennomgang. Han har gitt tilbakemelding om at han ikke har kommentarer til høringsutkastet. Fylkesrådmannen ga en fyldig tilbakemelding i forbindelse med utkast til overordnet analyse der han ga sin prioritering av de omtalte risikoområdene. 6
Plan for forvaltningsrevisjon 2019 Akershus fylkeskommune 2. Prioriterte områder i 2019 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon er ikke uttømmende. Planen må betraktes som et grunnlag for å prioritere ressursbruken til områder hvor det antas å foreligge risiko for at fylkeskommunen for eksempel ikke oppfyller sentrale lover, forskrifter eller andre bestemmelser, ikke kan nå målene sine eller ikke følger opp / iverksetter vedtak fattet i politiske organer. Valget av prosjekter bygger i hovedsak på den overordnede analysen. Revisjonen har også tatt hensyn til innspill som ble mottatt fra administrasjonen og kontrollutvalget i prosessen med den overordnede analysen, herunder kontrollutvalgets innspill i kontrollutvalgets møte 30.10.2018 ved behandlingen av overordnet analyse. I dette utkastet til plan for forvaltningsrevisjon presenteres det syv prosjektskisser. Det antas at maksimalt fire prosjekter kan gjennomføres i perioden 2019, og disse skal derfor prioriteres av kontrollutvalget. Bestillinger av selskapskontroller som fremkommer av plan for selskapskontroll, kommer i tillegg til bestillingene av forvaltningsrevisjoner. En gjennomgang fylkesrevisjonen skal utføre som også kommer i tillegg er: I FT-sak 97/2018, 22.10.18, ble en oppfølging av et forvaltningsrevisjonsprosjekt om innfartsparkering behandlet. I et punktene i vedtaket het det: «Fylkestinget ber Kontrollutvalget se på status av gjennomføringen av de seks foregående punktene og å rapportere tilbake til fylkestinget i løpet av 2019.» Tabellen under viser forvaltningsrevisjonsprosjektene det skal prioriteres blant i perioden. Det kan imidlertid skje at prioriterte prosjekter på senere tidspunkt ikke blir vurdert som hensiktsmessige å gjennomføre. For å ha en "buffer" av prosjekter, blir de prosjektene som ikke prioriteres tatt inn i planen for forvaltningsrevisjon under kategorien «reserveprosjekter.» Tabellen viser syv prosjekter. Maksimalt fire av disse skal gjennomføres i 2019. De tre gjenstående prosjektene settes opp i reserve, i det tilfellet at enkelte av de prioriterte prosjektene ikke blir gjennomført. Tabell: Aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter PRIORITERTE PROSJEKTER 1. Gjennomgang av saksgang og utbetalinger knyttet til fylkeskommunens bevilgninger til Hyop AS 2. Håndteringen av fraværssystemet i de videregående skolene 3. Innføring av personvernlovgivningen GDPR 4. Tannhelsetilbudet til «Gruppe C» - pasientenes rettigheter RESERVEPROSJEKTER 5. Mobbing: Aktivitetsplaner og aktivitetsplikt, samt tilhørende dokumentasjon 6. Trafikksikkerhet på skoleveiene i Akershus 7. Kontroll og styring i store samferdselsprosjekter 7
Plan for forvaltningsrevisjon 2019 Akershus fylkeskommune En kort beskrivelse av områdene finnes under. Prosjektbeskrivelsene i planen er et grunnlag for valg av prosjekter, samt et utgangspunkt for utarbeidelse av prosjektplaner. Ved utarbeidelse av prosjektplaner kan det bli aktuelt å foreta justeringer av de opprinnelige beskrivelsene av prosjektene. Under selve prosjektplanleggingen innhenter man mer informasjon enn det har vært mulighet til ved utarbeidelsen av overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Tidspunktet for når det enkelte prosjektet skal gjennomføres i 2019 vil bli avklart nærmere mellom kontrollutvalget og fylkesrevisjonen ved bestilling og avtaleinngåelse. Beskrivelser av forvaltningsrevisjonsprosjektene 1. Gjennomgang av saksgang og utbetalinger knyttet til fylkeskommunens bevilgninger til Hyop AS Hydrogenselskapet Hyop AS stenger sine hydrogenstasjoner siden de ikke har midler til å drifte