Til ansatte i Audnedal og Lyngdal kommuner

Til ansatte i Audnedal og Lyngdal kommuner

Fra 1. januar 2020 er Audnedal og Lyngdal slått sammen til én ny kommune. Kommunen skal hete Lyngdal, og den får bortimot tusen ansatte. Administrasjonssenteret blir i Lyngdal. Men i tråd med intensjonsavtalen skal det også være ansatte på rådhuset i Audnedal. Fellesnemnda for nye Lyngdal har nå vedtatt både den politiske og administrative organiseringen. Sistnevnte er veldig i tråd med innspillene fra de mange ansatte som i arbeidsgrupper og styringsgrupper har jobbet med tjenestekartlegging og utvikling, og på den måten bidratt til å sette sammen byggeklossene til den nye kommunen. I dette 2. nyhetsbrevet til ansatte har vi på nytt samlet en del aktuelle spørsmål og svar om kommunebyggingen så langt, og som vi håper du som ansatt opplever som nyttig.

1 Må jeg søke jobben min på nytt i den nye kommunen? Ingen ansatte søker jobben sin på nytt på ordinær måte. På grunn av endringer med nytt organisasjonskart og ny bemanningsplan vil noen ansatte bli berørt, og det vil foregå prosesser knyttet til rettskravvurderinger, innplassering av ansatte, overtallighet og vurderinger i forhold til annet passende arbeid. Arbeidsgiver, tillitsvalgte og omstillingsutvalget samarbeider om å ivareta de ansatte i disse prosessene. Hensikten er å sikre en forutsigbar og enhetlig prosess for alle ansatte som er berørt. Det kan ikke sies for mange ganger at kommunesammenslåingen er å regne som en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljølovens regler. De «gamle» kommunene opphører og det etableres en ny felles kommune. Ingen ansatte blir sagt opp i forbindelse med kommunesammenslåingen. Fast ansatte i de tidligere kommunene går «automatisk» over til den nye kommunen. Det lovmessige i forhold til arbeidsmiljøloven og virksomhetsoverdragelse (AML 16-6, jfr. 16-5) blir ivaretatt ved at man sender ut et informasjonsskriv til alle ansatte som har et arbeidsforhold med Lyngdal eller Audnedal kommune f.o.m. 1.1.2020. Det vil som hovedregel være fast ansatte. Utsendelsen av informasjonsskrivet er planlagt til høsten 2019, og skal ivareta ansatte f.o.m. 1.1.2020. Det vil også bli utarbeidet nye arbeidsavtaler. Som det vil framgå av informasjonsskrivet trenger ikke fast ansatte som ønsker å bli med over til den nye kommunen foreta seg noe. Ansatte som eventuelt ikke ønsker å bli overført til den nye kommunen etter arbeidsmiljølovens 16-3, kan reservere seg. Alle formalitetene knyttet til overføring av arbeidsforholdet vil framgå av nevnte informasjonsskriv. Noen ansatte kan derimot bli direkte berørt som følge av nytt organisasjonskart og ny bemanningsplan. Direkte berørte er ansatte som kan få vesentlig endrede fullmakter, arbeidssted, arbeidsoppgaver eller arbeidstid som følge av omstillingsprosessen. Det er hovedsakelig ledere og administrativt ansatte som blir direkte berørt. Hvis det viser seg at det er flere berørte ansatte som er aktuelle for én stilling i den nye organisasjonen, skjer innplassering etter en totalvurdering iht. retningslinjer som er utarbeidet for denne prosessen. Disse retningslinjene finner du i sin helhet på kommunenes hjemmesider under «Nye Lyngdal». Endelig innplassering besluttes av tilsettingsutvalget. Ansatte som ikke blir innplassert i fremtidig organisasjonskart i tilsvarende stilling som de innehar i dag, får tilbud om annet passende arbeid (endringsoppsigelse) jfr. AML kap. 15. Ansatte som blir berørt av ny stilling og nytt arbeidssted blir ivaretatt etter bestemmelsene som følger av arbeidsmiljøloven og interne retningslinjer. Det blir foretatt interne kartleggingssamtaler med berørte ansatte. Ved behov blir det også gjennomført oppfølgingssamtaler. For innplassering i nye stillinger, vil det for noen nivåer og stillinger eventuelt være behov for å gjennomføre intervjuer i tillegg til kartleggingssamtaler. Hovedprinsippet er intern innplassering fremfor eksterne utlysninger. Dersom det er stillinger som ingen blir

