Kvinesdal Kommune Policy og prosedyre for forebygging og håndtering av mobbing, trakassering og utilbørlig adferd Vedtatt av administrasjonsutvalget 26.02.2014
INNHOLD 1. Policy mot mobbing, trakassering utilbørlig adferd og harde personkonflikter 1.1 Formålserklæring 1.2 Bakgrunn 1.3 Forklaring av begreper 1.4 Roller og ansvar 1.5 Faser i arbeidet for å ivareta et godt og trygt arbeidsmiljø 1.6 Når en av partene ikke er ansatt i Kvinesdal kommune 1.7 Evaluering og revisjon 2. Prosedyre for håndtering av brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser, herunder trakassering og utilbørlig adferd 2.1 Ingen handling 2.2 Uformell behandling 2.3 Formell saksbehandling 2.3.1 Søknad 2.3.2 Klage 2.3.2.1 Faktaundersøkelse 2.3.2.2 Gjenoppretting av et godt arbeidsmiljø Vedlegg: 1. Klage om mobbing/trakassering m.v. 2. Søknad om endring i arbeidsforholdet 3. Faktaundersøkelse i Kvinesdal kommune 4. Spørsmål og svar ved klage om mobbing, trakassering og utilbørlig adferd
1. Policy mot mobbing, trakassering, utilbørlig adferd og harde personkonflikter 1.1 Formålserklæring Alle ansatte i Kvinesdal kommune skal behandles med respekt og verdighet. Mobbing og trakassering aksepteres ikke i Kvinesdal kommune. Om mobbing eller annen utilbørlig opptreden likevel skjer skal det tas tak i på en ryddig og god måte. Denne policyen skal sikre at alle får en mest mulig rettferdig behandling i en konflikt eller mobbesak. Ansatte skal ha trygghet for at bare de som er nødvendige å involvere skal få informasjon i saken. Prosedyren for håndtering av mobbing, trakassering eller annen utilbørlig opptreden skal være lett tilgjengelig for alle arbeidstakere og være et aktivt redskap for å håndtere konflikter og mobbing. Alle ansatte skal tilstrebe og fremme et arbeidsmiljø fritt for mobbing. Arbeidsmiljøloven slår fast at både ledelse og ansatte har plikt til å motvirke at mobbing skjer og bidra til et godt arbeidsmiljø, jfr. AML 4-1 Generelle krav til arbeidsmiljø, 4-3 Krav til det psykososiale arbeidsmiljøet og 2-3 Arbeidstakers medvirkningsplikt. Alle ansatte skal kjenne til policyen og det forventes at innholdet aksepteres og at ansatte opptrer i samsvar med den. 1.2 Bakgrunn I Kvinesdal kommune legges det vekt på en åpen dialog om arbeidsmiljømessige forhold, både i møter og ved oppfølgingen av den enkelte medarbeider. Et arbeidsmiljø basert på rettferdighet, respekt og stor grad av involvering av de ansatte, fremmer trivsel og reduserer faren for mobbing og trakassering og ødeleggende konflikter. I en stor og kompleks organisasjon som Kvinesdal kommune vil det likevel fra tid til annen forekomme uenigheter og motsetninger, fordi medarbeiderne møter store krav og har ulike roller, interesser, verdier og holdninger. Dette kan i beste fall føre til konstruktive prosesser som fører til positive forandringer. I verste fall kan det føre til destruktive relasjoner, som for de involverte kan oppleves som svært krevende og energitappende. De ansatte skal trygt kunne si i fra om uheldige, vanskelige og kritikkverdige forhold. Kommunen skal ha gode rutiner for å sikre at slike forhold blir håndtert på en forsvarlig måte (AML 3-1 e).
