Ordinært sameiermøte Sameiet Carl Berners plass 2, tirsdag 18. april 2017, kl 18:00 Saksliste: Innkalling - Styrets beretning - Regnskap 2016 - Budsjett 2017 - Valg
Sameiet Carl Berners plass 2, Sameiet Christian Michelsens gate 1 og Sameiet Christian Michelsens gate 3 Til seksjonseierne Det innkalles til ordinært sameiermøte i Sameiet Grindbakken Panorama Tid: Tirsdag 18. april 2017, kl.18.00. Sted: Brækhus Eiendom As, 3. etg. Dronning Mauds gate 10. Spørsmål om møtet er lovlig innkalt. 1. Konstituering SAKSLISTE --- o --- 1.1 Valg av møteleder 1.2 Valg av sekretær 1.3 Valg av 2 medlemmer til å undertegne protokollen sammen med møtelederen 1.4 Opptak av navnefortegnelse 1.5 Godkjenning av saksliste 2. Årsmelding fra styret 3. Årsoppgjøret 4. Godtgjørelse til styret og revisor 5. Valg Oslo, 10. april 2017 Styret i sameiene STYRET 2
Styrets innstilling til de saker som skal behandles på ordinært sameiermøte den 18. april 2017 Sak 1: Konstituering Innstilling til de respektive poster blir lagt fram på sameiermøtet. Sak 2: Årsmeldinger fra styret Årsmeldingene for 2016 følger vedlagt og anbefales godkjent. Sak 3: Årsoppgjørene Resultatregnskap 2016, balanse pr. 31.12.2016 og budsjett for 2017 følger vedlagt. 3.1 Forslag til vedtak Resultatregnskapene for 2016 viser følgende resultater: - Overskudd i Sameiet Carl Berners plass 2 på kr. 429 566,- - Overskudd i Sameiet Christian Michelsens gate 1 på kr. 407 408,-. - Overskudd i Sameiet Christian Michelsens gate 3 på kr. 350 054,-. Styrene anbefaler årsregnskapene godkjent. Det bekreftes i denne sammenheng at alle inntekter og utgifter sameiene har hatt, er medtatt i det fremlagte regnskapet. 3.2 Budsjett for 2017 anbefales tatt til orientering. Sak 4: Godtgjørelse til styrene og revisor. Honorarer til styret på kr. 120.000,- ink. arbeidsgiveravgift foreslås vedtatt og fordeles mellom sameiene i henhold til fordelingsnøkkel. Honorarer til revisor etter faktura som er belastet årsregnskapet for 2016 foreslås godkjent. 3
STYRETS ÅRSBERETNING 2016 Sameiet Carl Berners plass 2, Sameiet Christian Michelsens gate 1 og Sameiet Christian Michelsens gate 3 Tillitsvalgte På ordinært sameiermøte 12.5.16 fikk styrene følgende styresammensetning; Jørgen Killingmoe styreleder til 2017 Kåre Ingebrigtsen styremedlem til 2017 Arild Skjei styremedlem til 2017 Pål Trautmann Olerud styremedlem til 2018 Knut Larsen varamedlem til 2017 Likestilling Sameienes styre består av 0 kvinner og 5 menn. Styrets leder er mann. Sameiene følger likestillingsloven, og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser. Det er ikke iverksatt likestillingsfremmende tiltak i sameiene. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av Brækhus Eiendom AS. Kontaktperson er Steffen Tronstad. Styreleder har jevnlig kontakt med forretningsfører. Selskapenes revisor er RSM Norge AS. Gamle Oslo Servicesentral leverer vaktmestertjenester. Spir Oslo AS leverer renholdstjenester. Stil tekstilservice AS leverer matter til trappeoppgangene. Takster og forsikringer Sameiene består av adressene Carl Berners plass 2, Christian Michelsens gate 1 samt Christian Michelsens gate 