Møtebok Tid Tirsdag 25. november 2014, kl. 09.00 Sted Gjerdrum herredshus, formannskapssalen Tilstede Thor Werner Togstad, leder medlemmer Hanne Huser, nestleder Ingrid Kristiansen Jon K. Ødegaard Svein Kogstad Tilstede varamedlemmer Forfall Andre Daglig leder Nina Neset, Romerike Revisjon IKS Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Camilla Eide, Romerike Revisjon IKS Regnskapsrevisor Naheed Esam, Romerike Revisjon IKS Rådgiver, Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS Behandlede saker 26/2014 Referater 27/2014 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2014 28/2014 Revisjonsbrev nr. 3 29/2014 Plan for selskapskontroll for kommunene på Romerike 30/2014 Prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt 31/2014 Varsling 32/2014 Samarbeid mellom kontrollutvalg 33/2014 Møteplan 2015 34/2014 Kontrollutvalgets årsplan 35/2014 Orientering ved revisjonen 36/2014 Saker til oppfølging 37/2014 Eventuelt Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten
26/2014 Referater 25.11.14 1. Rapport om etiske reglementer, kommunikasjonsreglementer og innsynsreglementer i kommunene i Akershus, utarbeidet av Oslo Redaktørforening. 2. Kontrollutvalgskonferansen 2015. Påmeldingsfrist er 18. desember 2014. Referatene tas til orientering. Referatene tas til orientering. 2
27/2014 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen 2014 Overordnet revisjonsstrategi regnskapsåret 2014 25.11.14 Kontrollutvalget skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Revisjon av årsregnskapet er en helt sentral del av kommunens egenkontroll. Revisor avdekker og forebygger feil og mangler i kommunens økonomiske rapportering gjennom sine kontroller. I tillegg veileder revisor kommunen for å bidra til å forebygge og avdekke feil og misligheter. I tillegg til at kontrollutvalget holder seg løpende orientert om revisjonsarbeidet gjennom regnskapsåret, så ivaretar utvalget sitt påseansvar ved å følge opp revisjonen og revisjonsarbeidet ved å få forelagt seg en strategi og plan for regnskapsrevisjonen, samt underliggende risikovurderinger. Det er et krav (ISA 300 Planlegging av revisjon av et regnskap) at revisor skal utarbeide en plan for hvordan revisjonen skal gjennomføres. Revisjonsplanen bygger på en overordnet revisjonsstrategi som beskriver revisjonens formål og omfang, når revisjonen skal utføres og hvilken angrepsvinkel den skal ha. Revisjonsplan og strategi baseres på en vurdering av risiko og vesentlighet. Regnskapsrevisjonen skal gi grunnlag for å bekrefte at årsregnskapet er avlagt i henhold til lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk. Revisor går ikke gjennom alle tall i årsregnskapet, men kontrollerer deler av det, basert på en vurdering av risiko for vesentlige feil i regnskapet. Revisjonen legger frem den overordnede revisjonsstrategien for Gjerdrum kommune i denne saken. Revisjonsstrategien beskriver formål, foreløpig risikovurdering og fastsettelse av vesentlighetsgrense for regnskapsrevisjonen 2014. I tillegg vil revisjonen gi utvalget en muntlig orientering om revisjonsplanen. Kontrollutvalget tar orienteringen om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2014 og revisjonsplan for Gjerdrum kommune til orientering. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor presenterte overordnet strategi og plan. 3
Kontrollutvalget tar orienteringen om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2014 og revisjonsplan for Gjerdrum kommune til orientering. 4
