Veileder for innplassering av ansatte i nye Stavanger 1.0 Bakgrunn og intensjon Finnøy, Rennesøy og Stavanger kommune vedtok i juni 2016 å slå seg sammen til én kommune fra 1. januar 2020. Det er inngått en omstillingsavtale signert av alle tre kommunene, og som skal sikre en forutsigbar omstillingsprosess for alle ansatte. Intensjonen med denne veilederen er å beskrive prosessen med innplassering av ansatte i nye Stavanger i forbindelse med kommunesammenslåingen. Det innbefatter også kommunale foretak. I tillegg blir det redegjort for rettslige begreper og tillitsvalgtes rolle. Et godt forarbeid bidrar til en god og ryddig prosess, og veilederen skal være et verktøy for direktører og ledere i innplasseringsprosessen. I tillegg skal den legge til rette for forutsigbarhet for ledere og ansatte. Virksomhetsoverdragelsen berører i prinsippet alle ansatte i Stavanger, Finnøy og Rennesøy kommune, men virksomheter som skoler, barnehager, sykehjem m.fl. vil bli mindre berørt av innplasseringen. 2.0 Rettslige begreper Kommunesammenslåingen behandles etter reglene for virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljøloven (AML) kapittel 16. De «gamle» kommunene opphører, og det etableres en ny felles kommune. Dette innebærer en automatisk videreføring av det etablerte arbeidsforholdet hos ny arbeidsgiver. Ved sammenslåingen vil likevel en del stillinger falle bort som følge av samordning av organisasjonen. I henhold til omstillingsavtalens punkt 5.1 vil ingen ansatte bli sagt opp som direkte følge av kommunesammenslåingen, men noen vil få endringer i ansettelsesforholdet. Dersom stillingen faller bort, vil kommunen søke frivillige løsninger, eventuelt gå til endringsoppsigelse med tilbud om endret eller annet arbeid ved sammenslåingen, jf. AML. 15-7 og HTA 3.3. Etter planen skal innplassering av alle ansatte være gjennomført innen 30.06.2019. Eventuelle endringsoppsigelser vil gjennomføres ved sammenslåingen 1. januar 2020 i tråd med AML 16-4. Ansatte beholder sine lønns- og arbeidsvilkår som følger av tariffavtale, jf. AML 16-2 (2). Ansatte som går over til lavere lønnet stilling vil ha rett til å beholde sin nåværende lønnsplassering, jf. hovedtariffavtalen (HTA) kap. 1 3 punkt 3.4.1. Arbeidsgiver v/leder har ansvar for å ivareta den enkelte ansatte, jf. HTA 3.3 og AML 1-1. Arbeidsgiver v/leder skal aktivt involvere tillitsvalgte og sikre at medbestemmelse blir ivaretatt i tråd med hovedavtalens del B 1-4, og AML 8-2.
2.1 Utvalgskrets Utgangspunktet er at hele den nye kommunen er et utvelgelsesområde, men dette vil kunne skape praktiske problemer ved kommunesammenslåingen og ved innplassering. Det anbefales det at det velges et snevrere område for å unngå at innplasseringen blir for komplisert ved at den berører flere ansatte enn nødvendig. Kriterier for utvelgelse kan være type stilling, stillingens grunnpreg, og ansvarsområde. TUP-prosjektene kan også være et naturlig utgangspunkt for avgrensning og valg av utvalgskrets. Den eventuelt overtallige vil i alle tilfeller bli vurdert i forhold til «annet passende arbeid» i hele den nye kommunen. Utvalgskrets skal drøftes med prosjekttillitsvalgte på direktørnivå og det anbefales at det oppnås enighet med de tillitsvalgte. 2.2 Overtallighet Straks en bemanningsplan foreligger og utvalgskrets er klar, vil alle ansatte i utvalgskretsen gjennomgå en kartleggingssamtale med nærmeste leder. Ansatte som ikke blir innplassert i bemanningsplanen blir definert som foreløpig overtallig. Ansatte som blir definert som foreløpig overtallige vil bli vurdert for annet passende arbeid. Annet passende arbeid er ledige stillinger som ingen innehar i kommunene som slås sammen. Hele kommunen vil her bli vurdert. Prosjekt virksomhetsoverdragelse vil gjennom ansettelseskontroll ha oversikt over ledige stillinger. Arbeidsgiver søker å løse overtallighetsproblematikk ved naturlige avganger i forbindelse med pensjonering mv. og ved at det er innført ansettelseskontroll. 