Endelig rapport etter undersøkelse av Vefsn kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Vefsn kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Postboks 560, 8651 Mosjøen Tidsrom for undersøkelsen: 15. - 16. februar 2017 Kontaktperson i kommunen: John Peter Garnes Fra Kartverket: Anders Østeraas John Thomas Aalstad, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende 5 avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke krav til dokumentasjon av oppmålingsforretning Kartverket Besøksadresse: Kartverksveien 21 Hønefoss Postadresse: Postboks 600 Sentrum, 3507 Hønefoss Telefon: 08700 Telefax: 32 11 81 01 E-post: post@kartverket.no Organisasjonsnummer: 971 040 238
Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Dette gjelder bruttoareal, oppvarming og energikilde. Kommunen praktiserer at landmåler kan endre på matrikkelenhetens beliggenhet og areal med inntil 10 % i forhold til det som er vedtatt, uten at det tas opp til ny behandling i kommunen. Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for fullføring av ikke fullførte oppmålingsforretninger blir overholdt. Kommunen har også restanser på midlertidige forretninger etter gammel delingslov. Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om «Opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning» - MUF. Det ble gitt en merknad ved dette tilsynet. Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Utarbeidet dato: 17. februar 2017 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen John Thomas Aalstad ledet tilsynet i Vefsn kommune - 2 -
Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 9 6. Gjennomføring... 9 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse - 3 -
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Vefsn kommune i perioden 15. 16. februar 2017. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 426 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av 15 av kommunene har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. De 5 siste kommunene er trukket ut blant de som har hatt tilsyn i perioden 2013-2015 Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Vefsn kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn. Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 12. desember 2016. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet. - 4 -
3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende 5 avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke krav til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 16, 24, 33 og 34, matrikkelforskriften 9, 27, 34, 37, 38 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelloven 24 og matrikkelforskriften 9 inneholder bestemmelser om utsending av matrikkelbrev til rekvirent og relevant underretning til berørte naboer, herunder også opplysning om anledning til klage og klagefrister. Det skal foreligge erklæring fra landmåler om at grunnboka er undersøkt og at partene er spurt om det foreligger bruksretter og servitutter som er berørt av forretningen jf. matrikkelforskriften 27 første ledd bokstav d. I kommentarene til denne står det at det i tillegg til at grunnboksutskrift er undersøkt må det gå fram at landmåleren har spurt partene om avgivereiendommen har rettigheter på andre eiendommer, som ikke er tinglyst, og som evt. skal gjelde for den utskilte enheten. Matrikkelforskriften 27 første ledd bokstav g krever at protokollen skal inneholde kart over grenser og grensemerker for den matrikkelenheten som saken gjelder og hvilke grenser som er nye eller endret Etter matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav a skal dokumentasjon omfatte skriftlig samtykke fra partene om grensejustering. Kommunen skal også etter matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav b dokumentere et arealregnskap, og etter bokstav d skal kommunen foreta en verdivurdering for involverte matrikkelenheter. Videre etter tredje ledd kan arealet for involverte enheter økes eller reduseres med inntil 5 %. Etter fjerde ledd skal arealets verdi ikke overskride folketrygdens grunnbeløp. Matrikkelforskriften 37 femte ledd har krav til at varsel om oppmålingsforretning gis på dokumenterbar måte senest to uker før oppmålingsforretningen. De som skal varsles, kan godta - 5 -
kortere frist og annen varsling. I kommentarene til denne står det at alle varslingsberettigede må godta kortere frist eller annen varsling. Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon. Dette ble bekreftet i intervjuene. Ikke alle parter underrettes om matrikkelføring. Det går ikke frem av protokollen eller annen dokumentasjon at partene er spurt om det foreligger ikke tinglyste bruksretter og servitutter for de berørte arealene. Protokollen er mangelfull ved beskrivelse av nye og gamle grenser Ved grensejustering mangler signering fra alle partene i avtalen. Kommunen dokumenterer ikke verdivurdering eller arealregnskap ved grensejustering. Kommunen praktiserer varsling pr. telefon uten at det dokumenteres at alle partene godtar en slik varslingsmåte. Måle- og beregningsdokumentasjonen er ufullstendig. Viser til Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden gir retningslinjer for hvordan en rapport fra målingene og beregningene skal utformes. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Dette gjelder bruttoareal, oppvarming og energikilde. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I forskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. - 6 -
Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming i liten grad blir ført. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 3 Kommunen praktiserer at landmåler kan endre på matrikkelenhetens beliggenhet og areal med inntil 10 % i forhold til det som er vedtatt, uten at det tas opp til ny behandling i kommunen. Avvik fra: Matrikkelloven 33. Kommentarer: Matrikkelloven 33 tredje ledd siste setning har bestemmelse om at landmåler i oppmålingsforretning kan samtykke i mindre avvik fra kommunalt vedtak etter plan og bygningsloven. I Ot. prp. nr. 57 (2006-2007) sier departementet at mindre avvik aldri kan gå ut over skrankene for grensejustering i matrikkelloven 16. Avviket bygger på følgende observasjoner: I intervjuene fremkom det at kommunen har en praksis, ved gjennomføring av oppmålingsforretning, at eiendomsgrenser kan endres inntil 10 % av eiendommens areal og beliggenhet uten ny behandling i kommunen. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 4 Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for fullføring av ikke fullførte oppmålingsforretninger blir overholdt. Kommunen har også restanser på midlertidige forretninger etter gammel delingslov. Avvik fra: Matrikkelloven 6 og 51 jf. matrikkelforskriften 25 og 66. Kommentar: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirent søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelforskriften 25 første ledd. Videre i 25 tredje ledd står det at før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført, og det kan ikke settes lengre frist enn to år. Matrikkelforskriften 66 2. ledd har krav om at kart og eventuell delingsforretning skal være fullført og målebrev skal være gjort ferdig og undertegnet innen 31. desember 2012. Slike saker skal nå fullføres etter reglene om oppmålingsforretning i matrikkeloven, jamfør tredje ledd i matrikkelforskriften 66. Fylkesmannen kan gjennomføre saker for kommunens regning når fristen er overskredet, jamfør matrikkellovens 35 tredje ledd. - 7 -
Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapport fra matrikkelen at for de ikke fullførte oppmålingsforretningene er fristen for fullføring passert. Det går også fram at kommunen har gjenstående midlertidige forretninger etter gammel delingslov. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 5 Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om «Opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning» - MUF. I matrikkelen framgår det at oppmålingsforretning er fullført uten at dette er gjort. Avvik fra: Matrikkelloven 6 og 34, matrikkelforskriften 25. Kommentar: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirent søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelforskriften 25 første ledd. I forskriften 25 tredje ledd står det at: «Før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført». Etter 1. januar 2016 er bestemmelsen i forskriften 25 tredje ledd følgende: «Før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført. Dersom fullføringen blir bestemt å ta mer enn to år, kan bare merkingen gjenstå. Møtet med partene og innmålingen av grensen må være gjennomført og opplysningene om dette må være ført i matrikkelen før det har gått to år. Det kan ikke settes lengre frist enn fem år regnet fra tinglysingstidspunktet for opprettelse av matrikkelenheten. I sak som ikke krever tinglysing, regnes fristen fra tidspunktet for opprettelsen i matrikkelen». Når det er gitt tillatelse til utsatt oppmålingsforretning skal dette matrikkelføres med brukstilfellet «MUF». Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene kom det fram at kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Enhetene føres likevel i matrikkelen som fullført. Endelig merking skjer etter avtale med rekvirenten. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. - 8 -
5. Merknad Det ble levert en merknad under dette tilsynet: MERKNAD 1 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Kommentar: Innføring av skriftlige rutiner vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling. Mangel på slike rutiner kan ved nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven har få skriftlige rutiner. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 15. februar 2017 ble 5 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 16. februar 2017 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen. - 9 -
VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 12.12.2016 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart for Vefsn kommune 6. Delegasjonsreglement for Vefsn kommune 7. Saksmapper for 2 oppmålingsforretninger og 3 grensejusteringssaker 8. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 9. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 10. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 11. Rapporter fra matrikkelen om midlertidige forretninger og ikke fullførte oppmålingsforretninger - 10 -
VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Vefsn kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings Intervju Sluttmøte møte Asle Gammelli Økonomisjef X X John Peter Garnes Enhetsleder plan- og utvikling X X X Gunnhild Nygård Fagleder kart og oppmåling X X X Petter Turmo Ingeniør X X X Runar Myrvang Rådgiver kart og oppmåling. Deltok via video-link. X X Fra Kartverket deltok Anders Østeraas og John Thomas Aalstad, med sistnemnte som tilsynsleder. - 11 -