28/2014 Revisjonsbrev nr. 3 25.11.14 Revisjonsbrev nr. 3 I forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v., 4 er det fastsatt forhold som revisor skal påpeke skriftlig overfor kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Det forliggende revisjonsbrev er gitt i medhold av 4 annet ledd nr. 6. Dette gjelder begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser overfor offentlige myndigheter som gis i henhold til lov eller forskrift. I følge 8 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner skal kontrollutvalget påse at påpekninger fra revisor blir fulgt opp. Kontrollutvalget ber rådmann om en skriftlig redegjørelse om de forhold som er påpekt i revisjonsbrevet. Redegjørelsen bes oversendt innen 1. februar 2015. Kontrollutvalget ber rådmann om en skriftlig redegjørelse om de forhold som er påpekt i revisjonsbrevet. Redegjørelsen bes oversendt innen 1. februar 2015. 5
29/2014 Plan for selskapskontroll for kommunene på Romerike 25.11.14 Plan for selskapskontroll for kommunene på Romerike I følge kontrollutvalgsforskriftens 13 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide plan for selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for selskapskontroll ble behandlet i kontrollutvalget den11. desember 2012 og i kommunestyret den 30. januar 2013. Kommunestyret fattet følgende vedtak: 1. Plan for selskapskontroll for 2013 2016 for Gjerdrum kommune vedtas. 2. Selskapskontroll gjennomføres i henhold til reglement vedtatt i kommunestyret 30.11.2005. Kommunens eierrepresentanter i henholdsvis kulturhuset og idrettsparken bes stemme for å gi kontrollutvalget og revisjonen fullt innsyn i respektive organisasjoner. Fra 1. juni 2014 er Romerike Revisjon IKS ansvarlig for gjennomføring av selskapskontroll for alle eierkommunene. De planene som foreligger har ikke en sammenfallende tilnærming for faktisk gjennomføring og utvelgelse av de selskaper som skal kontrolleres. Det er derfor behov for en ny, revidert felles plan for alle selskapene. Per i dag finnes det selskaper som ikke har vært gjenstand for eierskapskontroll. I den nye planen legges det opp til at det gjennomføres kontroll i alle selskaper for å tilegne seg konkret kunnskap og etablere et fullstendig bilde av risiko, knyttet til økonomi, drift og øvrige elementer relatert til virksomheten til kommunene. Hvilken tilnærming som velges i senere kontroller må baseres på konkrete funn i den enkelte kontroll og kontrollutvalgenes senere vurdering og beslutning. Planen er derfor først og fremst å prioritere gjennomføring av kontroll i de selskaper som så langt ikke er kontrollert, i større selskap og i selskap hvor det foreligger konkrete bestillinger fra kontrollutvalg. De selskaper som er prioritert i gjenværende del av denne valgperioden fremgår av oversikten på side 8. I og med at kontrollutvalget ikke er delegert myndighet til å forta endringer i planen må saken til kommunestyret. 6
Kontrollutvalget vedtar plan for selskapskontroll for kommunene på Romerike. Planen oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for selskapskontroll for kommunene på Romerike vedtas. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Daglig leder orienterte om planen. Kontrollutvalget vedtar plan for selskapskontroll for kommunene på Romerike. Planen oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for selskapskontroll for kommunene på Romerike vedtas. For Gjerdrum innebærer dette selskapskontroll i Mjølkerampa AS og Øvre Romerike Brann og redning IKS. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Gjerdrum kommunestyre 7
30/2014 Prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt 25.11.14 Notat fra Romerike Revisjon IKS I kontrollutvalgets møte den 23. september 2014 behandlet kontrollutvalget revidering av plan for forvaltningsrevisjon. For å ha et bedre grunnlag for å prioritere prosjekter ble revisjonen bedt om å utarbeide et notat om aktuelle vinklinger for områdene vedlikehold kommunale bygg, samhandlingsreformen og internkontroll. Når det gjelder vedlikehold kommunale bygg og samhandlingsreformen er mulige vinklinger beskrevet med bakgrunn i prosjekter i andre kommuner som er gjennomført eller er bestilt. For området