innplassert i etter en konkret vurdering av stillingsnivå og kvalifikasjoner, kan denne lyses ut eksternt. Myndigheten for vurderingene tillegges tilsettingsutvalget. Rekruttering av toppledelsen vil avvike fra hovedprinsippet ved at man går direkte til ekstern utlysning dersom prosessen viser at ansatte fra dagens toppledelse ikke er aktuelle for stillingene og/eller at det er ledige posisjoner i toppledergruppen. 2 3 Når får jeg beskjed om det som gjelder meg og mine oppgaver i ny kommune? De aller fleste ansatte vil fortsette på samme arbeidssted som tidligere og med det samme stillingsinnholdet. Disse vil få ny arbeidsavtale i løpet av høsten 2019. Dette vil kun være en formalitet. Alle de som får endrede oppgaver i ny kommune vil bli tilbudt en kartleggingssamtale med nærmeste leder for å klarlegge videre ansvar og arbeidsoppgaver. Disse samtalene vil i all hovedsak foregå våren 2019. Nye arbeidsavtaler utformes fortløpende utover i 2019 når alle ansvar innenfor en virksomhet eller avdeling er klarlagt og ivaretatt. Generelt må man derfor si at det er vanskelig å si nøyaktig tidspunkt for hver enkelt, men med en målsetting om at de aller fleste har oversikt på plass før sommeren 2019. Hvilke tjenester skal lokaliseres til dagens to rådhus? Intensjonsavtalen mellom Lyngdal og Audnedal fastslår at øverste administrative og politiske ledelse skal være lokalisert i Lyngdal. Fellesnemnda vedtok i møte den 11.10.18 at rådhuset på Konsmo fra 1.1.2020 skal inneholde innbyggertorg, økonomi/regnskap/lønn, landbruk og miljø samt

en driftsleder på tekniske tjenester. I Lyngdal skal det være innbyggertorg, sentralarkiv og politisk sekretariat, arealforvaltning, næringsutviklingsarbeid samt administrasjon av tekniske tjenester. 4 5 Hva betyr den nye organiseringen med 12 virksomheter? Dagens Lyngdal og Audnedal består av henholdsvis 23 og 10 enheter med hver sin enhetsleder. Denne modellen avvikles, og i stedet opprettes det virksomheter og virksomhetsledere. Disse tolv virksomhetene vil romme ulike tjenester og bestå av langt flere årsverk enn de minste enhetene i dagens kommuner. Formålet er å lage en oversiktlig organisasjon som skal ha et likere lederspenn og som samlet ivaretar helhetstenkning og tverrfaglighet, og som er mer robust. Dagens Audnedal og Lyngdal har flere små, og ganske sårbare enheter. Ved endring av arbeidssted til Audnedal eller Lyngdal, får jeg da dekket reiseutgifter? Ansatte kan av flere årsaker få endret sitt arbeidssted som følge av kommunesammenslåingen. Endringen kan følge av vedtaket om lokalisering av tjenester, men det kan også være at man får ny og endret stilling som følge av nytt organisasjonskart. Felles vil være at omstillingsavtalen gir føringer om at ingen ansatte i utgangspunktet har krav på kompensasjon for å flytte arbeidssted. Utbetaling av godtgjørelse, det være seg kilometergodtgjørelse eller annen form for betaling/ytelse for å dekke reiseutgifter, kjøring i arbeidstiden og lignende, vil ikke være aktuelle kompensasjonsordninger.