disse. I fylkestingsmøte 10.09.2018 het det i en interpellasjon om fylkeskommunens satsing på selskapet at: De sakene vi er blitt forelagt har vært svært begrenset mht nødvendig og mer fullstendig informasjon. Jeg påstår at vedtakene gjort av fylkesutvalget har vært på et for svakt grunnlag. I kontrollutvalgets møte 25.09.2018 ble det orientert om interpellasjonen, og det ble bestilt en prosjektplan for en gjennomgang med forslag til to problemstillinger til behandling i kontrollutvalgets møte 30.10.2018. Prosjektplanen med problemstillingene ble vedtatt i dette møtet. Kontrollutvalget ønsket at problemstillingene skal ta for seg om dokumentasjonen i forkant av utbetalingene til Hyop AS har vært i tråd med fastsatte krav, samt om saksutredningene har inneholdt dekkende informasjon til å fatte politiske beslutninger. Dekkende informasjon vil omfatte om det er gjort risikovurderinger og evalueringer av fylkeskommunens hydrogensatsing i saksfremleggene. 2. Håndteringen av fraværssystemet i de videregående skolene Dette risikoområdet gjelder elevenes fravær fra opplæringen og håndteringen av dette sett opp mot fratrekksregelen og regelen om fraværsgrensen. Det heter i forskrift til Opplæringsloven 3-39 at skoleeier skal ha et forsvarlig system for føring av fravær. Dette knytter seg både til praktiseringen av forskriftens 3-3 «grunnlaget for vurdering i fag» og til 3-47 «Føring av fravær i videregående opplæring». I 3-3 heter det blant annet at eleven ikke skal få halvårsvurdering med karakter eller standpunktkarakter ved fravær i mer enn 10 prosent av timene i faget. I 3-47 omtales håndteringen av dokumentert fravær. Fylkesrevisjonen har forstått det slik at det kan være forskjeller i hvordan fylkene i Viken håndterer elevfraværet ved de videregående skolene. Det kan også være variasjoner i fraværsoppfølgingen innad i den enkelte fylkeskommunen. Det er i den forbindelse viktig 8
Plan for forvaltningsrevisjon 2019 Akershus fylkeskommune at det finnes et forsvarlig system på området, og også at det sikres likebehandling av elevene. En gjennomgang kan ta for seg hvordan praktiseringen av bestemmelsene foregår. Når det gjelder fraværsgrensen, er det aktuelt å se på rutiner for fratrekk, skolenes praksis for bruk og lagring av dokumentasjon som er relatert til håndtering av fraværsgrensen. Det vil bli lagt vekt på å undersøke om skolene følger både fylkeskommunens retningslinjer, samt sine egne. For at fraværssystemet skal fungere, er man avhengig av å kontrollere at data fra lærerne legges inn på en riktig måte. Videre er det aktuelt å se på etterlevelsen av rutiner for utsending av varsler om høyt fravær. Ved kontrollutvalgets behandling av overordnet analyse ble det trukket frem at fastlegene har fått en ekstrabelastning som følge av strengere krav om dokumentasjon av elevfravær. Mange elever oppsøker legen allerede første sykdomsdag for å få en legeerklæring som kan dokumentere fraværet. I revisjonsprosjektet vil det bli innhentet informasjon om hvilke dokumentasjonskrav skolene krever i forbindelse med sykefravær. 3. Innføring av personvernlovgivningen GDPR Den nye personvernloven (GDPR) trådte i kraft sommeren 2018. Formålet er å styrke personvernet, stille strengere krav til behandling av personopplysninger og sikre like regler for behandling av personopplysninger i hele EU og EØS. Som for de fleste virksomheter foreligger det risiko for at fylkeskommunen ikke fullt ut har innrettet seg etter og implementert den nye personlovgivningen. Alle virksomheter må sette seg inn i hva de nye reglene innebærer for den behandling av personopplysninger som skjer i deres virksomhet. Innføringen av GDPR gjør at en del eksisterende forpliktelser skjerpes, og noen nye forpliktelser kommer til. Alle virksomheter må foreta en gjennomgang av hvilke personopplysninger som behandles i virksomheten. Det må derfor