Møteinnkalling Arkivsak: 220/2010

HITRA KOMMUNE Møteinnkalling Arkivsak: 220/2010 Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget i Hitra kommune Møtedato/tid : Torsdag 1. juli 2010 kl. 10.00. Møtested/lokaler : Hitra helsetun, møterom Havørn. Deltagere : Per Ervik leder Åse Mastad nestleder Annbjørg Strøm Johannes Håvik Leif Arne Westrum Forfall Kopi Møteansvarlig : Ingen. : Ordføreren Rådmannen Varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor : Per Ervik Sted Dato Hitra /Trondheim 23. juni 2010 Sakliste: Sak 22/2010 Godkjenning av protokoll fra møte 29.04.2010... 2 Sak 23/2010 Referatsaker... 3 Sak 24/2010 Forum for kontroll og tilsyn oppsummering fra avholdt konferanse og Sak 25/2010 årsmøte.... 4 Bestilling av forvaltningsrevisjonsrapport for Hitra kommune ihht plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011.... 9 Sak 26/2010 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Hitra kommune... 13 Sak 27/2010 Kontrollutvalget Møteplan for 2. halvår 2010... 19 Sak 28/2010 Eventuelt... 21 Sak 29/2010 Bestilling av forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadsutvikling i Hitra kommune... 22 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 82 102 eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Per Ervik leder (sign) Arvid Hanssen møtesektrær Sak 29/2010 ble ettersendt den 29.06.10 pga endret prioritering av prosjekt i kommunestyremøte den 24.06.10. Hitra kommune kontrollutvalget Side 1

HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 22/2010 Godkjenning av protokoll fra møte 29.04.2010 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 01.07.2010 22/2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 29.04.2010 godkjennes. SAKSDOKUMENTER: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 29.04.10. SAKSUTREDNING: Møteprotokollen fra kontrollutvalgets møte den 29.april 2010 ble sendt ut til medlemmene, varamedlemmene, ordfører og rådmann etter møtet. Protokollen finnes også på hjemmesidene til KonSek: www.konsek.no under kontrollutvalgene/hitra Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at protokollen godkjennes. Hitra kommune kontrollutvalget Side 2

HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 23/2010 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 01.07.2010 23/2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter/muntlige orienteringer som referatsaker: 1. Kommunestyrets behandling av plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011 for Hitra kommune ny behandling. KS-sak 93/10 den 24.06.2010. 2. Kommunestyrets behandling av regnskap 2009 for Hitra Storkjøkken KF, KS-sak 83/10 den 24.06.2010. 3. KonSek-samling for kontrollutvalgsmedlemmer på Tiller Quality Hotel 5.oktober 2010. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til referatsakene som vil bli kommentert av kontrollutvalgets leder og sekretariatet i møtet. Hitra kommune kontrollutvalget Side 3

HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 24/2010 Forum for kontroll og tilsyn oppsummering fra avholdt konferanse og årsmøte. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 01.07.2010 24/2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar framlagt notat, med oppsummering av konferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn, til orientering. SAKSDOKUMENTER: Oppsummering av fagkonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn (FKT), Gardermoen 2.-3. juni 2010. SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget i Hitra kommune er medlem FKT. Organisasjonen er en interesseorganisasjon for kommunale/fylkeskommunale kontrollutvalg og deres sekretariater. 2.-3. juni 2010 ble det avholdt årskonferanse og årsmøte på Gardermoen. Kontrollutvalget i Hitra kommune var representert ved leder Per Ervik. Notat med oppsummering fra samlingen legges med dette fram som orientering til kontrollutvalget. Leder i utvalget vil supplere med opplysninger og svare på spørsmål. Hitra kommune kontrollutvalget Side 4

Vedlegg sak 24/2010 Notat Til: Fra: E-post: Kontrollutvalgene KonSek v/sverre B. Midthjell Sverre.midthjell@konsek.no Oppsummering av fagkonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn, Gardermoen 2.-3. juni 2010. Fra KonSek og kontrollutvalgene våre møtte følgende personer: Martin Vatn Agdenes Nils Prestmo Orkdal Line Ølstøren Agdenes Hanne Dyveke STFK Søttar Per Ervik Hitra Eivind Stende STFK Jomar Aftret Klæbu Eva Bekkavik KonSek Bjørn Lervold Klæbu Hanne Kongsvik KonSek Gunnar Lohse Malvik Sverre B. Midthjell KonSek Per Arild Lyng Malvik Konferansen ble gjennomført på Clarion Hotel Oslo Airport på Gardermoen, onsdag 2. og torsdag 3. juni 2010. Årsmøtet ble gjennomført onsdag ettermiddag. Her følger kort referat fra hver av de forskjellige sesjonene under konferansen og årsmøtet. Lysarkene som ble brukt i de ulike innleggene skal etter hvert bli tilgjengelige på FKTs nettsider: http://www.ffkt.no Styrka eigenkontroll Innleder var Dag-Henrik Sandbakken, statssekretær i Kommunal- og regionaldepartementet, som holdt innlegg over temaet På vei mot en styrket egenkontroll i kommunene. Han fokuserte på at det er et økende ønske om kontroll med kommunesektoren. Kommunal egenkontroll er grunnlag for å unngå at dette må skje fra statlig nivå. Han presenterte også departementets tiltak på bakgrunn av egenkontrollutvalgets anbefalinger. Departementet kommer ut med et idéhefte på egenkontroll og en veileder for kontrollutvalg. I tillegg vurderes det flere regelendringer, og det jobbes med et høringsskriv rundt disse. Departementet vil inntil videre ikke prioritere en sentral database for forvaltningsrevisjonsrapporter eller sertifisering av kommunerevisjon. Sandbakken la vekt på at det ikke er nødvendig å vente på staten før kommunene selv treffer tiltak. Kontrollutvalgene bør satse på større synlighet i kommunen, kommunestyrene bør sørge for at utvalgene har tilstrekkelig midler og vurdere størrelse og sammensetning som gir tilstrekkelig kompetente utvalg. Han trakk fram egne gode erfaringer med konkurranseutsetting av revisjon som rådmann i Tynset. Han mente at det var viktig for kommunen å stille kvalitetskrav til revisjonen enten gjennom eierskap i kommunerevisjon eller gjennom å skape konkurranse. Sak fra Kommunal Rapport: http://www.kommunal-rapport.no/id/11200984.0 Hitra kommune kontrollutvalget Side 5

