Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Arkivref.: 2016/4998 MBJ000 Dato: 20.09.2016 SAK FS 22-2016 Til: Fakultetsstyret Møtedato: 27.09.2016 Gjennomstrømning på ph.d.-programmet ved HSL-fakultetet 1.0 Bakgrunn Kunnskapsdepartementet (KD) lanserte i 2011 et styringsparameter for å måle fullføringsgraden på ph.d.- utdanningen med tallmateriale over «Antall disputerte doktorgradskandidater av opptatte personer på doktorgradsprogram seks år tidligere». Det foreligger nå statistikker som viser at fullføringsgraden for UiT sammenlignet med de øvrige universitetene er spesielt lav enkelte år (2013 og 2014). En sammenligning mellom fakultetene ved UiT viser dessuten at HSL-fakultetet har den lavest andelen gjennomstrømming i perioden 2011-2015 (Tabell 3.8. side 20 i rapporten: Nøkkeltall 2015 for universitetet, og Tabell 5.1 side 36 i Forskningsog utdanningsmeldingen 2015). I forlengelse av disse tallene har det vært igangsatt flere undersøkelser for å finne ut hvorfor universitetet har så lav gjennomføringsandel etter seks år. Avdeling for forskning og utviklingsarbeid (AFU) ved UiT gav sine innspill i et notat fra juni 2015 (se vedlegg 1 og 2), og Fokusgruppen for gjennomføring av ph.d. som ble oppnevnt av prorektor forskning, leverte en rapport til Forskningsstrategisk utvalg i april 2016 (se vedlegg 3). Fakultetet har også gjort egne undersøkelser basert på Departementets styringsparameter. Herunder har fakultetet undersøkt årsaker til at medgått tid fra levering av avhandling til disputas, ligger over gjennomsnittet for UiT i perioden 2011-2015. Undersøkelsene ble presentert for Ph.d.-utvalget på møte i desember 2015 (sak PHD-U 21-15, vedlegg 4), og tiltak basert på resultatene fra undersøkelsen ble iverksatt. Disse vil omtales senere i saken. 2.0 Ny undersøkelse om mulige årsaker til forsinkelser hos ph.d.-studenter I sak FS-22/2015 «Oppfølging av forsknings- og utdanningsmelding for 2014» (behandlet i november 2015) vedtok fakultetsstyret at det skulle fremmes en egen sak for styret om oppfølging av gjennomstrømmingen på fakultetets ph.d.-program. I dette notatet legger dekanen frem en analyse av gjennomstrømmingen ved fakultetet. Undersøkelsen tar sikte på å avdekke om det er mønstre eller tendenser i gruppen forsinkede ph.d.- studenter ved HSL-fakultetet på aggregert nivå. Deretter foreslås det i saken ulike forbedringstiltak. I 2011/2012 ble det teknisk mulig å sammenstille data og lage rapporter om personer tatt opp til ph.d.-program og andelen av disse som avlegger doktorgrad innen seks år etter opptak. Tidligere var det kun mulig å rapportere om antall nye studenter på ph.d.-program og antall disputaser seks år senere, uten av dataene ble knyttet sammen på individnivå. Dette er bakgrunnen for KDs nye styringsparameter som nå måler ph.d.-studentenes bruttotid brukt på studiene. Det representerer igjen en endring i forhold til tidligere målinger av tidsbruk på ph.d.- utdanningen mellom universitetene, der studentenes nettotid på studiene ble vektlagt. UiTs tall for nettotid Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
skiller seg ikke vesentlig fra snittet for øvrige universiteter (se tabell for nasjonal sammenligning i AFU s notat, vedlegg 1). I undersøkelsen for fakultetet er det derfor skilt mellom bruttotid, nettotid og permisjoner. Bruttotid er all tid medgått fra oppstart på ph.d.-programmet og frem til i dag, inkl. permisjoner, pliktarbeid og øvrige forlengelser. Nettotiden er den faktiske tidsbruken på studiene når annen tidsbruk er holdt utenfor. Permisjoner er fødselspermisjoner, omsorgspermisjoner, sykdom eller annet lønnet arbeid som har gitt forlengelse av studieretten jf. 12 i ph.d.-forskriften. Undersøkelsen er basert på tallmateriale fra Felles Studentsystem (FS), instituttrapporter fra forskersamtaler med ph.d.-studenter, ph.d.-studentenes framdriftsrapporter, og instituttvise møter som prodekan forskning og administrasjonen har hatt med instituttledere, kontorsjefer og ph.d.-koordinatorer. På møtene er det gjort en vurdering av hver enkelte student og mulige årsaker til deres forsinkelse i ph.d.-løpet. 2.1 Fokusgruppe for undersøkelsen Fokusgruppen for undersøkelsen er studenter som per i dag er aktive og som ble tatt opp på ph.d.-programmet i 2012 eller tidligere (tilbake til år 2000). Gruppen utgjør dermed studenter som er tatt opp til ph.d.-programmet minst fire år tidligere og som er forsinket i sitt studieløpet (regnet i bruttotid). Fordi det tas opp 21 nye studenter i snitt til ph.d.-programmet ved fakultetet i året (gjennomsnitt av årene 2011-2015), er antallet for lavt til at det er hensiktsmessig å gjøre sammenligninger per opptatte årskull fordelt på instituttnivå, slik AFU tok utgangspunkt i sin undersøkelse på fakultetsnivå (kull 2005 og 2008). Fakultetet har per i dag samlet 198 aktive studenter på ph.d.-programmet hvorav 106 er i fokusgruppen for undersøkelsen. Disse for fordeler seg slik på instituttene: Enheter Alle aktive ph.d.-studenter Studenter i fokusgruppen Andel (%) forsinkede IAS 20 12 60 % IHR 32 18 56 % IFF 11 6 55 % ISS 43 26 60 % ISK 54 29 54 % ILP 38 15 39 % HSLF 198 106 54 % Tabell 2.1. Andel forsinkede studenter på ph.d.-program (fokusgruppen) i forhold til alle aktive ph.d.-studenter Fokusgruppen på 106 personer utgjør i overkant av halvparten av programstudentene (54 %). Den er videre splittet opp i de studentene som har UiT som arbeidsgiver og de som har eksterne arbeidsgivere. Grunnen til dette er en antagelse om at tilstedeværelse i- og direkte tilknytning til et fagmiljø og andre ph.d.-studenter har betydning for tid brukt på ph.d.-studiet. Er det forskjeller i tidsbruk mellom disse to gruppene? Deretter gjøres en nærmere analyse av det enkelte institutt. Er det variasjoner mellom instituttene når det gjelder tidsbruk på ph.d.-utdanningen, og hva kan det eventuelt skyldes? Svakheter ved indikatorene Studenter tatt opp til det tidligere doktorgradsprogrammet og tidligere studieretninger er holdt utenfor med unntak av de som fikk overgang til dagens ph.d.-program og for tiden har studierett Der arbeidsgivernavn på opptakstidspunktet er en av de tidligere høgskolene som UiT har fusjonert med, regnes disse i datagrunnlaget som ekstern arbeidsgiver. Studenter på ph.d.-program ved HSL-fakultetet som har Tromsø Museum eller andre fakultet ved UiT som arbeidsgiver, regnes som interne ved UiT Studenter med egenfinansiering (gjelder 2 studenter), regnes inn i kategorien ekstern arbeidsgiver Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2
