- nytt September 2015 Skattedirektoratet vil forenkle bilbeskatning s. 3 Veien til bedre styrearbeid s. 5 Økonomiske forskjeller på oppsigelse og permittering s. 6 Styrets arbeid s.3-4 Ny regnskapslov s.5 Endringer i arbeidsmiljøloven s. 7 Et par tips på vei til banken s.6-7
- nytt Velkommen Velkommen til 4. utgave av Kemax nytt Vi har i år fått flere hyggelige tilbakemeldinger på dette lille bladet vårt. Det har vi nå sender dette ut med høyere frekvens er blitt satt pris på. Tilbakemeldingene er også at det er positivt av vi tilfører bladet annen nyttig informasjon om bedriftsledelse i tillegg til regnskap og skattemessige oppdateringer. Etter forrige utgave av bladet fikk vi oppmuntring fra lesere om at temaet rundt styrearbeid var interessant lesestoff. Tanken var å gi styrets arbeid god plass i de kommende blad mer som en kort føljetong. Det er derfor i bladet denne gang satt av et par sider til styrets arbeid, blant annet om temaet rekruttering av styremedlemmer. Det er også viet litt plass til tips om hvordan banker tenker om bedriftslån. Det er ganske forskjellig fra hvordan bankene vurderer privatkundelån. Da ønsker dere god lesning og lover flere utgaver av bladet nå i høst. Jeg skal personlig spise hatten jeg ikke eier, om det ikke kommer en skattedebatt om bedrifts-beskatning nå når kommunevalget er over! Vennlig hilsen Ove Strand 2
Styrets arbeid I følge Aksjelovens 6-1 skal alle aksjeselskaper ha et styre. Er aksjekapitalen under 3 millioner kroner må selskapet ha et styre på minst en person. Er aksjekapitalen over 3 millioner kroner må det ha et styre på minst tre personer + eventuelt varamedlemmer. Personlige selskaper som enkelpersonforetak, ANS og DA trenger ikke å ha eget styre, men noen ANS og DA velger likevel å ha styre. Dersom du er i en slik situasjon er det viktig å være klar over at ditt styre har samme myndighet som styret i et aksje- selskap. De fem punktene under oppsummerer i korte trekk hoved- oppgavene til styret slik det står i aksjeloven. 1 Styret forvalter selskapet og skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. 2 Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret kan også fastsette retningslinjer for virksomheten. 3 Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. 4 Styret plikter å vurdere den økonomiske situasjonen i selskapet en gang hvert tertial, hvorav den ene kan være den årlige generalforsamlingen. 5 Styret skal iverksette de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. Styret skal iverksette slike undersøkelser dersom dette kreves av ett eller flere av styremedlemmene. Styrets oppgaver Loven sier hva et styret må gjøre, men i dag forventer mange bedrifter mer enn bare det lovpålagte av sine styrer. Styret har det overordnet ansvaret for bedriften, og det skal utarbeidet generelle retningslinjer for selskapet. Det skal forvalte dette ansvaret helhetlig i forhold til både aksjonærenes interesser, ledelsen og de ansatte. Det betyr at styret må tenke bedrifts- utvikling i tillegg til å kontrollere administrasjonen i henhold til det lovpålagte. Styrearbeid er derfor todelt, og kan oppsummer i følgende punkter: Service og veiledningsoppgaven som inkluderer strategiarbeid og utvikling av bedriften, samt å støtte daglig leder med dette og på andre måter. Kontrolloppgaven som inkluderer økonomisk styring og kontroll, og det å ha et kritisk blikk på hvordan bedriften utvikler seg og disposisjoner som gjøres av ledelsen For å klargjøre styret arbeidsoppgaver anbefales det at generalforsamlingen vedtar en styreinstruks for selskapet. I de fleste tilfeller vil det være tilstrekkelig med en enkelstandard instruks. Hvordan velge styremedlemmer? Prosessen Det å velge ut styremedlemmer kan sammenlignes med en vanlig ansettelsesprosess. Ta utgangspunkt i de overordnede og strategiske behovene for bedriften og forsøk å tenke 2-3 år fremover i tid. Finn bedriftens største strategiske utfordring er de neste årene og finn ut om bedriften innehar den nødvendige kompetanse for å håndtere disse. 3