Offentlige innkjøp Innledere var direktør Anneline Vingsgård fra KOFA-sekretariatet og professor og KOFAnemdsmedlem Kai Krüger. Vingsgård fortalte om KOFAs arbeid. Hun forteller om en fordobling av antall klagesaker siden 2007, særlig når det gjelder direkteanskaffelser. Nytt håndhevelsesdirektiv kan føre til at KOFA ikke lenger får mulighet til å gi gebyrer for ulovlige anskaffelser, og at myndigheten overføres til domstolene. Vingsgård fortalte at feil blir begått innenfor hele anskaffelsesregelverket. KOFA har behandlet rundt 200 saker årlig, men så langt ilagt kun 17 gebyrer. Det største gebyret var på 42 millioner til Oslo kommune, med et bevisst ønske om å sette presedens for høye gebyrer der det er klare brudd på regelverket. Et viktig poeng hun trakk fram var at rammeavtaler som er eldre enn regelverket (som er fra 2001) ikke er en unnskyldning for å drive anskaffelser uten konkurranse. Dersom kommunen har slike avtaler er det kommunen som må sørge for å erstatte dem med avtaler eksponert for konkurranse. Kai Krüger holdt innlegg over temaet korrupsjon ved anskaffelser. Han la vekt på at det er mye kritikkverdig virksomhet som ikke faller inn under definisjonen korrupsjon. Lovgivningen er etter hans mening åpenbart utilstrekkelig for å avverge korrupsjon. Lovverket og kontrollmekanismene konsentrerer seg i liten grad om fasen før og etter selve konkurransen. Under diskusjonen om emnet kom det blant annet fram at det er ekstremt viktig at kommunene har 100% innsats i utformingen av konkurransegrunnlaget. Det er som regel her det skjer feil som sørger for at kostnadene blir større. Et annet moment som kom opp er at det i utgangspunktet også er forbudt å foretrekke lokale leverandører. Etter EØS-reglene skal alle stille likt, uansett hvor de kommer fra. Kontrollutvalet vaktbikkje eller puddel? Tre innledere holdt innlegg om kontrollutvalgets rolle fra tre ulike synsvinkler: Christian Hintze Holm rådmann i Nesodden kommune, Brynhild Hovde rådmann i Eidsvoll kommune og Martin Engeset kontrollutvalgsleder i Sarpsborg kommune. Holm fortalte om gode erfaringer med konstruktivt samarbeid med kontrollutvalget, og mente han var vesentlig mer fornøyd med den kommunale enn den statlige kontrollen. Han mente imidlertid det var viktig for kontrollutvalgene å styre seg for fristelsen for å overdramatisere ordbruk for å fremheve sin egen viktighet. Det er viktig å ha et konstruktivt fokus og vurdere hvilke regelbrudd som er vesentlige og ikke. Hovde la blant annet vekt på hva kontrollutvalgene burde forvente av rådmannen, særlig at kommunene skal ha et helhetlig og levende kvalitetssystem og at kontroll og tilsyn blir fulgt opp. Rådmannen har ansvar for å sørge for god internkontroll i kommunen. Hun hadde lagt opp som praksis at det i kommunens årsrapport alltid ble rapportert på alle kontroll og tilsyn foretatt gjennom revisjon eller fra fylkesmannen med informasjon om hvilken oppfølging som er iverksatt. Engeset holdt frem Airdale Terrier som den vaktbikkja kontrollutvalget burde søke å være. Modig, men ikke aggressiv, grundig og årvåken. Fremfor alt må man vokte seg for å konkludere på et svakt faktagrunnlag om man ikke vil undergrave hele ordningen. Han mente det er viktig at kontrollutvalget har mot til å ta tak i de sakene som er nødvendige, selv om det setter kommunen Hitra kommune kontrollutvalget Side 6

i et dårlig lys. Kommunesektoren sysselsetter 480 000 personer og forvalter årlig 300 milliarder kroner. Da må man ha troverdig kontroll. Under diskusjonen kom det blant annet fram at det var viktig å også få fram det positive i rapporter om kontroll. Ofte blir det bare fokus på avvikene. Det ble også stilt spørsmål om kontrollutvalgenes anledning til innsyn i selskaper. Her svarte representanter fra departementet at utvalgene kun kan kreve slikt innsyn dersom utvalgene er fullstendig offentlig eide, men at det kan (og bør?) legges inn i kravspesifikasjonen i anbud eller stiftelsesdokumentene til selskap. Et annet moment som ble brakt på banen var at det var viktig å lære opp ikke bare kontrollutvalget, men også kommunestyret i hvordan kommunal kontroll fungerer og bør fungere. Selskapskontroll Brit Olssøn, utviklingsleder i Askim kommune og styremedlem i KS eierforum holdt innlegg om eierskaps- og selskapskontroll. Hun la vekt på at det har vært en enorm økning i antall selskaper og samarbeid som kommunene er med i. Mange forvaltningsoppgaver drives nå av andre. Dette er både et resultat av New Public Management-tankegang og å organisere seg så man klarer å etterleve kravene til offentlige anskaffelser. KS Eierforum er et viktig kompetansenettverk for offentlig eierskap med 70 kommuner som medlemmer, derav alle de største. De har utviklet 19 anbefalinger som er veiledende og man enten bør følge eller forklare hvorfor man ikke følger. Blant de sentrale anbefalingene er utvikling av eierskapsmeldinger og at man utnevner styrer gjennom valgkomiteer som ser på den helhetlige kompetansen til styrene, ikke bare ut fra politisk tilhørighet. Det er også viktig å skille eierstyring fra ledelse. Eierstyring skjer gjennom generalforsamling, representantskap og andre eierforsamlinger, ikke styret. Hun gikk også inngående inn på den felles eierskapsstrategien som var lagt for samarbeid og selskaper i Indre Østfold. Etikk, moral og korrupsjon Under dette temaet holdt førsteamanuensis Terje Knutsen fra Universitetet i Bergen og ordfører Anita Orlund i Skedsmo kommune. Knutsen holdt en generell gjennomgang av korrupsjon i offentlig sektor som fenomen. Han trakk fram at det er viktig å trekke skille mellom hva som er korrupsjon og legitim lobbyvirksomhet. Det er helt lov og nødvendig å kunne påvirke politikere i et demokrati, det blir ikke korrupsjon før dette gjøres gjennom å gi utilbørlige personlige fordeler. Korrupsjonsbegrepet blir mye misbrukt, bl.a. av pressen. Makt- og demokratiutredningen viser til at det er en del utfordringer i Norge på grunn av en korporativ struktur der politikk og næringsliv er tett knyttet sammen. Makt er ikke alltid koblet med ansvar, så det blir ikke alltid mulig å stille de til ansvar som i realiteten har tatt beslutningene. Varsling ble trukket fram som et svært effektivt virkemiddel mot korrupsjon, men varslingsvernet vi har i dag er muligens ikke godt nok. Offentlighetsloven har også mange hull som kan brukes til å hindre gjennomsiktighet. Ved granskning av mulig korrupsjon er det viktig å bruke profesjonelle aktører som kan skape legitimitet. Orlund orienterte om den såkalte vannverkssaken på Nedre Romerike og hvordan de har fulgt opp dette i ettertid. Innbyggerne hadde mistet tilliten til systemet, og fokus var på å få denne tilbake. For å oppnå dette, og trygghet om hva innbyggernes avgifter var brukt til, fikk granskning koste hva det ville. Det har også vært viktig å sørge for rolleavklaringer. Ordføreren sitter ikke lenger i styrer på vegne av kommunen. Styret skal ivareta selskapets interesser, mens ordføreren skal ivareta kommunens interesser som eier. Derfor møter ordføreren og andre sentrale politikere i generalforsamling og representantskap, men ikke i styrene. Orlund trakk også Hitra kommune kontrollutvalget Side 7