Tid brukt på ph.d.-utdanningen Fire studenter i fokusgruppen er oppført uten arbeidsgiver i studentdatabasen I perioden for undersøkelse er det både tatt opp nye studenter og det har vært avviklet disputaser. Datagrunnlaget for tallmaterialet er hentet fra Felles Studentsystem: FS944.003 Rapport om frafall og gjennomstrømming per 09.09.2016. 2.2 Tid brukt på ph.d.-programmet blant ph.d.-studenter med ekstern og intern arbeidsgiver I fokusgruppen har 82 studenter tilsettingsforhold ved UiT og 24 har ekstern arbeidsgiver. Om lag 20 % av studentene i fokusgruppen har altså opptak til programmet gjennom finansiering hos ekstern institusjon, enten i form av stipend, eller gjennom tid avsatt til ph.d.-utdanningen innenfor sin ordinære stilling hos egen arbeidsgiver. Av de 106 aktive ph.d.-studentene i fokusgruppen er 78 studenter interne, tilsatt i stipendiatstillinger ved UiT (finansiert gjennom universitetsstipendiatstillinger, NFR eller andre). 14 studenter har stipend ved eksterne institusjoner og 14 studenter har fått opptak til programmet med finansiering gjennom lønnet stilling på egen arbeidsplass. For sistnevnte gruppe har arbeidsgiver inngått avtale med fakultetet om at arbeidstaker skal kunne ta ph.d.-utdanningen innenfor arbeidstiden. Kravet her er at minimum 50 % tid må kunne avsettes til studiene i arbeidstiden. Denne finansieringsmodellen for ph.d.-utdanningen skiller seg vesentlig fra den mer tradisjonelle lønnede stipendiaten som har enten 75 % eller 100 % tid i stillingene sine til studier (4-årig eller 3-årig stipendiatstilling). To av studentene med lønn i øvrige stillinger for å ta ph.d.-utdanning er tilsatt ved UiT, de øvrige 12 er tilsatt hos eksterne arbeidsgivere. To studenter har egenfinansiering. I søylediagrammet A under er tidsbruken hos ph.d.-studenter med henholdsvis intern og ekstern finansiering sammenstilt. Samlet har ph.d.-studenter tatt opp i 2012 eller tidligere og som fortsatt er aktive på ph.d.- programmet ved HSL-fakultetet, i snitt brukt en bruttotid på 6,8 år siden oppstarten av studiet. For ph.d.- studenter som har hatt stipend eller finansiering gjennom tilsetting ved UiT, er bruttotiden 6,6 år. De studentene som enten har hatt stipend eller tilsettingsforhold hos ekstern arbeidsgiver (eller egenfinansiering), har i snitt 7,4 år bruttotid på studiene. Som vi ser bruker altså studenter som har ekstern arbeidsgiver lengre tid på studiene; i snitt 0,8 år mer enn de med UiT som arbeidsgiver. 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Bruttotid, nettotid, permisjoner hos ph.d.- studenter fordelt på intern og ekstern arbeidsgiver 6,6 7,4 6,8 4 4,2 Bruttotid Nettotid Permisjoner Fordelt på ph.d.-studenter med UiT som arbeidsgiver og eksterne arbeidsgivere 4 0,8 1,5 1 UiT. arb.giver Ekstern arb.giver Samlet Søylediagram A. Bruttotid, nettotid og permisjoner hos ph.d.-studenter fordelt på intern og ekstern arbeidsgiver Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3
All nettotid på studiene utover de 3 årene studiet er normert til, forteller om forsinkelser i fremdriften. Ved beregning av nettotiden er tid til permisjoner holdt utenfor. Ser man ph.d.-studentene i fokusgruppen samlet, er gruppen i snitt ett år forsinket i forhold til normert tid. Det er kun 0,2 års forskjell i brukt nettotid på studiene mellom ph.d.-studenter med UiT som arbeidsgiver (4 år) og de med ekstern arbeidsgivere (4,2 år). Når det gjelder permisjoner fra studiene, viser tallene viser at ph.d.-studenter med ekstern arbeidsgiver bruker i snitt 1,5 år på permisjoner fra studiene, mot 0,8 år hos studenter med UiT som arbeidsgiver. I søylediagram B under er tidsbruken på ph.d.-utdanningen etter bruttotid, nettotid og permisjoner skilt ut etter finansieringstype: stipend hos ekstern arbeidsgiver (Eksterne STIP); stipendiatstilling ved UiT (Interne STIP); studier innenfor (fast) stilling hos ekstern arbeidsgiver (Ekstern ARB) og studier innenfor (fast) stilling hos intern arbeidsgiver/uit (Interne ARB). For ph.d.-studenter som tar studiene i arbeidstiden i øvrig lønnet stilling hos ekstern arbeidsgiver, er dagens krav i ph.d.-forskriften at minimum 50 % skal avsettes til studiene for å få opptak til ph.d.-programmet. En slik deltidsprogresjon gir et studieløp på 6 år regnet i bruttotid og 3 år i nettotid. Det er å forvente at bruttotiden er høyere for gruppen Ekstern ARB enn for Ekstern STIP som er tatt opp til studieprogrammet på normal progresjon (3- eller 4-årige studieløp), men tallene viser at bruttotiden for Ekstern ARB er 7,6 år og Ekstern STIP er på 7,3 år. Forskjellen er kun på 0,3 år og det er med andre ord ingen vesentlige forskjeller mellom disse to gruppene av ph.d.-studenter som kan forklare hvorfor ph.d.-studenter med stipend tilknyttet eksterne institusjoner er inne på studiet med nær tilsvarende bruttotid som de som tar studiene innenfor stillingene sin på deltidsprogresjon. Med unntak av to tilfeller der to studenter har fått innvilget permisjon på hhv 2,3 år for å ta annet arbeid av faglige årsaker, og 2,1 års permisjon for å fungere i dekanstilling, er det en del sykdom og fødselspermisjoner som gir 1,6 år i snitt på tid til permisjoner under studiene. Resten (1,6 år) er øvrig forlengelser av studieretten (som øker nettotiden). Frafall underveis i studiene inngår ikke i søylediagrammene, men det kan opplyses at for gruppen Eksterne ARB og Eksterne STIP er 23 studenter falt fra, og for Interne STIP og Interne ARB er det 25 studenter. Det registrerte frafallet utgjør 24 % for ph.d.-studenter med ekstern arbeidsgiver og 12 % for ph.d.-studenter med UiT som arbeidsgiver. Dette er studenter som har meldt at de slutter (50 %). Ellers er det studenter med registrert frafall som har fått studieretten Inndratt (3), Opphørt (3) eller den er Utgått (8 studenter). De administrative rutinene rundt dette er at alle studenter kontaktes av fakultetet når studieretten er i ferd med å utløpe og blir spurt om de ønsker å forlenge studieretten. Noen svarer ikke på fakultetets brev og etter purringer settes studieretten til «opphørt» eller «inndratt». Andre studenter ønsker ikke selv å forlenge studieretten. Alle får imidlertid melding om at de er velkomne til å levere inn avhandlingen inn på et senere tidspunkt, og erfaringsmessig er det i denne gruppen alltid en del studenter som fortsetter å arbeide med avhandlingen og til slutt leverer og disputerer etter at de teknisk sett er blitt registrert med frafall fra programmet. Dette gjør at frafallstallene ikke gir et eksakt bilde av hvor mange som reelt sett har måttet gi opp og aldri kommer til å disputere. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4
