Sentral stab Samhandlingsavdelingen ASU Vår referanse Deres referanse Arkiv Dato 18/1206-3/MKN 012 08.03.2018 Oppgis ved henvendelse Administrativt samarbeidsutvalg 15. mars 2018 Kl.12.00 15.00 Sted: Statens Hus Agenda Vedtakssaker: Sak 4/18 Godkjenning agenda og referat fra siste møte Sak 5/18 Valg av nytt medlem og varamedlem i ASU Trondheimsområdet Sak 6/18 Rutiner for implementering av prosedyrer fra Fag råd kunnskap Sak 7/18 Forslag til Retningslinjer fra Fagråd digital samhandling Sak 8/18 Felles sjekkliste innhold emeldinger Orienteringssaker: Fastlegeopprør - Begynner Kl. 12.00 Kartlegging av arbeidsprosesser om hva som skal inn i en strukturert journal (Helseplattformen) Ved Line Kristoffersen Status utviklingsplanen, ved Tor Åm Diskusjon før møte 11.04 felles ASU møte med HNT og HMR ved Birgit Reisch Felles sekretariat? Koble sammen ASU/Fagråd? Harmonisering av avtaler? Felles avtaler fra 2020? Hva gir mest mulig nytte for partene? Hvilke saker skal utvalget drøfte? Organisasjonskart ASU / Fagråd, ved Tor Langvold Statusrapport og handlingsplan, Regionalt fagråd digital samhandling Midt Norge. Velkommen Med vennlig hilsen Merete Knudsen samhandlingsrådgiver Postadresse: St. Olavs hospital HF, Postboks 3250, Torgarden, 7006 Trondheim Epost: post@stolav.no Hjemmeside: www.stolav.no, Telefon sentralbord 06800, fra utland +47 815 55 850 Bankgiro: 1503.27.09122, Org.nr.: 883 974 832
Kjøreplan Administrativt samarbeidsutvalg 15.03.18. Kl Saknr ASU Saksbeh. Tid Saker Vedtakssaker 12.00 4/18 Godkjenning av agenda og referat fra siste møte Merete Knudsen 5 min 12.35 5/18 Valg av nytt medlem og varamedlem i ASU Trondheimsområdet Tor Langvold 5 min 12.40 6/18 Rutiner for implementering av prosedyrer fra Fagråd gjensidig kunnskapsutveksling, forskning, utdanning, praksis og læretid Tor Langvold 5 min 12.45 7/18 Forslag til retningslinjer fra Fagråd for digital samhandling Sør Trøndelag Gisle Meyer 5 min 12.50 8/18 Felles sjekkliste for innhold i E- meldinger i Midt Norge Gisle Meyer 5 min Orienteringssaker 12.05 Fastlege opprøret Helge Garåsen 30 min 12.55 Kartlegging av arbeidsprosesser om hva som skal inn i en strukturert journal (Helseplattformen) Line Kristoffersen 20 min 13:15 Status Utviklingsplanen Tor Åm 10 min 13.25 Organisasjonskart ASU/Fagråd Tor Langvold 5 min
13.30 Statusrapport og handlingsplan, regionalt fagråd digital samhandling Midt Norge. Aslaug Svenning 10 min 13.40 Diskusjon før møte 11.04 felles ASU møte med HNT og HMR Birgit Reisch Hva gir mest mulig nytte for partene? Hvilke saker skal utvalget drøfte? Harmonisering av avtaler? Felles sekretariat? Koble sammen ASU/Fagråd
Sak 5 /2018 Valg av nytt medlem og varamedlem i ASU for Trondheimsområdet Utvalg: Administrativt Samarbeidsutvalg (ASU) Arkivsak: Arkiv: Vedlegg: Kopi av epost fra Knut Dukane - (Da er det foretatt nyvalg og som medlem er valgt rådmann i Malvik kommune,- Carl - Jakob Midttun og som vara er valgt kommunalsjef Tone Østvang også Malvik kommune.) Forslag til vedtak: Som medlem i ASU fra Trondheimsområdet for perioden 2018-2020 velges Carl-Jakob Midttun med Tone Østvang som personlig vararepresentant. Sakens bakgrunn: I hht Samarbeidsavtalen, pkt. 6.2.4, velger ASU medlemmer i fagrådene og i ASU. Medlemmene i ASU velges for en periode på 2 år tilsvarende avtaleperioden med personlig vararepresentant. For å sikre kontinuitet bør ikke hele utvalget byttes ut samtidig. Ny, revidert Samarbeidsavtale trådte i kraft fra 01.01.2018 og skal gjelde i 2 år. Fra leder i Trondheimsområdet, rådmann Knut Dukane i Midtre Gauldal kommune, har vi mottatt forslag på valg av nytt medlem med personlig vararepresentant. Vurdering: Saken fremmes for ASU i tråd med Samarbeidsavtalen.