3 i Oslo kommune med gnr. 227, bnr. 13, 14 og 16. Eiendommene er fullverdiforsikret i W.R. Berkely. Møtevirksomhet Styrene har i perioden avholdt flere styremøter. Styrene har i perioden arbeidet med følgende saker; Arrangert dugnad. Alminnelig vedlikehold av eiendommens fellesarealer. Ekstraordinært vedlikehold av parkeringsarealer og bortkjøring av avfall som har medført ekstra kostnader for alle sameiene på totalt over kr. 22 000. Deler av beløpet er viderefakturert sameiere og fremkommer som inntekt i Christian Michelsens gate 3. Styret ber sameiere om å unngå forsøpling på fellesområdene og eventuelt kontakte styret dersom man planlegger oppussing eller inn- og utflytting kan medføre økt forbruk av avfall. I 2017 skal sak om ny renovasjonsløsning for næringslokalene avgjøres av politikerne og Sameiene har levert kommentarer i saken. 4
5
Resultatregnskap 2016 Sameiet Carl Berners plass 2 av Brækhus Eiendom AS Alle beløp i NOK Driftsinntekter Note Regnskap 2016 Regnskap 2015 Budsjett 2016 Budsjett 2017 Beløp1 Beløp2 Budsjett 2017 Beløp4 Fellesutgifter 2 1 677 632 1 691 846 1 691 846 1 657 000 Tilskudd 0 167 738 0 0 Andre inntekter 31 127 0 0 35 000 Sum driftsinntekter 1 708 759 1 859 584 1 691 846 1 692 000 Driftskostnader Lønnskostnader mm 3 64 352 75 078 54 000 54 000 Revisjonshonorar 4 7 505 7 014 7 000 7 000 Forretningsførerhonorar 73 241 71 707 75 000 75 000 Andre honorarer 5 56 696 29 430 20 000 20 000 Forsikringspremier 46 834 43 851 45 000 47 000 Energikostnader 6 130 405 94 560 114 000 100 500 Kommunale avgifter 7 194 902 225 246 220 000 220 000 Festeavgift/andre leiekostnader 24 509 0 0 0 Andre driftskostn. eiendom 8 316 543 297 565 339 000 349 000 Driftskostnader administrasjon 9 12 366 17 380 12 000 12 000 Reparasjoner og vedlikehold 10-71 808 1 643 204 280 000 75 000 Andre kostnader 11 10 654 145 060 7 000 7 000 Sum driftskostnader 866 200 2 650 093 1 173 000 966 500 Driftsresultat 842 558-790 509 518 846 725 500 Finansinntekter 12 5 378 13 288 0 0 Finanskostnader 13 418 370 434 038 382 000 402 000 Resultat av finansposter -412 992-420 750-382 000-402 000 Årsresultat 429 566-1 211 259 136 846 323 500 6 Resultatrapport 2016 for Sameiet Carl Berners plass 2
7
Noter til årsregnskapet Note 1 Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. Klassifisering og vurdering av balanseposter Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen et år. Omløpsmidler vurderes til laveste av anskaffelseskostnad og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Langsiktig gjeld er gjeld som forfaller senere enn ett år etter transaksjonsdagen. Fordringer Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av en individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. Anleggsmidler I eierseksjonssameier aktiveres ikke eiendommen i balansen, den enkelte seksjon lignes på den enkelte seksjonseier. Alle utgifter til rehabilitering og påkostninger kostnadsføres fortløpende i den perioden tiltakene utføres. Den verdiøkningen som disse rehabiliterings- og påkostnings tiltakene medfører tilfaller den enkelte sameier uten at tiltaket aktiveres i sameiet. I situasjoner