1 ORG100, generell informasjon Emnekode: ORG100 Emnenavn: Organisasjonsteori og analyse Dato: 8. desember 2017 Varighet: 09.00-14.00 Tillatte hjelpemidler: Norsk-engelsk dictionary Merknader: Oppgaven består av to deler. En case Oppgave 1 - som teller 70 % av totalkarakteren, og der alle fem delspørsmål skal besvares. Oppgave 2 består av fire spørsmål der tre av disse skal besvares. Denne oppgaven teller 30 % av totalkarakteren. ------------------------------- Det forekommer av og til spørsmål om bruk av eksamensbesvarelser til undervisnings- og læringsformål. Universitetet trenger kandidatens tillatelse til at besvarelsen kan benyttes til dette. Besvarelsen vil være anonym. Tillater du at din eksamensbesvarelse blir brukt til slikt formål? Velg ett alternativ Ja Nei Maks poeng: 0 2 ORG100, oppgave 1 - spørsmål 1 Case Trine var ansatt i et energiselskap på Sørlandet som nettopp hadde gått gjennom en stor endring. I løpet av endringsprosessen ble enheten der Trine arbeidet også betydelig nedbemannet. Denne nedbemanningen var så dramatisk at Trine opplevde det som en degradering av det arbeidet hun gjorde. Hun begynte derfor å se seg om etter ny jobb. I forbindelse med den store kommunereformen som hadde pågått siden 2016 ble det utlyst en stilling som prosjektleder for sammenslåingen av tre kommuner i landsdelen: en stor og to mindre kommuner. Hun fikk jobben. Den første oppgaven hun fikk var å organisere en politisk fellesnemnd som skulle ha ansvar for den politiske ledelsen av sammenslåingen. Denne nemnda skulle bestå av ledende politikere fra de tre kommunene. Det Trine trodde skulle bli en enkel oppgave viste seg raskt å medføre betydelige utfordringer. For det første var ikke politikerne fra de to mindre kommunene enige i hennes forslag om at antallet politikere i fellesnemda måtte gjenspeile antallet innbyggere i kommunene, altså at det måtte være flere politikere representert fra den store kommunen. Politikerne i de mindre kommunene mente at alle kommunene skulle ha like mange representanter. For det andre var det uenighet om hvilke politikere som skulle delta i nemnda. Noen mente at kun ordfører og varaordfører burde delta, mens andre mente at også noen fra den politiske opposisjonen burde delta for å gi nemda større legitimitet. I tillegg oppsto det en ganske heftig diskusjon om hvordan beslutninger skulle tas. Noen hevdet at alle i nemnda måtte være enige, mens andre mente at det måtte være mulig å komme frem til vedtak gjennom avstemming og vanlig flertall (altså at et forslag med mer enn 50 % av stemmene i nemnda ble vedtatt). Spørsmål 1: Drøft avsnittet over i lys av beslutningsteori. 1/6
3 ORG100, oppgave 1 - spørsmål 2 Etter hvert som Trine ble bedre kjent med de tre kommunene oppdaget hun til dels store forskjeller mellom dem. Noen av de største forskjellene fant hun innenfor det kommunale ansvarsområdet som var knyttet til barn og unge, først og fremst barnehager og skole. Alle kommunene hadde organisert disse oppgavene i en enhet, med en leder. Men der sluttet også likhetene. I den store kommunen var ledelsen 5 personer i alt - bredt sammensatt: 2 menn og 3 kvinner, en variert utdanningsbakgrunn (lektor, barnehagelærer, psykolog, økonom, jurist). I de to mindre kommunene var det kun to ledere i hver: en lærer og en barnehagelærer, alle kvinner. Men det var i samtaler med lederne om deres arbeidsdag at trine opplevde de største forskjellene. Mens lederne i de små kommunene i stor grad behandlet enkeltsaker, snakket med kolleger i skoler og barnehager, og ofte var ute på skoler og barnehager, så snakket lederne i den store kommunen i all hovedsak om felles rutiner og prosedyrer for skoler og barnehager. F.eks. hadde den store kommunen laget et felles opplegg for hvordan ansatte skulle behandle mulige mobbesaker, det var laget felles plan for hvordan lærere og ansatte i barnehager skulle opptre mens de var på skolen (f.eks. var det forbudt å bruke snus synlig for barna), og det var laget klare standarder for hvordan læringsmål skulle utarbeides. Ingen av disse rutinene og standardene fantes i de små kommunene. Spørsmål 2: Drøft denne beskrivelsen i lys av formell struktur. 2/6
