Partnerskapsmøte 2018 Tid Mandag 12. mars 2018, kl. 13.00 til 15.00 Sted Innkalling til Partnerskapsmøte for Sykehuset Østfold og samarbeidende kommuner i Østfold Sykehuset Østfold, Kalnes Sarpsborg Plenumsal 2 Dagsorden: Innholdsfortegnelse Sak 1. Godkjenne innkalling og dagsorden... 2 Sak 2. Godkjenne referat fra Partnerskapsmøtet 16.oktober 2017... 2 Sak 3. Godkjenne årsberetning for ADMS for 2017... 2 Sak 4. Organisering av samhandling mellom sykehus/kommuner i Østfold... 2 Sak 5. Evaluering av samarbeidsavtalen... 3 Sak 6. Godkjenne sammensetting av Samhandlingsutvalg 2018-19... 3 Sak 7. Oppnevne medlemmer til Samhandlingssekretariat 2018-19... 4 Sak 8. Godkjenne handlingsplan for samhandlingsarbeidet 2018-19... 4 Sak 9. Oppfølging av kvalitetsparametere evt. å fastsette nye... 5 Sak 10. Fastsette dato for neste partnerskapsmøte... 5 Vedlegg sak 2 Referat 16.oktober 2017... 6 Vedlegg sak 3 Årsberetning fra ADMS... 8 Vedlegg sak 4. Utredningsgruppens forslag til ny organisering... 12 Vedlegg sak 4. Forslag til revidert retningslinje 12... 17 Vedlegg sak 5. Overordnet samarbeidsavtale... 22 Vedlegg sak 8. Gjeldende handlingsplan... 26 Vedlegg sak 9. Statusrapport 2017 kvalitetsparametere... 27 Partnerskapsmøtet består av rådmennene i kommunene og administrerende direktør og toppledelse fra Sykehuset Østfold. Observatører med møte- og talerett: Administrativt samarbeidsutvalg Fylkesmannen og fylkeskommunen Høgskolen i Østfold KS Østfold og Spekter Partnerskapsmøtet er det strategisk overordnede organet for samhandlingsarbeidet mellom kommunene og Sykehuset Østfold. Partnerskapsmøtet holdes en gang i året og beslutninger som blir tatt her skal være førende for oppgaver som administrativt samarbeidsutvalg blir tillagt. Det vises for øvrig til samarbeidsavtalens retningslinje 12. Det serveres kaffe/te og frukt ved møtets start! ~ 1 ~
Sak 1. Godkjenne innkalling og dagsorden Innkalling til Partnerskapsmøtet ble sendt partene den 12.februar. Forslag til vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes. Sak 2. Godkjenne referat fra Partnerskapsmøtet 16.oktober 2017 Vedlagt ligger referat fra Partnerskapsmøtet 16.oktober 2017 Referatet er forhåndsgodkjent av Just Ebbesen og Bjørn Sjøvold. Forslag til vedtak: Referat fra Partnerskapsmøtet 16.oktober 2017 godkjennes. Sak 3. Godkjenne årsberetning for ADMS for 2017 Årsberetning fra Administrativt samarbeidsutvalg (ADMS) for perioden 1.april 2016 31.mars 2017 skal godkjennes. Årsberetningen er vedlagt. Forslag til vedtak: 1. Årsberetning fra Administrativt samarbeidsutvalg godkjennes Sak 4. Organisering av samhandling mellom sykehus/kommuner i Østfold I ekstraordinært partnerskapsmøte 16.10.2017 presenterte kommunene et forslag til ny organisering av samhandlingen med sykehuset. Partnerskapsmøtet besluttet at Just Ebbesen tiltrer utredningsgruppen og at utredningsgruppen fullfører sitt arbeid. Utredningsgruppen ble også bedt om å se nærmere på dette med møteplass med folkevalgte i forhold til informasjon/dialog. Videre var det ønsket at utredningsgruppen ser på retningslinjene og hva som må endres i forhold til ny struktur. Utredningsgruppens rapport følger vedlagt. Utredningsgruppen har også utarbeidet forslag til revidert retningslinje 12 i forhold til ny organisering. (vedlagt) Forslag til vedtak: 1. Partnerskapsmøtet slutter seg til utredningsgruppens forslag til ny organisering av samhandlingsarbeidet. 