Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Rapport forvaltningsrevisjon Kommunes ansettelsespolitikk Frøya kommune År 2002

Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Rapport forvaltningsrevisjon Kommunes ansettelsespolitikk Frøya kommune År 2002

Innholdsfortegnelse side 1 SAMMENDRAG... 3 1.1 BAKGRUNN...3 1.1 FORMÅLET MED PROSJEKTET...3 1.2 REVISORS VURDERINGER...3 1.3 REVISORS ANBEFALINGER...3 2 INNLEDNING... 4 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...4 2.2 HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON...4 2.4 HØRING...4 3 FORMÅL... 4 4 METODE OG GJENNOMFØRING... 4 4.1 METODE...4 4.2 GJENNOMFØRING...5 4.3 AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET...5 5 REVISJONSKRITERIER... 5 6 FAKTABESKRIVELSE - ANSETTELSESPROSESSEN I FRØYA KOMMUNE... 6 7 REVISORS FUNN OG VURDERINGER... 7 7.1 REVISORS FUNN...7 7.2 REVISORS VURDERING... 11 7.3 GENERELLE VURDERINGER OG KOMMENTARER...13 8 REVISORS ANBEFALINGER... 14 VEDLEGG! Spørreskjema med følgeskriv! Oppsummering av svarene Orkanger, 14. november 2002 Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 2 av 2

1 SAMMENDRAG 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget vedtok i møte 29.11.2001 at kommunerevisjonen skulle foreta en kartlegging og gjennomgang av kommunens ansettelsespolitikk. 1.1 Formålet med prosjektet Kontrollutvalget fastsatte formålet med prosjektet i møte 29.11.2001. Formålet med prosjektet er å foreta en kartlegging og gjennomgang av kommunens ansettelsespolitikk med utgangspunkt i følgende punkter:! krav til stillingen, ønsket kompetanse, stillingsannonse! stillingsbeskrivelser! måloppnåelse i kompetanseforventning! ansettelsesprosedyrer! vedtak for ansettelse, ankesaker til politisk behandling 1.2 Revisors vurderinger I Frøya kommune er så og si alle ansettelser en administrativ avgjørelse. Allerede i 1995 delegerte kommunestyret myndigheten til å foreta ansettelser til rådmannen. Når det er ledighet i stilling, foretar Frøya kommune vanligvis en vurdering av hvilken kompetanse som er ønskelig før stillingen lyses ut. Ledige stillinger kunngjøres i en eller flere aviser. Kommunestyret har bestemt at alle stillinger skal ha en stillingsbeskrivelse, men denne bestemmelsen er nok ikke oppfylt i 2002. Ofte er det liten eller ingen konkurranse om ledige stillinger i Frøya kommune, og av og til er det vanskelig å rekruttere ønsket kompetanse. En del enheter mangler fagfolk i noen stillinger. Lederne i Frøya kommune sier de vektlegger skikkethet og teoretisk utdanning mest ved ansettelse. Ved ansettelse vil det alltid utøves en visst skjønn og det er vanskelig for revisor å vurdere skjønnet som utøves ved ansettelse. Kommunestyret har gitt rådmannen myndighet til avgjøre alle ansettelser, og ved ansettelser i faste stillinger skal rådmannen gjøre bruk av ansettelsesutvalget. Dagens praksis er at ansettelsesutvalgene foretar ansetter og ikke rådmannen. Ingen av ansettelsesvedtakene oppfyller retningslinjenes krav til protokoll. De administrative ansettelsesvedtakene oppfyller verken retningslinjenes krav eller forvaltningslovens krav til enkeltvedtak. Reglement og retningslinjer vedrørende ansettelsesprosessen er utarbeidet i 1995. En del av retningslinjene er til dels detaljerte. Organisasjonen og rammevilkårene er endret siden 1995 og praksisen i ansettelsesprosessen i Frøya kommune er ikke helt i samsvar med retningslinjene. I enkelte tilfeller er kanskje praksisen bedre enn retningslinjene og da bør retningslinjene og reglementene oppdateres/endres. 1.3 Revisors anbefalinger! Revisor anbefaler at Frøya kommune harmoniserer vedtatte reglement/retningslinjer for ansettelsesprosessen med gjeldende praksis.! Revisor anbefaler at Frøya kommune vurderer innholdet og detaljeringsgraden i stillingsbeskrivelsene, og hvem som bør ha myndighet til å fastsette stillingsbeskrivelsene. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 3 av 3

