Møteprotokoll Fyresdal kontrollutval Dato: 21.09.2018 kl. 9:00 14:30 Sted: Hamaren Arkivsak: 18/00166 Til stede: Per Helge Seltveit Olav Åge Dale (Permisjon frå 12:30) Gunnar Kvasjord Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Økonomisjef Kjersti Bergland (Sak 18/18) Oppdragsrevisor Aud Lie Solheim Sekretær Ingebjørg Liland Protokollfører: Ingebjørg Liland I samband med kontrollutvalsmøtet blei det gjennomført eit verksemdbesøk i Fyresdal barnehage. Besøket med orientering fann stad frå klokka 09:00 til 10:45. Sentrale tema i orienteringa var: - Generell orientering om Fyresdal barnehage, herunder o Bemanning pedagogar o Utfordringar - Forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar o Inneklima i barnehagane o Sikring mot ulykker og overgrep o Korleis det arbeidast med psykososialt miljø og mobbing Samarbeid med barnevernet får tilsette tilfredsstillande opplæring ihht. meldeplikt Styrar i barnehagen Liv Johre Bakke tok imot kontrollutvalet i barnehagen. Sakene på det ordinære sakskartet blei handsama frå klokka 11:00. 1
Sakskart Side Møteinnkalling 3/18 18/00166-18 Godkjenning av innkalling 21.09.2018 3 Møteprotokoll 3/18 18/00166-19 Godkjenning av protokoll frå møte 31.05.2018 4 Saker til handsaming 14/18 18/10564-1 15/18 18/10874-1 Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing - Fyresdal kommune Bestilling av prosjektplan - Pleie- og omsorgstenester - Fyresdal kommune 5 7 16/18 18/10555-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 - Fyresdal kommune 8 17/18 18/10553-1 Overordna revisjonsstrategi 2018 - Fyresdal kommune 9 18/18 18/00197-3 Orientering frå økonomisjef 21.09.2018 10 19/18 18/00175-9 Referatsaker 21.09.2018 11 20/18 18/00182-4 Eventuelt 21.09.2018 12 Fyresdal, 21.09.2018 Per Helge Seltveit Kontrollutvalgsleder Ingebjørg Liland Sekretær 2
Møteinnkalling 3/18 Godkjenning av innkalling 21.09.2018 1 Fyresdal kontrollutval 21.09.2018 3/18 Møteinnkalling 21.09.2018 vert godkjend. Samrøystes. Møteinnkalling 21.09.2018 vert godkjend. 3
Møteprotokoll 3/18 Godkjenning av protokoll frå møte 31.05.2018 1 Fyresdal kontrollutval 21.09.2018 3/18 Protokoll frå møtet 31.05.2018 vert godkjend. Samrøystes. Protokoll frå møtet 31.05.2018 vert godkjend. 4
Saker til handsaming 14/18 Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing - Fyresdal kommune 1 Fyresdal kontrollutval 21.09.2018 14/18 Kontrollutvalet i Fyresdal kommune bestiller forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing frå Telemark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan og eit saml pristilbod for ein forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing med ein samla pris på kr. 170 000,-. Kontrollutvalet ønskjer følgjande kostnadsfordeling: 50% av fellestema delt flatt + 50% av fellestema delt etter relativ eigardel i Renovest. Kontrollutvalet føresett at dei andre eigarkommunane blir med på forvaltningsrevisjonen. På grunn av at kontrollutvalet ikkje har fått fullmakt til å endre plan for selskapskontroll i perioden sendast saka til handsaming i kommunestyret. Dette fordi prosjektet i tillegg til selskapskontroll av Renovest omhandlar revisjon av feietenester. Forslag til tillegg til vedtak: Kontrollutvalet ynskjer å ta med ei undersøking av Fyresdal kommune si gebyrrekning, fakturering og oppfølging av feietenester med ein ekstra pris på kr 20 000,- et føresett at kommunestyret i Fyresdal kommune godkjenner kostnadsrammene for prosjektet. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner at kontrollutvalet gjennomfører selskapskontroll Sjølvkost på renovasjonstenester mm., med en kostnadsramme på kr. 45 500,- Samrøystes for forslag til vedtak med tillegg. Kontrollutvalet i Fyresdal kommune bestiller forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing frå Telemark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan og eit saml pristilbod for ein forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing med ein samla pris på kr. 170 000,-. 5