1.3 Forklaring av begreper Arbeidstilsynet definerer trakassering som: når en eller flere personer gjentatte ganger over tid blir utsatt for negative handlinger fra en eller flere personer. Dette kan for eksempel være uønsket seksuell oppmerksomhet, plaging, utfrysing, fratakelse av arbeidsoppgaver, eller sårende fleiping og erting. Videre bør det være en ubalanse i styrkeforholdet, slik at den som blir trakassert må ha vanskelig for å forsvare seg. Vi snakker ikke om trakassering dersom to omtrent like sterke personer kommer i konflikt, eller når det dreier seg om en enkeltstående konfliktepisode. I AML 4-3 (3) heter det: «Arbeidstaker skal ikke utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden». I Diskrimineringsloven 5 er trakassering definert som «handlinger, unnlatelser eller ytringer som virker eller har til formål å virke krenkende, skremmende, fiendtlige, nedverdigende eller ydmykende». Et vern mot trakassering hører naturlig sammen med et vern mot diskriminering. Trakassering er en særlig form for diskriminering som kjennetegnes ved sin krenkende og nedverdigende karakter. Diskriminering i arbeidslivet er regulert i flere lover. De mest sentrale er arbeidsmiljøloven, likestillingsloven, diskrimineringsloven om seksuell orientering, diskrimineringsloven om etnisitet og diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Diskriminering er forskjellsbehandling på grunn av kjønn nasjonalt og etnisk opphav religion og livssyn hudfarge politisk syn medlemskap i en arbeidstakerorganisasjon seksuell orientering nedsett funksjonsevne alder Ordet mobbing er det som brukes i dagligtale, mens trakassering brukes når fenomenet skal beskrives rettslig (i rettslig forstand vil begrepet trakassering omfatte mobbing). Med begrepet mobbing i arbeidslivet tenker man på negative handlinger som å sjikanere eller fornærme noen, utelukke noen sosialt, eller å påvirke noens arbeidsoppgaver på en negativ måte. For å kunne benytte begrepet mobbing i forhold til en aktivitet, samhandling eller prosess, må den finne sted gjentatte ganger og regelmessig (for eksempel ukentlig), og over en viss tidsperiode (for eksempel seks måneder). En konflikt kan ikke betegnes som mobbing hvis episoden er en isolert handling eller hvis to parter som er jevnbyrdige styrkemessig er i konflikt. Utilbørlig opptreden dekkes av trakasseringsbegrepet, men viser også til negative og upassende eller uheldige handlinger utover det som dekkes av begrepet trakassering. I harde personkonflikter kan adferd være gjensidig, skjønt likevel ramme enkeltpersoner ulikt. Harde personkonflikter som gir utslag i enkelttilfeller av eller systematisk utilbørlig opptreden rammes også av arbeidsmiljøloven og inkluderes derfor i vår policy. Konflikter, i form av normal ytring av uenighet, er i seg selv ikke trakassering eller utilbørlig. I konflikter vil det nok oftere forekomme mer enkeltstående tilfeller av utilbørlig opptreden enn direkte trakassering. I tråd med arbeidsmiljøloven skal våre ansatte være forskånet mot dette,
samt mot enhver krenkelse av ansattes integritet og verdighet som menneske og arbeidstaker. Med konflikt mener vi her motsetning mellom to eller flere personer som oppfører seg negativt mot hverandre på grunn av denne motsetningen. Konflikten oppstår når det er vanskelig å forene ulike interesser. I mange tilfeller vil konflikter være påregnelige i arbeidsmiljølovens forstand, og således ikke i seg selv utgjøre et arbeidsmiljøproblem. Det vil derimot kunne sies å utgjøre et arbeidsmiljøproblem dersom de ansatte opplever uheldige psykiske belastninger som følge av kontakt med andre, dersom de opplever krenkelse av integritet og verdighet, eller om de blir utsatt for trakassering og annen utilbørlig opptreden (jfr. AML 4-3). Ansatte i Kvinesdal Kommune forventes også i konfliktsituasjoner å opptre overfor andre med den samme respekt og høviske framferd som vi forventer av våre ansatte i andre situasjoner. I vurdering av adferd og episoder skiller man mellom uheldig og påregnelig. Tilfeller som blir vurdert som uheldige, og dermed er brudd på arbeidsmiljøloven, skal følges opp med tiltak/endring. Tilfeller som er påregnelige kan for enkeltpersoner oppleves ubehagelig, men er ikke brudd på arbeidsmiljøloven og vil derfor normalt heller ikke følges opp med tiltak/endring. Eksempler på påregnelige