Klubbhåndbok for Harstad svømmeklubb

Klubbhåndbok for Harstad svømmeklubb 1

INNHOLD Innledning..3 Historikk og status..3 Grunnlagsopplysninger for Harstad svømmeklubb..3 Visjon, mål og verdier.4 Organisering av Harstad svømmeklubb 5 Oppgaver og retningslinjer til årsmøtet, styret og utvalg 6 Beskrivelse av det enkelte utvalg i Harstad svømmeklubb.9 Web ansvarlig 12 Sosiale medier..12 Treningsgrupper..12 Rekruttgruppe...13 Rekruttering..13 Medlemskontingent 13 Politiattest.14 Stevner og treningssamlinger.14 Forsikring..15 Lisens.15 Kompensasjon / kjøregodtgjørelse 16 Reiseleder.16 Alkohol...16 Vedlegg: 1. Trenergruppa: navn og telefonnummer 2

Innledning Klubbhåndboka gir en oversikt over klubbens aktiviteter, organisering og rollefordelinger. Gjennom verdier sier klubbhåndboka noe hvem vi ønsker å være og gjennom visjon og mål hva vi ønsker å oppnå. Dokumentet gir en oversikt hvordan Harstad svømmeklubb gjennomfører sin kjernevirksomhet med ansvarsfordeling. Klubbhåndboka skal revideres etter hvert årsmøte. Styret kan forøvrig revidere dokumentet etter behov mellom årsmøtene. Historikk og status Harstad Svømmeklubb ble stiftet 16.04 1962 av Gregus Stornes og han satt som formann de første årene. Klubben trente da i Harstad svømmehall frem til den ble nedlagt på begynnelsen av 1990-tallet. Kanebogen svømmehall ble da klubbens arena frem til Grottebadet åpnet sommeren 2003. Her arrangerte vi NM i 2004 og NM junior i 2009 med stor suksess. I 2012 feiret vi klubbens femtiårsjubileum og kunne se tilbake på mange år med høy aktivitet og flotte prestasjoner. Vi har vært heldige som har hatt gode trenere og et godt støtteapparat slik at vi gjennom alle år har vært en klubb for både bredde og spiss, og slik ønsker vi å fortsette. Vi har gjennom mange år hatt et stabilt medlemstall, men vår største utfordring er likevel knyttet til rekruttering. I de årene klubben holdt til i Harstad og Kanebogen svømmehall hadde vi ansvaret for svømmeopplæringen, men etter at Grottebadet åpnet har vi ikke fått kjøre svømmekurs. Vi vil fortsette å jobbe for å få ta del i dette i fremtiden. Våre æresmedlemmer er Odd Rydning og Ragnhild Sundby Skogstrand. Grunnlagsopplysninger for Harstad svømmeklubb: Navn: Harstad Svømmeklubb Stiftet: 16.03.1962 Postadresse: Boks 78, 9481 Harstad Epostadresse: www.harstadsvk.no Bankkonto: 4730 09 12865 Bankforbindelse: Harstad Sparebank Internettadresse: harstadsvk.no Organisasjonsnummer: 983982441 Mobiltelefon styreleder - Katrine Lamo: 932 33 680 Registrert tilknytning: Troms Svømmekrets Årsmøtemåned: Februar. 3

Visjon, mål og verdier Visjon Harstad svømmeklubb skal være den mest fremgangsrike svømmeklubben i Nord- Norge, sportslig, organisatorisk og sosialt. Mål Harstad svømmeklubb skal være en hovedaktør for utvikling av svømming til en betydelig bredde- og konkurranseidrett gjennom samarbeid med andre og i egen regi. Verdier Inkluderende Alle medlemmer skal føle seg inkludert i klubbens aktiviteter. Utviklende Utøvere og trenere i Harstad svømmeklubb skal være i en jevnlig utviklingsprosess. Respekt Klubbens medlemmer skal vise respekt for hverandre og være gode forbilder. Glede Gjennom klubbens aktiviteter skal medlemmene oppleve glede og ha det gøy i lag. Innsatsområder For å sikre klubbutvikling og fokus på måloppnåelse skal klubben ved årsmøtet vedta hvilke innsatsområder som skal prioriteres for kalenderåret. Styret legger frem forslag til årsmøtet. På bakgrunn av årsmøtet sitt vedtak skal det utarbeides handlingsplan for hvert innsatsområde. Handlingsplanen skal inneholde; o Hva skal gjøres o Hvordan skal det gjøres o Hvem skal gjøre det o Når skal det gjøres Handlingsplaner utarbeides og følges opp av styret etter årsmøtet. 4