2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Kontrollutvalget vedtok i møte 29.11.2001 at kommunerevisjonen skulle foreta en kartlegging og gjennomgang av kommunens ansettelsespolitikk. 2.2 Hjemmel for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget og revisjonen skal i følge kommuneloven 60, forskrift om kontrollutvalg 4 og forskrift om revisjon 5 og 8 utføre forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. 2.4 Høring Formålet med forvaltningsrevisjon er å bidra til:! Økt produktivitet, effektivitet og måloppnåelse for kommunen! At kommunal virksomhet drives i samsvar med regelverk! Å ivareta rettssikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som berøres.! Å skaffe fram informasjon som gir grunnlag for kommunestyrets og kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen Foreløpig rapport er sendt rådmann den 04.11.2002 med svarfrist 11.11.2002. Rådmann har ikke gitt noe svar på høringen. I telefonsamtale 14.11.2002 sier rådmann at dem har ingen kommentarer til foreløpig rapport. 3 FORMÅL Kontrollutvalget fastsatte formålet med prosjektet i møte 29.11.2001. Formålet med prosjektet er å foreta en kartlegging og gjennomgang av kommunens ansettelsespolitikk med utgangspunkt i følgende punkter:! krav til stillingen, ønsket kompetanse, stillingsannonse! stillingsbeskrivelser! måloppnåelse i kompetanseforventning! ansettelsesprosedyrer! vedtak for ansettelse, ankesaker til politisk behandling 4 METODE OG GJENNOMFØRING 4.1 Metode Det er gjennomført intervju/møter med rådmann Berit Flåmo, kontorsjef Claes Hovde samt sekretær May Farstad. Alle ansettelsesvedtak/-protokoller fra ansettelsesutvalgene i perioden fra 01.05.2001 til 01.06.2002 er analysert. I tillegg er alle administrative ansettelser i fra 01.01.2001 til 01.06.2002 som personalkontoret har arkivert, gjennomgått. Revisor har også hatt en gjennomgang av alle aktuelle reglement og rutinebeskrivelser som vedrører ansettelser. Revisor har gjennomført en spørreundersøkelse blant kommunens ledere og 20 av 22 ledere svarte på undersøkelsen innen rimelig tid. Det tilsvarer en svarprosent på 91. En spørreundersøkelse har mange svakheter og en får svar etter hvordan en spør. De som svarer vil ofte Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 4 av 4

svare slik de hadde ønsket at rutinene skulle fungert og slik de tror vi som spørrer mener er bra. Svarene i spørreundersøkelser er ofte bedre enn virkeligheten. Revisor hadde møte med rådmann og kontorsjef før foreløpig rapport ble laget. Hensikten med møtet var at administrasjonen skulle bekrefte at funnene er reelle. I møtet ble revisors funn og vurderinger gjennomgått. Rådmann og kontorsjef hadde noen få kommentarer til funnene som er innarbeidet i rapporten. 4.2 Gjennomføring Kontrollutvalget initierte prosjektet i møte 29.11.2001. Revisor laget et forprosjekt som ble behandlet i kontrollutvalget i møte 06.03.2002. Hovedanalysen er laget høsten 2002. Prosjektet er gjennomført av ass. revisjonssjef Toril Ulfsnes. 4.3 Avgrensninger av prosjektet Ved ansettelser der det er valg mellom flere like kandidater, brukes det skjønn. Revisor kan ikke vurdere administrasjonens/ansettelsesutvalgets skjønn. Revisor har hatt kontakt med fellesadministrasjonen og har ikke kartlagt de eksakte rutinene ved alle enhetene. Analysen er avgrenset til ansettelsesvedtakene fra 2001 og 2002. 5 REVISJONSKRITERIER Kommuneloven (kl) Alle saker som ikke er av prinsipiell betydning, kan rådmannen gis myndighet til å avgjøre, jfr. kl 23. Rådmannen kan gis myndighet til å opprette og nedlegge stillinger og til å treffe avgjørelser i personalsaker herunder ansettelser jfr. kl 24. I følge kl 25 skal det i alle kommuner opprettes minst et partssammensatt utvalg, administrasjonsutvalg, for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Kommuneloven gir representanter for de ansatte møterett i kommunale nemnder når de behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljølovens 55 omhandler ansettelser. Ved ansettelse må arbeidsgiver ikke forskjellsbehandle søkere på grunn av rase, hudfarge, nasjonal eller etnisk opprinnelse, homofil legning/-samliv eller funksjonshemming. Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Forvaltningsloven (fvl) Avgjørelser som gjelder ansettelse av offentlig tjenestemann, regnes som enkeltvedtak, jfr. fvl 2.2. Men det er unntak for plikt til begrunnelse i ansettelsessaker, det er heller ikke klageadgang på ansettelser og reglene om omgjøring gjelder ikke ved ansettelser, jfr fvl 3,2. Ansettelsesorganet har etter fvl 17 en utredningsplikt, der målsettingen vil være å finne fram til den av søkerne som etter en helhetsvurdering utpeker seg som den best kvalifiserte for stillingen. Forvaltningslovens habilitetsregler i 6 gjelder også ved ansettelser. Ansettelsessaker er unntatt fra reglene om dokumentinnsyn jfr. fvl. 19. Forskrift om partsoffentlighet i tilsettingssaker Forskriften regulerer søkerens rett til innsyn i dokumentene som vedrører ansettelsessaken. Hovedtariffavtalen Hovedtariffavtalen 2 omhandler ansettelser. Ved tilsetting skal det tas hensyn til søkernes kvalifikasjoner, teoretiske bakgrunn, praksis samt skikkethet. Når søkerne er kvalifikasjonsmessig like, skal kvinnelig søkere foretrekkes når dette kjønn er underrepresentert og etter det skal den søker som har lengst tjeneste i kommunen foretrekkes. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 5 av 5

Delegasjonsbestemmelser for Frøya kommune, K-sak 119/95 Delegasjonsbestemmelsene fastsetter myndighet og ansvar til de ulike politiske utvalgene og til administrasjonssjefen. Frøya kommunes delegasjonsreglement sier at administrasjonssjefen treffer avgjørelse i alle personalsaker, men årsverksrammen er kommunestyrets øvre ramme for etablerte stillinger i kommunen. Delegering av administrative fullmakter i Frøya kommune, Reglementet er utarbeidet i 1995 som følge av K-sak 119/95 og er siste gang korrigert 01.01.02. Ansettelser med unntak av ansettelser i faste stillinger, vikariater av lengre varighet enn 12 måneder og ansettelser eller engasjement i stillinger hvor det ikke finnes stillingsbeskrivelser, er delegert fra rådmannen til etatssjefene og linjelederne. Etatssjefene har myndighet i personalsaker som vedrører ansatte i etatsadministrasjonen. Linjelederne (soneledere, styrer og rektor) har myndighet til å avgjøre personalsaker som gjelder ansatte innenfor egen linjeorganisasjon. Kontorsjefen er delegert myndighet for saker som gjelder ansatte i fellesadministrasjonen. I tillegg har kontorsjefen myndighet til å treffe avgjørelse med hensyn til kunngjøring og annonsering. K-72/95 Ansettelser i faste stillinger Ved ansettelser i faste stillinger skal rådmannen gjøre bruk av ansettelsesutvalget. Ansettelser i faste stillinger bare gjøres i stillinger som er opprettet i bemanningsplanen og innenfor den fastsatte lønns- og personalramme. Retningslinjer for behandling av ansettelser i ansettelsesutvalg ble vedtatt i samme sak. Retningslinjer for behandling av ansettelser i ansettelsesutvalg, Retningslinjene beskriver nærmere prosedyrer for ansettelser i Frøya kommune. Retningslinjene er justert siste gang 18.01.2000. Grunnlaget for at en sak kan fremmes for ansettelsesutvalg er: 1. At det er opprettet en stilling eller at et prosjekt/engasjement er godkjent. 2. At det er utarbeidet stillingsbeskrivelser for stillingen. 3. At det er tilstrekkelig budsjetterte bevilgninger til lønn for den aktuelle stillingen. 4. At det er et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere til stillingen. Ansettelsesutvalg skal behandle alle ansettelser i faste stillinger og i midlertidige stillinger/vikariat over 12 måneder. 6 FAKTABESKRIVELSE - ANSETTELSESPROSESSEN I FRØYA KOMMUNE 6.1 Hva er politikk og hva er administrasjon vedrørende ansettelser? Kommunestyrets delegeringsvedtak gir rådmannen fullmakt til å treffe avgjørelser i alle personalsaker med unntak av saker som vedrører rådmannen og revisjonen. Så og si alle ansettelser er derfor en administrativ avgjørelse. Frøya kommune har et administrasjonsutvalg som består av formannskapsmedlemmene samt 2 representanter fra de ansatte. Administrasjonsutvalget er ankeinstans i ansettelsessaker, jfr. retningslinjene pkt 5.4. 6.2 Administrativ organisering av personalfunksjonen Frøya kommune er fortsatt organisert med politiske hovedutvalg og administrative etater. Rådmannen har gitt linjelederne (styrere, soneledere, rektorer) myndighet til ta en del avgjørelser også på personalområdet. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 6 av 6

