VEDTEKTER for Sameiet Østlia Skog Gnr 97 Bnr 4 i Lørenskog kommune Vedtatt i konstituerende sameiermøte april 2007 Oppdatert iht. sameiermøte 28. april 2010
Side 2 av 13 Innhold Innledning:... 3 1) Navn... 3 2) Formål... 3 3) Sameiegjenstand... 4 4) Sameiere... 4 5) Rettslig rådighet... 4 6) Bruk og utnyttelse... 4 7) Felleskostnader - fordeling... 5 8) Sameiernes ansvar utad... 6 9) Sameiermøtet... 6 10) Stemmerett flertallskrav m.v.... 6 11) Ordinært sameiermøte (Årsmøte)... 8 12) Ekstraordinært sameiermøte... 9 13) Styret... 9 14) Styremøter... 10 15) Styrets oppgaver... 10 16) Styrets beslutningsmyndighet... 11 17) Fellesutgifter akontobetaling - avregning... 11 18) Regnskap... 11 19) Revisjon... 11 20) Forretningsfører... 12 21) Inhabilitet... 12 22) Hvem som kan forplikte sameiet utad... 12 23) Mindretallsvern... 13 24) Sameieloven... 13
Side 3 av 13 Innledning: Reguleringsplan for området Østlia Skog er vedtatt av Lørenskog kommunestyre den 29. oktober 1980 og stadfestet av Fylkesmannen i Oslo og Akershus den 4. desember 1980. Planen er siden revidert i.h.t. Lørenskog kommune, Bygningsrådets vedtak i sak 360 den 23. november1987. I henhold til reguleringsplanen ble 83 boligeiendommer utskilt fra gnr 97 bnr 4 i Lørenskog kommune. Eier og hjemmelshaver solgte undertiden 10 av de utskilte boligeiendommene. Resterende 73 boligeiendommer ble bortfestet. Gjenværende areal av gnr 97 bnr 4 er regulert til veigrunn, parkeringsareal, lek, (uteopphold) og tursti. Arealet utgjør til sammen ca 30.376 m2 og tjener de utskilte boligeiendommene som fellesareal. I forbindelse med festernes innløsning av festetomtene årsskiftet 2005/2006 ble gnr 97 bnr 4 ved tinglyst erklæring/avtale formelt gjort til fellesareal for samtlige 83 eiendommer. For å vareta og bestyre felles interesser i området har konstituerende sameiemøte dags dato vedtatt slike vedtekter: 1) Navn Sameiets navn er Sameiet Østlia Skog 2) Formål Sameiets formål er å forvalte sameiernes interesser i eiendommen gnr 97 bnr 4 i Lørenskog, herunder rettigheter og plikter forbundet med bruk, utvikling, drift og vedlikehold av sameiets eiendom og fellesanlegg bestående i veigrunn, parkeringsareal, samt arealer for lek og uteopphold med tilhørende infrastruktur.
Side 4 av 13 3) Sameiegjenstand Disse vedtektene gjelder som sameieavtale for sameiet i eiendommen Gnr 97 bnr 4 i Lørenskog kommune. Den enkelte sameiers ideelle andel i sameiegjenstanden uttrykkes i en brøk, kalt sameiebrøken (1/83). 4) Sameiere Sameiere er grunneierne (hjemmelshavere) til enhver tid av eiendommene gnr 97 bnr 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99, 100 5) Rettslig rådighet Eiendommen er fellesareal og en sameiers ideelle andel kan ikke overdras eller beheftes uten sammen med det bruksnummer det gjelder. 6) Bruk og utnyttelse a) Hver av sameierne har rett til å bruke eiendommen til det formål den er ment for, eller i alminnelighet brukes til og annet som passer seg i forhold til tiden og forholdene. b) Eiendommen må ikke brukes på en måte eller i slikt omfang at det vil være urimelig eller unødvendig til skade eller ulempe for andre sameiere. c) Styret kan gi nærmere bestemmelser om styring, bruk eller utnyttelse av eiendommen, herunder trefelling og andre tiltak eller inngrep i sameiets eiendom d) Styrets avgjørelse kan bringes inn for sameiermøtet etter reglene for ordinært og ekstraordinært sameiermøte. Sameiermøtets avgjørelse av