Sak 6/2018 Rutiner for implementering av godkjente prosedyrer Utvalg: Administrativt Samarbeidsutvalg (ASU) Saksbehandler: Tor Langvold Arkivsak: Arkiv: Vedlegg: Forslag fra fagråd forskning, utdanning, praksis, læretid og gjensidig kunnskapsutveksling dat. 28.02.2018. Forslag til vedtak: ASU godkjenner forslag til rutiner for implementering av godkjente prosedyrer dat. 28.02.2018. Sakens bakgrunn: Fagrådet skriver i sin oversendelse at det erfares ulik praksis for implementering og oppfølging av ferdig godkjente prosedyrer. Det vil være av avgjørende betydning at ferdige prosedyrer blir implementert både i kommunene og i St. Olavs sine klinikker. Fagrådet gir forslag til implementering hos partene i Samarbeidsavtalen, jfr. vedlegg. Til punktene for implementering i kommunene, pkt. 2, bemerkes at det er sekretariatet, pkt. 6.2.6, som formidler alle vedtak i ASU til partene i Samarbeidsavtalen gjennom de kanaler og personer som er ansvarlig for gjennomføringen. Vurdering: Au anbefaler at saken fremmes for ASU til behandling.
Til Administrativt samarbeidsutvalg - ASU Sak: Rutiner for implementering av godkjente prosedyrer Bakgrunn for saken: Som kjent er fagrådet sine oppgaver blant annet å styrke kunnskap- og kompetanseoverføring mellom nivåer og bistå ASU med å utrede og iverksette tiltak innen definerte områder. Noen av tiltakene vil resultere i prosedyrer som endelig produkt. Fagråd forskning, utdanning, praksis, læretid og gjensidig kunnskapsutveksling har i tidligere handlingsplaner utarbeidet rutiner for følgende områder: Rutiner for hospitering Rutiner for veiledningsplikten Det erfares ulik praksis for implementering og oppfølging av ferdig godkjente prosedyrer. Det vil være av avgjørende betydning at ferdige prosedyrer blir implementert både i kommunene og i St. Olav sine klinikker. Vi vil anta at dette også gjelder for andre fagråd og deres godkjente rutiner og beslutninger. Fagrådet ber derfor ASU om å ta stilling til på hvilken måte godkjente prosedyrer skal implementeres i kommunene og i klinikkene ved sykehuset, og hvordan dette skal følges opp. Forslag til vedtak: Rutiner for implementering i kommunene 1. Rutiner vedtatt av ASU forankres i det fagrådet som har utarbeidet rutinen. 2. Rutiner vedtatt av ASU formidles via KS - Trøndelag til kommunegruppene. Kommunegrupperepresentantene formidler vedtatte rutiner til ledelsen i kommunene med oppdrag om å sørge for informasjon og implementering i kvalitetssystemet. 