Møteinnkalling Kontrollutvalget Rygge Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: 07.02.2019 kl. 19.00 Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød, telefon 900 867 40, e-post rona@fredrikstad.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rygge, 28.01 2019 Johnny Trandem Leder 1
Kontrollutvalget Rygges møte 07.02.2019 Sakliste PS 19/1 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 19/2 Godkjenning av protokoll fra møtet 22.11 2018 4 PS 19/3 Innstilling på valg av sekretariatsordning 9 PS 19/4 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 2018 14 PS 19/5 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer 18 PS 19/6 Informasjonssak om drift i Østfold kommunerevisjon IKS 25 PS 19/7 Henvendelse angående tekniske tjenester 26 PS 19/8 Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 48 PS 19/9 Innstilling på revisjonsordning Nye Moss kommune 55 PS 19/10 Eventuelt 58 2
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/54 Dokumentnr.: 69 Løpenr.: 247180/2018 Klassering: 136-191 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge 07.02.2019 19/1 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges frem uten forslag til innstilling) Fredrikstad, 10.12.2018 Vedlegg Ingen 3
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/54 Dokumentnr.: 68 Løpenr.: 247143/2018 Klassering: 136-191 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge 07.02.2019 19/2 Godkjenning av protokoll fra møtet 22.11 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 22.11 2018, godkjennes Fredrikstad, 10.12.2018 Vedlegg Protokoll fra møtet 22.11 2018. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet 22.11 2018, kan godkjennes 4
Møteprotokoll Kontrollutvalget Rygge Møtedato: 22.11.2018, Tidspunkt: fra kl. 18.00 til kl. 18:40 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapet Fra til saksnr.: 18/27 18/34 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Johnny Trandem, leder x Aud Kristin Løken, nestleder x Per Christian Saastad Meldt forfall Meldt forfall Trine Christiansen Meldt forfall Willy Karlsen Ole Gjølberg Meldt forfall Eli Farstad Black Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 4 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Jolanta Betker Kommunens administrasjon: Rådmann. Johnny Trandem, leder. Aud Kristin Løken, nestleder 5
Kontrollutvalget Rygges møte 22.11.2018 Sakliste PS 18/27 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/28 Godkjenning av protokoll fra møte 27.09 2018 PS 18/29 PS 18/30 PS 18/31 Informasjonssak angående tema vold i grunnskolen Prosjektplan "Personvern og informasjonssikkerhet" Valg av settesekretariat PS 18/32 Møteplan for 1. halvår 2019 PS 18/33 PS 18/34 Referater og meldinger Eventuelt PS 18/27 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten forslag til innstilling Kontrollutvalget Rygges behandling 22.11.2018: Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten Kontrollutvalget Rygges vedtak 22.11.2018: Innkalling og sakslisten godkjennes. PS 18/28 Godkjenning av protokoll fra møte 27.09 2018 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møte 27.09 2018, godkjennes Kontrollutvalget Rygges behandling 22.11.2018: Som innstillingen. Kontrollutvalget Rygges vedtak 22.11.2018: 1. Protokoll fra møte 27.09 2018, godkjennes PS 18/29 Informasjonssak angående tema vold i grunnskolen Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. 6
Kontrollutvalget Rygges behandling 22.11.2018: Rådmannen ga en informasjon om temaet vold og trusler mot lærere i grunnskolen, og hvorvidt dette temaet er aktuelt for Rygge kommunes del. Rådmannen viste blant annet til jevnlige ROS (risiko og sårbarhet) analyser på alle kommunens skoler. To av skolene i Rygge har ekstra ROS-analyser pga sårbarhet på temaet. HMS avvik (avviksmeldinger) behandles av arbeidsmiljøutvalget, det føres statistikk over avviksmeldinger. Rådmannen orienterte om at arbeidstilsynet har i det siste vært på tilsyn i skolene og har i rapport påpekt ett avvik. Kommunen har gitt tilsvar på dette. Arbeidstilsynets lukking av avviket vedlegges protokollen. Kontrollutvalget stilte enkelte spørsmål som ble besvart. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Rygges vedtak 22.11.2018: 1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. PS 18/30 Prosjektplan "Personvern og informasjonssikkerhet" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Personvern og informasjonssikkerhet» godkjennes. Kontrollutvalget Rygges behandling 22.11.2018: Revisor gjennomgikk prosjektplan for «Personvern og informasjonssikkerhet». Da prosjektet ble vedtatt var det under forutsetning av at lignende prosjekt også skulle gjennomføres i Moss kommune. Dette for at de to kommunene som skal slå seg sammen skulle få stordriftsfordeler av et slikt prosjekt. Imidlertid ble det endringer i plan for forvaltningsrevisjon da bystyret i Moss behandlet denne saken. Kontrollutvalget i Rygge ser det som uheldig at begge kommunene ikke har prosjektet samtidig, men velger å gjennomføre prosjektet. Revisjonen informerte om at det er utarbeidet nye rutiner som gjelder både Moss og Rygge kommune. Kontrollutvalget ser det som viktig at revisjonen hensynetar eksisterende rutiner og er oppmerksomme på hvilke rutiner den nye kommunen har utarbeidet angående personvern og informasjonssikkerhet. Vedtaket ble innstillingen med de føringer som er gitt under behandling. Kontrollutvalget Rygges vedtak 22.11.2018: Prosjektplan «Personvern og informasjonssikkerhet» godkjennes, med de føringer som ble gitt under behandlingen av saken. PS 18/31 Valg av settesekretariat Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget skal benytte seg av Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat ved sak om innstilling for sekretariatsordning til fellesnemda Nye Moss kommune. Kontrollutvalget Rygges behandling 22.11.2018: Vedtaket som innstillingen. 7
Kontrollutvalget Rygges vedtak 22.11.2018: 1. Kontrollutvalget skal benytte seg av Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat ved sak om innstilling for sekretariatsordning til fellesnemda Nye Moss kommune. PS 18/32 Møteplan for 1. halvår 2019 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for din virksomhet i 1. halvår 2019: 7. februar 9. mai (regnskapsmøte) 6. juni Møtestart er kl. 18.00 Kontrollutvalget Rygges behandling 22.11.2018: Som innstillingen. Kontrollutvalget Rygges vedtak 22.11.2018: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for din virksomhet i 1. halvår 2019: 7. februar (Det skal også avholdes en fellesmøte mellom kontrollutvalgene i Rygge og Moss i etterkant av dette møtet.) 9. mai (regnskapsmøte) 6. juni Møtestart er kl. 18.00 PS 18/33 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Rygges behandling 22.11.2018: Eli Farstad Black påmeldes NKRF sin konferanse i januar 2019. Forøvrig tok utvalget saken til orientering. Kontrollutvalget Rygges vedtak 22.11.2018: 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 18/34 Eventuelt Kontrollutvalget Rygges behandling 22.11.2018: Ingen saker. 8
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/89 Dokumentnr.: 9 Løpenr.: 13499/2019 Klassering: 136-192 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge 07.02.2019 19/3 Innstilling på valg av sekretariatsordning Østfold kontrollutvalgssekretariat er part i saken og er derfor etter forvaltningslovens 6, 1.ledd bokstav a ikke habil til å gjennomføre saksutredning i saken. Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat har derfor utarbeidet felles saksfremlegg og innstilling på oppdrag fra kontrollutvalgene i Moss kommune og Rygge kommune, i henhold til sak 18/31. Saksfremlegget med innstilling ligger som vedlegg til saken. Vedlegg Saksbehandling for valg av sekretariatsordning Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Sak 18/31, den 22. november 2018. 9
Saksnr.: 2019/10 Løpenr. 16/2019 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Valg av sekretariatsordning Saksopplysninger Østfold kontrollutvalgssekretariat er part i saken og er derfor etter forvaltningsloven 6, 1. ledd, bokstav a) ikke habile til å gjennomføre saksutredning i saken. Kontrollutvalgssekretariat Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat (fylkeskommunene) har derfor utarbeidet felles saksfremlegg og innstilling på oppdrag fra kontrollutvalgene i Moss kommune, (sak 18/57) og Rygge kommune, (sak 18/31). Kommunestyrene i Moss kommune og Rygge kommune har fattet vedtak om at kommunene skal slås sammen 01.01 2020. I den forbindelse må det velges sekretariatsordning for kontrollutvalget i den nye kommunen. Kommunestyrene i de to kommunene har delegert til fellesnemnda å ta stilling til sekretariatsordning, jamfør punkt 1 i fellesnemdas vedtekter, hvor det står følgende: «Fellesnemnda har myndighet som definert i Inndelingslova 26.» Fellesnemnda fatter vedtak på bakgrunn av innstilling fra de to kontrollutvalgene. Ved kommunesammenslåing skal kontrollutvalget avgi innstilling til fellesnemnda om valg av sekretariatsordning for kontrollutvalget i den nye kommunen jfr. inndelingslova 26 femte ledd: «Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Detteomfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisorskjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon ellervidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala.» 10