Side 5 av 13 saker om styring, bruk og utnyttelse av eiendommen avgjøres ved flertall blant de fremmøtte sameierne. Vedtaket må ikke være i strid med sameieloven eller gå ut på urimelig kostnad eller gjøre eiendommen om til noe annet (enn felleseie). e) Særskilt om garasjer: i) De sameiere som har betalt for en (eller flere) garasjeplasser på eiendommen har særskilt bruksrett til denne mot å betale en forholdsmessig andel (pr plass) av drifts- og vedlikeholdsutgiftene som til enhver tid faller på garasjene i respektive garasjebygg. ii) Oversikt over bruksrett til respektive garasjeplasser holdes à jour av styret. Bruksretten til garasjeplass følger med ved overdragelse av det bruksnummer det gjelder. Bruksrett kan utover dette kun overdras til annen sameier. iii) Styrets administrasjon av garasjeholdet kan delegeres til garasjelag for respektive garasjebygg. 7) Felleskostnader - fordeling a) Kostnader med eiendommen som ikke knytter seg til den enkelte sameiers bruk, skal fordeles forholdsmessig mellom sameierne etter sameiebrøken. Dersom særlige grunner taler for det, kan kostnad fordeles etter nytten eller forbruk for den enkelte bruksenhet. b) Kostnader som gjelder drift, vedlikehold, reparasjoner og eventuelle påkostning på sameiets veier, fordeles på sameierne innefor respektive bosoner (Tistilveien, Torvmyrveien, Hvitmoseveien og Åsmyrveien). c) Kostnader som gjelder snøbryting og gatebelysning fordeles på sameiere hvis eiendommer ligger til sameiets eget veinett (ikke kommunal vei).
Side 6 av 13 d) Kostnader som gjelder garasjer, herunder strømforbruk og nødvendig vedlikehold, samt snømåking av tak, fordeles på sameiere pr bruksrett til garasjeplass i det garasjelag det gjelder. e) Kostnader som gjelder rør- og ledningsnett (ikke kommunale ledningsnett), fordeles på sameiere innenfor respektive bosoner tilknyttet samme nett, selv om skaden, eksempelvis, bare rammer en av flere sameiere. f) Den enkelte sameier skal til dekning av sin andel av felleskostnadene betale et akontobeløp basert på budsjett fastsatt av sameierne på sameiermøtet. Akontobeløpet kan også dekke avsetning av midler til fremtidig vedlikehold, påkostninger eller andre fellestiltak som gjelder eiendommen, dersom sameiermøtet har vedtatt slik avsetning (vedlikeholdsfond). Akontobeløpet innkreves av styret. g) Innestående andel av fellesmidler kan bare utbetales til sameierne etter beslutning av årsmøtet. 8) Sameiernes ansvar utad a) For felles ansvar og forpliktelser hefter den enkelte sameier i forhold til sin sameierbrøk. 9) Sameiermøtet a) Den øverste myndighet i sameiet utøves av sameiermøtet 10) Stemmerett flertallskrav m.v. a) Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøtet med forslags-, tale- og stemmerett. En sameier kan møte ved en annen sameier som fullmektig. Det skal fremlegges skriftlig fullmakt. Sameiere har rett til å ta med en rådgiver til sameiermøtet. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom sameiermøtet gir tillatelse (med vanlig flertall av de avgitte stemmer).
Side 7 av 13 b) Flertall regnes etter sameiebrøk. Ved opptelling anses blanke stemmer som ikke avgitt. c) Med de unntak som følger av vedtektene fattes alle beslutninger av sameiermøtet med vanlig flertall av de avgitte stemmer. Står stemmene likt, avgjøres saken ved loddtrekning. d) Det kreves minst to tredjedeler av de avgitte stemmene i sameiemøtet for vedtak om: i) Endring av eiendommen som går utover vanlig forvaltning og vedlikehold ii) Andre rettslige disposisjoner over eiendommen som går ut over vanlig forvaltning iii) Endring av vedtektene (hvis vedtektene selv ikke setter strengere krav). e) Vedtak om deling, salg eller utleie av hele eller vesentlige deler av eiendommen, samt vedtak som innebærer vesentlig endring av sameiets karakter, krever tilslutning fra samtlige sameiere. f) Blir sameiermøte som skal holdes etter vedtektene eller tidligere vedtak i sameiermøte ikke innkalt, skal Tingretten snarest og på sameiernes felles kostnad innkalle til sameiermøte når det kreves av sameier eller styremedlem. g) Innkalling skjer skriftlig, med mindre alle sameierne i det enkelte tilfelle gir avkall på skriftlig innkalling. h) Innkallingen skal bestemt angi de saker som skal behandles i sameiermøtet. Skal et forslag som etter vedtektene må vedtas med minst to tredjedeler flertall kunne behandles, må hovedinnholdet være gjengitt i innkallingen.