tilfeller: - Arbeidstaker blir pålagt oppgaver som ligger innenfor rammen av arbeidsforholdet. Arbeidstaker må godta arbeidsgivers styringsrett. - Arbeidstaker blir korrigert av leder. Arbeidstaker kan ha en oppfatning av at han/hun har en langt videre medbestemmelse enn hva som er tilfellet. - Arbeidstaker blir fulgt opp av leder som mener at han/hun ikke har gjort jobben sin. - Saklig uenighet mellom kollegaer om arbeidet, verdier og holdninger. - Vilkårlig erting og fleiping mellom medarbeidere eller når medarbeidere fra tid til annen blir sinte på hverandre. - Adferd fra kollega som kan oppleves som mobbing, uten at dette var intendert av kollegaen. - Ubehagelige henvendelser fra mottakere av kommunale tjenester. Dette kan være innfor stillingens karakter, men må vurderes mot belastningens omfang og styrke. Følgende er eksempler på uheldige episoder eller adferd: - Uønsket seksuell oppmerksomhet. - Faglig utestengning i form av urettmessig forbigåelse eller tilbakeholdelse av nødvendig informasjon. - Urettmessig beskyldninger om dårlig utførelse av arbeidsoppgaver, nedvurdering av faglig dyktighet, usaklig fratakelse av oppgaver og ansvar. - Baksnakking og ryktespredning. - Utfrysing. - Sårende fleiping og erting. - Utilbørlig tiltale. - Utskjelling.
- Krenkende eller utilbørlige berøring eller kroppsspråk. Vi skiller mellom tre typer meldinger som kan anvendes i behandling av saker knyttet til trakassering, utilbørlig adferd og harde personkonflikter: Søknad er melding om forslag til tiltak, en forespørsel om mulige endringer eller et fremsatt ønske om endring i egen jobbsituasjon men uten en involvert eller påstått motpart med uheldig atferd. En «søknad» eller forespørsel om ens synspunkter eller ønskemål kan tas til følge av en kollega eller av nærmeste leder, er hovedregelen for å løse problemer og begynnende konflikter i en tidlig fase. Den som anser seg satt i vanskelige situasjoner eller møter adferd som man har vansker med å takle, kan «levere søknad» om tiltak til leder eller ens aktuelle kolleger. Ved søknad ønsker man seg endringer utfra at en selv ikke trives med eller mestrer en situasjon, mer enn at det er motpart som opptrer direkte uheldig. Klage er melding om uheldige forhold der melder opplever seg utsatt for mobbing, trakassering, utilbørlig opptreden eller på annen måte opplever en uheldig psykisk belastning som følger av kontakt med andre arbeidstakere, brukere eller ledere, og involverer en motpart som gjennom sin atferd er påstått skyldig i disse forholdene. Varsel er melding om uheldige forhold som ikke nødvendigvis involverer personen som varsler. Alle ansatte i kommunen har etter AML 2-3 en plikt til å varsle arbeidsgiver om de blir gjort kjent med at det kan forekomme trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. I den grad man kommer over andre uheldige og kritikkverdige forhold i organisasjonen, er det ønskelig at ansatte varsler kommunen om dette, direkte til nærmeste leder eller til andre i kommunen som kan gjøre noe med de aktuelle forhold. Det vises her også til Kvinesdal kommunes varslingsrutiner iht. AML 2-4. Varsleren oppfordres til å oppgi sin identitet når det varsles. I den grad man velger å varsle på en slik måte at kommunen ikke har mulighet til å kjenne identiteten til den som varsler, kan det være vanskelig for kommunen å følge saken videre opp. I tråd med arbeidsmiljølovens bestemmelser skal ansatte som varsler etter de prosedyrer som kommunen har være beskyttet mot gjengjeldelse. 1.4 Roller og ansvar Alle arbeidstakere i Kvinesdal kommune har krav på og i oppgave å bidra til et forsvarlig og godt arbeidsmiljø (AML 2-3). Dette innebærer at ansatte ikke skal påføres uheldige og helsetruende belastninger, heller ikke selv opptrer utilbørlig eller krenkende, samt ivaretar varslingsplikten dersom man oppdager kritikkverdige forhold i arbeidsmiljøet. AML kap. 4 stiller krav til arbeidsmiljøet. Det er et overordnet krav om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø AML 4-1 (1). Herunder stilles det krav til det psykososiale arbeidsmiljøet, der ansatte beskyttes mot uheldige psykiske belastninger, krenking av integritet og verdighet, trakassering og utilbørlig opptreden. Arbeidstaker har en medvirkningsplikt når det oppstår arbeidsmiljøproblemer, samt en varslingsplikt slik dette er beskrevet over.
