Prosjektrapport. Delprosjekt FUNNKe i UNN. Innføring av elektronisk meldingsutveksling med kommunene

Prosjektrapport Delprosjekt FUNNKe i UNN Innføring av elektronisk meldingsutveksling med kommunene Gro Wangensteen EPJ-rådgiver Seksjon E-helse og IKT-forvaltning Universitetssykehuset Nord Norge

Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn og Sammendrag... 3 1.1. Innledning... 4 1.2. Målsettingen... 4 1.3. Delmål... 45 1.4. Omfang og begrensninger... 6 1.5. Aktiviteter... 7 2. Organisering og metode for innføring av PLO-meldinger i UNN... 8 2.1. Prosjektorganisasjon... 8 2.2. Opplæringsmetode... 8 2.3. Informasjonsstrategi... 8 3. Forutsetninger og konsekvenser... 9 3.1. ROS analysen... 9 3.2. Risikosituasjoner... 9 3.3. Kritiske faktorer for gjennomføring av prosjektet og evaluering av meldingsfunksjonen 910 3.3.1. Samarbeid med organisasjonen om innføring... 10 3.3.2. Oppfølging etter innføringa... 10 3.3.3. Samarbeid med kommuner... 11 4. Budsjett... 13 5. Meldingsvolum og meldingstall... 14 6. Oppsummering og videre utfordringer... 15 7. Referanser... 16 Vedlegg 1, ukeliste poster for innføring... 17 Vedlegg 2, aktivitetsplan prosjekt FUNNKe i UNN... 18 Vedlegg 3, oversikt over opplæringsaktiviteter og resultater... 25 Vedlegg 4, kort oversikt over meldingsflyt HF/kommune... 27

1. Bakgrunn og Sammendrag UNN var i årene 2009-2011 pilot i det nasjonale ELIN-k prosjektet hvor de elektroniske Pleie- og omsorgsmeldingene (PLO-meldingene) ble testet og pilotert (fase 2). Bruk av meldingene er beskrevet i nasjonale retningslinjer utarbeidet av ELIN-k prosjektet og de er seinere i 2012 revidert av Helsedirektoratet, avd. Standardisering slik at de skal være tilpasset samhandlingsreformens krav til kommunikasjon. Retningslinjene er å betrakte som en standard og meldingene er laget i henhold til disse. Lokale avtaler om samhandling som avviker gir konsekvenser for bruken av meldingene. Våre lokale avtaler påvirkes av dette forholdet og det er ikke overensstemmelse mellom «standarden» og de lokale krav når det gjelder alle meldingene. I tillegg har UNN meldt inn at brukervennligheten for meldingene må bedres før dette kan regnes som gode løsninger. Meldingsmodulen er også begrenset av at den ikke støtter samhandling for polikliniske forløp. Etter piloteringen av meldingene i UNN ble PLO-meldingene likevel vurdert til å være sikre nok slik at en storskala implementering i sjukehuset kunne gjøres. En plan for innføring ble forelagt UNN ledelsen og vedtatt i april 2012. UNN har i året 2012 innført elektronisk interaktiv (toveis) meldingsutveksling med kommunene. Tidspunkt for innføringen av PLO-meldingene i UNN sammenfalt nærmest likt som for samhandlingsreformenes nye krav til kommunikasjon. Gevinster - UNN har tatt i bruk en elektronisk kommunikasjonsløsning som er forenkler og er tidsbesparende og som dokumenterer samhandling med helseinformasjon mellom sjukehuset og Pleie- og omsorgsenhetene i kommunene Utfordringene - Ikke alle kommunene er koblet opp til UNN ennå slik at personalet må mestre å samhandle på ulike måter med de ulike kommunene - Uoverensstemmelse mellom nasjonal standard meldinger og meldingsforløp versus lokale avtaler bidrar til å forvanske samhandlingsprosessene - Behov for fortsatt oppfølging etter innføring når det gjelder meldingsfunksjonaliteten og forståelse for samhandlingsavtalenes krav til kommunikasjon. Anbefalinger - Mer oppfølging og opplæring i UNN. FUNNKe finansierer ett års engasjement for rådgiver som skal ivareta dette. Stillingen plasseres i Samhandlingsavdelingen, NST. (utlyst) - Utføre en mer grundig gransking av problemstillingene skissert under punktet utfordringer - Prioritere arbeidet med å få kommunene til å koble seg opp som elektronisk kommunikasjonsparter til UNN (pågår) - Utvikle e-læringskurs (påbegynt) - Plassering av oppgaver knytta til meldingsovervåking av meldinger for ikke innlagte pasienter (påbegynt)

1.1. Innledning Nasjonale føringer er at kommunikasjon mellom aktørene i helsevesenet fortrinnsvis skal være elektronisk (1). Utbredelsen av meldingsfunksjonaliteten mellom Universitetssykehuset Nord Norge (UNN) og kommunene er derav forankret i nasjonal føringer og ivaretas av prosjekt FUNNKe 1. En utbredelse av meldingsfunksjonen har også begrunnelse i tjenesteavtalene nr 3, 5 og 9 mellom UNN og kommunene i opptaksområdet 2. FUNNKe organiserer innføring i helseforetakene via delprosjekt FUNNKe. Målet for delprosjektene er å gjøre helseforetakene i Helse Nord i stand til å samhandle elektronisk med kommunale Pleie- og omsorgstjenester (PLO). Meldingsutvekslinga er en funksjon i de elektroniske pasientjournalsystemene. Det er seksjon E- helse og IKT-forvaltning 3 i UNN som har gjennomført innføringen via delprosjekt FUNNKe i UNN. 1.2. Målsettingen Alle døgnsengeposter i UNN skal innen utgangen av 2012 være i stand til å kommunisere elektronisk med kommunal Pleie- og omsorg (PLO) om innlagte pasienter i en meldingsflyt som følger lokalt tilpassede nasjonale retningslinjer. Med innføring menes her: teknisk oppsett for meldingsfunksjonen i elektronisk pasientjournal (EPJ): o teknisk oppsett av PLO-modulen o navngiving og oppsett av arbeidsgruppe for mottak av PLO-meldinger o tilgang til meldingsmodulen knyttet til brukerroller i EPJ undervisning av superbrukere i posten utført av prosjektet o hvordan meldinger lages, praktisk visning og øvelser i bruk av meldingsfunksjonene i Dips o gjennomgang av arbeidsrutiner for håndtering og feil i meldingsfunksjonen 1.3. Delmål 1 FUNNKe er et regionalt utviklingsprosjekt som har som ambisjon å utvikle region nord til et utstillingsvindu innen telemedisin og IKT i helsetjenesten. Nasjonalt senter for Samhandling og Telemedisin FUNNKE prosjketet mens Helse Nord er eier. Prosjektet ivaretar nasjonalt utbredelsesprosjektene Meldingsløftet i kommunene/komut for Helse Nord. FUNNKe er finansiert av HOD og Helse Nord. 2 Fra pkt 7 i tjenesteavtale nr 5 for UNN og kommunene: elektronisk meldingsutveksling: Tjenester som sjukehuset distribuerer elektronisk, tilbys via Norsk Helsenett. Når elektronisk kommunikasjonsløsning for samhandling mellom kommunen og helseforetaket er innført skal denne benyttes. Der det er utviklet egne fagspesifikke maler for meldingsutveksling skal disse benyttes. Se også i avtale nr 9 pkt 7.1. om elektronisk meldingsutveksling og vedlegg 4 i avtalen: skjema over meldingsflyt mellom HF og kommune 3 Seksjon Kliniske IKT-systemer (SKIS) har fra 2013 byttet navn til E-helse og IKT-forvaltning men i denne rapporten er seksjonens gamle navn brukt da prosjektet Delprosjekt FUNNKe i UNN har vært gjennomført mens det gamle navnet var i bruk.

