Sakshandsamar, telefon Silje Anette Lyhammer, 55 57 21 51 Vår dato 08.01.2018 Dykkar dato 19.12.2017 Vår referanse 2017/9790 520 Dykkar referanse Kvinnherad kommune Rosendalsvegen 10 5470 Rosendal Endeleg rapport - forvaltningskontroll landbruk 2017 - Kvinnherad kommune Fylkesmannen viser til brev til føretak gjeldande avløysartilskot i produksjonstilskot, med kopi til kommunen, datert 7. august 2017, brev til kommunen gjeldande stadleg kontroll av regionalt miljøprogram og forskrift om organisk gjødsel, datert 2. oktober 2017, samt brev til kommunen gjeldande tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv, datert 14. november 2017. Dato for stadleg kontroll: måndag 20. november 2017. Kontrollør For Fylkesmannen (FM) Silje Anette Lyhammer rådgjevar Øyvind Vatshelle seniorrådgjevar Sonja Ramsvik rådgjevar For kommunen Tore Eik sakshandsamar Vivik Rimestad sakshandsamar Anbjørn Høvik næring/ plan, konst. leiar Karin Thauland - næringsrådgjevar Formålet med kontrollen (Rundskriv 3/12 frå Landbruksdirektoratet) Kommunane sine oppgåver knytt til forvaltninga av tilskotta går fram av forskrift/rundskriv for dei ulike ordningane. Dette må sjåast på som instruksar som kommunane er ansvarlege for å følgja. Det er kommunane si etterfølging av desse instruksjonane som er gjenstand for Fylkesmannen sin forvaltningskontroll. Grunnlaget for kontrollen Økonomireglementet i staten stiller krav om kontroll; 15: Overordnet myndighet skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14. Fylkesmannen i Hordaland Postadresse: Postboks 7310, 5020 Bergen Besøksadresse: Statens hus, Kaigaten 9, Bergen Telefon: 55 57 20 00 Landbruksavdelinga Kontakt: www.fylkesmannen.no/melding Nettside: www.fylkesmannen.no/hordaland Org.nr: 974760665
Ordningar som vart kontrollert Kontrollen omhandla kommunen si forvaltning av: kommunen sin stadlege 5 % kontroll i produksjonstilskot gjeldande avløysartilskot kommunen sin stadlege 5 % kontroll av ordningane i regionalt miljøprogram (RMP) kommunen si handsaming gjeldande forskrift om organisk gjødsel kommunen si handsaming gjeldande forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv Gjennomføring Tilskot til avløysing ved ferie og fritid Fylkesmannen sendte brev til føretaka som Kvinnherad kommune hadde trekt ut til stadleg kontroll i januar 2017 for ordninga «tilskot til avløysing ved ferie og fritid» i produksjonstilskot for avløysaråret 2016. Fylkesmannen gjennomførte dokumentkontroll på ordninga tilskot til avløysing ved ferie og fritid. Føretaka som fekk brev sendte inn dokumentasjon, som var framvist til kontrollør frå kommunen, til Fylkesmannen. Tidlegare vart utgifter til avløysing kontrollert maskinelt, men frå og med 2016 må dette kontrollerast manuelt frå kommunen si side. Tilskot til regionale miljøtiltak, stadleg kontroll saman med kommunen Fylkesmannen varsla kommunen i brev om at vi ville delta under stadleg kontroll av ordningane i RMP. Fylkesmannen kontrollerte kommunen sin stadlege kontroll av føretaka. Forskrift om organisk gjødsel Fylkesmannen varsla i brev at vi ville kontrollera kommunen si handsaming av saker gjeldande gjødselhandtering. Dette vart gjort ved forvaltningskontroll same dag som stadleg kontroll på RMP. Forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv Fylkesmannen varsla kontroll av kommunen si forvaltning i brev. Fylkesmannen bad om å få tilsendt alle dokument gjeldande tre saker. Fylkesmannen kontrollerte forvaltninga i forhold til Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket av 19. desember 2014 Rundskriv 2016-21 kommentarer til forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket Rundskriv 2016-35 saksbehandlingsrutiner ved søknad om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket Forskrift om tilskot til regionale miljøtiltak i Hordaland av 4. juli 2017 Rundskriv 1/2017 kommentarar til reglane og rutinar for sakshandsaming søknadsomgangen september 2016 Forskrift om gjødselvarer mv. av organisk opphav av 4. juli 2003 Forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv av 19. desember 2014 2