Ledere skal organisere og lede arbeidet på en slik måte at ansatte ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger. Med leder (arbeidsgiver) menes enhver som har personalansvar. Det er leders plikt å iverksette tiltak som er nødvendige for å forebygge og håndtere trakassering, utilbørlig adferd og harde personkonflikter på arbeidsplassen. Ledelsen har ansvar for at den interne prosedyren følges og at nødvendige tiltak iverksettes. Leder har også plikt til å agere dersom de har mistanke om kritikkverdige forhold i arbeidsmiljøet. Ledere har et overordnet ansvar for forebygging, håndtering og gjenopprettelse av et forsvarlig arbeidsmiljø ved trakassering, utilbørlig adferd og harde personkonflikter. Ledere skal også vurdere sin egen rolle og habilitet i tilfeller ved mistanke, varsling eller klagebehandling, og be om bistand fra overordnet eller rådgivende instans (personalsjef eller HMS rådgiver) ved inhabilitet. Rådmannen har det overordnede ansvar for Kvinesdal kommunes HMS-arbeid, herunder kartlegging av arbeidsmiljø og risiko, systemer for håndtering av klager, rådgivning/lederstøtte til ledere. Forvaltningen av disse oppgavene er i det daglige delegert til underliggende enheter og nærmere beskrevet i prosedyredokumentet. Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet (AML 6-2 (1)), herunder det psykososiale arbeidsmiljøet. Verneombudet skal påse at saker om mobbing eller annen utilbørlig opptreden blir tatt opp med arbeidsgiver. Verneombudet har plikt til å melde om forhold som kan medføre ulykkes- og helsefare, jfr. AML 6-2 (3). Dette vil si at hvis de blir kjent med saker som bryter med arbeidsmiljøloven, har de plikt til å melde dette videre til arbeidsgiver selv om den fornærmede ikke skulle ønske det. Verneombudet skal videre påse at ledelsen følger opp varsel eller klager innen rimelig tid og i tråd med prinsippene i arbeidsmiljøloven og denne prosedyre. Verneombud kan stanse arbeidet ved akutt fare for liv og helse. Tillitsvalgte skal ivareta medlemmenes interesser i forhold til lov og avtaleverk. Dette er nærmere beskrevet i Hovedavtalen. Tillitsvalgte vil kunne opptre som bisittere i konfliktsaker. Ved forebygging av trakassering, utilbørlig adferd og harde personkonflikter er tillitsvalgte en viktig støtte for ansatte og en samarbeidspartner for arbeidsgiver. Tillitsvalgte har rett til å varsle eller klage på egne og egne medlemmers vegne, men er ikke forpliktet til å melde saker videre selv om de mener det er brudd på arbeidsmiljøloven, dersom de og deres medlemmer skulle mene dette tjener dem best. Bedriftshelsetjenesten er en fri og uavhengig tjeneste der enkeltpersoner kan henvende seg for å få råd dersom de opplever negative handlinger rettet mot seg og trenger noen å snakke med før man eventuelt leverer søknad, klage eller varsel. Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape sunne og trygge arbeidsforhold. Bedriftshelsetjenesten skal ha en fri og uavhengig stilling (AML 3-3 (2) og (3)), de har taushetsplikt og er nøytral. Dersom bedriftshelsetjenesten skal videreformidle søknader, klager eller varsel fra ansatte må de(n) ansattes identitet oppgis, slik at arbeidsgiver i sitt videre arbeid kan ivareta alle ansattes rettigheter.