I dette avsnittet listes delmålene opp og resultater beskrives kort Delmål SKIS har gitt opplæring til personal i sengepostene ved innføring av elektroniske meldinger Det har blitt utarbeidet opplæringsmateriell til bruk ved innføring av elektroniske meldinger og til bruk ved langsgående opplæring av personal som skal samhandle elektroniske med kommunal Pleie- og omsorg Retningslinjer for bruk av PLO-meldinger i UNN er revidert Prosedyre er utarbeidet som beskriver bruk og håndtering av elektroniske PLOmeldinger i UNN i en avtalt meldingsflyt mellom UNN og kommunale PLO UNN benytter tjenesteadressering ved elektronisk samhandling til PLO når dette blir tilgjengelig i Helse Nord Ansvar for videre opplæring av personalet etter innføring er overført til ledelsen i sengepostene i UNN resultat Til sammen 44 poster i UNN har fått opplæring i elektronisk meldingsutveksling med kommunene Det er utarbeidet opplæringsmateriell og brukerveiledere til personal som skal samhandle elektronisk med kommunene: Brukerveiledning for PLO meldinger (docmap PR27502) publisert 11.04.2012 Sjekkliste/Opplæringsplan for PLO-meldinger Kort laminert veileder for behandlere ved bruk av meldingstypen Helseopplysninger ved søknad Laminert veileder for adressering av epikrisesendinger til PLOkommune Planlagt e-læringskurs i meldingsutveksling klar til vinter 2013 Retningslinjer er revidert og publisert 29.03.2012 (Docmap RL 2551) Prosedyre er utarbeidet og publisert i Docmap (PB0655) mars 2012 Dette er ikke iverksatt grunnet feil og mangler i synkronisering av NHN adresserregister ned til Dips rekvirentsøk. Dette er meldt til Dips, løsning ikke levert. Avtalt med alle postene via forankringssamtale om videre opplæringsansvar og avklart via avslutning av oppfølging i etterkant av innføringa

1.4. Omfang og begrensninger UNN HF I prosjektplanen var 49 sengeposter i UNN identifisert og angitt som poster aktuelle for innføring av den elektroniske meldingsfunksjonaliteten med Pleie- og omsorgsmeldinger (PLOmeldinger). Forutsetninger for innføring var - At posten hadde pasienter med behov for kommunale PLO- tjenester, og dermed behov for å kommunisere elektronisk med pasientens hjem kommune om. De poster i sykehuset som hadde flest pasienter å kommunisere om skulle først få opplæring - At for UNNs lokalisasjoner måtte vertskommunen være elektronisk kommunikasjonspart til UNN før innføring ble iverksatt Det ble vurdert at de tradisjonelle sengepostene var de som har mest kontakt med kommunene og ble prioritert for innføring i 2012. Dette betydde at akuttmottakene og intensivpostene ble vurdert for en senere opplæringsperiode. Ved prosjektets slutt er 44 av postene i UNN istandsatt til å samhandle elektronisk med de kommunene som er elektronisk kommunikasjonspart til UNN. (vedlegg 1; ukeoversikt) De 5 poster som gjenstår har ikke kunnet ta i mot innføringen pga kapasitetsproblemer i egen post, eller at vertskommunen ikke er klar. De postene som gjenstår i Tromsø har et minimalt pasientgrunnlag å samhandle med kommunale pleie- og omsorgstjenester om og har lite bruk for meldingsfunksjonen. Postene på Storslett har ikke fått opplæring på grunn av at Nordreisa kommune ennå ikke har innført meldingsutveksling. Posten på Storsteinnes har fått innføring selv om vertskommunen Balsfjord ikke er elektronisk ennå. Årsaken er at ca 50% av pasientgrunnlaget til posten har hjemkommune i Tromsø som er elektronisk kommunikasjonspart til UNN Sengepostene på Allmennpsykiatrisk klinikk avdeling Nord har også fått innføring selv om det mangler kommuner å kommunisere med. Disse postene har tidvis pasienter fra Tromsø kommune å kommunisere om, selv om opptaksområdet for Nord-postene hovedsakelig dekker Nord-Troms og Finnmark. Kommuner UNN samhandler elektronisk med 5 kommuner ved utgangen av 2012. Det at det er så få kommuner å samhandle elektronisk med betyr at samhandling med kommunene må utføres ulikt. Tilbakemeldingene fra brukerne i UNN er at det er krevende å ha ulike framgangsmåter å samhandle på ettersom noen er kommuner har elektronisk tilkobling til UNN mens for øvrige kommuner må telefonisk kommunikasjonsmåte nyttes i kombinasjon med intern dokumentasjon og brevsendinger.

