DENNORSKEKIRKE JJYSør-Innheradkirkeligefellesråd Rådhuset 7600 LEVANGER Tlf: 74075280 Faks: 74052576 Ordførere i Frosta kommune Levanger kommune Verdal kommune Levanger 26.08.2013 Vår saksbehandler: laesan Vår ref.: 13/00003-004 Arkivkode: 016 Anmodning om uttalelse om permanent etablering av Sør-Innherad kirkelige fellesråd Bakgrunn Det har siden 1. januar 2003 vært etablert et samarbeidsforsøk om ett kirkelig fellesråd i kommunen Frosta, Levanger og Verdal. Samarbeidforsøket ble omtalt i en egen rapport av tidligere kirkesjef Ingar Samset i 2007. Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet har i skriv av 16. april 2013 gitt Sør-Innherad kirkelige fellesråd en forlenget frist på videre samarbeidsforsøk om ett kirkelig fellesråd frem til 31. desember 2013. I samme skriv er rådet anmodet om å fremme en søknad om permanent etablering av ett kirkelig fellesråd i god tid før fristens utløp. Jf. skriv fra FAD av 16.04.2013 LokaI fora nkring For å sikre lokal forankring i etablering av et kirkelig fellesråd på tvers av de tre kommunen, har departementet bedt om uttalelse fra flere instanser. Det skal innhentes uttalelse fra arbeidstakerorganisasjonene, presteforreningen, hvert av de 12 soknerådene, prosten og hver av de berørte kommunene. Saken er behandlet av Sør-Innherad kirkelige fellesråd den 29. mai 2013, der de skisserte den videre forslag til saksbehandling med tidsfrister. Jf. referat fra møte i AU Sør-innherad kirkelige fellesråd 29. mai 2013. Kirkevergen har skrevet en rapport om samarbeidforsøket i perioden 2007-2013, der han gir sin anbefaling til Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Kirkevergen anbefaler at Sør-Innherad kirkelige fellesråd fremmer en søknad om permanent etablering av ett kirkelig fellesråd for de tre kommunene fra 1. januar 2014. Det er avsatt tid til å drøfte saken med de berørte arbeidstakerorganisasjonene 2013. Protokoll fra drøftingene vil bli oversendt Sør-Innherad kirkelige fellesråd. den 4. september
Prosten ønsker å gi sin uttalelese direkte til Sør-Innherad kirkelige fellesråd etter at uttalelsene er kommet inn fra de berørte partene. Sør-Innherad kirkelige fellesråd skal samle alle innspill og behandle disse i eget møte 17. september 2013. 3. Oppsummering - innspill fra kommunene Sør-Innherad kirkelige fellesråd ønsker en lokal forankring i saken, og rådet ber ordførerne i Frosta kommune, Levanger kommune og Verdal kommune om å sende frem sine uttalelser innen 10. september 2013. Det er svært ønskelig at det gis en uttalelse på samarbeidsforsøket generelt, og spesielt på om det er et ønske om ett permanent kirkelig fellesråd for de tre kommunene, jf. Kirkeloven 5, fjerde ledd. Vennlig hilsen, Kirkeverge Vedlegg: 4 FAD skriv av 16. april 2013 Referat av 29. mai 2013 Rapport 2002-2006 Rapport 2007-2013
DET KONGELIGE FORNYINGS-, ADMINISTRASJONS- OG KIRKEDEPARTEMENT Sor-Innherad prosti Postboks 130 7601 LEVANGER Deres ref. Vårref. 82/2008 - Sak 75/07 13/614 Dato 16 APR2013 Vedtak om forlengelse av organisasjonsforsøk i Sør-Innherad prosii Vi viser til brev 13.februar 2013 med søknad om permanent etablering av Sør-Innherad prostistyre. Departementet forlenget i vedtak 18. april 2008 forsøk med felles prostistyre i Sør- Innherad prosti etter kirkeloven 5 fierde ledd. Forsøket har pågått siden begynnelsen av 2000-talletog er forlenget frem til 31. desember 2012. Sør-Innherad prostistyre har 29. januar 2013vedtatt å avslutte regnskapene for Verdal kirkelige fellesråd, Levanger kirkelige fellesråd og Frosta menighetsråd fra 1.januar 2014. Fra samme dato etableres 6-1organisasjon i Brønnøysundregisteret, som skal ivareta regnskapet og fellesrådsfunksjonen for alle 12 soknene i Sør-Innherad prosti. Lov 7.juni 1996nr. 31 om Den norske kirke (kirkeloven) 5 tredje ledd lyder: "I prosti hvor ikke alle sokn hører til samme kommune, og i kommuner med særlig mange sokn, kan departementet foreta tilpasninger av bestemmelsene om kirkelig fellesråd". Bestemmelsen åpner for at det som en permanent ordning kan tillates etablert ett fellesråd for soknene i flere kommuner som ligger i samme prosti. Vi ber om at det i god tid før 1.januar 2014 fremmes en begrunnet søknad om permanent etablering av ett fellesråd for hele Sør-Innherad prosti. Søknaden skal inneholde en vurdering av erfaringene som er høstet i forsøket, med spesiell vekt på perioden etter evalueringen fra 2007. For å sikre lokal forankring ber vi om at det som vedlegg tii søknaden følger uttalelse om søknaden fra alle berørte fellesråd og menighetsråd, samt uttalelse fra alle berørte Postadresse Kontoradresse Telefon lerkeavdelingen Saksbehandler Postboks 8004 Dep Akersg.59 22 24 90 90 AnneE. Sæther 0030Oslo Org. nr. Telefaks 22 24 79 33 postmottnk@fad.dep.no 972 417 785 22 24 95 53 aws@fad.dep.no
