Sluttrapport etter undersøkelse av Mandal kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Mandal kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Ytre Sandgate 25A 4514 Mandal Tidsrom for undersøkelsen: 26. - 27. oktober 2017 Kontaktperson i kommunen: Petter Johannessen Fidje Fra Kartverket: Janne Johnsen Olav Jenssen Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater: Kartverket avdekket følgende tre avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning Kommunen overholder ikke tidsfrister for føring av jordskiftesaker og krav om retting Kommunen har mangelfull føring av bygningsopplysninger
2 Det ble levert følgende merknader ved dette tilsynet: Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert Kommunen informerer ikke eier, fester eller tiltakshaver om at skilt med adressenummer skal være satt opp før bygning tas i bruk Utarbeidet dato: 6. november 2017 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Olav Jenssen leder under tilsynet i Mandal kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 7 6. Gjennomføring... 8 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Mandal kommune i perioden 26. - 27. oktober 2017. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 426 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av 15 av kommunene har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. De 5 siste kommunene er trukket ut blant de som har hatt tilsyn i perioden 2013-2015 Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Mandal kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 28. juni 2017. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende tre avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 16, 24, 33 og 34 og matrikkelforskriften 9, 27, 34, 37 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelloven 24 og matrikkelforskriften 9 inneholder bestemmelser om utsending av matrikkelbrev til rekvirent og relevant underretning til berørte naboer, herunder også opplysning om anledning til klage og klagefrister Matrikkelbrevet er etter matrikkelloven og forvaltningsloven selve underretningen om vedtaket. Kommunen skal utstede matrikkelbrev som nevnt i matrikkelloven 24 tredje ledd, og dette skal arkiveres på saken Det skal foreligge erklæring fra landmåler om at grunnboka er undersøkt og at partene er spurt om det foreligger bruksretter og servitutter som er berørt av forretningen jf. matrikkelforskriften 27 første ledd bokstav d. I kommentarene til denne står det at det i tillegg til at grunnboksbladet er undersøkt må det gå fram at landmåleren har spurt partene om avgivereiendommen har rettigheter på andre eiendommer, som ikke er tinglyst, og som evt. skal gjelde for den utskilte enheten Matrikkelforskriften 27 første ledd har krav til at kommunen skal kontrollere dokumentasjon i saken før den matrikkelføres Kommunen skal etter matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav b dokumentere et arealregnskap, og etter bokstav d skal kommunen foreta en verdivurdering for involverte matrikkelenheter Matrikkelforskriften 27 andre ledd, bokstav a, har bestemmelser om at rekvirenten må ha hjemmel til å kreve oppmålingsforretning. Dersom rekvirenten er et foretak må signaturen samsvare med det som er registrert i Enhetsregisteret. Dette skal være dokumentert i saken
Matrikkelforskriften 37 femte ledd sier at varsel om oppmålingsforretning skal gis på dokumenterbar måte senest to uker før oppmålingsforretningen Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder 6 Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av seks utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon. Dette ble bekreftet i intervjuene. Ved gjennomgang av sakene framkommer det ikke at klageretten omfatter hele saksgangen fra varsling til matrikkelføring Etter matrikkelføring av fullført oppmålingsforretning ble matrikkelbrev sendt ut til partene, men ikke arkivert sammen med saksdokumentene i kommunenes arkiv Sakene mangler erklæring fra landmåler om at grunnboken er undersøkt og at partene er spurt om det foreligger andre bruksretter Det fremkom i intervjuene at den som fører matrikkelen ikke kontrollerer dokumentasjon fra oppmålingsforretning før resultatet føres i matrikkelen. Oppmålingsforretning utført av Statens vegvesen har mangler som gjør at den ikke burde vært matrikkelført Kommunen dokumenterer ikke verdivurdering ved grensejustering Det er ikke dokumentert at den som signerer har signaturrett på vegne av foretak ved rekvisisjon av oppmålingsforretning. Kontroll mot Enhetsregisteret viser i enkelte saker at den som signerer ikke har signaturrett alene Det dokumenteres ikke at varsel om oppmålingsforretning er sendt på forskriftsmessig måte Det er ikke laget fullstendig rapport fra målingene og beregningene, jf. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden gir retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard og setter detaljerte krav til utforming av rapporten Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen overholder ikke tidsfrister i føring av jordskiftesaker og krav om retting Avvik fra: Matrikkelloven 22 syvende ledd og matrikkelforskriften 19 første ledd.