Styrets arbeid Bedriftens utfordringer Ved valg av styremedlemmer bør utvelgelse baseres på en strategisk tankegang om at styret skal: Tilføre bedriften kompetanse Bidra til kortsiktig og langsiktig verdiskapning for bedriften Bidra med støtte og råd til den daglige drift Jevnlig evaluere dagligleders arbeid Sørge for nødvendig bredde og mangfold i ledelsen Styret skal fungere som en gruppe i styrearbeidet, overfor daglig leder og organisasjonen for øvrig. Samlet skal disse personene ha «all» nødvendig kompetanse. De skal utfylle hverandre personlig og faglig. Det er derfor viktig at du avdekker: de personlige egenskaper som trengs hos dine styremedlemmer den fagkompetanse du trenger i styret, også sett i forhold til daglig leders kompetanse hvor mye du er villig til å betale styrets medlemmer Styrelederen har et særlig ansvar for at styrets arbeid er godt organisert. Lederen bør derfor oppmuntre til åpen og konstruktiv debatt i styret. Siden et styre jobber med strategier for bedriften bør styreleder være oppmerksom på behovet for ny kunnskap. Styremedlemmene må være oppdatert i forhold til de krav som stilles til et godt styrearbeid, lederen bør derfor nødvendige initiativ i den forbindelse. Ny kunnskap er sentralt dersom styret skal ha gode innspill til bedriftsutviklingen. Introduksjonsprogram for nye styremedlemmer og regelmessige faglige oppdateringer relevant for selskapets virksomhet er begge eksempler på initiativ som forbedrer styret. I mange småbedrifter er styreleder og daglig leder samme per- soner. Dette fungerer ofte bra, men det er viktig å være klar over fordelene med en ekstern styreleder. Valget av en ekstern person som styreleder kan være positivt for økte inntekter over tid. Personer som jobber tett på bedriften hver dag blir lett husblind, og da er det lett å godta unnskyldninger for manglende resultater. Det gjelder spesielt når daglig leder og styreleder er en og samme person. For det første er det en fare for at styret ikke blir det korrektivet det bør være. For det andre kan styrearbeid bli preget av færre nye innspill i mangelen på friske øyne. En bedrift med en eller to eiere føler gjerne at de ikke trenger et styre som stikker kjepper i hjulene i en ellers ubyråkratisk hverdag. Det er imidlertid viktig å se på styre som en ressurs som hjelper ledelsen til å bli enda bedre, og ikke et tilleggsledd som skaper vanskeligheter for bedriftslederen. Den viktige utvelgelsen Før du velger en ny styrerepresentant bør du gjennomføre intervjuer, sjekke referanser og bli enig om betingelser. I henhold til aksjeloven velges et styremedlem for to år av gangen. I vedtektene kan selskapet og eierne bestemme om vervet skal vare kortere, eller gå utover maksimaltiden på 4 år. Antakelig vil det avhenge av kompetansen til den enkelte, hvor mye de skal jobbe. Husk at du kun «ansetter» disse i en begrenset periode. Når du trenger styremedlemmer med annen kompetanse kan du avslutte eksisterende styreengasjementer. Dette skjer gjerne i forbindelse med den årlige generalforsamlingen. Styregodtgjørelsen Husk at styremedlemmer ikke kan fakturere deg for jobben de gjør i styret. Et styreverv er et personlig anliggende for det enkelte styremedlem. Betalingen skal behandles som lønn for hvilken som helst annen ansatt med beregning av arbeidsgiver- avgift mv., men uten feriepenger. Introduksjon Nye styremedlemmer bør gjøres kjent overfor ansatte og eventuelt overfor kunder og leverandører. Kanskje bør styret presenteres for bedriftens bankforbindelse og andre interessenter som offentlige organer, eksterne samarbeidspartnere osv. Dersom et styremedlem ikke er valgt fordi han/hun har spesiell bransjekunnskap må du sørge for å gi grunnleggende opplæring om kunder, leverandører, konkurrenter og andre markedsforhold. For å få mest mulig nytte fra starten av bør du avsette tid til informasjon og diskusjon så fort som mulig etter at styret er valgt (eventuelt før de formelt er valgt hvis det er mulig/ønskelig). 4