kommuner. Det må sikres at de ansattes interesser ivaretas i prosessen. Gjeldende regler for medbestemmelse skal følges. Protokoli fra drøftinger med tjenestemannsorganisasjonene for de berørte ansatte, herunder prestene, og en uttalelse fra prosten skal følge søknaden. I påvente av en slik søknad godkjenner departementet forlengelse av forsøket i Sør- Innherad prosti fram til 1. januar 2014,jf. kirkeloven 5 fierde ledd. Søknaden sendes til departementet. Vi vil innhente uttalelse fra Kirkerådet i saken. Med hilsen orbjørn Backer Hjorthaug(e.f.) avdelingsdirektør ne E. Sæther seniorrådgiver 5,e9-4euzr Kopi: Kirkerådet Postboks 799 Sentrum 0106 OSLO Kirkelig arbeidsgiver- og Postboks 1034Sentrum 0104 OSLO interesseorganisasjon Side 2
MØTEREFERAT AU Sør-Innherad kirkelige fellesråd Medlemmertil stede: Birgitte Dillan, Verdal Nestleder Ola Hjelde, Frosta Einar Veie, Alstadhaug Svein Arne Flyum, Stiklestad Nils Åge Aune, prost, Den norske kirke Medlemmerfraværende: Tron Tronsen, Levanger Leder Audny Merete Mehammer, Frosta Fra administrasjonen: Lasse Sandø, kirkeverge (referent) Tid: 29. mai2013kl. 15.00 Sted: Kirkekontoreti Levanger,Møterom AU-sak 10/13 Godkjenning av referat fra AU-møte 29.05.13 Innkalling til møtet og referat fra forrige møte ble godkjent uten endringer. Den sene utsendingen av innkallingen og sakspapirene ble behørig kommentert. AU-sak 07/13 Høring NOU 2013:1 Det livsynsåpne samfunn Dokumentet finnes på nett ved å gå inn på, og se under Kulturdepartementet, og se under dokumenter, se lenke: htt : www.re "erin en.no nb de kud dok nouer 2013 nou-2013-1.html?id=711212 Vedtak: Oppsummering og anbefalte kommentarer følger vedlagt. Saken fremmes Sør-Innherad kirkelige fellesråd for vedtak. AU-sak 09/13 Vedtak om forlengelse av organisasjonsforsøk i Sør-Innherad prosti Kirkeverge viser til tidligere orientering om saken, og han har følgende forslag til saksbehandling: Ny søknad skal fremsendes av Sør-Innherad kirkelige fellesråd i god tid før 2014 forslag: 30. september 2013. o saken skal vedlegges uttalelse fra soknerådene kirkeverge har utarbeidet felles saksfremlegg til soknerådene - frist for behandling i soknerådene er 10. september 2013 o rapport om organisasjonsforsøket - med fokus på perioden 2007-d.d. skal fremlegges på AU-møte i Sør-Innherad kirkelige fellesråd den 28. august 2013. Ansvar: kirkeverge. 31.05.2013 Side 1 av 2
saken skal vedlegges uttalelse fra kommunene ansvar: kirkeverge frist 10. september 2013 saken skal drøftes med arbeidstakerorganisasjonene ansvar: kirkeverge frist 10. september 2013 saken skal vedlegges uttalelse fra prestene samlet omforent uttalelse - ansvar: kirkeverge innhenter uttalelse fra Presteforeningen frist 10. september 2013 saken skal vedlegges uttalelse fra prosten frist 10. september 2013 Saken behandles av AU den 28. august 2013. Saken behandles i Sør-Innherad kirkelige fellesråd den 17. september 2013 Søknad om permanent opprettelse av Sør-Innherad kirkelige fellesråd skal fremsendes av Sør-Innherad kirkelige fellesråd til departementet med kopi til Bispedømmerådet innen 30. september 2013. Vedtak: Den anbefalte saksprosessen med tidsplan ble vedtatt. Eventuelt Sak: Skal AU og «rådet» flytte sine møtetidspunkter? Skal soknerådene tilpasse sine møter til «rådet» sin møtestruktur. Skal AU sine møter avvikles eller reduseres? Neste møte: Onsdag 28. august 2013 kl. 15.00. Referent: Lasse Sandø (sign.) 31.05.2013 Side 2 av 2
RAPPORT OM SAMARBEIDSFORSØK I SØR-INNHERAD PROSTI 2003-2006 Behandlet i Prosjektgruppen og Styringsgruppen 08.03.2007