3. KS - Trøndelag etterspør i kommunene hvordan rutinene følges og eventuelt avklare behov for evaluering og oppdatering. Dette skjer en gang pr år. 4. Revisjon av rutinen gjøres av fagrådet som har utarbeidet rutinen. Implementering i St Olavs hospital 1. Rutiner vedtatt av ASU forankres i det fagrådet som har utarbeidet rutinen. 2. Rutinen distribueres i sykehusets kvalitetssystem og ved behov kunngjøres den på sykehusets intranett av sykehusets representant i fagrådet evt.av en representant fra samhandlingsavdelingen. 3. Rutinen kunngjøres på sykehusets hjemmeside blant annet på samhandlingssiden. 4. Revisjon av rutinen gjøres av fagrådet som har utarbeidet rutinen
SAKSFREMLEGG Sak 7/2018 Forslag til Retningslinjer for Fagråd digital samhandling Utvalg: Administrativt Samarbeidsutvalg, ASU Saksbehandler: Gisle Meyer Arkivsak: Arkiv: Bakgrunn: Samarbeidsavtalens 5 regulerer retningslinjer for faglig samarbeid og særavtaler. Det er lagt opp til at vi skal ha 10 retningslinjer, som hver er knyttet opp mot sine respektive fagråd. Vedlagt foreligger nå forslag til retningslinjer fra Fagråd for digital samhandling. Innstilling: ASU vedtar foreliggende forslag til retningslinjer fra fagråd for digital samhandling, med følgende endringer: Pkt 3 «Partene er enige om å opprette Fagråd digital samhandling Sør-Trøndelag for oppfølging av retningslinjen, samt følge opp anbefalinger gitt av Regionalt fagråd for digital samhandling Midt- Norge og KomUT Midt-Norge.» Setningen endres slik: «Retningslinjer vedtatt av ASU forankres i det fagrådet som har utarbeidet retningslinjen. Partene er enige om å følge opp anbefalinger gitt av Regionalt fagråd for digital samhandling Midt-Norge» Vurdering: Denne retningslinjen vil supplere de retningslinjer som fremgår av Samarbeidsavtalen. Forhandlingsutvalget gjorde høsten 2017 en gjennomgang av avtaletekst og retningslinjer, som grunnlag for avtalen for perioden 2018-2019. Det ble blant flere ting pekt på behov for språkvask og tilpasning til beskrivelsene i gjeldende forskrift. Den nye samarbeidsavtalen vil ha en noe annen rekkefølge på de respektive retningslinjene, dette for å legge oss mest mulig opp til fremstillingen i forskriften. Retningslinje for fagråd for digital samhandling blir derfor retningslinje 8. Det anbefales følgende endringer i teksten: Under kap 3 OPPFØLGING AV RETNINGSLINJEN FAGRÅD, står det i fagrådets forslag: «Partene er enige om å opprette Fagråd digital samhandling Sør-Trøndelag for oppfølging av retningslinjen, samt følge opp anbefalinger gitt av Regionalt fagråd for digital samhandling Midt- Norge og KomUT Midt-Norge.»
