Samspill 2.0 Samspillkommune-prosjekt 30 Prosjektbeskrivelse
Godkjent av: Merete Lyngstad Side 2 av 13 Innholdsfortegnelse Innledning... 3 1.0 Bakgrunn... 3 1.1 Prosjektansvarlig... 4 1.2 Forankring i strategier... 4 2.0 Prosjektets mål og ramme... 5 2.1 Hovedmål... 5 2.2 Delmål... 5 2.3 Avgrensing i prosjektet... 5 3.0 Gjennomføring... 5 3.1 Inkludering av nye kommuner... 6 3.2 Leverandører... 7 3.3 Rådgivingsgruppens ansvar og oppgaver... 7 4.0 Risikovurderinger... 7 5.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling... 8 5.1 Prosjektansvarlig... 8 5.2 Styringsgruppe... 8 5.3 Prosjektleder... 9 5.4 Prosjektgruppen... 9 5.5 Rådgivningsgruppe... 9 6.0 Budsjett og finansieringsplan... 9 6.1 Økonomiske prinsipper for tildeling av stimuleringsmidler... 9 6.2 Rapportering... 10 7.0 Milepælsplan... 11 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering... 11 8.1 Endringskontroll og versjonsstyring... 11 8.2 Prosjektadministrative rutiner... 11 8.3 Formidling av prosjektet... 11 8.4 Rettigheter og taushetserklæringer... 12 8.5 Signatur... 12 9. Referanser... 13 2
Godkjent av: Merete Lyngstad Side 3 av 13 Innledning 1.0 Bakgrunn Kommuneprogrammet ble opprettet under S@mspill 2007 og videreføres i Samspill 2.0. (Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren 2008 2013) I perioden 2004 og frem til 2007 har oppgaver i kommuneprogrammet vært sentrert rundt å få frem bruk av elektroniske samhandlingsløsninger gjennom etableringen ELIN-k og 4 kommunale fyrtårnprosjekt. Norsk Sykepleierforbund (NSF) og KS har ansvar for ELIN-k prosjektet. Hovedmålet for prosjektet er å bidra til mer og bedre samhandling for å sikre pasientene helhetlige forløp i helse- og omsorgskjeden, samt sikre rett informasjon til rett tid og til rett person slik at forsvarlig helsehjelp kan utøves. Det har blitt kartlagt, og utarbeidet helsefaglige krav til elektronisk kommunikasjon mellom pleie- og omsorgstjenesten i kommunene, spesialisthelsetjenesten, fastlegene og legevakter både når det gjelder innhold, struktur, funksjonelle krav, arbeidsflyt og presentasjon. I hovedprosjektet skal det sørges for utvikling i EPJ- og kommunikasjonssystemene og gjennomføres utprøving av funksjonaliteten i pilotkommuner og aktuelle samhandlingspartnere. ELIN-k-hovedprosjektet gjennomføres i to faser: Fase 1: Meldinger mellom pleie- og omsorgtjenesten og fastleger. I denne fasen arbeider prosjektet med å få utviklet meldinger mellom pleie- og omsorgstjenesten og fastlegene. Bakgrunnen for at dette området ble valgt først var at man anså at leverandørene av IKT-løsninger for fastleger raskere kunne implementere løsningene. Det er inngått avtaler om seks pilotprosjekt og flere av disse er startet med pilotering av enkelte meldinger. Fase 2: Meldinger mellom pleie- og omsorgtjenesten og sykehus. I andre fase utvides meldingstilbudet til å gjelde kommunikasjon mellom pleie- og omsorgstjenesten og sykehus. Her legges det opp til tre pilotprosjekt. ELIN-k-prosjektet er i gang med utvikling av løsningene for hovedprosjekt fase 1 og fase 2 og gjennomføringen av hovedprosjektet skal være ferdig våren 2009. I Samspill 2.0 (Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren 2008 2013) vektlegges en utrulling av eksisterende, fungerende løsninger. Kommunesatsningen skal videreføres for å få basis samhandlingstjenester tatt i bruk i helse- og omsorgssektoren. Målet i kommuneprogrammet er at alle kommuner i løpet av strategiperioden skal ha kommet i gang med elektronisk samhandling internt, med fastlegene, med spesialisthelsetjenesten og med offentlige etater. 3
