Oslo kommune Bydel Østensjø Bydelsadministrasjonen Møteinnkalling 5/06 Møte: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Styrerrommet, 3. etg. Møtetid: mandag 11. september 2006 kl. 09.30 Sekretariat: Vibeke Fjelltun Nilsen, tlf. 23438579 SAKSKART Saker til behandling Sak 44/06 Godkjenning av møteinnkalling og sakskart...1 Sak 45/06 Godkjenning av protokoll 04/06 fra 12.06.2006...1 Sak 46/06 Informasjon...1 Sak 47/06 Fremdriftsplan budsjettarbeid 2007...2 Sak 48/06 Rapportering om bruk av overtid 1.halvår 2006...3 Sak 49/06 Endring av HMS prosedyre om overtid...5 Sak 50/06 Sykefraværsrapportering mars-juni 2006...6 Sak 51/06 Status for arbeidet med nye rutiner for sykefraværsoppfølging...9 Sak 52/06 Orientering til AMU om skader og ulykker i arbeidsforholdet 1. tertial 2006...11 Sak 53/06 Handlingsplan HMS...12 Sak 54/06 Organiseringer av renhold, vaskeri, kantine og mottakskjøkken i forbindelse med rehabilitering av Langerud sykehjem...13 Sak 55/06 Orientering om fremdrift sykehjemsreform...15 Eventuelt Bydel Østensjø, 01.09.2006 Tove Stien leder Vibeke Fjelltun Nilsen sekretær
Sak 44/06 Godkjenning av møteinnkalling og sakskart Arkivsak: 200600074 Arkivkode: 027.2 Saksbehandler: Vibeke Fjelltun Nilsen Arbeidsmiljøutvalget 11.09.06 44/06 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKSKART Sak 45/06 Godkjenning av protokoll 04/06 fra 12.06.2006 Arkivsak: 200600074 Arkivkode: 027.2 Saksbehandler: Vibeke Fjelltun Nilsen Arbeidsmiljøutvalget 11.09.06 45/06 GODKJENNING AV PROTOKOLL 04/06 FRA 12.06.2006 Sak 46/06 Informasjon Arkivsak: 200600074 Arkivkode: 027.2 Saksbehandler: Vibeke Fjelltun Nilsen Arbeidsmiljøutvalget 11.09.06 46/06 INFORMASJON 1
Sak 47/06 Fremdriftsplan budsjettarbeid 2007 Arkivsak: 200600641 Arkivkode: 121 Saksbehandler: Håkon Kleven Medbestemmelsesutvalg 11.09.06 Arbeidsmiljøutvalget 11.09.06 47/06 FREMDRIFTSPLAN BUDSJETTARBEID 2007 Vedlagt følger forslag til fremdriftsplan for utarbeidelse av budsjett 2006. Bydelsdirektørens forslag til vedtak Fremdriftsplan for budsjett 2007 tilsluttes. Tove Stien /s Håkon Kleven /s avd.sjef økonomi og plan Vedlegg: 1 2
Sak 48/06 Rapportering om bruk av overtid 1.halvår 2006 Arkivsak: 200401185 Arkivkode: 050.2 Saksbehandler: Anette Bøhn Arbeidsmiljøutvalget 11.09.06 48/06 RAPPORTERING OM BRUK AV OVERTID 1.HALVÅR 2006 Bakgrunn: Bydelen har i sitt HMS system utarbeidet en prosedyre for registrering av overtid, jamfør HMS 6.12. Prosedyren innebærer rapportering til AMU om nøkkeltall for overtidsbruk 2 ganger pr. år. Rapporteringen skal vise omfanget av overtid, antall personer som har arbeidet overtid og om noen har arbeidet utover det antall timer arbeidsmiljøloven gir anledning til, samt om det er inngått avtale om utvidet overtid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Det ble fra 01.07.2006 vedtatt endringer i Arbeidsmiljøloven mht overtid, og det er ikke lenger anledning til å avtale utvidelse med den enkelte ansatt, kun med arbeidstakernes tillitsvalgte. Antallet overtidstimer en ansatt kan arbeide i løpet av 52 måneder er nå redusert fra tidligere 400 timer pr. år, til 300 timer pr. år. Dette er en klar innskjerping av overtidsbestemmelsene, og vil også måtte medføre innskjerping av overtidsbruk ved bydelens tjenestesteder. Arbeidsmiljøloven 10-6 regulerer lengden på overtidsarbeid, og tidligere bestemmelser gjeldende frem til 01.07.2006 er lagt til grunn i denne rapporteringen. Det er lagt til grunn at overtid er skjedd etter avtale med arbeidstaker i henhold til bestemmelsene i AML 10-6 (5): Arbeidsgiver og arbeidstaker kan slutte skriftlig avtale om overtidsarbeid inntil 400 timer pr. år eller med tillitsvalgt i