2. Partnerskapsmøtet ber samhandlingssekretariatet om å gjennomgå og oppdatere alle retningslinjer til samarbeidsavtalen som følge av vedtak om ny organisering. ~ 2 ~
Sak 5. Evaluering av samarbeidsavtalen I henhold til overordnet samarbeidsavtale skal Partnerskapsmøtet evaluere samarbeidsavtalen årlig ved innhenting av erfaringer fra Administrativt samarbeidsutvalg. Administrativt samarbeidsutvalg anbefaler partnerskapsmøtet å videreføre samarbeidsavtalen slik den nå foreligger. Overordnet samarbeidsavtale ligger vedlagt og avtalen med de tilhørende retningslinjer ligger på denne nettsiden: https://sykehuset-ostfold.no/helsefaglig/samhandling Forslag til vedtak: 1. Overordnet samarbeidsavtale mellom Sykehuset Østfold og kommunene i opptaksområdet videreføres slik den nå foreligger. Sak 6. Godkjenne sammensetting av Samhandlingsutvalg 2018-19 Partnerskapsmøtet skal godkjenne sammensettingen av Administrativt samarbeidsutvalg. Under forutsetning av vedtak om ny organisering (jfr sak 4) så skal Partnerskapsmøtet oppnevne Samhandlingsutvalget 2018/2019. Administrativt samarbeidsutvalg viser til saken om ny organisering og henstiller til Partnerskapsmøtet om å oppnevne nye representanter når ny organisering er vedtatt. Saken legges derfor frem uten forslag til vedtak. Forslag til vedtak: 1. Følgende sammensetting av. godkjennes for perioden 1.april 2018 til og med 31.mars 2019: Faste medlemmer: Varamedlemmer: Fredrikstad, Hvaler Aremark, Halden Askim, Eidsberg, Hobøl, Marker, Skiptvet, Spydeberg, Trøgstad Moss, Rygge, Råde, Våler Rakkestad, Sarpsborg SØ SØ SØ SØ SØ 2. Som leder velges. 3. Som nestleder velges 4. Sekretariatet avgjør, etter innspill fra de berørte parter, hvem som skal oppnevnes som observatører i tråd med retningslinje 12. 5. En tar sikte på følgende møtedager for Samhandlingsutvalget i 2018: 31.mai, 6.september og 22.november. Sekretariatet kaller inn på vanlig måte. ~ 3 ~
Sak 7. Oppnevne medlemmer til Samhandlingssekretariat 2018-19 Samhandlingssekretariatets medlemmer skal etter forslag til ny organisering formelt utpekes av Samhandlingsutvalget. Siden Partnerskapsmøtet skal avholdes i mars så er det hensiktsmessig at Samhandlingsutvalget i utgangspunktet har sine møter i februar, mai, september og november. Samhandlingssekretariatet skal ha funksjonstid fra 1.april-31.mars. Det vil derfor være naturlig at Samhandlingsutvalget oppnevner nye representanter i sitt møte i februar. Dette første året med eventuell ny organisering bør Partnerskapsmøtet oppnevne representanter til Samhandlingssekretariatet slik at dette er klart når perioden starter. Forslag til vedtak: 1. Følgende sammensetting av Samhandlingssekretariatet godkjennes for perioden 1.april 2018 til og med 31.mars 2019: Kommuner Fast Vara Fredrikstad, Hvaler Aremark, Halden Askim, Eidsberg, Hobøl, Marker, Skiptvet, Spydeberg, Trøgstad Moss, Rygge, Råde, Våler Rakkestad, Sarpsborg Samhandlingssjef kommuner Sykehuset Østfold Samhandlingssjef SØ Spesialrådgiver samhandling Fagdirektør SØ SØ SØ SØ 2. Som leder velges. 