1 3 5 6 7 8 9 10 11 1 13 1 15 16 17 18 19 0 1 3 5 6 7 8 9 30 31 3 33 3 35 36 37 38 39 0 Landsstyret Sakspapir Møtedato 9.05.015-31.05.015 Ansvarlig Arbeidsutvalget Saksbehandler Alexander Sæbø Løtvedt Saksnummer LS5 05.07-1/15 Gjelder Revidering av retningslinjer for rekruttering og oppnevninger Vedlegg til saken: 1. Forslag til reviderte retningslinjer for rekruttering og oppnevninger. Gjeldende retningslinjer for rekruttering og oppnevninger REVIDERING AV RETNINGSLINJER FOR REKRUTTERING OG OPPNEVNINGER FORMÅL Revideres Norsk studentorganisasjons (NSO) retningslinjer for rekruttering og oppnevninger av studenter til styrer, råd og utvalg. SAKSPRESENTASJON Organisasjonens retningslinjer for rekruttering og oppnevninger ble sist behandlet på landsstyremøte 5 01/13. Dokumentet het da strategi og rutiner for rekruttering og oppnevninger. Dokumentet definerer hvordan NSO skal rekruttere studenter til tillitsverv, og rutinene for å oppnevne dem. VURDERING Flere deler av organisasjonen har ytret et ønske om at de faglige komiteene i Norsk studentorganisasjon (NSO) skal brukes mer aktivt og ha klart definerte oppgaver og ansvarsområder. Arbeidsutvalget ønsker hovedsakelig å behandle retningslinjene for rekruttering og oppnevninger for å få på plass en modell som knytter de faglige komiteene tettere til det fagstrategiske arbeidet som skjer i Universitets- og høyskolerådet (UHR). Utvalg i Universitets- og høyskolerådet Universitets- og høyskolerådet er det største samarbeidsorganet for norske universiteter og høyskoler. På mange måter er UHR universitetene og høyskolenes felles talerør overfor myndighetene på nasjonalt nivå, på samme måte som NSO er det for studentene. Samtidig er UHR et viktig samarbeidsorgan når flere institusjoner skal samles om felles faglige strategier eller løsninger. UHR har stor innflytelse når det gjelder utvikling av nasjonal fagpolitikk på vegne av utdanningsinstitusjonene. Det er viktig at NSO har aktive studentrepresentanter som jobber for studentenes interesser i UHR, og de faglige komiteene er de mest naturlige fagpolitiske ambassadørene å bruke i UHRsystemet. UHR har svært mange utvalg som jobber med fag- og utdanningspolitiske saker. De viktigste blir av UHR omtalt som overgripende nasjonale fagstrategiske enheter. Dette er ni overordnede utvalg som har ansvar for hvert sitt fagområde, og koordinerer underutvalg som har ansvar for mer LS5 05.07-1/15 Revidering av retningslinjer for rekruttering og oppnevninger sider
1 3 5 6 7 8 9 50 51 5 53 5 55 56 57 58 59 60 61 6 63 6 65 66 67 68 69 70 71 7 73 7 75 76 77 78 79 80 81 8 spissede fagområder. Denne strukturen er også bakgrunnen for at NSO har ni faglige komiteer med ansvar for tilsvarende fagområder. De nasjonale fagstrategiske utvalgene i UHR har enten fire eller to studentrepresentanter som oppnevnes av NSO. De faglige komiteene og Universitets- og høyskolerådet Det har vært vanlig å oppnevne representanter fra NSOs faglige komiteer til de nasjonale fagstrategiske enhetene i UHR, men det har aldri vært en skrevet regel. Arbeidsutvalget ønsker at det skal være en fast ordning. I forslaget til reviderte rutiner for oppnevninger og rekruttering er det derfor spesifisert at det er de faglige komiteene som skal representere NSO i disse utvalgene. Det både styrker NSOs innflytelse i UHR og gir de faglige komiteene en klart definert oppgave. Av praktiske hensyn er det fortsatt arbeidsutvalget som foretar den formelle oppnevningen til utvalgene. Arbeidsutvalget foretar oppnevningen basert på nominasjoner fra de samme komiteene. Med andre ord må hver komite bli enig internt