Rutiner for saksforberedende samtale med parten og andre

Rutinebeskrivelse En rutinebeskrivelse (RB) sikrer god og effektiv saksflyt ved å gi detaljerte rutiner om den konkrete fremgangsmåten ved behandlingen og avgjørelsen av VIs saker. En RB godkjennes og revideres av avdeling for faglig støtte og analyse (fagavdelingen). Saksnr. (360º) : 17/00634 Dato : 18.07.2018 Versjon : 01 Ansvarlig : GJS Saksbehandler : KMN Nummer : RB-36 Rutiner for saksforberedende samtale med parten og andre Formål Gi veiledning og rutiner for planlegging og gjennomføring av en saksforberedende samtale med parten og andre under saksforberedelsen.

Innhold 1 Innledning... 3 1.1 Hva rutinebeskrivelsen gjelder... 3 1.2 Det rettslige grunnlaget... 3 1.3 Ikke en erstatning for et nemndmøte... 3 2 Hvem beslutter at en samtale skal gjennomføres?... 3 3 Når skal vi gjennomføre en samtale?... 3 3.1 Generelle utgangspunkter... 3 3.2 Særlig om samtale med barn... 4 4 Forberedelse og planlegging av en samtale... 4 4.1 Innledende forberedelser... 4 4.2 Avklaringer og orienteringer... 4 Ved planlegging av samtalen må enten saksbehandler eller NL (heretter kalt vi) gjøre følgende:... 4 4.3 Når samtalen skal gjennomføres i UNEs lokaler... 5 Nemndlederen eller saksbehandleren må gjøre følgende:... 5 Innkallingskontoret må gjøre følgende:... 6 4.4 Når samtalen skal gjøres over telefon eller Skype... 6 Nemndlederen eller saksbehandleren må gjøre følgende:... 6 Innkallingskontoret må gjøre følgende:... 7 5 Lydopptak av samtalen... 7 6 Gjennomføring av samtalen forslag til kjøreplan... 7 7 Etterarbeid... 8 8 Advokat eller annen fullmektig: godtgjøring og utgiftsdekning... 8 9 Representant og oppnevnt verge: rolle, godtgjøring og utgiftsdekning... 9 10 Klager og vitners reise- og oppholdsutgifter... 9 Se punkt 4.2 foran. Utgangspunktet er at vi dekker utgiftene til reise og opphold når vi ber om en samtale UNEs lokaler. Hvis samtalen skal foregå over telefon eller Skype, dekker UNE nødvendige utgifter. Dette må avklares med UNE på forhånd. Er det klageren eller andre som ber om en samtale med UNE, dekker vi i utgangspunktet ikke utgiftene. Dette må likevel vurderes konkret.... 9 Jan Olav Barstad (sign.) fung. seksjonssjef... 9 Side 2 av 9

1 Innledning 1.1 Hva rutinebeskrivelsen gjelder Rutinebeskrivelsen gjelder for saksforberedende samtaler, det vil si samtaler med parten (klageren) og andre som ledd i saksbehandlingen, og som krever tilrettelegging fra UNE. Samtalen kan enten gjøres i UNEs lokaler, over telefon eller via Skype e.l. Heretter i rutinebeskrivelsen vil vi bare bruke benevnelsen «samtale». Rutinebeskrivelsen regulerer hvem som har beslutningsmyndighet og praktiske rutiner for innkalling, planlegging og gjennomføring av en samtale. Videre tydeliggjør den hvilke kostnader vi dekker, rutiner for lydopptak og de ulike aktørenes rolle og ansvar. 1.2 Det rettslige grunnlaget Vi plikter å utrede saken «så godt som mulig» før vi fatter vedtak i saken, jf. forvaltningsloven 17 og 33 siste ledd. I vurderingen av hva som er «mulig», må vi ta hensyn til hva som er effektiv saksbehandling og forsvarlig bruk av ressursene. Saksbehandlingen vår er i utgangspunktet skriftlig. Kommunikasjon mellom oss og andre bør derfor i hovedsak foregå per brev. Samtidig har vi anledning til å be om en samtale, hvis det er hensiktsmessig for saksbehandlingen. Vi kan derimot ikke pålegge noen å møte. Klageren, referansepersonen og alle andre berørte kan be om en samtale. Dette er ikke en rettighet, men beror på vår vurdering. En parts avgrensede adgang til en samtale er regulert i forvaltningsloven 11 d. Muligheten til å få gjennomført en samtale gjelder bare hvis «en forsvarlig utførelse av tjenesten tillater det», og samtaleparten er «en tjenestemann». Adgangen til en samtale gjelder altså ikke saksbehandleren eller beslutningstakeren. Berørte barn kan imidlertid ha en rett til å bli hørt muntlig og direkte, jf. utlendingsforskriften 17-3 17-5. En samtale kan både benyttes som et alternativ til skriftlig korrespondanse, men også som et supplement. 1.3 Ikke en erstatning for et nemndmøte En samtale skal ikke brukes i stedet for et nemndmøte. Hvis en sak byr på vesentlige tvilsspørsmål, skal saken behandles i et nemndmøte, se utlendingsloven 78 tredje ledd første punktum og utlendingsforskriften 16-9. Det vil imidlertid ikke være en omgåelse av regelverket å bruke en samtale for å opplyse saken, og eventuelt avklare om det foreligger vesentlige tvilsspørsmål, altså tvil knyttet til sakens utfall. 2 Hvem beslutter at en samtale skal gjennomføres? Det er en nemndleder (NL) som beslutter om en samtale skal gjennomføres. Hvis vedtaksmyndigheten er delegert til sekretariatet, treffer seksjonssjefen eller en som har fått delegert ansvar, beslutningen. 3 Når skal vi gjennomføre en samtale? 3.1 Generelle utgangspunkter Om vi skal gjennomføre en samtale, beror på en konkret vurdering. Før vi selv ber om en samtale, bør vi foreta en kost/nytte-vurdering og se om en muntlig form kan ha betydning for opplysningen av saken. Dersom det er parten eller andre som ber om det, må vi på samme måte vurdere om dette er hensiktsmessig. En samtale kan blant annet bidra til å supplere et mangelfullt intervju fra UDI. Det kan også være et godt alternativ dersom det foreligger indikasjoner på at parten har problemer med å uttrykke seg skriftlig, eller hvis saken har en sensitiv karakter. Side 3 av 9

3.2 Særlig om samtale med barn Barn har som part rett til en samtale på linje med andre parter. Dessuten har berørte barn rett til å bli hørt etter barnekonvensjonen art. 12 og utlendingsforskriften 17-3 17-5. Barn kan høres muntlig og skriftlig, direkte eller gjennom foreldre eller andre som kan uttale seg på barnets vegne. Hva som anses best for barnet, vil være et grunnleggende hensyn i vurderingen av hvordan barnet skal høres, jf. FNs barnekonvensjon art. 3 nr. 1. Barnet har ikke en plikt, men en rett til å bli hørt. I UNEs saker vil barn ofte være hørt allerede, for eksempel gjennom en samtale med UDI i asylsaker. En samtale kan være særlig viktig for barn, som regelmessig vil ha større vansker med å uttrykke seg skriftlig enn voksne. Innenfor gjeldende rettslige rammer må vi derfor vurdere om vi på eget initiativ skal åpne for en samtale, eller om vi skal tilrettelegge for dette hvis barnet selv ber om det. Bruk favoritt 7150 i en brevmal hvis vi spør om barnet ønsker en samtale. En samtale i UNEs lokaler vil gjerne være mer egnet enn en telefon- eller Skypesamtale. 4 Forberedelse og planlegging av en samtale De veiledende utgangspunktene som beskrives nedenfor må brukes så langt de passer i den enkelte sak. 4.1 Innledende forberedelser Når vi har besluttet at en samtale skal gjennomføres, må vi ta stilling til: om samtalen skal foregå i UNEs lokaler, over telefon eller Skype for business hvem som skal være til stede hvem som skal skrive referat (NL, saksbehandler, andre?) om det skal tas lydopptak. For barn må vi i tillegg ta stilling til: om det er behov for et spesielt rom (barnerommet, møterom) hvem som skal snakke med barnet om det er behov for spesiell tilrettelegging om foreldre, advokat og eventuelt representant eller verge skal være til stede under samtalen, eller om de skal følge samtalen over videooverføring eller få et skriftlig referat i etterkant. Det er viktig at vi opplyser hvordan samtalen vil bli gjennomført når vi henvender oss til den eller de som skal delta i samtalen. 