6 Omstillingsavtalen åpner derimot for at ansatte som endrer arbeidssted mellom de gamle kommunene og får økt arbeidsreise, kan innvilges særskilte tilrettelegginger for maksimum 2 år. Særskilte tilrettelegginger skal tilpasses individuelt. Særskilte tilrettelegginger vil bli vurdert ut fra det som kommer fram gjennom kartleggingssamtaler med berørte ansatte. Uten at man kan gi noen fasit på hva som er særskilt for det enkelte tilfellet, er det naturlig å tenke at spesielle utfordringer knyttet til alder, helsemessige og sosiale forhold kan være årsaker som naturlig kan vurderes for særskilte tilrettelegginger. Andre muligheter for organisert og felles tilrettelegging er til vurdering. Muligheten for felles kjøring med kommunale biler er ett forslag. Kollektiv offentlig transport har vært vurdert, men det har vist seg å være vanskelig å få til gode ordninger på. Ellers ligger det muligheter i handlingsrommet og samspillet mellom leder og ansatte, ved eksempelvis bruk av hjemmekontor og fleksitidsreglement for å finne gode løsninger for ansatte i ulike situasjoner og faser i livet. Den nye kommunen kan derimot ikke gå ut med kompensasjonsordninger i form av økonomisk godtgjørelse for ansatte som får endret arbeidssted til Audnedal eller Lyngdal. Det er viktig å se helheten, både i forhold til kostnader, tjenestene som skal leveres og overordnet personalpolitikk for ny kommune. Hvordan påvirker sammenslåingen min lønn? Det er helt naturlig at ansatte er opptatt av egne lønnsbetingelser, og derfor kan det være betryggende å vite at de aller fleste beholder sin lønn uendret. Virksomhetsoverdragelsen innebærer at rettigheter og plikter som følger av gammel arbeidsavtale overføres. Typisk vil det etablerte arbeidsforholdet i form av lønn og ordinær arbeidstid bli videreført. Ansatte som er direkte berørt og blir innplassert i ny eller endret stilling som følge av nytt organisasjonskart, kan derimot få endrede lønnsbetingelser. De nye stillingene som toppledere og virksomhetsledere for den nye organisasjonen vil naturlig kunne medføre endringer i lønn. Som følge av kommunesammenslåingen kan det også være arbeidstakere som går over til lavere lønnet stilling. Ansatte kan bli innplassert til lavere stilling i den nye organisasjonen, eller få tilbud om annet passende arbeid som gir endrede fullmakter og/eller arbeidsoppgaver. I slike tilfeller har ansatte rett til å beholde sin nåværende lønnsplassering, jf. hovedtariffavtalen kap. 1 3 punkt 3.4.1. Med «nåværende lønnsplassering» menes den ansattes grunnlønn uten funksjonstillegg og godtgjøringer for særskilt arbeidstid. For eksempel vil en arbeidstaker som går fra en turnusstilling til dagstilling ikke ha rett til å beholde ulempetilleggene. Arbeidstaker har ikke rett til å beholde samme stillingskode eller forhandlingskapittel, og har ikke rett til den lønnsutviklingen man ville hatt i tidligere stilling. For eksempel vil en leder i Hovedtariffavtalen kapittel 3 som går over til en fagstilling, få endret stillingskode og forhandlingskapittel til det som er naturlig ut fra kompetanse, oppgaver og ansvar. Avklaringer rundt lokale særavtaler og harmonisering av lønn og avtaler blir ivaretatt av delprosjektet «Arbeidsgi-