7 Kommentarer: I matrikkelloven 22 syvende ledd er det innført hjemmel for å fastsette tidsfrister for gjennomføring av saker etter matrikkelloven. I matrikkelforskriften 19 første ledd er det fastsatt en frist på 6 uker for matrikkelføring av saker som ikke krever oppmålingsforretning. Det gjelder blant annet for saker fra jordskifteretten, og krav om retting. Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene og kontroll av føringer i matrikkelen ble det avdekket at kommunen ikke fører jordskiftesaker innenfor tidsfristen. Det framkom også i intervjuer at kommunen ikke overholder frister i saker som gjelder krav om retting av opplysninger i matrikkelen. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 3 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen, og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I forskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk, oppvarming, vannforsyning og avløp. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, energibruk, oppvarming, vannforsyning og avløp i liten grad blir ført. Avviket ble bekreftet i sluttøtet. 5. Merknad Det ble levert to merknader under dette tilsynet MERKNAD 1 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Kommentar: Innføring av formelle rutiner og sjekklister vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling. Mangel på slike rutiner kan ved nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik.
MERKNAD 2 8 Kommunen informerer ikke eier, fester eller tiltakshaver om at skilt med adressenummer skal være satt opp før bygning tas i bruk. Kommentar: Matrikkelforskriften 57 andre ledd sier at eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal fungere etter sin hensikt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunen ikke informerer eier, fester eller tiltakshaver om at adressenummerskilt skal være satt opp før bygning eller bygningsdel tas i bruk. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 26. oktober 2017 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 27. oktober 2017 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 9 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 17.02.2017 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart, og delegasjonsreglement for Mandal kommune 6. Kommunens rutiner for gjennomføring av sakstyper etter matrikkelloven, katalogisert slik: - Eksempler på dataflyt og kontrollpunkter fra kommunens sakssystem 7. Saksmapper for tre grensejusteringssaker, tre fradelingssaker hvorav en fradelingsasak gikk ut på oppretting av anleggseiendom. Det ble også utlånt en sak der gjennomføring av oppmålingsforretning var utført av Statens vegvesen 8. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 9. Rapport fra matrikkelen med forretninger fullført i 2016 og 2017 10. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og om etterslep ved føring av bygg 11. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 12. Rapporter fra matrikkelen med nye adresser og adressetilleggsnavn 13. Rapport fra jordskifteretten over saker de 2 siste år 14. Rapport fra matrikkelen om restanser på midlertidige forretninger og om matrikulering med utsatt oppmålingsforretning
VEDLEGG 2 10 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Mandal kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Irene Lunde Rådmann Arne Wilhelmsen Kommunalsjef Glenn Anderson Leder Teknisk Forvaltning Harald Martin Storaker Petter Johannessen Fidje Bjørg Gjerdal Byggesaksbehandler, matrikkelfører bygg og adresse Oppmålingsingeniør, matrikkelfører matrikkelenhet Oppmålingsingeniør, matrikkelfører matrikkelenhet Jonny Grundeland Avdelingsleder plan Robert Helle Byggesaksbehandler, matrikkelfører bygg og adresse Ida Jordal Byggesaksbehandler, matrikkelfører bygg og adresse Silje Bang-Hetlevik Byggesaksbehandler, matrikkelfører bygg og adresse Veronika Tendeland Byggesaksbehandler, matrikkelfører bygg og adresse Karianne Torvestad Geodataingeniør Fra Kartverket deltok Janne Johnsen og Olav Jenssen, med sistnevnte som tilsynsleder.