om hvem fra komiteen de ønsker skal være NSOs representanter i utvalget. Det har lenge vært en utfordring for NSO å finne kandidater til alle utvalgene i UHR; både de overordnede fagstrategiske utvalgene og de underliggende fagrådene. Arbeidsutvalget håper at de foreslåtte revideringene av retningslinjene bidrar til å lette dette rekrutteringsarbeidet. På grunn av den kontakten som de faglige komiteene har med sine respektive fagmiljø, syns arbeidsutvalget det er viktig at komiteene bruker denne kontakten til å aktivt finne kandidater også til de fagrådene som er underordnet de nasjonale fagstrategiske enhetene. Andre endringer Dokumentet omtales som retningslinjer, ikke en strategi, og innledningen til dokumentet er kuttet ned. Under punktet «Rekruttering av tillitsvalgte» er det presisert at de faglige komiteene skal være representert i de overordnede fagstrategiske utvalgene i UHR, og at de har et ansvar for å finne kandidater til de underordnede rådene og utvalgene. Kapittelet som het rekrutteringsrutiner har fått tittelen oppnevninger. Punktet om at arbeidsutvalget aktivt skal lete etter kandidater til alle verv er fjernet. Ansvar som lå til landsstyret er overført til sentralstyret. Kapittelet om valgkomiteens arbeid er tatt ut fordi vedtektenes kapittel om valgkomiteen anses som dekkende. INNSTILLING Retningslinjer for rekruttering og oppnevninger i NSO revideres. LS5 05.07-1/15 Revidering av retningslinjer for rekruttering og oppnevninger side
LS5 05.07-1/15 Revidering av retningslinjer for rekruttering og oppnevninger vedlegg 1 1 3 VEDLEGG 1: FORSLAG TIL REVIDERTE RETNINGSLINJER FOR REKRUTTERING OG OPPNEVNINGER Dette er Norsk studentorganisasjons (NSO) retningslinjer for å rekruttere og oppnevne studenter til styrer, råd og utvalg. 5 6 7 8 9 10 11 1 13 1 15 16 17 18 19 0 1 3 5 6 7 8 9 30 31 3 33 3 35 36 37 REKRUTTERING NSOs kvalitet og legitimitet skal blant annet sikres ved at de tillitsvalgte i NSO gjenspeiler studentmassen som helhet. NSO skal gå foran som et godt eksempel på hvordan organisasjoner kan rekruttere underrepresenterte grupper i samfunnet. Hele organisasjonen skal være inkludert i rekrutteringsarbeidet. Kontakt med medlemslag Det er den daglige kontakten og oppfølgingen av medlemslagene som danner grunnlaget for rekrutteringen i NSO. NSO forventer at medlemslagene videreformidler informasjon om ledige verv til studenter på sine respektive institusjoner, og jobber aktivt lokalt for å finne kandidater. Medlemslagene oppfordres til å invitere valgkomiteen på lokale arrangementer for tillitsvalgte. Rekruttering av tillitsvalgte Organisasjonens tillitsvalgte skal bli tatt godt imot av organisasjonen. NSO skal ha en kultur for inkludering gjennom å ha trygge rammer for alle tillitsvalgte. Rekruttering av tillitsvalgte skal skje etter prinsippet om at det er like viktig med gode tillitsvalgte på alle nivå i organisasjonen. Underrepresenterte grupper i samfunnet skal oppmuntres til å stille til valg i NSO. Organisasjonen skal rekruttere både nye og erfarne tillitsvalgte for å få en god balanse mellom kontinuitet og nye ideer og tanker. Organisasjonen skal drive med aktivt skoleringsarbeid overfor tillitsvalgte gjennom konferanser, politiske møter og andre samlinger, samt være tilgjengelig når den enkelte tillitsvalgte har behov for bistand. De faglige komiteene skal være representert i de sektorovergripende fagstrategiske utvalg i Universitets- og høyskolerådet (UHR) og har et spesielt ansvar for å finne kandidater til de underordnede rådene og utvalgene. Arrangementer og åpenhet Organisasjonens konferanser og politiske møter skal være de viktigste arenaene for rekruttering av nye tillitsvalgte. NSOs arrangement skal være tilgjengelige for alle som ønsker å delta, både sosialt og når det gjelder de fysiske og praktiske rammene rundt. Diskusjoner og avgjørelser i NSO tas på de formelle arenaene, slik at alle som skal være inkludert i prosessene blir inkludert. 38 3 sider