Antall år på ph.d.-utdanningen 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Bruttotid, nettotid og permisjoner hos ph.d.-studenter fordelt på intern og ekstern arbeidsgiver og finansieringtype 7,6 7,3 7,4 4,3 4,1 4,2 1,3 1,6 1,5 6,5 6,6 6,6 6 0 3,9 4 0,8 0,8 Eksterne ARB Eksterne STIP Samlet eksterne Interne ARB Interne STIP Samlet interne Ph.d.-studenter fordelt etter intern eller ekstern arbeidsgiver og finansieringstype Bruttotid Nettotid Permisjoner Søylediagram B. Bruttotid, nettotid og permisjoner hos ph.d.-studenter fordelt på intern/ekstern arbeidsgiver og finansieringstype I søylediagram C under er tidsbruken hos ph.d.-studenter med intern og ekstern arbeidsgiver fordelt på instituttnivå. Antallet ph.d.-studenter med ekstern arbeidsgiver er svært lavt (eller null) for de fleste instituttene: ISK (2), IAS (1), ILP (3) og IFF (0), og disse er ikke relevante å kommentere. ISS og IHR har studentgrupper med eksterne arbeidsgivere på henholdsvis 13 studenter og 6 studenter. I nettotid har studentene med ekstern arbeidsgivere brukt 4,2 år ved ISS og 4,3 år ved IHR, altså mellom 1,2-1,3 år utover normert tid til studiene så langt. Sammenlignet med studenter med UiT som arbeidsgiver er snittet for fakultetet 4 år nettotid. Brutto tidsbruk på studiene er 7,4 år hos ISS og 7,2 år hos IHR. Mange av studentene med ekstern arbeidsgiver er altså allerede på overtid ikke bare når det gjelder opprinnelig opptaksperiode på studiene, men også når det gjelder KDs styringsparameters måling om fullføring seks år etter opptak. Permisjoner øker bruttotiden. Bruttotiden for fakultetet samlet sett er 1,5 år i snitt hos studenter med eksterne arbeidsgiver og 0,8 år for studenter med UiT som arbeidsgiver. Ved ISS brukes det i snitt 1,4 år til permisjoner hos studenter med ekstern arbeidsgivere, mens det ved IHR brukes mindre, kun 0,8 år. Hos ph.d.-studenter i stipendiatstillinger med UiT som arbeidsgiver bruker studenter ved IHR og IAS 1 år til permisjoner, mens de andre instituttene ligger lavere. ILP ligger relativt lavt med 0,5 år til permisjoner. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5
Tid brukt på ph.d.-utdanningen Bruttotid, nettotid, og permisjoner hos ph.d.-studenter intern og ekstern arbeidsgiver fordelt på instituttene 12 10 8 6 4 2 0 10,1 7,4 7,7 7,17,2 7,2 7,4 6,6 6,7 6,8 6,6 7 6 5,5 5,3 44,2 4,2 4,14,3 4,2 4,3 44,2 3,1 3,25 3,4 3,2 3,5 3 1,5 1,8 0,8 1 1 1,4 0,8 0,5 0,8 0,9 0,4 0 HSLF IAS IHR ILP ISK ISS IFF Fordelt mellom intern og ekstern arbeidsgiver på instituttnivå Bruttotid interne Bruttotid eksterne Nettotid interne Nettotid eksterne Permisjoner interne Permisjoner eksterne Søylediagram C. Bruttotid, nettotid, og permisjoner hos ph.d.-studenter fordelt på intern/ekstern arbeidsgiver på instituttene. 2.3 Variasjoner mellom instituttene HSL-fakultetet har ett ph.d.-program med 14 ulike studieretninger. Det er stor variasjon mellom instituttene, både med tanke på hvor mange studenter de har, hvor mange studieretninger de fordeler seg på, hvor lang tid debruker på ph.d.-studiet, og hvordan studentgruppen er sammensatt ut fra arbeidsgiver og finansieringsmodell. Det er også forskjell mellom instituttenes erfaringer med ph.d-studenter og derfor også holdningene til hvordan ph.d.-studentenes ressurser kan og bør brukes. Under gis det korte presentasjoner av instituttene ut fra hva som kjennetegner dem og ph.d.-studentene på deres studieretninger. Deretter gis det talloversikter for hvert institutt og utdrag fra møtene med instituttene med blikk på spesielle utfordringer de står overfor. For instituttene som har de høyeste opptakstallene, er det også presentert gjennomføringsgrad seks år etter opptak for studenter tatt opp i kullene 2005, 2008 og 2009. ILP preges av en sterk undervisningskultur som får betydning for hvordan blant annet pliktarbeidet organiseres og gjennomføres. Instituttet har egne studieledere med ansvar for enhetens ordinære studietilbud på BA- og MA- nivå. Deres jobb er i utgangspunktet å sikre kvalifiserte lærere til sine respektive program, og dette gir særskilte utfordringer i planleggingen av stipendiaters pliktarbeid opp mot ph.d.-studentens utdanningsplan.. Som eneste institutt er det også spesielt for ILP at hele 8 stipendiater er i permisjon fra faste stillinger (universitetslektorer) for å ta ph.d.-utdanning. Halvparten av de som er kommet inn på denne ordningen fikk opptak i 2015 og 2016. Det er heller ikke uvanlig at ph.d.-studentene ved dette instituttet søker om og får innvilget permisjoner underveis i studiene for å gå inn i undervisningsstillinger ved instituttet. For studentene er dette en måte å sikre sin videre karriere i akademia eller ved instituttet på. Denne kategorien av studenter har med andre ord få insentiver til å sluttføre sitt ph.d-arbeid, både når det gjelder fast jobb og lønn. ISK og ISS kjennetegnes av å være store institutt med fire studieretninger hver. De har et mer komplekst og sammensatt bilde av hvem studentene er og hvilke utfordringer de har og har møtt underveis. Ved ISK skiller studenter på studieretning i språkvitenskap seg i fra øvrige studieretninger gjennom å være den gruppen som fullfører graden på kortest tid i forhold til år for opptak. Dette er i stor grad ph.d.-studenter i lingvistikk med tilknytning til forskergruppen og forskerskolen til CASTL. ISS og IHR skiller seg ut ved at halvparten av studentene i fokusgruppen, har eksterne arbeidsgivere. Ved IHR har seks av dem tid avsatt i lønnet stilling hos egen arbeidsgiver. Ved ISS har 10 ph.d.-studenter stipend hos Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 6