Til tross for dette gir likevel mange uttrykk for at det er tidsbesparende å kommunisere elektronisk og de kommuner som er kommunikasjonsparter til UNN har relativt stort pasientgrunnlag. Hovedprosjektet FUNNKe jobber intensivt med å støtte kommunene til å kunne kommunisere elektronisk. Her i UNN har vi ingen innvirkning på når kommunene velger å bli koblet opp som kommunikasjonspart til sjukehuset. SKIS gjør et oppsøkende arbeid ifht til kommuner som begynner å bli klare elektronisk, slik at disse raskest mulig ønsker å koble seg opp til UNN. Meldinger bare for innlagte pasienter I prosjektperioden er det ikke lagt til rette for meldingsutveksling dersom pasienten ikke er innlagt i sjukehuset. Dette på grunn av at det krevers manuell videresending av meldingen til rett mottaker i sjukehuset. UNN anser manuell videresending som et uhensiktsmessig mellomledd med risiko for feil i videreformidling og vil være et brudd med den IKT funksjonalitet som skal gi effektivitetsgevinster når det gjelder meldingsutveksling. Innsyn i pasientopplysninger som ikke er knytta til behandlingsmessig begrunnelse vil også gjelde her dersom manuell håndtering av meldinger settes for eksempel til kontortjeneste eller HN-IKT. PLO-meldinger utenfor/mellom innleggelser er etterspurt funksjonalitet som det ikke er noen fullgod teknisk løsning for ennå. I motsetning til elektronisk henvisning som er laget slik at mottaket er knytta til adressering. Dette muliggjør at meldinger mottas i arbeidsflyt sjøl om pasienten ikke er innlagt. Det er nasjonale initiativ som ser på muligheten for at PLO-meldinger også må kunne adresseres til avdelingskoder eller framtidige tjenesteadresser for sjukehuset. En funksjon som vil være en mellomløsning for mottak av meldinger til sjukehus kommer i Dips versjon 7. PLO-meldinger som kommer inn fra kommunen knyttes/videreformidles automatisk til arbeidsflyten for siste postopphold i sjukehus dersom kommunen sender melding som svar på en melding som var sendt under pasientenes innleggelse. Her er det mangler ifht til at funksjonen ikke gjelder for 2 av PLO-meldingene og ikke for gamle meldingstyper. Retting av feil kommer våren 2013. 1.5. Aktiviteter Nesten alle aktiviteter beskrevet i prosjektplanen er gjennomført både for Prosjektleder, HN-IKT og arbeidsgruppene i postene. Se vedlegg 2. Følgende aktiviteter er ikke gjennomført: - SKIS: Lage filmsnutter til opplæringsmateriale i Helsekompetanse: planlagt til mars 2013 pga manglende ressurser - SKIS: skrive referat fra forankringsmøter og evalueringsmøter med enhetene. Ikke gjennomført pga manglende ressurser. - Utarbeide opplæringsplaner for videre innføring: ikke gjennomført fordi postene sjøl tar ansvar for videre opplæring - HN-ikt: lage beskrivelse av drift- og vedlikeholdsrutiner ifht PLO-meldinger. Ikke gjennomført.

2. Organisering og metode for innføring av PLO-meldinger i UNN 2.1. Prosjektorganisasjon FUNNKe har vært prosjekteier og SKIS har hatt prosjektleder for delprosjekt FUNNKe i UNN. Prosjektplanen beskriver forslag til styringsgruppe men denne har aldri blitt konstituert. I UNN sitt øvrige organiseringsarbeid med opprettelse av Styringsgruppe for prosjektprogrammet for klinisk IKT-systemer har denne styringsgruppen vært påtenkt som styringsgruppe for delprosjekt FUNNKe. Det har vært lite behov for avklaringer i prosjektperioden og det som har vært har vært av problemstillinger har blitt diskutert internt i UNN med seksjons- og avdelingslederne og med arbeidsgruppa til hovedprosjektet av FUNNKe. Det er rapportert status for delprosjekt FUNNKe i UNN både til FUNNKe sin styringsgruppe og til Styringsgruppe for prosjektprogrammet for klinisk IKT-systemer i UNN og fortløpende til ledelsen i SKIS og Kliniske systemer. Arbeidsgruppene i postene har vært sammensatt av personer som ledelsen på postene, eller i avdelingene har meldt inn. Det har vært variasjon på hvem dette har vært både med tanke på antall personer og deres arbeidsfunksjon i postene. Veldig mange har valgt å la fagutviklingssjukepleier eller tilsvarende ha ansvar for planlegginga av innføringa sammen med delprosjekt FUNNKe. Tidsplanen for innføring har vært overholdt. Det har i noen tilfeller vært vanskelig å få avtaler for å gjennomføre innføringa på grunn av kapasitet i postene. Prosjektleder har måttet variere på hvilket ledelsesnivå det har vært hensiktsmessig å henvende seg til for å få til en avtale. 2.2. Opplæringsmetode Prosjektleder og prosjektmedarbeider fra SKIS har gjennomført opplæring av superbrukere på alle døgnposter. Hver opplæringssekvens har vart i ca 2 timer, og posten har fått bestemme sjøl hvor mange som hadde behov for opplæring Se vedlegg 3, for detaljert oversikt over tiltak 2.3. Informasjonsstrategi Informasjon om prosjektet er planlagt sammen med kommunikasjonsavdelinga i UNN og SKIS egen web redaktør. Planene for informasjon er gjennom ført Informasjonsstrategi i UNN 1. Informasjonsside om prosjektets mål og framdriftsplan på Intranett. Både fast artikkel og nyhetssaker 2. Kommunekart oppdateres og informasjon om nye kommuner oppkoblet til UNN oversendes pr e-post til PLO-superbrukerne. Kommunekartet sendes i utskriftsformat i tillegg til lenke til

nyhetssiden på intranettet. Det er laget egen distribusjonsliste med alle PLO-superbrukere i UNN som har fått innføring i PLO-funksjonaliteten 3. Presentasjon av prosjektet i UNNs nyhetsavis Pingvinen. Artikkel i Pingvinen; aprilnummeret 2012 4. I tillegg har det vært noen nyhetssaker på NST sitt intranett og på FUNNKe sine hjemmesider. 3. Forutsetninger og konsekvenser 3.1. ROS analysen ROS analysen ble utført i 2010 før pilotering av elektronisk meldingsutveksling med PLOmeldinger. Analyserapporten peker på tiltak som enten var gjennomført FØR oppstart av prosjektet eller som ikke hadde betydning pga lav risiko og liten kostnadseffektivitet. Følgende tiltak er viktige: - Døgnkontinuerlig applikasjonsvakt HN-IKT. Tiltaket iverksatt i april 2012 i forbindelse med prosjektets oppstart. - Applikasjonskvitteringsvarsel er ikke på plass inn til sluttbruker, men kommer i ny versjon av EPJ som UNN skal oppgradere til i januar 2013. Funksjonen viser seg ved test å ikke fungere slik den skal og dette er meldt som sak til Dips. Oppfølging av negative applikasjonskvittering ivaretas inntil videre ved arbeidsrutiner beskrevet i UNN s retningslinjer for PLO-meldinger. - HN-IKT har ansvaret for å utarbeide drifts- og vedlikeholdsrutiner ifht oppfølging av PLOmeldingsutveksling. 3.2. Risikosituasjoner Meldingstrafikken erfares som robust og lite preget av feil med årsak i meldingsapplikasjonene. Det er identifisert at kjøring av større rapporter i dagens versjon av DIPS kan påvirke driften av meldingstrafikken. UNN har derfor utarbeidet en rutine på at slike rapporter igangsettes av HN- IKT på oppdrag fra UNN. Det er identifisert behov for bedre teknisk overvåking av meldingstrafikken. FUNNKe prosjektet har støttet HN-IKT økonomisk for å anskaffe et overvåkingsverktøy. Overvåkingsverktøyet er pr januar 2013 i drift og fungerer tilfredsstillende. 3.3. Kritiske faktorer for gjennomføring av prosjektet og evaluering av meldingsfunksjonen