Godkjent av: Merete Lyngstad Side 4 av 13 Kommuneprogrammet består av 6 ulike tiltak. Denne prosjektbeskrivelse omhandler tiltak 2, herunder forslag til organisering, mål, budsjett og fremdriftsplan. Tiltak 2: Femti nye Samspill-kommuner skal inkluderes i kommunesatsningen i løpet av 2008. Kommunene skal få støtte til å gjennomføre forprosjekt for innføring av elektronisk samhandling og delta i et erfaringsnettverk med veiledning og støtte fra fyrtårnskommunene/elin-k-piloter og kompetansesentrene. Kommunene vil også oppfordres til å samarbeide med nærkommuner. 1.1 Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig er Norsk Sykepleierforbund 1.2 Forankring i strategier Samspill 2.0 Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren 2008 2013 følger opp S@mspill 2007. Visjonen om helhetlige pasient- og brukerforløp gjennom elektronisk samarbeid ligger til grunn. Strategien er basert på videreføring av eksisterende og påbegynt arbeid. Satsning på samhandling mellom allmennleger og sykehus og kommunesatsning videreføres. Samspill 2.0 er forankret i Nasjonal helseplan (2007 2010) NFS ehelsestrategi, ehelse er alles ansvar og i alles interesse sykepleiernes bidrag Prosjektet er forankret i NSF sin ehelsestrategi 2008 2013. Overordnet mål i strategien er at ehelse understøtter et helhetlig pasientforløp og er integrert i sykepleiepraksis, ledelse og kompetanse- og kunnskapsutvikling. Delmål 3.4 handler om at elektronisk informasjonsutveksling og samhandling er formalisert i alle deler av helsetjenesten, riktig dimensjonert infrastruktur og tilkobling til Norsk Helsenett er tilgjengelig for sykepleietjenesten og at gode og brukervennlige elektroniske samhandlingsløsninger er utviklet og implementert i hele helsetjenesten. KS ekommune 2012 Prosjektet er også forankret i KS IKT-strategi ekommune 2012 i pkt. 5 Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten, der et av tiltakene er; KS vil bidra til å utvikle og implementere løsninger for elektronisk meldingsutveksling mellom helse- og omsorgstjenesten i kommunene og fastlegene, og mellom kommunene og helseforetakene. KS: Strategi og handlingsplan for pleie- og omsorgssektoren i kommunene Strategiplanen er en delplan til ekommune 2012 og setter opp mål for kommunene når det gjelder bruk av IKT til å kvalitetssikre pasientforløpet og bidra til effektive tjenester. Nasjonal IKT Prosjektet er i tillegg forankret i de regionale helseforetakenes overordnete IKT-strategi utarbeidet av Nasjonal IKT, tiltak 19, delprosjekt 2, som omhandler elektronisk samhandling i den omsorgsmessige samhandlingskjeden. 4
Godkjent av: Merete Lyngstad Side 5 av 13 2.0 Prosjektets mål og ramme 2.1 Hovedmål Det overordnete målet med prosjektet er å Videreføre intensjonene fra kommuneprogrammet, og ut fra erfaringer gjennom de kommunale fyrtårnsprosjektene, bidra til at flere kommuner tar i bruk elektroniske samhandlingsløsninger 2.2 Delmål 1. Det skal inngås bindende avtaler med minimum 25 og inntil 30 nye kommuner som skal gjennomføre eget forprosjekt for innføring av elektronisk samhandling primært med fastleger, og ev med sykehus. 2. Det skal etableres et nettverk for erfaringsutveksling bl.a. med deltakelse fra Elin-kpilotkommuner og Samspillkommuner 20. 