henhold til AML 10-6 (7): unntak fra grensen på 13 timer i løpet av 24 timer eller 48 timer i løpet av 7 dager og utvide perioden for gjennomsnittsberegning av samlet arbeidstid til 52 uker. Kommunens rapportsystemer tar utgangspunkt i tariffavtalens bestemmelser om arbeidstid, som er 2,5 eller 4,5 timer mindre pr. uke enn arbeidstiden som er definert i arbeidsmiljøloven. Personalsystemet kan ikke beregne overtidstimer i relasjon til arbeidsmiljølovens definisjon av arbeidstid, men til tariffavtalens overtidsberegning. Dette innebærer at noe av den registrerte overtiden i realiteten kan være merarbeid innenfor arbeidsmiljølovens bestemmelser. Antall timer overtid Antall timer overtid 1.halvår 2.halvår Gjennomsnittlig overtid pr. mnd. 1.halvår 2.halvår 2004 2005 2006 20491 18916 3415 3153 8865 11805 1477 1967 15614 2602 3
Antall ansatte som arbeidet overtid 2004 2005 2006 1.halvår * 536 816 Totalt for året 320 * Mer enn 100 timer 1.halvår 10 (over 150t) 6 26 Mer enn 200 timer totalt for året * 5 7 Mer enn 300 timer totalt for året 2 * 1 * Pga endringer i mulighetene for rapportuttak mangler sammenligningstall for noen tidligere perioder Kommentarer: Når det gjelder antallet timer overtid ser vi sterk økning fra 1. halvår 2005 til 1. halvår 2006, likevel mindre enn i 2004. Antall ansatte som har arbeidet overtid har også økt sterkt. Vi ser likevel en sterk tendens til at flere ansatte arbeider overtid, og at mange arbeider utover det antall timer Arbeidsmiljøloven gir anledning til. For 2006 ser vi at 8 ansatte allerede har arbeidet mer enn 200 timer, og hvor en av disse har arbeidet 569 timer i perioden. Vedkommende jobber i hjemmetjenesten og har arbeidet i 5 ulike grupper, uten at tjenestelederne var klar over omfanget vedkommende arbeidet ved øvrige tjenestesteder. Alle de øvrige arbeider også i hjemmetjenesten. Hittil i 2006 er det inngått avtale om utvidet arbeidstid etter avtale med tillitsvalgte, jamfør AML 50.3 for kun 2 ansatte. Begge disse arbeider ved hjemmebaserte tjenester. Administrasjonen har nå utarbeidet rutiner for kontroll av overtidsbruk, hvor ansatte med overtid utover begrensningene i arbeidsmiljøloven innkalles til samtale i personalenheten. Leder innkalles sammen med sin respektive avdelingssjef for gjennomgang av rutiner, og kontroll av time-/og overtidslister. Personalenheten gjennomfører stikkontroller på bruk av overtid. Bydelsdirektørens forslag til vedtak Arbeidsmiljøutvalget tar tall for overtidsbruk 1. halvår 2006, samt nye kontrollrutiner til orientering Tove Stien /s Ann-Lisbeth Rasmussen /s avd.sjef administrasjon 4
Sak 49/06 Endring av HMS prosedyre om overtid Arkivsak: 200500201 Arkivkode: 217 Saksbehandler: Anette Bøhn Arbeidsmiljøutvalget 11.09.06 49/06 ENDRING AV HMS PROSEDYRE OM OVERTID Bakgrunn: Prosedyre for overtid er endret, jamfør vedtatte endringer i Arbeidsmiljøloven pr. 01.07.2006. Endringen består i at det for arbeidstaker som skal arbeide overtid utover alminnelig regel om arbeidstid inntil 13 timer i løpet 24 timer, 25 timer i fire sammenhengende uker og 200 timer i løpet av 52 uker, skal inngås avtale med tillitsvalgt om dette, jamfør AML 10-6 (5). Det benyttes egen mal for avtale (12.02) Bydelsdirektørens forslag til vedtak Ny prosedyre om overtid godkjennes Tove Stien /s Ann-Lisbeth Rasmussen /s avdelingssjef administrasjon Vedlegg: 2 5
