Møtedato: 13.12.2017 Møtested: Spydeberg kommunehus Møtetid: 15:30-17:30 Møteprotokoll for PSU fellesnemnda 5K Til stede Forfall Administrasjonen Medlemmer: Elisabeth Gundersen (Eidsberg- Sp), Ingolf Paller (Askim - FrP), Lars Holene (Askim - Sp), Tor Melvold, Øivind Tønnes Reymert (Eidsberg - Krf), Jelena Poljak Ljesnijanin (LO), Karine Mørck-Gåserød (UNIO), Rita Eriksen (YS) Varamedlemmer: Pernille Backer Lemming (Hobøl - H), Tron Kallum (Spydeberg Sp), Anne Jorunn Nilsen (LO) Kjell Håvard Jensen (Hobøl - FrP), Knut Espeland (Spydeberg - KrF), Anita Toverød (LO), Anja Bredal (Akademikerne), Bjørn Sjøvold, Trude Paulsen Saksliste Saksnr Tittel 32/17 Godkjenning av innkalling og saksliste 33/17 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 34/17 Budsjett 2018 - Økonomiplan 2018-2019 35/17 Etablering av omstillingsutvalg (oppfølging av utsatt sak 17/28 PSU 09.11.17 - Rutine for stillingskontroll) 36/17 Mandat for styringsgruppe delprosjekter 37/17 Mandater for delprosjekter 38/17 Omstillingsavtale 13. desember 2017 Øivind T.Reymert
leder
32/17 : GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste godkjennes. Ingen forslag. Votering: Enstemmig. Innkalling og saksliste godkjennes. 33/17 : GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Protokoll fra forrige møte godkjennes. Ingen forslag. Votering: Enstemmig. Protokoll fra forrige møte godkjennes. 34/17 : BUDSJETT 2018 - ØKONOMIPLAN 2018-2019 1. Forslag til budsjett 2018 for Indre Østfold kommune 2020 vedtas slik: Fellesnemnd og PSU 400 000 Tillitsvalgte og HVO 2 030 000 Prosjektleder 14 562 500 Prosjektkoordinator/stab 2 475 000 HR-rådgiver 509 000 Juridisk rådgiver 509 000 Digitalisering 10 015 000 Kommunikasjon 509 000 Anskaffelser 609 000 A1 Administrasjon og ledelse 16 000
A2 Økonomi 16 000 A3 Eiendom, miljø, tekn.tj. 16 000 A4 Helse, sosial og omsorg 16 000 A5 Kultur og oppvekst 16 000 A6 Forberedelser til valg 2019 8 000 P1 Politisk organisering 313 500 P2 Nærdemokrati og felles kultur 113 500 A/P1 Kommuneplan 113 500 A/P2 Arbeidsgiverpolitikk 113 500 A/P3 Økonomisk politikk og handlingsregler 113 500 A/P4 Interkommunalt samarbeid og eierskap 113 500 A/P5 Næring, kultur og stedsutvikling 113 500 TOTALT 32 701 000 2. Forslag til økonomiplan for 2018-2019 for Indre Østfold kommune vedtas ihht vedlegg. 3. Prosjektleder bes fremlegge regnskapsrapporter og eventuelle budsjettjusteringer i forbindelse med kvartalsrapportering til fellesnemnda. Forslag fra Tron Kallum: Pkt 1: Forslag til budsjett endres til Forslag til foreløpig budsjett... Tillegg i pkt 2: Alle delprosjektene leverer budsjettbehov til prosjektleder i løpet av januar 2018 Votering: Forslag fra Tron Kallum til endring i pkt 1: Enstemmig Innstillingens pkt 2 med tilleggsforslag fra Tron Kallum: Enstemmig Innstillingens pkt 3: Enstemmig 1. Forslag til foreløpig budsjett 2018 for Indre Østfold kommune 2020 vedtas slik: Fellesnemnd og PSU 400 000 Tillitsvalgte og HVO 2 030 000 Prosjektleder 14 562 500 Prosjektkoordinator/stab 2 475 000 HR-rådgiver 509 000 Juridisk rådgiver 509 000 Digitalisering 10 015 000 Kommunikasjon 509 000 Anskaffelser 609 000 A1 Administrasjon og ledelse 16 000 A2 Økonomi 16 000 A3 Eiendom, miljø, tekn.tj. 16 000