2 Norges kommunerevisorforbund anbefaler at det benyttes et settesekretariat til å forberede slik sak for kontrollutvalget. Om sekretariat for kontrollutvalget Kommunestyret skal ifølge forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 20, sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens administrasjon og underlagt kontrollutvalgets instruksjonsmyndighet. Det finnes i praksis tre ulike måter å tilfredsstille kravet til et uavhengig sekretariat: 1. Egen ansatt kontrollutvalgssekretær underlagt kontrollutvalgets myndighet. 2. Interkommunalt samarbeid om sekretariat for kontrollutvalget. 3. Konkurranseutsetting av tjenesten. Av disse tre er interkommunalt samarbeid den desidert mest vanlige løsningen blant norske kommuner og fylkeskommuner. Dagens ordning for Rygge og Moss Både Rygge kommune og Moss kommune er deltakere i Østfold kontrollutvalgssekretariat. Østfold kontrollutvalgssekretariat er organisert som et interkommunalt vertskommunesamarbeid, etter kommunelovens 27, (selvstendig rettssubjekt). Selskapet har 7 eiere hvor både Rygge og Moss er eier. Samarbeidet leverer sekretariatstjenester til kontrollutvalgene i begge kommunene. Av kommunelovens 27 fremgår det av punkt 2 følgende: «Vedtektene for det interkommunale styre skal inneholde bestemmelser om: a. styrets sammensetning og hvordan det utpekes, b. området for styrets virksomhet, c. hvorvidt deltakerkommunene skal gjøre innskudd til virksomheten, d. hvorvidt styret har myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser, e. uttreden fra eller oppløsning av samarbeidet.» 11
3 I vedtektene for Østfold kontrollutvalgssekretariat står det beskrevet i 20 «Utreden og oppløsning: Den enkelte deltaker kan ensidig si opp sin deltakelse. Oppsigelse må varsles skriftlig av deltakeren minimum ett år før utredelse, se forøvrig kommunelovens 27 nr. 3.» Vedtektene skal behandles i samtlige eierkommuner, dersom Nye Moss kommune skal erstatte Rygge kommunes eierskap bør vedtektene for Østfold kontrollutvalgssekretariat behandles på nytt. Imidlertid utgår 27, (selvstendig rettsubjekt) som en mulig interkommunal samarbeidsløsning, ved innføring av ny kommunelov. Østfold kontrollutvalgssekretariat må derfor endre sin struktur opp mot gjeldende lovverk. Dette skal gjøres i løpet av en fireårsperiode etter at loven trer i kraft. Den nye selskapsformen skal behandles av alle kommunestyrene/ bystyrene som inngår som eiere. Det er også en pågående mulighetsvurdering av fusjon mellom Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat og Østfold kontrollutvalgssekretariat. Hvis eierne går for en fusjon så vil dette trolig skje i løpet av 2019. Vurdering Østfold kontrollutvalgssekretariat har etter settesekretariatets vurdering lang erfaring og god kompetanse til å gjennomføre sekretariatsoppdraget. Samarbeidet betjener per dags dato begge de to kommunene som skal slås sammen. Settesekretariatet er ikke kjent med at det er uttrykt ønske om å vurdere andrealternativer. Dersom fellesnemnda eller kontrollutvalget skulle ønske å vurdere andre alternativer bør saken sendes tilbake for ny behandling. Rygge kommune bør melde uttreden fra samarbeidet. Nye vedtekter og eventuell ny selskapsform som følge av ny lovgivning skal behandles av samtlige eierkommuner i løpet av en fireårsperiode etter at ny kommunelov trer i kraft. Eventuelt skal fusjonering behandles i alle eierkommuner i løpet av 2019. Settesekretariatet anbefaler kontrollutvalget å avgi innstilling til fellesnemnda om å videreføre deltakelse i Østfold kontrollutvalgssekretariat for nye Moss kommune. Sekretariatslederens forslag til innstilling Kontrollutvalget legger saken frem for fellesnemda med følgende innstilling: 1. Fellesnemnda vedtar å videreføre deltakelse i Østfold kontrollutvalgssekretariat som sekretariat for kontrollutvalget i Nye Moss kommune. 2. Fellesnemnda anmoder kommunestyret i Rygge kommune om å si opp gjeldende avtale med virkning fra 1.1.2020. 12
4 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kontrollutvalget Moss, sak 18/57, den 26.11 2018. Kontrollutvalget Rygge, sak 18/31, den 22.11 2018. Sarpsborg, 21.01.2019 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder 13