ekstern arbeidsgiver og tre tar ph.d.-utdanningen med tid avsatt i lønnet stilling hos egen arbeidsgiver. Forklaringen for ISS er trolig at studieretningene er et opplagt valg for de som er ansatte i instituttsektoren som ofte er statsvitere, planleggere/geografer og sosiologer, mens studieretningene ved IHR er et naturlig valg for de som arbeider ved museer og lignende. Begge disse instituttenes studieretninger er også relevante for ansatte og stipendiater tilknyttet ulike høgskoler. Av de 24 ph.d.-studentene på slik ordning er det hele 10 ph.d.- studenter som har andre høyskoler/universitet som arbeidsgiver. Blant disse kommer fem fra Samisk høgskole. IAS kjennetegnes av å ha høyest andel forsinkede studenter på studieretning sosialantropologi. 6 av 9 studenter er i fokusgruppen. Sosialantropologi har også få nye ph.d.-studenter (opptak av én student i året på studieretningen i henholdsvis 2015, 2014 og 2013). Instituttet har de de siste årene hatt flere avganger i de vitenskapelige stillingene som i kombinasjon med en vanskelig instituttøkonomi har lagt begrensninger/forsinkelser i nytilsettinger i de vakante stillingene. Dette har påvirket veiledningssituasjonen for flere av ph.d.-studentene spesielt på studieretningen i sosialantropologi. Hos ph.d.-studenter i arkeologi gjelder noen av permisjonene faglig relevant arbeid i form av utgraving-/feltarbeid på andre prosjekter. IFF kjennetegnes av å ha den minste gruppen ph.d.-studenter, men har de siste 10 månedene hatt fire kandidater som har levert avhandling, hvorav 2 har disputert i høst. ILP De totalt 38 aktive ph.d.-studenter på studieretning pedagogikk kan sorteres i følgende kategorier: A) interne stipendiater (25 studenter, inkl. én NFR); B) UiT stipendiater med permisjon fra faste stillinger internt (8 studenter); og C) tilsatte med tid avsatt til ph.d.-utdanning i øvrige lønnede stillinger (4 studenter); og D) øvrige (én ph.d.-student med eksternt finansiert stipendiatstilling og eksternt arbeidssted). Av de aktive ph.d.- studentene er 15 med i fokusgruppen for undersøkelsen. I tillegg til møtene med instituttene i forbindelse med undersøkelsen, gjennomførte prodekan forskning og teamkoordinator ph.d. også et møte i september 2016 med instituttledelsen, ph.d.-koordinator og studieledere for å bli orientert om rutiner og praksis ved ILP, og for å skape forståelse for at aktivitetene i ph.d.-utdanningen må tas høyde for i oppsett av plan for pliktarbeid. Møtet resulterte blant annet i innføring av en rutine for samarbeid og informasjon om ph.d.-studentens utdanningsplan med studielederne. ISK De totalt 54 aktive ph.d.-studentene ved ISK fordeler seg slik på fire av fakultetets studieretninger: språkvitenskap (29), litteratur og kultur (17), dokumentasjonsvitenskap (4) og kunstvitenskap (4). 29 av disse er i fokusgruppen for undersøkelsen. 5 av 8 studenter tatt opp i 2005 disputerte innen seks år (63 %. Alle i språkvitenskap), 3 av 13 av studentene tatt opp i 2008, mens 5 av 7 fullførte innen seks år av studentene tatt opp i 2009 (71 %) I 2015 stod ISK for 7 av fakultetets 14 disputaser for ph.d.-graden. 6 av kandidatene som fullførte var på studieretning i språkvitenskap. Instituttet orienterer om at noen av deres forsinkede ph.d.-studenter har blitt engasjert i andre aktiviteter i fagmiljøet, også etter anbefaling fra veileder. Dette har bl.a. vært artikkelskriving, som ikke har vært del av ph.d.-avhandlingen. I instituttrapporten for 2015 over de årlige forskersamtalene, fremkommer det at andre årsaker til manglende fremdrift, er utfordringer med å kombinere pliktarbeid med studier. Pliktarbeid med undervisning på to emner i ett semester gir eksempelvis ikke tid til doktorgradsarbeid med mindre kursene er relevante for avhandlingen og ph.d.-studenten får anledning til å gjenta kurs de har undervist i tidligere. Øvrige årsaker til forsinkelser på ISK er personlige forhold. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 7
Instituttet er positive til økt oppmerksomhet omkring veilederrollen gjennom seminarer, og ser gjerne at opplæring i rollen blir gjort til et formelt krav. Basert på erfaring ønsker instituttet å legge om rutinene slik at søkere som må revidere sin prosjektbeskrivelse må ha levert denne før intervju og tilsetting i stipendiatstilling finner sted (se forslag til fellestiltak under). IAS IAS har totalt 20 aktive ph.d.-studenter fordelt på studieretningene arkeologi (11) og sosialantropologi (9). Samlet for IAS er 13 studenter i fokusgruppen. Instituttet har to ph.d.-koordinatorer, én for hver studieretning. På møtet med instituttet fremgikk det at det har vært veilederutfordringer for flere av ph.d.-studentene,blant annet knyttet til enkeltveilederes holdninger og forståelse av målrettet fremdrift i studentens ph.d.-prosjekt. Studentgruppen preges også av å ha hatt mye sykdom, en del fødselspermisjoner, og personlige forhold som har gitt forsinkelse. Det har vært ett par tilfeller med spesielle utfordringer med ph.d.-studentene/deres prosjekter som må regnes som ekstraordinære og som dermed ikke representerer noe trend-trekk ved IAS, men som gir utslag i statistikken over forsinkelser. Instituttet ser i etterkant at det i enkelte tilfeller trolig har vært anbefalt opptak på ph.d.-programmet uten at kvaliteten på prosjektet og/eller kandidatenes personlige egnethet har vært tilstrekkelig god nok. Dette gjør at noen studenter får spesielle utfordringer med å ferdigstille ph.d.- graden. IHR IHR har totalt 32 aktive ph.d.-studenter fordelt på studieretningene historie (27) og religionsvitenskap (5). Av disse er 18 studenter i fokusgruppen, hvorav 12 er opprinnelig interne stipendiater, og 6 har finansiering gjennom øvrige lønnede stillinger med tid avsatt til ph.d.-utdanning hos ekstern arbeidsgiver. I denne gruppen skal én disputere i september, én har levert avhandling som er til bedømmelse, og en tredje ph.d.-student ventes å levere omarbeidet avhandling (andre gangs innlevering) om kort tid. Instituttet har flere ph.d.-studenter med langvarige helseproblemer som har medført forsinkelser og der det er fare for at enkelte ikke vil fullføre (2 studenter). Instituttet har arrangert 3-4 midtveisseminarer for sine ph.d.-studentene og erfarer at de er positive til dette tiltaket. ISS ISS har totalt 43 aktive ph.d.-studenter som fordeler seg på studieretningene statsvitenskap (25), samfunnsplanlegging og kulturforståelse (7), sosiologi (6) og reiseliv (5). 