3. Som nestleder velges. 4. En tar sikte på at første møte blir 26.april. Sekretariatet kaller inn på vanlig måte. Sak 8. Godkjenne handlingsplan for samhandlingsarbeidet 2018-19 Partnerskapsmøtet skal godkjenne strategisk handlingsplan med satsningsområder for samhandlingsarbeidet. Vedlagt følger gjeldende handlingsplan med fokusområder for samhandlingsarbeidet for perioden 1.april 2017 til og med 31.mars 2018 som ble vedtatt av Partnerskapsmøtet 13.mars 2017. På grunn av sak om ny organisering innstiller Administrativt samhandlingsutvalg på følgende: Forslag til vedtak: 1. Partnerskapsmøtet gir denne gang fullmakt til nytt samhandlingsutvalg til å fastsette en handlingsplan for samhandlingsarbeidet i kommende periode. ~ 4 ~
Sak 9. Oppfølging av kvalitetsparametere evt. å fastsette nye I henhold til gjeldene retningslinje 12 skal Partnerskapsmøtet fastsette kvalitetsparametere og drøfte resultater. I partnerskapsmøtet 7.3.2016 ble det besluttet å legge ett sett av indikatorer/kvalitetsparametere til grunn for å vurdere om samhandling mellom sykehus og kommuner fungerer etter hensikten og om samhandlingstiltak gir ønsket effekt. Vedlagt ligger rapportering på disse indikatorene/kvalitetsparameterne for 2017. Samhandlingssjef Odd Petter Nilsen vil presentere saken. Forslag til vedtak: 1. Partnerskapsmøtet går inn for at vedtatte kvalitetsindikatorer videreføres og at det arbeides videre for å finne gode indikatorer/kvalitetsparametere som kan benyttes for å følge opp samhandlingsarbeidet. Sak 10. Fastsette dato for neste partnerskapsmøte I henhold til gjeldende retningslinje 12 skal det avholdes partnerskapsmøte en gang i året i mars. Forslag til vedtak: 1. Neste partnerskapsmøte avholdes mandag 11.mars 2019 kl.13.00-15.00 2. Sekretariatet bes finne egnet møterom og kalle inn på vanlig måte ~ 5 ~
Vedlegg sak 2 Referat 16.oktober 2017 ~ 6 ~
~ 7 ~
Vedlegg sak 3 Årsberetning fra ADMS ~ 8 ~
~ 9 ~
~ 10 ~
~ 11 ~
Vedlegg sak 4. Utredningsgruppens forslag til ny organisering ~ 12 ~
~ 13 ~
~ 14 ~
~ 15 ~
~ 16 ~
Vedlegg sak 4. Forslag til revidert retningslinje 12 ~ 17 ~
~ 18 ~
~ 19 ~
~ 20 ~
~ 21 ~
Vedlegg sak 5. Overordnet samarbeidsavtale ~ 22 ~
~ 23 ~
~ 24 ~
~ 25 ~
Vedlegg sak 8. Gjeldende handlingsplan Vedtatt av Partnerskapsmøtet 13.mars 2017 ~ 26 ~
Vedlegg sak 9. Statusrapport 2017 kvalitetsparametere Indikatorer / kvalitetsparametere for samhandling i Østfold Vedtatt av partnerskapsmøtet 7.3.2016 Rapport fra 2017 til partnerskapsmøtet i mars 2018 Disse kvalitetsindikatorene ønsker partnerskapsmøte å følge over tid. Noen indikatorer er av god kvalitet med direkte uttrekk fra oppdaterte databaser. Andre indikatorer har usikker kvalitet ved at registreringspraksis og muligheter for å ta ut rapporter elektronisk kan være mangelfull. Det er knyttet kommentarer til