39 0 1 3 5 6 7 8 9 50 51 5 53 5 55 56 57 58 59 60 61 6 63 6 65 66 67 68 69 70 71 7 73 7 75 76 77 OPPNEVNINGER Rutinene for oppnevninger i NSO skal gi en etterprøvbar, oversiktlig og ryddig behandling av oppnevninger i organisasjonen. Oppnevningsperiodene er ettårig, fra 1. juli til 30. juni, med mindre noe annet er spesifisert. Fremgangsmåte Alle ledige verv skal gjøres kjent i organisasjonen, med unntak av verv som er reservert medlemmer av arbeidsutvalget. Ledige verv kunngjøres på hjemmesiden og Yammer så raskt som mulig etter at organisasjonen blir bedt om å foreta oppnevningen. Det skal følge kort informasjon om vervet, frist for å fremme sitt kandidatur, samt kontaktinformasjon til den som har praktisk ansvar for oppnevningen. Organisasjonen skal aktivt lete etter kandidater til alle ledige verv. Kandidater melder sitt kandidatur ved å fylle ut et kandidatskjema på student.no med informasjon om motivasjon og relevant erfaring. Alle personopplysninger og personvurderinger behandles konfidensielt. Oppnevninger som gjøres av arbeidsutvalget Oppnevninger som ikke er omtalt i dette dokumentet gjøres av arbeidsutvalget fortløpende. Oppnevninger som ifølge dette dokumentet skal gjøres i arbeidsutvalget kan gjøres sentralstyret dersom arbeidsutvalget vurderer det som hensiktsmessig. Sentralstyret skal orienteres om alle oppnevninger som arbeidsutvalget har foretatt. Arbeidsutvalget har fullmakt til å oppnevne medlemmer fra arbeidsutvalget til følgende verv: - Styret i Universitets- og høyskolerådet. - Utdanningsutvalget til Universitets- og høgskolerådet. - Forskningsutvalget til Universitets- og høgskolerådet. - 1 representant til styret for Senter for internasjonalisering av utdanning. - 1 representant med vara til styret i Lånekassen. - 1 person til arbeidsutvalget til Nettverk for Private Høgskoler. - 1 representant til styret i Studentenes og Akademikernes Internasjonale Hjelpefond (SAIH). - 1 representant til Studentenes Fredspris. Oppnevninger til utvalg i Universitets- og høyskolerådet Studentverv i sektorovergripende fagstrategiske utvalg i Universitets- og høyskolerådet (UHR) skal besittes av representanter fra NSOs tilhørende faglige komiteer (jf. listen under). Unntak kan gjøres dersom det er flere plasser i utvalget enn det er medlemmer av den faglige komiteen. Arbeidsutvalget oppnevner studentrepresentanter fra de faglige komiteene til de fagstrategiske utvalgene etter nominasjon fra de respektive faglige komiteene. Hver faglige komite legger frem sin nominasjon innen utgangen av august. Den faglige komiteen trenger ikke å nominere kandidater dersom antallet medlemmer i komiteen (inkludert leder) er mindre eller lik det antall studentrepresentanter som skal oppnevnes til utvalget. Vedlegg 1 til sak LS5 05.07-1/15: Forslag til reviderte retningslinjer for rekruttering og oppnevninger side
