Sluttrapport etter undersøkelse av Sandnes kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Sandnes kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Postboks 583 4302 Sandnes Tidsrom for undersøkelsen: 29. - 30. november 2017 Kontaktperson i kommunen: Åge Einar Djuve Fra Kartverket: John Thomas Aalstad Anders Østeraas Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater: Kartverket avdekket følgende fire avvik under undersøkelsen: Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger.
Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for fullføring av ikke fullførte oppmålingsforretninger blir overholdt. Kommunen fører i enkelte tilfeller ved opprettelse av grunneiendommer, nye eiendomsgrenser i matrikkelen uten at disse blir merket og målt i marka. Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. 2 Kartverket leverte følgende to merknader under undersøkelsen: Kommunen informerer ikke eier, fester eller tiltakshaver om at skilt med adressenummer skal være satt opp før bygning tas i bruk. Kommunen har utarbeidet rutiner og sjekklister for saker etter matrikkelloven der enkelte av rutinene mangler oppdateringer. Rutinene er i varierende grad fulgt i sakene. Utarbeidet dato: 15. desember 2017 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Anders Østeraas ledet tilsynet i Sandnes kommune John Thomas Aalstad revisor under tilsynet i Sandnes kommune
Innhold 3 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 7 6. Gjennomføring... 8 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Sandnes kommune i perioden 29. - 30. november 2017. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 426 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av 15 av kommunene har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. De 5 siste kommunene er trukket ut blant de som har hatt tilsyn i perioden 2013-2015 Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Sandnes kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn. Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 28. juni 2017. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende fire avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til forskriften 60 første ledd forklares «samtidig» med «senest fem dager». I forskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, vannforsyning, avløp, energikilder og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, vannforsyning, avløp, energikilder og oppvarming ikke blir ført. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for fullføring av ikke fullførte oppmålingsforretninger blir overholdt. Avvik fra: Matrikkelloven 6 jf. matrikkelforskriften 25. Kommentar: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirent søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelforskriften 25 første ledd. Videre i 25 tredje ledd står det at før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for
6 når oppmålingsforretningen skal være fullført, og det kan ikke settes lengre frist enn to år. Fra 1. januar 2016 er det i matrikkelforskriften 25 siste ledd innført mulighet for etter søknad fra rekvirent om å forlenge fristen for merking av grense med ytterligere 3 år. Fylkesmannen kan gjennomføre saker for kommunens regning når fristen er overskredet, jamfør matrikkellovens 35 3. ledd. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapport fra matrikkelen at for en del av de ikke fullførte oppmålingsforretningene er fristen for fullføring passert. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 3 Kommunen fører i enkelte tilfeller ved opprettelse av grunneiendommer, nye eiendomsgrenser i matrikkelen uten at disse blir merket og målt i marka. Avvik fra: Matrikkelloven 34 og matrikkelforskriften 41. Kommentar: I henhold til matrikkelloven 34 skal alle grensene merkes og måles i marka og oppgis med koordinater. Matrikkelforskriften 41 andre ledd gir bestemmelser om at grensemerking kan utelates når det etter landmålers vurdering kan medføre vesentlig ulempe eller fare, eller det på annen måte er uhensiktsmessig å sette ned godkjent grensemerke i det aktuelle punktet. I merknaden til matrikkelforskriften 41 andre ledd står det at det skal legges strenge kriterier til grunn for å utelate merking. I matrikkelforskriften 41 fjerde ledd, siste setning står det at punktene skal måles med nøyaktighet som oppfyller krav i gjeldende standarder godkjent av Statens kartverk. Avviket bygger på følgende observasjoner: Kommunen fører i enkelte saker nye eiendomsgrenser i matrikkelen uten at grensene er merket og målt i marka. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 4 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 24, 33 og 34 og matrikkelforskriften 27, 34 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning:
Matrikkelloven 24 inneholder bestemmelser om at det skal opplyses om anledning til klage og klagefrister ved utsending av matrikkelbrev til rekvirent og ved relevant underretning til berørte naboer. 7 I kommentarene til matrikkelforskriften 27 står det at det skal fremkomme at partene er spurt om det foreligger ikke tinglyste bruksretter og servitutter som er berørt av forretningen. Matrikkelforskriften 27 første ledd bokstav e har krav til at landmåleren har informert partene om hvorvidt vedkommende er personlig eller økonomisk knyttet til noen av partene. Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag. Matrikkelforskriften 41 fjerde ledd har krav til at punktene skal måles i samsvar med gjeldende standarder. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon. Dette ble bekreftet i intervjuene. Ved gjennomgang av sakene mangler det dokumentasjon på at det er opplyst om klagefrister ved utsendelse av matrikkelbrev eller relevant underretning til partene ved saksavslutning. Sakene mangler dokumentasjon på at partene er spurt om det foreligger ikke tinglyste bruksretter. I enkelte tilfeller går det ikke frem av protokollen at det er orientert om habilitet ved oppmålingsforretningen. Det foreligger ikke dokumentasjon på at areal- og verdigrenser er vurdert ved grensejustering i to av tre utlånte grensejusteringssaker. Ikke alle grensepunkt er målt med tilstrekkelig tidsseparasjon, jf. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.1.3. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. 5. Merknad Det ble levert to merknader under dette tilsynet. MERKNAD 1 Kommunen informerer ikke eier, fester eller tiltakshaver om at skilt med adressenummer skal være satt opp før bygning tas i bruk.
8 Kommentar: Matrikkelforskriften 57 andre ledd sier at eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal fungere etter sin hensikt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunen ikke informerer eier, fester eller tiltakshaver om at adressenummerskilt skal være satt opp før bygning eller bygningsdel tas i bruk. MERKNAD 2 Kommunen har utarbeidet rutiner og sjekklister for saker etter matrikkelloven der enkelte av rutinene mangler oppdateringer. Rutinene er i varierende grad fulgt i sakene. Kommentar: Gjennomgang av sakene og intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven ikke alltid følger kommunens skriftlige rutiner. Videre mangler enkelte av rutinene oppdatering. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 29. november 2017 ble 5 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 30. november 2017 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 9 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 25.10.2017 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart, og delegasjonsreglement for Sandnes kommune 6. Årsrapport 2016 for Sandnes kommune 7. Sandnes kommune sine rutiner og sjekklister for arbeid etter matrikkelloven 8. Saksmapper for tre grensejusteringssaker og to fradelingssaker 9. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 10. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og om etterslep ved føring av bygg 11. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 12. Rapport fra jordskifteretten over saker de 2 siste år 13. Rapport fra matrikkelen om restanser på midlertidige forretninger og om matrikulering med utsatt oppmålingsforretning
VEDLEGG 2 10 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Sandnes kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Kristin Barvik Kommunaldirektør Kultur og byutvikling X X X Åge Einar Djuve Geodatasjef X X X Tollef Sira Bjørn Johannessen Roar Haugland Fagansvarlig matrikkellovarbeid, landmåling og fører matrikkel Adressering, landmåling og fører matrikkel Fører bygningsinformasjon i matrikkelen, og landmåling X X X X X X X X X Fra Kartverket deltok John Thomas Aalstad og Anders Østeraas, med sistnevnte som tilsynsleder.