disse. Kvaliteten på indikatorene er kommentert fortløpende. Overordnede samleindikatorer (månedlig rapportering - somatikk): Utskrivningsklare pasienter på sykehuset (God kvalitet på indikatoren) Indikator: Antall liggedøgn etter utskrivningsklar dato pr. kommune Kommunale akutt døgnplasser (KAD) (God kvalitet på indikatorene) indikator: Antall opphold pr. 10000 innbyggere og beleggsprosent Antall opphold økt med 6 % fra 2016 Rate pr. 10 000 innbyggere er økt med 6 % fra 2016 ~ 27 ~
-Beleggsprosenten er redusert med 5 % fra 2016. Indikatoren kan være noe misvisende pga. ulik registreringspraksis: Her registreres også pasienter som venter på korttidsplass, men som er ferdigbehandlet på KAD Øyeblikkelig-hjelps-innleggelser i SØ (God kvalitet på indikatoren) - indikator: Antall innleggelser pr. kommune pr. 1000 innbyggere Rate per 1000 innbygger 2016-2017 Kommune Opphold 2017 Befolkning 2017 Rate per Rate per 1000 innb.(2016) 1000 innb.(2017) Fredrikstad 9 729 80 121 127 121 Sarpsborg 7 045 55 127 131 128 Moss 3 557 32 407 113 110 Halden 3 541 30 790 118 115 Askim 1 749 15 720 117 111 Rygge 1 646 15 747 107 105 Eidsberg 1 329 11 406 114 117 Rakkestad 1 087 8 173 129 133 Råde 983 7 398 132 133 Spydeberg 577 5 765 106 100 Trøgstad 552 5 367 113 103 Hvaler 539 4 517 117 119 Hobøl 525 5 557 106 94 Våler 522 5 335 110 98 Marker 448 3 597 148 125 Skiptvet 382 3 783 96 101 Aremark 190 1 398 100 136 Rømskog 1 685 1 1 Totalsum 34 402 292 893 118 117 ~ 28 ~
Beleggsprosent i SØ (God kvalitet på indikatoren) - indikator: Pasientbelegg i somatiske senger på vanlige somatiske sengetun ekskl. tekniske senger som intensiv/overvåkning 120 Beleggsprosent (mnd) 2016 2017 2018 100 103 104 101 100 99 97 99 99 99 96 98 95 101 97 95 92 100 100 96 97 96 96 96 96 95 95 80 60 40 20 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Kommunale korttidsplasser - indikator: Antall kommunale sengeplasser som kommunene har definert som korttidsplasser pr. 1000 innbyggere og beleggsprosent for disse Kommentar: Denne indikatoren er ikke målt, men kommunene rapporter om tilnærmet 100 % belegg og stor knapphet på plasser i perioder Dokumentasjon og informasjon (for å kontinuere behandling) Epikrise ved utskrivelse (pr. måned) indikator: Antall epikriser eller utskrivningsskjema (med oppdatert medikamentoversikt) som sendes kommunen utreisedagen. Gjelder kun pasienter som kommunen skal følge opp (både i hjemmetjenesten og i institusjon). Vises som prosent av alle pasienter som er registrert som «Utskrivningsklar» i PLO. Merknad: Kvaliteten på innholdet i epikrisen/utskrivningsskjema blir ikke målt her. Det bør jobbes videre med standarder og faste/obligatoriske avsnitt i epikrisene for konkrete og tydelige beskjeder til mottaker om oppfølging / viktige opplysninger. Kommentar: Ikke mulig å måle epikrisetid kun for pasienter som skal ha kommunaloppfølging. Det må i så fall telles manuelt. Denne grafen viser epikrise for alle utskrevne pasienter. ~ 29 ~