7 verpolitikk og avtaler». Hvilke særavtaler, protokoller og lønnspolitiske retningslinjer som eksisterer i dagens kommuner blir kartlagt og sammenlignet, for videre prosessarbeid med harmonisering av lønnsvilkår. Arbeidet skal være ferdigstilt innen utgangen av september 2019. Det er viktig å være klar over at harmonisering av lønnsvilkår ikke betyr at det beste fra hver kommune nødvendigvis blir resultatet. I harmoniseringsarbeidet må man se til overordnede føringer, budsjett- og kostnadsoppfølging, hva som er vesentlige forskjeller, det lokale handlingsrommet og hva som er styrt fra sentralt hold. Prosessen med å harmonisere lønn startet allerede ved årets lokale lønnsforhandlinger for stillinger i kap. 3 og kap. 5, hvor kommunene samarbeidet om overordnede føringer for det lokale oppgjøret. Kommunenes ulike praksis for avlønning fører til lønnsskjevheter, og det kan medføre at arbeidstakere på samme område i ny kommune vil ha ulik lønn. Utilsiktede lønnsskjevheter kartlegges og det skal utarbeides plan for utjevning av lønnsskjevheter både på kort og lang sikt. Ny lønnspolitikk for den nye kommunen vil være ett viktig verktøy for å oppnå utjevning på lang sikt. Hvordan påvirker sammenslåingen min arbeidstid og andre ordninger? Felles for alle ansatte, uavhengig av om man er direkte berørt eller ikke, er at ansiennitet, opptjente feriepenger og feriefritid blir videreført. Pensjonsrettigheter og ordninger med personalforsikringer blir også ivaretatt. Ved kommunesammenslåinger vil tidligere og ny kommune være i samme tariffområde. Begge kommunene er bundet av Hovedtariffavtalen og Hovedavtalen i kommunesektoren. I tillegg er kommunene bundet av flere sentrale generelle særavtaler (SGS) og sentrale forbundsvise særavtaler (SFS), som gir overordnede føringer for både arbeidstid og andre ordninger. Som hovedregel vil ikke kommunesammenslåingen påvirke ansattes normale arbeidstid. Særordninger vil derimot bli vurdert, eksempelvis dagens ordning med redusert arbeidstid om sommeren for ansatte på rådhuset i Lyngdal. Et annet eksempel er at kommunene i dag har ulike fleksitidsreglement. Det blir også sett på ulike velferdsordninger, trivselstiltak, mobilordninger, avtale om databriller, permisjonsreglement, sykelønnsreglement, seniorpolitikk, kompetanse- og utdanningsmuligheter, kompetansetillegg, funksjonstillegg, rekrutteringstiltak i form av lokale lønnsstiger og bonusordninger. Hvordan harmoniseringsarbeidet som pågår vil påvirke den enkelte ansatte, er umulig å si noe om nå. Direkte berørte vil uansett bli ivaretatt og få spesiell informasjon, f.eks. hvis det blir endring i den ansattes arbeidstid. For øvrig blir det gitt generell informasjon i organisasjonen fortløpende og etter behov. Harmoniseringsarbeidet er prosessarbeid, som involverer tillitsvalgte, ledere og andre fag- og ressurspersoner.

8 9 Hva betyr samskaping? Begrepet samskaping blir nevnt i mange sammenhenger i arbeidet med nye Lyngdal. Samskaping handler om at samarbeidet mellom innbyggere og kommunen som organisasjon er i endring. I en samskapingskommune inviteres innbyggerne i langt større grad til å komme med forslag til løsninger på utfordringer. I dette ligger en erkjennelse av at kommunens rolle er i endring fra å være en servicekommune til å handle mer om hva kommunen kan få til sammen med de som bor der. Samskaping er når ansatte skaper og utvikler velferdsløsninger sammen med privatpersoner, næringsliv, lag- og foreninger. Hvordan jobbes det for å ivareta arbeidsmiljøet? Ledere og ansatte, hovedverneombud og verneombud, hovedtillitsvalgte og plasstillitsvalgte i begge kommunene er opptatt av å skape og ivareta et godt arbeidsmiljø. Vi har alle felles interesse av å ta vare på hverandre og sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger (AML 1.1 - Formålsparagrafen). Men, vi vet at omstillingsprosesser kan være krevende på mange måter og at man ikke alltid klarer å fange opp signalene på alle nivå i organisasjonene. I en krevende omstillingsprosess som en kommunesammenslåing er, finnes det mange risikofaktorer. Med risiko menes ikke bare ulykker. Det er viktig å ha i tankene at også samarbeidsklima, trivsel, stressfølelse, arbeidsbelastning, organisering og endring av arbeidet og/eller arbeidsplassen, nye oppgaver, bemanning/alenearbeid, god informasjon og involvering og medvirkning kan være risikofaktorer med tanke på arbeidsmiljøet.

