Sluttrapport etter undersøkelse av Tvedestrand kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Tvedestrand kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Postboks 38 4901 Tvedestrand Tidsrom for undersøkelsen: 8. - 9. november 2017 Kontaktperson i kommunen: Helge Wroldsen Fra Kartverket: Janne Johnsen Anders Østeraas Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater: Kartverket avdekket følgende tre avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning.
Kommunen innvilger søknad om opprettelse av ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, uten at det foreligger særlige grunner. Videre sikrer ikke kommunen at tidsfristen for fullføring av ikke fullførte oppmålingsforretninger blir overholdt. Kommunen fører i enkelte tilfeller ved opprettelse av grunneiendommer, nye eiendomsgrenser i matrikkelen uten at disse blir merket og målt i marka. 2 Kartverket leverte følgende merknader under undersøkelsen: Bemanningssituasjonen i kommunen er sårbar i tilfelle langtidsfravær. Kommunen informerer ikke eier, fester eller tiltakshaver om at skilt med adressenummer skal være satt opp før bygning tas i bruk. Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er ikke formalisert. Kommunens matrikkellovforvaltning blir ikke alltid i nødvendig grad involvert ved oppstart av planprosess på private reguleringsforslag. Dette kan utløse problemstillinger ved gjennomføring av oppmålingsforretning og matrikkelføring. Blant annet fordi det kan bli fattet vedtak på grunnlag som ikke er i samsvar med de faktiske forholdene. Utarbeidet dato: 15. november 2017 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Anders Østeraas ledet tilsynet i Tvedestrand kommune Janne Johnsen revisor under tilsynet i Tvedestrand kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 7 6. Gjennomføring... 9 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Tvedestrand kommune i perioden 8. - 9. november 2017. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 426 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av 15 av kommunene har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. De 5 siste kommunene er trukket ut blant de som har hatt tilsyn i perioden 2013-2015 Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Tvedestrand kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn. Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 28. juni 2017. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende tre avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 24, 33 og 34 og matrikkelforskriften 27, 34, 37 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelloven 24 inneholder bestemmelser om at det skal opplyses om anledning til klage og klagefrister ved utsending av matrikkelbrev til rekvirent og ved relevant underretning til berørte naboer. Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav d har krav til at det skal foreligge erklæring fra landmåler om at grunnboka er undersøkt. Det skal også fremkomme at partene er spurt om det foreligger bruksretter og servitutter som er berørt av forretningen. Matrikkelforskriften 27 første ledd bokstav e har krav til at landmåleren har informert partene om hvorvidt vedkommende er personlig eller økonomisk knyttet til noen av partene. Matrikkelforskriften 27 andre ledd, bokstav b har bestemmelser om fullmakt fra part som er representert ved fullmektig. Matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav a stiller krav til at fullmektigen har adgang til å ta bindende standpunkt til grensejusteringen. Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag. Videre har matrikkelforskriften 34 tredje ledd bestemmelser om at ved grensejustering kan de involverte matrikkelenhetene øke eller minske arealet med inntil 5 %. Matrikkelforskriften 37 femte ledd sier at varsel om oppmålingsforretning skal gis på dokumenterbar måte senest to uker før oppmålingsforretningen. De som skal varsles kan godta kortere frist og annen varsling. I kommentarene til denne står det at alle varslingsberettigede må godta kortere frist eller annen varsling.
Matrikkelforskriften 41 fjerde ledd har krav til at punktene skal måles i samsvar med gjeldende standarder. 6 Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon. Dette ble bekreftet i intervjuene. Ved gjennomgang av sakene mangler det dokumentasjon på at det er opplyst om klageadgang og klagefrister ved utsendelse av matrikkelbrev til partene ved saksavslutning. Sakene mangler erklæring fra landmåler om at grunnboken er undersøkt og at partene er spurt om det foreligger andre bruksretter. Det går ikke frem av protokollen at det er orientert om habilitet ved oppmålingsforretningen. Kommunen dokumenter ikke at person som representerer foretak i grensejusteringssaker har fullmakt eller kan signere på foretakets vegne. Det foreligger ikke dokumentasjon på at areal- og verdigrenser er vurdert ved grensejustering. Det finnes saker der det er justert over arealgrensene i matrikkelforskriften 34. Kommunen varsler i noen saker pr telefon om oppmålingsforretning uten at det dokumenteres at alle partene godtar en slik varslingsmåte. Ikke alle grensepunkt er målt med kontroll, jf. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.1.3. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen innvilger søknad om opprettelse av ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, uten at det foreligger særlige grunner. Videre sikrer ikke kommunen at tidsfristen for fullføring av ikke fullførte oppmålingsforretninger blir overholdt. Kommentarer: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirenten søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelloven 6 andre ledd. Med særlige grunner menes blant annet tilfeller der det er formålstjenlig at grensene først blir endelig merket etter at området er opparbeidet med veger eller annen infrastruktur, og grensene for enheten er fastsatt i vedtatt reguleringsplan eller lignende, jf. matrikkelforskriften 25 andre ledd. Videre i 25 tredje ledd står det at før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført, og det kan ikke settes lengre frist enn to år. Fra 1. januar 2016 er det i matrikkelforskriften 25 siste ledd innført mulighet for etter søknad fra