3.3.1. Samarbeid med organisasjonen om innføring Organisering av innføringa har vært en tidkrevende arbeidsoppgave. Alle enhetene i UNN har blitt kontaktet på ledernivå, både på klinikkledernivå, avdelingsledernivå og postledernivå. Lederne er blitt presentert for prosjektet og det ble gjennomført ca 1 times forankringssamtale. Utpekte superbrukere har fått opplæring. Det har vært ulikt hvor mange hver enhet har avsatt til å få opplæring. Stort sett har det vært fagutviklingssjukepleier eller tilsvarende samt noen ressurspersoner som er blitt valgt ut. Prosjektet har forholdt seg de kontaktpersoner i enheten som er blitt tildelt. Erfaringene tyder på at en positiv innstilling til Dips og samhandling generelt synes å bidra til en mer effektiv videre opplæring i postene. Det er i liten grad vært leger og behandlere til stede i opplæring. I noen enheter har det vært arrangert egne tilrettelagte undervisninger for leger. Erfaringen er at det i liten grad har vært oppmøte til tilrettelagte opplæringstid for leger, og prosjektet har derfor utover i prosjektet i mindre grad tilbudt/foreslått dette. Det kan virke som legene i varierende grad har kompetanse på meldingsfunksjonen og at det er superbrukerne som til enhver tid må veilede leger i konkrete situasjoner de skal bruke PLO-meldingene. 3.3.2. Oppfølging etter innføringa Alle enhetene har blitt fulgt opp av prosjektet med oppsøkende råd og veiledning. Tema har vært både praktisk bruk av meldingsutveksling og innføring av arbeidsrutiner knytta til meldingsutveksling, samt arbeidet superbrukerne har hatt med videre opplæring av meldingsfunksjonaliteten til kolleger. Hvor lenge de har fått oppfølging har vært opp til dem, men det har vært en konsensus på at kompetansen til å ta opplæringa videre i enheten har vært til stede før oppsøkende oppfølging fra prosjektet har blitt avslutta. Oppfølging har vært gjort ved enten fysisk oppmøte i enheten av prosjektleder/medarbeider fra SKIS, og/eller via telefon samt innsyn på brukerens PC via programvaren VNC. Det har variert fra noen dagers oppfølging rett etter innføring, til oppfølging som har vart over uker og måneder. Ved langvarig oppfølging har det som regel vært oppfølging for eksempel 1 gang i uka. Noen enheter har vært fulgt opp på eget initiativ fra prosjektet der en har sett at enheten ikke har hatt fokus på å få elektronisk kommunikasjon inn i arbeidsrutinene. Alle superbrukere har fått telefonnummer til prosjektleder og prosjektmedarbeider i SKIS slik at det har vært mulig å ta kontakt ved behov etter avsluttet oppfølging. Det er ikke gjort noen nedtegnelse av hvor mange henvendelser som har vært mottatt etter avsluttet oppfølging. Det har vært overveiende positiv tilbakemelding på oppfølgingsmetodikken. Mange superbrukere har uoppfordret sagt muntlig at de er tilfredse med oppfølgingen og muligheten for å kunne henvende seg ved konkrete spørsmål akkurat når det oppstår behov. De fleste henvendelser er avklaringer på hvordan meldinger skal brukes i samhandlingen med kommunen, og rent brukertekniske spørsmål. Henvendelser om feil i Dips har i størst mulig grad blitt henvist til brukerstøtte ved HN-IKT. Erfaringer viser at helseforetakets tjenesteavtaler med kommunene til en viss grad er ikke er samstemt med de nasjonale retningslinjene og muligheter for elektroniske meldingene. Dette gir utfordringer for samhandlingsprosedyren og bruken av meldingene. Videre viser erfaringene

at henvendelser fra brukerne både kan være av brukerteknisk art og av hvordan avtalene kan oppfylles ved bruk av meldingsutveksling. Helseforetaket må derfor avklare hvordan slike henvendelser ivaretas etter innføringsperioden i 2012. 3.3.3. Samarbeid med kommuner Sjukehusets perspektiv Innføring av elektronisk meldingsutveksling er begrenset av at det foreløpig er få kommuner som er elektronisk kommunikasjons part til UNN. FUNNKe prosjektet har utvidet prosjektperioden til 2014, noe som medfører en lengre tidsperiode før alle kommuner er blitt elektronisk kommunikasjonspart til UNN. Når kommuner rapporteres som klare for elektronisk samhandling, tar SKIS kontakt med kommunen for klargjøring, testing og igangsetting av meldingsutveksling. Med et begrenset antall kommuner som elektronisk kommunikasjonspart innebærer det at personalet må kunne beherske utskrivingsprosedyren på to ulike måter; elektronisk for de pasienter som med hjemkommune med elektronisk oppkobling til UNN, og via telefon og papirpost til pasienter med hjemkommune som ikke er elektronisk koblet til UNN. Det er krevende for personalet og skaper en del frustrasjon. At det er få elektroniske kommuner begrenser også superbrukernes muligheter til å få nok pasientsituasjoner som man kan bruke til opplæring av kollegene. For de ulike postene i UNN har dette slått veldig ulikt ut. Noen har fått gode muligheter til videre opplæring mens andre har måttet bero med at kompetanse på elektronisk meldingsutveksling innehas av noen få på posten og at dette må utbredes i takt med at flere kommuner kommer til som kommunikasjonspart til UNN. For noen enheter er det realistisk at elektronisk meldingsutveksling ikke kommer til å være en ofte benyttet kommunikasjonsform sjøl om alle kommunene blir elektronisk koblet til UNN. Somatisk barneavdeling og seksjonene på barne- og ungdomspsykiatri er eksempler på dette. Deres pasienter har som regel ikke behov for kommunale pleie- og omsorgstjenester men bor i hjemmet med pleie og oppfølging fra foreldrene. En del rus- og psykiatripasienter har også kommunale tjenester, men det kan være andre tjenester enn pleie- og omsorg, og da er meldingsmodulen ikke adekvat verktøy i samhandlingen med disse instansene. Elektronisk kommunikasjonsform er i oppbyggingsfase. Mot kommunene har UNN erfaring med at de meldinger som håndteres av saksbehandlertjenesten/tildelingskontor har vært behandlet raskt og det interaktive samarbeidet har vært støttet godt av det nye samhandlingsverktøyet. Mot den utøvende tjenesten har det vært mer variabelt. Når UNN sender melding om at pasient med pleie- og omsorgstjenester er innlagt i sjukehuset skal utøvende tjeneste i kommunen sende svarmelding med pasientopplysninger. Av alle de meldinger om Innlagt pasient som UNN har sendt dette året er det bare ca en tredjedel vi har fått svar på. Dette tas jevnlig opp med kommunens meldingsprosjektledere og vi ser for oss at å få personalet til å bruke meldingene i den meldingsflyten som er beskrevet i prosedyrene/avtalene vil være et påkrevet satsningsområde i lang tid framover. Hva som er årsaken er ikke grundig undersøkt. Flere brukere av meldingsfunksjonaliteten oppgir at uoverensstemmelse i meldingenes navn og struktur enn det man oppfatter som nødvendig og tydelig vanskeliggjør bruken av meldingene.