2.3 Kriterier for innplassering/utvelgelseskriterier Utvelgelseskriterier handler om hvilke kriterier som skal legges til grunn i avgjørelsen av hvilke arbeidstakere som skal innplasseres og hvilke arbeidstakere som eventuelt blir overtallige. Det skal tas hensyn til forskjeller i kvalifikasjoner og anvendeligheten av ansatte ut fra de oppgaver som skal utføres etter at organiseringen av den nye kommunen er foretatt. Ansatte innplasseres i stillingene etter de avtalte kriteriene som kompetanse, personlig egnethet, og ansiennitet. Kompetanse og personlig egnethet er avgjørende og vil telle likt, og der ansiennitet avgjør under ellers like vilkår, jf. AML 15-7, Hovedtariffavtalen KS 3-3 og Omstillingsavtalen punkt 5.4. Med kompetanse forstås her både formalkompetanse og realkompetanse. For lederstillinger innebærer utvelgelseskriteriet personlig egnethet at det bl.a. tas hensyn til lederegenskaper, ledererfaring og målbare resultater. Se også nylig vedtatte lederprinsipper for nye Stavanger (krav til lederrollen og personlige lederegenskaper). Ansiennitet forstås som tjenesteansiennitet og regnes fra siste faste ansettelse i Stavanger, Rennesøy eller Finnøy eller fra dato for midlertidig ansettelse når arbeidsforholdet gikk direkte over til fast ansettelse.
2.4 Rettskrav Rettskrav er ikke et begrep som er benyttet i AML, men er nærmere definert gjennom rettspraksis. Dersom en nyopprettet stilling medfører en vesentlig grad av videreføring av en bortfalt stilling vil tidligere innehaver av stilling kunne ha rettskrav på stillingen. Ledere må vurdere konkret i forhold til stillingens innhold før og etter sammenslåingen om det foreligger rettskrav. Endring av stilling som følge av nye ansvarsområder, ledelsesnivå, størrelse på område, kompetansekrav, antall ansatte eller tilsvarende, vil være relevante vurderingsmomenter. Dersom en ansatt har rettskrav på stillingen, må vedkommende plasseres inn i det fremtidige organisasjonskartet i denne stillingen. Stillingen skal ikke lyses ut verken internt eller eksternt. Det innebærer at de øvrige arbeidstakere som har innehatt tilsvarende leder- eller nøkkelstilling i sin kommune i utgangspunktet blir overtallig i den nye kommunen, og må håndteres etter de kriterier som gjelder for overtallighet. Den ansatte er selv også ansvarlig for å fremme krav om rettskrav, senest i kartleggingssamtale med nærmeste leder. 2.5 Endring i stilling Det skal forsøkes å få til frivillige løsninger med de ansatte om endringene i arbeidsforholdet. Ved endring i stilling som ligger utenfor det etablerte arbeidsforhold kan arbeidsgiver komme til enighet med den ansatte om det skal gjennomføres endringer i arbeidsforholdet. Dette krever at den ansatte samtykker til endringene, og at det signeres en skriftlig avtale mellom arbeidsgiver og den ansatte. 2.5.1 Annet passende arbeid I de tilfeller en ansatt ikke blir innplassert i ny bemanningsplan og regnes som foreløpig overtallig, skal det tilbys annet passende arbeid som den ansatte er kvalifisert for. Det behøver ikke være en stilling med samme ansvars- og lønnsnivå, men den ansatte beholder sin lønn som en personlig ordning. Det skal tilstrebes å tilby en stilling som er så lik som opprinnelig stilling som mulig. Ved vurderingen av om arbeidstaker er kvalifisert for stillingen, skal det tas hensyn til både faglige og personlige kvalifikasjoner. Vurderingstemaet er om arbeidstakeren kan utføre det på en rimelig god måte, selv om andre måtte antas å ville kunne ha utført det bedre. 2.5.2 Endringsoppsigelse I de tilfeller det ikke oppnås en frivillig løsning må det foretas en endringsoppsigelse. Begrepet endringsoppsigelse brukes ofte om de situasjonene hvor selve grunnpreget i stillingen endres. Begrepet har ikke i seg selv noen selvstendig juridisk betydning det er et stikkord for de situasjoner hvor endringen er så stor at den i realiteten inneholder en oppsigelse. Dersom endring ikke ensidig kan skje med hjemmel i styringsretten eller med