3. Det skal gjennomføres to fellessamlinger i løpet av prosjektperioden. 4. Det skal utarbeides veiledningsmateriell for tilrettelegging for elektronisk samhandling i kommunene. 5. Det skal skrive sluttrapport når prosjektet er gjennomført. 2.3 Avgrensing i prosjektet Samspillkommune-prosjekt 30 skal kun omhandle kommunenes forberedelse til elektronisk samhandling. Gjennom informasjon og kompetanseoverføring fra ELIN-k, Elin-k pilotkommuner, Samspillkommuner 20 og tilgjengelig skriftlig materiale skal samspillkommunens erfaringer bli systematisert og analysert slik at kunnskapen kan gjøres tilgjengelig for andre kommuner, både i form av skriftlig veiledningsmateriell og via etablerte nettsider. 3.0 Gjennomføring Aktiviteter i prosjektet: Prosjektet skal velge ut og inngå avtaler med inntil 30 kommuner for forberedelse og tilrettelegging til å ta i bruk løsningene. Prosjektet skal godkjenne samspillkommunenes prosjektplaner Gjennomføring av felles samling for de nye kommunene i starten av prosjektperioden. Her presenteres erfaringer fra ELIN-k pilotkommunene samt informasjon og gjennomgang av praktiske oppgaver knyttet til Samspillkommune-prosjektet, ( Muligheter og forventninger til kommunene ) En felles samling i slutten av prosjektperioden hvor kommunene presenterer status for sine forprosjekter, samt hvor det er anledning til å diskutere felles utfordringer og muligheter. 5
Godkjent av: Merete Lyngstad Side 6 av 13 Gjennomføre månedlige telefonmøter med den enkelte samspillkommune. Etablere erfaringsnettverk blant samspillkommunene. Vurdere/kvalitetssikre at den dokumentasjon som foreligger beskriver alle aktiviteter som kommunene må ivareta i forprosjektet for å få en optimal planlegging og tilrettelegging for elektronisk informasjonsutveksling. Legge ut informasjon (spørsmål/svar) på nettsider med linker til relevante sider. Aktiviteter i samspillkommunenes egne forprosjekt Det skal utarbeides en prosjektplan for gjennomføring av forprosjektet. Det skal utarbeides en innledende statusrapport og en sluttrapport i løpet prosjektperioden Eventuell samarbeidsavtale med aktuelle samhandlingsaktører skal revideres. ELIN-k-løsningene skal anskaffes. Det skal gjennomføres organisatoriske tiltak (utarbeide retningslinjer, planlegge og ev gjennomføre opplæring mm) for å kunne ta i bruk løsningene. Det skal være utarbeidet rutiner for avvikshåndtering. Det skal inngås avtale om tilknytning til Norsk Helsenett i løpet av prosjektperioden Kommunen skal bli enig om elektronisk samhandling med minimum en samhandlingsaktør. Det skal utarbeides en prosjektplan for gjennomføring av hovedprosjektet. 3.1 Inkludering av nye kommuner Kriterier til de kommuner som blir valgt ut er at; prosjektet forankres på høyeste nivå de har tatt i bruk EPJ i sykepleietjenesten de tar koordineringsansvar i forhold til samhandlingsaktør det finnes nødvendig og hensiktsmessig tilgang til datautstyr det settes av ressurser både av IT-personell og helsepersonell til gjennomføring av prosjektet de bidrar med egeninnsats i prosjektet de vil være motiverte, engasjerte og ha innsatsvilje I valg av samspillkommuner vil være nødvendig å ta hensyn til geografisk spredning. Og at kommunene er jevnt fordelt mht til de ulike pleie- og omsorgssystemene. Deltakelse i prosjektet vil gi følgende: Stimuleringsmidler til gjennomføring av eget forprosjekt. Hjelp og støtte til å komme i gang med elektronisk samhandling. Tilgang til et allerede etablert nettverk med kunnskap og kompetanse på området. Mulighet til å være tidlig ute med gode løsninger for kommunikasjon mellom ulike tjenester. 6