4 ORG100, oppgave 1 - spørsmål 3 Men det var ikke bare innenfor barne- og ungdomsområdet at Trine fant store forskjeller. Det var like store forskjeller mellom toppledelsen ordfører, varaordfører, rådmann og rådmannens stab i kommunene. Det første Trine merket seg var at ledelsen i den største kommunen var mye mer formelt kledd enn ledelsen i de to mindre kommunene. Mennene hadde alltid jakke, bukse og slips, men kvinnene var såkalt «pent antrukket». I de to små kommunene var antrekket betydelig mer avslappet, dominert av jeans, allværsjakker og joggesko. I tillegg var det store forskjeller mellom aktiviteten der ledelsen var lokalisert. I den ene mindre kommunen var det et stadig «renn» av folk inn og ut, i hovedsak andre ansatte som kom for å spørre om noe, men også vanlige innbyggere i kommune som stakk innom. Et annet særtrekk ved ledelsen var at rådmannen den kommunale topplederen alltid stakk hodet inn i døren til sine kolleger og sa «god morgen» når han ankom kontoret. Det skjedde nesten aldri i de andre kommunene. I den andre mindre kommunen var ledelsen nesten aldri på kontorene sine, så Trine antok at de var ute i virksomheten. I den store kommunen satt ledelsen stort sett på kontorene sine, ofte med lukkede dører. Hvis de var ute fra kontoret var det alltid registrert på Outlook hvor de var. Spørsmål 3: Drøft denne beskrivelsen i lys av organisasjonskultur. 3/6
5 ORG100, oppgave 1 - spørsmål 4 En av hensiktene med kommunereformen hadde vært å kvitte seg med de mange interkommunale samarbeidene som hadde vokst opp. Interkommunale samarbeid var tilfeller der to eller flere kommuner hadde gått sammen om å løse en oppgave, f.eks. hadde de tre kommunene før sammenslåingen et felles barnevernskontor, felles brann- og redningstjeneste og felles avfallshåndtering. Flere av disse interkommunale samarbeidene var derimot også med andre kommuner enn de tre som nå skulle slås sammen. Fellesnemnda ble raskt enige om de ikke ville gjøre noe med dette i første omgang, og bare fortsette disse samarbeidene. Staten, representert ved departementet, var ikke spesielt begeistret for denne beslutningen. I et skriv til fellesnemnda påpekte de at et av målene med reformen var å redusere antall interkommunale samarbeid da disse ble ansatt for å være både tunge å drive og lite demokratiske. I skrivet sto det også at departementet «vil vurdere å holde tilbake noen av de lovede tilskuddene til sammenslåingsarbeidet hvis ikke vedtaket om å fortsette med dagens interkommunale samarbeid blir omgjort». Kommuner som ville slå seg sammen hadde fått et tilskudd til å «smøre» sammenslåingsprosessen. Det var altså dette tilskuddet nå departementet ville holde tilbake noe av. Samtidig var de omliggende kommunene altså kommuner som grenset til de tre som skulle slås sammen, og som hadde flere interkommunale samarbeid med en eller flere av de tre kommunene svært interessert i at samarbeidene ble opprettholdt. Spørsmål 4: Drøft denne beskrivelsen i lys av organisasjon og omgivelser. 4/6
6 ORG100, oppgave 1 - spørsmål 5 Trine hadde hele tiden en tett dialog med politikerne i fellesnemnda og med den administrative ledelsen i de tre kommunene. I denne prosessen savnet hun noen som kunne inspirere alle de ansatte i de tre kommunene. Det ble for det meste - syntes Trine - diskusjoner om detaljer, om små endringer knyttet til administrative rutiner, justeringer av datasystemer og flytting av person hit eller dit. Det manglet en god begrunnelse for hvorfor man brukte så mye tid på denne endringen, hva man ville oppnå, og hva som skulle bli bedre. Spørsmål 5: Diskuter denne beskrivelsen i lys av teorier om ledelse. 5/6
7 ORG100, oppgave 2 Besvar tre av de fire følgende spørsmålene (maks 350 ord pr. spørsmål) Spørsmål 1: Redegjør for strategi som posisjon. Spørsmål 2: Beskriv hva som menes med institusjonelle omgivelser. Spørsmål 3: Redegjør for hovedtrekkene i det profesjonelle byråkratiet. Spørsmål 4: Redegjør kort for de viktigste grunnene til at endring ofte møtes med motstand. Maks poeng: 30 6/6