Oppdragsansvar i praksis Hvordan praktisere å gjennomføre nødvendig internkontroll?
Oppdragsansvar i praksis Kurset tar sikte på å gi en god innføring i hvilke krav som stilles til det å være oppdragsansvarlig regnskapsfører på et regnskapskontor Hva må kontrolleres? Hvor ofte må du kontrollere? Hvordan avdekker jeg og følger opp avvik? Hvordan sikrer jeg god kvalitet i kundens regnskap Hvordan samhandler jeg med kollega og kunde og for å sikre god informasjon og samhandling? Målgruppe: Alle ansatte på regnskapskontor som jobbe med kunderelaterte arbeidsoppgaver
Full synergi mellom lov forskrift og regelverk
Regnskapsførerloven 1: Enhver som i næring påtar seg å føre regnskap for andre, jf. 2 første ledd, skal være autorisert av Finanstilsynet i samsvar med denne lov 2: Autorisert regnskapsfører skal utføre sine oppdrag i samsvar med bestemmelser i og i medhold av lov og i samsvar med god regnskapsføringsskikk 6: I oppdragsavtale etter 3 skal regnskapsførerselskapet utpeke en bestemt autorisert regnskapsfører som ansvarlig regnskapsfører for oppdraget
Regnskapsførerforskriften 3-2 Dokumentasjon av oppdrag Regnskapsfører skal kunne dokumentere hva som er utført for hver enkelt oppdragsgiver. Kopi av brev og annen korrespondanse med oppdragsgiver hvor regnskapsfører har påpekt feil og mangler skal kunne fremlegges Dokumentasjon som nevnt i første ledd skal oppbevares i 10 år etter utløpet av regnskapsåret. Regnskapsførervirksomhetens eksemplarer av periodiske regnskaper og avstemmingsdokumentasjon trenger ikke oppbevares lenger enn to år etter utløpet av regnskapsåret
Risikostyringsforskriften 6: Foretaket skal løpende vurdere hvilke vesentlige risikoer som er knyttet til virksomheten. Ved endringer eller etablering av produkter og rutiner av vesentlig betydning skal en slik risikovurdering foreligge før virksomheten igangsettes Som oppdragsansvarlig går din samhandlingsplikt begge veier: Opp til ledelsen når interne «byrå» rutiner ikke fungerer tilfredsstillende Overfor medarbeider og kunde når det er avvik, svikt i samhandling og mangler i kunderegnskapet
GRFS 7.1 Overordnet kontroll på oppdragsnivå Oppdragsansvarlig eller en annen autorisert regnskapsfører skal minst en gang årlig kontrollere at oppdragsavtalen og krav gitt i eller i medhold av lov etterleves for hver oppdragsgiver. Overordnet intern kontroll på oppdragsnivå skal minst omfatte at: oppdragsavtalen er à jour fullmakter er skriftlig dokumentert og à jour oversikt over mottak og utlevering av oppdragsgivers regnskapsmateriale er à jour vurdering av oppdragsgivers interne rutiner er gjennomført og dokumentert avstemminger utføres og dokumenteres tilfredsstillende handlinger i forbindelse med årsoppgjør er gjennomført, jf. punkt 5.9.4 rapportering gjennomføres i henhold til oppdragsavtalen og krav gitt i eller i medhold av lov fremdriftsoversikt er à jour oppdragsdokumentasjon er à jour
Overordnet kvalitetskontroll på oppdragsnivå jfr. GRFS 7.1 1. Avtale ajour og i tråd med oppdraget (GRFS 3.1) 2. Nødvendige fullmakter dokumentert pr. klient (GRFS 3.6) 3. Logg mottak/utlevering (GRFS 4.3) 4. Vurdering oppdragsgivers interne rutiner (GRFS 5.2) 5. Avstemminger jfr. rapporteringsperioder og behov (5.8.3) 6. Handlinger i forbindelse med årsoppgjøret (GRFS 5.9) 7. Rapportering i henhold til oppdragsavtale/lovkrav (GRFS 5.8.4) / jfr. lovkrav og flere henvisninger i GRFS. 8. Fremdriftsoversikt ajour (GRFS 6.2.1) 9. Oppdragsdokumentasjon ajour (GRFS 6)
GRFS 7.2 Kontroll av Medarbeideres oppdragsutførelse Dersom arbeid utføres av andre enn oppdragsansvarlig regnskapsfører skal oppdragsansvarlig regnskapsfører utføre kvalitetskontroll av det utførte arbeidet, eventuelt påse at slik kontroll utføres av en eller flere andre autoriserte regnskapsførere. Kvalitetskontroll av medarbeideres oppdragsutførelse skal minst omfatte oppdragsutførelse, herunder gjennomført fakturering, lønnsregistrering, bokføring, betaling, avstemming, årsoppgjør mv. rapportering, herunder gjennomført pliktig regnskapsrapportering og rapportering til oppdragsgiver
GRFS 7.2 Kontroll av Medarbeideres oppdragsutførelse Omfanget av kontroll på medarbeidernivå vil variere Sentrale vurderinger er Medarbeiders kompetanse Kapasitet og erfaring Oppdragsgivers interne rutiner og kontroll Oppdragets kompleksitet Hvis ikke RF utfører årsoppgjøret omfatter allikevel kontrollen kontroll av saldobalanse før oversendelse til årsoppgjørsprodusent Der RF utarbeider årsoppgjøret må kontrollen gjennomføres før innsending av årsoppgjøret Kontrollen kan bestå av stikkprøver