Det er manglende samsvar mellom nasjonale standarder og lokale behov er det som kommer til uttrykk her. Et illustrerende eksempel er at melding Helseopplysning ved søknad skal brukes i tre ulike sammenhenger. Muntlige tilbakemeldinger gir grunnlag for å forstå at den elektroniske kommunikasjonsformen som er innført i stor grad oppleves som positivt. Det begrunnes med at: bruk av elektroniske meldinger medfører mindre tid på å gi kommunene informasjon om pasientene ved og under innleggelsen det er et verktøy som er pålitelig mht meldingenes framkommelighet Muligheten for interaktiv asynkron kommunikasjon Meldingsmodulen støtter transparente arbeidsprosesser i sjukehuset. Med det menes at det letter også samarbeidet innad i enheten på UNN ettersom man kan se i pasientjournalen hvilke meldinger som er sendt og innholdet i dem, om de er kommet fram i kommunen og om kommunen har svart på henvendelser uten at personalet trenger å møtes for å overlevere beskjeder ang dette. UNN og kommunene har ved siste månedene en meldingstrafikk på ca 2000 PLO-meldinger pr måned. Det er fordeling på ca 2/3 fra UNN og 1/3 inn til UNN. Den ulike fordeling av meldinger er for så vidt rimelig når en tar i betraktning at det er sjukehuset som har pasienten hos seg under innleggelsen som medfører at den største kommunikasjonsoppgaven ligger i sjukehuset. Kommunens perspektiv Erfaringer fra kommunens perspektiv er også formidlet til prosjektleder i UNN. Flere kommuner tar opp at kvaliteten på informasjonen er gått ned etter at informasjon om pasientens innleggelse er blitt skriftlig i stedet for muntlig via telefon. Feil og mangler i meldingsmodulen som vi kjenner til fra før innføringa gjør seg gjeldende i denne sammenheng. Det at man ikke kan kopiere tekst fra andre journaldokumenter inn til PLO-meldingene medfører at sjukehuspersonalet antakelig ikke skriver så lange tekster. Muligheten for å kopiere tekst vil komme på nyåret 2013. I de elektroniske meldingene fra sjukehuset kommer det ikke automatisk fram hvilken yrkeskategori forfatteren av meldinga tilhører. Dette må angis manuelt og glemmes i mange tilfeller. Leverandøren for EPJ fagsystem til UNN har ikke angitt når de vil levere på denne mangelen. Kommunen påpeker at epikrise ikke kommer elektronisk og ikke på riktig tidspunkt iflg tjenesteavtalen. Epikrisemeldingen er ikke en PLO-melding men skal sendes til elektronisk ved utskriving til kommunal Pleie- og omsorgstjenesten når pasienten skal ha oppfølging fra dem. SKIS har lært opp ifht sending av elektronisk epikrise i sin innføring av PLO-meldinger ettersom dette er en del av tjenesteavtalen og dermed også er del av utskrivingsprosedyren. Det er gitt ut egne brukerveiledere for adressering av epikriser til PLO. Kommunen gir også tilbakemeldinger på at de punktene som meldingene skal inneholde jamfør avtalen ofte mangler. PLO-meldingene har nasjonalt format og det er ikke overensstemmelse

mellom strukturen inne i meldingene og det som er krav fra forskriften og tjenesteavtalene. SKIS har bedt om at det må være mulig å legge inn mal som dekker kravet til innhold men har ikke fått gjennomslag for dette foreløpig verken hos Helsedirektoratet som har ansvar for meldingsstandarden eller hos EPJ-leverandøren. Kravet til innhold er beskrevet eksplisitt i prosedyren og det er gitt ut egne laminerte veiledere for leger for den meldingstypen som legene oftest bruker. Malene på dokumenttyper som brukes knytta til utskrivingsprosedyren for pasienter med ikke elektronisk kommune er tilpasset tjenesteavtalene for UNN. SKIS har fått flere henvendelser fra leger som mener at det er et tilbakeskritt på kvalitet nå som de må bruke malene i de elektroniske meldingene. Slik sett er det overensstemmelse med kommunens tilbakemeldinger og personalet i UNN og det kan synes som om at standardisering i PLOmeldingene ikke bidrar til kvalitet i innholdet i informasjonsoverføringa mellom sjukehus og PLO. Kommunene gir en del tilbakemeldinger på at melding om Innlagt pasient og Tidligmeldingen (Helseopplysning ved søknad) kommer for seint i forløpet. Melding om Innlagt kommer så seint etter innleggelsen at kommunens svarmelding Innleggelesrapport ikke kan sendes før langt ut i forløpet. Sjukehuset mister informasjon om pasienten tidlig i innleggelsen. Kommunene ønsker at melding om Innlagt pasient skal sendes fra akuttmottaket. Tidligmeldingen skal etter samhandlingsreformen sendes i løpet av de første 24 timer etter innleggelsen dersom pas har kommunale tjenester fra før. Det er meningen at kommunene skal kunne forberede mottak av pasienten på grunnlag av tidlig informasjon. Når pasienter ligger for eksempel på intensiv post i lang tid og ikke får sendt Tidligmelding før overflytting til sengepost ivaretar ikke UNN sine forpliktelser mht dette informasjonskravet. Det har ikke vært ikke organisatorisk mulig å få innført meldingsutveksling fra akuttmottakene og intensivpostene. En av problemstillingene rundt dette er at disse postene ikke er moderpost for pasienten mens de er innlagt der. Dette jobbes det videre med i UNN. 4. Budsjett Kostnadene i prosjektet er kostnader til prosjektleder i 100% stilling samt to månedsverk til prosjektmedarbeider. Det var budsjettert kr 14500 som skulle dekke utgifter ifbm reiser til lokalisasjonene. Det er brukt kr 8600. Det gjenstår å reise til UNN sine enheter på Storslett for å innføre meldingsfunksjonaliteten når vertskommunen deres blir klar som kommunikasjonspart til UNN. Budsjettet har vært beregnet på 1 person. Det ble vurdert som nødvendig at det reiste to personer til lokalisasjonene Harstad og Narvik og FUNNKe prosjektet sa seg villig til å dekke reiseutgiftene for prosjektleder ved disse reisene.