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/52 Dokumentnr.: 20 Løpenr.: 250574/2018 Klassering: 136-188 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge 07.02.2019 19/4 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon 2018, tar til orientering Fredrikstad, 24.01 2019 Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2018 Rygge kommune, datert 24.01 2019 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon - 11. Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekt som er gjennomført i 2018. Leveransene er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden 2018 2019. I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbruket. Rygge kommune har budsjettert med 400 timer til forvaltningsrevisjon i 2018. Revisjonen har levert 355 timer per 31. desember 2018, 89 % av budsjett. Produksjons timer per 31.12. samordnes med regnskapsrevisjonens påløpte timer og vurderes også opp mot andre interne forhold, før tilleggs fakturering eller kreditering gjennomføres. 14
Vi viser til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018 tas til orientering. 15
Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar 2018 31. desember 2018 Rygge kommune Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt. Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar 31. desember 2018: Rapp 2017 Rapp. 1. halvår Prod. 2. halvår Prosjekt totalt Totalt 2018 Estimert maks Eventuelt merforbruk Administrasjon 15 15 30 30 0 Ansettelsesprosesser Personvern og informasjonssikkerhet Sum 0 0 182 0 197 101 42 158 283 42* 325 283 42 355 275 550 8 8 Merknader: Kolonnen «Rapp. 2017» viser hva som er rapportert i 2017 på prosjekter som eventuelt er påbegynt det året, og videreført i 2018. Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Estimert maks» angir maksimalt timeantall som ble estimert i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Eventuelt merforbruk» viser over- eller underforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Merk at det for noen prosjekter ikke er vedtatt noe ressursanslag for oppdraget. Her vil det altså ikke være snakk om mer/mindreforbruk. *ikke ferdigstilt Rygge kommune har budsjettert med 400 timer til forvaltningsrevisjon i 2018. Revisjonen har levert 355 timer per 31. desember 2018, 89 % av budsjett. Administrasjon Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg og andre fora, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år. østfold kommunerevisjon iks 1 16
Rygge - ansettelsesprosesser Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 15. februar 2018 (sak 18/3). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Kontrollutvalget påpekte at de ønsket en gjennomgang av Ekholt helse- og omsorgssenter i forbindelse med problemstilling 2. Kontrollutvalget trakk også frem at det var viktig å kontrollere hvorvidt kommunen har fulgt opp lovendringen av 1. januar 2017 hvor det blant annet fremkommer at de som arbeider innenfor eldreomsorgen skal levere politiattest. Dette har revisjonen etterkommet. Som det fremgår av prosjektplanen var det for denne problemstillingen i utgangspunktet planlagt å avgrense undersøkelsen til én enhet på grunn av prosjektets begrensede timeramme. I møte med administrasjonen etter kontrollutvalgets behandling fikk revisjonen derimot innspill om at det kunne være aktuelt å inkludere Hjemmebaserte tjenester i tilknytning til denne problemstillingen. På bakgrunn av dette valgte revisjonen å gjennomføre undersøkelse av dokumentert praksis ved begge enhetene. Sett i lys av prosjektets timeramme førte denne endringen til at den planlagte spørreundersøkelsen utgikk som metode. Rapporten ble lagt frem for kontrollutvalget 27. september 2018 (sak 18/22). Prosjektet er avsluttet med et merforbruk på 8 timer. Merforbruket skyldes at prosjektet ble noe mer omfattende enn først antatt, jf. beskrivelsen ovenfor, samt at revisjonen på grunn av ulike tilbakemeldinger om hvorvidt dokumentasjon var arkivert fysisk eller elektronisk ved Hjemmebaserte tjenester så seg nødt til å gå gjennom de utvalgte mappene både elektronisk og fysisk. Rygge personvern og informasjonssikkerhet Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 23. november 2018 (sak 18/30). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Da plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt var det satt som forutsetning for gjennomføring av dette prosjektet at lignende prosjekt også skulle gjennomføres i Moss kommune. Dette for at de to kommunene som skal slå seg sammen skulle få stordriftsfordeler av et slikt prosjekt. Imidlertid ble det endringer i plan for forvaltningsrevisjon da bystyret i Moss behandlet denne saken. Kontrollutvalget i Rygge så det som uheldig at kommunene ikke har prosjektet samtidig, men valgte likevel å vedta prosjektet. Det er utarbeidet nye rutiner som gjelder både Moss og Rygge kommune. Kontrollutvalget ser det som viktig at revisjonen hensyntar eksisterende rutiner og er oppmerksomme på hvilke rutiner den nye kommunen har utarbeidet angående personvern og informasjonssikkerhet. Revisjonen startet planleggingen av prosjektet i 2018, og det har pr. 31. desember 2018 medgått 42 timer til prosjektet. Revisjonen har foreløpig utsatt oppstart av prosjektet til vår/sommer 2019. Prosjektet er forventet ferdigstilt tidligst vinter 2019. Rolvsøy, 24. januar 2019 Lene Brudal (sign.) Konstituert seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 2 17