1.5 Faser i arbeidet for å ivareta et godt og trygt arbeidsmiljø Forebygging av krenkende adferd Alle arbeidstakere har som oppgave å ivareta og etterleve policyen, samt å varsle om kritikkverdige forhold. Ledere har et særskilt ansvar i å bidra til en god kultur, og arbeide forebyggende med psykososialt arbeidsmiljø for sikre seg mot utilbørlig og krenkende adferd. Det vises bant annet til Hustavle for Kvinesdal kommune. Herunder skal det gis informasjon og opplæring i denne policyen og «Prosedyre for håndtering av brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser, herunder trakassering og utilbørlig adferd. Det skal gjennomføres og medarbeidersamtaler rutinemessig og ved behov. Risiko skal vurderes og reduseres gjennom gode tiltak. Ledere skal sørge for involvering og medvirkning i prosesser og beslutninger som angår medarbeideren. Håndtering av trakassering, utilbørlig adferd og harde personkonflikter Kvinesdal kommune erkjenner at grenser i noen tilfeller vil overskrides og at trakassering, utilbørlig adferd og krenkelse av integritet og verdighet vil kunne skje. Ansatte som opplever slik behandling eller forhold vil ha en rekke valgmuligheter. Det skal være rom for å klage og dermed få utredning, vurdering og tiltak. Håndtering av slike tilfeller skal sikre at den som blir anklaget for trakassering eller utilbørlig adferd også får komme med sin versjon (kontradiksjon), og at man ikke vedtar konsekvenser eller tiltak før saken er utredet og konkludert. Den som har meldt inn en klage skal ha rett på nødvendig beskyttelse (skjerming) mens utredningen pågår, noe som også kan være aktuelt for den som er påklaget. Støttesamtaler i slike situasjoner vil kunne bli gitt av Bedriftshelsetjenesten. Ellers vil alltid tillitsvalgte kunne være en viktig støtteperson. Gjenoppretting av et godt arbeidsmiljø Ledere har et særskilt ansvar i å gjenopprette orden og utbedre arbeidsmiljøet der trakassering, utilbørlig adferd og/eller harde personkonflikter har oppstått eller fått utvikle seg. Medarbeidere som har blitt utsatt for krenkelser har krav på nødvendig helsehjelp og tilrettelegging av arbeidssituasjonen. Ideell målsetting er at medarbeideren skal kunne fortsette i samme stilling og samme arbeidssted. Arbeidsgiver skal så langt som mulig bistå i å finne andre løsninger innad i organisasjonen dersom dette er beste løsning for den utsatte medarbeideren. Dersom medarbeideren vurderer at beste løsning er avvikling av arbeidsforholdet, skal arbeidsgiver bistå så langt som mulig i denne overgangen. Dersom det etter undersøkelser kan konstateres at trakassering, utilbørlig adferd eller harde personkonflikter har funnet sted, har leder plikt til å sette i verk eller foreslå tiltak. Ansatte som er funnet å ha utsatt andre for trakassering og/eller utilbørlig adferd vil kunne regne med disiplinære tiltak og irettesettelse, omplasseringer og i særlig alvorlige tilfeller oppsigelse eller avskjed. Det vises til Kvinesdal kommunes retningslinjer for håndtering av personalsaker og AML kap. 15.