analyseres hvilke rutiner man har i dag, og hva som eventuelt må endres for at regelverket skal følges. Datatilsynet oppsummerer arbeidet som må gjøres av virksomhetene slik: Ha oversikt over hvilke personopplysninger som behandles Sørge for å oppfylle dagens lovkrav Sette seg inn i det nye regelverket Lage rutiner for å følge de nye reglene Videre skal det gjennomføres risikoanalyser. Alle offentlige og mange private virksomheter skal opprette personvernombud. Reglene for håndtering av sikkerhetsbrudd blir strengere. I et revisjonsprosjekt kan man undersøke i hvilken grad fylkeskommunen har innrettet seg etter endringene i lovgivningen. Et spørsmål er om det er gjennomført tilstrekkelig med kartlegginger, risikoanalyser og tiltak. 9
Plan for forvaltningsrevisjon 2019 Akershus fylkeskommune 4. Tannhelsetilbudet til «Gruppe C» - pasientenes rettigheter Gruppe C innen tannhelsetilbudet er grupper av eldre, langtidssyke og uføre i institusjon og hjemmesykepleie. Det er kommunene som sitter på informasjonen om hvilke innbyggere som kommer inn under denne gruppen. Dette gjør det krevende å forsikre seg om at alle i denne gruppen får tilstrekkelig informasjon om hvilke rettigheter de har. Risikoen består i at det forebyggende arbeidet ovenfor personer i gruppe c ikke blir godt nok ivaretatt, og også i at pasienter i denne gruppen ikke gis tilbud om gratis tannbehandling som de har krav på. Tannhelsetjenesten bør i samarbeid med kommunene tilrettelegge for at opplæring av helse- og pleiepersonellet blir ivaretatt i tråd med angitte mål og formidle til kommunene at de aktivt må formidle tannhelsetjenestens tilbud. Det bør samarbeides med kommunene om å etterleve felles rutiner og praksis for alle kommunene med hensyn til innrapportering av pasienter i gruppe c til tannklinikkene. I forvaltningsrevisjonsprosjektet kan revisjonen undersøke om fylkeskommunen har et godt nok system for å ivareta at pasienter i gruppe c får de rettighetene de har krav på. 5. Mobbing: Aktivitetsplaner og aktivitetsplikt, samt tilhørende dokumentasjon I forbindelse med endringer i Opplæringsloven i 2017, skal ikke skolen lenger fatte enkeltvedtak i saker der elevene melder om et utrygt skolemiljø. I stedet skal skolen opprette en aktivitetsplan og dokumentere arbeidet som blir gjort for å sikre elevens rett til et trygt og godt skolemiljø. I følge Elev- lærling og mobbeombudets årsrapport, har det vært varierende kvalitet på aktivitetsplaner og dokumentasjon. Det foreligger en risiko for at ikke alle elever får den oppfølgingen det er behov for i saker knyttet til mobbing. Utdanningsdirektoratet viser til at skolens aktivitetsplikt er delt i fem handlingsplikter: «Alle som arbeider på skolen har plikt til å følge med, gripe inn og varsle hvis de får mistanke om eller kjennskap til at en elev ikke har et trygt og godt skolemiljø. Skolen har plikt til å undersøke og sette inn egnede tiltak som sørger for at eleven får et trygt og godt skolemiljø.» I et revisjonsprosjekt vil det bli innhentet informasjon om oppbygning og praktisering av fylkeskommunens og skolenes systemer på området. På bakgrunn av data fra elevundersøkelsen og/eller informasjon i utvalgte skolers arkiv, kan det velges ut flere mobberelaterte saker. De utvalgte skolene vil bli bedt om å redegjøre for hvordan mobberelaterte saker i praksis har blitt håndtert. På denne måten blir det undersøkt om skolene etterlever det nye regelverket. 10