frem at selskapskontroll er viktig, og at man ikke må være redde for å gå i dybden og undersøke ned igjennom systemet. I debatten var det blant annet fokus på at det er greit å ha politikere i styrer, men styrene i selskaper må sammensettes ut fra kompetanse. Derfor er det viktig å ha valgkomiteer som finner styremedlemmer. Dersom styret nekter innsyn i et selskap er det eiernes rett å kaste styret og oppnevne et nytt gjennom ekstraordinær generalforsamling. Når ordfører sitter i et styre kan det føre til at rådmannen kobles av ansvarskjeden for drift av offentlige oppgaver. Det er uheldig. Skråblikk på kommunesektoren Matz Sandmann, tidligere statsråd og fylkesrådmann i Buskerud avsluttet med et innlegg om utviklingen i kommunesektoren. Blant de tingene han tok opp var at vi må ha utålmodighet til å drive ting framover selv om Norge stadig er på pallen. Skreddersøm og individualisering er noe som er kommet for å bli. Informasjon er ikke det den var, og er nå tilgjengelig for innbyggerne i helt andre omfang enn før. Kommunene blir stadig viktigere, fordi de er bedre enn staten til å yte tjenester, men med over 5 000 interkommunale ordninger er det fare for at generalistkommunen er i ferd med å forsvinne. Byregionene er framtidas kommunefellesskap. Fylkene kommer nok til å bestå. Det er også viktig å ikke la pendelen svinge for langt mot kontroll, det må være rom for en kreativ kultur. Kontroll- og tilsynssamfunnet må ta vare på finne-på-menneskene. Årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn. Årsmøtet gikk raskt, og alle sakene fikk enstemmige vedtak i tråd med innstillingen. Det ble foretatt mindre justeringer av vedtektene. Martin Engeset, kontrollutvalgsleder i Sarpsborg og tidligere stortingsrepresentant for Høyre ble valgt til ny leder av organisasjonen. Styret ser etter årsmøtet slik ut: -Martin Engeset, (leder) kontrollutvalgsleder i Sarpsborg kommune ny, til 2012 -Anne-Karin F. Pettersen, (nestleder) daglig leder Østfold kontrollutvalgssekretariat til 2011 -Rolleiv Lind, kontrollutvalgsmedlem Tromsø kommune til 2012 -Astri Furumo, kontrollutvalgsleder Haugesund kommune ny, til 2012 -Hanne K. Kongsvik, rådgiver Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge til 2011 Hitra kommune kontrollutvalget Side 8

HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 25/2010 Bestilling av forvaltningsrevisjonsrapport for Hitra kommune ihht plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 01.07.2010 25/2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: 1. Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt som setter fokus på innkjøp og innkjøpsforvaltning i Hitra kommune. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på maksimalt 250 timer. 3. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 1.mars 2011. 4. Kontrollutvalget slutter seg for øvrig til innretningen på prosjektet slik det fremgår av saken. 5 Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. SAKSDOKUMENTER: Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KS-93/10 Plan for forvaltningsrevisjon for Hitra kommune for 2010-2011 ny behandling, vedtatt av Hitra kommunestyre på møte den 24. juni 2010. SAKSUTREDNING: Generelt I forhold til forvaltningsrevisjonsarbeidet har kontrollutvalget en klar bestillerrolle. Dette innebærer for det første å utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon i kommunen basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Dette fremgår av Forskrift om kontrollutvalg 10. Plan for forvaltningsrevisjon i Hitra kommune for 2010-2011 blir vedtatt av kommunestyret på møte den 24. juni 2010 etter forutgående innstilling fra kontrollutvalget. Etter at planen for forvaltningsrevisjon er vedtatt må kontrollutvalget initiere det enkelte prosjekt ut fra prioriteringene i planen. I vurderingen av om prosjektet skal igangsettes eller ikke må kontrollutvalget ta stilling til om prosjektet fortsatt er relevant, innfallsvinkler og innretning på prosjektet, ressursbruk og tidspunkt for ferdigstillelse. Med utgangspunkt i kontrollutvalgets bestilling vil sekretariatet inngå en avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføringen prosjektet basert på kontrollutvalgets vedtak og forutsetninger. Hitra kommune kontrollutvalget Side 9