5. Meldingsvolum og meldingstall Tabell 1 viser en fordeling av meldinger fra prosjektperioden startet og ut året 2012. Det er en tydelig økning i meldingstrafikk da UNN sine største lokalisasjoner fikk innføring og deres vertskommuner ble elektroniske kommunikasjonsparter til UNN høsten 2012. Tall for antall meldinger i statistikken er hentet fra EPJ systemets EDI (meldingsrapport) D-9344 Tabell 1 De fleste brukte meldingene fra sjukehus er meldingen Helseopplysning ved søknad som brukes som den lovpålagte Tidligmelding. Helseopplysning ved søknad sendes også for å dekke krav om tjenesteavtale helseopplysninger som sjukehuset skal sende som vedlegg til pasientens egensøknad om kommunale tjenester. Helseopplysning ved søknad sendes også som helseinformasjon knytta til beslutningen om at pasienten er beslutta ferdigbehandlet på sjukehuset og dermed varsles utskrivingsklar fra sjukehusnivå. Andre mye sendte meldinger er logistikkmeldinger Innlagt pasient og Utskrevet pasient sant de interaktive dialogmeldingstypene Forespørsel og Svar på forespørsel. Fra kommunen er det dialogmeldingstypen Forespørsel, som er mest brukt, deretter Svar på forespørsel og Innleggelsesrapport. Tabell 2. Fordelingen sendte meldinger fra UNN til kommunene, tallmateriale fra uke 51 2012. Testmeldinger og meldinger som har gått i udefinert arbeidsflyt er trukket fra: Meldingstype Antall

Innlagt pasient 1208 Helseopplysning ved søknad 1653 Forespørsel 652 Svar på forespørsel 698 Avvik 8 Utskrevet pasient 1278 Utskrivningsklar pasient 326 Avmelding utskrivningsklar 55 pasient Tabell 2 Tabell 3. Fordelingen på mottatt meldinger til UNN fra kommunene: Antall Innleggelsesrapport 542 Forespørsel 1443 Svar på forespørsel 431 Avvik 68 Tabell 3 6. Oppsummering og videre utfordringer De realiserte mål og delmål fra Delprosjekt FUNNKe i UNN er i hovedsak oppnådd og gjennomført. Av de 49 poster som var identifisert er 44 poster opplært og har fått oppsatt meldingsmodulen i EPJ ved utgangen av 2012. De poster som gjenstår har enten ikke kunnet få opplæring pga ingen kommune å samhandle med, eller av andre interne ressurser/årsaker som ikke har årsak knytta til delprosjekt FUNNKe i UNN. Nesten alle beskrevne aktiviteter er gjennomført og fulgt opp med unntak av de som er knytta til postenes eget ansvar for å lage interne opplæringsplaner, videre opplæring fra superbruker til kolleger og arbeidsrutinebeskrivelser. Prosjektleder har på grunn av kapasitetsproblemer heller ikke referatført alle forankringsmøter og avslutningssamtaler som opprinnelig var planlagt. Det er ikke gjennomført noen systematisk evaluering av innføringa annet enn muntlig undersøkelser og observasjon av postene og superbrukernes arbeid i oppfølgings- og veiledningssituasjonene. En så stor endring i samhandlingsmetode mellom helseaktørene på sjukehus- og kommunenivå er interessant å evaluere med tanke på effekt, nytte og ressursbruk både knytta til pasientforløpets kvalitet og pasientsikkerhet. En evaluering av effekten på samarbeidsprosessene mellom aktørene som elektronisk meldingsutveksling er ment å understøtte, er også interessant.

UNN har siden 2008/9 vært deltaker og bidragsyter i nasjonale prosjekter for utvikling og pilotering av meldingsmodulen som nå er innført via Delprosjekt FUNNKe i UNN. Det er lange prosesser å få ønskede/påkrevde leveranser til meldingsmodulen fra EPJ leverandør og delvis også fra nasjonale myndigheter. UNN må fortsette deltakelsen i regionale og nasjonale nettverk der problemstillinger knytta til elektronisk samhandling rapporteres inn, behandles og løsninger besluttes. Sjøl om innføring av meldingsmodulen i hovedsak er gjennomført vil det gjenstå en del oppgaver: innføring av meldingsmodulen hos de resterende postene inklusive akuttmottak og intensivpostene innføring av tjenesteadressering innføring av ny meldingstype Helseopplysninger levering av e-læringskurs for elektronisk meldingsutveksling avklaring av hvem som har ansvar for videre veiledning av personalet i bruk av meldingene og etterlevelse av tjenesteavtalene plassering av døgnkontinuerlig håndteringsoppgaver av elektronisk meldingstrafikk som gjelder videresending av meldingsvarsler som kommer til sjukehuset når pasienten ikke er innlagt 7. Referanser 1. Helsedirektoratet: Samspill 2.0 - Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren 2008 2013. http://www.helsedirektoratet.no/publikasjoner/diverse/samspill_2_0 nasjonal_strategi_for_ elektronisk_samhandling_i_helse og_omsorgssektoren_2008 2013_744694

Vedlegg 1, ukeliste poster for innføring

Vedlegg 2, aktivitetsplan prosjekt FUNNKe i UNN Aktivitetsplan for Prosjekt FUNNKe: Plan for utbredelse i UNN HF Aktiviteter Planlagt Status for gjennomført gjennomføres Mars 2012 M1 Når prosjektplanen vedtas i UNN ledelse M2 Når deltakere til styringsgruppe er avklart Ikke hatt styringsgruppe Utarbeide Uke 8 og 9 Utført, veiledning fra NST prosjektplan og sende til seksjonsledelse 2012, ca 5 dag M3 Når retningslinjer er revidert publisert i Mars 2012 DOCMAP Revidere retningslinjer og sende til godkjenning M4 Når prosedyre for elektronisk samhandling mellom UNN og kommunal pleeieog omsorgstjeneste er utformet og publisert i DOCMAP Lage ferdig prosedyre for hvordan elektronisk meldingsflyt i UNN skal være med kommunene M5 Når opplæringsmateriel l er utarbeidet og revidert Revidere brukerveiledning Uke 9 og 10 2012, ca 1 dag Uke 9 og 10 2012, ca 1 dag Uke 9 og 10 2012, ca 1 dag Mars 2012 Mars 2012, men sees i Docmap som 16.5.2012