Det ble i 2002 gjennomført et forprosjekt med henblikk på avklare målsettinger og fremdrift for et utstrakt organisert samarbeid mellom Frosta menighetsråd, Levanger kirkelige fellesråd og Verdal kirkelige fellesråd. Forprosjektet endte opp med vedtak om: Endeligmålsetting: Etablering av ett fellesråd for Sør- Innherad prosti. Delmålsettinger En lokal kirkelig virksomhet som er medlems- og formålsorientert En grasrotkultur med lokal frihet og styring av ressurser og virksomhet Mer kirkelig tjenesteproduksjon og mindre administrasjon En profesjonell arbeidsgiver som rekrutterer, utvikler og beholder kompetente medarbeidere Kirkelige enheter som er ressursmessig ansvarlige og effektive Tiltakfor perioden2003 2005: Etablering av felles administrasjonsutvalg og forhandlingsutvalg Arbeidsdeling mellom kirkevergene: Kirkevergen i Levanger skulle fungere som bygg- og anleggsleder for prostiet Kirkevergen i Frosta skulle fungere som personalleder for prostiet Kirkevergen i Verdal skulle fungere som økonomileder for prostiet Felles regnskapsordning Søknadtil Kultur-og kirkedepartementet For å kunne gjennomføre dette fra 01.01.2003 ble det sendt søknad til Kultur- og Kirkedepartementet om dispensasjon i h.t. Kirkeloven 5 for å: Etablere felles administrasjonsutvalg. Foreta delegering ut av egen organisasjon. Denne søknaden ble innvilget, og den videre utvikling i samarbeidsprosjektet er omtalt nedenfor. 2
Prosjektet i 2003 De omsøkte og godkjente tiltak ble gjennomført. Kirkevergen i Levanger fungerte ved siden av rollene som kirkeverge i Levanger og bygg- og anleggsleder for prostiet også som prosjektleder. Administrasjonsutvalget kom i funksjon. Det ble innført en ordning med to årlige allmøter for samtlige ansatte i prostiet dvs, både prestene og de rådsansatte. På administrativ side ble samarbeidet synlig ved at: Økonomileder arbeidet med budsjett og regnskap for alle de samarbeidende rådene. Personalleder var saksbehandler for det felles administrasjonsutvalget og hadde ansvar for personalsaker og forberedelse/gjennomføring av lønnsutbetalinger. Det ble tilsatt ledende kirketjenere i henholdsvis Verdal og Levanger. Disse skulle lede det daglige arbeidet blant kirketjenere og kirkegårdsarbeidere i de respektive kommuner. I løpet av høsten fremkom det ønske fra kirkevergen i Levanger/bygg- og anleggsleder om at han måtte få avløsning med oppgavene som prosjektleder. Det ble derfor innledet drøftinger med Kirkens Arbeidsgiverorganisasjon om innleie av prosjektleder i 20 % stilling fra 01.01.2004.. Prosjektet i 2004 Ekstern prosjektleder Fra oppstarten av 2004 ble det engasjert prosjektleder i 20 % stilling fra Kirkens Arbeidsgiverorganisasjon. Denne stillingen skulle være saksbehandler for styringsgruppen og leder for prosjektgruppen Problemområder Det oppsto i løpet av våren enkelte problemer som medførte at man valgte å reorganisere prosjektet. Disse besto i hovedsak av tre problemområder: Det viste seg at man ikke hadde tilstrekkelig kapasitet til føring og avslutning av regnskapene. Dette førte til at man ikke var ajour i forhold til regnkapsføring og budsjettoppfølging i 2003, og at regnskapene ikke kunne avlegges innenfor tidsfristen i 2004. Kirkevergene selv begynte å etterlyse en samlet ledelse. Ordningen med at de tre kirkevergene skulle være "både sjefer og saksbehandlere for hverandre", førte til gråsoner og noe utydelighet i anvarsfordeling. En intern konflikt i staben i Levanger begynte å smitte over på de andre stabene samtidig som den fikk oppmerksomhet i lokale media. Dette medførte en viss skepsis i de øvrige rådene til videreføring av samarbeidet. 3
For å imøtekomme disse problemene ble det gjennomført følgende endringer: Felleskirkeverge Med virkning fra 01.05.04 ble det engasjert kirkeverge i 70 % stilling. Verdal kirkelige fellesråd har arbeidsgiveransvaret for stillingen og "selger" tjenester til de øvrige rådene. Stillingen er et engasjement frem til 31.12.2006. De "tidligere kirkevergene" fikk permisjon fra sine kirkevergefunksjoner. I Levanger og Verdal gikk de i stedet inn i roller som daglige ledere for menighetsråd. Regnskapssekretær Detbletilsatt regnskapssekretær i 50 % stilling for å ivareta den løpende bilagsføringen. Dette har hattventet effekt og en har senere vært ajour med bilagsføringen. Bileggingav internkonflikt Den interne konflikten i Levanger ble bilagt gjennom en lokal avtale. Dette hadde en umiddelbar positiv effekt på arbeidsmiljøet. Andreorganisatorisk endringer Ledendekirketjener. Ordningen med ledende kirketjener i henholdsvis Levanger og Verdal ble endret slik: Det ble opprettet en ordning med en ledende kirketjener for alle "utearbeidere" i prostiet. Dette ble gjort for å lette sambruk av kirketjenere/kirkegårdsarbeidere over fellesrådsgrensene. Resultatet har vært overveiende positivt. Et godt eksempel er at en nå kunne sette sammen en gruppe som malte et kirkebygg. Dette hadde ikke vært mulig å gjennomføre på samme måte tidligere. Den ordning det ble arbeidet frem mot var at hver kirketjener skulle ha ansvar for en kirke i forhold til gudstjenester og kirkelige handlinger mens han/hun skal kunne arbeide over et større område. Samtidig ble det opprettet er "gravferdskontor" der den andre av de to ledende kirketjeneme fikk ansvar for oppdatering og ajourhold av gravregister ol. Dette har ført til en bedring av standarden på registerføringen. Valg av fellesarbeidsmiljoutvalg Det ble opprettet et felles arbeidsmiljøutvalg i henhold til bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen. 4