Vi har valgt å gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse på ansatte i omstillingsprosess. Fokus har vært arbeidsmiljøkonsekvensene, tiltak for å opprettholde et godt arbeidsmiljø og utfordringer i sammenslåingsprosessen. Hensikten med kartleggingen er at vi skal få ett felles og best mulig grunnlag for å iverksette gode tiltak og skape en best mulig prosess for alle. De to hovedverneombudene våre, Marion Seland fra Audnedal og Astri Skurve Daaland fra Lyngdal, har sammen med verneombudene i begge kommunene vært helt sentrale i dette arbeidet. Du har kanskje fått med deg at arbeidsplassen din har hatt besøk av hovedverneombudene? De har i samarbeid med verneombudene gjennomført kartlegging på alle arbeidsplassene. På begge rådhusene har alle ansatte blitt spurt. På øvrige arbeidsplasser har et utvalg av ansatte vært involvert. Når det endelige resultatet foreligger for begge kommunene, vil det bli samordnet og fulgt opp av fag-/ressursgruppen Helse, miljø og sikkerhet i delprosjektet for arbeidsgiverpolitikk og avtaler. Prosjektleder og ledelsen i begge kommunene vil være involvert i vurderingen av resultatet, og ha et naturlig ansvar for oppfølging av planer og tiltak. Det er forankret i ledelsen og politisk vedtatt at ett av fem strategiske satsningsområder for framtidig arbeidsgiverpolitikk skal være helsefremmende arbeidsmiljø: «Fokus på helsefremmende arbeid er viktig for å bedre menneskers livskvalitet, trivsel og mulighet for å meste de utfordringer og belastninger de kan utsettes for. Det er et viktig folkehelsetiltak, som kan bidra til et mer inkluderende arbeidsliv og at flere av kommunens innbyggere står i arbeid. Friske og motiverte medarbeidere er en nøkkelfaktor. For å lykkes må forholdene legges til rette slik at arbeidet gir mestringsopplevelse, oppleves håndterbart og meningsfullt.» Arbeidet med å ivareta arbeidsmiljøet skal være målrettet og framtidsrettet. Det er uttalt at framtidig arbeidsgiverpolitikk må forankres i alle ledd i den nye organisasjonen, og at det skal være inkluderende prosesser for å synliggjøre og definere hvordan vi skal oppnå de målene og innsatsområdene som er satt. De strategiske innsatsområdene, hvorav helsefremmende arbeidsmiljø er det ene, skal følges opp gjennom konkrete virkemidler, mål og tiltak. Dette gjelder på alle nivå og ute på de ulike enhetene. Alle enhetene skal jobbe systematisk for å ivareta kommunens arbeidsgiverstrategi og de ansatte. Friske og motiverte ansatte er en nøkkelfaktor for å ivareta arbeidsmiljøet.