78 79 80 81 8 83 8 85 86 87 88 Faglige komiteer i NSO og tilhørende fagstrategiske utvalg i UHR: Faglig komite i NSO Tilhørende utvalg i UHR Studentrepresentanter Faglig komité for helse- og Nasjonal fagstrategisk enhet for helsesosialfag (FKHS) og sosialfagutdanning (NFE-HS) Faglig komite for kunstfag (FKK) Nasjonalt råd for kunstnerisk utviklingsarbeid (NRKU) Faglig komite for lærerutdanning Nasjonalt råd for lærerutdanning (NRLU) og utdanningsvitenskap (FKLU) Faglig komite for teknologisk Nasjonalt råd for teknologisk utdanning utdanning (FKT) (NRT) Faglig komite for økonomiskadministrative fag (FKØA) administrativ utdanning (NRØA) Nasjonalt råd for økonomisk- Faglig komite for juridiske fag Det nasjonale fakultetsmøtet for juridiske (FKJ) fag Faglig komite for humanistiske fag Det nasjonale fakultetsmøtet for (FKHF) humaniora Faglig komite for realfag (FKR) Det nasjonale fakultetsmøtet for realfag Faglig komte for Det nasjonale fakultetsmøtet for samfunnsvitenskapelige fag samfunnsvitenskapelige fag (FKSV) De faglige komiteene kan også nominere kandidater til utvalg som er underordnet de sektorovergripende fagstrategiske utvalgene. Dette inkluderer alle nasjonale fagråd i Universitetsog høyskolerådet. Arbeidsutvalget foretar oppnevningene til disse utvalgene basert på nominasjoner og innkomne kandidatskjema. Inaktive representanter Personer som er oppnevnt til å representere NSO, og som ikke svarer på henvendelser fra NSO innen én 1 måned, ansees som å ha trukket seg fra sitt verv. Arbeidsutvalget har da fullmakt til å oppnevne en ny representant. 89 90 91 9 ANDRE AKTUELLE DOKUMENT Valg og oppnevninger reguleres også av organisasjonens vedtekter, forretningsorden for sentralstyret og landsmøtet, retningslinjer for gjennomføring av preferansevalg, og retningslinjer for faglige og politiske komiteer i NSO. Vedlegg 1 til sak LS5 05.07-1/15: Forslag til reviderte retningslinjer for rekruttering og oppnevninger side 3
LS5 05.07-1/15 Revidering av retningslinjer for rekruttering og oppnevninger vedlegg 1 VEDLEGG : NÅVÆRENDE RETNINGSLINJER FOR REKRUTTERING OG OPPNEVNINGER 3 5 6 7 STRATEGI OG RUTINER FOR REKRUTTERING OG OPPNEVNINGER I NORSK STUDENTORGANISASJON Vedtatt av LS5 01/13 redaksjonelt endret etter landsmøte, 01. Dette dokumentet tar for seg NSOs strategi for å rekruttere studenter til interne og eksterne råd, styrer, komiteer og andre utvalg, samt rutiner for rekrutterings- og valgprosessen. 8 9 10 11 1 13 1 15 16 17 18 19 0 1 3 5 6 7 8 9 30 31 3 33 3 35 36 REKRUTTERINGSSTRATEGI NSOs kvalitet og legitimitet skal blant annet sikres ved at de tillitsvalgte i NSO gjenspeiler studentmassen som helhet. NSO skal gå foran som et godt eksempel på hvordan organisasjoner kan rekruttere underrepresenterte grupper i samfunnet. Hele organisasjonen skal være inkludert i rekrutteringsarbeidet. Kontakt med medlemslag Det er den daglige kontakten og oppfølgingen av medlemslagene som danner grunnlaget for rekrutteringen i NSO. NSO forventer at medlemslagene videreformidler informasjon om ledige verv til studenter på sine respektive institusjoner, og jobber aktivt lokalt for å finne kandidater. Medlemslagene oppfordres til å invitere valgkomiteen på arrangementer for tillitsvalgte. Rekruttering av tillitsvalgte Organisasjonens tillitsvalgte skal bli tatt godt imot av organisasjonen. NSO skal ha en kultur for inkludering gjennom å ha trygge rammer for alle tillitsvalgte. Rekruttering av tillitsvalgte skal skje etter prinsippet om at det er like viktig med gode tillitsvalgte på alle nivå i organisasjonen. Underrepresenterte grupper i samfunnet skal oppmuntres til å stille til valg i NSO. Organisasjonen skal rekruttere både nye og erfarne tillitsvalgte for å få en god balanse mellom kontinuitet og nye ideer og tanker. Organisasjonen skal drive med aktivt skoleringsarbeid overfor tillitsvalgte gjennom konferanser, politiske møter og andre samlinger, samt være tilgjengelig når den enkelte tillitsvalgte har behov for bistand. Arrangementer og åpenhet Organisasjonens konferanser og politiske møter skal være de viktigste arenaene for rekruttering av nye tillitsvalgte. NSOs arrangement skal være tilgjengelige for alle som ønsker å delta, både sosialt og når det gjelder de fysiske og praktiske rammene rundt. Diskusjoner og avgjørelser i NSO tas på de formelle arenaene, slik at alle som skal være inkludert i prosessene blir inkludert. 3 sider