Kontorsjefen er leder for fellesadministrasjonen og har i tillegg samordningsansvar for personalforvaltningen og planleggingen i Frøya kommune. Fellesadministrasjonen står for interne tjenester innenfor regnskap, lønn, personalarbeid og IT. Lønns- og personalkontoret består av 1 sekretær i 100% stilling og 2 sekretærer i 50% stilling foruten kontorsjef i 100% stilling. Lønns- og personalavdelingen er sekretariat for alle ansettelsesutvalgene og deltar i tillegg i møtene i administrasjonsutvalget og arbeidsmiljøutvalget. 6.3 Ansettelsesprosedyre Ved ledighet i stilling foretar vanligvis personalavdelingen sammen med den aktuelle leder en vurdering av hvilken kompetanse som trengs og om det er nødvendig med endringer av stillingen. Utlysingsteksten utformes og drøftes vanligvis med tillitsvalgte. Søknadene mottas av personalavdelingen som utarbeider to søkerlister, en offentlig og en som er unntatt offentlighet. Alle søkere får svar om at søknaden er mottatt samt tilsendt søkerliste. Innkalling til ansettelsesutvalget skal være med 1 ukes varsel. Møtene er for lukkede dører. Lønns- og personalavdelingen er tilstede i møtet med saksdokumentene. Det føres protokoll fra ansettelsesutvalgene. Frøya kommune har fire ansettelsesutvalg:! Sentralt ansettelsesutvalg! Ansettelsesutvalg for oppvekst! Ansettelsesutvalg for helse, sosial, pleie og omsorgssektoren! Ansettelsesutvalg for teknisk, kultur, næring og miljø Det sentrale ansettelsesutvalget består av rådmannen, en arbeidstakerrepresentant og aktuell etatsjef. De sektorvise ansettelsesutvalgene består av etatsjef, linjeleder og arbeidstakerrepresentant. Ansettelsesutvalgene skal i følge retningslinjene foreta utvelgelse av kandidater for stillingen ut fra stillingsbeskrivelse, krav, dokumentert realkompetanse, vurdering av kandidatens egnethet for stillingen. De skjønnsmessige vurderingene som gjøres av og blant utvalgets medlemmer er betraktet som fortrolig informasjon og er underlagt taushetsplikt jfr. retningslinjene i Frøya kommune. Alle lederne i Frøya kommune har personalansvar og er med i ansettelsesutvalget på sitt ansvarsområde. I 2002 hadde Kommunenes Sentralforbund (KS) 1-dags opplæring i ansettelsesprosessen til alle lederne i Frøya kommune. 7 REVISORS FUNN OG VURDERINGER 7.1 Revisors funn 7.1.1 Protokoller fra administrasjonsutvalget Utgangspunktet for dokumentanalysen er personalkontorets permer med møtebøker for 2001 og 2002. Ingen klager på ansettelser er behandlet i administrasjonsutvalget i den aktuelle perioden. Administrasjonsutvalget har heller ikke behandlet noen ansettelser i perioden 2001 og fram til 01.06.2002. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 7 av 7

7.1.2 Protokoller fra ansettelsesutvalgene Revisor har gjennomgått alle protokollene fra ansettelsesutvalgene fra 01.05.2001 til 01.06.2002. Alle ansettelsesutvalgene har felles protokoll. Utgangspunktet for dokumentanalysen er permene på personalkontoret som inneholder innkalling til møte og søkerliste og protokoller. Søknader med vedlegg er ikke arkivert. Ingen korrespondanse med søkerne er i permen. I flere tilfeller mangler søkerlistene. Personalkontoret innkaller til møtet og fungerer som sekretær og lager saksframlegg. Personalkontoret skriver ikke selve innstillingen. Vanligvis er det linjeleder som lager innstilling til hver sak. Det sentrale ansettelsesutvalget gjennomfører nesten alltid intervju. Det ser ut som om intervju gjennomføres i liten grad i de andre ansettelsesutvalgene, og eventuelle intervju gjennomføres da av linjelederne. Innstillingen fra linjelederne ble vedtatt av ansettelsesutvalget i alle de sakene som revisor har undersøkt. Det er ikke protokollert uenighet i noen av sakene. I de fleste ansettelsessakene er det få søkere. Ofte er det liten eller ingen konkurranse om ledige jobber. Ansettelsesutvalgene behandlet noen saker som gikk på utvidelse av eksisterende stillingsandeler samt fast ansettelse av arbeidstakere som har gått i engasjement/vikariat over lengre tid. 7.1.3 Protokoller fra administrative ansettelser Administrative ansettelser samles i en perm på personalkontoret. Personalkontoret mener permen inneholder alle administrative ansettelser som er mottatt. Permen kan ikke være fullstendig da det mangler administrative tilsettinger i pleie og omsorg. Systemet med protokoll og form på vedtak varierer fra enhet til enhet og fra gang til gang. Administrative ansettelser er ikke skrevet i kommunens saksbehandlingssystem. 7.1.4 Spørreundersøkelsen Det er gjennomført en spørreundersøkelse blant alle lederne i Frøya kommune. 20 har svart på undersøkelsen som tilsvarer 91 % av de spurte. Nordskag skole og Sistranda skole har ikke svart etter to purringer. Rektor ved Sistranda skole sier at dette er en oppgave som de ikke prioriterer og vil først svare når eller hvis de får tid. Nedenfor er en del av svarene på spørreundersøkelsen i % av de som svarte. For fullstendig oversikt vises det til vedlegg. Hvor mange ansettelser i ansettelsesutvalg var det ved din enheten de siste 12 månedene? 