frivillig løsning, må arbeidsgiver formelt si opp arbeidstaker i nåværende stilling for deretter å tilby ny stilling. Ved endringsoppsigelse gjelder AML kapittel 15. Det må foreligge saklig grunn for endringsoppsigelsen, enten på bakgrunn av den ansattes eller virksomhetens forhold, jf. AML 15-7. En endringsoppsigelse må drøftes med de tillitsvalgte, samt ved individuelle drøftelsesmøter med den ansatte før beslutning om endringsoppsigelse kan tas, jf. AML 15-1. Dersom den ansatte ikke godtar endringsoppsigelsen avsluttes arbeidsforholdet etter endt oppsigelsestid. 3.0 Rollebeskrivelser 3.1 Prosjekttillitsvalgte/tillitsvalgte Kommunen har allerede drøftet og inngått avtale med de tillitsvalgte om rammene for overtallighet i omstillingsavtalen. Prosjekttillitsvalgte er oppnevnt av hovedsammenslutningene for å representere de ansatte i sammenslåingsprosessen. Disse har faste møter med prosjektrådmannen hver 14. dag hvor virksomhetsoverdragelsen er fast tema. Arbeidsgiver skal aktivt involvere tillitsvalgte og sikre at medbestemmelse blir ivaretatt i tråd med hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. Prosjekttillitsvalgte/tillitsvalgtes rolle: Være med å drøfte organisering og bemanningsplan for det enkelte direktørområdet. Være med å drøfte bemanningsprosessen, og utvalgskrets. Være med å drøfte foreløpig innplasseringen/utvelgelse/annet passende arbeid. Bistå ansatte i samtaler med arbeidsgiver etter behov. 3.2 Prosjekt Virksomhetsoverdragelse Prosjekt virksomhetsoverdragelse skal sørge for å behandle innmeldte stillinger under ansettelseskontroll og vurdere om de kan lyses ut evt. om de må holdes ledige for senere innplassering. I tillegg har prosjektet ansvar for å holde oversikt over stillingene som holdes ledige og bistå direktør og leder med innplassering av foreløpig overtallige. Prosjektet vil også bistå direktørene ved fastsettelse av utvalgskrets. Denne veilederen er utarbeidet av prosjektet for å kunne sikre en enhetlig oppfølging og prosess. Spørsmål vedr. forståelse av rammeverket, prosess og innhold kan rettes til prosjektleder Tom Fossmark.
3.3 HR-Ressurs i direktørområdet For de direktørene som har egne HR-ressurser, skal disse også kunne svare på spørsmål fra direktører og leder, og veilede ifm. innplasseringsprosessen. 4.0 Innplasseringsprosessen 4.1 Generell informasjon Samlet organisasjonsmodell for nye Stavanger er utgangspunkt for virksomhetsoverdragelsen. Direktører er ansvarlig for informasjon til ansatte innenfor eget direktørområde vedr. arbeidet med innplassering. Dette må skje så tidlig som mulig og jevnlig gjennom hele prosessen. Kartleggingssamtaler skal avholdes av ny leder, og vil være aktuelt for alle ansatte som er en del av utvalgskretsen. Kartleggingssamtalene med ansatte i Finnøy og Rennesøy gjennomføres fortrinnsvis på Finnøy og Rennesøy. I samtalen skal spørsmålene i kartleggingsskjema gjennomgås og den ansattes kompetanse kartlegges ut fra det som er blitt registrert i LØP/Visma. I tillegg, og ved behov, bør det innhentes tilbakemeldinger fra tidligere/nærmeste leder/e på all relevant kompetanse hos den enkelte som relevant erfaring og erfaring i tilsvarende stilling, fagkunnskap, resultater, selvstendighet, innsats, samarbeidsevne mv. Arbeidstakers interesse for andre stillinger skal avklares i kartleggingssamtalen. Det er viktig at arbeidsgiver og arbeidstaker forbereder seg til møtet. Arbeidstakers synspunkter skal fremkomme i møtet, og arbeidsgiver fører referat fra kartleggingssamtalene som skal godkjennes av begge parter. Under skisseres innplasseringsprosessen i tre faser; Aktiviteter før innplassering av ansatte, innplassering av ledere og innplassering av øvrige ansatte. 4.2 Fase 1 Før innplassering av ansatte Hovedansvar: Direktør Medvirkende/bidragsytere: Tillitsvalgte, prosjekt virksomhetsoverdragelse/ HR-ressurs Detaljere dimensjonering, kompetansekrav, og roller og drøfte med de tillitsvalgte. Utarbeide stillingsprofiler med kompetansekrav i de tilfeller ny bemanningsplan inneholder stillinger som ikke eksisteres i dagens tre kommuner. Utarbeide utvalgskrets i samarbeid med dedikert prosjekttillitsvalgt. Melde inn ledige stillinger i tråd med ansettelseskontrollen. Melde inn til prosjektet så tidlig som mulig dersom det er ansatte som planlegger å gå av med pensjon, samt hvis det foreligger oppsigelser. Ha oversikt over ledige stillinger som annet passende arbeid innenfor eget direktørområde.