Ny regnskapslov Kjernen i utredningen er hvordan den norske regnskapslovgivningen kan tilpasses EUs gjeldende regnskapsdirektiv. Lovutvalget foreslår en helt ny regnskapslov, som er mye «magrere» enn den vi har i dag. I dette ligger at regnskapsloven i stor grad kun gjennomfører bestemmelsene i EU-direktivet, og overlater til regnskapsstandarder å gi utfyllende bestemmelser. Forslaget innebærer en forskyvning av tyngdepunktet i regnskapsreguleringen fra loven og over til regnskapsstandarder. Til forskjell fra tidligere regnskapsregulering fokuserer utredningen denne gang på ikke børsnoterte foretak. Dette er en konsekvens av at børsnoterte foretak siden 2005 uansett har utarbeidet sine konsernregnskap etter IFRS. Forslaget legger opp til at det kan fastsettes norsk regnskapsstandard som tilsvarer den internasjonale standarden «IFRS for SMEs», som gjelder for små og mellomstore foretak. Prioriteringer Lovutvalget har hatt følgende hovedprioriteringer i sitt arbeid: 1 Tydelig og lojal implementering av EU-direktivet 2 Regnskapskrav som ikke følger av direktivet skal i hovedsak gis i regnskapsstandard, ikke lov 3 Lovgivningen skal legge til rette for internasjonalisering av norsk regnskapspraksis 4 Regnskapspliktige med ulike kjennetegn skal undergis regnskapsregulering med ulikt innhold (differensiering) 5 Forbindelsen mellom de ulike «regnskapsspråkene» som oppstår ved differensiering må være logisk og tydelig (helhetlig system for regnskapsregulering) Regnskapsprinsipper og vurderingsregler i forslaget til regnskapslov finner man ikke de grunnleggende regnskapsprinsippene som vi i dag kjenner fra regnskapsloven kapittel 4. I stedet implementeres EU-direktivets «alminnelige prinsipper», som primært utgjør en yttergrense for lovlig regnskapspraksis. Disse alminnelige prinsippene må utfylles i regnskapsstandard, da de i motsetning til grunnleggende regnskapsprinsipper ikke er ment å gi føringer for løsning av spørsmål som ikke er uttrykkelig regulert i regnskapsloven. De alminnelige prinsippene er som følger: Forsiktighetsprinsippet Kongruensprinsippet Krav om ensartet og konsistent prinsippanvendelse Fortsatt drift-prinsippet Periodiseringsprinsippet (forbud mot kontantregnskap) Krav om enkeltvurdering av eiendeler og forpliktelser (særskilt måling) Forbud mot motregning i presentasjonen av eiendeler og forpliktelser (bruttopresentasjon) Substans foran form Vesentlighet Historisk kost-prinsippet Krav om rettvisende bilde Lovforslaget bygger på den samme historisk kost-modellen som vi kjenner fra eksisterende regnskapslov, men det åpnes for større adgang til bruk av virkelig verdi i regnskapet. Regnskapspliktige Det legges opp til å gruppere de regnskapspliktige i fire kategorier, med ulike type regulering: 1. Foretak som omfattes av direktivet Denne kategorien omfatter AS og ASA, ANS, KS og partrederi som har deltakere med begrenset ansvar, SEselskaper og SCE-foretak. For slike foretak må lovens regler og regulering i regnskapsstandard være tilpasset reguleringen i EU-direktivet. 2. Andre næringsdrivende foretak Her omfattes foretak som ikke omfattes av kategori 1, med begrenset eller ubegrenset ansvar (statsforetak, selskaper etter selskapsloven, samvirkeforetak, økonomiske foreninger, næringsdrivende stiftelser, enkeltpersonforetak, boligbyggelag og NUF). 5
Et par tips på vei til banken 1. Hvilken bankforbindelse har du i dag kartlegg om det er en forretnings- eller sparebank For at virksomheten skal lykkes er det avgjørende å ha en forretningsforbindelse som forstår virksomhetens behov og finner gode, praktiske og smidige løsninger, både på kort og lang sikt. Det er også avgjørende at den "dagligdagse" bankhverdagen fungerer. Mange banker har tunge beslutningsprosesser, med en svært liten desentralisering. Dette fører til at lokalkontorene ofte sitter med svært begrensede fullmakter og rammer, men med mye kunnskap om din virksomhet. Dette er en utfordring, da søknaden eller saken fra din virksomhet blir sendt inn og behandlet av en "ekstern" kredittkomitè. Da kan viktig informasjon gå tapt, som din egen lokalbank sitter på gjennom å kjenne din virksomhet. Virksomhetens størrelse kan også sette begrensninger med tanke på hvilken bank man har. Det kan være en utfordring å vokse med en liten lokal bankforbindelse, da engasjementet kan bli for stort for din opprinnelige bank. Ta et møte og hør hvordan beslutningsprosessen er i banken, uansett om virksomheten skal søke finansiering eller ikke. 3. Hva er behovet for likviditet, på kort og lang sikt Virksomheten må ha kontroll på behovet for likviditet. Det kan være