? Ta kontakt Har du selv spørsmål om nye Lyngdal kommune som du ikke finner svar på her, vil vi gjerne at du tar kontakt med oss. Send spørsmålene dine til prosjektleder Ann Karin Fuglestad, på epost ann.karin.kuglestad@audnedal.kommune.no Tillitsvalgte i sammenslåingsprosessen Hovedtillitsvalgte i Audnedal og Lyngdal. Fra venstre: Tove Skurve, Elin Olsen, Siv Jorun Kvinlaug, Tone Sommerseth, Evelyn Smedsland, Tor Svennevik, Tina Svindland, Gerd Marie Viblemo og Britt Dalan. Foto: Ole Aa. Brattfjord

Hva sier intensjonsavtalen for nye Lyngdal? Det er svært viktig at prosessen ivaretar de ansatte på en god måte for å kunne gi gode tjenester. Kommunen vil ha stort behov for folk og kompetanse. Ansatte som berøres gis en ansettelsesgaranti. Tillitsvalgtes rolle Et bindeledd mellom arbeidsgiver og medlemmer. Ansattes representant i utvalg. Påse at rettigheter og plikter overholdes i henhold til gjeldende tariffavtaler. Påvirke beslutninger før arbeidsgiver treffer avgjørelser. Medvirkningsrett og -plikt. Skape og opprettholde et godt samarbeid. Hvordan arbeides det i sammenslåingsprosessen? På alle plan i prosessen er tillitsvalgte representert i arbeidsgrupper, styringsgrupper og ulike utvalg. Den perioden vi nå er inne i preges av ansettelser knyttet til nytt organisasjonskart. Vi skal få på plass de fire topplederne som skal utgjøre rådmannens ledergruppe. Det jobbes parallelt med å få på plass de tolv virksomhetslederne. Vi jobber også aktivt med å etablere en ny arbeidsgiverstrategi der ansatte sikres medbestemmelse Samarbeid i prosessen Vi vil takke alle plasstillitsvalgte og verneombud for den innsatsen dere bidrar med hver dag. Samarbeidsklimaet i sammenslåingsprosessen er preget av åpenhet, ærlighet og respekt. Begge kommunene er godt drevet og ligger på topp på flere tjenesteområder. Vi opplever at det er gjensidig interesse for å lære av hverandre. Audnedal og Lyngdal har mange dyktige ansatte som hver dag gjør en fantastisk jobb for at innbyggerne skal få de beste tjenestene! Hovedtillitsvalgte i Audnedal og Lyngdal Tone Sommerseth, Fagforbundet Lyngdal, tlf.: 958 06 730, tone.sommerseth@lyngdal.kommune.no Renate Mossmann, Fagforbundet Lyngdal, tlf.: 977 60 581, renate.mossmann@lyngdal.kommune.no Evelyn Smedsland, Fagforbundet Audnedal, tlf.: 994 53 971, evelyn.smedsland@audnedal.kommune.no Siv Jorunn Kvinlaug, Delta Lyngdal, tlf.: 957 53 707 Siv.Jorunn.Kvinlaug@lyngdal.kommune.no Elin Olsen, Delta Audnedal, tlf.: 909 92 617 elin.olsen@audnedal.kommune.no Tina Svindland, Fellesorganisasjonen Lyngdal, tlf.: 412 26 269, tina.svindland@lyngdal.kommune.no Tor Svennevik, Utdanningsforbundet Lyngdal, tlf.: 468 23 733, tor.svennevik@lyngdal.kommune.no Britt Dalan, Utdanningsforbundet Audnedal, tlf.: 911 09 509, britt.dalan@audnedal.kommune.no Tove S. Skurve, Norsk sykepleierforbund Lyngdal, tlf.: 915 31 160, tove.skurve@lyngdal.kommune.no Gerd Marie Viblemo, Norsk sykepleierforbund Audnedal, tlf.: 482 97 103, gerd.marie.eiksa.viblemo@audnedal.kommune.no Hovedverneombud rolle og kontaktinfo Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Hovedverneombud i Audnedal og Lyngdal er: Marion Seland, Audnedal, tlf.: 907 30 938 marion.seland@audnedal.kommune.no Astri Skurve Daaland, Lyngdal, tlf.: 979 99 606 astri.skurve.daaland@lyngdal.kommune.no

LKKF 0455