Generelle kommentarar til kommunen si sakshandsaming Forskrift om organisk gjødsel o Kommunen har lokal forskrift som tillet gjødsling fram til 1. oktober. Kommunen har ikkje motteke søknader om spreiing etter dette, og heller ikkje klager o For perioden 2015 2017 fekk Fylkesmannen førelagt ei sak gjeldande bygging av gjødsellager o Når det gjeld korleis kommunen vurderer godkjenning av innmarksbeite som spreieareal, finst det ikkje retningsliner på dette i Hordaland. Vi har difor ikkje merknad til gjennomføring av dette Regionalt miljøprogram o Kommunen kontrollerte om føretaka hadde gjødslingsplan og plantevernjournal, og fekk underskrift av føretaket på skjema for utført kontroll i RMP o Fylkesmannen vil minna om at det er fullt mogleg å kontrollera dei konkrete tiltaka og samstundes oppretthalda tilliten mellom søkjarane og landbrukskontoret, og framleis oppretthalda aktiviteten i kommunen Tilskot til avløysing ved ferie og fritid o Fylkesmannen fann ikkje feil i handsaming av avløysarutgifter for året 2016 for kontrollerte føretak Tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv o Fylkesmannen fann ikkje feil i handsaming av saker gjeldande tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel. Funn merknader og avvik Når Fylkesmannen sin kontroll av kommunen avdekk manglar i kommunen si forvaltning, skal desse klassifiserast som avvik eller merknad. Avvik er mangel på oppfylling av krav til gjennomføring av kontroll / forvaltning av ordningar som er fastsett i, eller i høve til: Reglement for økonomistyring i staten 14 og 15 andre ledd; styrande dokument eller regelverk og/eller retningslinjene for ordninga. Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav, men der Fylkesmannen finn grunn til å påpeika høve for forbetring. Det er årsaka til den konkrete feilen som er avvik, ikkje den konkrete feilen. Funn ved kontrollen Avvik 1. Avvik 1: Kommunen kontrollerte ikkje at areal omsøkt som «bratt areal», held vilkåra for å mottatt tilskot. Kommunen svarar at dei trudde kartgrunnlaget for bratt areal i estil var den beste måten å kontrollera bratt areal på. I Fylkesmannen sitt rundskriv 1/2017, gjeldande kommentarar til reglane og rutinar for sakshandsaming søknadsomgangen september 2017, kap 9.1, går det fram at ved kontroll av bratt areal bør det kontrollerast at grasareala har vore slått og/ eller beita. Graset skal ikkje 3
liggja att på dyrka mark. Det er ikkje nok å bruka beitepussar. Arealet skal vera i aktiv drift og fylla krava til vanleg jordbruksproduksjon. Dvs ikkje ha mykje ugras, bera preg av attgroing eller svært ekstensiv drift. 2. Avvik 2: Kommunen kontrollerte ikkje ordninga «styvingstre» - om trea fanst, var styva og heldt kvaliteten som er vilkår for å motta tilskot. Kommunen skriv at dette vart vurdert ut frå tidlegare erfaringar. I Fylkesmannen sitt rundskriv 1/2017, gjeldande kommentarar til reglane og rutinar for sakshandsaming søknadsomgangen september 2017, kap 9.2, går det fram at trea skal vera styva om lag i brysthøgd eller høgare. Lågare styving enn dette blir ikkje godkjent. Trea skal styvast kvart femte til sjuande år. Tre som det er lengre enn sju år sidan førre styving, kan ikkje godkjennast. Nye styvingstre kan godkjennast når dei har vore styva i minst to syklusar. Dei må inngå i eit miljø av eldre styvingstre for å ha rett på tilskot. Vurderinga av desse vilkåra kan ikkje gjerast ut frå tidlegare erfaringar dersom desse trea ikkje er synfart tidlegare eller det er lenge sidan. 