1.6 Når en av partene ikke er ansatt i Kvinesdal kommune Kvinesdal kommune har et arbeidsgiveransvar i saker vedrørende trakassering og utilbørlig adferd også når kun den ene parten er ansatt. Eksempler på dette er dersom en ansatt blir offentlig sjikanert i meda eller sosiale medier i forbindelse med utførelse av sitt arbeid, ansatte som sjikaneres av brukere eller pårørende, eller undervisningspersonell som utviser utilbørlig adferd overfor elever i undervisnings- eller privat sammenheng. I saker der en ansatt opplever seg krenket av part utenfor Kvinesdal kommune, har arbeidsgiver en ivaretakende og gjenopprettende oppgave dersom medarbeideren ønsker slik bistand fra arbeidsgiver. Kvinesdal kommune aksepterer ikke at ansatte misbruker autoritet i lys av sin stilling til å påføre andre krenkelser, det være seg ledere, andre ansatte, men også brukere, klienter og samarbeidspartnere. Alle eksterne virksomheter som har ansatte som utfører arbeidsoppgaver i tilknytning til Kvinesdal kommune, skal ha samordningsavtale med Kvinesdal kommune. Denne fastsetter ansvarsforholdet mellom virksomhetene. 1.7 Evaluering og revisjon «Policy mot mobbing, trakassering, utilbørlig adferd og harde personkonflikter» og «Prosedyre for håndtering av brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser, herunder trakassering og utilbørlig adferd» skal evalueres og revideres årlig. Dette er viktig med tanke på å undersøke effektivitet i forhold til forebygging og til håndteringen av konkrete saker. En viktig del av dokumentasjonen er oversikt over antall saker og hvordan disse blir håndtert i organisasjonen.
2. Prosedyre for håndtering av brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser, herunder trakassering og utilbørlig adferd Dersom meldingen om det uheldige forholdet er et varsel, se punkt 2.3 nedenfor, skal den behandles i henhold til Kvinesdal kommunes varslingsrutine. Opplevelsen av utilbørlig opptreden, krenkelser av integritet og verdighet eller trakassering/mobbing og hvordan man som fornærmet på best mulig måte håndterer dette personlig er forskjellig. Den som opplever seg som utsatt har til enhver tid flere valg: Uformell behandling Formell behandling Ingen Handling SØKNAD Leder KLAGE TILTAK Vurdere og beslutte Leder Sentral Ja adresse Undersøkelse Konklusjon Brudd Aml? Nei Ingen TILTAK 2.1 Ingen handling Selv om Kvinesdal kommune ønsker at man skal si fra, har den som opplever seg utsatt for trakassering eller utilbørlig adferd full rett til å velge å ikke foreta seg noe i saken. Dette valget innebærer imidlertid at man ikke kan spre informasjon om opplevelser og hendelser til kolleger og andre på arbeidsplassen, da dette vil kunne bidra til et uheldig arbeidsmiljø for andre kolleger og ledere. Om man har behov for noen å snakke med, er tillitsvalgt eller Bedriftshelsetjenesten rette instans. Ledere og kollegaer skal sørge for at arbeidsgiver eller verneombud blir underrettet så snart de blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen (AML 2-3). Dette gjelder også fornærmede dersom han/hun er vitne til tilsvarende adferd mot andre. Se også rutiner for varsling i Kvinesdal kommune. Dersom historier om uheldige episoder verserer som rykter og sladder, har motparten ingen mulighet til å forklare seg (kontradiksjon) i saken, og man vil heller ikke kunne iverksette tiltak for å oppklare eller utbedre situasjonen. Selv om fornærmede velger ikke å handle på ett tidspunkt, har han/hun full mulighet til å velge å ta opp saken senere. Særlig gjelder dette ved gjentatte episoder eller om situasjonen ikke forbedrer seg. Skriftlige notater med dato(er) og konkretisering av hendelser vil gjøre saksbehandling enklere, spesielt dersom episodene er noe tilbake i tid. Det er likevel viktig å merke seg at konsekvensen av å vente kan være at det blir vanskeligere å dokumentere de faktiske forhold, for eksempel i en faktaundersøkelse (se vedlegg 3).
