Grunnleggende bruk Versjon 8.0
Innhold 1 Generelt... 3 2 Fire typer Program-elementer... 3 2.1 Programvindu (hovedmeny)... 3 2.2 Kartotek/Lister... 3 2.3 Oppdateringsbilder... 3 2.4 Rapporter... 3 3 Programvindu (Hovedmeny)... 3 3.1 Elementer i programvinduet... 4 3.2 Systemmeny... 4 3.3 Menylinje... 5 3.4 Knapperad og hurtigtaster... 5 3.5 Tittellinje... 5 3.6 Maksimering/Minimering/Lukk vindu - knapper... 5 3.7 Statuslinjen... 5 3.8 Bruk av meny med mus... 5 3.9 Bruk av meny med tastatur... 5 3.10 Fil-menyen: Avslutte Gerica PRO mm... 5 3.11 Rediger-menyen: Klippe og lime i tekst... 5 3.12 Vindu-menyen: Hvordan finne fram mellom åpne vinduer... 5 3.13 Hjelp-menyen: Rettledning på skjerm... 6 3.14 Hvordan avslutte Gerica Pro... 6 4 Lister... 6 4.1 Kontroller og fokus... 6 4.1.1 Hvordan bevege seg i lista... 7 4.2 Sortering og søkefunksjon... 7 4.3 Hvordan avslutte arbeidet i en liste... 7 5 Oppdateringsbilder... 8 5.1 Hvordan lagre endringer... 9 5.2 Avbryte uten å lagre endringer... 9 6 Rapporter... 10 6.1 Forhåndsvisning... 11 7 Endringshistorie (dokument)... 12 side 2/12
1 Generelt Manualen gir deg en innføring i hvordan du kan bli kjent med Gerica. 2 Fire typer Program-elementer Programmet er i hovedsak bygd opp av fire typer programelementer. I dette avsnittet beskrives disse først stikkordsmessig. Deretter beskrives anvendelsen av disse elementene generelt. 2.1 Programvindu (hovedmeny) Det første vinduet som åpnes kalles programvinduet. Dette vinduet vil alltid ligge i bunnen som en ramme omkring andre vinduer som åpnes. Vinduet innholder bl.a en menylinje og en knapperad. Herfra velges de ulike programdeler. 2.2 Kartotek/Lister Gerica PRO fungerer på mange måter parallellt med et papirbasert arkivsystem. En "liste" tilsvarer en kardeks-boks der alle kortene står nede i boksen og vi ser den øverste linja av hvert kort bakover. Kartoteket/lista brukes for å velge et kort for nærmere behandling. Lista gir en grei oversikt over innholdet i en boks eller i et register. Et kort kan beskrive en bruker, en ansatt, en journal eller lignende. Ved å søke i listene finner man raskt fram det kortet man ønsker å se nærmere på. Kartotekene tilsvarer de ulike registre (tabeller) i databasen. Det som her kalles "kort" i sammenligningen med et papirbasert kardekssystem, kalles i datasystemet for "poster". 2.3 Oppdateringsbilder Bak hver linje i lista ligger ett eller flere bilder hvor man får fram resten av informasjonen som finnes på kortet. Man kan hente fram og endre et eksisterende kort, lage et nytt blankt kort eller slette eksisterende kort. 2.4 Rapporter Rapporter brukes når informasjon skal telles opp og presenteres på papirutskrift. I Gerica PRO vil rapportene stort sett ligge tilgjengelige på rapporter i hovedmenyen. I tillegg vil man av og til få ekstra utskriftsmuligheter når man åpner en liste eller et oppdateringsbilde. 3 Programvindu (Hovedmeny) Programvinduet inneholder standard Windowselementer. Øverste og nederste del av vinduet vil alltid være synlig. Den midterste, åpne flaten fylles opp av det eller de vinduer man åpner for å jobbe med. Nye vinduer som åpnes kan ta mer eller mindre kontroll over Windows, men i de fleste tilfeller vil valgene i hovedmenyen fortsatt være tilgjengelige slik at man kan arbeide med flere typer informasjon samtidig. For uøvede brukere vil det nok være fornuftig å begrense antall vinduer man har åpne samtidig - man bør lære seg å "rydde" etterhvert. side 3/12