internkontroll mener revisjonen at det er for tidlig med en forvaltningsrevisjon av internkontrollen som helhet da kommunen er i en implementeringsfase av et nytt internkontrollsystem. Det kan imidlertid være aktuelt med avgrensede områder innenfor kommunen med tema internkontroll. Det er pekt på offentlige anskaffelser eller internkontroll avgrenset til en spesifikk sektor. Dersom utvalget skulle vurdere et forvaltningsrevisjonsprosjekt avgrenset til en spesifikk sektor vil sekretariatet som et innspill nevne økonomi. Dette på bakgrunn av at kommunen har fått 3 nummererte brev de siste 2 årene. I sak 24/2014 har utvalget uttalt at økonomi- og regnskapsfunksjonen vil være et fokusområde for utvalget. Saken fremmes uten innstilling. Daglig leder orienterte. I møtet ble også følgende områder vurdert som aktuelle for forvaltningsrevisjon: - Vedtaksoppfølging - Administrative dispensasjoner - Delegert myndighet - Reglementer/styringssystemet innenfor økonomi 8
Revisjonen bes utarbeid et notat om mulige vinklinger for et forvaltningsrevisjonsprosjekt på bakgrunn av diskusjonen i utvalget. Romerike Revisjon IKS 9
31/2014 Varsling 25.11.14 I kontrollutvalgets møte den 21. mai 2014 ble det bestemt at varsling skulle settes opp som sak i et senere møte. I Oslo Redaktørforenings rapport, som ligger ved som referat, er deler av Gjerdrum kommunes varslerreglement berørt. Varslingsreglement retter seg overfor kommunens ansatte. For andre som mener man har en sak å varsle, f.eks. innbyggere eller leverandører, er det i mange kommuner i liten grad beskrevet hvordan varsling kan skje. Noen kommuner har beskrevet sine varslingskanaler på kommunens hjemmeside, f.eks. Lørenskog, Rælingen, Nittedal og Fet. Romerike Revisjon IKS har en varslingstjeneste. Det vil bli gitt en orientering om denne i møtet. Daglig leder orienterte om Romerike Revisjons varslingstjeneste. Mange av kommunene på Romerike har revisjonen som eksternt varslingspunkt. Utvalget anser det som viktig at varsling er beskrevet på kommunens hjemmeside. Her bør det fremgå hvem man skal varsle dersom man mener man har en sak å varsle. En slik beskrivelse på hjemmesiden vil også gi andre enn ansatte en mulighet til å varsle, f.eks. innbyggere og leverandører. Kontrollutvalget vil i henvendelse til rådmann ta opp spørsmålet om beskrivelse av varsling på kommunens hjemmeside. 10
32/2014 Samarbeid mellom kontrollutvalg 25.11.14 Sak 41/2014 i Nes kontrollutvalg Kontrollutvalget i Nes har bedt sekretariatet utarbeide forslag til møteplass for kontrollutvalgene på Romerike. Det kan være nyttig for kontrollutvalg å samarbeide med andre kontrollutvalg. Et slikt samarbeid kan f. eks. være uformelle samlinger for dialog og erfaringsutveksling der man diskuterer problemstillinger knyttet til kontrollutvalgsarbeid, og for å utvikle og dele gode praksiser. I et samarbeid kan det også gjennomføres felles faglige samlinger der man tar for seg ett eller flere tema(er) som har relevans for kontrollutvalgenes arbeid. Mange sekretariater arrangerer faglige samlinger for «sine» kontrollutvalg. Av aktuelle temaer kan vi nevne korrupsjon, etikk i kommunene, hvordan få til god forvaltningsrevisjon, kontrollutvalgets rolle og samhandlingsreformen. Kommunene på Romerike samarbeider om kommunale tjenester enten i form av interkommunalt samarbeid eller vertskommunesamarbeid. Når det gjelder interkommunale selskap ivaretar kommunene sine interesser gjennom eierstyring. Eierstyring faller utenfor kontrollutvalgets mandat, men utvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene (eierskapskontroll). Vertskommunesamarbeid innebærer at det blir delegert beslutningsmyndighet til en annen kommune (vertskommune). Det er kontrollutvalget i vertskommunen som skal gjennomføre kontroll med vertskommunens utførelse av de oppgaver som kommunen er tillagt fra andre