Tjeldsund kommune Møteinnkalling Utvalg: Formannskap Møtested:, Fjelldal samfunnshus Dato: 21.06.2017 Tid: 09:00 Forfall meldes til Tjeldsund rådhus på e-post til: post@tjeldsund.kommune.no eller på telefon 76 91 91 00. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Liv Kristin Johnsen Leder H Gunnhill Andreassen Nestleder HTL Eivind Kristoffersen Medlem SP Lill Grethe Bakkland Medlem AP Ove Berg Medlem AP Alternative forslag skal fremmes skriftlig i møtet. Vurdering av habilitet sendes minimum 3 dager før møtet til ordfører. Liv Kristin Johnsen Ordfører -1-
-2-
Saksnr PS 73/17 PS 74/17 PS 75/17 PS 76/17 Innhold GODKJENNING AV MØTEINNKALLING/SAKSKART GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE REFERATER OG ORIENTERINGER Forslag til økning i stillingsressurs - byggesak- og plansaksbehandling PS 77/17 SØKNAD OM MIDLERTIDIG DISPENSASJON FRA LNF OMRÅDE I KOMMUNEDELPLAN FOR KONGSVIK (OG PBL. 1-8) FOR Å BRUKE DELER AV EIENDOMMEN GNR. 67, BNR. 12 TIL CAMPINGPLASS PS 77/17 ble utsatt i FS-møte 07.06.2017. Nytt saksframlegg ettersendes grunnet merknader og jordlovsbehandling. -3-
-4-
PS73/17GODKJENNINGAVMØTEINNKALLING/SAKSKART PS74/17GODKJENNINGAVMØTEPROTOKOLLFRAFORRIGEMØTE -5-
PS75/17REFERATEROGORIENTERINGER -6-
Tjeldsund kommune Saksframlegg Dato: Arkivref: 26.05.2017 2016/327-1592/2017 / 151 Saksbehandler: Saksbehandler tlf: Ole Øystein Lindebø 99 29 54 75 Saksnr Utvalg Møtedato 71/17 Formannskap 07.06.2017 76/17 Formannskap 21.06.2017 Kommunestyret Forslag til økning i stillingsressurs - byggsak- og plansaksbehandling Saksprotokoll i Formannskap - 07.06.2017 Alternative forslag: Liv Kristin Johnsen, H: Saken utsettes til formannskapsmøte som gjennomføres 21. juni 2017 i forkant av kommunestyremøtet. Votering: Liv Kristin Johnsens forslag enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken utsettes til formannskapsmøte som gjennomføres 21. juni 2017 i forkant av kommunestyremøtet. Rådmannens innstilling: Tjeldsund kommune vedtar å øke stillingsressurs som plan og byggesaksbehandler ved PLU-avdelingen i ET med 50%. Dette for å møte en forventet økt saksmengde og høyere byggeaktivitet i Evenes og Tjeldsund. Stillingen finansieres av økte gebyrinntekter på ansvar 6050 plansaksbehandling og 6100 oppmåling/byggesak og skal dekke begge kommunene. Dokumenter i saken: Ingen Saksopplysninger: På grunn av økt saksmengde og for å møte fremtidig vekst som følge av store statlige etableringer i området, vurderes det som nødvendig å øke ressursen på byggesak og plansaksbehandlingen i Evenes og Tjeldsund. Plan og utviklingsavdelingen registrerer allerede nå økt antall henvendelser og antall saker, og -7-
det registreres at det er mange prosjekter som planlegges igangsatt i begge kommunene. For å møte dette må bemanningen styrkes. Vi har pr i dag 1,5 stilling på byggesak og tilhørende arbeidsoppgaver i begge kommuner. Kapasiteten er tilpasset den aktiviteten vi frem til nå har hatt på dette området. Det blir i løpet av høsten ledig 50% stilling som byggesaksbehandler. Det foreslås derfor allerede nå å øke denne stillingen til 100% stilling, når stillingen først skal lyses ut. Det er tidligere pekt på behovet for å øke planressursen i kommunen, og det ble søkt om ekstraordinære skjønnsmidler til dette. Søknaden ble dessverre avslått. Utvidet stilling på byggesak kan også benyttes til saksbehandling av private reguleringsplaner. Dette vil avlaste planlegger som da kan få mer fokus på kommuneplanarbeidet og annen overordnet planlegging. Det er i tillegg behov for å prioritere høyere vedlikehold av kartverket (legge inn nye bygg, veier og anleggstiltak i kartverket). Vi betaler i dag Statens kartverk for dette arbeid, men kartverket er ikke godt nok oppdatert slik det er i dag. Kartvedlikehold er et kommunalt ansvar. Økonomi: Byggesaksbehandling er i dag gebyrfinansiert. Private reguleringsplaner skal også gebyrlegges, men ikke kommunal områdeplanlegging. Ved økt saksmengde, forventes økt gebyrinntekter. Det forutsetter at vi saksbehandler saker innenfor lovfestet tidsfrist. Hvis vi ikke overholder fristene, må gebyrene reduseres eller frafalles, og vi taper inntekter. Tiltakshaver får i tillegg forsinkelser i prosjektene, noe som er svært uheldig. Byggesaksforskriften 7-6.Gebyrbortfall ved kommunens fristoverskridelse Ved overskridelse av tidsfristene i 7-4 bokstav a og plan- og bygningsloven 21-7 første og fjerde ledd skal kommunen tilbakebetale tiltakshaver 25 % av det totale gebyret for hver påbegynt uke tidsfristen overskrives.. Stillinga finansieres av forventet økte gebyrinntekter. I tillegg betaler vi i dag ca kr 24 000 pr kommune til Statens Kartverk gjennom FDV avtale for kartvedlikehold. Endel av dette arbeidet kan vi utføre selv. Det er i dag ikke full selvkost på området. Noen oppgaver kan heller ikke gebyrlegges. Kommunen har planlagt å gjennomføre selvkostberegning på bygge- og delingssaksområdet på lik linje med det vi i dag gjør med vann og avløp. Dette vil sikre at gebyrinntektene dekker kostnaden vi har med denne tjenesten. Gebyrinntekter byggesak Evenes og Tjeldsund: Regnskap 2016: kr 425000 Budsjett 2017: kr 493000 Regnskap 2017 pr 15.05.17: kr 262000 (antatt årsinntekt kr 520 000) Regnskap pr mai 2017 viser at det ligger an til en økning i gebyrinntekter i forhold til 2016, pga flere saker. Det er ikke fakturert for behandling av private reguleringsplaner i 2016. Det har til nå i år vært oppstartsmøter for flere private reguleringsplaner. Dette tilsier at vi kan få økte gebyrinntekter også her. Lønn og sosiale utgifter for en slik stillingsutvidelse på 50% utgjør i dag ca kr 320 000. Det legges til grunn at denne stillingsutvidelsen kan dekkes i sin helhet av økte inntekter på plan og byggesaksområdet. Dette innarbeides fullt ut for budsjettåret 2018. -8-
Rådmannen i Evenes gir sin tilslutning til å øke ressursen på området for å dekke etterspørselen. Vurderinger: Kommunen er førstelinjetjenesten når det gjelder plan og byggesaksområdet. Dette er lovpålagte oppgaver som kommunen er forpliktet til å utføre, og det er lovfestede tidsfrister for saksbehandling i slike saker. Det er derfor viktig at kommunen tilpasser kapasiteten til behovet. Når det er økt behov, må kapasiteten økes. Det vil være hensiktsmessig å gjennomføre denne kapasitetsjusteringen når vi nå likevel skal lyse ut en ledig stilling. Det vil også være større sjanse for å rekruttere kvalifisert personell til en 100% stilling enn til en 50% stilling. Det er etter administrasjonens vurdering ikke realistisk å omprioritere saker internt innenfor dagens bemanning, da de andre fagområdene i avdelingen også påvirkes av økt aktivitet og mange henvendelser. I tillegg vil arbeid med kommunesammenslåing gi mange ekstra oppgaver for avdelingen. En selvkostberegning av byggesaksområdet, vil gi en bedre forutsigbarhet for inndekning av stillingen og riktig gebyrnivå for tjenesten. De fleste kommuner har i dag selvkost på dette området. Ved økt saksmengde vil ikke gebyrene stige vesentlig. Gebyrinntektene vil derimot øke, forutsatt at vi overholder tidsfristen. Rigmor Wangen Fungerende rådmann Ole Øystein Lindebø Leder Plan- og utvikling -9-