Da sekretariatet må sende ut sakspapirer til kontrollutvalget før kommunestyrets endelige prioritering av prosjekt gjennom ny behandling av saken, må det tas forbehold i forhold til om denne saken/bestillingen skal sluttbehandles i møte den 01.07.10. Dersom kommunestyret vedtar annen prioritering vil seketariatet utarbeide ny sak i forkant av kontrollutvalgets møte. Generelt om innkjøp i offentlig sektor Forbruket i offentlig sektor utgjør ca. 1/3 av det totale forbruket i Norge. Offentlig virksomhet kjøper årlig varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for ca. 272 milliarder kroner. Offentlige anskaffelser har derfor stor betydning for effektiviteten og ressursbruken i offentlig sektor, og utgjør samtidig et viktig marked for næringslivet. En effektiv innkjøpsforvaltning har vært en viktig målsetting i både offentlig og privat sektor i mange tiår. Krav til effektive innkjøp og konkurranse mellom leverandørene ble satt tidlig på dagsorden. Det har de senere årene kommet standarder for håndteringen av innkjøp i næringslivet, og man har fått frihandelsavtaler som er implementert i lovverket som er bindende for offentlig sektor. Næringslivet ønsker selv forutsigbare rammer for sin virksomhet som sikrer konkurranse og likebehandling. Det er derfor etablert standarder (se bl.a. NS 8400 og NS 3400) som gir rammer som både innkjøper og leverandør kan forholde seg til. I det offentlige er regelverket nedfelt i lov, og har gradvis utviklet seg etter hvert som behovet for etterrettelighet og ønsket om likebehandling og konkurranse er blitt mer fokusert. Utviklingen av frihandelsavtaler mellom nasjonalstatene har også vært en sterk medvirkende faktor. Den viktigste er EU s fire friheter med blant annet fri flyt av varer og tjenester over landegrensene. Disse prinsippene er også nedfelt i EØS-avtalen og dermed implementert i det norske lovverket gjennom lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Lov og forskrift om offentlig anskaffelser er implementering av EU s prinsipper om fri flyt av varer og tjenester gjennom EØS avtalen i norsk rett. Formålet med regelverket kan kort oppsummeres som følger: Bidra til økt verdiskaping i samfunnet Sikre effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser Skape forretningsmessighet ved offentlige anskaffelser Sørge for likebehandling mellom leverandørene Sikre at det offentlige opptrer med stor integritet Skape tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte Sørge for at anskaffelsen er basert på konkurranse Sikre forutberegnelighet i anskaffelsesprosessen Skape gjennomsiktighet i anskaffelsesprosessen Sikre etterprøvbarhet I tillegg plikter innkjøper å legge vekt på livsykluskostnader (totale kostnader gjennom varens levetid), universell utforming (enkel og intuitiv i bruk, hensyn til funksjonshemmede etc) og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. Hitra kommune kontrollutvalget Side 10

For at alle disse hensynene skal ivaretas er det utarbeidet et nokså detaljert og stringent regelverk, noe som kan være en utfordring for innkjøper. Ulike deler av regelverket får anvendelse på anskaffelsen, alt etter anskaffelsens art og verdi. Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klagenemnda for offentlige anskaffelser er det organet som i praksis ivaretar anskaffelsesregelverket i Norge. Dette er en alternativ tvisteløsningsmodell i forhold til ordinær domstolsbehandling, som gir en raskere og rimeligere klagemulighet for leverandørene. Klagenemnda består av et sekretariat og en nemnd på til sammen 10 medlemmer. Nemnda er oppnevnt av Regjeringen og består av uavhengige advokater og medlemmer hentet fra domstolene og universitetene. I den enkelte sak deltar tre av nemndas medlemmer. Uttalelsen fra klagenemnda er rådgivende, men blir lagt til grunn i de aller fleste tilfeller. Dersom saken senere kommer inn for domstolene vil det normalt være adgang til å legge frem uttalelsen fra klagenemnda for domstolen. Innkjøp i Hitra kommune (Hentet fra plan for forvaltningsrevisjon) Innkjøp og innkjøpsforvaltning i Hitra kommune Hitra kommune kjøpte varer og tjenester i 2009 for om lag 52 og 25 millioner kroner som ble belastet henholdsvis drifts- og investeringsregnskapet. Kjøp av varer og tjenester i offentlig sektor er underlagt et strengt og detaljert regelverk, i første rekke ved lov og forskrift om offentlige anskaffelser som gjelder for hele EØS og EU området i Europa. Regelverket stiller krav om at kommunen skal tilstrebe konkurranse i sine anskaffelser og kjøp over visse beløpsgrenser skal kunngjøres etter spesielle retningslinjer. Dette stiller krav til både kompetanse og kapasitet i kommunens innkjøpsforvaltning. Hitra kommunestyre vedtok i sak KS-30/2006 å slutte seg til Sør-Trøndelag fylkeskommunes inngåtte rammeavtaler for kjøp av bestemte varer og tjenester. Dette ga en enklere innkjøpsforvaltning i Hitra, men det ble stilt spørsmål ved om kommunen gjennom dette frasa seg muligheten til å kjøpe fra lokalt næringsliv. Ved å gjennomføre en forvaltningsrevisjonsundersøkelse høsten 2010 kan kontrollutvalget gjennomføre en evaluering av innkjøpsordningen i Hitra kommune, med vekt på hensynet til lokalt næringsliv, organisering av innkjøpsfunksjonen i Hitra kommune og om kommunen klarer å ivareta bestemmelsene i innkjøpsregelverket. Formålet med et forvaltningsrevisjonsprosjekt om innkjøp I et forvaltningsrevisjonsprosjekt om innkjøp er det viktig å skaffe sikkerhet for at avsatte midler til varer og tjenester utnyttes på en mest mulig effektiv måte og gir størst mulig behovsoppfyllelse for organisasjonen og kommunens brukere. En gjennomgang av hele innkjøpsprosessen og fasene i arbeidet vil imidlertid være en utfordrende og tidkrevende oppgave. Kontrollutvalgets sekretariat foreslår at arbeidet denne gangen konsentreres om selve gjennomføringen av innkjøpene og oppfyllelsen av inngåtte avtaler. Det er i selve innkjøpsfasen at innkjøpsreglene er mest stringent og erfaringsmessig er det her det er lettest å gjøre feil. For å kunne forebygge og for å bidra til å sette fokus på viktigheten av å ha kunnskap om regelverket i hele organisasjonen anser vi dette for å være en relevant innfallsvinkel. Kontrollutvalget har som en del av tilsynsoppgaven stilt spørsmål knyttet til behandlingen av noen enkeltsaker. Disse kan inngå som en del av prosjektet. Hitra kommune kontrollutvalget Side 11