Godkjent av: Merete Lyngstad Side 7 av 13 3.2 Leverandører Leverandørene som samarbeidspartnere vil bli holdt godt informert om prosjektet slik at de kan involveres på et tidlig tidspunkt når løsningene skal innføres i de enkelte samspillkommunene. 3.3 Rådgivingsgruppens ansvar og oppgaver Rådgivingsgruppens oppgaver er å Gi innspill/bidra med sin kompetanse i forhold til forberedelse og tilrettelegging for å starte med elektronisk samhandling. Bidra med råd og veiledning for sine erfaringsnettverk (fortrinnsvis e-post) Dele erfaringer i forbindelse med fellessamlingene. Formidle informasjon, spørsmål og andre tilbakemeldinger til prosjektleder. Rådgivingsgruppen vil få noe økonomisk støtte for å ivareta disse oppgavene. 4.0 Risikovurderinger Sikre at viktige aktører engasjerer seg og tar ansvar i prosjektet. Tiltak: Informere og opprette tidlig kontakt med disse. (aktuelle fagorganisasjoner og aktuelle leverandører.) Ansvar: Samspillkommunene Risiko for forsinkelser i Samspillkommuneprosjektet som følge av forsinkelser i ELIN-k prosjektet Tiltak: ELIN-k funksjonaliteten skal gjennom en test- og godkjenningsordning før den settes i produksjon. Også arbeidsprosesser som følger av funksjonaliteten må testes og godkjennes for å unngå fare for feil bruk eller mulig misforståelse av innhold. Utenforliggende forhold som tilrettelegging for sikker adressering må tilpasses kommunenes behov. Ansvar: Leverandørene av de ulike system, KITH, ELIN-k pilotkommuner og prosjektgruppen, NHN Brudd på regler om behandling av person-/helseopplysninger. Tiltak: Juridiske forhold og løsningsstrategier for behandling av personopplysninger i forbindelse med sending og mottak av elektroniske meldinger må avklares. Ansvar: Samspillkommunene og leverandørene Oppkobling til Norsk Helsenett kan ta lang tid. Tiltak: Bidra til at aktører tidlig bestiller tilgang til Norsk Helsenett. Påvirke Norsk Helsenett til å prioritere breddingsprosjektene. Ansvar: Samspillkommunene, ELIN-k prosjektgruppen Utvikling og tilrettelegging av adresseregisteret HER kan ta lang tid, og vil kunne forsinke oppstart av elektronisk samhandling, og ev kreve manuelt vedlikehold av adressater. Tiltak: Få på plass sikker metodikk for adressering av kommuner. Samarbeide med ansvarlige aktører. Ansvar: NHN, KS, ELIN-k prosjektgruppen. Manglende frigjøring av personell i utprøvingsprosjektene. 7
Godkjent av: Merete Lyngstad Side 8 av 13 Tiltak: Sikre at prosjektene er forankret på høyeste nivå i de enkelte organisasjonene, samt inngå avtaler som regulerer personellinnsatsen. Ansvar: Samspillkommunene, ELIN-k prosjektgruppen 5.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prosjektet beholder styrings- og prosjektgruppen til ELIN-k. I tillegg oppnevnes en ny rådgivningsgruppe bestående av representanter fra pilotkommunene i ELIN-k-prosjektet og Samspillkommuner 20. Organisasjonskartet ser slik ut: Styringsgruppe ELIN-k Referanse/rådgivningsgruppe Forprosjekt kommuneprogram fase 2 Rådgivnings-gruppe Prosjektgruppe ELIN-k piloter PLO - fastlege ELIN-k piloter PLO sykehus ELIN-k Samspillkommuneprosjekt 20 +30 5.1 Prosjektansvarlig NSF er ansvarlig for forprosjektet. Prosjektets direktiv, plan og omfang skal godkjennes av NSF. NSF skal også godkjenne større endringer i prosjektets omfang. 5.2 Styringsgruppe Styringsgruppen har ansvar for Godkjennelse av prosjektets resultater ved hver milepæl. Informere om og forankre prosjektet i aktuelle aktører (brukere og systemeiere). Se til at de rette personellressurser og økonomiske ressurser avgis til prosjektet. Følgende aktører er representert i styringsgruppen: NSF KS SHdir Nasjonal IKT Den norske lægeforening Innovasjon Norge (observatørstatus) 8