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/55 Dokumentnr.: 17 Løpenr.: 249794/2018 Klassering: 136-192 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge 07.02.2019 19/5 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til orientering. Fredrikstad, 24.01 2019 Vedlegg Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer Lene Brudal og Jolanta Betker, datert 24.01 2019 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet. I brev til kontrollutvalget i Rygge kommune har oppdragsansvarlige revisorer (Lene Brudal og Jolanta Betker) avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet kan ikke se at det er forhold som tilsier at revisors uavhengighet ikke er ivaretatt. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget om at uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer tas til orientering. 18
Til kontrollutvalget i Rygge kommune Vurdering av uavhengighet for konstituert seksjonsleder forvaltningsrevisjon Lene Brudal, Rygge kommune. Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Uttalelsen gjelder Rygge kommune, og oppdrag knyttet til Rygge kommune gjennom ramme- og revisjonsavtale. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Østfold kommunerevisjon IKS Råkollveien 103, Postboks 24, 1662 Rolvsøy E-post: limk@fredrikstad.kommune.no Internett: www.okrev.no Telefon 69306950 telefaks 69306968 Bankkontonr. 1090.21.18964 Org.nr. 987 952 423 19
Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i Østfold kommunerevisjon som kan komme i strid med rollen som oppdragsansvarlig revisor. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Rygge kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Rygge kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Rygge 20
Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Rygge kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Rygge kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Rolvsøy, 24.01.2019 Lene Brudal (sign.) Østfold kommunerevisjon IKS 21
Til kontrollutvalget i Rygge kommune Vurdering av uavhengighet for seksjonsleder regnskapsrevisjon Jolanta Betker, Rygge kommune. Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Uttalelsen gjelder Rygge kommune, og oppdrag knyttet til Rygge kommune gjennom ramme- og revisjonsavtale. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Østfold kommunerevisjon IKS Råkollveien 103, Postboks 24, 1662 Rolvsøy E-post: limk@fredrikstad.kommune.no Internett: www.okrev.no Telefon 69306950 telefaks 69306968 Bankkontonr. 1090.21.18964 Org.nr. 987 952 423 22
Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i Østfold kommunerevisjon. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Rygge kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Rygge kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Rygge kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. 23
Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Rygge kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Rygge kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Rolvsøy, 24.01.2019 Jolanta Betker(sign.) Østfold kommunerevisjon IKS 24
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/89 Dokumentnr.: 12 Løpenr.: 18806/2019 Klassering: 136-192 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge 07.02.2019 19/6 Informasjonssak om drift i Østfold kommunerevisjon IKS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Fredrikstad, 21.01.2019 Vedlegg Eget vedlegg, unntatt offentlighet, jamfør off.loven 13, 1.ledd og forv.loven 13. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen. Saksopplysninger Kontrollutvalgssekretariatet har mottatt et brev fra styreleder i Østfold kommunerevisjon IKS, den 21. januar 2019. Dette brevet ligger som eget vedlegg til saken, og er unntatt offentlighet off.loven 13, 1.ledd og forv.loven 13. Østfold kommunerevisjon IKS vil i møtet gi en informasjon angående status av drift, utfordringer og muligheter. Vurdering Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan ta informasjonen til orientering. 25