Begrepene som er angitt i de ulike delene av skjermbildet, er " obligatorisk pensum" for alle Windows-brukere. Når man har lært seg disse begrepene (og noen flere som er beskrevet senere i denne delen) vil man enkelt kunne snakke med andre om bruken av programmet. Lukk vindu Systemmeny Tittellinje Menylinje Knapperad Maksimer Minimer Statuslinje 3.1 Elementer i programvinduet Hovedvinduet består av flere elementer. Disse er Systemmenyboks, Tittel-linje, Menylinje, Knapperad, Minimering/Maksimering/Lukk vindu - knapper og Statuslinje. Hele skjermbildet omtales som skrivebordet. Området mellom knapperaden og statuslinjen kalles programområdet. 3.2 Systemmeny Systemmenyboksen står i øverste venstre hjørne i hvert vindu. Systemmenyen er mest nyttig når du bruker tastaturet for å arbeide i Windows. Ved hjelp av kommandoene på Systemmenyen kan du endre størrelsen på, flytte, maksimere, minimere og lukke vinduet, og du kan bytte til andre programmer. Hvis du bruker mus, kan du utføre disse oppgavene ved å klikke i boksen. side 4/12
3.3 Menylinje Menylinjen viser tilgjengelige menyer. En meny innholder en liste over kommandoer eller handlinger du kan utføre med programmet. Menyene Fil, Rediger, Vindu og Hjelp) er standard for de fleste Windows-programmer, og er forklart senere i dette kapitlet. I de øvrige menyene ligger de funksjonene som gjelder Gerica PRO spesielt. 3.4 Knapperad og hurtigtaster Knapperaden viser en liste med kommandoknapper, også kalt ikoner. De mest brukte valgene i menyene er gjentatt på denne måten for å kunne utføre en kommando umiddelbart med et museklikk. 3.5 Tittellinje Tittellinjen viser navnet på programmet eller dokumentet. Hvis mer enn ett vindu er åpent, har tittellinjen for det aktive vinduet (det du jobber i) en annen farge eller intensitet enn andre tittellinjer. Hvis det nye vinduet maksimeres, vil kun en tittellinje vises. Den vil da kombinere tittelen på programvinduet og det aktive vinduet. 3.6 Maksimering/Minimering/Lukk vindu - knapper Ved hjelp av musen, kan du klikke på maksimeringsknappen for å forstørre det aktive programvinduet slik at det fyller hele skrivebordet (skjermen), eller du kan klikke på minimeringsknappen for å redusere vinduet til et ikon. Med Lukk vindu knappen kan du lukke vinduet. Et dokumentvindu fyller bare opp programvinduet, ikke hele skrivebordet. 3.7 Statuslinjen Statuslinjen har fire felter. Disse er Melding, felt 2 er ikke i bruk, Dagens dato og kl. Melding er en forklarende tekst til det område som muspeker peker på. Statuslinjen er en del av skrivebordet, men viser alltid Melding for aktivt vindu som er åpent i programområdet. 3.8 Bruk av meny med mus Klikk på det ønskede menyvalget for å åpne menyen. Klikk deretter på et valg for å utføre valget. De menypunktene som er merket med en svart trekant fører til en ny liste og kalles undermenyer. 3.9 Bruk av meny med tastatur Klikk på for å aktivere menyen, bruke deretter piltaster for å skifte mellom menyer eller åpne menyene. Du kan også åpne en meny direkte ved å trykke kombinert med den bokstaven som er understreket i navnet på menyen, f.eks for å åpne kartotekmenyen. 3.10 Fil-menyen: Avslutte Gerica PRO mm Innholder bl. a. valg for å avslutte programmet og for skriverinnstilling. 3.11 Rediger-menyen: Klippe og lime i tekst Innholder standard Windowskommandoer for klipp og lim av tekst. Disse valgene vil være slått av (dimmet eller inaktive) når man ikke arbeider i et tekstfelt. 3.12 Vindu-menyen: Hvordan finne fram mellom åpne vinduer Denne menyen innholder Windows sine standardfunksjoner for å omorganisere og skifte fokus mellom de vinduene som er åpnet i Gerica PRO. side 5/12