Lage filmsnutter til helsekompetanse. Levende opplæringsmaterial e revidere informasjonsforedr ag tilrettelegge for div informasjonsmateri ell M6 Når alle enheter i UNN Breivika og PSTO postene har gjennomført innføring og har tatt ansvar for videreføring av kompetanse til elektronisk samhandling med kommunene Samtaler med ledelse pr enhet før igangsetting av innføring Opplæring av superbrukerperson ell i enhetene Holde Informasjonsmøte i enhetene før oppstart Enhetene gir tilbake til SKIS sine planer for videre opplæring til sine ansatte og nyansatte M7 Når enhetene Åsgård og Harstad og Narvik har gjennomført 2012 mars, usikker tidsbruk 2012 mars, ca 1 dag 2012 mars, ca 1 dag 1 time pr enhet 3-4 timer pr enhet 1-2 møter pr enhet med mulighet for tilpasset innfor møte pr faggruppe hvis ønskelig på evalueringsmø tet Ikke utført. Planlagt til 2013 Utført mange ganger i prosjektperioden utført Siste opplæring vår 2012 var juni Samtaler med flere nivåer av ledelse før innføring Ca 2 timer pr økt Ikke alle postene, men noen poster mange møter. Lite møter hvor leger har møtt opp Ikke gjennomført. Så det var et urealistisk krav

innføring og har tatt ansvar for videreføring av kompetanse til elektronisk samhandling med kommunene Samtaler med ledelse pr enhet før igangsetting av innføring Opplæring av superbrukerperson ell i enhetene Holde Informasjonsmøte i enhetene før oppstart Enhetene gir tilbake til SKIS sine planer for videre opplæring til sine ansatte og nyansatte M8 Når enhetene i de medisinske og psykiatriske sentrene har gjennomført innføring og har tatt ansvar for videreføring av kompetanse til elektronisk samhandling med kommunene Samtaler med ledelse pr enhet før igangsetting av innføring Opplæring av superbrukerperson ell i enhetene 1 time pr enhet 3-4 timer pr enhet 1-2 møter pr enhet med mulighet for tilpasset innfor møte pr faggruppe hvis ønskelig på evalueringsmø tet 1 time pr enhet 3-4 timer pr enhet Samtaler med flere nivåer av ledelse før innføring Ca 2 timer pr økt Ikke alle postene, men noen poster mange møter. Lite møter hvor leger har møtt opp Ikke gjennomført. Så det var et urealistisk krav Samtaler med flere nivåer av ledelse før innføring. Ikke gjennomført for sentrene på Storslett Ca 2 timer pr økt

Holde Informasjonsmøte i enhetene før oppstart Enhetene gir tilbake til SKIS sine planer for videre opplæring til sine ansatte og nyansatte Aktiviteter prosjektorganiserin g Ta kontakt med Marit Einejord for hjelp til informasjonsstrateg i ta kontakt med alle poster som omfatter innføringsprosjekte t Lage plan/rekkefølge for enheter til innføring Lage oversiktsdokument for hvilke poster som er kontaktet, navn på ledere og ressurspersoner. Kontaktinformasjon. Dato for opplæring og informasjonsmøter Lage liste over alle PLO arbeidsgrupper i Dips arbeidsflyt Ta kontakt med brukerstøtte HN- IKT for informasjon om innføringsprosjekte 1-2 møter pr enhet med mulighet for tilpasset innfor møte pr faggruppe hvis ønskelig på evalueringsmø tet Uke 10 2012 Uke 8 og 9 2012 Uke 8 og 9 2012 Ikke alle postene, men noen poster mange møter. Lite møter hvor leger har møtt opp Ikke gjennomført. Så det var et urealistisk krav Møte med kommunikasjonsrådgiver og intern web redaktør. Resulterte i informasjonsplan, egen FUNNKe side på intranett og omtale i Pingvinene april 2012 Alle er kontaktet foruten sentrene på Storslett hvor vertskommunen ikke er elektronisk ennå Laget ukeplan og revidert særlig høstplanen x flere Se dokumentet Navn og Oversikter poster til Utbredelse UNN. Xls E:\Kliniske systemer\skis\epostkontor\funnke\innføringsp rosjekt PLO meldinger i UNN 2012 mars Listen er laget og utfylt for alle opplæringer som er gjennomført 2012 mars Tok kontakt med leder for Brukerstøtte, avtalte møte 11.04.12

t og gjenta visning av meldingsmodulen og opplæringsmaterial et Lage tekst til intranettside om prosjektet Skaffe omtale av prosjektet i Pingvinen Planleggingsmøte med HN-Ikt om oppsett av PLO modulen, Brukertilganger osv informasjonsmøte med HN-Ikt brukerstøtte i forkant av oppstart innføringsprosjekte t Skrive referater fra forankringsmøter og evalueringsmøter med hver post aktiviteter arbeidsgrupper Delta på forankringsmøte med SKIS, ca 1 time velge ut superbrukere til opplæring og legge til rette for rom med PC tilgang med Dips for undervisning lage liste over ansatte som skal ha brukertilganger for meldingsfunksjonali tet 2012 mars Utført mars 2012 2012 mars Publisert april nummeret av Pingvinen Planleggingsmøtet om oppsett av PLO for postene ble gjennomført 27.mars med HN-IKT og prosjektleder FUNNKe i UNN. Referatført 2012 mars 11.april 2012 langsgående i prosjektet etter avtale minimum 1 uke før oppstart Ikke gjennomført. Så det var et urealistisk krav Alle postene har hatt møter med meg og ledelse eller de som ledelse har utpekt. Noen møter er gjennom ført via telefon. Spes de som er til lokalisasjonene Postene har sjøl valgt ut Dette har de gitt muntlig til meg i forankringssamtalen eller etter avtale slik at det var klart til opplæringa