2.2 Uformell behandling Den som opplever seg utsatt for mobbing og harde personkonflikter kan velge å søke rådgivning og forsøke løse situasjonen gjennom uformelle handlinger. Negative opplevelser er subjektive, og den som blir berørt kan ofte ha spørsmål om hvorvidt det man har opplevd er påregnelig eller uheldig, f.eks. ved egen deltakelse/holdning i enkeltsituasjoner ( La jeg opp til dette selv? ). Ofte kan det være ønskelig å ha en nøytral samtalepartner som kan bistå med å sortere hendelser og subjektive følelser, og som kan gi råd om alternativer og saksganger. Man skal imidlertid være oppmerksom på at både ledere og verneombud er pliktige til å handle dersom de blir informert om lovstridige hendelser eller forhold. I henhold til AML om medvirkningsplikten gjelder dette også andre ansatte. Det skal likevel være rom for å anvende skjønn slik at en medarbeider kan diskutere saken i fortrolighet med andre for å søke råd. Rådgivere som kan brukes i en slik situasjon, og som kan bistå i å finne uformelle løsninger kan være: - Bedriftshelsetjenesten - Tillitsvalgte - Arbeidstilsynet - Fastlege, advokat osv. Et viktig alternativ er at den fornærmede selv tar kontakt med personen(e) som står bak den opplevde ugjerningen, og gir tilbakemelding om opplevelse, reaksjon og grenser. Dette er imidlertid ikke en plikt den fornærmede har. Kvinesdal kommune aksepterer ikke reaksjon(hevn) mot motpart, som også er brudd på arbeidsmiljøloven. Dersom man som ansatt i kommunen blir kontaktet av en kollega som ønsker en samtale om deres samarbeidsforhold eller ens oppførsel på jobb, forventer kommunen at begge parter opptrer ryddig og respektfullt overfor hverandre. 2.3 Formell saksbehandling Prosedyren beskriver saksbehandling av tre forskjellige formelle meldingsformer som kan være gjeldene for forhold knyttet til utilbørlig opptreden, krenkelse av integritet og verdighet, eventuelt trakassering/mobbing. Søknad: Forespørsel om tiltak i situasjoner der det enten ikke finnes klart definert motpart eller der man vurderer at problemet i første rekke er ens egen opplevelse og reaksjoner mer enn motparts adferd. Søknaden går til nærmeste leder som vurderer om det er mulig med tiltak og om man bør trekke inn den aktuelle kollega til en felles samtale. Klage: Melding om uheldige forhold fra den som opplever seg berørt, og som involverer andre som er påstått skyldig i disse forholdene. Den som klager kan velge om klagen skal sendes til nærmeste leder, leder på et høyere nivå eller til personalsjefen, se skjema vedlegg 1. Varsel: Kritikkverdige forhold som ikke nødvendigvis involverer personen som varsler. Varslingsmeldinger skal behandles i henhold til Kvinesdal kommunes varslingsrutine. Herunder skal kritikkverdige forhold på arbeidsplassen utgangspunktet først tas opp med nærmeste leder.
2.3.1 Søknad Medarbeider fremmer ønske/forslag om endring, skriftlig eller muntlig (for eksempel bytte av avdeling/arbeidssted). Eventuell begrunnelse for dette skal ikke involvere påstander om 3. part. I så tilfelle skal søknaden betraktes som klage. Leder skal sette seg godt inn i problemstillingen og søke råd og tilstrekkelig kompetanse. Leder vurderer problemet og iverksetter tiltak, evt. velger å ikke sette inn tiltak i samråd med den som har fremmet søknaden. Om nødvendig skal saken løftes til overliggende ledernivå. 2.3.2 Klage En klage om opplevd utilbørlig opptreden, krenkelse av integritet og verdighet eller trakassering/mobbing kan formidles både muntlig og skriftlig. Det er ønskelig at klagen utformes skriftlig. Se skjema Klage om mobbing/trakassering m.v. under vedlegg 1. I klagen må det tydelig framkomme hvem som klager, hvem som anklages for mobbing eller annen utilbørlig opptreden, hendelsesforløp, tid og sted for aktuelle hendelser, samt navn på evt. vitner. Ved muntlig klage vil arbeidsgiver skriftliggjøre denne i form av et referat fra møtet der klagen framsettes. Arbeidsgiver har ikke mulighet