Plan for forvaltningsrevisjon 2019 Akershus fylkeskommune 6. Trafikksikkerhet på skoleveiene i Akershus Trafikksikkerhet på skoleveier er et risikoområde i Akershus når man ser på planer, målsettinger, kostnader og finansiering. Erfaringene viser at kostnadene på dette området ofte blir betydelig høyere enn først anslått. Det synes ikke å være samsvar mellom målsettinger og gjennomføring. I 10-årsplanen fra 2014 om trygging av skoleveier i Akershus står det oppført totalt 78 røde strekninger, dvs. høyt prioriterte strekninger. I FT-sak 43/18 heter det at «Fylkestinget satte i 2013 et mål om at alle de røde lenkene skulle være trygge innen 10 år (sak 115/3). Informasjon fra Statens vegvesen tilsier at innen 2020 vil det, ut fra gjeldene prioriteringer, være gjennomført tiltak på 35 av de 78 høyest prioriterte skolevegstrekningene.» Det er dermed en risiko for at mål og kostnadsanslag ikke blir nådd/overholdt for tiltak knyttet til trafikksikkerhet på skoleveiene. I fylkestingssaken heter det at «Statens vegvesen opplyser at med bakgrunn i planleggingstid og økonomiske rammer så er det ikke realistisk å nå målet som er satt. Det kan ta mellom fem og syv år fra planleggingen starter til et prosjekt er ferdigbygget.» Et revisjonsprosjekt kan inkludere årsaksanalyser som beskriver hvorfor denne situasjonen oppstår, samt fremme anbefalinger som kan bidra til at planleggingen blir mer realistisk i fremtiden. 7. Kontroll og styring i store samferdselsprosjekter Når det gjelder kontroll og styring i store samferdselsprosjekter, er det viktig at styringsmodellen mellom fylkeskommunen og Statens vegvesen fungerer godt med hensyn til å oppfylle politiske målsettinger og prioriteringer. Rollene skal være avklart. Strategier, målsettinger og tiltak skal følges opp. Kontroller og rapportering skal skje på en hensiktsmessig måte. Det er risiko for at fylkeskommunen ikke har god nok kontroll med utviklingen/framdriften i store samferdselsprosjekter. Fylkesrevisjonen har utført flere gjennomganger tidligere når det gjelder styringen på samferdselsområdet i Akershus. I arbeidet med overordnet analyse har fylkesrådmannen likevel vist til at en forvaltningsrevisjon kan bidra til utvikling av en god styringsmodell mellom fylkeskommunen og Statens vegvesen, særlig sett i lys av at det synes å bli overført oppgaver fra Staten til fylkeskommunene på dette området. I en oppfølgingsrapport fra revisjonen vedrørende felles (sams) veiadministrasjon (FT-sak 101/2017, 30.10.2017) kom fylkestinget med et eget tillegg til kontrollutvalgets innstilling: «Fylkestinget ber fylkesrådmannen om sak med tilbakemelding med status i arbeidet, høsten 2018.» Ved planleggingen av et eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt innen store samferdselsprosjekter, vil det være naturlig å ta hensyn til informasjonen som vil fremkomme i denne fylkestingssaken. 11
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 04.01.2019 2019/6-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 15.01.2019 4/2019 Oppfølging av kontrollutvalgets egne vedtak fattet i 2018 Sekretariatslederens forslag til vedtak Saken tas til orientering. Saksredegjørelse I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 20, skal sekretariatet påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Kontrollutvalgets årsplan for 2018, pkt 2.9, pålegger sekretariatet å rapportere om oppfølgingen av tidligere vedtak fattet av utvalget selv. Fakta Etter en gjennomgang av protokoller og saker som har vært behandlet i utvalget i 2018 kan ikke sekretariatet se at det foreligger vedtak som ikke er fulgt opp. Når det gjelder oppfølging av revisjonssaker, herunder fylkestingets vedtak i forbindelse med revisjon av årsoppgjøret, blir dette omtalt av fylkesrevisjonen i eget revisjonsbrev til kontrollutvalget. Sekretariatslederens vurdering Kontrollutvalgets egne vedtak er fulgt opp som forutsatt i årsplanen for 2018. Oslo, 4. januar 2019 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 04.01.2019 2019/3-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 15.01.2019 5/2019 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 15. januar 2019 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt. Oslo, 7. januar 2019 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder