Endelig rapport etter undersøkelse av Fræna kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Fræna kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Tingplassen 1, 6440 Elnesvågen Tidsrom for undersøkelsen: 28. - 29. september 2016 Kontaktperson i kommunen: Ole Gunnar Svenøy Fra Kartverket: Finn Ørnes Anders Fekjær, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Under Kartverkets tilsyn i Fræna kommune ble det ikke funnet grunnlag for å gi hverken avvik eller merknader.
2 Utarbeidet dato: 14. oktober 2016 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Finn Ørnes revisor under tilsynet i Fræna kommune
3 Innhold Undersøkelsen omfattet følgende emner:... 1 Sammendrag av resultater... 1 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknader... 5 6. Gjennomføring... 5 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Fræna kommune i perioden 28.-29. september 2016. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver avvik som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Fræna kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 26. juni 2016. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Det ble ikke gitt avvik ved matrikkeltisynet i Fræna kommune. 5. Merknader Det ble ikke gitt merknader under matrikkeltilsynet i Fræna kommune. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 28. september 2016 ble 5 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 29. september 2016 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
6 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 18.02.2016 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 03.10.2011 5. Organisasjonskart for Fræna kommune 6. Kommunens skriftlige rutiner og maler for arbeid etter matrikkelloven 7. Kommunens saksbehandlingssystem for forvaltningsoppgaver etter matrikkelloven 8. Saksliste for oppmålingssaker 2015-2016 9. Saksmapper for 2 saker som går ut på opprettelse av atrikkelenheter og 3 grensejusteringssaker 10. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 11. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 12. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 13. Rapport fra matrikkelen om ikke fullførte oppmålingsforretninger 14. Rapport fra matrikkelen om midlertidige forretninger
VEDLEGG 2 7 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Fræna kommune ved åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Anders Skipenes Rådmann Rune Iversen Ole Gunnar Svenøy Finn Kjetil Viken Hilde Myrset Jordal Oppmålingssjef og enhetsleder Faglig leder og fører matrikkelen Teknisk spesialist, landmåler, fører tiltaksbase og matrikkelen, herunder bygningsinformasjon Landmåler og fører matrikkelen Fra Kartverket deltok Finn Ørnes og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.