8 studenter har sluttet siden 2000. Av de aktive studentene, er 25 i fokusgruppen fordelt med 12 ph.d.-studenter finansiert i interne stipendiatstillinger, 10 på stipendordning hos ekstern institusjon, og 3 hos ekstern arbeidsgiver med innvilget tid innenfor sine ordinære stillinger for å ta ph.d.-utdanning ved HSL-fakultetet. 5 av 17 studenter tatt opp i 2005 fullførte etter seks år (innen 2011) (29 %), mens 5 av 12 studenter tatt opp i 2008 fullførte innen 2014 (42 %), og 1 av 4 med opptak i 2009 fulførte innen 2015 (25 %). Det har vært spesielle utfordringer med noen ph.d.-studenter tilsatt ved eksterne institusjoner (og andre fakultet ved UiT) der ønskemålet med stipendiatstillingene (rekrutteringsstillinger) har vært å bygge opp fagmiljø i studentperioden. Fakultetet har gått bort i fra en slik modell for egne stipendiatstillinger. Oppbygging av fagmiljø bør skje etter fullført ph.d.-grad ved rekruttering til stillinger. Ph.d.-studenter i denne gruppen har hatt arbeidssted i lite relevante fagmiljø og må telle som én av årsakene til forsinkelser. IFF IFF har totalt 11 aktive ph.d.-studenter på studieretning filosofi, hvorav 6 er i fokusgruppen. Blant disse har seks finansiert ph.d.-utdanningen via interne stipendiatstillinger, og én er innvilget tid til studiene gjennom tid innenfor sin stilling hos ekstern arbeidsgiver. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 8
Under møte med IFF uttrykker de å ha mindre mulighet for å styre studieløpet til fullføring hos ph.d.-studenter med ekstern finansiering. Instituttet gjennomgår også et generasjonsskifte med hensyn til endrede holdninger når det gjelder veiledningskultur ved instituttet. Oppsummering Noen av problemstillingene instituttene har i dag, er av forbigående art og vil løses som følge av strengere opptakskriterier og endrede holdninger blant både studenter og veiledere. For eksempel gis det ikke lenger gis unntak fra ph.d.-forskriftens krav til finansiering for opptak til ph.d.-programmet.egenfinansierte søkere eller søkere på andre finansieringsordninger som ikke tilfredsstiller kravet, gis dermed avslag på formelt grunnlag. Studenter i disse to gruppene har erfaringsmessig hatt lav gjennomføringsevne og stort frafall. For søkere om opptak som har ekstern finansiering gjennom egen arbeidsgiver er det i den nye forskriften stilt krav om at arbeidsgiver skal avgi minimum 50% tid til ph.d.-utdanningen ogdokumentere arbeidsgiverperiodendriftsmidler og annet i en egen samarbeidsavtale (ph.d.-avtalens del C). Analyserer man kulturen på instituttene avtegner det seg et bilde av et generasjonsskifte. Tradisjonelt hardoktorgradsavhandlinger i humaniora og samfunnsfag blitt sett på som kronen på verket i en forskerkarriere der tidsbruk ikke stod i sentrum. Holdningen om at avhandlingen fikk ta den tiden den trengte for det var kvaliteten som telte, har vært del av en eldre veiledningskultur som nå fases ut gjennom naturlige avganger. De yngre veilederne har selv tatt ph.d.-grad der tidsbruk på utdanningen har blitt vektlagt og der prosjektene har vært mer avgrensede. Nye ph.d.-studenter er også mye mer bevisste i forhold til tidsbruk på studiene. De er blitt utfordret på dettebåde på bachelor- og masternivå, og arbeider mer målrettet for å ha et produkt å levere når finansieringsperioden utløper. Dette skifte i veiledningskultur bør kunne vise seg i gjennomføringsgraden hos de yngre kullene som er tatt opp på ph.d.-utdanningen. 2.4 Forslag til felles tiltak for alle studieretningene Dekanen mener det er viktig å følge opp en del av tiltakene som er foreslått av i (den sentrale) fokusgruppens rapport (vedlegg 3). Instituttene har i møtene gitt forslag til tiltak for egen enhet. Noen av disse er av generell karakter og er tatt med som fellestiltak i listen under. Tiltak i rekrutteringsfasen - inntakskvalitet Ved tilsetting i stipendiatstillinger har bedømmelseskomitéer i 1/3 av anbefalingene om tilsetting/opptak i 2016, oppgitt at det er heftelser ved prosjektbeskrivelsen og at søkeren må revidere denne og få dengodkjent før endelig opptak til ph.d.-programmet kan skje. Den som tilsettes får da en frist på én måned etter tilsetting til å levere revidert prosjektbeskrivelse. Sammenlignet med søkere til ph.d.-programmet med ekstern finansiering/tilsettingsforhold som vurderes av fagfeller ved instituttene, blir derimot søker svært sjelden bedt om å revidere prosjektbeskrivelsen før endelig opptak til ph.d.-programmet. Søkertallene i denne gruppen er lave og det er vanskelig å peke på noen klare tendenser. Dersom det er forskjeller mellom disse gruppene ph.d.- studenter i vurdering av krav til inntakskvalitet, kan dette være en delforklaring til de noe høyere forsinkelsene i studiene som vi ser i gruppen ph.d.-studenter med ekstern arbeidsgiver/-arbeidssted. Tiltak: Påse tilsvarende (streng) vurdering av søknader om opptak til ph.d.-program med ekstern finansiering, som for bedømming av søkere til stipendiatstillinger. Ved få kvalifiserte søkere til stipendiatstillinger, anbefales det ny utlysning og aktiv kontakt med mulige søkere i den aktuelle rekrutteringsgruppen for å bedre inntakskvaliteten til ph.d.-programmet. Referanseinnhenting formaliseres ved tilsetting av stipendiater Tiltak i gjennomføringsfasen Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 9
Fakultetet gjennomføre høsten 2015 en kartlegging blant veiledere for å undersøke om det var behov for å styrke veilederkompetansen, og hvilket tilbud de ønsker som kompetansehevende tiltak. Tiltak: Etablere et forum for veiledere for erfaringsutveksling, diskutere utfordringer og lære av hverandre Kurs i forskerveiledning og veilederpedagogikk Etablere en mentorordning for nye/uerfarne veiledere Formalisere innledende forventningsavklaring mellom veileder og student Mer aktiv bruk og justeringer i studentenes utdanningsplan (milepæler) mellom student og veileder. Årlige justeringer. Praktisere permisjonsreglementet mer restriktivt Sørge for at det er ph.d.-koordinator ved alle institutt Innføre underveisevaluering som ledd i ph.d.-studentens fremdrift i avhandlingsarbeidet Tettere oppfølging av ph.d.-studenter med ekstern arbeidsgiver Sørge for at ph.d.