Etableringav fellestillitsmannsutvalg Det ble etablert en ordning med et felles tillitmannsutvalg med representanter for de fagorganisasjoner som er representert i arbeidsstokken. Dette utvalget er ment som et kontaktog dialogorgan mellom organisasjonene og ledelsen. Det har månedlige møter. Fellesarbeidsutvalg Etter at det var etablert en felles administrasjon, så en behov for å få en ordning med et felles valgt styringsorgan. Rådene vedtok derfor å utvide styringsgruppen slik at den skulle bestå av to representanter for hvert råd (tidligere hadde rådene vært representert ved sine ledere) samt prosten. Denne gruppen fikk også myndighet til å fungere som felles arbeidsutvalg for rådene. Prosjektet i 2005 Stillingen som prosjektleder/kirkesjef ble gjort om til 100 % stilling fra 01.04.2005 Endringi IT-opplegg Tidligere avtale med Frosta kommune om drifting av IT-programmer mens samkommunen hadde ansvar for nettet, utløp 15.juni. For å oppnå et mer samlet IT-opplegget, ble det nå etablert en ordning med Sør-Innherad samkommune. Denne har fungert godt. Kontorsammenflytting Det ble foretatt sammenflytting av Levanger menighetskontor og alle prosttovegripende funksjoner i 4 etg. i Levanger rådhus. Dette har gitt en godt fungerende kontorenhet. Fellesgjennomføringav medarbeidersamler. Det ble gjennomført en samlet runde med medarbeidersamtaler for alle rådsansatte. Samtalene var forberedt i tillitmannsutvalget og arbeidsmiljøutvalget. Fokus for samtalene var satt på det psyko-sosiale arbeidsmiljøet og på opplæringsbehov. Etableringav et samletstyrefor fellesrådsfunksjonene De samarbeidende rådene fattet hver for seg følgende likelydende vedtak med virkning fra 01.01.2006. Prostistyret fungerer som kirkelige fellesråd i henhold til Kirkeloven 14 for soknene i Frosta, Levanger og Verdal. Prostistyret består av en representant for hvert sokn, prosten og en representant valgt av hver av kommunene i prostiet. De kommunale representantene deltar i behandling av saker som gjelder den respektive kommune. Prostistyret velger at arbeidsutvalg bestående av to representanter fra hvert av de tidligere fellesrådsområdene samt prosten. 5
Prosjektet i 2006 Prostistyret Prostistyret og dets underutvalg kom i funksjon fra begynnelsen av året. Det ble vedtatt mandat for arbeidsutvalget slik: Arbeidsutvalget har myndighet til å fatte avgjørelse i saker som hører inn under prostistyrets oppgaver i Kirkeloven og Gravferdsloven med unntak av: Budsjett økonomiplan Regnskap og årsrapport Plansaker Saker av prinsipiell art Arbeidsutvalget innstiller i saker som skal behandles i prostistyret Forlengelseav prosjektperioden Det ble vedtatt å forlenge prosjektperioden ut 2007 for å gjennomføre evaluering og fatte vedtak om ordning fra 2008. Prosjektleder/kirkesjef ble engasjert ut 2007. Nytt samlettelefonanlegg Det ble anskaffet nytt samlet telefonanlegg basert på at hver ansatt har fått egen mobiltelefon som kan benyttes uavhengig av oppholdssted. Sentralbordfunksjonen er lagt til Verdal. Vedtakom fellessatserog reglementerfor avgifterog utleie Det ble vedtatt et felles regelverk for utleie av kirkebygg samt felles satser for leie og for festeavgifter og for utensokns tjenester. Fellespersonalreglement Etter behandling i tillitsmaimsutvalg, arbeidsmiljøutvalg og arbeidsutvalg ble det vedtatt felles personalreglement. Mer samarbeidmedmenighetsrådene For å styrke kontakten med menighestrådene ble det avholdt: Felles møte for menighetsrådslederne 6