85% svarer mindre enn 5 10% svarer mellom 5 og 10 5% svarer over 10 Hvor mange administrative ansettelser var det ved din enheten de siste 12 månedene? 90% svarer mindre enn 5 10% svarer mellom 5 og 10 0 % svarer over 10 Tabell 1 Nesten alle lederne oppgir at de har foretatt mindre enn 5 ansettelser de siste 12 månedene. Hvordan er din kompetanse/kunnskap om ansettelsesprosedyren og avtaleverket? 40 % svarer Bra 55 % svarer Middels 5 % svarer Dårlig Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 8 av 8

Tabell 2 De aller fleste mener at de selv har bra kompetanse/kunnskap eller middels kompetanse/kunnskap om ansettelsesprosedyren og avtaleverket. Kun 1 av lederne mener de selv har dårlig kompetanse/kunnskap om ansettelsesprosedyren og avtaleverket. Betrakter du en avgjørelse som gjelder ansettelse som et enkeltvedtak i samsvar med forvaltningsloven 2.2? 70 % svarer Ja 0 % svarer Nei 30 % svarer Vet ikke Tabell 3 De fleste sier de betrakter avgjørelser som gjelder ansettelse som et enkeltvedtak. Hvilke vurderinger foretas når det er ledighet i en stilling? 10 % svarer at Stillingen lyses ut omgående uten nærmere vurdering 50 % svarer at de Vurderer stillingsbeskrivelsen og om kompetansekravet skal endres 75 % svarer at de Vurderer om stillingen skal tilbys andre allerede tilsatte 20 % svarer at de Vurderer om stillingen skal inndras 40 % svarer at de Vurderer om stillingen skal holdes vakant en periode 5 % svarer Andre vurderinger: Tabell 4 På dette spørsmålet har hver enkelt oppgitt flere svar. Svar-% er i forhold til totalt mulige svar. Svarene viser at de fleste foretar en eller flere vurderinger før stillingen lyses ut. Mange vurderer om stillingen skal tilbys andre allerede tilsatte. Er det stillingsbeskrivelse til alle stillingene ved din enhet? 30 % svarer Ja 40 % svarer Til de fleste stillingene 20 % svarer Til noen stillinger 5 % svarer Nei 5 % svarer Vet ikke Tabell 5 Svarene tyder på at det mangler stillingsbeskrivelse til en del stillinger. Det er kun 6 ledere som svarer at det er stillingsbeskrivelse til alle stillingene ved den enheten. Benyttes intervju ved utvelgelse av kandidater til ledige stillinger? 20 % svarer Alltid 70 % svarer Av og til 5 % svarer Bare når det er ukjente søkere 5 % svarer Aldri Tabell 6 De fleste svarer at de benytter intervju av og til eller alltid. Hvilke kriterier vektlegges mest ved utplukk av kandidater til ledige stillinger? Gi poeng fra 5-0, 5 er mest. Her er gjennomsnittspoeng ut fra svarene Skikkethet 4,7 Teoretisk utdanning 4,1 Relevant praksis 4,1 Har engasjement i Frøya kommune fra før 1,8 Praksis fra Frøya kommune 1,4 Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 9 av 9

Tilhørighet på Frøya 0,8 Politisk engasjement 0,0 Tabell 7 Ved ansettelser svarer lederne at det vektlegger skikkethet mest fulgt av teoretisk utdanning og relevant praksis. Har Frøya kommune en god og rettferdig ansettelsesprosess? 50 % svarer Ja 35 % svarer Middels god ansettelsesprosess 0 % svarer Nei 15 % svarer Vet ikke/svarer ikke Tabell 8 Halvparten av lederne i Frøya kommune svarer at Frøya kommune har en god og rettferdig ansettelsesprosess. Det er ingen som svarer at ansettelsesprosessen ikke er god og rettferdig Er det vanskelig å rekruttere arbeidstakere med ønsket kompetanse? 30 % svarer Ja 55 % svarer Av og til 10 % svarer Nei 5 % svarer Vet ikke Tabell 9 De fleste lederne mener det av og til er vanskelig å rekruttere ønsket kompetanse. Det varierer nok mye fra den ene bransje til den andre. Er Frøya kommune en attraktiv arbeidsgiver? 30 % svarer Ja 45 % svarer Middels attraktiv 0 % svarer Nei 25 % svarer Vet ikke Tabell 10 Over halvparten av lederne svarer at Frøya kommune er en attraktiv arbeidsgiver/ eller middels attraktiv. 5 svarer at de ikke vet. Mottar din enhet mange henvendelser fra folk som ønsker jobb? 20 % svarer Ja 60 % svarer Av og til 20 % svarer Nei, aldri Tabell 11 De fleste lederne mottar av og til henvendelser fra folk som ønsker jobb. Mottar enheten mange formelle/uformelle klager på ansettelsesvedtak? 40 % svarer Aldri 55 % svarer Neste aldri 5 % svarer Av og til 0 % svarer Ja, ofte 0 % svarer Vet ikke Tabell 12 Det er sjeldent enhetene mottar klager på ansettelsesvedtak, men det forekommer. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 10 av 10