Organisering av Harstad svømmeklubb Klubbens vedtekter er klubbens lover, vedtatt første gang 16.04.1962 og revidert 06.02.1996 og 29.02.2000. Vedtektene bygger på og er i samsvar med NIFs basislovnorm for idrettslag, av 2007. Klubben har et styre bestående av fem faste medlemmer. Styret velges på årsmøtet. Årsmøte velger i tillegg en valgkomite bestående av to personer. Direkte under styret er det fem utvalg. Styret velger ledere til disse utvalgene. Utvalgene velger selv sine medlemmer. Klubben har en hovedtrener. Denne stillingen sorterer under sportslig utvalg. Hovedtrener er ansvarlig for klubbens sportslige aktivitet. Trenerne sorterer under hovedtrener. 5

HSVK er organisert som følger: Årsmøtet Valgkomite Revisor Styre "Mor/Barn" Rekruttgruppe Sponsorgruppe Trenergruppa Oppmann / materialforvalt er Stevnegruppe (Grottestevnet) Klubbens hjemmeside (www.harstadsvk.no) er oppdatert med hensyn til hvem som innehar de ulike verv. Oppgaver og retningslinjer til årsmøtet, styret og utvalg Årsmøtet: Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet Årsmøtet blir avholdt en gang i året Innkalling til årsmøtet skal skje en måned før årsmøtet avholdes Innkalling skjer ved o Annonseres på klubbens hjemmeside o Sendes pr epost til medlemmene o Facebook Innkomne forslag skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet og sakspapirene legges ut senest en uke før Årsmøtet er for medlemmer i Harstad svømmeklubb. Det vil si de som har betalt medlemskontingent. Foreldre / foresatte har ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år Årsmøtet velger styret Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid. Leder og nestleder er for valg hvert år. Øvrige styremedlemmer velges for to år av gangen. 6

Styret: Styret er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene Planlegger og ivaretar lagets totale drift i henhold til lovnorm, budsjett og regnskap. Styret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben Skal iverksette bestemmelser og vedtak fattet av Årsmøtet eller andre overordnede idrettsmyndigheter Stå for lagets daglige ledelse og representere laget utad i fellesskap med hovedtrener Disponere lagets inntekter i henhold til klubbens mål og etter godkjent budsjett Styret er ansvarlig for at klubben har oppdatert fullmakts matrise som gir en oversikt hvilke fullmakter ulike roller har i klubben Styret er juridisk ansvarlig for lagets økonomi Styret er ansvarlig for å sette opp budsjett før årsmøtet Alle innkjøp skal godkjennes av styret. Styreleder: Er i felleskap med hovedtrener klubbens ansikt utad og klubbens representant i møter, forhandlinger og seminarer Står for klubbens daglige ledelse, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet Følger opp kontrakter og avtaler klubben har Innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene Behandle innkommende post og e-post. Nestleder: Fungere som leder under dennes fravær Bistå leder og danne et lederteam med denne Har ellers definerte oppgaver som et ordinært styremedlem. Sekretær: Føre referat over alle styremøter og medlemsmøter Sende godkjent referat etter styremøter til web ansvarlig for publisering på klubbens hjemmeside Ha oversikt over klubbens medlemsregister og påse at det oppdateres Ansvar for politiattester. Kasserer: Disponere klubbens midler og har fullmakt til klubbens bankkontoer Har kjennskap til kontoplan og fører regnskap i henhold til regler Anviser utbetalinger sammen med leder Har til en hver tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følger denne opp Sette opp resultatregnskap ved årsslutt og påse at dette revideres til årsmøtet Fakturere treningsavgift og medlemskontingent Alle fakturaer skal attesteres av 2 personer, den som har bestilt varen og styreleder 7