hvor slike tiltak finansieres gjennom felles låneopptak i sameiet, vil låneopptaket fremkomme som gjeld i sameiets balanse og nedbetales gjennom sameiets fellesutgifter. I slike tilfeller kan sameiets egenkapital fremstå som negativ i det eiendelene som er knyttet til tiltaket ikke vil fremkomme i balansen. Driftsinntekter Fellesutgifter inntektsføres hver måned ved fakturering av sameierne i henhold til vedtatt faktureringsplan. Note 2 Fellesutgifter Fellesutgifter fakturert 1 677 632 1 691 846 Sum fellesutgifter 1 677 632 1 691 846 Note 3 Lønnskostnader Arbeidsgiveravgift 7 952 9 278 Styre- og møtehonorar 56 400 65 800 Sum lønnskostnader 64 352 75 078 Selskapet har hverken ansatte eller pensjonsforpliktelser (OTP). 8
Note 4 Revisjonshonorar Revisjonshonorar 7 505 7 014 Sum revisjonshonorar 7 505 7 014 Honorar til revisor gjelder lovpålagt revisjon. Note 5 Andre honorar Juridisk honorar (BDA) 17 878 29 430 Teknisk honorar 38 818 0 Sum andre honorar 56 696 29 430 Note 6 Energikostnader Olje 26 419 0 Strøm 18 512 12 946 Strøm fyrkjele 14 757 16 488 Strøm Reklameskilt 4 219 1 209 Strøm varmtvann 65 807 62 756 Strøm vaskeri 691 1 160 Sum energikostnader 130 405 94 560 Note 7 Kommunale avgifter Kommunale avg. (generelt) -10 225 246 Renovasjonsavgift 66 836 0 Vannavgift 128 077 0 Sum kommunal avgifter 194 902 225 246 Note 8 Andre driftskostnader Andre driftskostnader, eiendom 6 219 4 184 Annet renhold 0 1 125 Containerleie/-tømming 5 638 0 Dugnad, kostnader 600 600 Kabel-tv/internett 158 291 152 724 Lyspærer, lysrør, sikringer o.l. 1 450 0 Matteleie 3 087 3 006 Nøkler, låser, navneskilt o.l. 2 579 1 964 Skadedyrutryddelse 2 815 2 744 Tilleggstjenester vaktmester 11 321 0 Trappevask/renhold 60 930 64 304 Vakthold/overvåking 470 21 282 Vaktmestertjeneste, fast 63 145 45 633 Sum andre driftskostnader eiendom 316 543 297 565 9
Note 9 Driftskostnader administrasjon Annen kostnad transportmiddel 0 1 620 Datakommunikasjon 750 675 Giroer, ligningsoppgaver mm 9 691 9 487 Porto 1 785 5 598 Trykksaker, kopiering 140 0 Sum driftskostnader administrasjon 12 366 17 380 Note 10 Reparasjon og o g vedlikehold Bergvarme 31 154 137 369 Blikkenslagerarbeid 4 825 0 Brannvernsutstyr 0 694 Elektrikerarbeid 3 670 1 713 Garasjeport/inngangsdører -1 864 0 Malerarbeid 135 350 0 Porttelefon 3 831 0 Rørleggerarbeid 67 838 11 069 Snekkerarbeid 4 125 0 Takarbeid -325 000 1 210 809 Tørke-/trommelanlegg 0 5 781 Vaskerianlegg 0 3 408 Vedlikehold og rep. bygning 0 272 362 Veier og parkeringsplasser 4 262 0 Sum reparasjoner og vedlikehold -71 808 1 643 204 Note 11 Andre kostnader Andre kostnader 1 075 490 Bank og kortgebyr 1 827 982 Husl/garasje/p-plass leie tap 0 1 767 Kostnader fellesarrangementer 338 729 Kostnader gen.fors/årsmøter 0 1 000 Møtekostnad for styret 3 060 508 Omkostninger ifm. inkasso 1 005-9 546 Tap på fordringer 0 149 131 Øre-/kroneavrunding 0 0 Sum andre kostnader 10 654 145 060 10
