PROTOKOLL STYREMØTE 03-19 DATO: 28.02.2019. TID: STED: KL.1800-2100 Kretskontoret, Lerkendal Stadion. TILSTEDE FORFALL Navn Rolle Tilstede Forfall Are Bergquist Kretsleder X Gerd Staverløkk Nestleder X Kjell Erik Strøm Styremedlem X Randi Martinsen Styremedlem X Tone Grydeland Styremedlem X Marit Sandbakk Styremedlem X Jostein Moen Styremedlem X Mihoub Bouchama Styremedlem X Rune Venås Styremedlem X Frode Blålid Styremedlem X Bjørg Schei Styremedlem X Karin Haukli Styremedlem X Ivar Thoresen Styremedlem X Ingrid U.Olsen Varamedlem X Varamedlem Jan-Roar A.Saltvik Daglig leder X En kort presentasjonsrunde av hver enkelt i styret ble gjennomført før man startet på sakslisten SAK 15/19 Signering av protokoll 01/19, 02/19 og tingprotokoll Alle protokoller signert
SAK 16/19 Orientering fra administrasjonen Orienteringen tatt til etterretning SAK 17/19 Orientering om støtteordningen knyttet til utdanning- og utviklingsaktivitet
SAK 18/19 Evaluering av kretsting 2019 - diskusjonssak Forberedelse av saker som skal behandles - motforslag Samspill internt i styret og mellom styret og dirigent Forberedelse av valg og sammensetning av komiteer Plan, forberedelse og ansvar for den åpne debatten (Rikets tilstand) Hovedplan for kretsting 2020 Diskusjon om de ulike punktene og hvor følgende ble landet som forbedringspunkter til neste års kretsting: Styret må være enda bedre forberedt på sine egne forslag til vedtak og i det perspektivet også kunne se for seg hvilke type motforslag som kan komme slik at disse håndteres enda bedre enn i år Forbedre samspillet og rolleforståelsen mellom valgt dirigent og styret selv som forslagsstiller. Dirigent styrer forretningsorden og saksbehandlingen underveis. Styret må kommunisere egne vedtak/forslag til vedtak på både en riktig og god måte rent kommunikativt slik at kretstinget i enda større grad ser motivasjonen, bakgrunn og hensikt med forslagene Forbedre den tekniske tilretteleggingen gjennom at forslag og motforslag blir kommunisert tydeligere før votering. Bedre tilrettelegging for fremføring av motforslag ved bruk av PC/videokanon og egne skjema for utfylling av motforslag. Styret bør sitte samlet slik at man oppnår en bedre kommunikasjon underveis i tingforhandlingene. Ta pauser underveis hvis det er behov for å samle styret ved f.eks motforslag. Kretstinget 2020 blir gjennomført første helg i februar. Det er foreløpig ikke bestemt om tinget vil gå over 1 dag eller 2 dager inkl. overnatting. SAK 19/19 Arbeidsform og forventninger til styrets arbeid i 2019 Utforming av saksliste skjer i en prosess hvor daglig leder utarbeidet et forslag til kretsleder. Kretsleder oversender skissen til det øvrige styret 7-10 dager før styremøtet. Vedtakssaker krever tilgang til saksvedlegg minimum 1 uke før styremøtet. Forenklede rapporter/orienteringer fra administrasjonen er ønskelig. Unngå å bruke for mye tid på dette området. Det må være høyt under taket i styremøtene ifht. å kunne spørre om ting og fremføre egne meninger. Viktig å finne en god arbeidsdeling mellom styret og Arbeids- og finansutvalget (AOF). Se sak 21/19
SAK 20/19 Valg av nytt varamedlem til kretsstyret Saken utsettes til neste styremøte. AOF utarbeidet forslag til vedtak i saken. SAK 21/19 Fastsettelse av kretsstyrets ulike utvalg for perioden 2019-2020 inkl.avklaring av mandatet til arbeids- og finansutvalget. Valg av ny leder trenerutvalget. Utvalgene for 2019-2020 er vedtatt. Ny leder av trenerutvalget er Jostein Moen. Administrasjonen utarbeidet forslag til mandat til arbeids- og finansutvalget (AOF) til neste styremøte. Det er også ønskelig at det redegjøres for utvalgenes mandater på generell basis. SAK 22/19 Forberedelse til strategisamling for kretsstyret, administrasjon og utvalgene i Selbu 23.-24.mars 2019 Mål og hensikt Innhold Arbeidsform(er) Ansvarsfordeling Utvalgsledere kartlegger deltagelsen fra klubbrepresentantene og melder tilbake til administrasjonen.
SAK 23/19 Forberedelse til NFFs Forbundsting mandat fra styret til kretsleder på de viktigste sakene Jente- og kvinnefotball inkl.seriestruktur Seriestruktur herrer Norsk Tippingliga Fotballforsikringen Kretsstyret gir kretsleder mandat til å følge Forbundsstyret (FS) innstilling i saker knyttet til jente/kvinnefotball inkl.seriestruktur samt forslaget til seriestruktur herrer (Norsk Tippingliga/4.div.) på det kommende Forbundstinget. Det gjennomføres en egen oppfølging av påmeldte trønderske delegater og observatører på Forbundstinget. Oppfølgingen inkluderer et eget møte på Ullevål Stadion lørdag 9.mars kl.0900-1000. SAK 24/19 Orientering om klubbforumrunden i mars Bemanningsplan på klubbforum Program med styrets ansvarsområder merket i rødt
Evt.sak Skal varamedlemmer møte til ordinære styremøter uten at det er meldt fravær fra ordinære styremedlemmer? Vedtak: Begge varamedlemmer møter til alle styremøter Signering av protokoll Jan-Roar Saltvik Are Bergquist Gerd Staverløkk Kjell Erik Strøm Randi Martinsen Tone Grydeland Jostein Moen Marit Sandbakk Mihoub Bouchama Rune Venås Frode Blålid Bjørg Schei Karin Haukli Ivar Thoresen Ingrid U.Olsen NN Varamedlem