4.2 Avklaringer og orienteringer Ved planlegging av samtalen må enten saksbehandler eller NL (heretter kalt vi) gjøre følgende: Informere om samtalen: Vi bør kontakte advokaten/fullmektigen per telefon, informere om samtalen og avklare tidspunkt. Det samme gjelder overfor norsktalende referansepersoner og andre uten fullmektig. Er samtaleparten ikke norsktalende og ikke har en fullmektig, må vi fastsette et tidspunkt og sende brev om det. Praktiske forhold rundt reisen: En advokat eller annen fullmektig forventes å sørge for dette, eventuelt i samråd med asylmottaket. Dette vil stå i brevmaler. Andre samtaleparter må sørge for slikt selv. Avklaring med representant eller oppnevnt verge: Vi må henvende oss per telefon og informere om samtalen. Navnet på representanten eller den oppnevnte vergen finner du under persondetaljer i DUF. Hvis du ikke finner navnet til rep./verge i relasjonslisten under persondetaljer, sjekk nyeste korrespondanse fra Fylkesmannen om oppnevnelse. Hvis du mottar dokumentasjon om ny representant/verge i saken, og Side 4 av 9

vedkommende ikke er registrert i DUF, kan du selv legge inn navnet i relasjonslisten til klageren via trinnet «Endre personopplysninger». Avtal tidspunkt for samtalen: - Hvis samtalen skal foregå i UNEs lokaler, bør samtalen berammes på torsdag eller fredag. Videre bør det tas hensyn til reisevei og kostnader. Samtalen bør derfor legges til midt på dagen; da kan personer med lang reisevei reise fram og tilbake på samme dag. - Hvis samtalen skal gjøres via tilrettelagt telefon- eller Skype-samtale, kan vi være mer fleksibel på tidspunkt. Men også her er torsdag og fredag best, idet nemndmøterommene vil være ledige. Vær obs på tidsforskjell for samtaler utenlands! Er det behov for tolk? Avklar om vedkommende har behov for tolk, og på hvilket språk. Vurder også om temaet tilsier mannlig eller kvinnelig tolk. Tema: Informer om hva som er tema for samtalen. Tilrettelegging av samtalen: Hvis mulig, avklar om samtaleparten har behov for spesiell tilrettelegging av samtalen. Trenger klageren overnatting? Hvis det er behov for overnatting natten før samtalen, og saken er en asylsak, kan vi tilby overnatting på Refstad transittmottak. Avklar om klageren ønsker overnatting på mottaket, eller om han/hun vil bo privat. Innkallingskontoret bestiller plass på mottaket. UDI betaler overnattingen. Tekniske hjelpemidler ved telefon- eller Skype-samtale: Avklar om samtaleparten har den tekniske løsningen på plass. Vi har kun en sikker Skypelinje dersom personen har en autentisert Microsoft-konto. En gammel Skype-konto må være konvertert til Microsoft-konto, ellers vil vi ikke få kontakt med vedkommende. Informer om utgiftsdekning: o Hvis vi ønsker en samtale i UNEs lokaler: o Klageren: vi dekker nødvendig reiseutgifter. o Advokaten: vi dekker nødvendige reiseutgifter og eventuelt hotell. Vi betaler ikke egen godtgjøring, se punkt 8. o Vitne: vi betaler nødvendige reiseutgifter og eventuelt hotell. o Representant/verge: Fylkesmannen, som har oppnevnt personen, dekker utgifter og gir godtgjøring, se punkt 9. o Hvis vi ønsker en tilrettelagt samtale over telefon eller Skype: o Hvis det vil påløpe utgifter ved samtalen, må vedkommende kontakte UNE på forhånd. I utgangspunktet dekker vi utgiftene hvis kostnadene er nødvendige. o Hvis klageren eller andre ønsker en samtale: I utgangspunktet skal vedkommende selv bære utgiftene. Det kan tenkes unntak, for eksempel for sårbare personer og barn. Dette må vurderes konkret. Lydopptak: Hvis det er ønskelig at det tas lydopptak, må vi informere om dette, og sende en samtykkeerklæring, se punkt 5. 