5.8.4.3 Kommentarer Følgende skal kommenteres i forbindelse med periodisk regnskapsrapportering: forutsetninger regnskapet bygger på, og som regnskapsfører ikke kan forvente at oppdragsgiver selv er oppmerksom på eller ser betydningen av svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner som er gjentakende eller som ikke er avklart, jf. punkt 5.2 oppdragsgivers vesentlige eller gjentatte brudd på oppdragsavtalen eller krav gitt i eller i medhold av lov, jf. punkt 5.3 uklarheter og spørsmål for øvrig Regnskapsfører skal vurdere hvorvidt det er behov for å knytte kommentarer til negativ utvikling i oppdragsgivers egenkapital, likviditet og/eller inntjening
Kontrollspørsmål for den oppdragansvarlige Hvor mange kunder står jeg oppført som oppdragsansvarlig for? Er mitt arbeidsår tilpasset dette faktum? Får jeg tid til tilstrekkelige oppfølging av disse oppdragene? Er samhandlingen (forståelsen) mellom saksbehandler og meg god nok til å følge opp kunden på en god måte? Har jeg tilpasset kontrollopplegget på denne kunden utfra medarbeiders kompetanse, erfaring og kapasitet og oppdragets kompleksitet? Fanger vi sammen opp og anmerker vesentlige feil, brudd og mangler? Klarer vi sammen å påpeke vesentlige forhold rundt kundens økonomi, inntjening og finansielle stilling? Føler du at de oppdragene du er ansvarlig for blir godt nok sikret gjennom din gjennomgang og involvering.
Heldigvis!!!! Vi har normalt mange svært dyktige ikke autoriserte kollegaer De utfører svært mye av arbeidet med kunden (kanskje 90%?) Kvaliteten er helt avhengig av dem Som OA kan du støtte deg til denne kompetansen når du vurderer omfanget av oppdragskontrollen
Lovpålagt kvalitetskontroll må bli en naturlig del av hverdagen I en travel hverdag er det avgjørende at du setter av tid til kontrollene. Du lar ikke være å fylle ut avstemminger for MVA og skattetrekk selv om du har mye å gjøre. Like selvfølgelig må det være å gjennomføre lovpålagte kvalitetskontroller for deg som er oppdragsansvarlig.
Nødvendig samhandling med kollega og kunde Sikre informasjonsflyt God dialog med kunden Hvem formidler hva? Samhandlingsplikten Avviksrapportering Avdekking av avvik/dok. Relasjonen med kunden Et naturlig tre parts samarbeid? OA Saksbehandler Kunde
Hva må du som OA dokumentere Din vurdering av hvor ofte oppdraget må kontrolleres (KS 2.8.1.1) En overordnet kontroll på oppdragsnivå (GRFS 7.1) Kontroll av oppdraget med den syklus som du vurderer i KS 2.8.1.1 Dokumentasjon av gjennomført kontroll Dokumentasjon av avdekkede avvik og oppfølgingen av disse. Dette vil bestå av dokumentasjon av skriftlig dialog med kollega/kunde Avvikene kan være forårsaket av regnskapskontoret, kunden eller tredjepart Dokumentasjon på kontroll av årsoppgjør og ligning
Hvordan dokumenterer du rent konkret kontrollene? Lagre skjema KS 2.8.1.1 pr. klient som viser vurdert syklus Legge inn tiden på aktuell kunde for gjennomført kontroll; Hvis mulig skriv kommentar/tilleggsinfo i tidsregistreringen Legg igjen spor som viser den årlige overordnede kontrollen Legg igjen spor i det regnskapet(saldobalansen) du kontrollerer Praksis for dokumentasjon er pr. i dag svært forskjellige enten du bruker et system for kontrollene, eller gjør dette ved lagring i windowsmapper
Eksempel på dokumentasjon av kontroll i system
Dokumentasjon avstemminger uten bruk av system RF 10 års arkiveringsplikt
Dok. I windows; Enten skanne inn dokumenter med manuell skrift eller filen direkte 20
Den dynamiske kontrollen/involveringen 15 minutters anbefalingen! En liten lett gjennomgang/ av ferdigstillet regnskap pr. angitt periode bør kunne gi en god sikring på en rimelig måte, både av hensyn til ressursbruk, og av hensyn til kundens kostnader for kontrollarbeidet. Produkt; Lovpålagt kontroll av kunderegnskap: 0.15 timer x sats
Den dynamiske kontrollen/involveringen Regnskapsfører skal, ved utarbeidelse av årsregnskap og/eller ligningsoppgaver (GRFS 5.9.4) opparbeide nødvendig forståelse av oppdragsgivers virksomhet til å kunne vurdere usikkerheter, estimater og andre spørsmål knyttet til årsregnskapet og/eller ligningsoppgavene, og til å kunne utarbeide tilleggsopplysninger (noter) til årsregnskapet Denne forståelsen oppnås jo best ved at man gjennom året er tilstrekkelig involvert i oppdraget.