Setningen anbefales strøket og erstattet med «Retningslinjer vedtatt av ASU forankres i det fagrådet som har utarbeidet retningslinjen. Partene er enige om å følge opp anbefalinger gitt av Regionalt fagråd for digital samhandling Midt-Norge» Dette for å presisere at det er ASU som forum som har myndighet til å opprette og nedlegge fagråd, ref Samarbeidsavtalens kap.6.3 Vedlegg: Retningslinje 8. Samarbeid om IKT-løsninger for digital samhandling om pasienter Hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester av 14.6.2011 3-5 tredje ledd, 6-2 siste ledd og lov 2.7.1999 nr 61 om spesialisthelsetjeneste med mer 2-1 e. 1 FORMÅL OG VIRKEOMRÅDE Dette er en underliggende retningslinje til Samarbeidsavtalen som gjelder for St. Olavs hospital og kommunene i sørlige Trøndelag, samt samarbeidende kommuner. 1.1 Formål Samarbeid om informasjons-, kommunikasjons- og teknologiløsninger (IKT-løsninger) lokalt er av stor betydning for å få til god samhandling. Enkel, rask og pålitelig tilgang til pasientinformasjon skal sikres ved å ta i bruk nasjonale standardiserte elektroniske meldinger mellom partene. Informasjonsutveksling skal foregå elektronisk over Norsk Helsenett. All samhandling skal være i samsvar med nasjonale krav i relevante lover, forskrifter, normer og retningslinjer. 1.2 Virkeområde Denne retningslinjen gjelder: a) Elektronisk informasjonsutveksling mellom HF og kommunene basert på nasjonale og regionale standarder. b) Opplæring, kompetanseutvikling og organisatorisk tilrettelegging for å sikre forsvarlig elektronisk samhandling. c) Bruk av felles elektroniske kommunikasjonsløsninger i samhandling om pasienten, og til veiledning og konsultasjoner. 2 PLIKTER, OPPGAVER OG ANSVAR St. Olavs hospital og kommunen skal i felleskap sørge for at det organisatorisk og ressursmessig legges til rette for elektronisk samhandling mellom partene. Dette innebærer at partene sørger for å ha oppdatert programvare og system for meldinger slik at korrekt elektronisk kommunikasjon sikres. Partene bidrar til og samhandler om forberedelsene til Helseplattformen (ny EPJ/PAS for Midt- Norge).
2.1 Felles ansvar for kommunen og St. Olavs hospital Det er avtalt regionale rutiner for drift, overvåkning og håndtering av avvik og feil. Partene skal etablere meldingsansvarlig, opprette kontaktpunkt for varsling og kommunikasjon ved avvik og feil, samt for planlagte og ikke planlagte driftsavbrudd. 2.2 St. Olavs hospital Helseforetaket skal bruke og vedlikeholde alle meldinger som er tilrettelagt for elektronisk samhandling med kommunen, herunder: PLO-meldinger Forespørsel og svar på forespørsel (dialogmelding) Henvisninger, epikrisemeldinger, laboratoriesvar og røntgensvar Eventuelt nye meldingstyper som introduseres i avtaleperioden 2.3 Kommunen Kommunen skal bruke og vedlikeholde alle meldinger som er tilrettelagt for elektronisk samhandling med helseforetaket, herunder: PLO-meldinger Forespørsel og svar på forespørsel (dialogmelding) Henvisninger, epikrisemeldinger, laboratoriesvar og røntgensvar Eventuelt nye meldingstyper som introduseres i avtaleperioden 3 OPPFØLGING AV RETNINGSLINJEN - FAGRÅD Administrativt samarbeidsutvalg (ASU) kan opprette fagråd for oppfølging av vedtatte retningslinjer. Partene er enige om å opprette Fagråd digital samhandling Sør-Trøndelag for oppfølging av retningslinjen, samt følge opp anbefalinger gitt av Regionalt fagråd for digital samhandling Midt- Norge og KomUT Midt-Norge. 4 ØKONOMI OG RESSURSER Partene skal avtale ressursbruk innenfor retningslinjens virkeområde. 5 AVVIK ELLER UENIGHET Det vises til samarbeidsavtalen og retningslinjer om avvikshåndtering og kvalitetsforbedring. 6 IVERKSETTING, REVISJON OG OPPSIGELSE Retningslinjen trer i kraft ved signering av samarbeidsavtalen, og gjelder til en av partene sier opp avtalen, da med ett års oppsigelsesfrist, jf helse- og omsorgstjenestelovens 6-5 andre ledd. Hver av partene kan kreve retningslinjen revidert, dersom vesentlige forutsetninger endres. Det vises for øvrig til samarbeidsavtalen.