Erfaringsmessig varierer lojaliteten til inngåtte innkjøpsavtaler en del. I perioder kan det være mulig å oppnå bedre tilbud lokalt enn hva man får via inngåtte rammeavtaler. Over tid er det uansett ikke ønskelig at man bryter inngåtte avtaler. Innkjøp utenfor avtale krever mer tid, Dessuten fører utenforliggende kjøp til lavere volum hos avtaleleverandør og dermed dårligere forhandlingsgrunnlag når ny avtale skal inngås. Dersom avtalene ikke er konkurransedyktige på pris over tid må man se på selve avtalen og forutsetningene som ligger til grunn for avtaleinngåelsen. Med det innkjøpsvolumet som Hitra kommune har, skal det være mulig å oppnå gunstige innkjøpsavtaler totalt sett. Kontrollutvalgets sekretariat vil ikke foreslå spesifikke målsettinger for prosjektet på dette tidspunktet. Dette må sekretariatet og revisor utarbeide i den endelige bestillingen av prosjektet. Revisjon Midt-Norge IKS har imidlertid gjennomført lignende undersøkelser i flere andre kommuner og det er naturlig at man legger opp undersøkelsen i Hitra kommune på tilsvarende måte for å spare tid og ressurser. Basert på ovenforstående redegjørelse, og undersøkelsene som er gjennomført i andre kommuner, vil vi likevel foreslå en hovedmålsetting som følger: Følger Hitra kommune regelverket for offentlige innkjøp og blir inngåtte innkjøpsavtaler fulgt opp i henhold til avtalevilkårene. Vurderingskriterier I likhet med målsettingene for prosjektet vil vurderingskriteriene måtte defineres når tilstrekkelig informasjon er innhentet. Hovedkildene vil her ligge i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og vilkårene som ligger i inngåtte innkjøpsavtaler. Avgrensing Prosjektet kan bli omfattende og kontrollutvalgets sekretariat anbefaler å avgrense prosjektet til innkjøp foretatt i 2009 / 2010. Vi foreslår at både innkjøp av varer og tjenester og anskaffelser innenfor bygg og anlegg blir vurdert. Rammer for prosjektet Sett i lys av det øvrige forvaltningsrevisjonsarbeidet, eventuell selskapskontroll og annet kontrollarbeid som kan være aktuelt å gjennomføre i Hitra kommune, foreslår kontrollutvalgets sekretariat en ramme for et forvaltningsrevisjonsprosjekt om innkjøp på inntil 250 timer KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til igangsetting av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på innkjøp og innkjøpsforvaltning i Hitra kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 250 timer og med avgivelse av prosjektrapport til kontrollutvalgets sekretariat innen utgangen av mars 2011. Kontrollutvalgets sekretariat ber om fullmakt til å inngå avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. (Se innstillingen foran). Hitra kommune kontrollutvalget Side 12

HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 26/2010 Hitra kommune Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 01.07.2010 26/2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: 1. Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Hitra kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. 2. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. 3. Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering om administrasjonens rutiner og praktisk oppfølging av politiske vedtak i Hitra kommune i kontrollutvalgets oktobermøte SAKSDOKUMENTER: Ingen. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-6/2006: Oppfølging av politiske vedtak i Hitra kommune. 2. Oversikt over saker behandlet i kommunestyret i perioden 22.04 24.06.10. (Lagt ved til KU) SAKSUTREDNING: I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg klart frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. Ansvaret for iverksettelse av vedtak fattet av folkevalgte organer ligger i utgangspunktet til rådmannen. Dette fremgår av kommunelovens 23, 2. ledd. Selv om ansvaret for oppfølgingen ligger til rådmannen, vil kontrollutvalget også ha en oppgave i å påse at vedtak blir iverksatt. Dette ligger i kontrollutvalgets generelle tilsynsansvar. Kontrollutvalget har i de siste årene hatt en egen oppfølging av politiske vedtak. Sekretariatet opplyste i sak 20/10 i KU-møte den 29.04.10 at kontrollutvalget kunne diskutere rutinene og se om det var behov for endringer/justeringer. Fra sekretariatets side ble det stilt spørsmål om nødvendigheten av å liste opp alle saker i kommunestyre og formannskap i egne vedlegg, hvis kontrollutvalgets medlemmer mottar alle saksdokumenter. Hitra kommune kontrollutvalget Side 13

Følgende ble protokollert under sak 20/10: Kontrollutvalgets medlemmer vurderer hvilke dokumenter, og i hvilken form, de ønsker å få tilsendt sakspapirer fra kommunen og KonSek. Dette tas opp i tilknytning til vedtaksoppfølging i kontrollutvalgets neste møte den 10.06.10. (Møte utsatt til 01.07.10) Sekretariatet legger herved frem en gjennomgang av politiske vedtak i kommunestyre på Hitra fra 22. april og frem til 27.mai. Sakene som skal behandles 24.juni er også ført opp uten vedtak. Tidligere saker til oppfølging Fra tidligere møter i kontrollutvalget står det flere saker til oppfølging. Mange eldre saker står til oppfølging. Få nye saker tas inn i oversikten i de enkelte møter. Listen inneholder også kun kommunestyresaker eller saker som går videre til kommunestyret. Det kan være aktuelt å be rådmannen om en oppdatert status i forhold til alle sakene på listen til neste møte i kontrollutvalget. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom følgende saker: Kommunestyret: Sak KS 38/2010 sak KS-80/2010, se oversikt vedlegg 1 til KU. Formannskapssaker gjennomgås av sekretariatet når de mottas. De fleste saker av interesse i FS går videre til kommunestyret eller som meldinger til kommunestyre, hvis de er vesentlige. Ut fra forespørsler til kontrollutvalgets medlemmer og diskusjon i forrige møte er det fortsatt noe uvisst i hvilken grad de enkelte medlemmer og varamedlemmer får tilsendt politiske saker/protokoller direkte fra kommunen. Jf det som ble protokollert i forrige møte og gjengitt ovenfor. I tilknytning til behandling av denne saken er derfor utvalgsmedlemmene bedt om å vurdere hvilke dokumenter de ønsker å få tilsendt og i hvilken form. Kontrollutvalgets sekretariat mener det kan være nødvendig at kontrollutvalget får en oppdatering av administrasjonen i kommunen i løpet av 2010, om hvordan oppfølgingen av politiske vedtak fungerer i Hitra kommune. Det er viktig at administrasjonen, som er ansvarlig for gjennomføring av vedtak, har en løpende og god tilbakemelding til politikerne. Kontrollutvalget kan også vurdere om kontrollutvalgets oppfølging fungerer som forutsatt gjennom vedtaket i sak 06/2006. Hitra kommune kontrollutvalget Side 14