A4 Helse, sosial og omsorg 16 000 A5 Kultur og oppvekst 16 000 A6 Forberedelser til valg 2019 8 000 P1 Politisk organisering 313 500 P2 Nærdemokrati og felles kultur 113 500 A/P1 Kommuneplan 113 500 A/P2 Arbeidsgiverpolitikk 113 500 A/P3 Økonomisk politikk og handlingsregler 113 500 A/P4 Interkommunalt samarbeid og eierskap 113 500 A/P5 Næring, kultur og stedsutvikling 113 500 TOTALT 32 701 000 2. Forslag til økonomiplan for 2018-2019 for Indre Østfold kommune vedtas ihht vedlegg. Alle delprosjektene leverer sine budsjettbehov til prosjektleder i løpet av januar 2018. 3. Prosjektleder bes fremlegge regnskapsrapporter og eventuelle budsjettjusteringer i forbindelse med kvartalsrapportering til fellesnemnda. 35/17 : ETABLERING AV OMSTILLINGSUTVALG (OPPFØLGING AV UTSATT SAK 17/28 PSU 09.11.17 - RUTINE FOR STILLINGSKONTROLL) 1. Det etableres et omstillingsutvalg for håndtering av stillingskontroll og overtallighet 2. Omstillingsutvalgets sammensetning, mandat og oppgaver vedtas slik det fremgår av saksfremstillingen og i forslag til omstillingsavtale av 06.12.17 pkt.4.1 Omforent forslag til nytt pkt 3: Fellesnemnda bes ta PSU`s innstilling til orientering. 1. Det etableres et omstillingsutvalg for håndtering av stillingskontroll og overtallighet 2. Omstillingsutvalgets sammensetning, mandat og oppgaver vedtas slik det fremgår av saksfremstillingen og i forslag til omstillingsavtale av 06.12.17 pkt.4.1
3. Fellesnemnda bes ta PSU`s innstilling til orientering. 36/17 : MANDAT FOR STYRINGSGRUPPE DELPROSJEKTER 1. Mandat for styringsgruppe delprosjekter godkjennes. Protokolltilførsel fra Tron Kallum. Nest siste avsnitt i mandatets punkt 1 fjernes. PSU fellesnemnda 5Ks innstilling/vedtak 13.12.2017: 1. Mandat for styringsgruppe delprosjekter godkjennes. Protokolltilførsel: Nest siste avsnitt i mandatets punkt 1 fjernes. 37/17 : MANDATER FOR DELPROSJEKTER 1. Vedlagte mandater godkjennes, og legges til grunn for det videre arbeidet i de enkelte delprosjekt. 2. Prosjektleder bes å sørge for nødvendig koordinering og samordning med og mellom delprosjektledere i de tilfeller det er behov for justeringer i de enkelte mandater. 3. Prosjektleder bes å koordinere ressursbehovene som fremkommer av mandatene til delprosjektene i henhold til vedtatt budsjett for 2018, og fremlegge en total oversikt på dette til fellesnemndas møte 30.01.18 Ingen forslag. Votering: Enstemmig.
1. Vedlagte mandater godkjennes, og legges til grunn for det videre arbeidet i de enkelte delprosjekt. 2. Prosjektleder bes å sørge for nødvendig koordinering og samordning med og mellom delprosjektledere i de tilfeller det er behov for justeringer i de enkelte mandater. 3. Prosjektleder bes å koordinere ressursbehovene som fremkommer av mandatene til delprosjektene i henhold til vedtatt budsjett for 2018, og fremlegge en total oversikt på dette til fellesnemndas møte 30.01.18 38/17 : OMSTILLINGSAVTALE 1. Forslag til omstillingsavtale godkjennes lagt ut på høring i sammenslåingskommunene, med høringsfrist 20.01.18. 2. Omstillingsavtalen sluttbehandles i Fellesnemndas møte 30.01.18. Forslag fra Tron Kalllum: Stryke de 3 første avsnittene i avtalens punkt 6.5. Votering: Forslaget fra Tron Kallum falt med 1 mot 10 stemmer Innstillingens punkt 1 og 2: Enstemmig 1. Forslag til omstillingsavtale godkjennes lagt ut på høring i sammenslåingskommunene, med høringsfrist 20.01.18. 2. Omstillingsavtalen sluttbehandles i Fellesnemndas møte 30.01.18.