til å håndtere en klage dersom det ikke oppgis hvem som er involvert. Enhver som anklages for brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser har rett til å få forsvare seg mot det man anklages for (jfr. prinsippet om kontradiksjon), herunder hvem som har framsatt klagen. Klagen kan sendes til nærmeste leder med personalansvar, eventuelt til den påklagedes nærmeste leder en formell klage rettet til arbeidsgiver (v/personalsjefen) en formell klage til Arbeidstilsynet 2.3.2.1 Faktaundersøkelse Når arbeidsgiver får en klage skal de faktiske forhold i saken undersøkes av nøytral og kompetent leder eller den arbeidsgiver gir mandat til dette. Det skal utarbeides en rapport på bakgrunn av undersøkelsen. Rapporten skal avklare om klagegrunnlaget er reelt og det skal gjøres en vurdering av om det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven, andre lover eller interne retningslinjer. Konklusjonen i faktaundersøkelsen har som målsetting å gi ledelsen et grunnlag for å fatte beslutning om videre sanksjoner og tiltak. Partene i saken skal motta kopi av rapporten og gis mulighet for å komme med sine synspunkter på rapporten. Det vises for øvrig til vedlegg 3 om Faktaundersøkelse i Kvinesdal kommune og til Arbeidstilsynets beskrivelse av faktaundersøkelse som metode på http://www.jobbingutenmobbing.no/. 2.3.2.2 Gjenoppretting av et godt arbeidsmiljø En leder som har hatt en sak der det er konkludert med at brudd på arbeidsmiljøloven har funnet sted innenfor hans/hennes sitt ansvarsområde, skal sikre at et fullt forsvarlig arbeidsmiljø gjenopprettes og at tilfeller av brudd ikke gjentas, eller at nye brudd skjer som konsekvens av saksbehandlingen.
Den eller de som har fått medhold i sin klage om mobbing eller harde personkonflikter (eller på annen måte konkludert med skadelig psykososialt arbeidsmiljø), bør få en beklagelse fra Kvinesdal kommune. Leder skal sikre at medarbeideren får tilgang til nødvendig helsehjelp, eller annen bistand for å kunne fungere i en normal arbeidssituasjon. Effekt av tiltak skal følges opp, helst i henhold til en avtalt plan mellom leder og medarbeider. En leder som har ansvar for den eller de som har brutt loven skal sikre at det om nødvendig følges opp med disiplinærtiltak, og at de iverksatte sanksjoner har den effekten de er tiltenkt. I praksis betyr dette at man bør avtale en oppfølgingsplan der en vurderer hvorvidt endring har skjedd og mål er innfridd. Dersom konklusjonen er at det ikke har forekommet brudd, skal leder primært ikke iverksette tiltak, da dette kan gi motsatte signaler enn konklusjonen tilsier. Leder har imidlertid et ansvar for å tilse at saksgangen ikke har medført økt risiko for det psykososiale arbeidsmiljøet, og iverksette tiltak dersom arbeidsmiljøet utvikler seg i uheldig retning i ettertid. Dersom det etter undersøkelser kan konstateres at det har forekommet mobbing eller brudd på andre av arbeidsmiljølovens bestemmelser, har nærmeste ansvarlige leder plikt til å sette i verk eller foreslå tiltak. Alt etter sakens alvorlighetsgrad kan ulike tiltak vurderes. Dette kan for eksempel være endring i arbeidsoppgaver, omplassering, advarsel, oppsigelse, avskjed eller annet. For å sikre en mest mulig konstruktiv løsning av saken bør også opplæring, veiledning, støtte, bedre tilrettelegging av arbeidet, tydeligere fordeling av ansvar og oppgaver vurderes. Ved omplassering bør det først og fremst være den som har forvoldt skaden som bør flyttes. En skal være varsom med å forflytte offeret dersom vedkommende kan oppleve dette som en straff, med unntak av saker der den skadelidende selv ber om dette. Dersom arbeidsgiver med sikkerhet kan konkludere med at påstandene om mobbing er grunnløse og at de har blitt fremmet med det formål å skade en annen person, bør det vurderes sanksjoner mot den som har meldt mobbing. For øvrig vises det til Kvinesdal kommunes retningslinjer for håndtering av personalsaker og AML kap. 15.