Sluttrapport etter undersøkelse av Sør-Odal kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Sør-Odal kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Øgardsvegen 2 2100 Skarnes Tidsrom for undersøkelsen: 11. - 12. oktober 2017 Kontaktperson i kommunen: Hilde Korsmo Fra Kartverket: Knut Holter Anders Østeraas Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater: Kartverket avdekket følgende 3 avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Kommunen innvilger søknad om opprettelse av ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, uten at det foreligger særlige grunner.
Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. 2 Statens kartverk kom med følgende merknader under undersøkelsen: Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er ikke formalisert. Kommunen informerer ikke eier, fester eller tiltakshaver om at skilt med adressenummer skal være satt opp før bygning tas i bruk. Utarbeidet dato: 17. oktober 2017 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter ledet tilsynet i Sør-Odal kommune
Innhold 3 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 7 6. Gjennomføring... 7 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Sør-Odal kommune i perioden 11. - 12. oktober 2017. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 426 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av 15 av kommunene har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. De 5 siste kommunene er trukket ut blant de som har hatt tilsyn i perioden 2013-2015 Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Sør-Odal kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn. Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 28. juni 2017. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende tre avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 16, 24, 33 og matrikkelforskriften 9, 27, 34 og 38. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelloven 24 og matrikkelforskriften 9 inneholder bestemmelser om utsending av matrikkelbrev til rekvirent og relevant underretning til berørte naboer. Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav f, har krav til at det foreligger begrunnelse som oppfyller vilkårene for eventuelt ikke å merke alle grensene. Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav d har krav til at det skal foreligge erklæring fra landmåler om at grunnboka er undersøkt. Det skal også fremkomme at partene er spurt om det foreligger bruksretter og servitutter som er berørt av forretningen. Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag. Videre skal det foreligge samtykke fra registrerte eiere om grensejusteringen. Matrikkelforskriften 38 andre ledd, har krav om at protokollen skal inneholde et kart som tydelig viser hvor grenser og grensemerker ligger i forhold til hverandre og tilstøtende matrikkelenheter. Kartet skal være basert på en utskrift fra matrikkelen på tidspunktet for oppmålingsforretningen. Avviket bygger på følgende observasjoner: Ved gjennomgang av sakene mangler det dokumentasjon på at matrikkelbrev eller passende utdrag av dette er sendt alle involverte og berørte parter ved saksavslutning. Kommunen sender matrikkelbrev kun til rekvirent og kjøper og ingen blir opplyst om klageadgang og klagefrist. I protokollen foreligger ikke begrunnelse hvorfor enkelte grensepunkter ikke er merket.
6 Det går ikke fram av protokollen eller annen dokumentasjon at grunnboka er undersøkt om det foreligger bruksretter og servitutter for de berørte arealene. Det fremkommer heller ikke om partene er spurt om det foreligger ikke tinglyste bruksretter og servitutter for de berørte arealene. Det foreligger ikke dokumentasjon på at arealregnskap og verdianslag er vurdert ved grensejustering. Det kom fram under intervjuene at dokumentasjon på samtykke mellom partene manglet. I de utleverte sakene er grensemerking skissert i protokollen. Det går ikke alltid fram hva som er gammel og ny grensemerking. Grensemerking er ikke inntegnet på utskrift fra matrikkelen. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen innvilger søknad om opprettelse av ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, uten at det foreligger særlige grunner. Kommentarer: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirenten søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelloven 6 andre ledd. Med særlige grunner menes blant annet tilfeller der det er formålstjenlig at grensene først blir endelig merket etter at området er opparbeidet med veger eller annen infrastruktur, og grensene for enheten er fastsatt i vedtatt reguleringsplan eller lignende, jf. matrikkelforskriften 25 andre ledd. Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene kom det fram at kommunen innvilger søknad om å opprette ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, uten å oppgi særlige grunner. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 3 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I matrikkelforskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming.
7 Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming ikke blir ført. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. 5. Merknad Det ble levert to merknader under dette tilsynet. MERKNAD 1 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er ikke formalisert. Kommentar: Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven ikke har skriftlige rutiner. Innføring av formelle rutiner og sjekklister vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling i det daglige. Mangel på slike rutiner kan også ved nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik. MERKNAD 2 Kommunen informerer ikke eier, fester eller tiltakshaver om at skilt med adressenummer skal være satt opp før bygning tas i bruk. Kommentar: Matrikkelforskriften 57 andre ledd sier at eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal fungere etter sin hensikt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunen ikke informerer eier, fester eller tiltakshaver om at adressenummerskilt skal være satt opp før bygning eller bygningsdel tas i bruk. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 11. oktober 2017 ble 5 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 12. oktober 2017 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
8 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 06.06.2017 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart, og delegasjonsreglement for Sør-Odal kommune 6. Saksmapper for en grensejusteringssak og 4 fradelingssaker 7. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 8. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og om etterslep ved føring av bygg 9. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 10. Rapport fra jordskifteretten over saker de 2 siste år 11. Rapport fra matrikkelen om restanser på midlertidige forretninger og om matrikulering med utsatt oppmålingsforretning
VEDLEGG 2 9 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Sør-Odal kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Toril Gundersen Konstituert rådmann X X X Ann-Helen Stangnes Kommunalsjef teknisk og næring X X X Morten Andreassen Enhetsleder teknisk X X X Hilde Korsmo Landmåler og fører matrikkelen eigedom X X X Frank Motrøen Byggesaksbehandler, og fører bygningsinformasjon i matrikkelen X X Fra Kartverket deltok Knut Holter og Anders Østeraas, med førstnevnte som tilsynsleder.