KONKLUSJON SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden, foreslår kontrollutvalgets sekretariat at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Hitra kommune saker til oppfølging pr. 23.06.2010: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS- 158/2006 Forvaltningsrevisjonsrapport Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon Kommunestyret tar FR-rapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for VAR til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på ferdigstilling av arbeidet ift. godkjenning av vannverk, utbedre avvik vedr. vannkvalitet knyttet til PH og farge, gj.gang av kostn.utv. innen vann og avløpsforsyningen med sikte på å etablere et kostnadsnivå på linje med sammenlignbare kommuner, gjennomgang av gebyrsatsene innen renovasjon i lys av fondsoppbyggingen i renovasjonsselskapet. Rutinemessig oppfølging. Sak KS-34/2009 Investering vannverk 2009. Installasjon av UV-filter v/fillan, Sandstad og Dolmøy renseanlegg, samt igangsetting av klausulering ved Larsskogvatnet, Oløyvatnet og Strandavatnet. KS- 98/2007 KS- 114/2007 Rapporter om utført selskapskontroll i Hitra kommune Gode Sirklar Deltakelse i hovedprosjekt. (FSK s behandling deles ut i møtet) Sak KS-107/2009 Hovedplan for vannforsyning 2009 2013 Bl.a følgende tiltak forutsettes gjennomført i 2009: Gjennomføring av klausulerignsprosessen ferdigstilte vannverk, installasjon av UV-filter Standstad, Fillan og Dolmøy. Kommunestyret tar saken til etterretning og ber på generelt grunnlag rådmannen om å utarbeide rutiner, eller en eierstrategi, for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i utenforliggende selskaper og virksomheter. Forutsatt at Frøya kommunestyre senest i løpet av august 2007 fatter vedtak som samsvarer med pkt. 1 4 nedenfor, vedtar Hitra kommunestyre følgende: Hitra kommune inngår i et partnerskap med SINTEF og etablerer et felles utviklingsselskap med Frøya komm som SINTEF drifter. Selskapets styre består av ordførerne i de to kommunene, en næringslivsrepresentant fra hver kommune, Sigmund Kvernes fra SINTEF, samt en styreleder uten preferanser til kommunene. Kvinneandelen skal være nærmere 50 pst. Partnerskapsavtalen løper over 5 år, og koster kommunen kr. 1.000.000,- pr. år. Aksjekapitalen er kr. 100.000 pr. kommune. Hitra kommunens kostnader finansieres ved bruk av disposisjonsfond avsatt til formålet. Følges opp. Utarb. av eierstrategi må foretas. Gode Sirklar. Prosjektet følges opp. Mulig forvaltn. revisjon. / Selskaps-kontroll. Hitra kommune kontrollutvalget Side 15

Kontrollutvalget i Hitra kommune saker til oppfølging pr. 23.06.2010: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS- 130/2008 KS- 3/2009 FS- 22/2010 Ferdigstillelse av Melandsjø boligfelt Forvaltningsrevisjonsrapport "Saksbehandling og etikk" Medlemskap i Kristiansund og Nordmøre havn IKS Saken utsettes, og behandles på nytt når TEK har klarlagt kommunens forpliktelser på en tilfredsstillende måte. Inkludert i dette må det framlegges et komplett byggeregnskap for byggefeltet, samt komplett oversikt over inntekter og refusjoner knyttet til inntekter fra tomtesalg. Sak KU-33/2009 Orienteringer fra rådmannen : Utvalget blir orientert om status når det gjelder prosjekt-/ byggeregnskap for Melandsjø boligfelt. 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Saksbehandling og etikk" til etterretning og ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på å videreutvikle og prioritere arbeidet med effektiviserende og servicerettede tiltak, som: o bedre utnyttelse av saksbehandlingssystemet ephorte o kundeveiledere med praktisk rettede eksempelsaker o mulighet til å levere elektronisk søknad o system for utsending av foreløpig svar per e-post vurdere å skjerme saksbehandlerne i kortere perioder for å sikre større fokus på foreliggende saker. jobbe for å finne en mer effektiv løsning på saksbehandlingen i plansaker, herunder bedre samhandling og kommunikasjon mellom administrasjonen og politikere. 2. I tillegg ber kommunestyret også rådmann om å vurdere konsekvenser av flere (enn de overnevnte) vurderinger som fremkommer i rapporten. Rådmannens vurderinger herunder fremlegges kommunestyret i en egen kortfattet rapport i løpet av 1. halvår 2009. 1. Hitra kommune søker om medlemskap/eierskap i Kristiansund og Nordmøre havn IKS, jfr. lov om interkommunale selskaper. Medlemskap innebærer blant annet følgende: - overføring av kommunens myndighet etter lov om havner og farvann 9 - overføring av ansvar for utvikling og drift av alle offentlige havner og kaianlegg i Hitra kommune, inkludert passasjerhavn for Kystekspressen og etablering av regionalhavn på Jøsnøya. 2. Rådmannen gis fullmakt til å fremforhandle nødvendige avtaler, som forelegges kommunestyret for endelig godkjenning/behandling. 3. Hitra kommune avslutter Følges opp. Fremleggelse av byggeregnskap. Jf KS 29/10 den 24.mars 2010. Saken utsatt i kommunestyret. Egen rapport til kommunestyret i løpet av 1. halvår 2009. Følges opp. Hitra kommune kontrollutvalget Side 16