Sak 50/06 Sykefraværsrapportering mars-juni 2006 Arkivsak: 200400618 Arkivkode: 055.9 Saksbehandler: Kai Jensen Arbeidsmiljøutvalget 11.09.06 50/06 SYKEFRAVÆRSRAPPORTERING MARS-JUNI 2006 Bakgrunn: Administrasjonsavdelingen har til hensikt å legge fram en rapport som viser sykefraværsutviklingen på bydels- og tjenestenivå annenhver måned. Av ulike grunner, legges det nå frem rapport for 4 måneder. Rapporten viser sykefraværet for perioden mars juni 2006. Fraværets lengde, fordelingen innenfor de forskjellige aldersgruppene og sykefraværet til henholdsvis menn og kvinner vil også bli behandlet. Vedlagt følger oversikt over sykefraværet på tjenestestedsnivå. Datagrunnlaget for statistikken er 1 312 mulige årsverk for månedslønnede arbeidstakere. Diagrammet nedenfor viser sykefraværet i Bydel Østensjø i første halvår 2006, sammenlignet med samme periode i 2005. Det gjennomsnittlige sykefraværet i bydelen de 6 første månedene er på 11,3 % mot 10,4 % for samme periode i 2005,en økning i fraværet på 0,9 %. For perioden mai-juni er sykefraværet 0,2 % lavere enn samme periode 2005. 15 14 13 12 11,6 12,4 11,7 11,5 11 10 10,9 10,4 10,2 10,2 9 Jan-Feb Mars-April Mai-Jun Jul-Aug Sep-Okt Nov-Des 9,2 Korttidsfravær/langtidsfravær Fravær til og med 16 dager regnes som korttidsfravær. For dette fraværet får bydelen normalt ikke 6
sykepengerefusjon. Diagrammet nedenfor viser at Bydel Østensjø hadde et korttidsfravær på 3,1 % og langtidsfraværet var på 7,9 % for perioden mars-juni. I årets 2 første måneder var dette på henholdsvis 4,3 % og 8,1 %, en nedgang på 1,2 % i korttidsfraværet, mens langtidsfraværet er konstant. Mars-Juni 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 11,0 7,9 3,1 tom 16 dager fom 17 dager Totalt Mars-Juni Kjønn Sykefraværet til menn var på 7,6 % en nedgang fra januar- februar på 1,5 %. For kvinner var sykefraværet 11,7 %, en nedgang på 1,4 % Mars-Juni 7,6 11,7 11,0 15,0 10,0 Mars-Juni 5,0 0,0 menn kvinner Totalt. Sykefravær fordelt etter alder Søylediagrammet nedenfor viser sykefraværsprosent fordelt etter alder i perioden mars-juni 2006. Alle aldersgrupper viser en nedgang i sykefraværet sammenlignet med perioden januarfebruar. Mars-Juni 15,0 9,5 12,0 10,3 10,9 14,2 10,0 5,0 0,4 Mars-Juni 0,0 20-29 30-39 40-49 50-59 60-69 70,0 Bydelsdirektørens forslag til vedtak Arbeidsmiljøutvalget tar sykefraværsrapporten til orientering. 7
Tove Stien /s Ann Lisbeth Rasmussen /s avdelingssjef Vedlegg 1: Sykefraværsrapport på bydels- og tjenestenivå i perioden mars juni 2006 8
Sak 51/06 Status for arbeidet med nye rutiner for sykefraværsoppfølging Arkivsak: 200500263 Arkivkode: 055.9 Saksbehandler: Kai Jensen Arbeidsmiljøutvalget 11.09.06 51/06 STATUS FOR ARBEIDET MED NYE RUTINER FOR SYKEFRAVÆRSOPPFØLGING Bakgrunn: AMU vedtok 06.02.2006 å igangsette et tverrfaglig samarbeid mellom bydel, bedriftshelsetjeneste, Østensjø trygdekontor og IA-konsulent fra Arbeidslivssenteret for oppfølging av sykemeldte. IA-konsulenten har i liten grad deltatt i samarbeidet. AMU ønsket i første omgang at det ble fokusert på rengjøringssentralen på Langerud sykehjem, utvalgte barnehager og utvalgt gruppe i hjemmetjenesten. De ble utarbeidet liste over aktuelle arbeidstakere og prosjektet hadde i første halvår 13 møter. Personalkonsulentene hadde sammen med bedriftslege og representant for Østensjø trygdekontor et evaluerings- og planleggingsmøte 22.08.2006. Man oppsummerte vårhalvåret med at prosjektet i all hovedsak var nyttig og burde videreføres, men med enkelte justeringer og spissing av målgruppa. Det vil være ønskelig å planlegge høstens aktiviteter foreløpig for en 2-månedes periode og det velges foreløpig ut 5 tjenestesteder for deltakelse i prosjektet. Avdelingssjef og tjenesteleder innkalles til et planleggingsmøte hvor hensikten vil være at tjenesteleder i samarbeid med egen avdelingssjef og adm.avdelingen skal kunne definere hvilke behov det enkelte tjenestested har i forhold til sykefraværsoppfølging. Det kan både