3. Avvik 3: Kommunen kontrollerte ikkje ordninga «steingardar» i felt. Kommunen skriv at deira utgangspunkt er kart og flyfoto og at dei har vore i området tidlegare. Vi viser til Fylkesmannen sitt rundskriv 1/2017, gjeldande kommentarar til reglane og rutinar for sakshandsaming søknadsomgangen september 2017, kap 9.3, der det går fram at denne ordninga er vanskeleg å kontrollera på anna vis enn ved synfaring, og det er difor viktig at kontrollen vert utført grundig nok. Det bør målast lengd og høgd på steingarden. Steingarden skal vera minst 75 cm høg. Det er ikkje tilstrekkeleg å kjenna til området, ein må ha kjennskap til kvar enkelt steingard. 4. Avvik 4: Kommunen kontrollerte ikkje om tal «sau/ geit i utmark» stemte overeins med faktisk dyretal på beite. Kommunen skriv at vi tek feil vi såg på dyra på eine garden, på gard to var vi inne i sauehuset og på den tredje fekk vi sjå lammingslister. Fylkesmannen er einige i fakta, at vi såg dyr på to gardar og lammingsliste på ein, men dei vart ikkje telte. Det er ikkje tilstrekkeleg å telja dyra på garden om hausten eller ut frå lammingslister, dette er ikkje nødvendigvis representativt for kva dyr som har vore på beite. Det bør vera dokumentert med beitelister eller tilsvarande. Merknad 1. Merknad 1: Fylkesmannen bad kommunen om å senda risikovurderingane sine for utplukk til kontroll før stadleg kontroll skulle gjennomførast. Dette har ikkje Fylkesmannen motteke. Kommunen forklarer det med kommunikasjonssvikt. På innleiingsmøtet vart det gjort greie for bruk av feil- og varsellista PT1001 i produksjonstilskot og denne vart òg brukt til kontroll av RMP. Rundskriv 2017-25 frå Landbruksdirektoratet, kap. 5.4.1 seier at: «Risikobasert kontroll er en del av saksbehandlingsprosessen». Fylkesmannen kan ikkje sjå at kontrollen på RMP ordningane var risikobaserte. 2. Merknad 2: Hos føretaka kontrollerte kommunen ordningane i RMP. Brev til føretaka varsla både kontroll av produksjonstilskot og RMP. Av varselbrevet gjekk det fram tidspunkt for kontroll og at kommunen vil ha fokus på vanleg jordbruksproduksjon. 4
Under gjennomføring av kontrollen var det uklart kva ordningar som faktisk vart kontrollerte. 3. Merknad 3: Kommunen informerte ikkje føretaka om mogleg trekk for feilopplysningar i søknad. Dette gjeld både ordningane medlemsskap i beitelag og medlemsskap i landskapspark. Kommunen svarar at dette går fram av søknadspapira og burde såleis vore godt nok dokumenterte. Kommunen retta i søknad i dei tilfella der det var gjeve feil opplysningar. I tillegg til å retta opplysningane i søknad, skal det avkortast, eller vurderast avkorting av heile eller delar av tilskotet, jamfør forskrift om tilskot til regionale miljøtiltak i Hordaland av 4. juli 2017, 27. Vi har ikkje merknader eller avvik knytt til forvaltning av forskrift om organisk gjødsel, tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv eller tilskot til avløysing ved ferie og fritid. Tilbakemelding og oppfølging Fylkesmannen ønskjer at kommunen føl opp denne rapporten. Vi ønskjer at kommunen melder attende at rapporten er motteken, og at kommunen gjer greie for tiltak for å retta opp avvika slik at RMP-ordninga vert forvalta i tråd med regelverk. Frist for tilbakemelding er sett til 1.02.18. Med helsing Åse Vaag landbruksdirektør Silje Anette Lyhammer rådgjevar Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift. 5