kommuner. Når det gjelder forvaltningsrevisjon av vertskommunesamarbeid, kan det være en fordel om utvalgene i deltakerkommunene etablerer kontakt. Det er mange vertskommunesamarbeid på Romerike og samarbeidskonstellasjonene er mange. Dersom det utvikles et nærmere samarbeid mellom kontrollutvalgene vil forholdene ligge bedre til rette for at utvalgene i de kommuner som har et vertskommunesamarbeid kan samordne seg i forhold til kontroll av vertskommunesamarbeid. Sekretariatets vurdering er at en slik møteplass vil være nyttig for kontrollutvalgene, kanskje særlig i starten av valgperioden hvor mange er nye i medlemmer i kontrollutvalg. Kontrollutvalgene vil imidlertid alltid komme bort i nye problemstillinger som med fordel kan drøftes i større fora. Når saken legges frem nå er det for å registrere om det er interesse for å etablere en felles møteplass for kontrollutvalgene på Romerike. 11
Saken fremmes uten innstilling. Gjerdrum kontrollutvalg anser at et nærmere samarbeid mellom kontrollutvalgene på Romerike vil være nyttig og er interessert i å delta i dette. Opplæring av nye kontrollutvalg kan være et tiltak i et slikt forum. Temaene i samlingene bør være rettet mot forhold kontrollutvalgene møter i sitt praktiske gjøremål. 12
33/2014 Møteplan 2015 25.11.14 Det foreslås følgende møteplan i 2015: Tirsdag 24. februar Tirsdag 19. mai Tirsdag 22. september Tirsdag 24. november Tirsdag 15. desember Det er lagt opp til ett møte mer i 2. halvår enn det som var i 2014. Dette har sammenheng med oppstart av nytt utvalg og eventuelt behov for noe opplæring. 22. september utgår og erstattes med 6. oktober. Følgende møter avholdes i 2015: Tirsdag 24. februar Tirsdag 19. mai Tirsdag 6. oktober Tirsdag 24. november Tirsdag 15. desember 13
34/2014 Kontrollutvalgets årsplan 25.11.14 Forslag til årsplan For å målrette kontrollutvalgets arbeid utarbeides det hvert år en årsplan. Årsplanen er forankret i kontrollutvalgets reglementets 5 Planen legger vekt på overordnede perspektiv og hovedfokus i kapittel 4. Det er lagt opp til 5 møter i 2015. Ved behov kan utvalget avholde flere møter. Planen legges frem til behandling i kontrollutvalget. Det er lagt opp til at utvalget utfyller forslag til årsplan, da særlig under pkt. 4.1 med saker utvalget vil ha fokus på i 2015. Dessuten må vedtak i dagens møte tas inn i planen. Planen vil deretter bli oversendt kommunestyret til orientering. Forslag til årsplan vedtas og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar årsplanen til orientering. Oppfølging av forvaltningsrevisjoner inntas i pkt. 4.1. Forslag til årsplan, med de endringer som fremkom i møtet, vedtas og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar årsplanen til orientering. Gjerdrum kommunestyre 14
35/2014 Orientering ved revisjonen 25.11.14 Denne saken er satt opp i tilfelle revisjonen har noe å orientere om ut over de sakene som står på sakslista. Daglig leder orienterte om Romerike Revisjon. Nå er man ferdig med innkjøringsperioden og ting er på plass. Saken tas til orientering. 15
36/2014 Saker til oppfølging 25.11.14 Saker til oppfølging. Saken tas til orientering. 16
37/2014 Eventuelt 25.11.14 Etiske retningslinjer har tidligere vært sak i kontrollutvalget. Rådmannen orienterte om arbeidet med disse i kontrollutvalget den 21. mai 2014. Utvalget vil etterspørre denne saken. På kommunens hjemmeside er det en annen løsning når det gjelder medlemmer, saker og protokoller enn for andre utvalg. Utvalget vil forespørre rådmann om det er mulig at også kontrollutvalget kan få samme løsning som andre styrer, råd og utvalg. Kontrollutvalget vil i henvendelse til rådmann etterspørre sak om etiske retningslinjer og forespørre om samme løsning for kontrollutvalget som andre utvalg når det gjelder kommunens hjemmeside. Dato: 25. november 2014 Underskrift Thor W. Togstad, leder 17