Endelig rapport etter undersøkelse av Ballangen kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Ballangen kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Rådhusveien 1, 8540 Ballangen Tidsrom for undersøkelsen: 14. - 15. september 2016 Kontaktperson i kommunen: Eva Lyngedal Fra Kartverket: Olav Jenssen Anders Fekjær, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen har restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Kommunen mangler rutiner og system for å sikre at oppmålingsforretning er dokumentert fullstendig før matrikkelføring.
Kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt. Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. 2 Det ble levert følgende 2 merknader ved dette tilsynet: Bemanningssituasjonen for matrikkellovarbeid i kommunen er kritisk. Det er heller ikke tid til å innføre skriftlige rutiner for arbeidet. Kommunen har mange matrikkelenheter med manglende eller ufullstendige (fiktive) grenser. Utarbeidet dato: 26. september 2016 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Olav Jenssen revisor under tilsynet i Ballangen kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 7 6. Gjennomføring... 8 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Ballangen kommune i perioden 14.-15. september 2016. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Ballangen kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 23. juni 2016. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende 4 avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen har restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Avvik fra: Matrikkelloven 51 jf. matrikkelforskriften 66 Kommentar: Matrikkelforskriftens 66 andre ledd stiller krav om at kart og eventuell delingsforretning skal være fullført og målebrev skal være gjort ferdig og undertegnet innen 31. desember 2012. Slike saker skal nå fullføres etter reglene om oppmålingsforretning i matrikkeloven, jf tredje ledd i matrikkeforskriftens 66. Fylkesmannen kan gjennomføre saker for kommunens regning når fristen er overskredet, jf matrikkellovens 35 tredje ledd. Avviket bygger på følgende observasjoner: Rapport fra matrikkelen viser at kommunen har restanser på midlertidige forretninger. Dette ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen mangler rutiner og system for å sikre at oppmålingsforretning er dokumentert fullstendig før matrikkelføring. Avvik fra: Matrikkellovens 22 første ledd og 33, jf matrikkelforskriftens 27 Kommentar: Matrikkellovens 33 lyder: "Oppmålingsforretning går ut på å klarleggje og beskrive grenser og rettar i tråd med partane sine påstander og framlagde dokument, og elles bringe fram opplysningar og dokumentasjon som er nødvendig for matrikkelføring og eventuell tinglysing". Matrikkellovens 22 første ledd andre setning lyder: "Krav om matrikkelføring som ikke tilfredsstiller vilkåra etter denne lova, skal avvisast". Matrikkelforskriftens 27 første ledd lister opp de generelle kravene til dokumentasjon som skal være oppfylt ved avslutning av oppmålingsforretning. I andre ledd fremgår ytterligere hva kommunen skal kontrollere før matrikkelføring.
Avviket bygger på følgende observasjon: Fremlagt liste over saker som krever oppmålingsforretning, utlånte saker og intervjuer viser at matrikkelføring blir gjennomført uten at sakene er fullstendig dokumentert i samsvar med matrikkelforskriftens 27. 6 Tilsynet registrerer at denne praksisen skyldes mangel på kvalitetsystem, og for stor saksmengde i forhold til bemanningsituasjonen innenfor oppmålingsforretning og matrikkelføring. Dette ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 3 Kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt. Avvik fra: Matrikkelloven 33, 34 og 35, matrikkelforskriften 23, 27, 34, 37, 38 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 27 første ledd bokstav a stiller krav til at det skal foreligge protokoll fra oppmålingsforretningen. Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav d, har krav til at landmåler skal dokumentere at bruksretter er undersøkt Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag. Matrikkelforskriften 37, femte til sjuende ledd sier at varselet skal gis på en dokumenterbar måte og hva det skal inneholde. Matrikkelforskriften 38, første ledd bokstav b sier at protokollen skal inneholde opplysninger om varsling og oppmøte. Matrikkelforskriften 38 første ledd, bokstav c, inneholder krav om at det ved grensejustering skal foreligge avtale med partenes underskrift. Matrikkelforskriften 41, fjerde ledd har krav til at punktene skal måles med en nøyaktighet som oppfyller krav i gjeldende standard godkjent av Kartverket. Matrikkelforskriften 41, femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjonen. Dette ble bekreftet i intervjuene: Sakene mangler rekvisisjon og protokoll fra oppmålingsforretningen Sakene mangler erklæring fra landmåler om at grunnboken er undersøkt og at partene er spurt om det foreligger andre bruksretter. Det foreligger ikke dokumentasjon på at areal- og verdigrenser er vurdert ved grensejustering.
7 Det foreligger ikke dokumentasjonen som viser hvordan partene er varslet og hvem som har møtt opp under forretningen. I en av de utlånte sakene som går ut på grensejustering mangler signert avtale mellom partene. Det er ikke laget rapport fra målingene og beregningene, jfr. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden gir retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningen skal være vurdert og kommentert. Dette ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 4 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av enkelte bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og forskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. Videre i merknaden til 60 og i 3 første ledd bokstav b står det at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon i en del tilfeller skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om energibruk og oppvarming i liten grad blir ført. Dette ble bekreftet i sluttmøtet. 5. Merknad Det levert følgende merknader under dette tilsynet: MERKNAD 1 Bemanningssituasjonen for matrikkellovarbeid i kommunen er kritisk. Det er heller ikke tid til å innføre skriftlige rutiner for arbeidet. Kommentar: Samtidig med å overholde tidsfrister for saker etter matrikkelloven er det vanskelig for kommunen å prioritere arbeidet med å etablere systemer og gode skriftlige rutiner.
Innføring av formelle rutiner, maler og sjekklister vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling i det daglige. 8 MERKNAD 2 Kommunen har mange matrikkelenheter med manglende eller ufullstendige (fiktive) grenser. Kommentar: Totalt er det omtrent tusen matrikkelenheter med manglende eller ufullstendig geometri (eiendomsgrenser). På sikt vil det kunne by på problemer å utføre oppmålingsforretninger i tilknytning til disse matrikkelenhetene. I ytterste konsekvens vil det kunne føre til at en fradeling skjer fra feil matrikkelenhet. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 14. september 2016 ble 4 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 15. september 2016 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 9 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 16.02.2016 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart for Ballangen kommune 6. Prosedyrer for saker som krever oppmålingsforretning framvist under intervuene 7. Saksliste for oppmålingssaker 2015-2016 8. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger og 3 grensejusteringssaker 9. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 10. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 11. Rapport fra matrikkelen om status på adressering
VEDLEGG 2 10 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Ballangen kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Knut Einar Hanssen Rådmann X X X Eva Lyngedal Edgar Sletting Raymond Hanssen Teknisk sjef, og fører matrikkelen Landmåler og fører matrikkelen Byggesaksbehandler og fører bygningsinformasjon i matrikkelen X X X X X X X X X Fra Kartverket deltok Olav Jenssen og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.