Note 12 Finansinntekter Andre renteinntekter 0 6 852 Renteinntekter av bankinnskudd 4 106 5 698 Renter 1 272 738 Sum finansinntekter 5 378 13 288 Note 13 Finanskostnad Rentekostnader 1 069 447 Renter 1212.34.92895 0 168 779 Renter 1212.82.27405 41 774 64 728 Renter 1213.13.25523 37 384 200 083 Renter 1213.23.82296 338 143 0 Sum finanskostnader 418 370 434 038 Note 14 Kortsiktige fordringer Kundefordringer 88 369 25 562 Andre fordringer 16 405 1 975 Andre periodiseringer 5 321 5 144 Leverandører - til gode 25 151 8 818 Periodisering forsikring 50 057 46 834 Andre kortsiktige fordringer 96 933 62 770 Sum kortsiktige fordringer 185 303 88 332 Note 15 Kontanter og bankinnskudd Bankinnskudd 968 704 478 666 Bankinnskudd for skattetrekk 86 021 50 938 Bankinnskudd husleiekonto 2 406 2 396 DNB 1602.50.77613 130 709 1 042 629 Sum kontanter og bankinnskudd 1 187 841 1 574 629 Note 16 Egenkapital Udekket tap -7 724 925-7 724 925 Sum egenkapital / udekket tap 01.01-7 724 925-7 724 925 Årets resultat 429 566 0 Sum egenkapital / udekket tap 31.12-7 295 359-7 724 925 Selskapet har negativ egenkapital. Sameiet har gjennomført rehabiliterings- og vedlikeholdsprosjekter som innebærer at sameiet har hatt høyere kostnader enn inntekter. Den manglende likviditeten som dette medfører, er blitt finansiert ved låneopptak. 11
Note 17 Langsiktig gjeld Lån 1212.82.27405 595 166 967 405 Lån 1213.13.25523 0 6 915 531 Lån 1213.23.82296 7 177 697 0 Sum langsiktig gjeld 7 772 863 7 882 936 Lånenummer 1213.13.25523 er et annuitetslån i DNB til 4,5 % rente. Restgjeld pr. 31.12.15 var kr. 6.916.252 og innfris etter planen i 2040. Låneopptaket ble gjort i forbindelse med overgang til bergvarme i 2014 og nødvendig reparasjoner av tak i 2015. Kr 5 948 868,- forfaller til betaling mer enn 5 år etter regnskapsårets slutt. Lånenummer 1212.82.27405 er et annuitetslån i DNB til 4,5 % rente. Innfris i 2018. Låneopptaket ble gjort i forbindelse med rehabilitering av baderom i 2008. Lånenummer 1213.13.25523 er innfridd i 2016 Begge lån er ordinære gjeldsbrevlån uten sikkerhet i eiendommen. Note 18 Annen kortsiktig gjeld Andre påløpte kostnader 23 825 0 Leverandører motkonto til gode 25 151 8 818 Mellomregning CM1 146 605 293 195 Mellomregning CM3 182 883 365 766 Purregebyrer BDE 0 2 504 Sum annen kortsiktig gjeld 378 464 670 283 12
Sak 5: Valg Sameiene har felles styre. Styrene består i dag av styreleder, tre styremedlemmer og et varamedlem, hvorav styreleder, to styremedlemmer og et varamedlem er på valg. Styremedlem Pål Trautmann Olerud har funksjonstid til det ordinære årsmøtet i 2018. 5.1 Valg av styreleder til 2018 Styrenes innstilling er at nåværende styreleder Jørgen Killingmoe gjenvelges for et år. Vedtak: 5.2 Valg av to styremedlemmer til 2019 Styrenes innstillinger er at nåværende styremedlem Kåre Ingebrigtsen gjenvelges for to år og at nåværende varamedlem Knut Larsen velges som styremedlem med funksjonstid til 2019. Vedtak: 5.3 Valg av varamedlem til 2018 Styrenes innstillinger er at nåværende styremedlem Aril Skjei velges som varamedlem med funksjonstid i et år. Vedtak: 13