Godkjent av: Merete Lyngstad Side 9 av 13 Stavanger kommune som representant for fyrtårnskommunene 5.3 Prosjektleder Sissel Skarsgaard - NSF Prosjektleders ansvar i prosessen er: Ledelse av prosjektet og prosjektgruppen Utarbeide prosjektdirektiv og plan i samarbeid med prosjektansvarlig Forbereder og planlegger møter i styringsgruppen Prosjektets løpende styring og fremdrift, (inkl. regnskap), budsjett og statusrapportering til styringsgruppen Å tilføre nødvendig metodikk og kompetanse for prosessen. Å bidra til at kvalitetssikring av endelig resultat blir gjennomført. 5.4 Prosjektgruppen Prosjektgruppen har ansvar for å: Sørge for resultater og delresultater, inkludert kvalitetssikring av disse. følge opp prosjektdeltakerne 5.5 Rådgivningsgruppe ELIN-k pilotkommunene Arendal, Sandefjord, Stavanger og Samspillkommunene Drammen, Flora og Vinje har rolle som rådgivningsgruppe for forprosjektet. Rådgivningsgruppen vil ha inntil to fysiske møter, Utover dette vil kommunikasjonen foregå via telefon, videokonferanse eller e-post. Rådgivingsgruppens sammensetting er prosjektlederne i pilotkommunene/elink og Samspillkommuneprosjekt 20. Irene Henriksen Aune, Arendal kommune Trine Fritzøe, Sandefjord kommune Egil Rasmussen, Stavanger kommune Asbjørn Finstad, Drammen kommune Kari Støfringsdal, Flora kommune Kari Dalen, Vinje kommune 6.0 Budsjett og finansieringsplan Budsjett, finansieringsplan og kostnadsspesifisering er vedlegg til prosjektdirektivet. 6.1 Økonomiske prinsipper for tildeling av stimuleringsmidler Rådgivingsgruppen får noe økonomisk støtte for deres bidrag til erfaringsspredning. Det er lagt opp til en 40 % lokal prosjektlederstilling i prosjektperioden for samspillkommunene. 9
Godkjent av: Merete Lyngstad Side 10 av 13 Samspillkommunene får stimuleringsmidler som skal dekke inntil 80 % av utgifter til lokal prosjektledelse. Det forutsettes at kommunene selv eventuelt honorerer fastlege(r) for deltakelse i forbindelse med planlegging/tilrettelegging for elektronisk samhandling. Det vises ellers til vedlagt kostnadsspesifisering 6.2 Rapportering Samspillkommuner 30 rapporterer til NSF. Rapporteringsrutiner vil beskrives i avtalene som skal inngås med kommunene. Rådgivingsgruppen rapporterer til NSF. NSF rapporterer til Hdir i hht gjeldende rapporteringsrutinene for ELIN-k prosjektet. 10
Godkjent av: Merete Lyngstad Side 11 av 13 TIDSPLAN (uke nr.) 42 44 46 7.0 Milepælsplan Tidsperiode 01.11.08 31.03.09 48 50 52 2 4 6 8 10 12 14 16 18 8 Start Slutt Milepæler 01.11.2008 27.10.2008 15.11.2008 feb/mars 2009 01.03.2009 31.03.2009 30.04.2009 M 1 Når det foreligger underskrevet avtale med kommunene M 2 Når 1. fellessamling er gjennomført og nettverk er etabl M 3 Når forprosjektbeskrivelse er utarbeidet av Samspillkom M 4 Når 2. fellessamling er gjennomført M 5 Når veiledningsmateriell for kommunene er justert og ev M 6 Når sluttrapport er levert fra samspillkommunene M 7 Når sluttrapport er levert fra prosjektledelsen 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapporter leveres styringsgruppen senest en uke før styringsgruppens møter. Statusrapport leveres Helsedirektoratet 31.01.09 og 1 måned etter prosjektslutt. 