Kontroll av årsoppgjør hva skal kontrolleres? Kontroll av alle aktuelle balansekonti og resultatkonti med mindre de er ubetydelige (Selve grunnlaget for årsoppgjøret) Kritiske balanseposter for akkurat dette foretaket; (Beholdninger, avsetninger, tapsvurderinger, aksjer, driftsmidler etc.) Er regnskapet riktig periodisert (Inntekt-kostnad på rett år) Er foreslåtte disponeringer som utbytte forsvarlig? Er avsetninger tilstrekkelige? Kontrollere at saldobalansen er dokumentert som bestemt Konkret kontroll av alle skatteskjemaer på detaljnivå Konkret gjennomgang av årsregnskap med noter på detaljnivå Kontroll av skattemeldingen for næringsdrivende på detaljnivå
Ikke autorisert regnskapsfører helt uten ansvar? Selvfølgelig ikke!!! Som saksbehandler må du ta inn over deg at; Ca. 90% av treffpunktene mellom kunde og byrå går via deg Din arbeidsinnsats og kvalitetsmål på hver enkelt kunde er helt avgjørende Du må være vår viktigste bidragsyter til god kundekontakt med de kunder du er saksbehandler for Du bør ha god kontroll på denne kunden fra A-Å Du må spørre dersom du er usikker på hvordan enkelttransaksjoner skal behandles Du bør mene noe, eller forstå at du sammen med OA må mene noe vedr. kundens vurderingsposter Du må avdekke feil, mangler og brudd og bidra til lovpålagt skriftlighet
Ikke autorisert regnskapsfører helt uten ansvar? Du må ha helt klart for deg hvem som er oppdragsanvarlig for dine forskjellige oppdrag. Ofte må du samarbeide med flere OA. Du må bidra til kommunikasjon mellom deg og OA. Du må forstå at jobben innebærer en rapporteringsplikt til OA og en samhandlingsplikt vedr. spørsmål knyttet til oppdragsutførelsen. Du må legge til rette for at regnskapet sikres godt gjennom ditt bidrag og din kommunikasjon Du må på samme måte som OA sørge for læring på de områder du mangler kunnskap i. Føler du å mangle kunnskap om kundebedriften, så be om ytterligere innføring Manglende kompetanse kan ikke være en skjult agenda!
Hva er risikoen i dette arbeidet - avstemminger Risikoen er at det produseres regnskaper med for lett kompetanse uten tilstrekkelig kontroll Regnskaper presenteres med betydelige feil i resultat og balanse OA har ikke tid til (har for mange egne oppdrag?) til å utføre nødvendig kontroll Nyansatte med lav kompetanse blir saksbehandlere med for svak oppfølging Årsoppgjør og ligning produseres uten etterkontroll MA må ha kapasitet til de regnskaper man er satt til å betjene Er MA nyansatt må OA øke sin kontroll og involvering i oppdraget OA må ha kapasitet til å kontrollere de regnskaper man skal stå ansvarlig for Man må ha ensartede rutiner som alle er lojale til Man må ha tilstrekkelig kunnskap om bransjen og kunden Det må være et samspill og et klima på kontoret som verdsetter og «fremprovoserer» god kvalitet
Generelt om avstemminger og dokumentasjon periodisk Formålet med disse kravene er å sikre og dokumentere at vi lager så korrekte regnskaper som mulig til enhver tid. Dette krever: Ensartede rutiner på kontoret som alle er lojale til Ensartet arkivering av dokumentasjon Felles forståelse av kontrollnivå generelt, opp mot den enkelte kunde og ikke minst opp mot den enkelte medarbeider Det er og blir OA (oppdragsansvarlig) sitt ansvar at dette fungerer på kundenivå. OA må være tilstrekkelig involvert i de oppdrag man er ansvarlig for
Har du noen spørsmål? Kontakt Helge Mass Andersen; helge.mass.andersen@accountor.no Takk for meg!