SAKSFREMLEGG Sak 8/2018 Felles sjekkliste for innhold i e-meldinger i Midt-Norge Utvalg: Administrativt Samarbeidsutvalg, ASU Saksbehandler: Gisle Meyer Arkivsak: Arkiv: Forslag til vedtak: Administrativt samarbeidsutvalg Sør-Trøndelag vedtar at det benyttes felles regionale sjekklister til informasjonsutvekslingen mellom sykehus og kommuner i Midt-Norge. Fagråd digital samhandling Sør-Trøndelag får mandat til å implementere sjekklistene i kommuner- og helseforetak. Bakgrunn: Med bakgrunn i erfaringer ved bruk av e-meldinger er det registrert et behov for forbedringer av innhold i Helseopplysninger og Utskrivningsrapport fra sykehusenes EPJ og i Innleggelsesrapporten fra kommunene. St. Olavs Hospital og kommunene i Sør-Trøndelag har hatt felles sjekklister for innhold i meldinger siden 2015. Fagråd digital samhandling Sør- Trøndelag har i 2017 hatt ett fokus på behovet for å revidere disse slik at de ivaretar behovet for innhold i psykisk helsevern og psykisk helsetjeneste. Aktuelt: Regionalt fagråd digital samhandling Midt-Norge etablerte 22.09.17 et regionalt arbeid for å videreutvikle og etablere felles sjekklister ved inn- og utskriving av pasienter som mottar kommunale helsetjenester. Dette gjelder meldingene: Innleggelsesrapport fra kommuner og Helseopplysning/ Utskrivningsrapport fra helseforetak. De lokale fagråd for digital samhandling i Midt Norge har oppnevnt representanter til arbeidsgruppen. Representanter fra Sør-Trøndelag: Line Kristoffersen: Rådmannens fagstab, Trondheim kommune Karina Danielsen: Sosionom, Divisjon psykisk helsevern St. Olavs Marit Øverås: Samhandlingsrådgiver St. Olavs Jane Wik: EPJ konsulent St. Olavs Regionalt fagråd har besluttet at det må gjøres et arbeid for å tilpasse sjekklistene til de kommunale fagsystemene- det er opprettet arbeidsgrupper som utarbeider dette for ny behandling i Regionalt fagråd digital samhandling 19.04.18. (se også vedlagte orienteringssak «statusrapport 2017 og Handlingsplan 2018 fra regionalt Fagråd for digital samhandling Midt-Norge) Sjekklistene er godkjent i: Administrativt samhandlingsutvalg Nord-Trøndelag 13.02.18 Overordna Samhandlingsutvalg Møre og Romsdal 20.02.18 Regionalt fagråd digital samhandling Midt-Norge 26.02.18
Vurdering: Sjekklistene skal sikre utveksling av nødvendig og relevant informasjon om pasienten mellom sykehus og kommuner både for somatikk, psykisk helsevern og rus. Like sjekklister i regionen vil også sikre likt innhold i informasjonsutvekslingen mellom sykehus og kommuner som standardisering før Helseplattformen.
Organisasjonskart ASU/Fagråd Administrativt samarbeidsutvalg 1. Fagråd for samarbeid om tilbud til pasienter med behov for koordinerte tjenester, herunder habilitering, rehabilitering og LMS 2. Fagråd for samhandling vedr innleggelse, utskrivning og overføring av pasienter. Lege-legeutvalg 3. Fagråd for gjensidig kunnskapsutveksling, forskning utdanning, praksis og læretid 4. Fagråd for helsefremmende og forebyggende helsesarbeid 5. Fagråd for Helseberedskap og akuttmedisinsk kjedeagråd for 6. Fagråd for psykisk helsevern, rus- og avhengighetsmedisin 7. Fagråd for kvalitet og pasientsikkerhet mellom sykehus og kommune for kvalitet og pasientsikkerhet mellom sykehus og kommunefor 8. Fagråd for digital samhandling Sør Trøndelag 9. Fagråd for barn og unge 10.Fagråd for tjenester innen svangerskapsomsorg, fødselshjelp og barselsomsorg