Kontrollutvalet ønskjer følgjande kostnadsfordeling: 50% av fellestema delt flatt + 50% av fellestema delt etter relativ eigardel i Renovest. Kontrollutvalet føresett at dei andre eigarkommunane blir med på forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalet ynskjer å ta med ei undersøking av Fyresdal kommune si gebyrrekning, fakturering og oppfølging av feietenester med ein ekstra pris på kr 20 000,- et føresett at kommunestyret i Fyresdal kommune godkjenner kostnadsrammene for prosjektet. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner at kontrollutvalet gjennomfører selskapskontroll Sjølvkost på renovasjonstenester mm., med en kostnadsramme på kr. 45 500,- 6
15/18 Bestilling av prosjektplan - Pleie- og omsorgstenester - Fyresdal kommune 1 Fyresdal kontrollutval 21.09.2018 15/18 Kontrollutvalet ber Telemark kommunerevisjon IKS om å utføre ein Forvaltningsrevisjon med tema «Pleie- og omsorgstenester Fyresdal kommune». Prosjektplan leggast fram i fyrste mogelege møte. Det er vedteke ny organisering i kommunen og kontrollutvalet er derfor usikre på om det vil vere nyttig å sette i gong eit prosjekt med tema «pleie- og omsorgstenester» no. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet utsett handsaminga av saka til neste møte, og ber sekretariatet innhente eit alternativt forvaltningsrevisjonsprosjekt. Samrøystes for forslag sett fram i møtet. Kontrollutvalet utsett handsaminga av saka til neste møte, og ber sekretariatet innhente eit alternativt forvaltningsrevisjonsprosjekt. 7
16/18 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 - Fyresdal kommune 1 Fyresdal kontrollutval 21.09.2018 16/18 Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2019 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Fyresdal kommune med ei ramme på 674 600,- Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet Utvalet gjekk gjennom budsjettet. Sekretær og revisor kommentera i saka. Samrøystes. Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2019 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Fyresdal kommune med ei ramme på 674 600,- Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet 8
17/18 Overordna revisjonsstrategi 2018 - Fyresdal kommune 1 Fyresdal kontrollutval 21.09.2018 17/18 Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon i Fyresdal kommune 2018 takast til vitande. Oppdragsrevisor ga kontrollutvalet ei utfyllande orientering om den overordna rekneskapsrevisjonen for 2018, og svara på spørsmål frå utvalsmedlemmene. Samrøystes. Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon i Fyresdal kommune 2018 takast til vitande. 9
18/18 Orientering frå økonomisjef 21.09.2018 1 Fyresdal kontrollutval 21.09.2018 18/18 Saka vert teken til vitande. Økonomisjef ga utvalet ei orientering om den økonomiske situasjonen i kommunen. Samrøystes. Saka vert teken til vitande. 10
19/18 Referatsaker 21.09.2018 1 Fyresdal kontrollutval 21.09.2018 19/18 Referatsakene takast til vitande. 1. Referatsaker Temark sin haustkonferanse 14. november i Bø 2. Saker behandla i kommunestyret PS 39/18 Rekneskap 2017 Fyresdal kommune PS 40/18 Søknad om permisjon frå kontrollutvalet for ein periode 3. Neste møte 29.11.2018, kl. 09:00 Orientering om budsjett for Fyresdal kommune 2019 Kontrollutvalet sin møte- og arbeidsplan 2019 Orientering frå revisor Referatsaker Eventuelt Samrøystes. Referatsakene takast til vitande. 11
20/18 Eventuelt 21.09.2018 1 Fyresdal kontrollutval 21.09.2018 20/18 Kontrollutvalet drøfta dei intrykk og informasjon dei hadde fått på verksemdbesøket i Fyresdal barnehage. Det var eit veldig nyttig besøk med mykje nyttig informasjon om drifta i barnehagen. Styreleiar teikna eit bilete som i det meste var positivt. På førehand var ho utfordra til å svare på kva utfordringar dei har i barnehagen. Oppgradering av uteområdet i barnehagen vart tatt opp som ei utfordring. Uteområdet blei ikkje oppgradera da barnehagen blei bygd på og pussa opp. Styreleiar opplyste også at barnehagen enno ikkje er godkjend. Kontrollutvalet ber sekretariatet innkalle rådmannen til neste møte for å gjere greie for fylgjande: - Kva er planen for å ruste opp uteområdet i barnehagen, og kvifor vart ikkje dette gjort i samband med at barnehagen vart pussa opp og bygd på? - Kvifor vart ikkje godkjenninga av barnehagen gjort i samband med at prosjektet var ferdigstilt? Kontrollutvalet ønskjer og informasjon om dei HMS målingane som er gjort i barnehagen, støy, lys, radon etc. Forslag til vedtak: Saka takast til vitande. Samrøystes for forslag til vedtak. Saka takast til vitande. 12