Side 8 av 13 i) Det skal under møtelederens ansvar føres protokoll over alle saker som behandles og alle vedtak som gjøres av sameiermøtet. Protokollen skal til enhver tid holdes tilgjengelig for sameierne. j) Med mindre årsmøtet skal behandle saker som etter styrets skjønn ikke kan utsettes, kan årsmøte ikke berammes til et tidspunkt som sammenfaller med skolerutens avvikling av ferie og høytidsdager. 11) Ordinært sameiermøte (Årsmøte) a) Ordinært sameiermøte avholdes innen 1. mai hvert år. Styrets leder skal sende forhåndsvarsel om tidspunktet for sameiermøtet senest seks uker før møtet skal holdes, med beskjed om at saker sameierne ønsker behandlet på sameiemøtet må meldes skriftlig til styret senest fire uker før møtedato. Så vidt mulig skal styret behandle innkomne forslag og avgi sin innstilling til forslagene før innkallingen til sameiermøtet med saksliste sendes ut. b) Ordinært sameiermøte innkalles skriftlig med minst to ukers varsel. Regnskap og revisjonsberetning skal sendes ut til alle sameiere sammen med innkallingen. Dokumentene skal dessuten være tilgjengelige i sameiermøtet. c) På ordinært sameiermøte skal behandles følgende saker: i) Godkjenning av innkallingen ii) Valg av møteleder iii) Valg av referent og to sameiere til å undertegnede protokollen sammen med møteleder. iv) Styrets årsberetning v) Regnskap med revisjonsberetning vi) Valg av Styrets leder (funksjonstid 2 år) Fire styremedlemmer (funksjonstid 2 år)
Side 9 av 13 To varamenn for styrets medlemmer (funksjonstid 2 år) Valgkomité på tre medlemmer (funksjonstid 2 år) Revisor (funksjonstid 2 år) vii) Budsjett for felleskostnader for kommende driftsår (1/1-31/12) viii) Fastsette eventuell godtgjørelse til styremedlemmer og revisor ix) Øvrige saker som er særskilt nevnt i innkallingen. d) Styremedlemmer, varamenn og revisor kan ta gjenvalg. e) For å sikre kontinuitet i styret, skal to av styrets medlemmer være på valg etter første års drift. Deretter er henholdsvis 3 og to styremedlemmer på valg hvert ordinære årsmøte. 12) Ekstraordinært sameiermøte a) Ekstraordinært sameiermøte skal holdes når revisor eller minst tre styremedlemmer finner det nødvendig, eller når sameiere som representerer minst 8/83 krever det og samtidig oppgir hvilke saker de ønsker behandlet. b) Styrets leder besørger utsendelse av innkalling til ekstraordnært sameiermøte med minst en ukes varsel. c) Det ekstraordinære sameiermøtet kan bare treffe beslutning om saker som er angitt i innkallingen til møtet. At sakene ikke er nevnt i innkallingen er likevel ikke til hinder for at det besluttes innkalt nytt sameiermøte til avgjørelse av forslag som er fremsatt i møtet. 13) Styret a) Sameiet skal ha et styre. Styret skal ha 5 medlemmer. Styrets leder velges særskilt av årsmøtet. For øvrig konstituerer styret seg selv med nestleder, kasserer, sekretær og ett ordinært styremedlem.