3.13 Hjelp-menyen: Rettledning på skjerm 3.14 Hvordan avslutte Gerica Pro Programmet avsluttes ved å velge Fil Avslutt fra menylinja (Anbefalt). Alternativt kan man benytte systemmenyen enten ved å dobbeltklikke eller ved å åpne den og velge lukk. Denne funksjonen har også en hurtigtast som gjelder generelt i Windows, nemlig +. 4 Lister Gerica PRO er bygd opp av ulike registre som inneholder f.eks. brukere, ansatte, journaler, tjenester osv. Hvert register vises vanligvis i en liste. Lista har to formål, den skal gi oversikt over registrerte data og den brukes for å finne fram den/de posten(e) man skal jobbe videre med. Under vil vi med brukerlisten som eksempel beskrive hvordan man finner fram i en liste og hvordan man går videre fra listen til oppdateringsbildene. Faner/skilleark Filter / seleksjons-felt 4.1 Kontroller og fokus Knapper, lister og andre elementer i skjermbildet kalles i Windows for kontroller. En kontroll kan ha fokus, dvs at den er klar for å utføre en kommando. Hvilken kontroll som har fokus endres f.eks. ved å klikke på den med musa eller med å bruke. Den kontrollen som har fokus vises på skjermen ved en markert kant rundt kontrollen. Når lista har fokus, vil markøren få en tynn prikket linje som omkrets. Tastene fungerer som beskrevet under bare når lista har fokus. Prøv dette! side 6/12
Det er mange måter å utføre de samme operasjonene på, både med tastatur og med mus: 4.1.1 Hvordan bevege seg i lista Funksjon Mus Tastatur Eventuelt Legge til ny post Endre/vise post + Dobbeltklikk på posten Slett post Gå til første post i lista eller + Velg aktuell post med mus Gå en side opp/forover i lista Velg aktuell post med mus Gå en post opp/forover i lista Velg aktuell post med mus Gå en post ned/bakover i lista Velg aktuell post med mus Gå en side ned/bakover i lista eller + Velg aktuell post med mus Gå til siste post i lista Velg aktuell post med mus Skrolle horisontalt i lista - - - Direkte merking Rullefelt Bruk musepekeren, pek på ønsket post. Klikk venstre mustast for å merke posten. Dersom ønsket felt/post ikke er synlig på skjermen, klikk på rullepil i ønsket retning eller i rullesjakt til posten du vil merke kommer frem. 4.2 Sortering og søkefunksjon Som regel er det den aktive fanen som bestemmer sorteringsrekkefølgen. Velger man Navnefanen i brukerlista så vises postene i lista sortert på navn etc. Søking i liste skjer ved å skrive de første tegnene i det man søker etter. Eks: Søker man etter Abrahamsen, Lise Lotte så begynner man å f.eks. å skrive Abr eller så mange tegn som skal til for å treffe ønsket post. 4.3 Hvordan avslutte arbeidet i en liste Listene produserer ikke informasjon som skal lagres på disken. Det er derfor mer uforpliktende å lukke et vindu med en liste enn det er å lukke et oppdateringsbilde. Vinduet lukkes med klikke på Lukk-knappen. Alternativt kan man benytte systemmenyen øverst i venstre hjørne i vinduet, enten ved å dobbeltklikke eller ved å åpne den og velge Lukk. Når flere vinduer er åpnet, vil lukk-knappen alltid ligge på samme sted på skjermen. Dette gjør det enkelt å rydde opp når mange vinduer er åpnet. side 7/12