-studentene har sterkere tilstedeværelse i fagmiljø både i forhold til veiledning og deltagelse i forskningsgrupper Tiltak i avslutningsfasen Tid fra innlevering til disputas (tiltak allerede iverksatt) Det er nødvendig å stramme inn tidsbruken fra levering av avhandling til disputas for å nå målsettingen i ph.d.- forskriften om 4 måneders tidsløp. Snittet for fakultetet for perioden 2011-2015 har vært nærmere 6 måneder (5,9). Tidsbruken fra innlevering til komité oppnevnes har i snitt vært 3 uker. Tiltak: Påminnelse til veiledere og instituttledelsen om veileders plikt til å melde fra til fakultetet om forestående innlevering av avhandling hos studenter de veileder(referanse til ph.d.-forskriftens 26). Oppnevning av bedømmelseskomité skal være på plass før innlevering Responsen fra instituttene har vært positive til disse tiltakene. Erfaringene så lang viser at forslag til komitéer meldes oftere inn til fakultetet før ph.d.-kandidatenes innleveringer enn tidligere. Det er fortsatt noen utfordringer med innleveringer i sommermånedene pga ferieavvikling i administrasjonen. Dette kan løses ved avtalte datoer med kandidaten for innlevering. Tiden fra innlevert bedømmelse og til disputas avholdes, har vært 1,8 måneder i snitt for fakultetet for perioden 2011-2015. Målsettingen er én måned. Tiltak: Fakultetet angir frist til komiteen for når disputas bør være avviklet i oppnevningsbrevet. Fristen bør også være kjent når instituttene forespørpersoner om å stille som medlemmer av komiteen. Fakultetet ber komiteer om å fastsette konkret dato for en mulig disputas ved oppstarten av bedømmelsesarbeidet og å melde denne inn til fakultetet. Ferdigstillelse av avhandling (tiltak allerede iverksatt) Såkalte fullføringsstipend der 2-3 måneder stipend tildeles gamle ph.d.-studenter for å ferdigstille egen avhandling, ble tildelt på HSL-fak i 2014 og i 2016. For de 10 som fikk tildelt slik støtte i 2014 har fem disputert, og én er til bedømmelse. Det er ventet at de resterende fire som mottok stipend vil levere (her er det forsinkelser grunnet sykdom og familiesituasjon). I 2016 ble det tildelt stipend á 3 måneder til 8 av de 12 søkerne som instituttene hadde innstilt for ordningen. I tillegg har flere institutter (IAS og IHR) tildelt egne fullføringsstipend over instituttets budsjett. Tiltaket vurderes så langt å ha tilfredsstillende effekt og bør videreføres. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 10
Tiltak: Årlige tildelinger av fullføringsstipend til gamle ph.d.-studenter Dekanen inviterer med dette fakultetsstyret til å diskutere om andre eller flere tiltak bør settes i verk. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret tar undersøkelsen til etterretning og slutter seg til de tiltakene som er listet opp i saksfremlegget. Turid Moldenæs prodekan Jørgen Fossland fakultetsdirektør Saksbehandler: rådgiver Mayvi B. Johansen og prodekan forskning Turid Moldenæs Vedlegg: 1. Gjennomstrømming på ph.d.-nivå - notat fra AFU 2. Gjennomsnittstiden fra innlevering til disputas (i mnd) 3. Rapport fra fokusgruppe for gjennomføring ph.d. 4. Sak PHD-U 21-2015 Undersøkelse om gjennomstrømming på ph.d.-programmet ved HSL-fakultetet Bakgrunnsdokumenter 1. Forsknings- og utdanningsmeldingen 2015 2. Nøkkeltall 2015 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 11
Gjennomstrømming på ph.d.-nivå Bakgrunn En lavere andel av UiTs doktorgradsstudenter har disputert innen seks år etter oppstart enn ved de andre universitetene. Det har ved UiT vært en prosentvis nedgang i andelen disputerte innen seks år etter oppstart, fra 68 % for 2005 og 2006-kullet til 50 % for 2007 og 2008- kullet. Samtidig er brutto og netto gjennomføringstid for de egenfinansierte stipendiatene på samme nivå som de andre universitetene. Etter å ha gjort en foreløpig gjennomgang av to av kullene (2005 og 2008), ser vi ikke lenger noen grunn til å tro at dataene er ukorrekte. Datakvaliteten ser ut til å være god. Hvorfor har UiT så lav gjennomføringsandel etter seks år? Vi har ikke noe godt svar på dette spørsmålet, og har ikke mulighet til å gå bak de oppgitte tallene til de andre universitetene for å se på forskjeller. Vi ser imidlertid at følgende er et bakteppe vi må merke oss: Gjennomsnittlig alder på de som startet på en doktorgrad i de aktuelle kullene er relativt høy ved UiT (34-35 år). Det samme gjelder alderen ved disputastidspunktet (38-39 år). Det er en tydelig forskjell mellom fakultetene: Det er betydelig høyere andel som gjennomfører innen seks år innen realfagene enn ved HumSam-miljøene. Fakultetskontaktene forteller at ph.d.-studentene er attraktive for det nord-norske arbeidsmarkedet, og flere går over i annen lønnet stilling når finansieringen er slutt. Da reduseres sjansen for å fullføre graden betydelig. Svakheter ved indikatoren Indikatoren er ikke kjønns- og aldersnøytral. Ph.d.-studentenes kjønn og livsfase vil i stor grad påvirke resultatene. Kvinner vil i snitt ha lengre brutto gjennomføringstider enn menn på grunn av fødselspermisjoner. Alder/livsfase vil ha mye å si for både fravær og lengden til arbeidsdagene til en stipendiat på grunn av familiære forhold/pass av barn. Indikatoren tar ikke hensyn til om doktorgradsstudentene er studenter på full tid eller om de deler tiden sin mellom studie og arbeid. For å medvirke til god samhandling med næringsliv, helse- og offentlig sektor, ønsker universitetene å kunne tilby studieplaner som er tilpasset de samarbeidende virksomhetene. Det er ikke uvanlig innen eksempelvis helsesektoren at man har studieløp som for eksempel løper over seks år (50:50 ph.d. og ordinært arbeid). Indikatoren tar ikke høyde for når studieløpet starter på året. Dersom man systematisk tilsetter flest stipendiater tidlig på året, vil en større andel av studentene være ferdige innen seks år enn om man systematisk tilsetter mot slutten av året. Netto gjennomføringstid gir, uavhengig av finansieringskilde, et bedre bilde av den faktiske tiden den enkelte bruker på å fullføre graden. Vi ser for eksempel at personer som har seks års brutto gjennomføringstid samtidig kan ha tre år netto gjennomføringstid. Forslag til tiltak ved UiT: Prosjektene må designes slik at det er mulig å fullføre innen tre eller fire år. Iverksette obligatorisk midtveisevaluering på alle ph.d.- programmene. Det må iverksettes konkrete tiltak dersom det avdekkes problemer med å fullføre innen rimelig tid i midtveisevalueringene og/eller i framdriftsrapportene.