fokuseres på langtidsfravær og hyppig korttidsfravær. Det er det enkelte tjenestesteds behov som skal settes i fokus. Ved utvelgelse av medarbeidere som skal innkalles til prosjektet, bør utgangspunktet være at en slik oppfølging kan ha påvirkning på fraværsmønsteret. Adm. Avdelingen foreslår at de 5 tjenestestedene blir: Hjemmetjenesten Gruppe 5 Oppsal samfunnshus barnehage Manglerud barnehage Bøler SFO Bryn boliger Adm.avdelingen tar sikte på å legge frem en sak for utvalget på neste møte i forhold til oppnådde resultater i første halvår 2006. Bydelsdirektørens forslag til vedtak AMU rapportering om status Prosjekt sykefravær til orientering. 9
Tove Stien /s Ann-Lisbeth Rasmussen /s avdelingssjef adm. 10
Sak 52/06 Orientering til AMU om skader og ulykker i arbeidsforholdet 1. tertial 2006 Arkivsak: 200500994 Arkivkode: 050.2 Saksbehandler: Bente Forøy Arbeidsmiljøutvalget 11.09.06 52/06 ORIENTERING TIL AMU OM SKADER OG ULYKKER I ARBEIDSFORHOLDET 1. TERTIAL 2006 Bakgrunn: I henhold til prosedyre for skader og ulykker i arbeidsforhold skal det rapporteres til arbeidsmiljøutvalget tre ganger i året. I saken skal det fremgå hvilke tiltak som er iverksatt for å unngå/redusere liknende skader. De samme rutinene gjelder episoderegistrering. Denne orienteringen omhandler derfor skader og ulykker meldt 1. tertial 2006. I 1. tertial er det rapportert inn 19 skader og ulykker i arbeidsforholdet til avdelingssjefer, med kopi til administrasjonsavdelingen. 46 tjenestesteder har rapportert at det ikke har forekommet skader og ulykker i arbeidsforhold i ovennevnte periode. Vedlagt følger rapport der det framkommer beskrivelse av den enkelte situasjon og hvilke tiltak som er igangsatt for å unngå/redusere lignende skader. Bydelsdirektørens forslag til vedtak Arbeidsmiljøutvalget tar orientering om skader og ulykker i arbeidsforholdet til orientering. Tove Stien /s Ann-Lisbeth Rasmussen /s avdelingssjef administrasjon Vedlegg: 1 11
Sak 53/06 Handlingsplan HMS Arkivsak: 200500841 Arkivkode: 217 Saksbehandler: Bente Forøy Arbeidsmiljøutvalget 11.09.06 53/06 HANDLINGSPLAN HMS Bakgrunn: Med bakgrunn i bydelens HMS prosedyre: Kartlegging av arbeidsmiljøet og utforming av HMS- tiltak skal tjenesteleder planlegge og gjennomføre HMS- tiltak innen sitt verneområde, samt utarbeide årlige lokale HMS- handlingsplaner, innen 1. juni. Avdelingssjef skal prioritere blant de innmeldte tiltakene som tjenestestedene ikke har myndighet / ressurser til å løse, innen 12. september. På tross av påminnelse og purring er det hele 19 verneområder som ikke har levert lokal HMS handlingsplan. Det har også vist seg i gjennomgangen av innkommende handlingsplaner at flere foreslåtte tiltak i liten grad er risikovurdert. Det er derfor behov for at saken utsettes til neste AMU møte i oktober. Prosedyren skal sikre at tjenestestedenes HMS- tiltak og planer samordnes med overordnede styringsprosesser og planer i bydelen. Dette vil bli ivaretatt på tross av utsettelse av saken. Bydelsdirektørens forslag til vedtak AMU tar saken til orientering Tove Stien /s Ann-Lisbeth Rasmussen /s avdelingssjef administrasjon 12