5 Oppdateringsbilder Oppdateringsbilder brukes for å legge inn data i de ulike registrene. De fleste registre har et oppdateringsbilde som inneholder alle data for en post i dette registeret. For å flytte markør i oppdateringsbildet: bruk eller pek på ønsket felt og klikk venstre musknapp. Feltet kan deretter oppdateres. Det kan finnes flere felttyper i samme oppdateringsbilde. De vanligste er: Felttype I eksempel Forklaring Fritekst-felt Navn Skriv inn tekst/nummer direkte. Windows redigeringsfunksjoner som kopiering, klipp og lim fungerer. Dato/klokke-felt Statusdato Trykk høyre mustast for å få dagens dato eller skriv inn dato i rekkefølgen dd.mm.åå. Dato kan endres ved å peke på pil opp eller pil ned helt til høyre i feltet og trykke venstre mustast. Dato endres da med en dag frem eller en dag tilbake. Aktiv måned og aktivt år trenger ikke å skrives inn manuelt. Kodeverk-felt Poststed Kodefelt opptrer som to felter; ett for kodenummer og ett for kodetekst. For å oppdatere begge feltene, trykkes høyre mustast eller. En liste over tilgjengelige koder med tekst kommer frem. Velg i listen. Kodenummerfeltet oppdateres med side 8/12
kodenummer og tekstfeltet med kodetekst. Koder kan velges direkte med å klikke på pil opp- og pil ned-knapper helt til høyre i kodenummerfeltet, eller man kan skrive inn verdien direkte hvis man husker den. Tilhørende tekst kommer da opp. Sjekkbokser Ikke Recuscitare Sjekkbokser kan enten krysses av (=Ja) eller bli stående blank (=Nei). Avkryssing skjer med et museklikk eller med ordskiller fra tastaturet når kontrollen har fokus. Alternativknapp Ikke i eksemplet Brukes for å velge mellom et gitt antall verdier der bare en kan gjelde om gangen. Kalles også Radioknapper. Avkryssing skjer med et museklikk eller med ordskiller på tastaturet når knappen har fokus. Liste i oppdateringsbilde En oppdateringsform kan inneholde en liste. Den vil da virke som listene beskrevet i forrige avsnitt. Pek på ny-knapp, endre-knapp eller slette-knapp og trykk venstre mustast for henholdsvis å legge til ny, endre eller slette post i listen. Grå -felter Bruker ID Her genererer Gerica verdier selv. Du skal ikke taste verdier i slike felt. 5.1 Hvordan lagre endringer Med mus Klikk på Lagre knappen for å lukke bildet og lagre endringer. Med taster 5.2 Avbryte uten å lagre endringer Lagreknappen har hurtigtast +. Når lagreknappen har fokus, vil Enter fungere på samme vis. Etter vellykket lagring skal du automatisk komme tilbake til lista/kartoteket! Med mus Klikk på avbryt knappen for å lukke bildet uten å lagre endringer. Med taster fungerer på samme måte som å klikke på Avbryt. Hvis data er endret vil du få en advarsel: Svar Nei Svar Ja Svar Avbryt hvis du virkelig vil at endringene skal forkastes. hvis du ombestemmer deg og vil lagre likevel. hvis du avbrøt uten å mene det og vil tilbake til oppdateringsbildet. side 9/12
6 Rapporter Rapporter kan startes fra rapportmenyen eller fra hurtigrapportknappen i de ulike skjermbildene. Når man har valgt en rapport vil man i enkelte rapporter få muligheten til å avgrense utvalget som skrives ut. Bildet for å gjøre avgrensninger ser slik ut: Velg Skriv ut knappen for å lage utskriften. side 10/12
6.1 Forhåndsvisning Før rapporten sendes til skriver, kan den vises på skjermen slik som på bildet vist under. Man kan da se gjennom rapporten og deretter kjøre igang utskriften, eller eventuelt avbryte den. Velg Skriv ut knappen for å skrive ut rapporten på valgt skriver, eller avbryt knappen for å avbryte utskriften. Skillearket ser slik ut. side 11/12
7 Endringshistorie (dokument) Versjon Dato Forfatter Revisjon av Godkjent av Endringshistorie V 1.0 V 1.1 02.08.2006 Torild Hess- Bolstad V 1.2 27.04.2011 Torild Hess- Bolstad Første versjon Oppdatert funksjonalitet Oppdatert funksjonalitet/ byttet bilder side 12/12