7 rekvirent om å forlenge fristen for merking av grense med ytterligere 3 år. Fylkesmannen kan gjennomføre saker for kommunens regning når fristen er overskredet, jamfør matrikkellovens 35 3. ledd. Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene kom det fram at kommunen innvilger søknad pr telefon om å opprette ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. En av grunnene kommunen godkjenner er snøforhold. Dette anses ikke som særlig grunn. Det går fram av intervjuene og rapport fra matrikkelen at for 6 av de ikke fullførte oppmålingsforretningene er fristen for fullføring passert. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 3 Kommunen fører i enkelte tilfeller ved opprettelse av grunneiendommer, nye eiendomsgrenser i matrikkelen uten at disse blir merket og målt i marka. Avvik fra: Matrikkelloven 34 og matrikkelforskriften 41. Kommentar: I henhold til matrikkelloven 34 skal alle grensene merkes og måles i marka og oppgis med koordinater. Matrikkelforskriften 41 andre ledd gir bestemmelser om at grensemerking kan utelates når det etter landmålers vurdering kan medføre vesentlig ulempe eller fare, eller det på annen måte er uhensiktsmessig å sette ned godkjent grensemerke i det aktuelle punktet. Avviket bygger på følgende observasjoner: Kommunen fører i enkelte saker nye eiendomsgrenser i matrikkelen uten at grensene er merket og målt i marka og uten at det er begrunnet. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. 5. Merknad Det ble levert fire merknader under dette tilsynet. MERKNAD 1 Bemanningssituasjonen i kommunen er sårbar i tilfelle langtidsfravær. Kommentar: Det er i liten grad overlapp innenfor saksfeltet. Det er kun en person som gjennomfører oppmålingsforretning og matrikkelføring av eiendom, dvs. fra det foreligger rekvisisjon til saken avsluttes med matrikkelføring og utstedelse av matrikkelbrev. Samme person, uten overlapp, er også ansvarlig for adresseforvaltningen i kommunen.
8 MERKNAD 2 Kommunen informerer ikke eier, fester eller tiltakshaver om at skilt med adressenummer skal være satt opp før bygning tas i bruk. Kommentar: Matrikkelforskriften 57 andre ledd sier at eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal fungere etter sin hensikt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunen ikke informerer eier, fester eller tiltakshaver om at adressenummerskilt skal være satt opp før bygning eller bygningsdel tas i bruk. MERKNAD 3 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er ikke formalisert. Kommentar: Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven ikke har skriftlige rutiner. Innføring av formelle rutiner og sjekklister vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling i det daglige. Mangel på slike rutiner kan også ved nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik. MERKNAD 4 Kommunens matrikkellovforvaltning blir ikke alltid i nødvendig grad involvert ved oppstart av planprosess på private reguleringsforslag. Dette kan utløse problemstillinger ved gjennomføring av oppmålingsforretning og matrikkelføring. Blant annet fordi det kan bli fattet vedtak på grunnlag som ikke er i samsvar med de faktiske forholdene. Kommentar: Det vises til pbl. 21-9 om bortfall av tillatelse: Tillatelse til tiltak etter 20-1 første ledd bokstav m faller bort (...) dersom matrikkelføring vil være i strid med lov om eigedomsregistrering (vår understreking). Noen planvedtak etter pbl. kan utløse problemstillinger i forhold til matrikkelloven, jf. matrikkelloven 10 annet ledd. En bedring av rutinene på dette punkt i plan- og byggesaker vil bidra til mer aktiv håndheving av pbl. 21-4 om behandling av søknaden i kommunen, se sjette ledd bokstav a: Videre kan kommunen sette som vilkår at:
a) det blir holdt oppmålingsforretning når det er behov for å klarlegge grensene for den eller de matrikkelenhetene som tiltaket gjelder for..." 9 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 8. november 2017 ble 4 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 9. november 2017 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 10 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 05.10.2017 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart, og delegasjonsreglement for Tvedestrand kommune 6. Saksmapper for tre grensejusteringssaker og to fradelingssaker 7. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 8. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og om etterslep ved føring av bygg 9. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 10. Rapport fra jordskifteretten over saker de 2 siste år 11. Tre protokoller fra oppmålingsforretninger gjennomført av Vegsenet samt tilhørende oversendelsesbrev fra Vegvesenet til kommunen 12. Rapport fra matrikkelen om restanser på midlertidige forretninger og om matrikulering med utsatt oppmålingsforretning
VEDLEGG 2 11 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Tvedestrand kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Svein O Dale Enhetsleder Plan, miljø og eiendom X X X Helge Wroldsen Anne Karen Røysland Maiken Imeland Moen Oppmålingssjef, landmåling og fører adresse og matrikkelenhet i matrikkelen Leder Byggesaksavdelingen og fører bygg i matrikkelen Byggesak og fører bygg i matrikkelen X X X X X X X X X Laila Aas Brynhildsen Byggesak X X Fra Kartverket deltok Janne Johnsen og Anders Østeraas, med sistnevnte som tilsynsleder.