37 38 39 0 1 3 5 6 7 8 9 50 51 5 53 5 55 56 57 58 59 60 61 6 63 6 65 66 67 68 69 70 71 7 73 7 75 76 77 78 REKRUTTERINGSRUTINER Disse rutinene skal være et verktøy for å realisere NSOs rekrutteringsstrategi, og skal gi en etterprøvbar, oversiktlig og ryddig behandling av rekruttering og oppnevninger i organisasjonen. Fremgangsmåte Alle forestående oppnevninger (med unntak av de reservert medlemmer av arbeidsutvalget) skal gjøres kjent i organisasjonen. Oppnevningene skal lyses ut på hjemmesiden og Yammer så raskt som mulig etter at oppnevningsbrev foreligger. Det skal følge kort informasjon om oppnevningen, og det skal fremkomme frist for å fremme sitt kandidatur og kontaktinformasjon til den i AU med ansvar for oppnevningen. Ved oppnevninger skal organisasjonen be om en søknad med informasjon om motivasjon og relevant erfaring. Alle personopplysninger og personvurderinger behandles konfidensielt. Kandidater melder sitt kandidatur via et elektronisk skjema. Arbeidsutvalget skal aktivt lete etter kandidater til alle verv. Oppnevninger Oppnevninger som ikke er omtalt i dette dokumentet gjøres av arbeidsutvalget fortløpende. Oppnevninger som ifølge dette dokumentet skal gjøres i arbeidsutvalget kan gjøres i LS dersom arbeidsutvalget vurderer det som hensiktsmessig. Landsstyret skal gjennom AUs rapporter orienteres om alle oppnevninger som AU har foretatt. AU har fullmakt til å oppnevne medlemmer fra AU til følgende verv: - Styret i Universitets- og høgskolerådet. - Utdanningsutvalget til Universitets- og høgskolerådet. - Forskningsutvalget til Universitets- og høgskolerådet. - 1 representant til styret i Senter for internasjonalisering av utdanning. - 1 representant med vara til styret til Lånekassen. - 1 person til arbeidsutvalget til Nettverk for Private Høgskoler - 1 representant til styret til SAIH. - 1 representant i Studentenes Fredspris. Inaktive representanter Personer som er oppnevnt til å representere NSO og som ikke svarer på henvendelser fra NSO på en 1 måned, ansees som å ha trukket seg fra sitt verv. AU har da fullmakt til å oppnevne en ny representant. Valgkomiteens arbeid Valgkomiteen skal lete etter kandidater til verv og vurdere disse. Valgkomiteen skal, innenfor de budsjettrammer som er gitt, delta på aktuelle lokale og nasjonale arrangement. Valgkomiteen skal, i dialog med arbeidsutvalget, utarbeide vurderingskriterier og informasjon om de vervene de skal innstille på. I prosessen skal valgkomiteen rådføre seg med tidligere innehavere av vervet. Vurderingskriterier og informasjonen om vervene skal formidles til medlemslagene. Vedlegg til sak LS5 05.07-1/15: Nåværende retningslinjer for rekruttering og oppnevninger side
79 80 81 Valgkomiteen skal i løpet av perioden gjennomføre samtaler både med landsstyremedlemmer, arbeidsutvalgsmedlemmer, andre tillitsvalgte og medlemslag som ikke har representasjon i landsstyret. 8 83 8 85 ANDRE AKTUELLE DOKUMENT Valg og oppnevninger omfattes også av organisasjonens vedtekter, forretningsorden for LS og LM, retningslinjer for gjennomføring av preferansevalg, og retningslinjer for faglige og politiske komiteer i NSO. Vedlegg til sak LS5 05.07-1/15: Nåværende retningslinjer for rekruttering og oppnevninger side 3