Kurs for nye menighetsrådsmedlemmer fordelt på 3 regioner. Temakvelder om Stat-Kirke utvalgets utredning fordelt på 3 regioner Drøftingsmøte for soknenes menighetsrådsledere og medlemmer i prostistyret om økonomiplan for perioden 2007-2010 Vedtakom fellesbudsjettog regnskap Det ble inngått avtale med kommunene slik: Med virkning fra 2007 behandles de kommunale driftsbevilgingene i henhold til Kirkeloven 15 som en enhet basert på en fordelingsnøkkel 5 (Levanger) 4 (Verdal) 1 (Frosta) Det avholdes møte med kommunenes rådmenn og/eller økonomisjefer hvert år i forkant av prostistyrets behandling av sin økonomiplan. Prostistyrets økonomiplan vedtas innen utgangen av mai hvert år. Det avholdes møte mellom representanter for prostistyret og den enkelte kommunes formannskap for gjennomgang og presentasjon av prostistyrets økonomiplan Den løpende kontakt med prostistyret ivaretas på kommunenes side av Trond Selseth Vurderinger Pr. mars 2007 må en kunne hevde at følgende er oppnådd gjennom prosjektet: Det er utviklet en samlet og riktig dimensjonert administrasjon for de samarbeidende rådene. Det er oppnådd en innsparing på 1 årsverk i den samlede fellesrådsadministrasjonen. Det er etablert gode rutiner for samarbeid mellom ansatte og ledelse Det er blitt mulig å utøve en mer aktiv arbeidsgiverpolitikk gjennom at en har fått en større samlet organisasjon Det er oppnådd mer fleksibel bruk av arbeidskraft og utstyr som kommer helheten i prostiet til gode Det er oppnådd forbedringer i arbeidsmiljøet. Det er etablert en samlet og enhetlig folkevalgt styringsstruktur for de kirkelige råd i prostiet Det er etablert fora for løpende kontakt mellom menighetsrådene og fellesrådet 7
Det er åpen dialog og godt samarbeid mellom tjenestelinjene Det er etablert en ordning for enhetlig økonomi på rådssiden gjennom avtalen med kommunene Det er oppnådd heving av kvalitet og omfang på vedlikehold av kirker og kirkegårder Spørsmål Er det enighet om vurderingene ovenfor? Bør samarbeidet videreføres med den struktur som er etablert? Hva vil være naturlig område for eventuell utvidelse av samarbeidet f.eks: mer utstrakt samarbeid innen utøvende menighetsbyggende virksomhet? forsøk med samordning mellom tjenestelinjene? forsøk med direkte statlig finansiering av rådenes virksomhet 4. Hvordan ønsker menighetsrådene å medvirke i arbeidet fremover? 8
RAPPORT OM SAMARBEIDSFORSØK I SØR-INNHERADPROSTI 2007 2013
kuunn - mål og hensikt med samarbeidsforsøk i Sør-Innherad prosti Det ble i 2002 gjennomført et forprosjekt med henblikk på å avklare målsettinger og fremdrift for et utstrakt organisert samarbeid mellom Frosta menighetsråd, Levanger kirkelige fellesråd og Verdal kirkelige fellesråd. Forprosjektet endte opp med vedtak om endelig målsetting, delmålsettinger og tiltak. 1.2 Endelig målsetting Etablering av ett fellesråd for Sør- Innherad prosti. 1.3 Delmålsettinger En lokal kirkelig virksomhet som er medlems- og formålsorientert. En grasrotkultur med lokal frihet og styring av ressurser og virksomhet. Mer kirkelig tjenesteproduksjon og mindre administrasjon. En profesjonell arbeidsgiver som rekrutterer, utvikler og beholder kompetente medarbeidere. Kirkelige enheter som er ressursmessigansvarlige og effektive. 1.4 Tiltak for perioden 2003 2005 Etablering av felles administrasjonsutvalg og forhandlingsutvalg Arbeidsdeling mellom kirkevergene: Kirkevergen i Levanger skulle fungere som bygg- og anleggsleder for prostiet Kirkevergen i Frosta skulle fungere som personalleder for prostiet Kirkevergen i Verdal skulle fungere som økonomileder for prostiet c. Felles regnskapsordning. 2. Søknad til Forbruker -, administrasjon - og kirkedepartementet For å kunne gjennomføre dette fra 01.01.2003 ble det sendt søknad til Kultur- og kirkedepartementet om dispensasjon i h.t. Kirkeloven 5 for: Etablere felles administrasjonsutvalg. Foreta delegering av egen organisasjon. 2.1 Rapport om samarbeidsprosjekt i perioden 2002-2006 Søknaden ble innvilget, og det ble fremsendt en rapporti til departementet i mars 2007 om utvikling av samarbeidsprosjektet i perioden 2002-2006. 2.2 Forlengelse av samarbeidsprosjekt frem til 31.12.2013 Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet har i skriv"av 16. april 2013 forlenget den det midlertidige prosjektets varighet frem til 31.12.2013. På bakgrunn av departementets skriv ble det i Sør-Innherad kirkelige fellesråd den 29. mai 2013 besluttet å gjennomføre følgende saksbehandling: 2