Sak 54/06 Organiseringer av renhold, vaskeri, kantine og mottakskjøkken i forbindelse med rehabilitering av Langerud sykehjem Arkivsak: 200600642 Arkivkode: 249 Saksbehandler: Håkon Kleven Medbestemmelsesutvalg 11.09.06 Arbeidsmiljøutvalget 11.09.06 54/06 ORGANISERINGER AV RENHOLD, VASKERI, KANTINE OG MOTTAKSKJØKKEN I FORBINDELSE MED REHABILITERING AV LANGERUD SYKEHJEM Bakgrunn: I forbindelse med ombygging av Langerud sykehjem er det planlagt flytting til Ljabruhjemmet og Økern sykehjem i byggeperioden. Arbeidet vil i stor grad være det samme som i dag men det vil bli nødvendig med tilpasninger ut fra de maskiner og bygningsmessige forhold som er på Ljabruhjemmet og Økern sykehjem. På Langerud sykehjem er det i dag 9 årsverk knyttet til renhold. Disse stillingene vil bli fordelt mellom Ljabruhjemmet og Økern sykehjem med 5 årsverk til Ljabru og 4 årsverk til Økern. For personalet ved vaskeriet er det i dag 3,5 årsverk. De vil bli fordelt med 1,5 årsverk til Ljabru og 2 åsverk til Økern. En forutsetning for dette er at det benyttes eksisterende vaskemaskiner på de eksisterende avdelingsvaskeriene på Økern sykehjem. Det vil bli anskaffet 4 stk. kondenstørketromler for å supplere dagens utstyr. Rengjøringssentralen må også benytte seg av lintøyrom for oppbevaring av tekstiler. Det legges her opp til at det kan utføres vask av arbeidstøy, beboertøy og kladder ved begge de midlertidige sykehjemmene. Vi vil da benytte det eksisterende personalet som nå er tilknyttet vaskeriet på Langerud sykehjem til dette arbeidet. Vask av dyner og puter kan utføres på Ljabruhjemmet, men dette kan ikke utføres ved Økern sykehjem, slik at dette må eventuelt utføres på Ljabruhjemmet eller kjøpes av dagens leverandør av vaskeritjenester ved Langerud. Bydelen er i kontakt med leverandører for å avklare dette spørsmålet slik at disse tjenestene kan leveres fra flyttestidspunktet. Kantine/kjøkken Det er 2,5 årsverk som arbeider med kantine/kjøkken på Langerud sykehjem. Det vil være behov for disse på Ljabruhjemmet til å motta maten, og til å gjøre i stand tørrmaten til beboerne(ca 80). På Økernhjemmet vil kjøkkenet til Kommunal Konkurranse KF bringe varmmaten og tørrmaten opp på postene. Ingen av stedene har kjøkken som egner seg til at tørrmaten kan gjøres i stand på avdelingene. 13
Bydelsdirektørens forslag til vedtak Saken tas til orientering. Tove Stien /s Håkon Kleven /s avd.sjef økonomi og plan 14
Sak 55/06 Orientering om fremdrift sykehjemsreform Arkivsak: 200600473 Arkivkode: 031 Saksbehandler: Ann-Lisbeth Rasmussen Arbeidsmiljøutvalget 11.09.06 55/06 ORIENTERING OM FREMDRIFT SYKEHJEMSREFORM Bakgrunn: Bystyret har i sak 79 av 27.04.2006 og 21.06.2006 behandlet Sykehjem-organisering for bedre kvalitet og valgfrihet. Med virkning fra 01.01.2007 etableres det en etat med ansvar for driften av Oslo kommunes sykehjem. Status Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester har i brev av 23.06.2006 bedt bydelene om å kartlegge ansatt personell i de kommunalt drevne sykehjemmene og ansatt personell i administrasjon, stab-/støttefunksjoner som har minst 50 % av sin stilling knyttet opp mot sykehjemsdrift. Kartlegging er foretatt og oversendt byrådsavdelingen innen fristen 01.08.2006. I tillegg ber byrådsavdelingen bydelen sende inn oversikt over opplæringsplaner, oversikt over FOU-prosesser og bydelens HMS-system for sykehjemmene. Videre prosess Det vil bli inngått en sentral gjennomføringsavtale som skal danne grunnlaget for den endelige lokale prosessen og det kan derfor komme endringer før endelig innmelding av skal skje. Når gjennomføringsavtalen er inngått og etter gjennomførte drøftinger jfr. Hovedavtalens 14 f, skal bemanningsoversikter behandles lokalt i bydelenes AMU og MBU før disse sendes byrådsavdelingen. I forbindelse med sak til AMU vil aktuelle verneombud bli tatt med på råd og det vil bli gjennomført en vurdering av risiko i forbindelse med planlegging og gjennomføring av omstilling. Byrådsavdelingen antar at alle prosessene vil bli gjennomført i løpet av september måned. Bydelsdirektørens forslag til vedtak Arbeidsmiljøutvalget tar ens redegjørelse til orientering Tove Stien /s Ann-Lisbeth Rasmussen /s avdelingssjef administrasjon 15