mange lønnsomme virksomheter, men som har problemer med dårlig likviditet i perioder. Sørg for å utarbeide et likviditetsbudsjett, hvor også fremtidige investeringer er medtatt. De virksomheter som har kontroll på likviditeten skaper en forutsigbarhet som banker liker. Vær også forberedt på spørsmål fra banken som: Hvordan er virksomhetens likviditetsstyring? Hvordan er virksomhetens debitorstyring? Hvordan er virksomhetens kreditorstyring? Banker er også opptatt av selskapets balanse, og det er nettopp i balansen virksomhetens forutsetninger for videre drift ligger. Her er det avgjørende at virksomheten fremstiller fakta. Avlagt perioderapport må bestå av resultat og balanse. Et godt råd vil være at regnskapsfører gjennomgår en slik rapport og kan avgi en begrenset beretning/uttalelse om regnskapet og den økonomiske situasjonen. 2. Hva er den langsiktige planen for virksomheten? Alle virksomheter bør utarbeide strategi- og handlingsplaner. En slik plan er viktig. Det er mange eksempler på gode forretningsplaner, men mange er ofte lite konkrete og oppklarende. Sørg for å lage en nøktern fremstilling som viser blant annet: Hva og hvordan virksomheten skal gå fram, samtidig som den viser banken hvorfor man gjør det. Planen må klargjøre en del målsettinger som banken kan forholde seg til. Den skal være målbar og lett å avstemme underveis. Planen skal gi et mest mulig realistisk bilde av virksomheten - fremtidsplaner og muligheter. Vær nøktern i fremstillingen. Planen for virksomheten skal vise et beslutningsgrunnlag for satsning, og en bevisstgjøring i forhold til de valg og beslutninger som man står overfor. 6
Et par tips på vei til banken Områder som virksomheten må passe på ved rapportering er: 1. Omsetning er den korrekt? Inntektene justeres opp, feil periodiseringer blir foretatt, slik at disse faller gunstig ut for virksomheten, fabrikkerer inntekter eller for høye pris på varer/tjenester. 2. Eiendeler vurderes disse korrekt? Kundefordringer er vurdert for høyt (unnlater å avsette for tap), unnlater å nedskrive goodwill, likvide midler oppføres som likvide. 3. Diverse gjøres dette korrekt? Varer og tjenester prises slik at de gir skattemessig gunstig resultat. Banken er opptatt av sikkerheter og det er slik at det kan være reelle merverdier i virksomhetens balanse, ofte er slike ting knyttet til f.eks. tomter/bygninger. Få en verdivurdering fra en ekstern takstmann og se om det er reelle merverdier, det gjør at virksomhetens soliditet økes og bankens sikkerhet styrkes. 4. Hvordan skal bedriften finansieres egenkapital og fremmedkapital Virksomheter som ønsker økt engasjement hos en bank, vil omgående møte et krav om sikkerheter. Slike sikkerheter havner som regler hos eierne, og da er avgjørende at virksomheten har tatt en slik diskusjon i forkant av samtalen med banken. Banken kan ofte kreve at egenkapitalen skal økes, eller at eier/aksjonærlån skal gis på en prosentsats. Virksomheten må også være forberedt på at eier/aksjonærlån ikke gis lov å tilbakebetale før banken har fått sitt lån innfridd. Banker setter også krav til egenkapital, dvs. soliditeten til virksomheten før lån innvilges, eller din virksomhet er aktuell som kunde. 5. Tilbud og rentenivå hva tåler bedriften Virksomheter som bytter bank eller får innvilget et "etterlengtet" lån, aksepterer ofte rentenivåer som er i den øver delen av "skalaen". Banker foretar en kredittrating og priser inn en risikopremie, så et godt råd må være å spille flere banker opp mot hverandre. Gå alltid gjennom hvilke krav som settes til lånet; ofte kan disse være veldig strenge og vanskelige å innfri, f.eks. utbyttebegrensninger, ikke tilbakebetale eventuelle aksjonærlån, ha en egenkapital på 25% ved avlagt årsregnskap m.m. Som man ser så er det mye å tenke på i forbindelse med lånesøknader og bankbytte. Listen og punktene ovenfor er ikke fullstendige, men noen råd å ta med seg på veien 7
Vi ønsker alle lesere en riktig God Sommer Obs! Kontoret i Oslo har ny adresse: Lilleakerveien 31 Vi ønsker alle nye og gamle kunder hjertelig velkommen! Kemax Økonomi Regnskap AS Organisasjonsnr.: 958582528 Kontornett: Bergen: Sentrum, Fana, Godvik, Åsane Nordhordaland: Knarvik Oslo: Lysaker