4.3 Fase 2 Innplassering av nye ledere Hovedansvar: Direktør Medvirkende/bidragsytere: Tillitsvalgte, prosjekt virksomhetsoverdragelse/ HR ressurs Alle ledere i faste ansettelsesforhold, også ledere i permisjon og i vikariat, som er en del av utvalgskretsen skal ha en kartleggingssamtale med ny leder. (Bruk elektronisk kartleggingsskjema) Direktør må avklare om det er ansatte som har rettskrav til ny stilling. Der ansatte kan ha rettskrav skal dette avstemmes med prosjekt virksomhetsoverdragelse v/ leder. Som et resultat av kartleggingen må direktører avklare seg imellom om ledere kan være aktuelle for flere direktørområder. Direktører innplasserer nye ledere foreløpig og med frist 15.mars. Direktører drøfter foreløpig innplassering med dedikerte prosjekttillitsvalgte, og gjennomfører samtaler med de enkelte ansatte. Direktør foretar ny vurdering etter innspill fra tillitsvalgte og ansatte, og foretar endelig innplassering. Direktør/leder melder overtallige ledere til prosjekt virksomhetsoverdragelse v/prosjektleder. Endelige frist for innplassering av ledere er 29.mars. 4.3 Fase 3 Innplassering av øvrige ansatte Hovedansvar: Direktør Gjennomfører: Direktør og aktuell leder Medvirkende/bidragsytere: Tillitsvalgte, prosjekt virksomhetsoverdragelse/ HR-ressurs Alle i fast ansettelsesforhold, også ansatte i permisjon og i vikariat, som er en del av utvalgskretsen, skal ha en kartleggingssamtale med ny leder. Bruk elektronisk kartleggingsskjema. Direktør/aktuell leder må avklare om det er ansatte som har rettskrav til ny stilling. Der ansatte kan ha rettskrav skal dette avstemmes med prosjekt virksomhetsoverdragelse v/ leder. Som et resultat av kartleggingen må direktører/aktuelle ledere avklare seg imellom om ansatte kan være aktuelle for flere tjenesteområder. Direktør/aktuell leder innplasserer medarbeidere foreløpig og med frist 31.mai. Direktør/aktuell leder melder foreløpig overtallige ansatte til prosjekt virksomhetsoverdragelse v/prosjektleder. Direktører/aktuell leder drøfter foreløpig innplassering med dedikerte prosjekttillitsvalgte, og gjennomfører samtaler med de enkelte ansatte. Direktør/leder foretar ny vurdering etter innspill fra tillitsvalgte og ansatte, og foretar endelig innplassering, inkludert de foreløpig overtallige.
Direktør/ledere skal ha ansvar for å tilby foreløpig overtallige annet passende arbeid med bistand fra prosjekt virksomhetsoverdragelse. Endelig frist for innplassering av ansatte er 28.juni. 5.0 Kontaktinformasjon prosjekt Virksomhetsoverdragelse Leder: Tom Fossmark; Mobil: +47 481 49 104, Epost: tom.fossmark@stavanger.kommune.no