Referat fra hovedstyremøte Møte i hovedstyret torsdag 26.11.2015 klokken 17:30 Møtested: Domus Athletica. Booket møterom. Til stede: Lars, Anne, Jeanett, Martin, Marlene, Anette, Kenneth, Vilde 1. Godkjenning av innkalling og saksliste a) OK lagt til flere punkter på eventuelt 2. Informasjon/diskusjon b) Sparebankmidler (Vilde) Utgår c) Vintertreninger/Blindern (Vilde) Det er stengt. Fotball de må søke NSI om midler. Banen på Domus stenger så fort det kommer snø. De har nå inngått en avtale med Sagene fotballklubb om leie av bane gjennom vinteren. Blindernhallen: Den er stengt pga. eksamensavvikling. OSI møtt med byråkrati. Det er ikke oppgitt noen grunn for at vi ikke kan rydde inn og ut pulter i hallen, slik vi har gjort tidligere. De lagene som har mistet treningstiden har slått seg sammen med andre lag. Blant annet Volleyball, Håndball, Basket, Ultimate, Fekting, Innebandy mister all, eller halvparten av treningen sin. Dette er ca. 600 OSI-medlemmer. d) Frivillig (Vilde) Flyktninger fra Torshov-mottak som skal spille fotball hos oss. Skeid har drevet tilbud i høst med utendørsfotball. Fotball og langrenn har meldt interesse for å hjelpe flyktninger. Fotballtreninger vil skje onsdager kl. 10 12. Vi kommer også til å arrangere volleyball. Vi står for volleyball og Skeid for fotball. Marlene og Vilde stiller fast. Vil gjerne ha med flere fra Hovedstyret og gruppene om mulig!
e) Møtevirksomhet (Vilde) Nå ligger alle møtedatoene for HS-møter fremover. Neste møte er 17.desember. En i styret har måttet trekke, og det er derfor viktig at folk møter opp slik at vi er stemmedyktige på møter. Hvordan kan man oppdatere resten av HS på hva Marlene og Vilde arbeider med? I høst ble det bedt om at man kuttet ned på noe av informasjonen mot Hovedstyret fordi det ble for mye. Enighet om at det lages mer detaljerte og informative sakslister, og at Marlene og Vilde sender ut mer oppdateringer om større saker fortløpende. f) Dato for neste NSI-samling (Vilde) Neste samling blir etter jul. Marlene holder av hytta noen helger, slik at den eventuelt kan brukes. g) Valgkomite (Vilde) Mattias fra valgkomiteen kommer på møtet for å informere om den videre valgprosessen. Kommer til å starte med intervjuer av HS-medlemmer neste uke, deretter følger det intervjuer av andre OSI-medlemmer på nyåret for å finne nye medlemmer til det nye HS som skal velges på årsmøtet i mars. Kontakt valgkomitee@osi.no her kan det også sendes inn nominasjoner. h) Hovedstyret (Vilde) Viktig at info må deles litt bedre. Bli mer effektive på møter og få litt mer struktur. Om medlemmene er bedre forberedt til å møte er det lettere å få konstruktiv diskusjoner. Forklare saker bedre på forhånd gjennom sakslista. Den som sender inn saken bør også sende inn en forklaring og forslag til vedtak. Lars finner frem effektivitetslisten som ble laget i fjor. Det har vært lite respons fra HS i høst, og dermed har det blitt til at Marlene og Vilde har gjort ting selv i stede for å vente på hjelp. I praksis gjør Vilde og Marlene jobben til mesteparten av Hovedstyret. Oppsummert: Mer struktur og mer informasjon! i)søknadsskriving i januar og februar (Marlene) I januar og februar er det veldig mange tilskuddsordninger som har søknadsfrist. Først ut er Sparebankstiftelsen 15.januar, deretter er det andre i slutten av januar og deretter andre i
februar. I mange av søknaden kan mye av de samme elementene brukes. Dokumentere mest mulig, være konsise/konkrete. Arrangere en søknadsskrive-dag for å skrive søknader sammen. Dato: 09.01.15 hos Marlene. Marlene legger ut oversikt over hvilke søknader som har frist når på Hovedstyre-gruppa. J) WeFix (Marlene) Møte med WeFix på tirsdag. Ikke alle produkter er klare, men det aller meste er klart. Nettbutikken åpner før jul. Første bestillingsrunden blir nok litt utprøving med noe lengre leveringstid. Produkter de har inne og som bare skal trykkes opp: levering innenfor en uke Produkter som må produseres: levering kan ta opp til åtte uker WeFix vil arrangere en lansering etter jul, kanskje i kombinasjon med klubbutviklingshelg. k) Årsmøtet (Vilde) Første torsdagen i mars. Vilde har fått inn forslag til saker fra medlemmer. HS må formulere noe konkret. Vilde vil fremme forslag til å låse oppgaver til bestemte styreposisjoner. l) Lovnorm (Vilde) m) Krets: Krav, plikter, regler (Vilde) Vi jobber mot et bedre forhold med kretsen i tiden fremover. Oppretter dialog. Kontakten mellom oss og Oslo Idrettskrets har vært for dårlig. Marlene og Vilde stiller på Arbeidsgiveransvar kurs i desember. n) Sykkel (Marlene) Sykkel øsker å opprette elitegruppe, men mangler klare instrukser på hvordan dette skal gjøres og hva hovedstyret ønsker av informasjon før de kan til stilling til dette. De vil nå motta et skriv fra hovedstyret med klare beskjeder på hvordan man skal gå frem videre i prosessen. Marlene sender oversikt over krav og føringer til sykkelgruppa vedr oppstart av en eventuell elitesatsing. Hovedstyret godkjenner denne før den sendes ut til gruppa. Vi sjekker opp hvordan elitesatsing har blitt gjennomført i andre klubber Vedtakssaker o) Søknad til NM-stafett fra sykkel Tilbyr NSI reisestøtte? Kan de søke elitemidler? Vi har ikke penger til å dekke alle utgiftene deres.
Det er et positivt tiltak at det er samarbeid på tvers av gruppene. Men dette er mye penger per dags dato. De har kun satt opp et budsjett hva HS skal dekke, og ikke hva de skal dekke selv. Er satt opp at egenandelen skal gå til mat og drikke, og utstyr. Forslag: Avvise - Sykkel må sende inn en ny søknad der det settes opp et mer detaljert budsjett. De må også se på og redegjøre for andre finansieringsmuligheter. Vi kan se på et nytt forslag. Enstemmig vedtatt p) SL Forslag: Åpner en dialog med SBIOA om å arrangere SL i fellesskap enstemmig vedtatt Eventuelt q) SL Tromsø 25. 28. februar Alle skal delta i SL Tromsø med snøballkasting. Vi får veldig billige billetter gjennom reisestøtte. Reisestøtten dekker hele billetten opp til Tromsø, men vi må selv dekke opphold. Medlemmene våre etterspør hvorfor vi ikke deltar. Flere hovedstyrer fra andre idrettslag stiller opp og er med på aktiviteter. Marlene og Vilde må uansett opp for å representere klubben. r) Vara blir styremedlem Kristbjørn har trukket seg fra styret og OSI, så Lars kommer inn som fast medlem. Lars vil likevel ikke få spesielt flere oppgaver enn han har i dag. s) Kontoret til Marlene Anne har sendt mail rundt til alle fakultetene for å finne kontor til Marlene, her har vi bare fått negative svar. Vi vet ikke hvor lenge vi får sitte på kontoret vi har i dag, men har blitt forespeilet frem til sommeren. Det er en gunstig plassering hun har i dag, ettersom det er flere medlemmer som kommer innom i dag enn tidligere og vi er på Domus, der mange av medlemmene våre har tilknytning. t) Nyhetsbrev Det har ikke skjedd noe med nyhetsbrevet. Vi ble enige om ikke å sende det ut før etter sommeren, det har ikke skjedd. Vi trenger maillisten til alle medlemmene slik at vi får sendt ut brevet. u) Datatilsynet For noen uker siden ble det sendt ut en liste med over 200 OSI-medlemmer sitt navn og person- og fødselsnummer til alle gruppestyrene. Dette har medlemmer reagert på og noen har rapportert det videre til Datatilsynet. Dette var i forbindelse med lønnsregistering og avviket startet hos regnskapsfirmaet som sendte oss en liste de ikke skulle sendt. Vilde og Marlene
skriver et svar til tilsynet om hva som har skjedd og hvordan vi generelt håndterer fødsels- og personnumre. v) Nettsiden Kenneth har gjort endringer på nettsiden, der noen elementer er blitt flyttet. Blant annet innmeldingen. w) Regnskap Totalt sett har klubben gått bedre enn i fjor. Hittil i år har vi gått 350.000 kr minus i mot 1,3 millioner samme periode i fjor. Oppsummering av oppgaver til neste gang: Marlene Anne - Eric Kenneth - Kristbjørn - Mikkel Martin - Lars - Øyvind Anette Jeanett Vilde Mathilde -