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/89 Dokumentnr.: 10 Løpenr.: 15249/2019 Klassering: 136-192 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge 07.02.2019 19/7 Henvendelse angående tekniske tjenester Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Fredrikstad, 22.01.2019 Vedlegg Henvendelse fra kontrollutvalgsleder i e-post datert 17. januar 2019. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalgsleder ønsker å fremme en sak angående tekniske tjenester i Rygge kommune. Dette gjelder i hovedsak treghet i saksgangen. Med bakgrunn i egen erfaring og flere henvendelser om tilsvarende saker om sendrektighet i saksgangen i teknisk, har kontrollutvalgsleder sendt e-post til kontrollutvalget, ordfører, rådmann samt medlemmer i plan- og miljøutvalget. Denne e-post, med vedlegg, ligger i sin helhet i vedlegg 1 i saken. Det fremgår av e-posten at kontrollutvalgsleder ønsker å be kontrollutvalget om å få en redegjørelse fra rådmannen om arbeidssituasjonen og rutinene hos saksbehandlerne vedrørende tekniske tjenester. Denne redegjørelsen ønsker kontrollutvalgsleder skal bli fremlagt i møte til kontrollutvalget som avholdes 9. mai 2019. Vurdering Generelt er ikke kontrollutvalget et klageorgan, og skal ikke behandle klager på vedtak som har vært til administrativ eller politisk behandling. Klager eller krav om å få omgjort vedtak må behandles i kommunens klageinstanser i tråd med forvaltningsloven. For klager på enkeltvedtak er det klagenemder, kommunestyret, formannskapet eller fylkesmannen som er klageinnstans, og klagen skal fremsettes for det organet som fattet vedtaket. 26
Sekretariatet vurderer at selv om henvendelsen fra kontrollutvalgsleder har bakgrunn i en enkeltsak, så er det ikke en klage på selve saken. Kontrollutvalgsleder har også fått flere andre henvendelser angående samme tema. Kontrollutvalget kan, på generelt grunnlag og med fokus på systemkontroll, undersøke henvendelser som kan tyde på svikt i den kommunale saksbehandlingen, eller at kommunen ikke følger de lover og retningslinjer den er underlagt. Dessuten ligger det til kontrollutvalget å vurdere om blant annet innspill fra innbyggerne kan eller bør inngå i en større systemkontroll. Kontrollutvalget må avgjøre om saken skal undersøkes nærmere basert på den dokumentasjonen som foreligger. Sekretariatet legger frem saken uten forslag til innstilling. Men hvis kontrollutvalget ønsker å ta saken videre, så kan de be om en redegjørelse fra rådmannen om arbeidssituasjonen og rutinene hos saksbehandlerne vedrørende tekniske tjenester til sitt neste møte. 27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/55 Dokumentnr.: 16 Løpenr.: 247119/2018 Klassering: 136-192 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge 07.02.2019 19/8 Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 tas til orientering Fredrikstad, 10.12.2018 Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget sin årsmelding til behandling i kommunestyret. Vurdering Årsmeldingen skal gi kommunestyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møte- og informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2018 vedtas. Årsmeldingen oversendes til kommunestyret med følgende forslag vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, tas til orientering. 48
Rygge kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS 49
Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg ble først hjemlet i kommuneloven av 25. september 1992. Ved lovendring av 12. desember 2003 ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. Figuren under viser at det fra kommunestyret går to styringslinjer. Den ene går fra kommunestyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjennom kontrollutvalget. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004, gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Påse-ansvaret Kontrollutvalget har tre primære tilsyns- og kontrolloppgaver: Påse at kommunes regnskaper blir revidert på en betryggende måte Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon Påse at kommunen fører kontroll med sine interesser i selskaper mm. Oppfølging av regnskapsrevisjonen Kontrollutvalgets ansvar for å påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte ivaretas blant annet gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner, resultater etter kvalitetskontroller i revisjonen og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget i møtene informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kommunestyret skal vedta planen. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontrollen. Kommunestyret skal vedta planen. Kommunestyret kan delegere til Kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som er gjennomført og resultatet av disse. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, sekretariatet og den valgte revisjonen. Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Kontrollutvalgets årsmelding 2018-2 - 50
Kommunestyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sammensetting Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til de som skal velges som medlemmer til kontrollutvalget. Det heter bl.a. at medlem av kontrollutvalg ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet eller ansatt i kommunen. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriften bestå av minimum tre medlemmer. Det er opp til kommunestyret å bestemme om kontrollutvalget skal ha flere medlemmer. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Medlemmer 2015-2019 Johnny Trandem, leder (H) Aud-Kristin Løken, nestleder (uavh) Per Christian Saastad (Frp) Trine Christiansen (AP) Ole Gjølberg, (AP) Personlige varamedlemmer 2015-2019 Arve Eie (H) Espen Hult (H) Frank Skjærbekk (Frp) Willy Karlsen (AP) Tone Holm (AP), frem til 20.09 2018 Eli Farstad Black, ny fra 20.09 2018 Kontrollutvalgets møte- og informasjonsaktivitet Østfold Kontrollutvalgssekretariat har ivaretatt sekretariatstjenesten i 2017. Sekretariatfunksjonen har vært ivaretatt slik at møteinnkallinger, saksdokumenter og protokoller er blitt behandlet og utformet på tilnærmet samme måte som for øvrige politiske organ. Møteinnkallinger og protokoller er sendt elektronisk til utvalgets medlemmer, ordfører og rådmann. Kontrollutvalgets møteplan og møtedokumenter blir løpende publisert på sekretariatets hjemmeside: www.fredrikstad.kommune.no/okus. Denne siden er lenket til kommunens hjemmeside. Kontrollutvalget har i 2018 avholdt 5 møter. Til sammen har det behandlet i alt 34 saker. Statistikk for de fire siste årene: 2018 2017 2016 2015 møter 5 5 5 6 saker 34 34 34 41 Kontrollutvalget har i tillegg i 2018 hatt et fellesmøter med kontrollutvalget i Moss, hvor kommunesammenslåing og aktuelle fokusområder i den forbindelse har vært tema. Ordføreren holdes orientert om arbeidet i kontrollutvalget gjennom at ordfører fortløpende får tilsendt utvalgets saksdokumenter og protokoller. Leder av kontrollutvalget forestår for øvrig den uformelle kontakt med den politiske ledelse i kommunen. Ved behandling av kommunes årsregnskap for 2017 var rådmann og økonomisjef særskilt invitert til møtet for å redegjøre for årets regnskap og resultat. Rådmann og leder av familiesenteret ga i septembermøte utvalget informasjon angående kompetansekrav for ansatte i barnevernet. I november møte ga rådmannen utvalget en orientering om temaet vold i grunnskolen. Forum for kontroll og tilsyn (FKT) arrangerte en Kontrollutvalgsskonferanse i i mai 2018. Fra kontrollutvalget deltok Per Christian Saastad og Trine Christiansen. Behandlede saker i 2018 I 2018 er regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon utført av Østfold kommunerevisjon IKS. Selskapskontrollen er utført av Østfold kontrollutvalgssekretariat. Kontrollutvalgets årsmelding 2018-3 - 51
Plandokumenter Kontrollutvalget har behandlet følgende plandokumenter for sin virksomhet: Møteplaner for kontrollutvalget Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen Budsjett for kontroll- og tilsyn 2019 Regnskapsrevisjon Rapporter vedrørende investeringsprosjekter I henhold til reglement skal kontrollutvalget avgi innstilling til kommunestyret for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 2 millioner kroner. Kontrollutvalget avgir innstilling på grunnlag av revisjonens kontroller. I 2018 har kontrollutvalget ikke behandlet investeringsprosjekter over 2 millioner kroner. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2017 Kontrollutvalget har i 2018 avgitt uttalelse til kommunestyret om Rygge kommunes årsregnskap for 2017. Revisjonsberetningen for 2017 Resultatet av regnskapsrevisjonen rapporteres direkte fra revisjonen til kommunestyret gjennom revisjonsberetningen. I tillegg til revisjonsberetningen skal revisor også rapportere andre forhold som er avdekket gjennom revisjonen. Slik rapportering skal skje til kontrollutvalget, med kopi til rådmannen. Rapportering av slike forhold skal skje i form av "nummererte brev" og notater. Revisjonsforskriften 4 gir bestemmelser om hvilke forhold som skal rapporteres i nummererte brev. Kontrollutvalget har ikke behandlet nummererte revisjonsbrev i 2018. Rapport om utført regnskapsrevisjon i 2018 Rapporten omtaler de lovpålagte oppgavene som er utført for å bekrefte kommunens årsregnskap samt tilknyttede oppdrag. Forvaltningsrevisjon I 2018 har kontrollutvalget behandlet følgende forvaltningsrevisjonsrapport: «Kommunens ansettelsesprosesser oppfølging av kompetansekrav» Kontrollutvalget behandlet rapporten 27.09 2018. Kommunestyret behandlet rapporten 01.11 2018 i