Klubbens påmeldingsansvarlig i forbindelse med stevner. Styremedlemmer: Møter på styrets møter Tildeles konkrete oppgaver i henhold til styrets vedtak Sitte som styrets representant i hver sine utvalg og rapportere til styret. Ungdomsrepresentant: Holde seg informert om klubbens drift Melde fra til styret om saker fra utøvende medlemmer Representere klubben i for ungdomskontakter i krets og forbund Organisere grupper av utøvende medlemmer til å klargjøre Grotta og rydde opp etter egne stevner Ungdomsrepresentanten har stemmerett i styret. Valgkomite: Velges av årsmøtet Hovedoppgaven er å finne representanter som er valgbar til styret. 8

Beskrivelse av det enkelte utvalg i HSVK: Klubbens hovedtrener Hovedtrener er ansvarlig for klubbens sportslige aktivitetstilbud. Hovedtrener har det faglige ansvaret for klubbens øvrige trenerteam som består av mange dyktige og erfarne trenere. Hovedtrener har instruksjonsmyndighet overfor klubbens øvrige gruppetrenere. Hovedtreneren skal ha god kjennskap til norsk svømmesport. Hovedtrener rapporterer til styret i klubben. Kvalifikasjoner og personlige egenskaper Brennende engasjement for å utvikle barn og ungdom innen svømming. God svømmefaglig kompetanse både teoretisk og praktisk Evne og lyst til å lede andre trenere i et trenerteam Selvstendig og ryddig med gode samarbeidsevner Positiv og løsningsorientert Gode administrative egenskaper Opptatt av å utvikle klubben som en helhet Evne til å skape disiplin, gode holdninger og oppnå resultater. Gode kommunikasjonsevner som skaper glede, mestring og motivasjon. Ambisiøs og ønsker å oppnå resultater på et høyt nivå, samtidig som en tar hensyn til behovene for å utvikle hver svømmer individuelt. Arbeidsoppgaver til hovedtrener: Sportslig ansvar: Lede den sportslige utviklingen i klubben, slik at klubbens mål nås. Hovedansvar for det faglige innholdet i klubbens utviklingstrapp. Sørge for at det er en rød tråd gjennom hele klubbens aktivitetstilbud. Ivareta rekruttering og en sportslig utvikling i klubben, gruppevis og individuelt. Trene, lede og inspirere utøverne til å delta i daglig trening og i lokale, nasjonale og internasjonale konkurranser. Planlegge, tilrettelegge, gjennomføre og følge opp trening av utøvere i ulike aldre med ulike mål (kommentar: hovedtrener kan ha ansvar for 1 gruppe, eventuelt oppfølgingsansvar overfor flere grupper med egne trenere). Dette gjelder landtrening så vel som svømmetrening. Delta som trener på stevner og treningssamlinger etter styrets retningslinjer. Delta i planlegging og arrangering av stevner, leire og arrangementer i regi av klubben. Delta og eventuelt rapportere på styremøtene Tett samarbeid med Svømmeskoleansvarlig Avholde trenermøter (månedlig, ukentlig, kvartalsvis?) Kommunikasjon: Være klubbens hovedkontakt til svømmerne og deres foresatte Ha en åpen og god dialog med utøvere og foreldre Ansvarlig for sportslig innhold på foreldremøter. 9