Øke kapasiteten på veilederkurset for ph.d.-veiledere, gjennomføre to runder per år i stedet for en gang per år. Etterspørselen for tilbudet er stort, men effekten er så langt ikke kjent (kun gjennomført tre ganger). Strengere vurdering av søkerne til stipendiatstillinger, med fokus på gjennomføringsevne. For å få tildelt stipendiatstillinger ved den årlige fordelingen må fagmiljøene vise til evne til å få studentene gjennom studiet innen rimelig tid. De som ikke oppfyller dette kravet bør ikke tildeles nye stillinger før de kan vise evne til forbedringer. Tettere oppfølging av hver enkelt student, samt å inkludere alle ph.d.-studenter i forskningsgrupper. Optimalisere alle rutiner i forbindelse med avslutningen, slik at det kortest mulig tid fra innlevering til disputas - maksimalt tre måneder. Gjennomføre en større analyse av hvert enkelt kull fra 2005 med tanke på alder ved oppstart, kjønn, veileder, brutto og netto gjennomføringstid, for å foreslå forbedringspunkter. Gjennomføre spørreundersøkelse blant alle studentene. Bakgrunnstabeller Nasjonal sammenligning Brutto gjennomføringstid (årsverk) Netto gjennomføringstid (årsverk) Andel uteksaminerte kandidater tatt opp på dr.gradsprogram seks år tidligere (%) 2011 2012 2013 2014 2011 2012 2013 2014 2011 2012 2013 2014 NTNU 4,5 4,6 4,5 4,6 3,4 3,4 3,5 3,7 67,07 64,74 68,49 67,21 UMB/ 4,7 4,5 4,5 4,5 3,8 4,0 3,8 3,5 72,09 60,00 NMBU UiA 3,9 4,6 4,8 4,8 3,4 3,7 4,2 3,9 55,56 35,29 58,33 62,07 UiB 4,5 4,7 4,8 4,7 3,5 3,6 3,5 3,6 66,89 72,87 68,11 72,65 UiN 3,8 4,6 4,5 4,8 3,4 3,9 4,1 4,2 41,67 71,43 58,33 59,09 UiO 4,9 4,5 4,9 4,9 3,9 3,5 3,6 3,6 67,13 65,19 63,06 65,00 UiS 3,9 4,3 4,9 4,3 3,1 3,4 3,6 3,3 64,1 52,38 45,28 56,86 UiT 4,9 5,4 4,9 4,7 3,9 4,0 3,8 3,4 68,89 68,46 51,81 50,36 Snitt 4,6 4,6 4,7 4,7 3,6 3,6 3,6 3,6 66,69 66,02 64,18 65,19 Kvinneandel blant doktorander 2010-2014 ved de norske universitetene 2010 2011 2012 2013 2014 Tot. Kv. Andel Tot. Kv. Andel Tot. Kv. Andel Tot. Kv. Andel Tot. Kv. Andel UiA 7 3 42,9 11 2 18,2 18 8 44,4 18 9 50 27 9 33,3 UiB 237 109 46,0 254 114 44,9 251 134 53,4 265 125 47,2 216 107 49,5 UiN 8 4 50,0 18 8 53,3 19 12 63,2 27 12 44,4 UiS 31 15 48,4 28 11 39,3 32 18 56,3 34 14 41,2 26 11 42,3 UiO 416 216 51,9 425 225 52,9 511 295 57,7 524 272 57,9 519 288 55,5 UiT 96 49 51,0 114 66 57,9 110 62 56,4 123 70 56,9 101 56 55,4 NTNU 260 84 32,3 335 119 35,5 374 133 35,6 371 141 38,0 367 162 44,1 NMBU 59 28 47,5 72 37 51,4 65 22 33,8 71 39 54,9 93 39 41,9
Andel disputerte innen seks år ved fakultetene (daværende fakultetsstruktur ved oppstart) 2005-kullet Antall startet i 2005 Antall disputert Andel disputert innen seks år (%) Medfak 46 36 78,2 Matnatfak 31 24 77,4 NFH 21 14 66,7 SV-fak 27 13 48,1 Humfak 8 5 62,5 Jurfak 2 1 50,0 2008-kullet Antall startet i 2008 Antall disputert Andel disputert innen seks år (%) Medfak 52 31 59,6 Matnatfak 34 20 58,8 NFH 13 10 76,9 SV-fak 26 6 23,1 Humfak 15 3 20,0 Jurfak 1 1 100,0 Brutto og netto gjennomføringstid for UiT-finansierte stipendiater og Forskningsrådsfinansierte stipendiater Brutto gjennomføringstid Netto gjennomføringstid Disputasår UiT NFR UiT NFR 2011 5,0 5,1 3,9 4,0 2012 5,6 5,5 4,2 3,7 2013 4,8 4,9 3,5 4,0 2014 4,7 5,0 3,3 3,6
Gjennomsnittstiden fra innlevering til disputas (i mnd.) Disputasår Helsefak NT-fak HSL-fak BFE-fak Jurfak UiT 2011 3,0 2,8 5,7 2,4 3,6 2012 3,8 2,9 6,1 2,7 3,9 3,8 2013 3,9 3,2 6,5 3,0 4,0 4,0 2014 3,6 2,4 7,2 2,7 4,6 3,7 2015 3,6 2,5 4,1 2,1 4,6 3,1 Gjennomsnittstiden fra innlevering til kommisjonens vurdering (i mnd.) Disputasår Helsefak NT-fak HSL-fak BFE-fak Jurfak UiT 2011 2,2 1,9 4,1 2,0 2,6 2012 2,8 2,0 4,1 1,7 2,4 2,6 2013 2,7 2,3 4,8 1,9 3,0 2,9 2014 2,4 1,6 5,1 1,6 3,5 2,5 2015 2,4 1,6 2,7 1,3 3,2 2,0 Gjennomsnittstiden fra kommisjonens vurdering til disputas (i mnd.) Disputasår Helsefak NT-fak HSL-fak BFE-fak Jurfak UiT 2011 0,9 0,9 1,6 0,4 1,0 2012 1,0 0,9 2,0 0,9 1,4 1,2 2013 1,1 0,9 1,7 1,1 1,0 1,2 2014 1,2 0,9 2,1 1,0 1,1 1,2 2015 1,2 0,9 1,4 0,8 1,4 1,1
RAPPORT FOKUSGRUPPE FOR GJENNOMFØRING ph.d. UiT Norges arktiske universitet 18. april 2016
Innledning Som et ledd i å måle gjennomstrømmingen i ph.d.-studiet lanserte Kunnskapsdepartementet (KD) i 2012 en ny parameter for å måle tid brukt på ph.d.-studiet. I stedet for brutto- og netto tid ble andelen som disputerer seks år etter start ny måleparameter. 1 Siden den ble lansert har parameteren vist store variasjoner for UiTs del, med særlig svake tall for 2013 og 2014. I Forsknings- og utdanningsmeldingen for 2014 ble noen potensielle årsaker til den lave gjennomstrømmingen ved UiT nevnt, som rekrutteringsutvalg, veiledning, avgrensning av studentenes prosjekter, strukturering av studieløpet og studieavbrudd. I den samme meldingen ga universitetsstyret dette styringssignalet: UiT skal utarbeide en handlingsplan som sikrer helhetlig og systematisk arbeid med å forbedre gjennomføringen på alle studienivå fram mot 2010 og vurdere å gi økonomiske insentiver for å fremme arbeidet. I møte i Forskningsstrategisk utvalg 24. juni 2015 ble det besluttet å sette ned tre fokusgrupper som skal arbeide fram saker til utvalget og til utvidet ledermøte, der i blant en fokusgruppe for gjennomføring ph.d. Prorektor forskning oppnevnte følgende medlemmer til denne gruppen: Turid Moldenæs, prodekan forskning HSL-fak (leder) Fred Gotliebsen, prodekan forskning NT-fak Jan Rosenvinge, prodekan forskerutdanning Helsefak Erlend Dancke Sandorf, stipendiat BFE-fak Sølvi Brendeford Anderssen, nestleder AFU (sekretær) Gruppens mandat har vært: Fokusgruppa skal foreslå hvordan regelverk, rutiner og kultur innen ph.d.-forvaltning kan videreutvikles slik at gjennomføringstiden til UiTs ph.d.-studenter reduseres. Herunder: 1 Fordelen med å skille mellom brutto- og netto tid er at det er den reelle tiden studentene bruker for å gjennomføre studiet som måles. Ulempen er imidlertid at dette målet kun har vært benyttet for universitetets egenfinansierte ph.d.-studenter. Dermed har tallene gitt et lite korrekt bilde av studentenes tidsbruk. For å få korrekte data er man også avhengig av at alle permisjoner blir registrert. 2