7.2 Revisors vurdering En hver ansettelse i faste stillinger er en stor og ofte vanskelig avgjørelse. Den som ansettes vil være med å bestemme kvaliteten og til en viss grad også omfanget på tjenestene som leveres til innbyggerne. I tillegg vil den som ansettes sette preg på organisasjonen og arbeidsmiljøet. I Frøya kommune er det forholdsvis lav turnover og de fleste som blir ansatt i kommunen blir i mange år. Det er derfor svært viktig at kommunen legger forholdene til rette for å rekruttere kompetente og skikkete medarbeidere. 7.2.1 Krav til stillingen, ønsket kompetanse, stillingsannonse Ved ledighet i stilling foretar personalavdelingen sammen med den aktuelle leder oftest en vurdering av hvilken kompetanse som trengs og om det er nødvendig med endringer. I følge svarene på spørreundersøkelsen foretar 50% av lederne en vurdering om stillingsbeskrivelse og kompetansekravet skal endres, og 75% vurderer om stillingen skal tilbys noen av de som allerede er tilsatte. Det virker som om Frøya kommune har en grundig vurdering før stillingene lyses ut. I følge svarene på spørreundersøkelsen varierer det hvem som lager stillingsannonsen. Det annonseres nesten alltid i lokalavisa Hitra/Frøya og ofte i Adresseavisen i tillegg til internt, A-etat og Internett. Ledige stillinger i Frøya kommune blir bra kunngjort. 7.2.2 Stillingsbeskrivelse Kommunestyret har bestemt at alle stillinger i kommunen skal ha en stillingsbeskrivelse. I følge delegasjonsbestemmelsene er det administrasjonsutvalget som fastsetter stillingsbeskrivelsene for alle faste stillinger. Stillingsbeskrivelsen fastsettes av et politisk utvalg mens selve ansettelsen er administrativ. Ut fra revisors vurdering er det litt merkelig at rådmannen ikke har myndighet til å fastsette stillingsbeskrivelsene når rådmannen har myndighet til å ansette. I spørreundersøkelsen virker det også som om det er en del stillinger som mangler stillingsbeskrivelser. Personalkontorets perm med stillingsbeskrivelser ser heller ikke ut til å være helt komplett. Det er nok en rutinene som ikke fungerer helt i samsvar med bestemmelsene. Stillingsbeskrivelsene var kanskje fullstendig en gang på 90-tallet, men organisasjonen er under stadig endring og i dag er nok stillingsbeskrivelsene ikke à jour. Det er ressurskrevende for en organisasjon å ha utfyllende stillingsbeskrivelser for alle stillinger som er à jour til enhver tid. Det er ingen eksterne krav om stillingsbeskrivelser. VRD er ikke kjent med at andre kommuner har så omfattende stillingsbeskrivelser. Det kan være bedre å ha fokus på kvaliteten på tjenesten, i stedet for instruks til arbeidstakerne. Flere kommuner har tatt i bruk serviceerklæring/-garanti som beskriver tjenestene. 7.2.3 Måloppnåelse i kompetanseforventning Ved dokumentanalyse av protokollene fra ansettelsesutvalgene ser revisor at det vanligvis er få kandidater til hver ledig stilling. Det er ofte liten eller ingen konkurranse om stillingene. Tilgangen til arbeidskraft på Frøya er forholdsvis liten. Det er en svært lav arbeidsledighet og geografien gjør at det er et lite marked for dagpendling. Kompetanseforventningen vil nok være avstemt mot det markedet kan tilby, slik at det reelle kompetansebehovet kan være større enn kompetanseforventningen. I spørreundersøkelsen svarer en del at det er vanskelig å rekruttere arbeidstakere med ønsket kompetanse. En del enheter mangler fagfolk i noen stillinger. Mangelen av fagfolk varierer fra enhet til enhet. Revisor har ikke inntrykk av at mangel på kompetanse oppleves som noe stort problem for de fleste lederne. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 11 av 11