Kontrollutvalget i Hitra kommune saker til oppfølging pr. 23.06.2010: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging intensjonsavtale av 21.09.2006 med Trondheimsfjorden Interkommunale Havn IKS. KS 42/10 Forvaltningsrevisjonsrapport - Oppfølging av byggeprosjekt i Hitra kommune Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om oppfølging av byggeprosjekt i Hitra kommune til etterretning og vil med henvisning til revisjonsrapporten understreke at Hitrakommunes økonomireglement skal følges ved gjennomføring av alle investeringsprosjekter. Kommunestyret merker seg at økonomireglementet mangler rutiner for oppfølging av leverandørenes garantiansvar i større byggeprosjekter og ber rådmannen ta initiativ til at en rutine for oppfølging av garantier tas inn i økonomireglementet. Følges opp oktober 2010. KS 43/10 ks 44/10 Samhandlingsreformen og Hitra kommune. Lokale arbeider i tilknytning til samhandlingsreform. Overbelegg ved Hitra Helsetun. Behov for økte ressurser Vedtak: Jf oversikt i utrykt vedlegg sak 26/10 i KU. (MANGE PUNKTER) pkt 7 gjengis. 7. Hitra kommunestyre holdes orientert om framdrift gjennom minst en statusrapport i løpet av 2010. Hitra kommunestyre godkjenner drift med overbelegg på Hitra Helsetun i en periode foreløpig avgrenset til tiden 01.01.2010 til 30.06.2010. Netto driftskostnader på kr 1.110.000 søkes dekket innen RO3 sine driftsrammer. Følges opp pr 1.1.2011. KS skal ha minst en statusrapport i løpet av året. Følges opp første møte høsten 2010. KS 52/10 Notat vedr. avlevering av dokumenter fra avgått rådmann - Melding KSS- 61/10 Melding - OPS-avtale Jøstenøya (Unntatt. off. OFFL 23) Saken deles ut i møtet. KS-62/10 Kontrollutvalgets vedtak jfr Kommunestyresak 52/10. Melding. (Unntatt offentlighet - OFFL 13) KS-67/10 Økonomisk rapportering - 1. tertial 2010 Saksprotokoll i Kommunestyre - 22.04.2010 Behandling: Saken ble behandlet unntatt offentlighet (Offl. 13) Vedtak: Formannskapets innstilling ble enstemmig vedtatt. Hitra kommunestyre godkjenner avtalen slik som fremlagt. Innholdet i avtalen er ikke offentlig jfr. Ofl. 13 og Fvl 13.2 og Ofl. 23. Enst. Meldinga tas til orientering. Enstemmig 1. Hitra kommunestyre tar økonomisk rapport pr. 1. tertial 2010 til orientering. 2. Rapporten danner grunnlag for revidering av budsjett 2010/økonomiplan 2011-2014 Jf vedtak i sak 21/10 i KU 29.04.10. Unntatt off. Vurderes i KU 01.07.10. Sekretariatet orienterer. Avsluttes, tas opp hvis nye opplysninger kommer.. Følges opp i første møte i KU høsten 2010., jf pkt 4. 3. Rådmannen anmodes om å etablere periodisering av budsjett, og derav en Hitra kommune kontrollutvalget Side 17

Kontrollutvalget i Hitra kommune saker til oppfølging pr. 23.06.2010: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging avviksrapportering som også framkommer i tertialrapporteringen. 4. En bedre beskrivelse over status og framdrift for investeringsprosjekt forelegges formannskapet før sommerferien. Hitra kommune kontrollutvalget Side 18

HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 27/2010 Kontrollutvalget Møteplan for 2. halvår 2010 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 01.07.2010 27/2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2010: Dag Dato Måned Tid Onsdag 8. september 2010 kl. 10.00 Onsdag 20. oktober 2010 kl. 10.00 Onsdag 8. desember 2010 kl. 10.00 Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: For å kunne planlegge og gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det hensiktsmessig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget for kommende halvår. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring av revisjonsarbeidet og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. På bakgrunn av dette foreslår kontrollutvalgets sekretariat møteplan for 2. halvår 2010 som vist nedenfor. Kontrollutvalgets sekretariat har ved saksutsendelsen kun forslag til møter i kommunestyret og formannskapet i 2. halvår 2010. Møteplanen vedtas av kommunestyret den 24.06.10 og er klare ved kontrollutvalgets behandling 01.07.10. Juli August September Oktober November Desember Kommunestyret 2. og 30. 28. 25. 9.. Formannskapet 10.og 24. 7.og 21. 5. og 19.? 2,8,9 og 16. 14. Kontrollutvalget 8. 20. 8. Hitra kommune kontrollutvalget Side 19

I budsjettet for inneværende år har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 6 møter i 2010. Det er avviklet 3 på våren, og det er naturlig å avvikle 3 på høsten. Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 2. halvår i 2010: 8. september 2010 Viktige saker i september er oppfølging av den finansielle revisjonen. Det må utarbeides budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten for 2011 som legges frem for endelig vedtak i kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2011. Videre skal rådmannen som en oppfølging av vedtak i sak 17/10 i KU gi opplysninger knyttet til økonomisk status i forhold til mindreårige asylsøkere. Det kan være aktuelt at rådmannen gjennomgår status i forhold til eldre politiske vedtak som ikke er gjennomført 20.oktober 2010 Vedtaksoppfølging vil rutinemessig stå på sakskartet. Kontrollutvalget kan vurdere om det er ønskelig å få en oppdatering om administrasjonens arbeid knyttet til rutiner og praktisk oppfølging av politiske vedtak i Hitra kommune. Kontrollutvalget kan også vurdere om det er ønkelig å avholde møte ute i en avdeling i kommunen. 8. desember 2010 Sekretariatet foreslår å legge kontrollutvalgets siste møte til 8. desember. Viktige saker i dette møtet vil være oppsummering av årets arbeid og planlegging av tilsynsarbeidet i 2010. Oppfølging av finansiell revisjon, utarbeidelse av møteplan og vedtaksoppfølging vil være aktuelle saker i desembermøtet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 3 møter i 2. halvår 2010. Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. Hitra kommune kontrollutvalget Side 20

HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 28/2010 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 01.07.2010 28/2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Hitra kommune kontrollutvalget Side 21

HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 29/2010 Bestilling av forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadsutvikling i Hitra kommune. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 01.07.2010 29/2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: 1. Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt som setter fokus på kostnadsutviklingen i Hitra kommune. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på maksimalt 250 timer. 3. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 1.april 2011. 4. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. SAKSDOKUMENTER: Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KS-93/10 Plan for forvaltningsrevisjon for Hitra kommune for 2010-2011 ny behandling, vedtatt av Hitra kommunestyre på møte den 24. juni 2010. SAKSUTREDNING: Generelt I forhold til forvaltningsrevisjonsarbeidet har kontrollutvalget en bestillerrolle. Dette innebærer for det første å utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon i kommunen basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Dette fremgår av Forskrift om kontrollutvalg 10. Plan for forvaltningsrevisjon i Hitra kommune for 2010-2011 blir vedtatt av kommunestyret på møte den 24. juni 2010, etter forutgående innstilling fra kontrollutvalget. Etter at planen for forvaltningsrevisjon er vedtatt må kontrollutvalget initiere det enkelte prosjekt ut fra prioriteringene i planen. I vurderingen av om prosjektet skal igangsettes eller ikke må kontrollutvalget ta stilling til om prosjektet fortsatt er relevant, innfallsvinkler og innretning på prosjektet, ressursbruk og tidspunkt for ferdigstillelse. Med utgangspunkt i kontrollutvalgets bestilling vil sekretariatet inngå en avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføringen prosjektet basert på kontrollutvalgets vedtak og forutsetninger. Hitra kommune kontrollutvalget Side 22

Sekretariatet sendte ut sakspapirer til kontrollutvalgets møte den 01.07.10, før kommunestyrets endelige prioritering av prosjekt, gjennom ny behandling av plan for forvaltningsrevisjon i møte den 24.06.10. Sekretariatet tok i saksdokumentene forbehold i forhold til om det måtte utarbeides ny sak i forkant av kontrollutvalgets møte, dersom kommunestyret endret kontrollutvalgets prioritering. Pga endret prioritering i kommunestyret ettersendes denne saken til kontrollutvalgets møte den 01.07.10. Sak 25/10, bestilling av innkjøpsprosjekt, trekkes. Bestilling av kostnadsutviklingsprosjekt. Prioritert prosjekt er beskrevet slik i vedtatt plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011: Kostnadsutviklingen i Hitra kommune, herunder også om nye og større investeringer har gitt påviselige kostnadsmessige (driftsmessige) gevinster: I følge regnskapet har sum driftsutgifter i Hitra kommune i de siste årene vært økende. Dette er ikke enestående for Hitra kommune i forhold til andre kommuner, men i en trang økonomisk situasjon kan det være grunn til å vurdere kostnadsbildet og nivået på de tjenestene som kommune gir. I en forvaltningsrevisjon kan det være aktuelt å analysere kostnadsbildet og vurdere dette opp i mot kostnadene og kostnadsutviklingen i sammenlignbare kommuner. Aktuelle kostnadsarter kan være kurs og konferanseutgifter, bruk av innleid kompetanse og utgifter innenfor det enkelte tjenesteområde som skole, teknisk og helse. Som det fremgår ovenfor bør prosjektet innledningsvis ha en bred tilnærming og se på utviklingen av det totale kostnadsbilde for kommunen. Videre er det ønskelig å få vurdert om større investeringer har hatt innvirkning på utviklingen av kostnader, der dette er aktuelt. Etter at dette prosjektet ble satt opp i tidligere i plan for forvaltningsrevisjon for noen år siden, har Hitra kommunen vært gjennom en prosess med betydelige nedskjæringer. Dette medvirket til at kontrollutvalget nedprioriterte prosjektet. Videre kan det nevnes at kontrollutvalget i desember 2008 behandlet en rapport En undersøkelse av beslutningsgrunnlaget for nedleggelse av Kvenvær omsorgssenter. Utvalget konstaterte den gang at kommunestyrets vedtak om nedleggelse av Kvenvær omsorgssenter gir en besparelse for Hitra kommune og en omstrukturering av tilbudet innen pleie og omsorg som var i tråd med kommunens strategier og nasjonale føringer. Kostnadsbilde i forhold til Helse ble da i noen grad belyst i rapporten. Kommunens lånegjeld er høy, men samtidig har kommunen store finansielle reserver. Plassert kapital har over år gitt en avkastning som har oversteget bankrenten og også vært fordelaktig i forhold til lånerenten Kommunen har derfor ikke valgt å nedbetale gjeld ekstraordinært. Renter og avdrag utgjør derfor store årlige belastninger i driftsregnskapet for Hitra kommune, sammenlignet med mange andre kommuner. Nytt finansreglement, som etter grundige drøftinger ble vedtatt i kommunestyremøte den 24.06.10, viser at politikerne har et bevisst forhold til gjelden og også risikobilde ved å eksponere seg i markedet. Hitra kommune kontrollutvalget Side 23

KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERING: Som det fremgår ovenfor må prosjektet belyse kostnadsutviklingen for kommunen som helhet på et overordnet nivå i en periode. Videre må prosjektet gå nærmere inn på enkeltområder i kommunen. Disse kan avklares gjennom behandlingen i kontrollutvalget, eventuelt senere. Ordfører og rådmann er invitert til kontrollutvalgets møte og kan komme med innspill til aktuelle fokusområder, som kontrollutvalget kan vurdere i tilknytning til saken. Det er viktig at rapporten gir tilbakemeldinger som kan gi nyttig informasjon knyttet til kostnadsbilde og tjenestenivået som kommunen ønsker å tilby sine innbyggere på utvalgte områder. Det kan derfor være fornuftig å holde bestillingen relativt åpen også etter kontrollutvalgets behandling. Revisjonen utarbeider som tidligere prosjektplanen og inngår avtale med KonSek om gjennomføring/vinkling av prosjektet, i tråd med signalene fra kontrollutvalget, etter oppstartsmøte med administrasjonen. Dette gir rom for å treffe bedre med bestillingen. Revisjonen får da muligheten til å sette seg inn i undersøkelser og arbeid som allerede er gjennomført i Hitra kommune på dette området. Rammer for prosjektet Sett i lys av det øvrige forvaltningsrevisjonsarbeidet, eventuell selskapskontroll og annet kontrollarbeid som kan være aktuelt å gjennomføre i Hitra kommune, foreslår kontrollutvalgets sekretariat en ramme for et forvaltningsrevisjonsprosjekt et på inntil 250 timer KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til igangsetting av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på kostnadsutviklingen i Hitra kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 250 timer og med avgivelse av prosjektrapport til kontrollutvalgets sekretariat innen utgangen av april 2011. Kontrollutvalgets sekretariat ber om fullmakt til å inngå avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. (Se innstillingen foran). Hitra kommune kontrollutvalget Side 24