8.1 Endringskontroll og versjonsstyring Følgende dokumenter skal underlegges formell endringskontroll og versjonsstyring: /plan Prosjektets budsjett Prosjektrapport 8.2 Prosjektadministrative rutiner Prosjektets administrative rutiner utover prosjektoppfølging skal generelt holdes på et minimum. Prosjektet skal ha et manuelt og maskinelt arkiv under kontroll av prosjektleder. Arkivene skal omfatte: (alle versjoner) Prosjektrapport (alle versjoner) Møteinnkallinger og referater Vedtak i styringsgruppen Statusrapporter til styringsgruppen Referater fra styringsgruppens møter Problem/mulighetslister og andre arbeidsdokumenter 8.3 Formidling av prosjektet Det er et overordnet mål for ELIN-k-prosjektet å bidra til helhetlige forløp i helse- og omsorgskjeden. Formidling av erfaringer og resultater fra prosjektet vil være viktig for å synliggjøre muligheter for alle kommuner i Norge. Løsninger som fremkommer i dette prosjektet, eksempelvis informasjonsutveksling basert på felles standarder, faglig innhold og felles struktur, innbefatter endringer på flere plan for flere berørte parter. Det er derfor viktig å 11
Godkjent av: Merete Lyngstad Side 12 av 13 skape blest for å oppnå bred forankring og ytterligere satsning på et helhetlig forløp i helseog omsorgskjeden i hele landet. Viktige målgrupper i formidlingsarbeidet vil være kommunene i Norge, sentrale myndigheter som departementer, Helsedirektoratet, Helsetilsynet, Datatilsynet, KS, samt ulike fagforbund som Norsk Sykepleierforbund, Fagforbundet, Den Norske Lægeforening og Den Norske Tannlegeforening Det skal lages en plan for formidling av resultatene fra forprosjektet. Denne skal inkludere nyhetsbrev og formidling informasjon via internett. 8.4 Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 8.5 Signatur et er gjennomgått og godkjent av NSF. 12
Godkjent av: Merete Lyngstad Side 13 av 13 9. Definisjoner Med ELIN-k prosjektet menes: den etablerte prosjektorganisering som omfatter ELIN-k hovedprosjekt, og som nå også vil ha ansvar for prosjektet knyttet til inkludering av nye kommuner i kommunesatsningen Med Samspillkommune-prosjekt 30 menes: gjeldende prosjekt Med Samspillkommuner 30 menes: deltakerkommunene som vil inngå i gjeldende prosjekt. Med ELIN-k pilotkommuner menes: de kommuner som deltar som pilot i forbindelse med utvikling, test og godkjenning av ELIN-k hovedprosjekt, fase 1. (Arendal, Bergen, Sandefjord, Stavanger, Tromsø og Trondheim) Med Samspillkommuner 20 menes: de kommuner som deltok i Samspillkommune-prosjektet vår 2008. 10. Referanser KS, 2008, ekommune 2012 Lokal digital agenda http://ksikt-forum.no/artikler/2008/5/ekommune_2012 KS, 2006, Strategi og handlingsplan for IKT i helse- og omsorgstjenesten http://www.ks.no/upload/88067/strathandling.pdf Nasjonal IKT, 2006, Tiltak 19, Elektronisk samhandling mellom foretakene og kommunene www.nsep.no/index.php/no/content/download/233/1210/file/tiltak%2019%20kortversjon%20020306.pdf NSF, 2008, Norsk Sykepleierforbunds ehelsestrategi 2008 2013 http://www.sykepleierforbundet.no HOD 2008: Samspill 2.0 Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren 2008 2013 http://www.shdir.no/vp/multimedia/archive/00047/samspill_2_0_-strate_47719a.pdf 13