Være hovedkontakt, sammen med sportslig leder, mellom styret som arbeidsgiver og instruktører og trenere. I samarbeid med styret og leder for svømmeskolen - videre utvikle og bruke nettsidene som en effektiv informasjonskanal. Ha god kommunikasjon med alle involverte i klubben. Lederansvar: Være overordnet for klubbens trenere og sørge for god informasjon og samarbeid med disse. Lede trenermøter. Delta i koordinering av sportsåret for utøverne. Kompetanse: Ivareta og koordinere videreutvikling, kursing og opplæring av trenere (eventuelt i samarbeid med klubbens utdanningskontakt). Være villig til å være med på kurs og etterutdanning. Delta på forumer i regi av NSF, som f.eks Trener/Lederkonferansen Sportslig samarbeid: Samarbeide med andre klubber om treningsfaglige forhold og utvikling, både svømmeklubber og andre idrettsmiljøer. Samarbeide med andre klubber om treningsleire og stevner. 10

Øvrige trenere: Treneren skal utvikle bevisste utøvere og oppfordre og legge til rette for at alle utøverne følger Hsvk`s verdier og spilleregler. Treneren har ansvar for sitt parti og for at alle utøverne får et sportslig og sosialt tilbud. Det er et viktig prinsipp at svømmerne skal være selvstendige og bevisste. Utøveren skal øves opp til å ta sine egne valg. Treneren skal gi utøverne grunnleggende kunnskap. Etter hvert vil trenerens rolle gradvis gå over til å bli samtalepartner, rådgiver og motivator. Treneren skal stille spørsmål og få utøveren til å finne løsninger selv. Treneren bør oppmuntre til løsninger som fungerer bra. Treneren skal: Være et godt forbilde Møte i god tid. Være aktiv på kanten under trening. veilede, motivere og inspirere Bli kjent med utøverne og deres målsetninger Utøvernes oppmøte og fravær bør dokumenteres og følges opp Vise god sportsånd Være en god ambassadør for klubben Innholdet i treningen skal være preget av: En målrettet plan Progresjon i opplevelser og ferdigheter Stadig utfordre slik at utøverne flytter grenser Saklig og presis info. Materialforvalter: Har ansvar for innkjøp og vedlikehold av utstyr og materiell. Skal påse at klubbrommet er rent og i orden. Fører nøyaktige lister over hvem som får ut klubbtøy og informerer kasserer om hvem som skal ha faktura. Foreslå budsjett for kjøp av utstyr for kasserer. Oppmann: Oppmannen skal fungere som et ledd mellom trenere og utøvere, samt være styrets kontaktperson opp mot trener og svømmere Ansvar i forbindelse med påmelding til stevner: o utarbeide et standardisert skjema som utøverne skal benytte til påmelding o i god tid og minimum 1 uke før påmeldingsfrist sendes det ut påminnelse om at svømmere som ønsker å delta på stevne må sende påmelding til oppmann o sende samlet påmelding til påmeldingsansvarlig i HSVK, pt. kasserer (som tar endelig påmelding til aktuell klubb). o påmelding. Øvrig ansvar i forkant av stevner: o bestille overnatting og mat iht. antall påmeldte o sørge for at en person har ansvar for innkjøp av mat 11

o sørge for at en er ansvarlig for mat under selve stevnet o sette opp kjøreplan (hvem sitter på hvem) o utpeke reiseleder o bestille hotellovernatting og flybilletter når det er påkrevet. Dersom trenergruppen har behov for hjelp/assistanse ut over det som er foreskrevet over, gir de beskjed til oppmann som sørger for at ting blir gjort. Dette kan medføre delegering av ansvar til de som er best egnet til oppgaven. Sponsorutvalg: Sponsorutvalget skal søke å skaffe klubben inntektskilder med fokus på sponsorer. Dersom det er nødvendig kan utvalget også komme forslag til styret med dugnadsjobber Utvalgets forslag til sponsorstrategi eller dugnadsjobber forelegges styret som tar endelig beslutning. Web-ansvarlig: Sørge for at klubbens hjemmeside til en hver tid er oppdatert Drivkraft for utvikling av klubbens hjemmeside. Sosiale medier www.harstadsvk.no o Informasjon som ønskes formidlet både internt og eksternt Facebook o Klubben skal ha en egen facebookgruppe o Brukes ofte av trenere for å informere utøvere og foreldre Epost o Utsendelse av påmeldingsskjema til stevner o Innkalling til årsmøte, klubbmøter og annen relevant informasjon. Medlemmene skal utøve aktsomhet i bilder som legges ut på klubbens sosiale medier. Treningsgrupper HSVK deler utøverne inn i følgende grupper: A gruppa (klubbens beste svømmere) B gruppa C gruppa D gruppa (nybegynnere). Krav til opptak til utøvere i D gruppa er at de skal være svømmedyktig i minst 25 meter. Gruppeinndelingen skal være klar ved sesongstart (august). Svømmerne skal ved oppstart være kjent med hvilken gruppe de inngår i. Hovedtrener er ansvarlig for inndelingen og informasjon til svømmerne om gruppeinndeling. 12