a. Ny søknad skal fremsendes av Sør-Innherad kirkelige fellesråd i god tid før 2014 innen: 30. september 2013. i. saken skal vedlegges uttalelse fra soknerådene kirkeverge har utarbeidet felles saksfremlegg til soknerådene - frist for behandling i soknerådene er 10. september 2013 rapport om organisasjonsforsøket - med fokus på perioden 2007-d.d. skal fremlegges på AU-møte i Sør-Innherad kirkelige fellesråd den 28. august 2013. Ansvar: kirkeverge. saken skal vedlegges uttalelse fra kommunene ansvar: kirkeverge frist 10. september 2013 saken skal drøftes med arbeidstakerorganisasjonene ansvar: kirkeverge frist 10. september 2013 saken skal vedlegges uttalelse fra prestene samlet omforent uttalelse ansvar: kirkeverge innhenter uttalelse fra Presteforeningen frist 10. september 2013 saken skal vedlegges uttalelse fra prosten frist 10. september 2013 b. Saken behandles av AU den 28. august 2013. c. Saken behandles i Sør-Innherad kirkelige fellesråd den 17. september 2013 d. Søknad om permanent opprettelse av Sør-Innherad kirkelige fellesråd skal fremsendes av Sør-Innherad kirkelige fellesråd til departementet Bispedømmerådet innen 30. september 2013. med kopi til 3. Drøfting av utvikling i perioden 2007-2013 Det er tidligere sendt inne en rapport for tiden 2002-2006. perioden 2007 og frem til i dag. Denne rapporten vil fokusere på 3.1 Avtale mellom Frosta menighetsråd, levanger kirkelige fellesråd og Verdal kirkelige fellesråd Sør-Innherad kirkelige fellesråd fungerer på grunnlag av følgende tidligere avtale mellom fellesrådene: Prostistyret fungerer som kirkelig fellesråd i henhold til Kirkeloven 14 for soknene i Frosta, Levanger og Verdal, Prostistyret består av en representant for hvert sokn, prosten og en representant valgt av hver av kommunene i prostiet. De kommunale representantene deltar i behandling av saker som gjelder den respektive kommune. Prostistyret velger et arbeidsutvalg bestående av to representanter fra hvert av de tidligere fellesrådsområdene samt prosten. 3.2 Sør-Innherad kirkelige fellesråd - sammensetning og mandat Sør-Innherad prostistyre har den 5. mars 2013 vedtatt å endre sitt navn fra Sør-Innherad prostistyre til Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Vedtaket var å ensrette navnet i samsvar med 3
andre kirkelige fellesråd, da dette er en betegnelse som er kjent av menigheter samarbeidspartnere med Den norske kirke. og a. Sør-Innherad kirkelige fellesråd Dagens sammensetning av «rådet» er som følger: Sokn Alstadhaug Markabygda Ekne Levanger Okkenhaug Åsen Ytterøy Frosta Stiklestad Vuku Vinne Vera Frosta kommune Levanger kommune Verdal kommune Geistlig representant Medlem Einar Veie Heidi Almli Knut Jostein Brenne Tron Tronsen Audun Jermstad Hallgeir Nyborg Gunn Bodil Tvete Audny Merete Mehammer Svein Arne Flyum Bitte Dillan Synnøve Lian Gudrun Tronsmo Olsen Johan Petter Skogseth Hans Heierås Trude Holm Nils Åge Aune Varamedlem Per Viborg JesperJohnsen Sigbjørn Dalen Dan Johannesen Sigrid Hojem Nora Karin Husby Alf Andres Øvre Ola Hjelde Karin Synnøve Sandstad Jon Olav Skrove Gunnar Gustad Bente Irene Haldorsen Ola Aursand/Boye des 2012 Laila Austad Kjartan Bergslid/ Reitan mvf Christine Wanders mvf sep. 2012 b. Sør-Innherad kirkelige fellesråd ledelse og arbeidsutvalg (AU) Rådets leder og nestleder Leder Tron Tronsen, Levanger Nestleder Birgitte Dillan, Verdal Arbeidsutvalg Fra Frosta Vara Audny Merete Mehammer, Frosta Ola Hjelde, Frosta Signe Bjørseth Trefjord, Frosta Ellinor Herdis Kvam Fikseaunet, Frosta Fra Levanger Vara Tron Tronsen, Levanger Einar Veie, Alstadhaug Knut Jostein Brenne, Ekne Gunn Bodil Tvete, Ytterøy Fra Verdal Vara Svein Arne Flyum, Stiklestad Birgitte Dillan, Vuku Gudrun Tronsmo Olsen, Vera 4
Synnøye Lian, Vinne Geistlig repr. Nils Åge Aune (oppnevnt av biskopen) Vara Kjartan Bergslid / Christine Waanders (oppnevnt av biskopen) Administrasjonsutvalg Leder Tron Tronsen, Levanger Bitte Dillan, Vuku Audny Merete Mehammer, Frosta Valgkomite Einar Veie, Levanger Bitte Dillan, Vuku Audny Merete Mehammer, Frosta 3.3 Arbeidsutvalgets mandat Arbeidsutvalget ble gitt mandat slik: Arbeidsutvalget har myndighet til å fatte avgjørelse i saker som hører inn under prostistyrets oppgaver i Kirkeloven og Gravferdsloven med unntak av: Budsjett økonomiplan Regnskap og årsrapport Plansaker Saker av prinsipiell art Arbeidsutvalget innstiller i saker som skal behandles i prostistyret. 3. Ansatte i Sør-Innherad prostistyre I 2012 var det følgende forbruk av årsverk totalt i prostiet: e il '': ' Ledelse 1,0 Administrasjon 5,4 5,4 0,1 5,5 7 Drift 9,51 9,41 9,41 14 Diakoni 3,0 3,0 3,0 4 Trosopplæring 4,45 3,0 2,0, 9 Musikk 5,35 4,55 4,55 7 5