NAVNESEDDEL TIL BRUK VED SAMEIERMØTET Seksjonseierens navn og seksjonens nummer skrives på denne navneseddel som leveres ved inngangen til møtelokalet. Vennligst bruk blokkbokstaver: Navn: Seksjonsnr./leil.nr.:.. På sameiermøtet kan seksjonseier og ektefelle eller eventuell samboer møte, men bare med en stemme for seksjonen. Framleier har rett til å møte men uten stemmerett. Dersom du ikke kan møte på årsmøtet kan du møte ved fullmektig. Ønsker du å benytte denne retten kan fullmakten under benyttes. FULLMAKT Vennligst bruk blokkbokstaver ved utfylling. Jeg, er eier av seksjon nr... Jeg kan ikke møte på sameiermøtet til Sameiet, dato og gir med dette.. fullmakt til å møte for meg og med stemmerett i saker som er inntatt i sakslisten. Oslo, den. Underskrift 14
Brækhus Brækhus driver i hovedsak med advokatvirksomhet og eiendomsforvaltning i selskapene Brækhus Advokatfirma DA og Brækhus Eiendom AS. Eiendomsjus og eiendomsforvaltning har stått sentralt siden oppstarten i 1929. Vår visjon er å hjelpe virksomheter og personer fremover. Vi tilstreber å være tydelige, uavhengige og handlekraftige i arbeidet for kundene og i forhold til deres motparter. Brækhus Eiendom AS Brækhus Eiendom AS forvalter i dag ca. 200 boligselskaper med til sammen ca. 10.000 boliger og næringsleieforhold. Selskapet eies av partnerne i Brækhus Advokatfirma DA. Brækhus Eiendom AS har felles kontorlokaler med advokatfirmaet og gjennom det en unik tilgang til juridisk kompetanse på alle virksomhetsområder. Boligselskaper forvaltet av Brækhus Eiendom AS får 20 % rabatt på advokattjenester. Beboere får gunstige tilbud på tjenester fra eiendomsmegler i forbindelse med salg og utleie av eiendom. Brækhus Advokatfirma DA Brækhus Advokatfirma DA er et fullservice advokatfirma med ca. 60 advokater med kontorer i Oslo, Sandvika. Våre advokater er meget kompetente innen eiendoms- og entrepriserett, herunder blant annet seksjonering, opprettelse av borettslag, plan- og bygningsrett, tomtefeste, selskapsorganisering, skatterett, utleie og tvisteløsninger. Vi har lang erfaring med å representere både boligselskaper/byggherrer og utbyggere i forskjellige faser av en byggeprosess. Advokatfirmaet tilbyr også styrestøttefunksjon for de selskapene som måtte ønske en slik løsning. BD VAT and Tax Services AS BD VAT and Tax Services AS leverer regnskapstjenester og bistand innen merverdiavgiftrelaterte problemstillinger til utenlandske og norske oppdragsgivere som driver virksomhet i Norge. Rabattordninger for boligselskap og dets beboere Brækhus Eiendom AS har framforhandlet rabattavtaler for boligselskapene på en rekke områder bl.a. forsikring, finansiering, fyringsolje, tekniske konsulenttjenester, service- og vedlikehold av heisanlegg, strøm, telefoni, vaktmestertjenester, meglertjenester og revisjon. Og som nevnt får også boligselskapene rabatt på tjenester fra Brækhus Advokatfirma (pt. 20 %). Beboere i selskaper som Brækhus Eiendom AS forvalter får rabatt på meglertjenester. Brækhus Eiendom AS Dronning Mauds gate 10, Pb. 1369 Vika, NO-0114 Oslo Tel. + 47 23 23 90 50 Fax + 47 22 83 60 61 E-mail: eiendom@bd.no Brækhus Advokatfirma DA Oslo: Dronning Mauds gate 10, Pb. 1369 Vika, NO-0114 Oslo Tel. + 47 23 23 90 90, Fax + 47 22 83 60 60E-mail: advokat@bd.no Sandvika: Rådmann Halmrasts vei 7, Pb. 216, NO-1300 Sandvika Tel. + 47 67 21 69 00, Fax + 47 67 80 90 61 www.braekhus.no 15