Rekruttgruppe HSVK har som målsetting å arrangere svømmeopplæring hver høst og vinter for å sikre klubben rekruttering. Hvert kurs er en gang i uka i ti uker. Rekruttering Nye utøvere er velkommen i løpet av hele året. Klubben skal ved skolestart (august) ha spesielt fokus på rekruttering, herunder: Annonsering i Harstad tidende Dele ut flyers på barneskoler Legge ut informasjon om opptak på hjemmesiden. Styret er ansvarlig for gjennomføringen. Potensielle nye medlemmer får inntil fire gratis treninger før medlemskap må inngås. Nye medlemmer skal motta eget informasjonsbrosjyre som inneholder relevant informasjon om klubben. Aktuell trener er ansvarlig for utdeling av brosjyre. Medlemskontingent Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som egen sak. Medlemskontingenten for 2014: En utøver og en forelder: kr. 900,- Utøver (e) og to foreldre: kr. 1 200,-. (familiemedlemsskap) Betaling av kontingent: det blir ikke sendt ut faktura for betaling av kontingenten. Hver utøver eller familie betaler det som passer den enkelte. Følgende opplysninger skal oppgis for alle som ønsker å være medlem: Navn Adresse Fødselsår. Ved betaling skal følgende kontonummer benyttes: 4730 09 12865. Frist for betaling er 30. april for medlemskap for ett kalenderår. 13

Politiattest Harstad svømmeklubb krever at personer som har et ansvar- eller tillitsforhold til mindreårige eller personer med utviklingshemming skal avkreves politiattest. Med mindreårige menes barn og unge under 18 år. Følgende skal levere politiattest: Trenere Styret Reiseleder Oppmann Materialforvalter. Styret er ansvarlig for å avkreve politiattest. Stevner og treningssamlinger For hvert halvår blir det utarbeidet en aktivitetsplan som gir en oversikt med hensyn til hvilke stevner og treningssamlinger klubben skal prioritere. Det er to typer stevner: 1. Rekruttstevner: Svømmere under 10 år har ikke anledning til å delta i approberte stevner (se under) og tilbys derfor rekruttstevner. Slike stevner medfører ingen rangering av resultater eller mulighet for disking. 14

2. Approberte stevner: Slike stevner har 10 års aldergrense og følger lover og regler fra NSF med autoriserte dommere. Utøverne rangeres med premiering i hver årsklasse. Deltakelse krever betalt lisens. Oversikt / terminliste over alle approberte stevner er tilgjengelig på www.medely.no Påmelding til stevner: Det er utarbeidet et skjema som sendes pr epost til klubbens utøvere i forkant av hvert enkelt stevne. Den enkelte utøver er ansvarlig for å returnere ferdig utfylt skjema innenfor oppgitt frist. Klubbens oppmann er ansvarlig for å sende ut påmeldingsskjema til utøverne. Oppmann er ansvarlig for å videresende samlet påmelding til kasserer. Kasserer er ansvarlig for å sende klubbens påmeldinger til aktuell arrangør. Betaling for deltakelse: Kasserer er ansvarlig for å sende faktura til den enkelte utøver i etterkant av hvert stevne / samling. Aktivitetsplan Klubben skal hver høst og vinter ha utarbeidet en halvårlig plan som er førende for hvilke stevner og samlinger klubben skal prioritere. Hovedtrener utarbeider forslag til aktivitetsplan som vedtas av styret. Treningssamlinger: Når HSVK deltar på samlinger skal det utpekes en reiseleder. Kasserer er ansvarlig for fakturering i etterkant av samlingene. Hovedtrener er ansvarlig for påmelding. Forsikring Alle utøvere til og med 12 år som er medlem i HSVK er forsikret gjennom barneidrettsforsikringen. Fra det året utøveren fyller 13, må det betales lisens for å bli forsikret. Lisens: Utøvere som skal delta på approberte stevner må betale lisens. Betaling av lisens inkluderer rett til å delta på konkurranser, idrettsskadeforsikring og bladet Norsk svømming. Lisensen gjelder fra den dagen man betaler, og ut kalenderåret. Mer informasjon på hjemmesiden til Norges svømmeforbund: www.svomming.no 15