lage plan for opplæring av meldingsfunksjonali tet for alle ansatte på posten delta på superbrukeropplæri ng ca 4 timer med SKIS lære opp ansatte i posten å bruke meldingsfunksjone n Planlegge informasjonsmøte om elektroniske meldinger i posten for alle ansatte som SKIS skal holde Stille kontaktperson for oppfølging fra SKIS i innføringsperioden Sette opplæring i meldingsfunksjonali tet av nyansatte på opplæringsplan Innarbeide meldingshåndtering i postens daglige arbeidsrutiner jamf UNN sine retningslinjer. Stille på oppsummeringsmø te etter innføring, overtakelse av ansvar for videreføring minimum 1 uke før oppstart etter avtale langsgående etter egne planer etter avtale etter avtale minimum 1 uke før oppstart minimum 1 uke før oppstart etter avtale Ikke gjennomført. Så det var et urealistisk krav Alle postene foruten Færingen, BUPA postene og Storslett postene har deltatt i opplæring med SKIS. Noen i flere sekvenser Varierende grad hvordan dette er håndtert Hvor mange møter har vi gjennomført? Alle har en eller flere kontaktpersoner. Jeg har laget distribusjonsliste i Outlook som jeg bruker når jeg sender ut informasjon Ikke sjekket, bedt om å få det forevist. Klargjort i alle forankringssamtaler at dette er eget ansvar og en forventning til dem Forespurt muntlig hvordan de gjør det. ikke bedt om få det forevist Dette er ivaretatt i den grad at jeg har spurt dem om de trenger mer oppfølging og at vi ved en felles vurdering kom fram til at de nå var sjølstendige eller at de kunne ta kontakt med SKIS prosjektleder og medarbeider ved behov. Aktiviteter Hn-Ikt Sette opp meldingsfunksjonali tet for hver post som skal innføre elektroniske HN-IKT har hatt oppgaven. Egen sak i GO drift.

meldinger Brukerstøtte evnt EPJ/PAS skal delta på informasjonsmøte om elektronisk meldingsutveksling som SKIS skal holde 11.april 2012 Må beskrive driftsog vedlikeholdsrutiner ifht PLO meldinger jamfør ROS analyse pkt 4 Usikkert om hvordan dette er ivaretatt. Er etterspurt til seksjonsleder i HN-IKT, SSI

Vedlegg 3, oversikt over opplæringsaktiviteter og resultater 2-3 superbrukere i enhetene får opplæring i meldingsfunksjonaliteten og meldingsflyt (vedlegg 4)av prosjektleder fra SKIS Prosjektleder SKIS tilbyr å holde introduksjonsundervisning i enhetene for alle ansatte. Avtales med enhetene etter det de anser for behovet Arbeidsgruppene lager plan for opplæring i egen enhet SKIS utarbeider og stiller med div materiale for opplæring Superbrukerne gjennomfører opplæring i egen post etter egne planer Det har vært veldig variabelt hvor mange personer pr post som har fått opplæring. Posten har fått bestemme dette sjøl. De fleste postene har hatt 1-2 opplæringssekvenser for 2-4 personer. SKIS har gjennomført opplæring på 165 superbrukere SKIS har holdt ca 30 informasjonsforedrag om PLOmeldingene og FUNNKe. Noen poster har ikke sett behov for dette tilbudet og noen har valgt å gjøre det sjøl, noen poster har fått informasjonsforedrag fra SKIS flere ganger Plan for opplæring i egen post har blitt avtalt og påminnet men ikke krevd forelagt prosjektlederen Alle postene har fått div materiale i papirformat samt tilsendt en informasjons e-post med vedlegg og lenker: - Kort oversikt over meldingsflyt mellom HF og kommune - PLO-meldinger kategorier og typer - Opplæringsplan PLOmeldinger - Lenke til brukerveiledningen i Docmap - Lenke til retningslinjene i Docmap - Lenke til intranettsiden om PLO-kommuner - Lenke til utskrivingsprosedyren på Docmap Arbeidet med opplæring i egen post er fulgt opp i veiledningssamtaler med kontaktpersonene etter innføringa

Ledelsen tar ansvar for å innlemme opplæring i elektronisk meldingsutveksling med PLO på opplæringsplan for nyansatte Tidsbruk for innføring tilpasses den enkelte post og ressursbruken vil være litt opp til hver enhet SKIS følger 1 uke på hver enhet ved oppstartuke, men forberedelse i lag med arbeidsgruppe skjer noen tid i forkant. Prosjektleder kan jobbe med flere enheter samtidig. SKIS via prosjektleder må i hele 2012 påregne intensiv langsgående oppfølging/overvåking i forbindelse oppstart på den enkelte enhet og i tiden etter innføringa Ansvar for å innlemme PLOopplæring i egne opplæringsplaner for nyansatte i egen post har blitt avtalt og påminnet men ikke krevd forelagt prosjektlederen Ca 1 uke pr post var satt av til opplæring og oppfølging SKIS har i veldig variabel grad fulgt opp postene etter innføring. Noen poster har trengt lite oppfølging mens andre har hatt behov for langvarig oppfølging. Dette kan ha årsak i hvor lett det har vært å lære funksjonaliteten basert på hvor mange pasienter man har til å meldingsutveklse om. Noen poster har angitt lite motivasjon eller ressurser for å kunne ta til seg funksjonaliteten Prosjektleder og prosjektmedarbeider har fulgt opp med veiledning så lenge postene har ønsket det. SKIS har også fulgt opp poster på eget initiativ ved identifisert behov for ekstra støtte.

Vedlegg 4, kort oversikt over meldingsflyt HF/kommune Kommune PLO Dersom pasienten har kommunale tjenester Til bruk ved interaktiv samhandling rundt pasienten Meldingstype Innlagt pasient Innleggelsesrapport (bare dersom pas har kommunale tjenester fra før) (Tidligmelding) Meldingstypen heter Helseopplysning ved Søknad Dialogmeldinger: Forespørsel, Svar på forespørsel, Avvik Helseopplysning ved Søknad Sjukehuset Dersom pasienten har kommunale tjenester Sendes innen 24 timer dersom pasienten trenger kommunale tjenester etter utskrivelse Til bruk ved interaktiv samhandling rundt pasienten ved behov for nye eller endrede tjenester fra kommunen Melding om Utskrivingsklar pasient Vedlegg til Melding om utskrivingsklar pasient meldingstypen Helseopplysninger ved søknad Avmelding Utskrivingsklar pasient Melding om Utskrevet pasient Sjukepleieepikrise, og eventuelt Pasientorientering ved Utskrivelse Når ferdigbehandlet og kommunen ikke kan ta i mot pasient Dersom pasienten likevel IKKE er ferdigbehandlet Den dagen pasienten skrives ut av sjukehus Epikrise Epikrise: Den dagen pasienten skrives ut av sjukehus eller noen tid etter PLO meldinger Epikrise sending