Side 10 av 13 b) Ved valgkomiteens innstilling av kandidater til valg som styremedlemmer skal tilstrebes representasjon i styret fra samtlige bosoner i sameiets område (Tistilveien, Torvmyrveien, Hvitmoseveien og Åsmyrveien). c) Styrets medlemmer tjenestegjør i to år. Styremedlemmer kan ta gjenvalg. For å sikre kontinuitet i styret skal kun to av styrets medlemmer velges etter første toårsperiode. d) Når særlige forhold foreligger, kan et styremedlem tre tilbake før tjenestetiden er ute. Styret skal ha rimelig forhåndsvarsel om tilbaketreden. Sameiermøtet kan med alminnelig flertall av de avgitte stemmer vedta å fjerne medlem av styret. 14) Styremøter a) Styreleder skal sørge for at styret holder møter så ofte det er påkrevd. Ett styremedlem kan kreve at styret sammenkalles. b) Styremøtet skal ledes av styrelederen. Er ikke styrelederen til stede, og det ikke er valgt noen nestleder, skal styret velge en møteleder. c) Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av alle styremedlemmer er til stede. Vedtak kan gjøres med mer enn halvparten av de avgitte stemmene. Står stemmene likt, gjør møtelederens stemme utslaget. d) Styret skal føre protokoll over sine forhandlinger. Protokollen skal underskrives av de tilstedeværende styremedlemmene. 15) Styrets oppgaver a) Styret skal sørge for drift og vedlikehold av eiendommen, dens anlegg og infrastruktur. Styret skal ellers sørge for forvaltningen av sameiets anliggender i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i sameiermøtet. Styret
Side 11 av 13 har herunder myndighet til å treffe alle avgjørelser som ikke i loven eller vedtektene er lagt til andre organer. 16) Styrets beslutningsmyndighet a) Avgjørelser som kan tas av et vanlig flertall i sameiermøtet, kan også tas av styret om ikke annet følger av lov eller vedtekter eller sameiermøtets vedtak i det enkelte tilfelle. 17) Fellesutgifter akontobetaling - avregning a) Basert på budsjett vedtatt av årsmøtet skal styret avkreve sameierne en akontoinnbetaling til dekning av felleskostnadene. b) Dersom driften ett år iht. regnskap godkjent av sameiermøtet viser underskudd, blir beløpet å utligne forholdsmessig på den enkelte sameier med forfall pr 4 uker etter avholdt sameiermøte. c) Dersom det oppstår ekstraordinære forhold som nødvendiggjør økning av akontobeløpet i løpet av driftsåret, har styret myndighet til å treffe beslutning om slik økning. Styret skal i så fall tilskrive sameierne med en redegjørelse for forholdet og innkreve beløpet med fire ukers betalingsfrist. d) Det er styrets ansvar å iverksette nødvendige tiltak for innkreving av sameiets økonomiske krav mot den enkelte sameier eller tredjepart. 18) Regnskap a) Styret skal sørge for ordentlig og tilstrekkelig regnskapsførsel. Regnskap for foregående kalenderår skal legges frem på ordinært sameiermøte. 19) Revisjon a) Årsregnskapet skal revideres.
Side 12 av 13 b) Revisor velges av sameiermøtet. Revisor tjenestegjør inntil annen revisor er valgt. Revisor har rett til å være tilstede i sameiermøte og til å uttale seg. 20) Forretningsfører a) Sameiermøtet kan med alminnelig flertall av de avgitte stemmer vedta at sameiet skal ha en forretningsfører. b) Om vedtektene ikke bestemmer annet, hører det til styret å ansette forretningsfører, gi instruks, fastsette lønn og føre tilsyn med at forretningsfører oppfyller sine plikter, samt å meddele vedkommende oppsigelse eller avskjed. c) Ansettelse av forretningsfører kan bare skje på oppsigelse med en frist som ikke må overstige fire måneder. Med to tredjedelers flertall kan sameiermøtet samtykke i at avtale om forretningsførsel gjøres uoppsigelig for et lengre tidsrom, men ikke for mer enn fem år. 21) Inhabilitet a) Ingen sameier kan selv, ved fullmektig eller som fullmektig delta i avstemning i sameiermøte om avtale med seg selv, med nærstående eller om sitt eget eller nærståendes ansvar. b) Et styremedlem eller forretningsfører må ikke delta i behandling eller avgjørelse av noe spørsmål som vedkommende selv eller nærstående har en fremtredende personlig eller økonomisk interesse i. 22) Hvem som kan forplikte sameiet utad a) Styret representerer sameierne utad og forplikter dem med sin underskrift i saker som gjelder sameiernes felles rettigheter og plikter, herunder
Side 13 av 13 gjennomføring av vedtak truffet av sameiermøtet eller styret. Med tilslutning fra sameiemøte kan det fastsettes i vedtektene at sameierne forpliktes ved underskrift av to eller flere styremedlemmer i fellesskskap. 23) Mindretallsvern a) Sameiermøtet, styret eller andre som representerer sameiet kan ikke treffe beslutning som er egnet til å gi visse sameiere eller andre en urimelig fordel på andre sameieres bekostning. 24) Sameieloven a) Ved motstrid mellom bestemmelser i vedtektene og fravikelige bestemmelser i sameieloven går vedtektsbestemmelsene foran. Forhold som ikke er regulert i vedtektene reguleres av sameielovens bestemmelser i den utstrekning loven har bestemmelser om slike forhold.