Prosjekt 1,0 1,0 1,0 TOTALT 29,71 26,46 3,0 29,56 44 Det var tilsatt 44 personer i 29,7 årsverk. Dette gir et gjennomsnitt årsverk på ca. 67 % for hver ansatt ved utgangen av 2012. 3.1 Andre forhold vedrørende personalet Det har blitt avholdt et årlig allmøte der samtlige ansatte deltok. På disse møtene deltok også prestene. Møtene legges opp med en fellesdel med orienteringer og et faglig foredrag og en del med gruppearbeid. Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ble i 2012 gjenopprettet som et felles AMU for både de geistlige og de rådsansatte. AMU har seks årlige møter. Det ble opprettet et felles Lederforum, der det sitter felles ledelse fra både geistlig og de rådsansatte sin side. Hensikten er få til en tverrfaglig styring av kirkens aktiviteter, der det legges vekt på at det er «ord og sakrament» og gravferdsforvaltning, som skal være førende for kirkens prioriteringer. Aktivitetene tilpasses til de bevilgninger vi får fra kommunene og staten. Det ble avholdt en felles juleavslutning for alle ansatte, både geistlige og rådstilsatte, i hele prostiet. Juleavslutningen med lunsj ble gjennomført på Stiklestad. Sykefraværet for 2012 var i gjennomsnitt 2,57 %. En nedgang fra 2011, der gjennomsnittlig sykefravær var 4,41 %. Arbeidsmiljøet anses som generelt godt, selv om en erkjenner at det er enkelte mindre konflikter på grunn av nedbemanning og omstilling. 3.2 Aktiviteter i soknene Det vises for øvrig til menighetsrådenes årsrapporter for informasjon om aktiviteten i det enkelte sokn. 4. økonomi 4.1 Driftsregnskapet Driften av rådene som utgjør Sør-Innherad kirkelige fellesråd finansieres i hovedsak av tilskudd fra kommunene, i tillegg til statstilskudd til diakon og kateketstillinger, statstilskudd til trosopplæring, statstilskudd til drift av prostekontor og egne inntekter som festeavgift, gravstellsavgift, husleie, m.m. De kommunale bevilgningene utgjorde for 2012 samlet kr 14.440.258,-. Dette er en økning fra 2011 på kr 424.844,- eller 3.0 %. Tilskuddet inkluderer tilleggsbevilgninger til dekning av lønnsøkningene i 2012 på til sammen kr 311.158,- fra de tre kommunene, samt et ekstratilskudd på kr 100.000,- fra Frosta kommune til dekning av akkumulert underskudd. 6
4.2 Tilskudd fra kommunene de fem siste årene 2 008 2 009 2 010 2 011 2 012 Frosta kommune Levanger kommune Verdal kommune Sum: Prosentvis økning 1 151 800 1 215 000 1 246 000 1 393 000 1 456 100 6 057 380 6 294 638 6 446 060 6 689 970 6 908 872 5 637 000 5 756 179 5 748 143 5 932 444 6 075 286 12 846 180 13 265 817 13 440 203 14 015 414 14 440 258 +3,3 +1,3 +4,2 +3,0 De tre rådene hadde i 2012 et samlet underskudd på kr 618.921,-. Dette resultatet 133.601,- svakere enn i 2011. er kr 4.3 Resuitatutvikling de fem siste årene fordelt på de enkelte rådene Regnskapsresultat Frosta Levanger Verdal Sum: drift 2 008 2 009 2 010 2 011 2 012-135 925-73 465 188 892 0-105 214-265 822 142 387-153 494-172 427-189 819 0 81 081-542 242-312 893-323 888-401 747 150 003-506 844-485 320-618 921 Resultatet for funksjonene 41 administrasjon, 42 kirker og 43 kirkegårder er fordelt etter fordelingsnøkkelen 1 (Frosta) 5 (Levanger) 4 (Verdal). Momsrefusjonen på investering som er ført i driftsregnskapet bidrar til en forbedring av resultatet for Levanger med kr 59.400,- og for Verdal med kr. 31.050,-. Momsrefusjon på investeringer er holdt utenom grunnlaget for fordeling etter fordelingsnøkkelen. Det samme gjelder ekstratilskuddet på kr 100.000,- fra Frosta kommune til dekning av akkumulert underskudd. En andel på 60 % av momsrefusjonen på investering er tilbakeført til investeringsregnskapet, jf. regnskapsreglene. Momsrefusjonen på investeringer skal etter en gradvis opptrapping, i sin helhet tilbakeføres til investeringsregnskapet fra 2014. 4.4 Akkumulert underskudd de fem siste årene Akkumulert underskudd 2 008 2 009 2 010 2 011 2 012 Frosta -700 810-774 275-585 383-531 336-636 550 Levanger -1 087 793-1 087 793-1 241 287-1 413 714-1 603 533 Verdal -277 141-196 060-738 302-1 051 195-1 375 083 Sum: -2 065 744-2 058 128-2 564 972-2 996 245-3 615 166 De tre rådene har ved utgangen av 2012 et samlet akkumulert underskudd på kr. 3.615.166,- Et akkumulert underskudd i denne størrelsesorden vil etter hvert ha følger for likviditeten i virksomheten. Det er igangsatt tiltak for å bringe balanse i regnskapene, noe som vil få virkning først i 2013. 7