sak 51/18. Ifølge HR Norge har mange ledere mye å lære for å øke treffsikkerheten når de ansetter. Feilrekruttering er ikke uvanlig og årsakene er varierte. Manglende kompetanse på rekrutteringsprosessen, dårlig forarbeid og svikt i innfasingen av den nyansatte er feil som går igjen. Det er vanskelig å anslå hva feilansettelser kan koste arbeidsgiver rent økonomisk, og dette vil variere fra sektor til sektor og stilling til stilling. I henhold til HR Norge kan en feilansettelse koste arbeidsgiver en til to årslønner. For ansettelse av helsepersonell har Helsedirektoratet utarbeidet egen veileder; «Gode rutiner gode tilsettinger (IS-2290)». Av veilederen fremkommer det at Helse- og omsorgstjenesten står ovenfor store utfordringer på personell- og kompetanseområdet i årene fremover. Befolkningen skal ha trygghet for at helseog omsorgspersonell i Norge innehar nødvendige kvalifikasjoner, og at de yter faglig god og sikker helsehjelp. Gode rutiner ved tilsetting av helsepersonell er et viktig virkemiddel for kvalitet i den norske helsetjenesten. Personell står for minst to tredjedeler av ressursinnsatsen i helse- og omsorgstjenesten. Pasientsikkerheten og den samlede kvaliteten er avhengig av tilstrekkelig tilgang på personell med riktig kompetanse i alle deler av tjenesten. Prosjektet hadde følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad har Rygge kommune etablert et system som ivaretar oppfølging av kompetansekrav? 2. I hvilken grad sikrer enhetene oppfølging av kompetansekrav i praksis? Revisjonen fant at kommunen i stor grad har etablert et system som ivaretar oppfølging av kompetansekrav i ansettelsesprosesser. Kontrollutvalgets årsmelding 2018-4 - 52
Gjennomgangen viste at det er etablert en rekke rutiner og prosedyrer som i stor grad er egnet til å sikre at dokumentasjon på kompetanse/autorisasjon foreligger, referansekontroll foretas og politiattest kontrolleres. Det er imidlertid funnet enkelte svakheter. Hva gjelder enhetenes oppfølging av kompetansekrav i praksis, finner revisjonen at kommunen i all hovedsak beskriver en tilfredsstillende praksis. Imidlertid har revisjonens mappegjennomgang avdekket flere mangler hva gjelder dokumentasjon av at kompetansekravene er fulgt opp på en tilfredsstillende måte i forbindelse med tilsettelser. Revisjon ga følgende anbefalinger i rapporten: Kommunen bør vurdere å tydeliggjøre i sine rutiner hvilke kompetansekrav som skal vurderes i forkant av tilsettelsen og at slike vurderinger skal dokumenteres i den aktuelle mappen. Kommunen bør sikre tilfredsstillende dokumentasjon av at kompetansekrav er fulgt opp og kontrollert i forkant av tilsettelsen. Kommunestyret tok rapporten til etterretning og ba administrasjonen å følge opp anbefalingene. Rådmannen bes rapportere tilbake til kontrollutvalget i 2019. Selskapskontroll Formålet med selskapskontroll fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskapene som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Rygge kommune har etablert eiermelding som et ledd i sitt strategiarbeid som eier. Østfold kontrollutvalgssekretariat er tillagt oppgaven med å utføre eierskapskontroll. I henhold til plan for perioden 2016 2019 var Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS vært gjenstand for kontroll i 2016. For 2017 og 2018 har det ikke vært gjennomført eierskapskontroll. Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing er et samarbeid organisert som et 27 samarbeid. Sekretariatet har i 2018 begynt arbeidet med å innhente dokumentasjon fra samarbeidet. Henvendelser til kontrollutvalget Kontrollutvalget kan også behandle henvendelser fra innbyggere eller andre aktører som mener de har en sak for kontrollutvalget. For hver henvendelse må det vurderes om den hører inn under kontrollutvalgets oppgaver og om den skal prioriteres. Kontrollutvalget har behandlet ikke behandlet henvendelse i løpet av 2018. Andre saker og informasjon Av andre saker som kontrollutvalget har behandlet nevnes: Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 Rapporter om utført forvaltningsrevisjon (ressursforbruk) Revisors uavhengighetserklæringer Prosjektplan «Kommunens ansettelsesprosesser» Prosjektplan «Personvern og informasjonssikkerhet» Engasjementsbrev fra Østfold Kommunerevisjon IKS Fellesnemnd Moss- og Rygge kommune Årsregnskap og revisjonsberetning for 2017. Valg av settesekretariat. Saker som kontrollutvalget har fått informasjon om: Protokoller fra kontrollutvalgets møter Kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Rygge kommune Kommunestyrets behandling av saker fra kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsmelding 2018-5 - 53