De fleste av lederne i kommune svarer i spørreundersøkelsen at kommunen er en attraktiv/middels attraktiv arbeidsgiver. Det vil nok variere fra enhet til enhet. Vi har kanskje fått andre svar hvis vi har stilt samme spørsmålet til andre grupper av ansatte enn lederne. 7.2.4 Ansettelsesprosedyrer I følge retningslinjene skal ansettelsesutvalgene foreta utvelgelse av kandidater ut fra stillingsbeskrivelsens krav, dokumentert realkompetanse, vurdering av kandidatens egnethet for stillingen, og eventuelle resultater fra intervju og referansekontroll. Hva som vektlegges mest, vil variere fra ansettelse til ansettelse, litt avhengig av hvilken stilling det er. Ved ansettelse i offentlige stillinger er det tradisjon for å vektlegge ansiennitet og formell kompetanse. I den senere tid har skikkethet/egnethet blitt vurdert mer og mer. Spørreundersøkelse viser at skikkethet og teoretisk utdanning vektlegges mest av lederne. Praksis fra egen kommune verdsetter lederne lite i følge svarene i spørreundersøkelsen. I følge hovedtariffavtalen skal praksis fra kommunen verdsettes, og deltidsansatte har fortrinnsrett til utvidet stilling hvis de er kvalifisert. Revisor har gjennom dokumentanalyse sett at bestemmelsene i hovedtariffavtalen og at praksis fra kommunen vektlegges mer enn det svarene på dette spørsmålet viser. Intervju brukes bare av og til i forbindelse med ansettelser. Ledernes kjennskap til søkerne kan til en viss grad erstatte intervju. Etter revisors vurdering kan det være vanskelig å vektlegge skikkethet så høyt som lederne sier de gjør hvis det ikke brukes intervju. Ved ansettelse vil det alltid utøves et visst skjønn Det er vanskelig for revisor å overprøve skjønnet til rådmannen og ansettelsesutvalgene. I de sakene som revisor har gjennomgått finner revisor ingen ansettelser hvor revisor kan vektlegge utenforliggende hensyn. I dokumentanalysen har revisor hatt fokus på habilitet. Ansvaret for vurdering av habilitet er det i stor grad den enkelte tjenestemann selv som har. I kollegiale organ som ansettelsesutvalg er det organet selv som avgjør habilitetsspørsmålet. Ingen habilitetsvurdering er inntatt i protokollene som revisor har gjennomgått. Ingen av protokollene viser at medlemmer har fratrådd ved behandlingen av enkelte ansettelsessaker. Revisor har ikke funnet brudd på forvaltningslovens bestemmelser om habilitet, men revisor har begrenset kjennskap til hvem som er i slekt eller familie med hvem av ansatte og søkere. 7.2.5 Vedtak for ansettelse, ankesaker til politisk behandling I følge retningslinjene for behandling av ansettelser i ansettelsesutvalg, delegasjonsreglementet og K-sak 72/95 er det rådmannen som avgjør ansettelser etter behandling i ansettelsesutvalget. Dagen praksis er ikke i samsvar med denne bestemmelsen. Det er ansettelsesutvalgene som foretar ansettelser og ikke rådmannen. K-sak 72/95 sier at ansettelser i faste stillinger bare kan gjøres i stillinger som er opprettet i bemanningsplanen og innenfor fastsatte lønns- og personalrammer. Retningslinjene for ansettelser kap. 3 stiller fire krav før en sak kan fremmes for ansettelsesutvalget: 1. At det er opprettet en stillingen eller at prosjekt/engasjement er godkjent 2. At det er utarbeidet stillingsbeskrivelse for stillingen 3. At det er tilstrekkelige budsjetterte bevilgninger til lønn for den aktuelle stillingen 4. At det er tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere til stillingen. Kravene i retningslinjene og K-sak 72/95 er neppe oppfylt for alle sakene som var fremmet for ansettelsesutvalget. Det er ikke oppdaterte stillingsbeskrivelser for alle stillingene som har vært behandlet av ansettelsesutvalget. Ansettelsesutvalgene har også behandlet saker der det ikke har vært kvalifiserte søkere til stillingen. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 12 av 12

Retningslinjene eller K-sak 72/95 beskriver ikke hvordan ansettelse skal skje hvis kriteriene ikke er oppfylt. I slike tilfeller er det vel to alternativer, det ene alternativet er å ikke ansette og det andre alternativet er å legge saken frem til politisk behandling. Ingen ansettelse er behandlet av administrasjonsutvalget i den aktuelle perioden. Alle ansettelser har vært avgjort administrativt. En ansettelse er et enkeltvedtak som skal følge forvaltningslovens bestemmelser om enkeltvedtak. De fleste i spørreundersøkelsen svarer at de betrakter avgjørelsene som gjelder ansettelser som et enkeltvedtak. Frøya kommunes retningslinjer for behandling av ansettelser i ansettelsesutvalg stiller flere krav til protokollen i ansettelsesutvalg, som er mer omfattende enn forvaltningslovens krav. I kap. 5,3 punkt 7 i retningslinjer for ansettelsesutvalg er det opplistet mange punkter som skal være med i protokollen. I den gjennomgangen som revisor har hatt av protokollene fra ansettelsesutvalgene viser det seg at de fleste