1. Foreslå tiltak som vil redusere gjennomføringstiden til UiTs ph.d.-studenter. 2. Vurdere innføring av insentiver som kan redusere gjennomføringstiden. 3. Gi råd om hvordan de administrative tjenestene innen ph.d.-forvaltning bør organiseres. På grunn av at det tok noe tid å få på plass alle medlemmene i gruppen, ble arbeidet forsinket i forhold til den opprinnelige planen. Gruppen hadde et første innledende møte 8. oktober 2015, før samtlige medlemmer var på plass. Utover det har den hatt tre møter, 16. november og 16. desember 2015, samt 5. april 2016. Prioriterte tiltak Gruppen har anbefalt en rekke tiltak som antas å påvirke gjennomføringstiden til ph.d.- studentene, men har valgt å prioritere disse: Gjøre veilederopplæring obligatorisk. Gjøre underveisevaluering obligatorisk. Formalisere en ordning for å kvalitetssikre studentens prosjekter. Etablere en formell ordning for konflikthåndtering. Formalisere en ordning for gjensidig forventningsavklaring mellom veiledere og studenter ved oppstart. Utforme en skriftlig plan/milepælsplan for gjennomføring av ph.d.-løpet som oppdateres årlig. Samtlige anbefalte tiltak er presentert, begrunnet og utdypet avslutningsvis. Tabellene som det er henvist til underveis i rapporten finnes i vedlegg I (tabell A-L). I tillegg kommer et vedlegg II (tabell M-P) med tabeller det ikke er henvist til, men som kan være en nyttig kontekst for de øvrige tabellene. Gjennomføringstid ved UiT Mens UiT lå over gjennomsnittet for de norske universitetene i 2011 og 2012 med henholdsvis 69 % og 68 % som gjennomførte sitt ph.d.-løp innen seks år etter start, var det en stor nedgang i 2013 og 2014 til henholdsvis 52 % og 50 % (jf. tabell A). UiT gikk dermed fra å være best blant universitetene til å bli dårligst. Tallene for 2015 ser imidlertid langt bedre ut for UiTs del da andelen uteksaminerte kandidater økte til 62 %, men UiT befinner seg fortsatt i det nedre 3
sjiktet sammen med UiN (60 %), UiA (56 %) og UiS (49 %). 2 Hovedtyngden av studentene disputerer likevel fire og fem år etter start. Det er særlig de humanistiske og samfunnsvitenskapelige miljøene som trekker gjennomsnittstallene for UiT ned (jf. tabell B). Med dagens fakultetsstruktur med fem fakulteter som gir ph.d.-utdanning, er det med andre ord HSL-fak som har den største andelen studenter som ikke gjennomfører studiet i henhold til KDs nye måleparameter, mens BFE-fak har den største andelen som gjennomfører studiet i henhold til denne 3. Gruppen har derfor valgt å konsentrere seg om noen forhold som antas å forklare variasjonen mellom særlig BFE-fak på den ene siden og HSL-fak på den andre. Den vil likevel understreke at andelen disputerte for de som ble tatt opp i årene 2005-2009, har gått ned ved samtlige fakulteter med unntak av BFEfak. Det vil derfor være viktig å finne ut hva som skjuler seg bak disse tallene. Gruppen ønsker også å understreke at selv om det legges spesiell vekt på å øke andelen studenter som gjennomfører ph.d.-studiet innenfor rammen av seks år, er det en urovekkende stor andel av ph.d.-studentene som først disputerer mer enn åtte år etter oppstart (jf. tabell C). Vi vet lite om hvorfor såpass mange bruker så lang tid på studiet og hva som eventuelt kan gjøres fra fakultetene og instituttenes side for å få disse til å fullføre studiet. Selv om dette er en problemstilling som er utenfor gruppens mandat, bør den følges opp ved det enkelte fakultet og spesielt de fakultetene der denne andelen er særlig stor. Det er ikke urimelig å anta at lang tid og frafall kan henge sammen. Tilnærming Gruppen har valgt å se ph.d.-løpet som en prosess som kan deles inn i følgende tre faser: Rekruttering Gjennomføring Avslutning Hver av disse fasene kan igjen splittes opp i flere aktiviteter som illustrert i tabell 1. 2 UiN står for Universitetet i Nordland, som fra 1. januar 2016 ble Nord universitetet. 3 I tabell B er også de absolutte tallene tatt med. Dette skyldes at tallene på fakultetsnivå er såpass små at prosenter i noen tilfeller gir et svært skjevt bilde av omfanget studenter som disputerer etter et gitt antall år. Særlig skjeve utslag ser vi for Jurfak der 100 % av de som ble tatt opp i 2008 disputerte seks år etter start. 100% utgjør her kun en person (1 av 1). 4
Tabell 1: Ph.d.-løpets faser Fra utlysning til opptak (rekruttering) Fra opptak til innlevering (gjennomføring) Gjennomføring av opplæringsdel Fra innlevering til disputas (avslutning) Utforming av Innlevering utlysningstekst Utlysning Arbeid med avhandlingen Oppretting av komite Ansettelsesprosess Pliktarbeid Avhandlingen sendes til komite Tildeling av veiledere Avbrudd Vurderingen mottas fra komite Formelt opptak Vurderingen sendes til kandidat/merknadsfrist Disputas Selv om dette er en forenklet illustrasjon på aktiviteter og prosesser i de ulike fasene av ph.d.- løpet, ser vi at de er mange og at noen av dem er mer komplekse enn andre. 4 Både rekrutteringsog avslutningsfasen er langt mer rutinebasert enn gjennomføringsfasen, og derfor de som institusjonen har størst kontroll over og enklest kan gjøre noe med. Selv om rekrutteringsfasen legger premisser for gjennomføringsfasen, antar gruppen at det er gjennomføringsfasen som sterkest påvirker hvor lang tid studentene bruker og om de i det hele tatt gjennomfører hele ph.d.-løpet. Det er også denne fasen institusjonen har minst kontroll over, både på grunn av at den menneskelige faktoren slår sterkt inn og at arbeidet er sårbart for uforutsette hendelser. Både trekk ved studentene (alder, kompetanse, motivasjon), trekk ved veilederne (veilederkompetanse), trekk ved fagmiljøet (forskningskompetanse, forskningsgrupper, prosjekter, kontorfasiliteter i miljøet, forskerskoler), oppfølging (seminarer, underveisevalueringer) og avbrudd (permisjoner) i studiet m.m. vil kunne påvirke forløpet i denne fasen. I det følgende presenteres funnene for den enkelte fase basert på det datamaterialet gruppen har hatt tilgjengelig; tall tilgjengelig i FS og to undersøkelser gjort av doktorgradsstudentenes forening TODOS, den ene i 2011 og den andre i 2014. Gruppen gjør oppmerksom på at forslagene til tiltak ikke konsekvent følger de funnene som her er presentert. De er også og kanskje primært basert på gruppens samlede erfaringer og drøftinger av hvilke tiltak den har vurdert som både mulige og ønskelige. En dypere innsikt i hva som skjer i de 4 De enkelte aktivitetene og prosessene kan brytes ytterligere ned. 5