Andel utsendt epikrise innen 7 dager (D:5821) 2015 2016 2017 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Innleggelsesrapport med oppdatert medikamentoversikt ved innleggelse (pr. måned pr. kommune) (Usikker kvalitet på indikatoren) - indikator: Antall innleggelsesrapporter fra kommunene i prosent av alle pasienter det er sendt «Melding om innlagt pasient» på, fra sykehuset, i PLO Kommentar: Det er noe usikkerhet om tallene er 100 % korrekte pga. variasjon i registreringspraksis, men tallene gir en god pekepinn på at det fremdeles sendes for få innleggelsesrapporter fra kommunene til sykehuset på pasienter som har kommunale tjenester på innleggelsestidspunktet. -SØ mottok i 2017 innleggelsesrapport ved 46 % av innleggelser der pasientene hadde kommunale tjenester. Det er en reduksjon på 4 % i forhold til 2016 Innleggelsesrapporter 2017 Melding om innlagt pasient 2017 Aremark 46 76 Askim 317 594 Eidsberg 203 451 Fredrikstad 1426 3328 Halden 923 1371 Hobøl 9 148 Hvaler 90 212 Marker 62 167 Moss 677 2418 Rakkestad 275 351 Rygge 190 603 Råde 168 318 Sarpsborg 1397 2514 Skiptvet 70 103 Spydeberg 75 174 Trøgstad 91 173 Vestby 5 18 Våler 44 117 Totalt 6054 13136 ~ 30 ~
Fastlegenes / legevaktenes henvisningspraksis Antall ø-hjelps-henvisninger til SØ pr. kommune (pr. måned) - indikator: Antall ø-hjelpshenvisninger pr. 10000 innbyggere fordelt på legevakt og fastleger (5 legevakter og 17 kommuner) Kommentar Kan ikke presentere tall for den enkelte fastlege i denne oversikten. Det er lite variasjon mellom de enkelte fastleger og de enkelte legevaktene indikatoren blir dermed lite relevant. Store avvik tas opp med den enkelte kommuneoverlege Annet Reinnleggelser i SØ/Innleggelser i KAD etter utskrivelse fra Sykehuset Østfold (God kvalitet på indikatoren) - indikator: Reinnleggelse i Sykehuset Østfold i løpet av 5 og 30 dager etter utskrivning fra sykehuset. Antall pasienter og i prosent av utskrevne pasienter (pr tertial). For 2016 var tallene hhv. 6 % og 15 % Andel reinnlagt innen 5- og 30 dager Radetiketter Andel reinnlagt 5 dager Andel reinnlagt 30 dager Råde 8 % 18 % Fredrikstad 7 % 17 % Marker 8 % 17 % Moss 7 % 16 % Sarpsborg 7 % 16 % Hvaler 7 % 16 % Rakkestad 7 % 16 % Skiptvet 7 % 16 % Halden 7 % 16 % Spydeberg 6 % 15 % Askim 6 % 15 % Eidsberg 6 % 15 % Rygge 6 % 15 % Trøgstad 6 % 15 % Aremark 6 % 14 % Hobøl 6 % 13 % Våler 5 % 13 % Annet 3 % 5 % Totalsum 7 % 16 % Gjelder alle fagområder - indikator: Innleggelse i KAD i løpet av 3 dager etter utskrivning fra sykehuset. Antall pasienter og i prosent av utskrevne pasienter (pr tertial) Kommentar: Pasienter som trenger endret/høyere omsorgsnivå i kommunene innen 3 dager etter utskrivning fra sykehuset blir i hovedsak lagt inn på korttidsplass. Det er få pasienter som legges inn fra korttidsplass til KAD. ~ 31 ~
30 dagers overlevelse - indikator: 30 dagers overlevelse for pasienter innlagt på sykehus med lårhalsbrudd, hjerteinfarkt eller hjerneslag. Internasjonal indikator. (God kvalitet på indikatoren) Kommentar: For å følge utvikling over tid, er det presentert 30-dagers risikojustert sannsynlighet for overlevelse for indikatorene hjerneslag, hoftebrudd og hjerteinfarkt de siste fem ar. ~ 32 ~
~ 33 ~