4.5 Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet for Frosta menighetsråd går i balanse. Det er ikke bevilget investeringstilskudd fra Frosta kommune i 2012. Investeringsregnskapet viser et akkumulert uinndekket merforbruk på kr. 132.654. Investeringsregnskapet for Levanger kirkelige fellesråd viser et udisponert mindre forbruk på kr 245.299. Det er bevilget kr. 1.000.000,- i generelt tilskudd til investering fra Levanger kommune. Levanger kirkelige fellesråd har fra før et ubundet investeringsfond på kr. 1.543.521. Investeringsregnskapet for Verdal kirkelige fellesråd viser et udisponert mindreforbruk på kr 128.102. I 2012 er det bevilget kr 500.000,- i tilskudd til investering fra Verdal kommune. Verdal kirkelige fellesråd har fra før et ubundet investeringsfond på kr. 1.526.738. 4.6 En alvorlig økonomisk situasjon Da prosjektet om sammenslåing startet i 2002, var det helt klare målsettinger om en felles administrasjon for å få mer penger til kirkens aktiviteter i menighetene, og at en skulle fremstå som en mer profesjonell arbeidsgiver. I lys av dette er det fra mitt ståsted, som kirkeverge, fortsatt en vei å gå. Det er nødvendig med ytterligere tiltak for å få til en organisasjon, en felles kultur og fokus på «en kirke». I tillegg er det viktig at vi får til halvårlige møter med kommuneadministrasjon kommunens politiske ledelse, slik at vi kan få fokus på: «hvilken kirke vil vi ha?» Dette arbeidet har prosten og jeg startet på, og vi ser at det her er ulike forventninger og forståelser for hva som er «den virkelige verden». og Jeg anser det som lite ønskelig for de fleste soknene i Sør-Innherad prosti å gå tilbake til tre forskjellige kommunale fellesråd, men dette vil jeg overlate til hvert enkelt sokneråd å mene noe om. Kirker og kirkegårder Det er utarbeidet egen vedlikeholdsplan og investeringsplan for de 13 kirkene og 15 kirkegårdene i Sør-Innherad prosti. Diakoni Det er fremsendt egen rapport om diakoni i Sør-Innherad prosti. Jf. Prostens årsrapport til Biskopen i Nidaros. Trosopplæring Det er fremsendt egen rapport om trosopplæring i Sør-Innherad prosti. Jf. Prostens årsrapport til Biskopen i Nidaros. Oppsummering Den norske kirke ved Frosta menighetsråd, Levanger kirkelige fellesråd og Verdal kirkelige fellesråd har gjennom de siste ti årene akkumulert til sammen ca. kr 3,6 millioner i merforbruk. Sør-Innherad kirkelige fellesråd har på bakgrunn av dette besluttet å gjennomføre en og andre tiltak for å få budsjettene i balanse. 8
Hovedårsaken til dette akkumulerte underskuddet er at en har hatt en sammenslått organisasjon i mange år, men at en har fortsatt å drive organisasjonen med tre daglige ledere, fortsette med tre forskjellige regnskaper; og i liten grad ta ut synergieffekten ved å ha et felles regnskap og en felles administrasjon under en ledelse. Dette er kombinert med mindre prosentvise tildelinger fra kommunene enn den reelle lønnsøkningen hos de ansatte fra de sentrale oppgjørene i Den norske kirke. Resultatet er et akkumulert underskudd i organisasjonen, som det nå må tas grep for å endre. Sør-Innherad prostistyre har den 29.01.2013 vedtatt å avslutte regnskapene for Verdal kirkelige fellesråd, Levanger kirkelige fellesråd og Frosta menighetsråd fra og med 01.01.2014. Fra og med samme dato vil det etableres en organisasjon i Brønnøysund registeret, som skal ivareta regnskapet og fellesrådfunksjonene for alle 12 soknene i Sør- Innherad prosti. Sør-Innherad kirkelige fellesråd har fra 1. juli 2013 startet en omstilling og etablert en felles stab for administrasjon og drift for kommunene Frosta, Levanger og Verdal. Herunder, å etablere en arbeidsgiverorganisasjon Sør-Innherad kirkelige fellesråd for alle rådstilsatte i prostiet. Hensikten med omstillingen er å lage en felles organisasjon for å utnytte ressursene på en mest mulig effektiv måte for de tre kommunene, og å få utgifter i driftsbudsjettet i samsvar med gitte tildelinger. I hovedsak betyr dette å redusere driftsutgiftene innen administrasjon og drift med 3,3 årsverk. I tillegg vil det bli forsøkt en økning av inntektene i form av høyere leie av kirkene og litt høyere festeavgift. 9, Anbefaling På bakgrunn av tidligere gode erfaringer med å sammenslå de tre kirkelige fellesrådene i Frosta, Levanger og Verdal; samt vedtak i Sør-Innherad kirkelige fellesråd den 29. januar 2013; anbefaler jeg at Sør-Innherad kirkelige fellesråd fremmer en søknad til Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet om en permanent etablering av Sør-Innherad kirkelige fellesråd som et fellesråd for hele prostiet med virkning fra 1. januar 2014. Levanger, 21. august 2013 LasseSandø Kirkeverge Sør-Innherad kirkelige fellesråd ' Rapport om samarbeidsprosjekt i Sør-Innherad prosti 2003-2006 Fornyin gs-, administrasjons- og kirkedepartementet skriv av 16. april 2013 ref. 13/614 Gjennomføringsplan for omstilling i Sør-Innherad kirkelige fellesråd 2013 9