avgjørelsene vedrørende ansettelser ikke oppfyller formkravene som er fastsatt i retningslinjene. Protokollene fra møtene i ansettelsesutvalgene er til dels mangelfulle, men protokollene i slutten av perioden som var med i revisors undersøkelse var bedre enn i begynnelsen. Saksbehandlersystemet KONTOR 2000 brukes nå på ansettelsesutvalgene og det sikrer bedre kvalitet på saksbehandlingen. Hvem som deltok i møtet, er ikke alltid inntatt i protokollen. Protokollene signeres ikke. Det står ikke noe i protokollene om det er enighet. Ingen av protokollene var fullstendig, jf. krav i retningslinjene. Sakene nummereres fortløpende uavhengig av hvilket ansettelsesutvalg som behandler sakene. I flere tilfeller var møteinnkalling datert samme dag som møtet var. I følge retningslinjene skal innkalling normalt skje med en ukes varsel, men kortere frist kan benyttes hvis deltakerne aksepterer det Det er ingen fullstendig samlet arkivering av innkalling, møtebøker og saksdokumenter. Rutinene rundt administrative ansettelser virker ikke å være ensartet. Personalkontoret har ingen fullstendig oversikt over administrative ansettelser. Ingen av de administrative ansettelse oppfyller kravene til enkeltvedtak etter forvaltningsloven. De ytre enhetene har ikke tilgang til KONTOR 2000 slik at det praktisk umulig å bruke kommunens saksbehandlingssystem. I spørreundersøkelsen svarer bare 2 av lederne at de har hatt flere enn 5 administrative ansettelser i løpet av de siste 12 måneder. Det virker litt merkelig at store enheter har ansatt færre enn 5 vikarer/midlertidig engasjement. Samtidig oppgir flere enheter at de mangler fagfolk i en del stillinger og da må det vel være midlertidig engasjement i disse stillingene. Enten har en del av de som svarte misforstått spørsmålet eller så er det en del ansettelser som ikke formaliseres/betraktes som ansettelser. Det er veldig uheldig hvis det siste er tilfelle. Det er nok bare vikariat som kunngjøres som lederne betrakter som ansettelser og ikke bruk av tilkallingsvikarer. I tilsettingssaker er det ikke klagerett jfr. Fvl 3. I svarene fra spørreundersøkelsen ser det ut som enhetene mottar enkelt klager fra misfornøyde søkere. Revisor har ikke funnet at noen av tilsettingssakene er anket inn for behandling i administrasjonsutvalget slik retningslinjene gir anledning til. 7.3 Generelle vurderinger og kommentarer Retningslinjer og reglement for Frøya kommune som vedrører ansettelsesprosessen ble utarbeidet i 1995. Etter den tid har det vært en del endringer i organisasjonen og i lover og rammer. Det er kun foretatt noen små justeringer av retningslinjene/reglementene etter Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 13 av 13

1995. Praksisen i Frøya kommune er ikke i dag på alle punkter i samsvar med retningslinjene/reglementene, og i en del tilfeller er det kanskje retningslinjene/reglementene uhensiktsmessige og lite effektive. Frøya kommune mangler personalpolitiske retningslinjer. Revisor er kjent med at arbeidet med å lage personalpolitiske retningslinjer er startet. Det følger av Lov om offentlighet i forvaltningen (off.l.) 2 at forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Loven gir hjemmel for å unnta fra offentlighet dokumenter om ansettelser jfr. off.l. 6. Ved dokumentanalyse finner revisor at ingen av møteprotokollene fra ansettelsesutvalgene er merket med unntatt fra offentlighet. Frøya kommune bør vurdere om dokumenter som vedrører ansettelser skal unntas fra offentlighet. Det enkleste er å få dette inn i dokumentmalen. Revisors kartlegging viser at det er forholdsvis mange som har myndighet og ansvar til å ansette, og de aller fleste foretar ansettelser svært sjeldent. Det er kun to av mellomlederne som oppgir at de har hatt flere enn 5 administrative ansettelser i løpet av de siste 12 månedene. Det er krevende å ha kompetanse om ansettelsesprosess og gjeldende regelverk når hver enkelt er involvert i ansettelse så sjeldent. 8 REVISORS ANBEFALINGER! Revisor anbefaler at Frøya kommune harmoniserer vedtatte reglement/retningslinjer for ansettelsesprosessen med gjeldende praksis.! Revisor anbefaler at Frøya kommune vurderer innholdet og detaljeringsgraden i stillingsbeskrivelsene, og hvem som bør ha myndighet til å fastsette stillingsbeskrivelsene. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 14 av 14