4.3 Når samtalen skal gjennomføres i UNEs lokaler Nemndlederen eller saksbehandleren må gjøre følgende: Sende brev i DUF: Etter telefonsamtalen må vi sende innkallingsbrev. I «korrespondanse ut» velger du registeringstype «Svar/informasjon/bekreftelse». Du har deretter to aktuelle dokumenttyper: «Innkalling til samtale m. barn» og «innkalling Side 5 av 9

til samtale andre». Til advokat eller fullmektig må du benytte favoritt 7162, til oppnevnte verger eller representanter bruk favoritt 7163, og til klagere uten fullmektig, referansepersoner og andre samtalepartnere bruker du favoritt 7164. Sende e-post til Innkallingskontoret (Mail_inka@une.no) med følgende informasjon: o dato o hvilket språk det skal tolkes på o navn og rolle til dem som skal stille i samtalen (slik at Øko har oversikt over hvem som eventuelt har krav på å få refundert utgifter og hvor kostnadene skal plasseres i budsjettet) o informasjon om UNE skal betale for reise og eventuelt hotellutgifter o om saken er en asyl- eller oppholdssak o eventuelle ønsker om rom. Legge samtalen inn i kalenderen: Vi må selv legge samtalen inn Outlook, og påse at kalenderen er oppdatert ved endring av tidspunkt, møterom mv. Husk at Innkallingskontoret bruker kalenderen for å beramme nemndmøter. Gi beskjed ved avlysning eller endring av deltagere: Dersom samtalen avlyses, eller det skjer endringer i hvem som møter, må vi gi beskjed på epost til Innkallingskontoret (Mail_inka@une.no), Øko (Honorar.reiser@une.no), vekterne (Mail_resepsjon_vektere@une.no) og eventuelt tolken. Bistand fra ITT ved lydopptak: Hvis parten har samtykket til at det tas lydopptak av samtalen, må vi be om bistand/tilrettelegging fra IT Teknologi (ITT) god tid i forveien via HelpDesk, se punkt 5. Innkallingskontoret må gjøre følgende: a. Bestille tolk: Gi saksbehandler/nl telefonnummeret til tolken slik at de kan gi beskjed ved endring i tidspunkt mv. b. Sende e-post til vekterne med følgende informasjon: o dato og tidsramme for samtalen o navn på de som stiller i samtalen, og o hvilket rom som eventuelt skal reserveres c. Sende e-post til Øko (Honorar.reiser@une.no) med følgende informasjon; o navn på alle personene som stiller i samtalen o hvem som har ansvaret for utgiftsdekning o om saken tilhører asyl- eller oppholdsavdelingen, og o hvilken tolk som er bestilt. 4.4 Når samtalen skal gjøres over telefon eller Skype Nemndlederen eller saksbehandleren må gjøre følgende: d. Sende e-post til Innkallingskontoret (Mail_inka@une.no) med følgende informasjon; o dato o hvilket språk det skal tolkes på o hvilket rom som skal reserveres o om saken er en asyl- eller oppholdssak o hvilke eksterne personer som skal delta i samtalen o informasjon om UNE skal betale for utgifter knyttet til med samtalen. Side 6 av 9

Legge samtalen inn i kalenderen: Vi må selv legge samtalen inn Outlook, og påse at kalenderen er oppdatert ved endring av tidspunkt, møterom mv. Gi beskjed ved avlysning eller endring av deltagere i samtalen: Dersom samtalen avlyses eller det skjer endringer i hvem som møter, må vi gi beskjed til Innkallingskontoret (Mail_inka@une.no), Øko (Honorar.reiser@une.no), vekterne (Mail_resepsjon_vektere@une.no) og eventuelt tolken. Bistand fra ITT ved lydopptak: Hvis parten har samtykket til at det tas lydopptak av samtalen, må vi be om bistand/tilrettelegging fra IT Teknologi (ITT) god tid i forveien via HelpDesk, se punkt 5. Innkallingskontoret må gjøre følgende: Bestille tolk: Gi saksbehandler/nl telefonnummeret til tolken slik at de kan gi beskjed ved endring i tidspunkt mv. Sende e-post til Øko (Honorar.reiser@une.no) med følgende informasjon: o alle eksterne personer som skal delta i samtalen (slik at Øko har oversikt over hvem som eventuelt har krav på å få refundert utgifter) o hvem som har ansvar for utgiftsdekningen o om saken tilhører asyl- eller oppholdsavdelingen o hvilken tolk som er bestilt. 5 Lydopptak av samtalen Ved særskilt behov kan vi be om at det tas lydopptak av samtalen. Utstyr kan lånes av ITT, og det vil medfølge brukerveiledning. ITT kontaktes via HelpDesk god tid i forveien. Vi må innhente samtykke fra klageren eller annen samtalepart. Skriv brev og bruk favoritt 6210. I tillegg til lydopptak bør det skrives referat fra samtalen på vanlig måte, se under. Lydopptak skal gjennomføres på en måte som i minst mulig grad forstyrrer samtalen. Selv om vi tidligere har mottatt samtykke, bør det også orienteres om opptaket i starten av samtalen. Når samtalen er avsluttet, må vi lagre opptaket i DUF. Henvend dere til en DUF-superbruker for bistand til lagring. Vi er ansvarlig for at den samtaleparten eller fullmektigen som ønsker det, får kopi av opptaket. Opptaket bør sendes på en måte som reduserer muligheten for at det kommer uvedkommende i hende. Dette kan f.eks. skje med kryptert e-post eller at opptaket lagres på en minnepinne/cd og sendes som post. 6 Gjennomføring av samtalen forslag til kjøreplan Formålet: Innledningsvis må vi opplyse om hva som er formålet med samtalen. Samtale med barn: Ved samtaler med barn må vi ha særlig bevissthet på hvordan samtalen gjennomføres. Det er utarbeidet eget veiledningsmateriell for samtale med barn. Presentasjon: Møtedeltagerne må presentere seg selv, og oppgi hvilken rolle de har under samtalen. ID-kontroll: Ved samtale over telefon eller Skype må det foretas en ID-kontroll. Dette gjøres best ved at advokaten, mottaksansatt eller ambassadepersonell (hvis personen befinner seg i utlandet) går god for vedkommendes identitet. Innsigelser mot NL, tolken og/eller saksbehandleren: Det må avklares om det er innsigelser mot NL, tolken og/eller saksbehandleren. Taushetsplikt: Vi må orientere om at alle som deltar i samtalen har taushetsplikt, og at det er belagt med straffeansvar å bryte taushetsplikten. Side 7 av 9

Straffeansvar: Har samtaleparten fylt 15 år, må vi formane om at det kan føre til straffeansvar å forklare seg bevisst uriktig. Personalia: Samtaleparten må oppgi personalia. Referat: Vi må skrive et referat fra samtalen og legge det i DUF (se DUFbrukerveiledning for fremgangsmåte dersom referatet ikke skal skrives direkte i Postregistreringsbildet). I «korrespondanse ut» velger referent registreringstype «svar/informasjon/bekreftelse», velg deretter dokumenttype «Referat fra samtale». Bruk favoritt 6211 som referatmal. (Referatmalen vil ha påskriften vedtaksdato øverst i høyre hjørne, men denne skal stå tom.) Samtaleparten må orienteres om at et referat blir oversendt til orientering. Vitne: Hvis et vitne møter, må han/hun bli orientert om at parten som hovedregel vil få tilsendt referatet fra samtalen til orientering. Lydopptak: Hvis det skal tas lydopptak, bør vi informere om at opptaket kan gjøres tilgjengelig for deltagerne i etterkant. Samtale med barn: En samtale må tilrettelegges ut fra forholdene og barnets behov. Barnet må samtykke i en eventuell videooverføring og informeres om andre som følger samtalen. I et slikt tilfelle kan advokaten, foreldre, representant eller verge få anledning