Kompensasjon / kjøregodtgjørelse: HSVK betaler ikke lønn til trenere, styret eller andre. Følgende mottar kompensasjon: Alle trenere får finansiert årskort i Grottebadet av klubben Parkeringsavgift til trenere (parkering ved Grottebadet) kompenseres ved innlevering a parkeringslapper til kasserer Hovedtrener og styreleder får finansiert deres barns egenandel til stevner og treningssamlinger Kjøregodtgjørelse: ved påmelding til stevner blir et satt opp en hensiktsmessig kjøreplan. Ansvar: oppmann. Det medfører at kun biler som oppmann har godkjent skal motta kjøregodtgjørelse. Kjøregodtgjørelsen har følgende sats: o Kr. 1.50 pr km. Reiseleder: Til hvert stevne skal det utpekes en reiseleder (ansvar: oppmann). Reiseleders hovedoppgaver: Ha liste over alle deltakere med utøvernavn og navn til minst en foresatt med telefonnummer påse at alle utøverne er med buss / biler ved ankomst og avgang. innkjøp av tørrmat, drikke, frukt og bestikk/asjetter mm. Ansvarlig for at matkasse og kjølebag blir fylt opp og tatt med organisere bespisning i pauser og sørge for at frukt er tilgjengelig i svømmehallen være klubbens kontaktpunkt mot arrangør ifm. felles overnatting (skole ol) skal til enhver tid være tilgjengelig for utøverne dersom det skjer uforutsette hendelser sende inn kvitteringer til styret for utlegg innen to uker etter arrangement. Reiseleder er ansvarlig for å være kjent med de oppgaver som er pålagt oppgaven Alkohol HSVK støtter seg til Retningslinjer fra Norges Idrettsforbund angående alkohol. Fra retningslinjene vil HSVK fremheve følgende: HSVK som organisasjon skal arbeide mot bruk av alkohol i idrettslig sammenheng Klubbens barn og unge (under 18 år) skal møte et trygt og alkoholfritt idrettsmiljø. I HSVK skal trenere, ledere og utøvere fremstå som gode forbilder for barn og unge og ikke nyte alkohol i samvær med utøvere i denne aldersgruppa I HSVK skal tribunekulturen være trygg, familievennlig og alkoholfri HSVK skal ha en restriktiv holdning til samarbeidsavtaler med bedrifter som har en vesentlig del av sin virksomhet knyttet til salg av alkoholholdige drikke / produkter. 16

Vedlegg 1 Trenergruppa (2015): Hovedtrener: Kjetil Bygnes, mobil 957 15 821, epost: Kjetil.Hansen-Bygdnes@sas.no Trener: Børge Hansen, mobil 975 40 981, epost: borge.hansen@skifte.no Trener: Einar Mustaparta, mobil 991 65 727, epost: e-must@online.no Trener: Maria Mustaparta, mobil 909 73 287. Trener: Heid-Sissel Flakstad, mobil 950 02542, epost: fenalar@hotmail.com Trener: Trond Gunnar Olsen, mobil 915 14 411, epost: trondgunnar.olsen@gmail.com 17