Endelig rapport etter undersøkelse av Masfjorden kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Masfjorden kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Austfjordvegen 2724, 5981 Masfjordnes Tidsrom for undersøkelsen: 5-6. november 2014 Kontaktperson i kommunen: Kjersti Furnes Soltvedt Fra Kartverket: Anders Østeraas, leder John Thomas Aalstad Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Kommunen har mangelfull føring av bygningers bruttoareal, energibruk og oppvarming for bygninger.
Det ble gitt følgende merknader ved dette tilsynet: 2 Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Utarbeidet dato: 10. desember 2014 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Anders Østeraas
Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Omfang 3. Dokumentunderlag 4. Avvik 5. Merknad 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Masfjorden kommune i perioden 5. 6. november 2014. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale.
2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 13. juni 2014. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet. 4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende to avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 16 og 33, matrikkelforskriften 27 og 34. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav d, har krav til at landmåler skal dokumentere at bruksretter er undersøkt. Andre ledd bokstav b har krav om at kommunen kontrollerer at det foreligger fullmakt fra part som er representert ved fullmektig. Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av verdianslag og arealregnskap. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjonen. Dette ble bekreftet i intervjuene. I en del av sakene mangler det erklæring fra landmåler om at grunnboka er undersøkt og partene spurt om det foreligger bruksretter og servitutter for de berørte arealene. I saker der firma er part, mangler dokumentasjon på hvem som kan rekvirere oppmålingsforretning og representere firmaet i oppmålingsforretningen. Ved grensejustering foreligger det ikke dokumentasjon av arealregnskap og at verdigrenser er vurdert. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet.
5 AVVIK 2 Kommunen har mangelfull føring av bygningers bruttoareal, energibruk og oppvarming for bygninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 3 bokstav b, står det at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming er mangelfull. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. 5. Merknad Følgende merknad ble gitt: MERKNAD 1 Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Kommentar: Matrikkelforskriftens 57 andre ledd sier at eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal fungere etter sin hensikt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunen ikke setter som vilkår at adressenummerskilt er satt opp før brukstillatelse gis. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og e-postutveksling. Ved intervjuer den 5. november 2014 ble 5 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 6. november 2014 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 6 Dokumentunderlag for Kartverkets sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. --------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 4.7.2014 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart Masfjorden kommune 6. Delegeringsreglement Masfjorden kommune, vedtatt 30.10.2012 7. Årsmelding 2013 Masfjorden kommune 8. Prosedyrer for saker etter matrikkelloven, Nordhordland digitalt 9. Saksliste for oppmålingssaker 2012 og 2013 10. Saksmapper for 4 oppmålingsforretninger og 1 grensejusteringssak 11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter
VEDLEGG 2 7 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Masfjorden kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Svein Helge Hoflundsengen Rådmann X X X Terje Kallekleiv Enhetsleder teknisk, miljø og landbruk X X X Kjersti Furnes Soltvedt Oppmåling, fører matrikkelenhet, adresse og bygg X X X Liv Oda Dale Fører bygg X X X Anne Kristin Rafoss Jobbet med adresseprosjektet X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Kartverket deltok John Thomas Aalstad og Anders Østeraas, med sistnevnte som tilsynsleder.