til å komme med kommentarer etterpå. NL må vurdere hvordan vi skal håndtere situasjonen hvis barnet ikke ønsker videooverføring. Avslutning: Samtalen bør avsluttes ved at møtelederen refererer hovedpunktene i samtalen og gir samtaleparten muligheten til å korrigere eller komme med tilføyelser. Dette føres inn i referatet. Behov for oppfølging i etterkant: Det er viktig at vi vurderer om personen har behov for oppfølging i etterkant av samtalen. Dette kan spesielt være viktig for mindreårige og sårbare personer. Kommentarer: Tolken og referenten bør gis anledning til å kommentere gjennomføringen av samtalen. 7 Etterarbeid I etterkant av samtalen må vi som hovedregel sende ut et referat til orientering til samtaleparten, til klageren eller klagerens advokat/fullmektig, og til en eventuell oppnevnt representant (EMA-saker). Unntak kan tenkes dersom regler om taushetsplikt eller unntak for partsinnsyn i forvaltningsloven 18-19 er aktuelt. Dette må vurderes konkret. Det er saksbehandleren som har ansvar for å sende ut referatet. Hvis det var endringer i hvem som stilte i samtalen, sammenlignet med hvem som var innkalt, må Øko få beskjed av hensyn til dekning av utgifter. 8 Advokat eller annen fullmektig: godtgjøring og utgiftsdekning Retten til rettshjelp følger av utlendingsloven 92. Hva fritt rettsråd kan omfatte, er regulert i rettshjelploven 14. Stykkprisforskriften fastsetter vederlaget til advokaten. Tildeling av fritt rettsråd og dekning av utgifter i forbindelse advokatbistanden er nærmere beskrevet i Statens sivilrettsforvaltnings rundskriv SRF-1/2017. Advokaten har ikke krav på egen stykkpris for saksforberedende samtaler. Det er bare arbeid med nemndmøter som dekkes av vederlaget fra Fylkesmannen. Som nevnt ovenfor dekker vi advokatens nødvendige utgifter til reise og eventuelt hotell i de tilfeller der vi ber om en samtale. Dette vil fremgå av vårt brev om møtetidspunkt mv. Parten kan imidlertid søke om dekning av sakskostnader etter forvaltningsloven 36 dersom vedtaket blir omgjort, se RB-24 om sakskostnader for nærmere veiledning. Sakskostnader Side 8 av 9

knyttet til advokatbistand under en samtale vil vanligvis bli dekket hvis de øvrige vilkårene i bestemmelsen er oppfylt. 9 Representant og oppnevnt verge: rolle, godtgjøring og utgiftsdekning En representant eller verge som blir innkalt til en samtale, skal ivareta partens interesser. Representanten eller vergen har også ansvar for at logistikken rundt partens reise til og fra samtalen er forsvarlig. Under samtalen må vi gi representanten/vergen anledning til å uttale seg, men vedkommende skal ikke være partens advokat. Hvis representanten/vergen ikke har anledning til å stille i samtalen, har de selv ansvar for å påse at det blir oppnevnt en midlertidig representant/verge. Denne må også stille forberedt og bør som utgangspunkt ha nødvendig kontakt med oppnevnt representant/verge før en samtale. Det er fylkesmannen i det fylket som har oppnevnte representanten eller vergen, som skal dekke utgifter og godtgjøring. Dette vil stå i UNEs brev. Se også RB-29 for nærmere veiledning om representant- og vergeordningen. 10 Klager og vitners reise- og oppholdsutgifter Se punkt 4.2 foran. Utgangspunktet er at vi dekker utgiftene til reise og opphold når vi ber om en samtale UNEs lokaler. Hvis samtalen skal foregå over telefon eller Skype, dekker UNE nødvendige utgifter. Dette må avklares med UNE på forhånd. Er det klageren eller andre som ber om en samtale med UNE, dekker vi i utgangspunktet ikke utgiftene. Dette må likevel vurderes konkret. Jan Olav Barstad (sign.) fung. seksjonssjef Side 9 av 9